APRESENTAES EM POWERPOINT 6 DICAS PARA PASSAR SUA MENSAGEM COM EFETIVIDADE Apresentaes so um mal necessrio, mas j que no podemos

s escapar delas, ao menos devemos nos esforar para realiz-las com efetividade. Todo mundo j assistiu a apresentaes que deram errado: encontre um apresentador despreparado, um auditrio mal planejado, slides superlotados de mensagens e uma platia desinteressada, coloque todos estes ingredientes juntos s 13h30min de um dia de sol, e est pronta a receita do desastre. Mas com as dicas abaixo, voc aumenta suas chances de fazer uma apresentao memorvel, transmitindo suas idias na ntegra e no apenas informando, mas tambm convencendo o pblico. Para uma apresentao bem-sucedida, lembre-se sempre:

Releia os slides - Passe, repasse e repita. Examine os ttulos, os alinhamentos, as ilustraes. No h nada torto ou deslocado? Algum texto ilegvel? Talvez sobreposto? A ordem est correta? Todo slide tem um ttulo enfatizando a sua idia central? Aps corrigir releia mais uma vez! Ensaie - Pratique sua apresentao, sozinho a princpio, e depois para um pequeno grupo, se voc puder. Pea para algum se posicionar bem longe e avaliar se consegue ler seus slides. Use um relgio e cronometre quanto tempo voc passa em cada slide - e tente deslocar o ponto de equilbrio, de modo a reservar mais tempo para os slides mais importantes no contexto da sua apresentao. Quando terminar de ensair, ensaie de novo! Use bem seu apontador - Se for um bom apontador laser, no o use como uma ncora fixando voc ao cho: voc precisa usar bem o seu espao, movimente-se e gesticule. Quando for apontar, realmente aponte, e no fique circulando ao redor de uma grande rea do slide - s voc acha que o crculo pequeno e que o ponto que voc deseja enfatizar bvio. Se puder, invista em um bom apontador. Cuidado com o notebook - Teste tudo antes, inclusive a conexo com o projetor e com o sistema de som, se for o caso. Desative o screensaver e qualquer programa que possa interromper sua apresentao ou sobrepor alguma informao a ela. E no fale olhando para a tela do notebook - se voc precisa olhar para sua apresentao, olhe para ela na tela onde est sendo projetada. Lembre-se que o pblico tende a tentar olhar para onde voc estiver olhando. E lembre-se de nunca depender do Powerpoint! (nem do OpenOffice, nem do computador em si)

Apresente-se na abertura - Mesmo que o mestre de cerimnias j tenha dito quem voc , apresente-se mais uma vez, de forma simptica e cuidando especialmente da sua pronncia ao dizer seu nome. Pratique antes, se para voc no for natural dizer algo como Boa tarde, meu nome Augusto e vamos passar 30 minutos interessantes examinando as razes pelas quais os projetos tm sucesso - sintam-se vontade para interromper sempre que quiserem perguntar algo. Ateno aos slides iniciais - nos slides iniciais que voc conquista ou joga fora a ateno da platia - comear um texto ou apresentao uma arte em si. Capriche especialmente no visual deles, e se esforce para memoriz-los (bem como os demais fatos relacionados ao tema deles) de forma destacada. Vale a pena.

CRIANDO APRESENTAES EFETIVAS E MANTENDO A PLATEIA ACORDADA As apresentaes de slides (principalmente as feitas em PowerPoint, O Impress e outros programas especializados) so um dos males do mundo moderno, no que diz respeito comunicao ou ao ensino dificilmente conseguimos escapar delas, e mais freqente elas se transformarem em obstculo aprendizagem e compreenso do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia. H muitas razes para isso, mas algumas das mais comuns esto ligadas perda do foco de quem as prepara: ao invs de construir as transparncias como um complemento sua comunicao verbal com a platia, acaba procurando transform-las em uma boa apostila com contedo que possa ser consultado posteriormente, em forma impressa, pela audincia, ou ainda em um bom apoio sua prpria capacidade de memorizar tudo o que ter que dizer. So razes nobres, sem dvida mas nem sempre so compatveis com uma boa apresentao. Se voc quer criar um excelente material audiovisual, preparar uma boa apostila com resumo para a consulta posterior e um ndice adequado para no esquecer nenhum ponto durante a apresentao, far muito melhor se criar 3 documentos, e no tentar condens-los em um s. A platia, acordada e atenta, agradece!

nunca mais passe por isso! Existem muitos textos na web propondo formas de criar apresentaes efetivas, e o que eu vou escrever a seguir um apanhado geral de vrios deles, referenciados ao final. Nada disso cientfico: so opinies e propostas. Sinta-se vontade para adapt-las ou complement-las. E, se possvel, compartilhe as suas dicas tambm, ajudando a livrar o mundo da maldio das apresentaes insuportveis!

A regra dos 10/20/30: esta regra foi proposta inicialmente pelo investidor Guy Kawazaki, e uma jia em sua simplicidade. Segundo ele, nenhuma apresentao efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30. Se voc no tiver tempo de ler nenhuma das outras dicas, procure seguir esta regra, e j estar com meio caminho andado. Outras dicas:

Os slides no so a apresentao. Nunca esquea que a ateno deve estar em voc, e no nos slides. Voc no deseja competir com eles pela ateno do seu pblico. Siga uma seqncia lgica. Se possvel, comece rabiscando num papel quais os pontos que voc precisa abordar. Seja legvel. Se voc vai escrever algo no slide, todo mundo precisa conseguir ler. Mas escreva o mnimo possvel. Use fontes sem serifa (Arial, Verdana, Helvetica) nos ttulos, e serifadas (Garamond, Goudy, Palatino) no contedo. Slide no relatrio. Se voc precisar comunicar um longo contedo textual, imprima-o e entregue platia se possvel, antes do incio da apresentao. Nos slides, sempre que possvel, substitua as palavras por um grfico ou imagem, para complementar o que voc vai dizer. Menos mais, especialmente quando estamos tratando de efeitos visuais e sonoros. Faa todos os itens do slide aparecerem ao mesmo tempo ningum na platia espera ser surpreendido 90 vezes durante a sua apresentao. Distribua um folheto antes! - a no ser que sua inteno seja fazer surpresas, distribuir um folheto com todos os slides ANTES da apresentao ajudar a manter as pessoas prestando ateno em voc, e no no slide. Se voc tem dvidas se o pblico prestar ateno na apresentao se j tiver imagens de todos os slides em mos antes da apresentao, h algo errado com a apresentao, ou com o pblico. Conhea as estatsticas estudos recentes mostraram que apresentaes de slides apenas com ttulos, grficos e imagens levam a uma reteno de contedo 28% maior que a dos slides tradicionais com listas de itens, e uma capacidade 78% maior de aplicar a informao recebida.

Tenho algumas dicas legais para apresentaes. Voc at falou sobre a premissa de fazer mais com menos. Premissa Zen (diga-se de passagem). Usar o implcito a melhor forma de comunicao galera para qu dizer? Deixe a platia conclur!! Isso timo!! Garante interao, trs o pblico para perto de voc, cria oportunidades para descontrair a apresentao. Agora, acho que entregar para as pessoas os seus slides antes de exib-los no uma estratgia interessante!! Voc deve sim!! Colocar um contador (algo como 13/17, ou seja, slide 13 de 17 no total) para que as pessoas saibam se est acabando, ou se ainda falta muito Mas entregar todo o contedo antes de apresent-lo suicdio muito sem graa!! Uma outra dica importante est relacionada postura e seu posicionamento nada de ficar metendo o cabeo na frente do projetor, fazendo corta luz, ou apontando slides com lasers ou sombras Outra dica legal parar de entrelaar os dedos das mos junto do peito!! Quase todo mundo faz isso!! um tipo de postura muito deselegante parece que vc est se fechando dentro do seus prprios pensamentos Deixe as mos abertas, planas, com os dedos retos, firmes e prximos 3

Colocar uma mo no bolso no to trgico quanto isso!! E ficar com as mos balanando no alto e as sombracelhas altas enquanto fala de forma entonada tambm cansa a platia!! Insere muito drama na fala e se no acabar rpido pode fadigar o mais entusiasmado dos ouvintes!! Tem palestrante que vai do inicio ao fim nesse drama como se estivesse se afogando l na frente!! Hehehehe Por fim, vou presente-los com um link interessantssimo que compara o estilo Jobs e Gates de apresentao (vale a pena conferir):http://www.presentationzen.com/presentationzen/2005/11/the_zen_estheti.html 15 DICAS DE COMO NO FAZER UMA EXCELENTE APRESENTAO No importa se voc usa Powerpoint, OpenOffice Impress, Magic Point, slides ou mesmo transparncias: os recursos visuais so uma grande ajuda para fixar a sua apresentao na mente da platia. Mas, se no forem bem utilizados, tendem a se transformar automaticamente em um obstculo entre voc e o pblico. E o que pior: voc pode nem notar.

Um slide horrvel - e h piores! Tenho assistido a uma grande quantidade de apresentaes nos ltimos anos, e preparei tambm o meu prprio quinho. E abaixo est o meu checklist de o que NO fazer ao preparar e exibir uma apresentao, incluindo vrios erros que eu mesmo j cometi e ocasionalmente ainda cometo. Sinta-se vontade para usar e divulgar - o pblico das milhares de palestras apresentadas todos os dias no Brasil agradece! Assim, se voc quiser que o seu pblico durma, ou que ele troque sua apresentao por um intervalo para tomar cafezinho, ler uma revista, desenhar na margem da apostila ou simplesmente conversar com o vizinho, basta seguir os passos a seguir. Mas se voc quiser cativar seu pblico e transmitir sua mensagem, faa o contrrio de todos os itens abaixo! 1. Leia os slides. No os use para o que realmente servem, mas sim como uma gigantesca cola, da qual voc l literalmente, sem nem ao menos acrescentar comentrios. Se quiser piorar,

use um tom de voz montono e ocasionalmente repita algumas frases, erguendo a sobrancelha esquerda para denotar importncia daquele ponto. 2. Superpopule seus slides com blocos enormes de texto, com a menor fonte que conseguir Times 11 um bom comeo. Para dispersar a ateno da sua audincia, limitar-se a pontos e palavras-chave tudo que voc no quer. E o esforo adicional para ler tudo enquanto voc fala vai ajudar a inspirar no pblico o desejo de ir ver se o coffee break j est disponvel. 3. Use todos os recursos sonoros e de animao que voc aprendeu na semana passada. Faa com que cada ttulo e frase surja de uma direo diferente, preferencialmente letra por letra. Aguarde a mensagem se completar na tela, olhando para ela (e jamais para o pblico) antes de prosseguir sua explicao. 4. No que diz respeito ao estilo visual, seja 8 ou 80: ou use o rido estilo default, com letras pretas sobre fundo branco, ou procure o estilo mais chamativo que encontrar, formando um ilegvel carnaval mexicano na tela. 5. Coloque ilustraes engraadinhas e no relacionadas ao tema da apresentao, mal cortadas ou mal redimensionadas, sem casar com as cores e formato do slide. Ou use aqueles cliparts do Office 97 6. Use recursos multimdia. Tente sincronizar com uma msica de fundo. Ao perceber que no deu certo, interrompa e recomece a apresentao e o udio. Faa uma pausa de 5 minutos at que o tcnico ajuste tudo de novo. Se possvel, faa com que o udio seja ouvido apenas por quem est sentado nas 3 primeiras filas, e faa referncias constantes a ele em suas explicaes. 7. No prepare nem ensaie a seqncia certa de slides. Fique pulando alguns e depois retornando a outros, constantemente. De forma alguma permita que o pblico tenha uma idia de continuidade, ou de quantos slides faltam para a concluso. No informe a durao da apresentao no primeiro slide, e deixe claro que os slides foram copiados e colados de outras apresentaes com mais de 5 anos de idade. 8. Cometa erros de ortografia, gramtica e conceituao. Preferencialmente nos ttulos. Erre seu e-mail e telefone de contato. 9. Copie o seu arquivo de apresentao para um disquete (ou outra mdia ainda menos confivel) sem levar junto outros arquivos de multimdia, relatrios ou mesmo fontes referenciadas pela apresentao. No faa nenhum ensaio no ambiente real da apresentao, e perceba a ausncia dos arquivos apenas no momento da verdade. Interrompa a apresentao por alguns minutos para tentar descobrir por que o vdeo que deveria estar ali no est, ou por que os ttulos esto todos em fonte Dingbats. Coloque a culpa no tcnico do auditrio, e perca a seqncia do que voc queria dizer. 10. Jamais leve uma segunda cpia da sua apresentao. Use a mdia mais vagabunda que encontrar: um disquete velho, um CD-RW que veio de brinde com o seu gravador em 2002, um pen drive que ficou na chuva Se levar seu prprio notebook para o auditrio, deixe para conect-lo apenas no momento do incio da sua apresentao, e s a descubra que a sada de vdeo dele no do mesmo padro que o projetor. Paralise tudo por 15 minutos. Siga as dicas acima e ningum ir prestar ateno na sua apresentao. Eu prometo que sairei do auditrio nos primeiros 5 minutos. 11 - Leve a sua apresentao em apenas um formato. Nem pense em lev-lo no formato PDF ou em um formato HTML legvel por qualquer browser. Esses formatos so ruins pois suas animaes e efeitos multimdia certamente no funcionaro. 12 - Comece sua apresentao com um Slide Agenda contendo tudo o que voc vai falar 5

durante sua apresentao. bom repetir o que voc vai falar mais de uma vez para fixar a idia. 13 - Escolha um ttulo convencional para sua apresentao. As pessoas no gostam de coisas muito chocantes. 14 - Faa sua apresentao olhando para o cho para que ningum na platia se sinta intimidado. Se no quiser olhar para o cho escolha algum aleatriamente na platia e olhe s pra ele. Isso garante que pelo menos uma pessoa no vai embora de sua palestra no meio. 15 - Estoure ou adiante o tempo da apresentao. Certamente a palestra que vem depois uma porcaria e o palestrante no merece o seu respeito. Adiantando a apresentao tambm importante porque muitas pessoas esto loucas de vontade de ir para o coffee break.

COMO COMEAR UM TEXTO OU APRESENTAO COM MAIS EFETIVIDADE Como Agatha Christie comearia um post em seu blog? Procure bons romances policiais na biblioteca mais prxima, aqueles best-sellers que prendem a ateno dos leitores do incio ao fim. Veja como eles comeam: na maioria, a primeira pgina j tem um crime, um mistrio ou algum tipo de ao que desperta o interesse e a curiosidade do leitor. S l pela terceira pgina o autor comea a descrever os personagens e o contexto. Agora imagine se o livro fosse uma apresentao em Powerpoint: voc acha que Agatha Christie comearia com um slide dizendo a razo da importncia do livro, outro apresentando por que ela deve ser considerada uma autoridade nos assuntos mencionados, e em seguida um slide apresentando cada personagem, outro para os contextos e cenrios, e s ento falaria sobre o assassinato? No, claro que ela tambm comearia pela ao. Obter e manter a ateno dos leitores ou da platia no fcil, mas fica ainda mais difcil quando voc cria armadilhas para si prprio, comeando seu texto pela conceituao, contextualizao, pr-requisitos ou qualquer outro tema que no seja o ncleo daquilo que seu pblico estava procurando quando resolveu dar a voc uma chance de cativ-los. Ento por que os autores de apresentaes de slides e de manuais continuam a iniciar seu material por uma longa contextualizao, conceituao, histrico e justificativa, desperdiando o interesse do pblico antes de chegar ao que realmente importa? Simples: porque tradicional, didaticamente correto, o feijo com arroz da escrita tcnica. Na sua prxima apresentao, faa o possvel para chegar ao que interessa j no primeiro slide, e apresente os conceitos e a reviso bibliogrfica conforme eles forem sendo exigidos. Se for escrever documentao tcnica, deixe o histrico e as justificativas para o apndice. Compare os resultados, tanto no que diz respeito ateno do pblico durante a apresentao, quanto no que se refere reteno das informaes. Voc provavelmente ter uma surpresa: o leitor fisgado na primeira pgina, ou no primeiro slide, estar conquistado at o fim. Eu escrevo todos os dias, e muitas vezes sigo o exemplo dos grandes autores de best-sellers policiais: ao terminar uma coluna curta, freqente eu decidir cortar os 2 primeiros pargrafos inteiros, sem remorso. Em artigos maiores, s vezes a primeira pgina desaparece integralmente, sem prejuzo nenhum ao contedo. Se voc estiver planejando um artigo, pense na possibilidade de inici-lo com uma pergunta intrigante, um desafio ou a promessa de um mistrio. Algo que faa o pblico pensar: mas como ele vai conseguir mostrar que tal coisa possvel? Aps ganhar a curiosidade, voc ter tempo 6

para apresentar o contexto. Mas no termine sua apresentao sem responder a pergunta ou apresentar a resposta do mistrio, ou voc nunca ter uma segunda chance com esta platia. A regra bsica do Kawasaki a regra do 10/20/30, ou seja, 10 slides, 20 minutos de apresentao e fontes tamanho 30. A idia justamente ir direto ao ponto logo no primeiro slide, sem introdues e enrolaes. Uma apresentao do autor em vdeo explicando essa idia, em ingls, pode ser vista neste vdeo no Google Video. Acredito que 2 coisas faam a diferena na hora de realizar uma boa palestra o apresentao. Primeiro, muito mais fcil falar sobre algo que gostamos e dominamos, por isso importante ler bastante sobre o assunto do qual vai se falar e entend-lo eliminando assim qualquer dvida. Segundo, tornar o assunto mais agradvel ao ouvido nem sempre utilizar vocabulrio rebuscado. As vezes melhor utilizar a linguagem coloquial que deixa a apresentao mais clara e objetiva. Coloquei um link para seu blog no meu http://www.outrojeito.com.br . O OutroJeito tem foco em dicas e recursos para apresentaes; o pblico alvo representado por professores/estudantes, executivos, e qualquer um que precise comunicar algo a algum. [] Ateno aos slides iniciais - nos slides iniciais que voc conquista ou joga fora a ateno da platia - comear um texto ou apresentao uma arte em si. Capriche especialmente no visual deles, e se esforce para memoriz-los (bem como os demais fatos relacionados ao tema deles) de forma destacada. Vale a pena. [] FALAR BEM EM PBLICO: COMO TRANSMITIR A IDEIA CERTA SOBRE VOC EM APRESENTAES E REUNIES. Ser inteligente no basta: veja como transmitir a impresso de inteligncia e confiana ao fazer apresentaes ou falar em reunies. Profissionais especializados em ensinar as pessoas a usar com efetividade a sua capacidade de comunicar no so novidade. No Brasil temos um exemplo bastante conhecido para quem do ramo: Glorinha Beuttenmller, a fonoaudiloga que praticamente moldou o padro de expresso do telejornalismo brasileiro. E eventualmente estes profissionais compartilham seus segredos com o pblico em geral. o caso de Patricia Fripp, uma profissional (certificada) dos discursos, que compartilhou em um breve artigo uma seqncia de dicas para quem quer moldar sua forma de expresso para ajudar a passar uma impresso a seu pblico ou interlocutores. Lembre-se de que passar a impresso certa no basta: para ser efetiva, a impresso transmitida precisa corresponder realidade. Mas todos ns j vimos apresentadores e palestrantes que dominam seu assunto mas no conseguem transmitir uma boa imagem sobre si prprios, o que acaba impedindo que eles comuniquem adequadamente a sua mensagem. Para evitar passar por esta mesma situao, veja algumas das dicas do artigo:

Para soar inteligente: diminua um pouco o ritmo da sua fala, para permitir-se selecionar as melhores opes de vocabulrio ao mesmo tempo em que passa a imagem de reflexo. Para demonstrar polidez: nunca responda perguntas com apenas sim ou no. Forme frases completas: Sim, eu o conheci em uma visita anterior, No, os dinossauros no coexistiram com o homo sapiens. Para soar mais articulado: faa um esforo para pronunciar todos os fonemas de cada palavra, com atenao especial ao final de todas elas.

Veja as dicas completas e links para vrios outros artigos sobre o tema em Plan B: Sound intelligent, powerful, polished, articulate, and confident. O artigo do Lifehacker sobre este mesmo tema acrescenta uma srie de sugestes dos leitores, incluindo:

Evitar usar mal palavras como coisa e tipo Falar hum, , bem ou n? onde deveria haver apenas pausas Evite grias e palavras da moda Entenda as demandas de sua audincia, e satisfaa-as. Domine o assunto sobre o qual ir falar ( bvio, mas quanta gente desobedece essa?)

As duas ltimas provavelmente so as mais importantes de todas. Sozinhos, nenhuma tcnica ou modelo so capazes de garantir um bom discurso, apresentao ou participao em reunio, mas todo mundo pode aperfeioar seus mtodos, e aprender com as experincias dos profissionais do ramo.