MRR/POIG/1(2)/10/2010

Minister Rozwoju Regionalnego

Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013 Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowizkw Instytucji Poredniczcych i Instytucji Wdraajcych dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013

(ZATWIERDZAM)

Elbieta Biekowska Minister Rozwoju Regionalnego

Warszawa, 27 padziernika 2010 r.

Spis treci
1 2 3 4 Rozdzia 1 - Podstawy prawne .................................................................................................. 3 Rozdzia 2 - Zakres regulacji, uyte skrty i terminy ............................................................... 4 Rozdzia 3 - Podzia zada w zakresie czynnoci kontrolnych ................................................ 6 Rozdzia 4 - Procedura przygotowania rocznego planu kontroli przez IP i IW oraz metodologia doboru prby do kontroli projektw.................................................................... 7 4.1 Podrozdzia 1 - Procedura przygotowania planu kontroli ........................................................ 7 4.2 Podrozdzia 2 - Metodologia doboru prby projektw do kontroli .......................................... 9 5 Rozdzia 5 - Weryfikacja wydatkw i dokumentw powiadczajcych poniesienie wydatkw................................................................................................................................... 10 6 7 Rozdzia 6 Gwne cele kontroli systemowych i kontroli na miejscu................................. 11 Rozdzia 7 - Etapy przygotowania i prowadzenia kontroli................................................... 12

7.1 Podrozdzia 1 - Pismo informujce o planowanej kontroli..................................................... 12 7.2 Podrozdzia 2 - Powoanie zespou kontrolujcego................................................................ 13 7.3 Podrozdzia 3 - Przygotowanie upowanienia do kontroli ..................................................... 13 7.4 Podrozdzia 4 - Przygotowanie listy sprawdzajcej................................................................ 13 7.5 Podrozdzia 5 - Przebieg kontroli ............................................................................................. 14 7.6 Podrozdzia 6 - Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli .................................................. 14 7.7 Podrozdzia 7 - Archiwizacja dokumentacji z kontroli............................................................ 15 8 9 Rozdzia 8 - Przeprowadzanie kontroli doranych.................................................................. 16 Rozdzia 9 - Postpowanie w razie zgoszenia zastrzee do informacji pokontrolnej, odmowa podpisania informacji pokontrolnej ......................................................................... 16 10 Rozdzia 10 - Sprawdzenie wykonania zalece pokontrolnych - przeprowadzenie rekontroli ................................................................................................................................... 17 11 12 12.1 12.2 13 Rozdzia 11 - Kontrole na zakoczenie realizacji projektu ................................................. 17 Rozdzia 12 Kontrole krzyowe ......................................................................................... 18 Podrozdzia 1 Kontrole krzyowe programu .............................................................. 18 Podrozdzia 2 Kontrole krzyowe horyzontalne z projektami PROW 07-13 ............. 19 Rozdzia 13 - Zasady postpowania w razie podejrzenia zaistnienia nieprawidowoci ...................................................................................................................... 20 14 15 Rozdzia 14 - Wzory zacznikw dokumentujcych proces kontroli. ............................... 21 Rozdzia 15 - Zalecenia do sporzdzenia Instrukcji w zakresie kontroli dla Instytucji Poredniczcych i Instytucji Wdraajcych............................................................................ 21 15.1 15.2 15.3 15.4 Podrozdzia 1 - Zagadnienia oglne .............................................................................. 21 Podrozdzia 2 - Podzia funkcji....................................................................................... 22 Podrozdzia 3 - Dokumentacja zwizana z procesem kontroli.................................... 22 Podrozdzia 4 - Proces kontroli i czynnoci pokontrolne ............................................ 22

1 1)

Rozdzia 1 - Podstawy prawne

Rozporzdzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiajce przepisy oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci i uchylajce rozporzdzenie (WE) nr 1260/1999, (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r., z pn. zm.), zwane dalej Rozporzdzeniem Rady (WE) nr
1083/2006.

a) Art.58 okrela oglne zasady dla systemw zarzdzania i kontroli b) Art.59 okrela instytucje odpowiedzialne za realizacj obowizkw w zakresie kontroli, c) Art.60 okrela funkcje Instytucji Zarzdzajcej w zakresie zarzdzania programem operacyjnym i jego realizacji, a w szczeglnoci w obszarach dotyczcych zapewnienia systemu wyboru operacji do dofinansowania zgodnie z zasadami wsplnotowymi i krajowymi, weryfikacji faktu dostarczenia towarw i usug, weryfikacji wydatkw

zadeklarowanych przez beneficjentw oraz weryfikacji na miejscu poszczeglnych operacji, d) Art.70 zobowizujcy Pastwa Czonkowskie do ustanowienia systemw zarzdzania i kontroli na podstawie art. 58-62 rozporzdzenia 1083/2006. 2) Rozporzdzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiajce szczegowe zasady wykonania Rozporzdzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiajcego przepisy oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci i uchylajcego rozporzdzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.Urz UE L 371 z ., 27.12.2006 r. , z pn. zm.), zwane dalej rozporzdzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006: a) Art. 12 zobowizuje Instytucj Zarzdzajc do sformuowania zada dla Instytucji Poredniczcej , b) Art.13 okrela obowizki Instytucji Zarzdzajcej w zakresie realizacji postanowie przepisu art. 60 rozporzdzenia oglnego. 3) Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z pn. zm.): a) art. 35 ust. 3 pkt 9 stanowi podstaw wydania wytycznych w zakresie kontroli realizacji programw operacyjnych, b) art. 26 ust. 1 pkt 14 wskazuje, e do zada Instytucji Zarzdzajcej naley przeprowadzanie kontroli realizacji programu operacyjnego, w tym kontrola realizacji poszczeglnych projektw otrzymujcych dofinansowanie, c) art. 27 ust. 1 pkt 5 uprawnia do powierzenia przez Instytucj Zarzdzajc na podstawie zawartego porozumienia z Instytucj Poredniczc czci zada zwizanych z realizacj Programu Operacyjnego, w tym dofinansowanych projektw, w zakresie przeprowadzania kontroli realizacji

4)

Porozumienia/umowy

zawarte

pomidzy

Instytucj

Zarzdzajc

Instytucjami

Poredniczcymi lub Instytucjami Wdraajcymi. 5) Umowy zawarte pomidzy Instytucjami Poredniczcymi i Wdraajcymi.

6) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowizkw Instytucji Zarzdzajcej Programem Operacyjnym. 7) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunkw certyfikacji oraz przygotowania prognoz wnioskw o patno do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013. 8) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postpowania w razie wykrycia nieprawidowoci w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spjnoci w okresie programowania 2007-2013. 9) Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidowociach finansowych w

wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spjnoci w latach 2007-2013 (PION).

Rozdzia 2 - Zakres regulacji, uyte skrty i terminy

1) Niniejsze wytyczne stanowi zarys procesu kontroli, za przeprowadzanie ktrego odpowiedzialne s Instytucje Poredniczce i Wdraajce dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. W wytycznych przedstawiono najwaniejsze procesy kontrolne i okrelono podstawowe obowizki poszczeglnych instytucji, w tym w zakresie opracowania procedur. W sprawach nieuregulowanych w treci niniejszych wytycznych, stosuje si postanowienia aktualnych Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowizkw Instytucji Zarzdzajcej Programem Operacyjnym.

2)

Wykaz uytych skrtw: a) EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. b) IA - Instytucja Audytowa, c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) IC - Instytucja Certyfikujca, IK NSRO - Instytucja Koordynujca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, IP - Instytucja Poredniczca, IW - Instytucja Wdraajca IZ - Instytucja Zarzdzajca, KE - Komisja Europejska,
KSI (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny SIMIK 2007-2013,

MF - Ministerstwo Finansw, PO - Program Operacyjny, PO IG - Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013,

m) PROW 07-13 Program Rozwoju Obszarw Wiejskich na lata 2007-2013,,

n) PION Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidowociach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spjnoci w latach 2007-2013 o) OFSA PROW system wsparcia informatycznego OFSA dla dziaa pomocowych realizowanych
w ramach Programu Rozwoju Obszarw Wiejskich na lata 2007-2013;

3)

Wyjanienie uytych terminw: a) Kontrola systemowa - kontrola wykonywana przez instytucj nadrzdn w instytucji podlegej w zakresie powierzonych do realizacji zada na podstawie zawartego porozumienia lub umowy, b) Kontrola projektw na miejscu - kontrola przeprowadzona przez IW, IP w zakresie realizacji projektu przez beneficjenta na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie projektu. Kontrola przeprowadzona w miejscu realizacji projektu, w siedzibie beneficjenta, majca na celu ustalenie czy projekt jest rzeczywicie realizowany lub wykonany, a wydatki poniesione naleycie udokumentowane. Kontrola projektw na miejscu dotyczy wszystkich typw projektw, w tym projektw systemowych, projektw indywidualnych oraz projektw pomocy technicznej. Kontrola projektw na miejscu moe mie miejsce przed podpisaniem umowy o dofinansowanie tzw. kontrola ex ante projektu, w trakcie oraz po zakoczeniu realizacji projektu (kontrola trwaoci). c) Beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadajca osobowoci prawnej, ktrej ustawa przyznaje zdolno prawn, realizujca projekty finansowane z budetu pastwa lub ze rde zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu, zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, d) Weryfikacja wydatkw sprawdzenie dostarczenia zakupionych towarw i usug

wspfinansowanych w ramach projektw, prawidowoci przedkadanych wnioskw o patno, faktycznoci poniesienia wydatkw oraz ich zgodnoci z zasadami unijnymi krajowymi. Kontrola wydatkw dokonywana jest w szczeglnoci na podstawie weryfikacji dokumentw finansowych oraz w trakcie kontroli projektw na miejscu, e) Projekt indywidualny - stanowi przedsiwzicie o strategicznym znaczeniu dla realizacji programu operacyjnego, wskazywany przez instytucj zarzdzajc programem. Wdroenie tego projektu jest niezwykle istotne z punktu widzenia osignicia zakadanych wskanikw rozwoju spoeczno-gospodarczego kraju, danego sektora bd wojewdztwa. f) Projekt systemowy - projekt realizowany na podstawie odrbnych ustaw, na wykonanie ktrego beneficjent otrzymuje dofinansowanie, g) Kontrola planowa - kontrola przeprowadzona na podstawie zatwierdzonego rocznego planu kontroli. Kontrola planowa moe by przeprowadzona w ramach kontroli systemowej i kontroli na miejscu realizacji projektu,

h)

Kontrola dorana - kontrola przeprowadzona poza planem kontroli w wyniku otrzymania przez instytucj j przeprowadzajc informacji o podejrzeniu powstania

uchybie/nieprawidowoci w realizacji projektu lub w funkcjonowaniu systemu wdraania,

i)

Kontrola na zakoczenie realizacji projektu - kontrola obligatoryjna przeprowadzana po

zoeniu przez beneficjenta wniosku o patno kocow, przed akceptacj tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Polega na sprawdzeniu na poziomie instytucji

przeprowadzajcej kontrol, kompletnoci i zgodnoci z przepisami oraz waciwymi procedurami dokumentacji zwizanej z realizacj projektu, niezbdnej do zapewnienia waciwej cieki audytu. Fakultatywnie kontrola na zakoczenie realizacji projektu moe obj rwnie sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.

j)

Kontrola krzyowa - kontrola prowadzona w odniesieniu do beneficjentw realizujcych wicej ni jeden projekt w ramach programu operacyjnego/perspektywy finansowej, majca na celu wykrywanie i eliminowanie podwjnego finansowania wydatkw,

k)

Nieprawidowo finansowa - jakiekolwiek naruszenie prawa wsplnotowego wynikajce z

dziaania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, ktre powoduje lub mogoby spowodowa szkod w budecie oglnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budetu oglnego, w myl art. 2 pkt 7 Rozporzdzenia Rady (WE) nr 1083/2006

3
1)

Rozdzia 3 - Podzia zada w zakresie czynnoci kontrolnych

Zadania zwizane z kontrol PO realizowane s przez IZ, IP, IW. Podzia zada pomidzy poszczeglnymi instytucjami definiuje porozumienie lub umowa na podstawie ktrej nastpuje delegacja wykonywanych zada zwizanych z przeprowadzaniem kontroli projektw oraz kontroli systemowych. weryfikacj wydatkw,

2)

Podzia funkcji i zada delegowanych przez IZ do IP okrela porozumienie. Porozumienie moe delegowa z IZ do IP zadania przeprowadzania kontroli systemowych w IW oraz kontroli projektw (w tym kontroli projektw systemowych i indywidualnych oraz kontroli trwaoci). Delegujc zadania z zakresu kontroli do IP, IZ zachowuje prawo dokonywania kontroli systemowych w IP i IW, a take kontroli projektw na miejscu.

3)

Podzia realizowanych zada pomidzy IP i IW okrela zawarte porozumienie lub umowa, na mocy ktrej IP moe delegowa na IW przeprowadzanie kontroli projektw oraz weryfikacj wydatkw w postaci weryfikacji wnioskw o patno powiadczajcych poniesione wydatki. i dokumentw

4)

Na podstawie art. 58 Rozporzdzenia Rady 1083/2006 (WE) kada z Instytucji powinna zapewni taki podzia obowizkw w ramach struktury organizacyjnej aby zadania zwizane z ocen i wyborem projektw oddzieli od zarzdzania i kontroli. zada w ramach innych procesw systemu

5)

W sytuacji gdy, jednostka nie jest w stanie zapewni dostatecznej iloci pracownikw do kontroli, a w ramach dziaania lub poddziaania ilo projektw jest bardzo dua, IW/IP moe

zleci przeprowadzanie kontroli projektw na miejscu podmiotowi zewntrznemu. Instytucja taka zobowizana jest poinformowa o tym odpowiednio IP lub IZ. 6) Zlecajc zadania kontroli realizacji projektw podmiotom zewntrznym, IP/IW ponosi odpowiedzialno za prawidowo realizacji powierzonych zada. 7) Osoby wykonujce czynnoci kontrolne powinny posiada w opisie stanowiska i w zakresie czynnoci wykonywanie takich zada. 8) Kada z instytucji powinna zapewni w ramach struktury organizacyjnej moliwo wykonywania kontroli w zespoach co najmniej dwu osobowych.

Rozdzia 4 - Procedura przygotowania rocznego planu kontroli przez IP i IW oraz metodologia doboru prby do kontroli projektw
4.1 Podrozdzia 1 - Procedura przygotowania planu kontroli

1)

IP zobowizana jest na podstawie zawartego z IZ porozumienia do sporzdzenia rocznego planu kontroli systemowych i kontroli projektw na miejscu (w tym projektw systemowych i kluczowych) i przekazywania ich do IZ wraz z rocznymi planami kontroli projektw na miejscu przeprowadzanymi przez IW.

2)
3)

IP zobowizana jest przedstawia roczne plany kontroli do IZ w terminie do 30 padziernika roku poprzedzajcego rok, na ktry sporzdzany jest plan. Plan kontroli IP powinien zawiera harmonogram przeprowadzania przez IP kontroli systemowych oraz kontroli projektw na miejscu.

4)

IW zobowizana jest przedstawia roczne plany kontroli projektw na miejscu do akceptacji IP w terminie do 15 padziernika roku poprzedzajcego rok, na ktry sporzdzany jest plan. Plany kontroli IW powinny zawiera harmonogram wizyt kontrolnych projektw na miejscu.

5)

Zakres rocznego planu kontroli powinien zawiera wykaz instytucji/beneficjentw wraz z harmonogramem czasowym, zasobami ludzkimi, zakresem czynnoci kontrolnych, liczb planowanych kontroli oraz informacj na temat metod doboru prby, ktrymi posuono si w celu opracowania planu (analiza ryzyka, dobr losowy, metody statystyczne).

6)

Przy tworzeniu planu kontroli naley zwrci uwag, by obejmowa on wszystkie uruchomione dziaania/poddziaania programu operacyjnego lece w zakresie kompetencji IP i IW w celu uniknicia koncentracji na wybranych elementach procesw systemu.

7)

Metodologia doboru prby projektw do kontroli podlega corocznemu przegldowi dokonywanemu przez IZ. Podstawowe zaoenia dotyczce metodologii doboru prby, stanowice element rocznego planu kontroli IZ, s opiniowane w kadym roku przez Komitet ds. Kontroli i Audytu Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spjnoci 2007-2013.

8)

Plany kontroli IP I IW zatwierdzane s przez IZ, ktra opracowuje roczny plan kontroli PO i przekazuje go do akceptacji IK NSRO a nastpnie do wiadomoci IC. Roczny plan kontroli

PO podlega corocznemu opiniowaniu przez Komitet ds. Kontroli i Audytu Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spjnoci 2007-2013. 9) IZ informuje IP o akceptacji przekazanych rocznych planw kontroli oraz aktualizacji planw kontroli niezwocznie po ich zatwierdzeniu przez IK NSRO. 10) IW s zobowizane do przekazywania w trybie kwartalnym do IP informacji na temat wykonania rocznego planu kontroli wraz z wykazem przeprowadzonych kontroli na miejscu w terminie do 15 dnia miesica nastpujcego po kwartale kalendarzowym, ktrego dotycz kontrole ujte w wykazie. 11) IP s zobowizane do przekazywania w trybie kwartalnym do IZ informacji na temat wykonania rocznego planu kontroli IP i IW wraz z elektroniczn wersj (nonik elektroniczny zaczony do pisma przewodniego) wykazu przeprowadzonych kontroli w ramach realizowanych osi priorytetowych (w tym kontroli projektw przeprowadzonych przez IW) w terminie do 25 dnia miesica nastpujcego po kwartale kalendarzowym, ktrego dotycz kontrole ujte w wykazie. Wykaz przeprowadzonych kontroli powinien zawiera aktualne dane na dzie jego sporzdzenia w odniesieniu do wynikw kontroli przeprowadzonych w danym kwartale. IP upewnia si czy informacje zawarte w wykazie s zgodne z danymi zamieszczonymi w KSI (SIMIK 07-13) i informuje o tym fakcie IZ. 12) Jeeli IP lub IW nie wykona planu kontroli w danym kwartale, zobowizana jest do przekazania wraz z kwartalnym wykazem przeprowadzonych kontroli, wyjanienia przyczyn dla ktrych nie zrealizowano planu. 13) Wykaz przeprowadzonych kontroli w formie tabelarycznej powinien zawiera nastpujce informacje: nazwa dziaania/poddziaania, numer projektu, nazw beneficjenta lub instytucji (w przypadku kontroli systemowej), rodzaj kontroli (systemowa, projektu na miejscu, na zakoczenie), tryb kontroli (planowa, dorana), termin przeprowadzenia kontroli, numery wnioskw o patno objtych kontrol, wynik przeprowadzonej kontroli (ustalenia, stwierdzone uchybienia/nieprawidowoci, brak nieprawidowoci), zalecenia pokontrolne (finansowe/inne) wraz z terminem wprowadzenia wystosowanych zalece oraz stanem ich wdroenia. 14) IP i IW mog dokonywa aktualizacji rocznego planu kontroli. Zaproponowane zmiany mog dotyczy jedynie kolejnego procza obejmujcego dany plan kontroli. Zmieniony plan kontroli przekazywany jest przez IP do akceptacji IZ w terminie 20 dni po zakoczeniu procza kalendarzowego. 15) IP zobowizana jest do przekazywania do IZ kopii ostatecznej wersji informacji pokontrolnych z przeprowadzonych przez IP kontroli systemowych wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi oraz pisemn informacj na temat wprowadzenia przez instytucje kontrolowane wystosowanych przez IP zalece w terminie 3 dni roboczych od otrzymania z instytucji kontrolowanej podpisanej informacji pokontrolnej lub informacji o realizacji zalece pokontrolnych.

16)

IP i IW zobowizane s do przekazywania do IZ wszystkich wynikw kontroli przeprowadzonych przez inne jednostki kontrolne w zakresie realizacji PO IG w terminie 10 dni od ich otrzymania.

4.2 1)

Podrozdzia 2 - Metodologia doboru prby projektw do kontroli

IW na podstawie zada delegowanych na mocy zawartego porozumienia/umowy z IP zobowizana jest do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu w oparciu o metodologi doboru prby umieszczon w treci rocznego planu kontroli.

2)

IP wraz z IW ustalaj metodologi doboru prby projektw do kontroli na miejscu. Metodologia ta moe si opiera na doborze losowym, analizie ryzyka lub na metodzie statystycznej. Przyjta metodologia doboru prby projektw na miejscu zostanie

zamieszczona w rocznych planach kontroli IP i IW, ktre podlegaj zatwierdzeniu przez IZ. 3) W razie stwierdzenia nieprawidowoci lub opnie w realizacji projektu powinny zosta podjte odpowiednie dziaania w postaci przeprowadzenia kontroli doranej na miejscu realizacji projektu. W przypadku gdy, nieprawidowoci nie stwierdzono a beneficjent wywizuje si ze wszystkich okrelonych w umowie/decyzji o dofinansowanie obowizkw, a projekt przewidziano w planie kontroli, kontrola na miejscu powinna by przeprowadzona w okresie realizacji projektu i nie pniej ni przed dokonaniem patnoci kocowej. 4) Kontroli powinny zosta poddane projekty realizowane w ramach kadego z wdraanych dziaa. Naley unika sytuacji, w ktrej preferowane bdzie dane dziaanie/poddziaanie lub dany rodzaj projektw. 5) Zalecane jest zastosowanie analizy ryzyka jako metody doboru prby. W przypadku zastosowania tej metody, kada z IW lub IP powinna opracowa list czynnikw ryzyka, dla ktrych zostan przypisane wagi. Przy tworzeniu listy czynnikw ryzyka jako narzdzia pomocniczego do wyboru projektw do kontroli, naley zwrci uwag na cay cykl ycia projektu i okreli potencjalne ryzyka jakie mog wystpi na kadym etapie. W zwizku z tym naley uwzgldni: rodzaj projektu, form prawn beneficjenta, dowiadczenie beneficjenta w realizacji projektw, liczba podmiotw zaangaowanych w realizacj projektu (projekty partnerskie), cakowity budet projektu, wysoko rodkw publicznych, zoono projektu, rodzaj patnoci, czas trwania projektu, zaangaowanie rodkw publicznych w finansowanie dziaalnoci beneficjenta oraz czy beneficjent PO IG realizuje inny projekt w ramach PROW 07-13. Po przeprowadzeniu analizy wymagane jest okrelenie liczby projektw, ktre zostan poddane kontroli w danym roku. Przy wyborze projektw do kontroli naley bra pod uwag redni wag ryzyka dla poszczeglnego projektu, wynikajc z sumy ocen poszczeglnych czynnikw. W tym celu podawane jest kryterium progowe odnoszce si do redniej wagi ryzyka wraz z uzasadnieniem wyboru takiego progu.

Rozdzia 5 - Weryfikacja wydatkw i dokumentw powiadczajcych poniesienie wydatkw

1)

Weryfikacja wnioskw o patno skadanych przez beneficjentw dokonywana jest pod ktem formalnym, finansowym i merytorycznym.

2)

Weryfikacja wniosku o patno obejmuje sprawdzenie wszystkich lub wybranych na podstawie przyjtej metodologii doboru prby dokumentw powiadczajcych poniesione wydatki. Weryfikacji wydatkw dokonuj IP lub IW zgodnie z zawartym porozumieniem lub umow.

3)

Weryfikacja, o ktrej mowa w pkt 1 dotyczy w szczeglnoci sprawdzenia dostarczenia wspfinansowanych towarw i usug, faktycznego poniesienia wydatkw, prawidowoci sporzdzenia wnioskw o patno oraz zgodnoci projektw i poniesionych wydatkw z zasadami wsplnotowymi i krajowymi, a take postanowieniami umowy/decyzji o dofinansowanie projektu

4)

Weryfikacja, o ktrej mowa w pkt 1 dokonywana jest w siedzibie IP/IW lub w przypadku kontroli na miejscu w siedzibie beneficjenta (dotyczy to rwnie projektw indywidualnych i projektw systemowych i obejmuje wszystkie wnioski o patno). W optymalnej sytuacji kontrola obejmowa powinna wszystkie dokumenty doczone do wniosku o patno powiadczajce poniesione wydatki. Jednake, w przypadku niektrych dziaa, ze wzgldu na charakter i liczb realizowanych projektw dopuszcza si moliwo weryfikacji wybranych dokumentw powiadczajcych wydatki ujte w danym wniosku o patno.

5)

Weryfikacja

dokumentw

powiadczajcych

poniesienie

wydatkw,

moe

by

przeprowadzona w oparciu o metodologi doboru prby i czynniki ryzyka zwizane z charakterem poszczeglnych rodzajw projektw realizowanych w ramach niektrych dziaa PO IG. W razie przyjcia w ramach dziaania systemu czciowej weryfikacji dokumentw powiadczajcych poniesione wydatki, waciwa IP okreli w szczeglnoci zakres dokumentacji podlegajcy weryfikacji oraz metodologi doboru prby dokumentw. Propozycja IP w zakresie weryfikacji dokumentw potwierdzajcych poniesienie wydatkw na podstawie prby podlega akceptacji IZ. IP i IW zobowizane s do przechowywania w formie pisemnej dokumentacji, zawierajcej opis i uzasadnienie stosowanej metody doboru prby dokumentw do kontroli. IP w porozumieniu z IZ corocznie poddaj przegldowi metod doboru prby dokumentw do kontroli. 6) Dokumenty doczone do wniosku o patno, o ktrych mowa w pkt 1 powinny by powiadczone za zgodno z oryginaem i opisane w taki sposb, aby widoczny by zwizek danego towaru/usugi z realizowanym projektem oraz odnosi si do konkretnej pozycji wynikajcej z kosztorysu. Dowd ksigowy powinien by rwnie podpisany przez uprawnion osob akceptujc dokument ze strony beneficjenta oraz zawiera dekretacj,

10

numer ksigowy, numer umowy/decyzji oraz informacj o wspfinansowaniu z EFRR. Weryfikacja przeprowadzana podczas kontroli projektu na miejscu powinna si odbywa na podstawie oryginaw dokumentw. 7) Weryfikacja wnioskw o patno skada si z podstawowych etapw: a) Wniosek o patno wraz z wymaganymi zacznikami i dokumentacj przekazywany jest przez beneficjenta do waciwej instytucji okrelonej w pkt 2, b) W terminie okrelonym umow/decyzj o dofinansowanie przeprowadzana jest weryfikacja, o ktrej mowa w pkt 1 wszystkich lub wybranych dokumentw powiadczajcych wydatki wedug przyjtej metodologii, c) Dane z wniosku o patno oraz wynik weryfikacji rejestrowany jest w systemie informatycznym. 8) 9) Weryfikacja wniosku o patno dokonywana jest zgodnie z zasad dwch par oczu. Po pozytywnej weryfikacji wniosku o patno (a w przypadku wniosku kocowego take po pozytywnym wyniku kontroli na zakoczenie realizacji projektu) nastpuje refundacja wydatkw poniesionych przez beneficjenta lub wypata kolejnej transzy zaliczki z publicznych rodkw wsplnotowych lub innych rodkw publicznych na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie. 10) Weryfikacja wniosku o patno przekazywanego do IP/IW dokonywana jest w oparciu o list sprawdzajc do wniosku o patno.

6
1)

Rozdzia 6 Gwne cele kontroli systemowych i kontroli na miejscu

Przeprowadzanie kontroli systemowych ma na celu sprawdzenie funkcjonowania systemu zarzdzania i kontroli w instytucjach zaangaowanych we wdraanie programu, w zakresie zada realizowanych przez te instytucje na podstawie zawartego z IZ lub IP porozumienia lub umowy.

2)

Kontrola systemowa prowadzona jest pod ktem prawidowoci, efektywnoci i zgodnoci z prawem funkcjonowania systemu i realizowania delegowanych funkcji. W szczeglnoci zakres ten obejmuje czynnoci dotyczce: naboru i oceny projektw do dofinansowania, procesu podpisywania umw o dofinansowanie, weryfikacji wnioskw o patno i kwalifikowalnoci wydatkw, dokonywania patnoci, sprawozdawczoci, przestrzegania wymogw w zakresie informacji i promocji, przeprowadzania kontroli na miejscu u

beneficjentw lub kontroli systemowych w IW oraz informowania o nieprawidowociach finansowych. 3) IP na podstawie zawartego porozumienia z IZ przeprowadza kontrole systemowe w IW w zakresie opisanym w pkt 2 oraz w zakresie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisw ksigowych dla kadego projektu a take, w zakresie gromadzenia danych na temat wdraania, niezbdnych do zarzdzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny. IP/IW zapewniaj, e dane wprowadzane do KSI (SIMIK-07-13)

11

s zgodne z dokumentami rdowymi. IP podczas kontroli systemowej w IW dokonuje sprawdzenia jakoci danych pod ktem ich zgodnoci z dokumentacj papierow na podstawie wyrywkowej prby dokumentw oraz weryfikuje sposb dokonywania poprawy jakoci danych rejestrowanych w KSI (SIMIK 07-13). 4) Kontrola systemowa prowadzona przez IP powinna dostarczy informacji czy IW upewnia si, e beneficjenci lub inne podmioty uczestniczce w realizacji projektu, utrzymuj odrbny system ksigowy lub odpowiedni kod ksigowy dla wszystkich transakcji zwizanych z projektem, a take czy w IW funkcjonuje cieka audytu. Kontrola systemowa powinna take obejmowa swoim zakresem prawidowo wyboru projektw do kontroli, zgodnie z zatwierdzon metodologi doboru prby. 5) Wymagane jest przeprowadzenie przez IP co najmniej jednej kontroli systemowej w roku w kadej z instytucji, do ktrej delegowane zostay zadania. Kontrola systemowa powinna w kadym roku obj zakresem wszystkie procesy, w jakich dana instytucja bierze udzia. 6) Przeprowadzanie kontroli projektu na miejscu w zakresie weryfikacji poniesionych wydatkw, polega ma na sprawdzeniu czy towary i usugi wspfinansowane w ramach projektw zostay rzeczywicie dostarczone, roboty budowlane wykonane a zadeklarowane wydatki zostay faktycznie poniesione zgodnie z zawart umow/decyzj o dofinansowanie projektu. Ponadto, weryfikacja wydatkw podczas kontroli na miejscu realizacji projektu ma na celu sprawdzenie spjnoci informacji zawartych we wnioskach o patno i sprawozdaniach ze stanem faktycznym oraz zgodnoci poniesienia wydatkw z zasadami prawa wsplnotowego i krajowego w tym z wytycznymi w zakresie kwalifikowalnoci wydatkw. Kontrole na miejscu przeprowadzaj IP oraz IW w zakresie delegowanych uprawnie. 7) Przeprowadzenie kontroli projektu na miejscu ma na celu rwnie potwierdzenie, e beneficjent zobowizany przy wyborze wykonawcy projektu do stosowania ustawy prawo zamwie publicznych, prawidowo przeprowadzi postpowanie o udzielenie zamwienia i dokona wyboru najkorzystniejszej oferty. W przypadku za beneficjentw nie

zobowizanych do stosowania przepisw powyszej ustawy, e dokonali wyboru najkorzystniejszej oferty z poszanowaniem zasad przejrzystoci, uczciwej konkurencji i rwnoci oferentw.

Rozdzia 7 - Etapy przygotowania i prowadzenia kontroli

7.1 Podrozdzia 1 - Pismo informujce o planowanej kontroli

1)

IP oraz IW przeprowadzaj kontrole na podstawie planu kontroli lub w trybie doranym, o ktrym mowa w Rozdziale 8 niniejszych wytycznych..

2)

Informacja o planowanej kontroli powinna zosta wysana w terminie umoliwiajcym otrzymanie i zapoznanie si z jej treci, jednake w terminie nie krtszym ni 5 dni przed planowanym terminem kontroli.

12

3)

Pismo informujce o kontroli powinno dostarczy informacji co najmniej o: terminie jej przeprowadzenia, zakresie, podmiocie przeprowadzajcym kontrol.

4)

Pismo zawiadamiajce o kontroli powinno zosta przygotowane w dwch egzemplarzach, po jednym dla kadej ze stron. Zesp kontrolujcy powinien przed udaniem si na miejsce kontroli, upewni si, e podmiot kontrolowany otrzyma informacje o planowanej kontroli i e nie ma przeszkd do jej przeprowadzenia. 7.2 Podrozdzia 2 - Powoanie zespou kontrolujcego

1)

Kierownik odpowiedniej komrki organizacyjnej IP lub IW dokonuje spord pracownikw wyboru skadu zespou kontrolujcego dbajc o dobr pracownikw, ktrych kwalifikacje i dowiadczenie najlepiej odpowiadaj zakresowi planowanej kontroli.

2)

Skad zespou powinien liczy co najmniej dwie osoby. Jedna osoba ze skadu zespou peni funkcj kierownika zespou.

3)

Wszystkie osoby wchodzce w skad zespou kontrolujcego podpisuj Deklaracj poufnoci i bezstronnoci potwierdzajc bezstronno kontrolujcych podczas prowadzonych

czynnoci kontrolnych oraz poufno zebranych informacji i dokumentw. 7.3 1) Podrozdzia 3 - Przygotowanie upowanienia do kontroli

Upowanienie do kontroli wystawiane przez kierownika jednostki kontrolujcej stanowi podstaw do przeprowadzenia kontroli.

2)

Przed przystpieniem do kontroli jeden z czonkw zespou kontrolujcego przygotowuje upowanienie do kontroli, ktre podpisywane jest przez kierownika jednostki kontrolujcej

3)

Upowanienie do kontroli powinno zawiera nastpujce informacje: podstaw prawn do przeprowadzenia kontroli, wskazanie osb uprawnionych do przeprowadzenia czynnoci kontrolnych wraz z numerami ich legitymacji subowej lub dowodw osobistych, nazw beneficjenta lub nazw Instytucji podlegajcych kontroli, zakres kontroli, czas trwania kontroli, okres wanoci kontrolowanego. upowanienia oraz pouczenie o prawach i obowizkach

4) 5)

Upowanienie powinno by sporzdzone w dwch jednobrzmicych egzemplarzach. Upowanienie do kontroli naley dorczy kontrolowanemu podczas pierwszej czynnoci kontrolnej. Egzemplarz upowanienia bdcy w posiadaniu jednostki kontrolujcej powinien zawiera adnotacj przedstawiciela jednostki kontrolowanej, z ktrej wynika fakt przekazania upowanienia. 7.4 Podrozdzia 4 - Przygotowanie listy sprawdzajcej

1)

IW i IP przeprowadza kontrole w oparciu o przygotowane listy sprawdzajce, ktre powinny obejmowa cay zakres przedmiotowy kontroli. Listy stanowi narzdzie pomocnicze w

13

przeprowadzaniu czynnoci sprawdzajcych i mog by modyfikowane w zalenoci od potrzeb i specyfiki kontroli. 2) 3) Kada z instytucji powinna sporzdzi standardowy wzr listy sprawdzajcej. Lista sprawdzajca sporzdzona w formie tabelarycznej powinna zawiera pytania dotyczce realizacji projektu, sformuowane w taki sposb aby mona byo udzieli odpowiedzi TAK, NIE, ewentualnie Nie dotyczy. Powinna rwnie zawiera miejsce do wpisania uwag osb przeprowadzajcych kontrol. 4) Informacje zawarte w licie sprawdzajcej powinny wskazywa jakiego rodzaju dokumenty zostay zweryfikowane w ramach danego pytania oraz co byo podstaw ustalenia stanu faktycznego. 5) Lista sprawdzajca powinna zosta podpisane przez osoby przeprowadzajce kontrol oraz zawiera dat jej sporzdzenia. 7.5 1) Podrozdzia 5 - Przebieg kontroli dokumentacji

Prawidowo przeprowadzona kontrola projektw, polega na sprawdzeniu

finansowej i rzeczowej, (jak np. sprawdzenie w ewidencji rodkw trwaych ujcia zakupionych urzdze), umw, dokumentacji zwizanej z wyborem przez beneficjenta wykonawcw i dostawcw towarw i/lub usug, dokonaniu ogldzin przedmiotu projektu, przeprowadzenia rozmw z odpowiednimi osobami, zebrania wyjanie. 2) Prawidowo przeprowadzona kontrola systemowa polega na sprawdzeniu prawidowoci funkcjonowania systemu zarzdzania i kontroli w zakresie zada delegowanych na podstawie zawartego porozumienia lub umowy. 3) Przeprowadzona kontrola powinna dostarczy informacji co do rzeczywistego wykonania przez beneficjenta zobowiza wynikajcych z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu lub wykonania przez instytucj obowizkw wynikajcych z zawartego porozumienia lub umowy. Kontrola powinna, rwnie dostarczy informacji co do zgodnoci realizacji projektu lub wykonywania delegowanych zada z prawem wsplnotowym i krajowym. 4) Podczas trwania kontroli Zesp kontrolujcy ma prawo gromadzi dowody na potwierdzenie ustale faktycznych i prawnych. 5) Dowodami dotyczcymi realizowanego projektu mog by np. pisemne wyjanienia, zdjcia, wypisy z dokumentw, kserokopie dokumentw rdowych, protok ogldzin i inne dokumenty stanowice podstaw do potwierdzenia stanu faktycznego. 7.6 1) Podrozdzia 6 - Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli

Kada kontrola powinna by naleycie udokumentowana przez osoby j przeprowadzajce. W tym celu sporzdza si informacj pokontroln oraz wypenia si listy sprawdzajce.

2)

Informacja pokontrolna powinna zosta sporzdzona w terminie nie pniej ni 21 dni od dnia zakoczenia kontroli i niezwocznie przekazana do jednostki kontrolowanej.

14

W przypadku niedotrzymania terminu na przekazanie informacji pokontrolnej, jednostka kontrolujca przekazuje instytucji kontrolowanej pismo informujce o przyczynach

wyduenia terminu przekazania informacji pokontrolnej wraz ze wskazaniem nowego terminu, ktry nie moe podlega wydueniu. 3) Jeeli jednostka kontrolowana nie zgasza zastrzee do informacji pokontrolnej, kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upowaniona podpisuje informacj pokontroln i przekazuje j jednostce kontrolujcej w terminie do 14 dni od dnia jej dorczenia. 4) Informacja pokontrolna powinna zawiera co najmniej nastpujce informacje: a) nazw podmiotu kontrolowanego z wyszczeglnieniem osb reprezentujcych podmiot na zewntrz, oraz osoby, ktre zostay wskazane do kontaktw z zespoem kontrolujcym i osb ktre udzielay wyjanie, b) podmiot kontrolujcy z wyszczeglnieniem skadu osobowego zespou kontrolujcego, c) dat i miejsce przeprowadzenia kontroli, d) zakres kontroli, e) ustalenia faktyczne kontroli wraz ze szczegowym opisem stwierdzonych

nieprawidowoci, f) dowody zgromadzone podczas jej trwania, g) w razie stwierdzenia naruszenia prawa wskazanie podstawy prawnej naruszonego przepisu, h) ewentualne zalecenia wraz z terminem ich wykonania. 5) Informacja pokontrolna powinna zosta sporzdzona w dwch jednobrzmicych

egzemplarzach, po jednym dla kadej ze stron. 6) Informacja pokontrolna lub pismo przekazujce informacj do jednostki kontrolowanej powinno zawiera adnotacje o przysugujcych podmiotowi kontrolowanemu prawom do odmowy podpisania informacji pokontrolnej oraz do zgoszenia zastrzee do jej treci wraz z podaniem terminw na dokonanie tych czynnoci, o ktrych mowa w Rozdziale 9 niniejszych wytycznych. 7.7 1) Podrozdzia 7 - Archiwizacja dokumentacji z kontroli

Dokumenty zwizane z kontrol powinny by przechowywane w osobnych teczkach, w sposb kompletny i uporzdkowany. Dokumenty powinny by przechowywane w pomieszczeniu zamknitym. Naley tak zabezpieczy dokumenty aby nie miay do nich dostpu osoby nieupowanione. Zalecane jest aby teczki z kadej kontroli dotyczce tego samego beneficjenta lub instytucji przechowywane byy razem w segregatorach. Ponadto, teczki kontroli powinny zawiera cao dokumentacji zwizanej z przeprowadzon kontrol. Dokumenty z kontroli powinny by przechowywane stosownie do przyjtego instytucji systemu archiwizacji. w danej

15

8
1)

Rozdzia 8 - Przeprowadzanie kontroli doranych

Wszystkie instytucje uczestniczce we wdraaniu PO IG mog przeprowadza kontrole dorane w zakresie kontroli na miejscu. W przypadku kontroli systemowych obowizek ich wykonania posiada IZ i IP. Kontrole dorane przeprowadza si w szczeglnoci gdy zachodzi sytuacja podejrzenia nieprawidowoci w realizacji projektu przez beneficjenta lub wystpienia istotnych uchybie w pracy instytucji zaangaowanej w system wdraania.

2)

Do przeprowadzenia kontroli doranej stosuje si zasady postpowania jakie obowizuj podczas planowych kontroli z t rnic, e nie ujmuje si ich w rocznych planach kontroli oraz nie ma koniecznoci wysyania zawiadomienia o planowanym przeprowadzeniu kontroli.

3)

Przeprowadzenie doranej kontroli na miejscu moe by zlecone przez instytucj nadrzdn, przy czym IZ moe zleci na pimie wykonanie kontroli doranej zarwno IP, jak i IW.

Rozdzia 9 - Postpowanie w razie zgoszenia zastrzee do informacji pokontrolnej, odmowa podpisania informacji pokontrolnej

1)

Podmiotom kontrolowanym przysuguje prawo zgaszania zastrzee oraz wyjanie do treci informacji pokontrolnej, a take prawo do odmowny podpisana informacji pokontrolnej.

2)

Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upowaniona moe przekaza w terminie 14 dni od dorczenia informacji pokontrolnej zastrzeenia oraz wyjanienia do treci zawartych w tej informacji wraz z jednym egzemplarzem informacji pokontrolnej.

3)

Podmiot kontrolowany zobowizany jest do zoenia wyczerpujcych wyjanie i zgoszenia wszystkich zastrzee, jak te do przedoenia stosownych dokumentw na potwierdzenie swojego stanowiska.

4)

Jednostka kontrolujca rozpatruje zgoszone zastrzeenia przekazujc swoje stanowisko w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania oraz wzywa podmiot kontrolowany do przekazania podpisanej informacji pokontrolnej w terminie 7 dni od dnia jej dorczenia.

5)

przypadku

odmowy

podpisania

informacji

pokontrolnej,

kierownik

podmiotu

kontrolowanego lub osoba przez niego upowaniona przekazuje jednostce kontrolujcej pisemne uzasadnienie odmowy podpisania tej informacji wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej w terminie 7 dni od dnia jej dorczenia. 6) Informacja pokontrolna lub pismo przekazujce informacj do jednostki kontrolowanej, powinny zawiera pouczenie, e odmowa podpisania informacji pokontrolnej lub zgoszenie do niej zastrzee nie wstrzymuje wykonania zalece pokontrolnych oraz, e w przypadku zgoszenia zastrzee do informacji pokontrolnej z przekroczeniem terminu o ktrym mowa w pkt 2 i 4, kierownik IP lub IW przeprowadzajcy kontrol ma prawo odmwi ich rozpatrzenia.

16

10

Rozdzia 10 - Sprawdzenie wykonania zalece pokontrolnych przeprowadzenie rekontroli

1)

Podmiot

kontrolowany

jest

zobowizany,

w terminie

wyznaczonym

zaleceniach

pokontrolnych, do pisemnego poinformowania jednostki kontrolujcej o sposobie realizacji zalece pokontrolnych lub o przyczynach niepodjcia stosownych dziaa zmierzajcych do wdroenia tych zalece. 2) Kada z instytucji przeprowadzajcych kontrol powinna dokona sprawdzenia wykonania zalece pokontrolnych. W tym celu powinna sprawdzi czy zalecenia zostay wykonane w terminie okrelonym w informacji pokontrolnej i w penym zakresie. W celu dokonania

rekontroli mona zwrci si na pimie o udzielenie informacji o stopniu i zakresie wykonania zalece pokontrolnych lub uda si ponownie na miejsce realizacji projektu. Z rekontroli przeprowadzonej na miejscu powinna zosta sporzdzona informacja pokontrolna. Do sporzdzania informacji pokontrolnej z rekontroli maj zastosowanie postanowienia niniejszych wytycznych opisane w pkt 7.6 (Podrozdzia 6 dotyczcy dokumentacji z przeprowadzonej kontroli).

11
1)

Rozdzia 11 - Kontrole na zakoczenie realizacji projektu

Kontrola na zakoczenie realizacji projektu obligatoryjnie przeprowadzana jest przez waciw IP/IW po zoeniu przez beneficjenta wniosku o patno kocow, przed akceptacj tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Czynnoci kontrolne polegaj na sprawdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzajcej kontrol, kompletnoci i zgodnoci z przepisami oraz waciwymi procedurami dokumentacji zwizanej z realizacj projektu, niezbdnej do zapewnienia waciwej cieki audytu, ze szczeglnym uwzgldnieniem dokumentw potwierdzajcych prawidowo poniesionych wydatkw.

2)

Kontrole na zakoczenie realizacji projektu nie s uwzgldniane w rocznym planie kontroli i obejmuj swym zakresem nastpujce obszary: a) sprawdzenie przez instytucj dokonujc ostatecznego rozliczenia projektu, czy posiada ona wszystkie dokumenty zwizane z realizacj projektu, ktre byy wymagane na poszczeglnych etapach jego realizacji i rozliczania, b) potwierdzenie, czy dokumenty zwizane z realizacj projektu zostay prawidowo zweryfikowane tj. zgodnie z obowizujcymi przepisami i procedurami, c) zachowanie waciwej cieki audytu - zapewnienie kompletnej i uporzdkowanej dokumentacji w ramach projektu potwierdzajcej prawidowe wydatkowanie rodkw unijnych od momentu zoenia wniosku o dofinansowanie projektu do momentu certyfikowania wszystkich wydatkw do Komisji Europejskiej (zakres zachowania waciwej

17

cieki audytu na poziomie programu operacyjnego okrela art. 15 rozporzdzenia Komisji (WE) nr 1828/2006). 3) Fakultatywnie kontrola na zakoczenie realizacji projektu moe obj sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu. Kontrola jest wwczas prowadzona z

uwzgldnieniem etapw ujtych w Rozdziale 7 niniejszych wytycznych. 4) Kompletno i poprawno caej dokumentacji zgromadzonej przez instytucj podczas realizacji rozliczanego projektu naley udokumentowa na podstawie odrbnej listy sprawdzajcej, ktrej zakres powinien obejmowa ww. obszary kontroli. W treci listy sprawdzajcej naley zawrze potwierdzenie, e dokumenty dotyczce kontrolowanego projektu przechowywane w IP/IW s kompletne, zostay zweryfikowane prawidowo i tym samym pozwalaj na dokonanie kocowego rozliczenia. Ponadto, w licie sprawdzajcej naley wykaza peen zakres dokumentacji jaka powinna by zgromadzona w siedzibie beneficjenta zgodnie z wymogami umowy/decyzji o dofinansowanie (oryginay dokumentw przekazywanych jako kopie do IW oraz pozostaa cz dokumentacji, ktra nie bya przez IW wymagana na etapie rozliczania projektu). 5) W sytuacji gdy kontrola planowa projektu na miejscu przypada po zoeniu przez beneficjenta wniosku o patno kocow, a przed jego akceptacj przez IP/IW, to mona j jednoczenie potraktowa jako kontrol na zakoczenie realizacji projektu. Niemniej jednak kontrola ta powinna by zarejestrowana zarwno jako kontrola planowa oraz oddzielnie jako kontrola na zakoczenie realizacji projektu w celu potwierdzenia kompletnoci dokumentacji

przechowywanej w IP/IW oraz u beneficjenta. Bez wzgldu na kontrol planow, kady projekt powinien mie odnotowany fakt przeprowadzenia kontroli na zakoczenie realizacji na podstawie odrbnej listy sprawdzajcej. 6) Kontrola na zakoczenie realizacji projektu podlega rejestracji w krajowym systemie informatycznym, w zakresie zgodnym z Instrukcj uytkownika KSI (SIMIK 07-13).

12

Rozdzia 12 Kontrole krzyowe

12.1 Podrozdzia 1 Kontrole krzyowe programu

1)

Kontrole krzyowe programu prowadzone s przez IZ na warunkach okrelonych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowizkw Instytucji Zarzdzajcej Programem Operacyjnym.

2) 3)

Celem kontroli krzyowej programu jest wykrywanie i eliminowanie podwjnego finansowania

wydatkw w ramach jednego PO.

IP i IW uczestnicz w procesie kontroli krzyowej w zakresie wsppracy z IZ na etapie gromadzenia danych niezbdnych do przeprowadzenia czynnoci kontrolnych oraz w przypadku stwierdzenia przez IZ wystpienia podwjnego finansowania wydatkw w ramach PO IG.

18

4)

Wsppraca w ramach czynnoci kontrolnych polega na przekazywaniu przez IP/IW na wniosek IZ: a) zestawie dokumentw finansowo-ksigowych potwierdzajcych poniesienie objtych wnioskiem w formacie XLS, b) powiadczonych kopii dokumentw finansowo-ksigowych, co do ktrych zachodzi uzasadnione podejrzenie podwjnego finansowania w ramach POIG. wydatkw

5)

W zakresie przekazywania zestawie dokumentw powiadczajcych poniesienie wydatkw objtych wnioskiem w formacie XLS strony koresponduj i przekazuj niezbdne dane za porednictwem poczty elektronicznej. IP/IW przekazuj dane do kontroli w terminie 5 dni od daty otrzymania informacji w tym zakresie wraz z informacj o zgodnoci danych z danymi zawartymi w KSI (SIMIK 07-13).

6)

W przypadku wymogu przekazania kopii dokumentw finansowo-ksigowych, co do ktrych zachodzi podejrzenie podwjnego finansowania, IP/IW przesya je w terminie 20 dni

roboczych za porednictwem poczty elektronicznej oraz poczt tradycyjn. 7) W sytuacji otrzymania informacji o wykryciu przez IZ podwjnego finansowania wydatkw waciwa IP/IW kwalifikuje powsta nieprawidowo na podstawie PION oraz podejmuje dziaania majce na celu odzyskanie kwot nienalenie wypaconych. 12.2 1) Podrozdzia 2 Kontrole krzyowe horyzontalne z projektami PROW 07-13 Celem kontroli krzyowej horyzontalnej z projektami PROW 07-13 jest wykrywanie i eliminowanie podwjnego finansowania wydatkw rozliczonych jednoczenie w ramach PO IG i PROW 07-13. 2) Kontrole krzyowe horyzontalne z projektami PROW 07-13 prowadzone s przez IP/IW podczas kontroli projektw na miejscu uwzgldnionych w rocznym planie kontroli na podstawie analizy ryzyka. Metodologia doboru prby projektw do kontroli uwzgldnia jako jeden z czynnikw ryzyka fakt realizacji przez beneficjenta PO IG innego projektu w ramach PROW 07-13. 3) Informacje niezbdne do przeprowadzenia analizy ryzyka uwzgldniajcej dodatkowy czynnik, przekazywane s przez IZ na etapie przygotowania przez IP/IW metodologii doboru prby do kontroli. Udostpniane przez IZ informacje zawieraj dane na temat beneficjentw realizujcych projekty w ramach PO IG oraz PROW 07-13. 4) Jeeli opracowana przez jednostk kontrolujc metodologia doboru prby przewiduje przypisanie zdefiniowanym czynnikom kilkustopniowej wagi ryzyka, to naley przyj, e dodatkowy czynnik ryzyka jakim jest fakt realizowania projektw w ramach PO IG oraz PROW powoduje przypisanie temu czynnikowi maksymalnej wagi ryzyka.

19

5)

Projekty bd podlega kontroli bez wzgldu na wynik przeprowadzonej analizy ryzyka w sytuacji, gdy dla kadej jednostki kontrolujcej liczba beneficjentw realizujcych projekty w obu programach bdzie mniejsza lub rwna 5 podmiotw.

6)

W przypadku zastosowania innej metodologii doboru prby, kontrol krzyow z projektami PROW 07-13 powinny zosta objci wszyscy beneficjenci realizujcy projekty jednoczenie w ramach PO IG i PROW 07-13.

7)

Kontrola krzyowa horyzontalna z projektami PROW 07-13 polega na sprawdzaniu w trakcie kontroli na miejscu wystpowania na oryginaach faktur (lub dokumentw o rwnowanej wartoci dowodowej) adnotacji instytucji wdraajcych PROW 07-13 o treci: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarw Wiejskich na lata 2007-2013. Adnotacja potwierdza fakt przedoenia faktur do refundacji w ramach PROW 07-13, w zwizku z czym instytucja kontrolujca w ramach czynnoci kontrolnych ustala czy wydatki zostay zrefundowane. Ustalenie to nastpuje na podstawie danych dotyczcych wydatkw rozliczonych przez kontrolowanego beneficjenta, przekazanych instytucji kontrolujcej przez IZ. W przypadku dziaa PROW 07-13 podlegajcych rejestracji w systemie informatycznym, IZ pozyskuje dane za porednictwem elektronicznego systemu gromadzenia danych OFSA PROW 07-13 a w przypadku dziaa nie rejestrowanych w systemie informatycznym wnioskujc do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa o sporzdzenie raportu pogbionego dla wskazanego beneficjenta.

8)

Fakt przeprowadzenia kontroli krzyowej horyzontalnej z projektami PROW 07-13 wraz z ustaleniami powinien by odnotowany w licie sprawdzajcej do kontroli na miejscu oraz w treci informacji pokontrolnej.

13

Rozdzia 13 - Zasady postpowania w razie podejrzenia zaistnienia nieprawidowoci

1)

Kada instytucja uczestniczca we wdraaniu PO IG w razie stwierdzenia lub podejrzenia powstania nieprawidowoci w rozumieniu rozporzdze Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Komisji (WE) nr 1828/2006, zobowizana jest do szczegowego opisania stanu faktycznego wraz ze wskazaniem przepisw, ktre zostay naruszone. Ponadto, instytucje zobowizane s do zgoszenia stwierdzonych nieprawidowociach zgodnie z Procedur informowania Komisji Europejskiej o nieprawidowociach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spjnoci w latach 2007-2013 (PION) oraz Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postpowania w razie wykrywania nieprawidowoci w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spjnoci w okresie programowania 20072013.

2)

Nieprawidowoci, ktre nie podlegaj raportowaniu do KE zgaszane s do IZ na podstawie kwartalnego zestawienia nieprawidowoci nie podlegajcych raportowaniu do KE zgodnie z instrukcj przekazan przez IZ.

20

3)

IP i IW zobowizane s do przekazywania na prob IZ dodatkowych informacji na temat zgoszonych nieprawidowoci, w tym uzupenie odnonie sporzdzonych raportw oraz zestawie kwartalnych.

4)

W przypadku, gdy zachodzi podejrzenie popenienia przestpstwa przez beneficjenta, IW, IP lub instytucja, ktra wykrya nieprawidowo powinna zbada, czy nie zachodzi konieczno poinformowania o tym fakcie organw cigania poprzez zoenie zawiadomienia o podejrzeniu popenienia przestpstwa. W takiej sytuacji, Instytucja nadrzdna nad instytucj

przeprowadzajc kontrol powinna zosta niezwocznie o tym poinformowana.

14
1)

Rozdzia 14 - Wzory zacznikw dokumentujcych proces kontroli.

Kada z instytucji powinna zaczy do Instrukcji wykonawczej do procesu kontroli propozycje wzorw dokumentw. Lista wzorw dokumentw powinna obejmowa co najmniej: a) wzr pisma informujcego o planowanej kontroli, b) wzr upowanienia do kontroli, c) wzr deklaracji poufnoci i bezstronnoci, d) wzr list sprawdzajcych, e) wzr pisma przekazujcego informacje pokontroln, f) wzr informacji pokontrolnej, g) wzr pisma w sprawie wykonania zalece pokontrolnych.

15

Rozdzia 15 - Zalecenia do sporzdzenia Instrukcji w zakresie kontroli dla Instytucji Poredniczcych i Instytucji Wdraajcych
15.1 Podrozdzia 1 - Zagadnienia oglne

1)

Instrukcja wykonawcza jest dokumentem sporzdzanym przez kad instytucj, ktra uczestniczy w systemie wdraania PO.

2)

Instrukcja wykonawcza powinna zawiera opis przebiegu kadego etapu procesu, w ktrym poszczeglne czynnoci wykonywane s przez jedn osob. Opis procesu powinien stanowi ciek postpowania (czynnoci) w ukadzie chronologicznym, a take przedstawia ciek obiegu dokumentw jakie powstaj w rezultacie tych czynnoci.

3)

Instrukcja wykonawcza powinna okrela sposb przeprowadzenia kontroli, w szczeglnoci: sposb wyboru projektw do kontroli (metodologia), tryb opracowania planu kontroli na dany rok, tryb przeprowadzenia kontroli, format i zakres informacji pokontrolnej, wzory list sprawdzajcych, tryb przekazywania raportw z kontroli do IP (w przypadku gdy kontrole prowadzia IW), tryb przekazywania raportw do IZ (w przypadku kontroli prowadzonych przez IP), przygotowanie zbiorczych informacji o przeprowadzonych kontrolach dla IZ.

21

4)

Stosowne zapisy w Instrukcji powinny wskazywa sposb osignicia celu kontroli systemowej, jakim jest dostarczenie informacji potwierdzajcych lub nie potwierdzajcych prawidowo funkcjonowania systemu w zakresie zada delegowanych lub wykonania projektu przez beneficjenta. W przypadku kontroli projektw na miejscu informacja powinna dotyczy ustalenia czy projekt jest realizowany prawidowo i terminowo, czy roboty, usugi lub dostawy, za ktrych wykonanie poniesiono wydatki zostay faktycznie wykonane oraz czy wydatki poniesione przez beneficjenta s wydatkami kwalifikowanymi.

5)

Opis procesu kontroli w instrukcji powinien zawiera informacj o osobach dokonujcych poszczeglnych czynnoci zgodnie z zakresem im przypisanym w opisie stanowiska pracy. Instrukcja powinna wskazywa rwnie czas trwania czynnoci lub termin do jakiego dany dokument ma zosta przekazany do danego podmiotu w celu realizacji nastpnego etapu procesu (instrukcja powinna okrela osoby wykonujce czynnoci sprawdzajce, i zatwierdzajce). 15.2 Podrozdzia 2 - Podzia funkcji

1)

Instrukcja wykonawcza powinna zawiera opis struktury organizacyjnej IP lub IW z wyodrbnieniem komrek zaangaowanych w proces kontroli wraz z opisem stanowisk pracy oraz opisem funkcji jakie peni.

2)

Instrukcja wykonawcza powinna pokazywa podzia funkcji midzy pracownikami wraz z podziaem na konkretnie wykonywane zadania w ramach procesu kontroli. 15.3 Podrozdzia 3 - Dokumentacja zwizana z procesem kontroli

1)

Instrukcja powinna okrela sposb i terminy powoania zespou kontrolujcego wraz z okreleniem zestawu wzorw dokumentw okrelonych w Rozdziale 14. Wzory tych dokumentw stanowi zaczniki do instrukcji.

2)

W instrukcji naley zawrze informacje dotyczce przekazywania do instytucji nadrzdnych zbiorczych informacji o przeprowadzonych kontrolach, a take o raportowanych

nieprawidowociach na podstawie PION oraz o nieprawidowociach nie podlegajcych raportowaniu do KE. 15.4 1) Podrozdzia 4 - Proces kontroli i czynnoci pokontrolne

Instrukcja wykonawcza kadej instytucji powinna okrela istotne elementy informacji pokontrolnej, jak te termin w jakim zesp kontrolujcy jest zobowizany do jej opracowania i przedoenia podmiotowi kontrolowanemu. Termin dokonania tej czynnoci moe wynika z umowy zawartej z beneficjentem.

2)

Instrukcja wykonawcza powinna okrela sposb przekazania informacji pokontrolnej do podmiotu kontrolowanego oraz termin, w ktrym informacja pokontrolna powinna zosta podpisana przez podmiot kontrolowany i zwrcona do Instytucji przeprowadzajcej kontrol.

22

3)

Instrukcja wykonawcza powinna definiowa termin na odpowied w sprawie zgoszonych zastrzee do informacji pokontrolnych. Termin ten powinien by nie krtszy ni 7 dni od dnia otrzymania zastrzee, wyjanie lub pisma informujcego o odmowie podpisania informacji pokontrolnej.

4)

IP i IW zobowizane s do wprowadzenia zapisu w Instrukcji, e nie podpisanie informacji pokontrolnej lub zgoszenie zastrzee nie wstrzymuje wykonania zalece pokontrolnych oraz postanowienia, e nie zgoszenie zastrzee do informacji pokontrolnej przez podmiot kontrolowany w oznaczonym terminie moe spowodowa brak ich rozpatrzenia przez kierownika instytucji kontrolujcej.

23