AccountingInformationSystems, 6th edition JamesA.

Hall

COPYRIGHT 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western are trademarks used herein under license

ObjectivesforChapter2
Broad objectives of transaction cycles Types of transactions processed by each of the three transaction cycles The basic accounting records used in TPS The traditional accounting records and their magnetic equivalents Documentation techniques Batch and real-time processing and the impact of these technologies on transaction processing

AnOverviewofTransactionProcessing
A Final Transaction is an economic event that affects the assets and equities of the firm, is reflected in its accounts, and is measured in monetary terms. similar types of transactions are grouped together into three transaction cycles:

the expenditure cycle, the conversion cycle, and the revenue cycle.

Relationship between Transaction Cycles

Labor Customers Materials

Finished Goods

Cash

Physical Plant

Expenditure Cycle Subsystems Purchasing/Accounts Payable Cash Disbursements Payroll Fixed Assets

Conversion Cycle Subsystems Production Planning and Control Cost Accounting

Revenue Cycle Subsystems Sales Order Processing Cash Receipts

Finished Goods

Cash

Cash

EachCyclehasTwoSubsystems
Expenditure Cycle: time lag between the two due to credit
relations with suppliers: physical component (acquisition of goods) financial component (cash disbursements to the supplier)

Conversion Cycle :

with customers : physical component (sales order processing) financial component (cash receipts)

Revenue Cycle: time lag between the two due to credit relations

the production system (planning, scheduling, and control of the physical product through the manufacturing process) the cost accounting system (monitors the flow of cost information related to production)

AccountingRecords
Manual Systems (1)
Source Documents - used to capture and formalize transaction data needed for transaction processing Product Documents - the result of transaction processing Turnaround Documents - a product document of one system that becomes a source document for another system

AccountingRecords
Manual Systems (2)
Journals - a record of chronological entry
special journals - specific classes of transactions that occur in high frequency general journal - nonrecurring, infrequent, and dissimilar transactions

Ledger - a book of financial accounts

general ledger - shows activity for each account listed on the chart of accounts subsidiary ledger - shows activity by detail for each account type

Gambar Formulir Ayat Jurnal (atas) dan Buku Besar (bawah)

Flow of Info from the Economic Events Into the General Ledger
Journal Entry Customer's Order Sales Order Sales Journal Post General Ledger

Post

Accounts Receivable Subsidiary Ledger

s ub S cile dger n co l Le e ly R nera al dic to Ge o eri ger P d Le

r idia

Accounting Records in a Computer-Based System

Source Document Sales Orders Keying 1 Audit Trail Balance Sheet AR XXX

EXPLANATION OF STEPS IN FIGURE: 1. Compare the AR balance in the balance sheet with the master file AR control account balance. 2. Reconcile the AR control figure with the AR subsidiary account total. 3. Select a sample of update entries made to accounts in the AR subsidiary ledger and trace these to transactions in the sales journal (archive file).

Transaction File Reference File 4 Sales Orders Master Files Credit File

Update Program Journal Archive File

General Ledger Control Accounts Accounts Receivable Inventory Cost of Goods Sold Sales

Error File AR Subsidiary

4. From these journal entries, identify source documents that can be pulled from their files and verified. If necessary, confirm these source documents by contacting the customers.

Inventory Subsidiary

Audit Trail
Source Document Journal General Ledger
Financial Statements

Financial Statements

General Ledger

Journal

Source Document

Accountants should be able to trace in both directions. Sampling and confirmation are two common techniques.

Example of Tracing an Audit Trail

Verifying Accounts Receivable
Accounts Receivable Control Account-General Ledger

Accounts Receivable Subsidiary Ledger (sum of all customers receivables)

Sales Journal

Cash Receipts Journal

Sales Order Shipping Notice

Deposit Slip Remittance Advice

ComputerBasedSystems
The audit trail is less observable in computer-based systems than traditional manual systems. The data entry and computer programs are the physical trail. The data are stored in magnetic files.

TypesofFiles
Master File - generally contains account data (e.g., general ledger and subsidiary file) Transaction File - a temporary file containing transactions since the last update Reference File - contains relatively constant information used in processing (e.g., tax tables, customer addresses) Archive File - contains past transactions for reference purposes

ComputerBasedAccounting Systems
Two broad classes of systems:
batch systems real-time systems

BatchProcessing

appropriate. A time lag exists between the event and the processing.

during the time period over which the transactions are accumulated in order for batch processing to be

A batch is a group of similar transactions that are accumulated over time and then processed together. The transactions must be independent of one another

Batch Processing/Sequential File

Sales Orders Keying Unedited Transactions catches clerical errors Errors correct errors and resubmit Edit Run Edited Transactions rearranges the transaction data by key field so that it is in the same sequence as the master file Transactions Old Master (father) AR Update Run AR New Master (son) Transactions (eventually transferred to an archive file) changes the values in the master file to reflect the transactions that have occurred

Sort Run

StepsinBatchProcessing/SequentialFile
Keystroke - source documents are transcribed by clerks to magnetic tape for processing later Edit Run - identifies clerical errors in the batch and places them into an error file Sort Run - places the transaction file in the same order as the master file using a primary key Update Run - changes the value of appropriate fields in the master file to reflect the transaction Backup Procedure - the original master continues to exist and a new master file is created

AdvantagesofBatch Processing
Organizations can increase efficiency by grouping large numbers of transactions into batches rather than processing each event separately. Batch processing provides control over the transaction process via control figures.

RealTimeSystems
process transactions individually at the moment the economic event occurs have no time lag between the economic event and the processing generally require greater resources than batch processing since they require dedicated processing capacity; however, these cost differentials are decreasing oftentimes have longer systems development time

WhyDoSoManyAISUseBatch Processing?
AIS processing is characterized by high-volume, independent transactions, such are recording cash receipts checks received in the mail. The processing of such high-volume checks can be done during an off-peak computer time. This is one reason why batch processing maybe done using real-time data collection.

Alternatif DataProcessingApproach: ModernSystemsversusLegacySystems1

Modern systems characteristics: client-server based and process transactions in real time use relational database tables have high degree of process integration and data sharing some are mainframe based and use batch processing Some firms employ legacy systems for certain aspects of their data processing. Accountants need to understand legacy systems. Legacy systems characteristics: mainframe-based applications batch oriented early legacy systems use flat files for data storage later legacy systems use hierarchical and network databases data storage systems promote a single-user environment that discourages information integration

ModernSystemsversusLegacySystems2
UpdatingMasterFiles:PrimaryKeys(PK)andSecondaryKeys(SK)
(PK) Sales Order Number (SK) Account Number (SK) Inventory Number Record Structure for Sales Orders Transaction File Quantity Sold Unit Price Invoice Amount

(PK) Account Number Current Balance

Record Structure for AR Master File Credit Limit Last Payment Date Billing Date

Name

Address

(PK) Inventory Number Quantity on Hand Reorder Point

Record Structure for Inventory Master File Vendor Number Standard Cost Total Cost

Description

EOQ

DatabaseBackupProcedures
Destructive updates leave no backup. To preserve adequate records, backup procedures must be implemented, as shown below: The master file being updated is copied as a backup. A recovery program uses the backup to create a preupdate version of the master file.
Transaction
Master Backup Program Backup Master

Update Program

Recovery Program

DocumentationTechniques
Documentation in a CB environment is necessary for many reasons. Five common documentation techniques:
Entity Relationship Diagram Data Flow Diagrams Document Flowcharts System Flowcharts Program Flowcharts

EntityRelationshipDiagram(ERD)
is a documentation technique to represent the relationship between entities in a system. The REA model version of ERD is widely used in AIS. REA uses 3 types of entities:
resources (cash, raw materials) events (release of raw materials into the production process) agents (inventory control clerk, vendor, production worker)

Cardinalities
represents the numerical mapping between entities:
one-to-one one-to-many many-to-many

Cardinalities
Entity Salesperson Relationship Entity

Assigned

Car Type

1
Customer

Places

Order

Vendor

Supply

Inventory

DataFlowDiagrams(DFD)
use symbols to represent the processes, data sources, data flows, and entities in a system represent the logical elements of the system do not represent the physical system

DataFlowDiagramSymbols
Entity Name
Data Store Name

N
Process Description

Direction of data flow

DataFlowDiagramSymbols
Process Menggambarkan pekerjaan atau aksi yang dilakukan pada data sehingga data tersebut dapat ditransformasikan, disimpan atau didistribusikan. Data Store Menggambarkan data secara keseluruhan Dapat menyajikan data dalam bentuk File folder Computer-based file Notebook

DataFlowDiagramSymbols
Source/Sink Menggambarkan asal dan/atau tujuan data. Kadangkala ditunjukkan sebagai external entity. Digambarkan dengan simbol segiempat. Namanya menyatakan sebagai apakah external agent tersebut. Karena eksternal, memiliki banyak karakteristik yang tidak menarik Data Flow menggambarkan data yang bergerak dan berpindah sebagai suatu unit dari satu tempat ke tempat lainnya pada sistem. Digambarkan sebagai tanda panah. Pilih nama yang berarti untuk menyajikan data.

DFD Integrates Event Table and ERD

ContextDiagrams
DFD yang meringkas semua aktifitas pengolahan View level tertinggi dari suatu sistem Menunjukkan system boundaries Skopenya disajikan oleh proses tunggal dan outside agents

CONTEXT DIAGRAM

LogicalDFD

BalancedDFDs
Lima slide berikut ini menggambarkan balanced data flow diagrams. Balanced DFDs ada jika data flows external ekivalen. DFD yang pertama adalah diagram konteks dan yang berikutnya adalah suatu explosion dari diagram tersebut ke DFD logik level 0. Diagram selanjutnya lagi adalah suatu explosion dari DFD logical level 1, dst.

Source The System

B

Context Diagram

Sink
39 39

Source

2.0 C 1.0
Data Store

The level 0 DFD

3.0 B

Sink

40 40

Diagram 1.0
A

1.2 1.1
F E G

1.4
D

1.3

C
41 41

D I

File

3.1
H

3.2
B
42 42

Diagram 3.0

D I 3.1.1 J 3.1.2

Diagram 3.1

H
43 43

ContextDiagramofa FoodOrderingSystem

44 44

Level0DFDofa FoodOrderingSystem

45 45

Level1 DFDofa FoodOrderingSystem

46 46

Level1 DFDofa FoodOrderingSystem

Level1 DFDofa FoodOrderingSystem

EvaluatingDFDQuality
Mudah dibaca Secara internal konsisten Menyajikan sistem secara akurat Mengurangi overload informasi Aturan: 7 +/- 2

DFDDiagramming Rules

Unnecessary Data Input: Black Hole

Process with Impossible Data Output: Miracle

Process with Unnecessary Data Input

Process with Impossible Data Output

DocumentationofDFD Components
Proses pada level terendah harus digambarkan secara rinci. Penyimpanan data harus digambarkan dalam bentuk data elements Setiap data element harus digambarkan Berbagai pilihan untuk definisi proses harus ada.

PreparingDataFlowDiagrams
Baca narasi dengan baik jumlah baris dan paragraf pada text. Siapkan tabel entitas dan aktifitas. Gambarkan diagram konteks gunakan DFD guidelines.

DFDGuidelines
1.

Masukkan dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melaksanakan satu atau lebih aktifitas aktifitas pengolahan informasi. Mulai sekarang, masukkan hanya rutin-rutin pengolahan normal, tanpa kecuali rutin-rutin atau error routines, pada diagram konteks, DFD fisik, dan DFD logik level 0. Masukkan pada dokumentasi sistem semua (dan hanya) aktifitas-aktifitas dan entitas yang dIgambarkan pada narasi sistem tidak lebih dan tidak kurang. Saat entitas ganda beroperasi secara identik, gambarkan hanya satu untuk menggambarkan semua entitas.

2.

3.

4.

CausewayContextDiagram
Charge customer Payment Cash receipts on account system

Deposit

Cash receipts total

Bank

General ledger office

DFDGuidelines(cont.)
5.

Untuk lebih jelasnya, gambarkan alur data untuk setiap alur ke dalam dan keluar file. Untuk kejelasan dan untuk membantu menentukan bahwa Anda telah memasukkan semua alur penting, beri label tiap alur dengan nomor aktifitas yang muncul pada alur atau dengan suatu deskripsi dari alur. Jika suatu file penting secara logik (yaitu, karena suatu penundaan antara proses), masukkan file pada diagrams, baik disebut atau tidak disebutkan di narasi.

6.

DFDGuidelines(cont.)
7. 8. 9.

Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama. Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi pada waktu yang sama tetapi di tempat-tempat yang berbeda. Kelompokkan aktifitas-aktifitas yang berhubungan secara logik.

10. Agar DFD dapat dibaca, gunakan antara 5 dan 7 bubbles.

CausewayLogicalLevel0DFD

DFDGuidelines(cont,)
11.

Suatu data flow seharusnya menuju ke operasi-operasi entity square jika hanya melakukan fungsi-fungsi operasi (yaitu, fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan seperti penyimpanan barang, pengambilan barang dari shelter, dst) yang dilakukan oleh entitas tersebut. Suatu data flow seharusnya memasukkan entitas bubble jika entitas operasinya adalah melakukan aktifitas pengolahan informasi. Pada DFD fisik, pembacaan penyimpanan data komputer dan penulisan ke penyimpanan data komputer harus melalui computer bubble. Pada DFD logik, data flows tidak dapat mengalir dari buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih besar ke buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih kecil.

12.

13.

DocumentFlowcharts
Flowcharts adalah representasi piktorial dari sistem pengolahan transaksi yang menggambarkan berbagai jenis alur. Document Flowchart:
menekankan input-input dan output-output hardcopy serta alurnya melalui unit-unit organisasi. Isinya lebih detil daripada DFD. menggambarkan pemisahan fungsi dari suatu sistem.

Auditors dan accountants dapat menggunakan flowcharts pada saat menganalisa sistem untuk menunjukkan kelemahan kontrol dan pelaporan.

Common Document Flowcharting Symbols - I

Punched Card Floppy Disk Manual Operation Connector between two points on a flowchart Journal or ledger

Keying operation Document

Multiple copies of a specific document

Common Document Flowcharting Symbols - II

Permanent file of documents Information flow Document flow Annotation for additional explanation Adding machine tape used for batch control Envelope

A Sample Document Flowchart

Requesting Department Central Supplies Department

12
Goods Requisition Form

Goods Requisition Form

A File

SystemFlowcharts
System Flowcharts menggambarkan alur data dan langkah-langkah pengolahan pada suatu sistem informasi akuntansi. Simbol-simbol yang digunakan adalah yang sesuai dengan standar konvensi industri Amerika, yaitu sesuai dengan American National Standards Institute (ANSI) Flowcharting symbols dikelompokkan sebagai simbolsimbol input-output, proses, penyimpanan, simbolsimbol data dan alur informasi, serta simbol rupa-rupa (miscellaneous).

Standard Flowchart Symbols

INPUTS PROCESSING COMPUTER PROCESS OUTPUT CRT DISPLAY DATA STORES CONNECTORS

DOCUMENTS

DISK

START/STOP

MANUAL KEYING

MANUAL PROCESS

GENERAL PURPOSE INPUTOUTPUT

TAPE

ON-PAGE CONNECTOR

PUNCH CARD

OFFLINE PROCESS

PAPER

OFF-PAGE CONNECTOR

MISCELLANEOUS ANNOTATIONS

LOGIC FLOW FILING SEQUENCE: A = ALPHABETICAL C = CHRONOLOGICAL N = NUMERICAL TELECOMMUNICATIONS LINK

BATCH TOTAL

GOODS; I.e. inventory shipment

CommonSystem FlowchartingRoutines
Slide-slide berikut ini menunjukkan beberapa cara untuk menunjukkan pengolahan dengan menggunakan system flowcharting. Perhatikan cara pengesetan kolom-kolom untuk mengkomunikasikan alur aktifitas antara entitasentitas pengolahan.

CLERK
Input document

COMPUTER

Data store1

Key input Display input or error Resolve errors, if any

Edit/validate input
Data store 2

Record input

Key corrections; accept input Accepted input

Masukkan dokumen ke komputer melalui keyboard, edit input, record input

Input document

User

Computer

Query input

Process query

Data store(s)

User queries the computer

Display

Computer

Input data
Update

Old master data

Update sequential data store

New master data

USER Document

COMPUTER

(Implies manual reconciliation of batch totals) Prepare batch totals Batch totals Record input Key document Accepted input Transaction data Prepare exception and summary report Exception and summary report

Document

PREPARATION AND LATER MANUAL RECONCILIATION OF CONTROL TOTALS

N

DATA ENTRY CLERK 1

NETWORKED PCs

DATA ENTRY CLERK 2 A

Documents Documents

Key enter

Record input Rekey inputs Input data Verified input

Accepted inputs

Documents

Verify inputs

KEY AND KEY VERIFY INPUTS

Scanning clerk Input document

Computer

Scan document

Update data

Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan scanner.

Data store(s)

Scanning Clerk

Computer

Data Entry Clerk

Input document

Record image

Scan document

Input image

Display image of document

Document image

Record data

Key data

Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan scanner dan manual keying

Systemflowchartingguidelines
1. Bagilah flowchart ke dalam kolom-kolom; masingmasing satu untuk setiap internal entity dan satu untuk setiap external entity. Berilah label pada setiap kolom. 2. Kolom-kolom flowchart harus dibuatkan lay-outnya sehingga aktifitas-aktifitas flowchart mengalir dari kiri ke kanan, tetapi kolom-kolom tersebut sebaiknya ditempatkan agar dapat meminimalkan garis-garis yang bersilangan (crossed lines) dan konektor (tanda hubung).

Systemflowchartingguidelines(cont.)
3.

Flowchart logic seharusnya mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Untuk lebih jelasnya, beri tanda panah pada semua flow lines. Buatlah flowchart dalam satu halaman. Jika tidak dapat, gunakan banyak halaman dengan off-page connectors. Jangan tempelkan, jangan diikat, jangan diberi staple, atau apapun untuk memperkecil flowchart agar menjadi satu halaman.

4.

Systemflowchartingguidelines (cont.)
5.

Di setiap kolom, setidaknya harus ada satu proses manual, keying operation, atau data store antar dokumen. Jangan hubungkan secara langsung dokumen-dokumen pada kolom yang sama. Pada saat terjadi persilangan garis organisasi (satu kolom dengan yang lain), tunjukkan suatu dokumen akhir dari kedua garis alur tersebut kecuali jika hubungannya sangat pendek sehingga maksudnya menjadi tidak jelas.

6.

Systemflowchartingguidelines (cont.)
7.

Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dicetak di pengolahan data (PD) seharusnya ditunjukkan dulu di kolom PD. Kemudian tunjukkan tujuan dokumen atau laporan ke unit tujuan. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dicetak oleh fasilitas peralatan komputer terpusat di unit organisasi lain (gudang, bagian pengiriman) seharusnya tidak ditunjukkan pada fasilitas komputer.

8.

Systemflowchartingguidelines (cont.)
Pengolahan di dalam unit organisasi pada alat alat seperti PC atau cash register yang dikomputerisasi seharusnya ditunjukkan pada unit tersebut atau sebagai kolom terpisah dekat dengan unit tersebut, tetapi tidak pada kolom fasilitas komputer pusat. 10. Langkah-langkah pengolahan sekuensial (baik yang dikomputerisasi ataupun yang manual) dengan tanpa penundaan antara proses-proses tersebut dapat ditunjukkan sebagai satu proses atau sebagai urutan proses.
9.

Systemflowchartingguidelines (cont.)
11. Satu-satunya cara ke unit penyimpanan data komputer adalah melalui segi empat pengolahan komputer. 12. Proses manual tidak diperlukan untuk menunjukkan pengiriman suatu dokumen. Pengiriman dokumen harus dijelaskan dari perpindahan dokumen itu sendiri. 13. Jangan menggunakan proses manual untuk memfile suatu dokumen. Tunjukkan saja dokumen yang akan dimasukkan ke file.

Sales Department
Customer Customer Order Prepare Sales Orders Customer Order Sales Order #1 Sales Sales Order #1 OrderSales #1 Order #1 N
Signed Sales Order #1

Credit Department
Sales Order #1 Checks Credit

Warehouse
Sales Order2

Shipping Department
A

Credit Records

Picks Goods

Stock Records

Sales Order 4 Sales Order3

Signed Sales Order #1

Sales Order2

Picks Goods Sales Order 4 Sales Order3 Sales Order2

Distribute SO and File Customer Sales Order Sales Signed Order 4 Order #1 Sales Order3 Sales N Order2

A Customer

FinishedDocumentFlowchart ShowingAreasofActivity

ProgramFlowcharts

illustrate the logic used in programs

Program Flowchart Symbols
Logical process Terminal start or end operation Input/output operation Decision Flow of logical process

LATIHAN
Soal 1 Untuk aktivitas-aktivitas berikut ini, gambarkanlah potongan flowchart yang tepat. 1. File pesanan penjualan dan file penerimaan kas digunakan untuk meng update master file pesanan penjualan. 2. Fungsi akuntansi menerima tiga dokumen : order penjualan, bukti pengiriman dan faktur penjualan. Ketiga dokumen tersebut dibandingkan dan kemudian diarsipkan. Selain itu, fungsi akuntansi juga melakukan pencatatan pada jurnal penjualan.

LATIHAN
Soal 2 PT AYO MAJU adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Bekasi. Deskripsi dari sistem pengolahan gaji yang dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai berikut: Untuk menghitung gaji pegawai, perusahaan menggunakan data yang berasal dari kartu yang berisi data waktu kerja pegawai dari berbagai departemen serta data pegawai yang disiapkan oleh bagian sumber daya manusia (SDM). Data file pegawai/gaji dari bagian SDM selalu diupdate terlebih dahulu sebelum dikirim ke sistem pengolahan gaji pegawai . Proses pembayaran gaji pegawai akan menghasilkan cek bagi pegawai serta payroll check bagi bank. Data gaji pegawai yang telah diproses akan disimpan kembali pada file employee/gaji pegawai dan akan digunakan untuk mempersiapkan laporan gaji pegawai bagi manajemen serta untuk menghitung pajak untuk yang dibayarkan ke pemerintah.

Soal 2 Proses untuk pembayaran gaji pegawai juga menghasilkan payroll disbursement voucher. Proses pembayaran pajak kepada pemerintah menghasilkan payrol disbursement voucher dan laporan pajak dan cek untuk pembayaran pajak. Payroll disbursement voucher yang dihasilkan dari proses pembayaran gaji pegawai dan proses pembayaran pajak akan digunakan untuk mengupdate general ledger. Anda diminta: Buat diagram konteks dan DFD level zero dari sistem pengolahan gaji PT AYO MAJU.

LATIHAN