EMPRESAS CONSTRUCTORAS Anlisis Crtico del Flujo de Materiales en Empresas Constructoras

Arrea Temtica: Tema Concreto: Auditorio:

Problemas particulares de Control Interno Flujo de Materiales en empresas Constructoras Gerencia General y responsables de los departamentos involucrados en el procedimiento

Propsito:

Destacar la importancia del Anlisis de Flujo de Materiales dentro del sistema de Control Interno en Empresas Constructoras

Nombre: C.I.: Asignatura:

Maria Noelia Cadenas Cotelo 4.177.545-6 Contabilidades Especiales Ao 2007

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe tiene como objetivo concientizar a la Gerencia General y a los Gerentes de cada uno de los departamentos involucrados sobre el grado de relevancia que tiene dentro de la Empresa Constructora el anlisis del flujo de materiales. El control de materiales involucra un conjunto secuencial de tareas las cuales deben ser ejecutadas por distintos departamentos dedicados a la adquisicin, registro, resguardo fsico y utilizacin de los materiales con el objetivo de optimizar su uso y para conocer de manera exacta el lugar en que se encuentran los materiales, las cantidades que hay en existencia y cual es el punto de pedido en el cual se necesita efectuar la compra. Cuando no existe control de materiales surgen una serie de problemas como ser la aplicacin indebida de materiales en la produccin, la decisin errnea del seleccin del proveedor. Los principios que rigen para la contabilizacin de materiales como ser transacciones debidamente autorizadas, posibilidad de determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia as como tambin en produccin, y otros, deben aplicarse para tratar de impedir el derroche y perdida en el consumo de materia prima y materiales, tratar de evitar robos, establecer las responsabilidades debidas, promover la realizacin de compras adecuadas y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada Las bases del sistema de Control Interno en este tipo de empresas son; llevar a cabo un control contable de inventarios; autorizacin de compra, produccin y venta de inventarios; e inventarios fsicos peridicos. Es necesario contar con una adecuada administracin de materiales teniendo en cuenta el control de calidad y el control de los inventarios, para minimizar el riesgo de robo o extravi, evitar los retrasos en el programa de avance, obtener un control mas eficiente relacionados con las autorizaciones de compra y la aplicacin de materiales en la produccin. El flujo de materiales en Empresas Constructoras constituye un ciclo que tiene su origen en el departamento de produccin o ingeniera, pasando luego por los departamentos de compras, finanzas, almacn y finalmente produccin. En este flujo constante de materiales todos los departamentos involucrados deben contribuir con su mejor esfuerzo con el fin de mejorar la posicin competitiva de la empresa.

DESARROLLO DEL TEMA "El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar ms". Es necesario llevar adelante una adecuada administracin de materiales y por lo tanto tener en cuenta los siguientes tipo de controles: Control de calidad. El control de calidad sigue siendo una funcin difcil de ubicar en muchas organizaciones. La responsabilidad de inspeccionar las materias primas que ingresan y las operaciones del proveedor lo colocan directamente dentro de la administracin de materiales. Control de inventarios. La funcin del control del inventario tiene la responsabilidad de conservar los registros de partes y materiales utilizados en la produccin. Ventajas de la administracin de materiales Se minimiza el riesgo de robo o extravo, pues el departamento de recepcin se encarga de verificar los embarques de materiales que se reciben desde el momento en que llegan hasta su almacenamiento. Evita los retrasos en el programa de avances al procurar mediante la coordinacin de los departamentos de compras y almacn el abastecimiento de materiales necesario para llevar a cabo la produccin en el tiempo programado. La obtencin de un control ms eficiente en cuanto a las autorizaciones de compras y aplicacin de materiales en la produccin. Con el flujo correcto de la informacin sobre las compras realizadas, se evitan trastornos administrativos entre los departamentos involucrados con la actividad de compra, recepcin, almacenamiento, pago y utilizacin de materiales en la produccin. Problemas que se Presentan Cuando no Existe Control de Materiales: Uno de los problemas ms comunes es la aplicacin indebida de los materiales en la produccin. Esto se produce cuando se enva una pedido de materiales al almacn por una cantidad mayor a la necesaria. Otro de los problemas que se presentan es la decisin errnea de seleccin del proveedor; es decir, cuando la persona encargada de realizar las compras decide comprar a un proveedor basndose en fundamentos equivocados que no benefician en nada a la empresa. En este problema se da el caso de que el encargado de realizar las compras y el proveedor de los materiales tienen beneficios personales mediante la transaccin. Compras de materiales. El establecimiento estndar de los objetivos generales de la funcin de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envo en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como despus de la venta) y al precio conveniente.

Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y econmicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operacin para asegurarse de que el costo es efectivo. Para realizar una compra se debe tener una gua; las polticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales. Por lo regular, las empresas dedicadas a la construccin no producen sus materiales, sino que los compran. A su vez es necesario detectar cundo se necesitan los materiales y activar la compra. Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mnima, La cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacn se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente, estn almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado perodo. Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para aquellos que se compran en pocas ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega. Despus de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material mediante la emisin de una orden de compra. La orden de compra debe contener lo siguiente: Fecha en que se coloc el pedido. Nombre del proveedor. Cantidad del material. Precio unitario. Valor total (sin impuesto). Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una decisin acertada de compra a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios econmicos: como el ahorro por un descuento por pago anticipado al proveedor; beneficio de tiempo: cuando un material es solicitado con carcter de urgente se puede optar por el proveedor que ofrezca el menor tiempo de entrega (aunque este sea ms elevado), dado que la falta del material ocasionara un retraso en el programa de avance, y provocara adems cierto desprestigio. Por tanto, es muy importante una decisin de compra bien planeada y tomada con base en criterios slidos; pues es en la funcin de compras donde recae la "responsabilidad de gastar la mayora de los ingresos de la empresa". Posterior a la colocacin del pedido de materiales, el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que ste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras enva son generalmente copia de la orden de compra y original o copia de la factura.

Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fcil localizacin y contener la siguiente informacin: Fecha de la factura. Cantidad. Precio unitario. Valor total (multiplicacin del precio unitario por cantidad). Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay) Porcentaje de impuesto y valor del mismo. Descripcin de cargos adicionales y su valor (si los hay) Valor de la factura en nmero y letra. Principios que Rigen la Contabilizacin de los Materiales: Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en rdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable. Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia. Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricacin debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisin apropiada. Debe poderse determinar fcilmente la clase y cantidad de material usado en la produccin. Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general. Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusin entre ambas. La aceptacin y aplicacin de estos principios, trata de impedir el derroche y prdida en el consumo de las materias primas y materiales, trata de evitar robos, establecer las debidas responsabilidades, promueve la realizacin de compras adecuadas, establecer normas para el consumo, previniendo la existencia de ms o menos con mximos y mnimos que se establecen, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada El control interno dentro del Anlisis del Flujo de los Materiales en una Empresa Constructora es el sistema de proteccin a los activos de la empresa mediante la coordinacin de los departamentos involucrados en la adquisicin, registro, resguardo fsico y utilizacin de los materiales, con el fin de proporcionar salvaguarda a los activos, robos, daos o cualquier situacin que pudiera perjudicar la optimizacin de los materiales. Principios de Control Interno 1. Separacin de funciones de adquisicin, custodia y registro contable. 2. Ninguna persona que interviene en inventarios deber tener acceso a los registros contables que controlen su actividad. 3. El trabajo de empleados de almacn de inventarios ser de complemento y no revisin 4. La base de valuacin de inventarios ser constante y consistente

Objetivos del Control Interno 1. Prevenir fraudes de inventarios 2. Descubrir robos y substracciones de inventarios 3. Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de inventarios 4. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador 5. Proteger y salvaguardar los inventarios 6. Promover la eficiencia del personal de almacn de inventario 7. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios Bases del Control Interno 1. Control contable de inventarios Control contable de inventarios, mediante el establecimiento del sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas, almacn, costo de ventas y ventas. En el departamento de almacn, se llevar control en unidades tanto de entradas como de salidas y existencias para clase de artculo. La fuente de informacin para el registro tanto en contabilidad, como en el departamento de almacn, deber ser distinto, de tal forma que las facturas de compra, pedido de compras y notas de entrada al almacn, (que estarn numeradas progresivamente), servirn a la contabilidad para los cargos a la cuenta de almacn; las notas de remisin del proveedor servirn para anotar las entradas en unidades del departamento de almacn. Para los crditos o abonos en contabilidad, se tomarn las copias de facturas de venta y copias de las notas de salida de almacn; para anotar las salidas de unidades en el departamento de almacn, se tomarn las notas firmadas de salidas de almacn, as como las notas de entrega o embarque, todas ellas numeradas progresivamente. 2. Autorizacin de compra, produccin y venta de inventarios El control de entradas, ser controlado por las compras y produccin; el control de salidas, ser el control de las ventas; luego entonces, para el control de compras se requiere: Pedido de compra al proveedor Orden de compra Orden de produccin Recepcin de unidades por el almacenista. Nota de entrada al almacn Nota de remisin del proveedor. Factura del proveedor. Registro de compras. Para el control de ventas se requiere: Pedido del cliente Orden de entrega Orden de embarque. Nota de remisin de venta. Factura de venta. Registro de ventas. Todas las operaciones de compra, produccin y venta debern sujetarse a rutinas que asegure la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las operaciones estarn autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados designados para ello.

3. Inventarios fsicos peridicos Inventarios fsicos peridicos, para descubrir errores, irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparacin del inventario fsico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor "Almacn". La forma del inventario fsico se sujetar a instrucciones por escrito segn "instructivo", observando indicaciones, tales como: El recuento sea ordenado. El recuento se har peridicamente. De preferencia cuando el movimiento de almacn sea menor. El recuento se har con personal que conozcan las mercancas. Se calificar el estado de conservacin y antigedad. El recuento fsico del inventario, deber compararse con el mximo o mnimo que indican las tarjetas del auxiliar de almacn, para poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa. El flujo de los materiales dentro de una empresa del giro de la construccin constituye un ciclo, que tiene el origen en el departamento de produccin o ingeniera, pasando por los departamentos de compras, finanzas, almacn y finalmente produccin. Este ciclo es un flujo constante de materiales en el que los departamentos involucrados deben contribuir con su mejor esfuerzo, es una interrelacin departamental, que bien aplicada, contribuye a mejorar la posicin competitiva de la empresa. El flujo de los materiales tiene su origen en el departamento de produccin al solicitar materiales al almacn. Este departamento debe proporcionar al departamento de produccin los materiales solicitados, siempre que se presente una solicitud de materiales debidamente autorizada por el responsable, que puede ser el administrador de materiales, o superintendente. Es obligacin tambin del departamento de almacn registrar las entradas de materiales por los materiales que se compren y las salidas por surtir las solicitudes de materiales recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de la requisicin de materiales. Si el departamento de almacn no tiene el material que solicit produccin, enva una solicitud del material al departamento de compras, detallando todas las especificaciones del material requerido. El departamento de compras es responsable de la adquisicin de materiales al precio neto ms bajo y segn las especificaciones estipuladas por el departamento de pedidos. El departamento de compras tambin es responsable por la planeacin de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de produccin debido a escasez de materiales. Cuando se produce un retraso en el programa de avance, la mayora de las veces la responsabilidad recae en el departamento de compras, pues una de sus responsabilidades es proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, para esto debe elegir de entre los proveedores, aqul que satisfaga los requerimientos de tiempo, calidad y precio, segn las circunstancias.

La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se enva el vendedor, es una autorizacin por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los trminos estipulados y en la fecha y lugar convenidos. Es conveniente contactar a varios proveedores del material para conocer los datos del proveedor como son los tiempos de entrega, precios, condiciones, calidad y especificaciones del material entre otros datos, que le servirn para preparar un anlisis comparativo. Esto le servir al comprador para analizar las cualidades de los proveedores contactados y poder tener ms abierto el campo de decisin para elegir una de las alternativas con base en un fundamento objetivo. Para operar con eficiencia, el departamento de compras debe contar con informes completos de las fuentes de abastecimiento, registro de cotizaciones recibidas, tarifas de fletes y precios del mercado de los materiales necesarios en el negocio. En las empresas de menor tamao, sin embargo, podr no existir una organizacin independiente de compras, en cuyo caso las funciones de la gente de compras estarn combinadas con otras obligaciones en la persona de algn miembro, o de varios, en la organizacin. Preparada la orden de compra, revisada y con todas las firmas pertinentes se enva al proveedor elegido, as tambin se envan copias de la orden de compra colocada a los siguientes departamentos: Almacn, para notificar que se realiz el pedido. Recepcin e inspeccin, para notificar la fecha de llegada del pedido. Finanzas, para la programacin del pago. Archivo consecutivo. Cuando llega el material, el responsable de recibirlo es el departamento de recepcin e inspeccin. Este recibe el pedido, lo inspecciona y prepara el formato de gua de recepcin. De este documento tambin se preparan varias copias, para repartir a los siguientes departamentos: Contabilidad, para corroborar las cantidades recibidas y las detalladas en la factura. Almacn, para registro y resguardo fsico de los materiales. Compras, para informar el estado y cantidad de los materiales. Archivo consecutivo. Posterior a la recepcin de los materiales se procede al almacenamiento de estos. Almacenados y registrados los materiales, los mismos son entregados al departamento de produccin que requiere de su abastecimiento. Las anteriores son las fases y controles necesarios que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro de una empresa constructora. En algunas compaas el ciclo puede ser ms grande debido a que se incorpora un departamento ms, que podra ser el de planeacin de materiales; pero esto depende del tamao de la organizacin.

ANEXOS Flujogramas de Movilizacin de los Materiales entre los Departamentos. Los flujogramas de movilizacin de materiales dentro de la empresa son representaciones grficas del ciclo del flujo de los materiales, en los que se detallan las etapas con su respectivo documento que sirve de soporte del movimiento del material entre los departamentos. Estos pueden presentarse por medio de cuadros unidos mediante lneas, o un simple listado en que se incluyen los departamentos y los documentos que estos emiten a los dems departamentos involucrados.

Los flujogramas de materiales son de gran utilidad en los departamentos involucrados con el manejo de los materiales, pues muestran de manera objetiva del correcto flujo de la informacin que debe existir para un eficiente desempeo de las funciones de cada uno de los departamentos.

Es pertinente hacer la aclaracin de que el flujograma es adaptable a las empresas que manejen materiales (dependiendo del tamao) y est en funcin de su ciclo dentro de la organizacin, por tanto, si en el ciclo interviene algn otro departamento, debe reflejarse en el esquema

Factura de Compra de Materiales

Proveedora Materialista San Jos 1327 Zona Centro, Montevideo Tel y Fax 2849567 RUT Factura Sr (es) Domicilio: Cantidad Articulo P.unitario Fecha

Total

Importe Iva Total

Solicitud de Materiales

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, SA PEDIDO DE MATERIALES Nro. Entregar a: Aprobado por: Articulo Cantidad Numero Fecha: Cargar a: Descripcin Cant emitida Cto unitario Costo total

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Fecha rec.:

Material y fuentes consultadas:

Monografas Empresas Constructoras 4ta Edicin Anzola Rojas Servulo. Administracin de Pequea Empresas. Editorial Mc Graw Hill Fred Weston. Finanzas en Administracin. Editorial Mc Graw Hill Surez Salazar Carlos. Administracin de Empresas Constructoras. Edicin Limusa. Instituto Nacional de Estadstica