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TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO Secretaria-Geral de Controle Externo Coordenadoria de Fiscalizao e Controle

TCNICA DE AUDITORIA INDICADORES DE DESEMPENHO


E

MAPA DE PRODUTOS

2000

Tcnica de Auditoria / Indicadores de Desempenho e Mapa de Produtos

Tribunal de Contas da Unio Internet: http://www.tcu.gov.br SAFS Lt. 01 CEP: 70.042-900 - Braslia (DF) Secretria-Geral de Controle Externo: Rosngela Paniago Fleury Coordenador de Fiscalizao e Controle: Jos Moacir Cardoso da Costa Diretor da 2 Diviso Tcnica: Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle Externo: Carlos Alexandre Amorim Rocha Carmen Pereira Rgo Meireles Glria Maria Merola da Costa Bastos Colaboradores Projeto de Cooperao TCU/Reino Unido: Jos Carlos Lobo Menezes Luiz Akutsu Luiz Geraldo Santos Wolmer 657.63 Brasil. Tribunal de Contas da Unio.

B823t Tcnicas de Auditoria: Indicadores de Desempenho e Mapa de Produtos - Braslia : TCU, Coordenadoria de Fiscalizao e Controle, 2000. 32 p. 1. TCU - Tcnicas de Auditoria: Indicadores de Desempenho e Mapa de Produtos (2000) I. Ttulo.
Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.
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APRESENTAO Este documento tcnico produto das atividades desenvolvidas no mbito do Projeto de Cooperao Tcnica TCU/ Reino Unido. Na sua elaborao, a Coordenadoria de Fiscalizao e Controle contou com a colaborao dos analistas participantes do Projeto e com o apoio tcnico da KPMG, empresa contratada pelo Governo Britnico para prestar consultoria ao TCU na rea de auditoria de desempenho. A tcnica apresentada neste documento, indicadores de desempenho e mapa de produto, foi testada com sucesso durante a realizao das seis auditorias-piloto realizadas em 1998 e complementa informaes contidas no Manual de Auditoria de Desempenho do TCU. Na primeira parte do documento feita uma breve discusso sobre indicadores de desempenho, suas caractersticas bsicas e sua utilizao na avaliao de desempenho. Em seguida, apresentada a tcnica de mapa de produtos, sua aplicao e forma de elaborao. Finalmente, mostrado como podem ser elaborados os indicadores de desempenho para os produtos-chave identificados no mapa de produtos. No poderia, antes de terminar esta apresentao, deixar de registrar os merecidos agradecimentos equipe da COFIS e a todos os servidores que colaboraram para a confeco de mais esta ferramenta de trabalho.

ROSNGELA PANIAGO FLEURY Secretria-Geral de Controle Externo

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SUMRIO 1. INDICADORES DE DESEMPENHO 9 9 9 10 10 11 12 14 17 17 17 20 21 24 24

1.1. INTRODUO 1.2. MEDIO DE DESEMPENHO E INDICADOR DE DESEMPENHO 1.3. NATUREZA COMPARATIVA DOS INDICADORES DE DESEMPENHO 1.4. VARIVEIS EMPREGADAS NA CONSTRUO DE INDICADORES 1.5. PRINCIPAIS USOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO 1.6. QUALIDADES DESEJVEIS EM UM INDICADOR DE DESEMPENHO. 1.7. ASPECTOS DO DESEMPENHO MEDIDOS PELOS INDICADORES 2. MAPA DE PRODUTOS

2.1. INTRODUO 2.2. CARACTERSTICAS 2.3. APLICAO 2.4. ELABORAO 3. ELABORAO DE INDICADORES DE DESEMPENHO A PARTIR DO MAPA DE PRODUTOS

3.1. IDENTIFICAO DOS PRODUTOS-CHAVE. 3.2. FORMULAO DE QUESTES SOBRE ECONOMICIDADE, EFICINCIA E EFICCIA.
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3.3. IDENTIFICAO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO 3.4. SELEO DOS INDICADORES 3.5. DEPURAO DOS INDICADORES SELECIONADOS 3.6. FIXAO DE METAS PARA OS INDICADORES SELECIONADOS 3.7. REVISO DOS INDICADORES 4. REFERNCIAS

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LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 VARIVEIS COMPONENTES DOS INDICADORES. FIGURA 2 DIMENSES DE ANLISE: FIGURA 3 EXEMPLOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO. FIGURA 4 ESTRUTURA BSICA DE UM MAPA DE PRODUTOS. FIGURA 5 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS. LISTA DE EXEMPLOS EXEMPLO 1 MAPA DE PRODUTOS: COMUNICAO VIA MEMORANDO. EXEMPLO 2 MAPA DE PRODUTOS: ALTERAO NA ROTINA. EXEMPLO 3 QUESTES SOBRE O DESEMPENHO. EXEMPLO 4 SELEO DE INDICADORES. EXEMPLO 5 FIXAO DE METAS.

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1. INDICADORES DE DESEMPENHO 1.1. INTRODUO

A utilizao de indicadores de desempenho para aferir os resultados alcanados pelos administradores uma metodologia que est relacionada ao conceito de gerenciamento voltado para resultados (results oriented management ROM). Esse conceito tem sido adotado nas administraes pblicas de diversos pases, especialmente nos de cultura anglo-saxnica (EUA, Austrlia, Reino Unido). Alguns autores da literatura especializada conceituam indicador de desempenho como um instrumento de mensurao quantitativa ou qualitativa de aspectos do desempenho. Neste Guia, optamos por no estabelecer tal distino e adotar a seguinte definio: Um indicador de desempenho um nmero, percentagem ou razo que mede um aspecto do desempenho, com o objetivo de comparar esta medida com metas preestabelecidas1.

1.2. MEDIO DE DESEMPENHO E INDICADOR DE DESEMPENHO A expresso indicador de desempenho tambm normalmente utilizada no sentido de medio de desempenho. Entretanto, possvel estabelecer-se uma distino entre ambas. Medies de desempenho so efetuadas quando os aspectos do desempenho podem ser mensurados diretamente e quantificados com facilidade. Exemplos: quilometragem de estradas conservadas; nmero de alunos matriculados no 1o grau.

Denomina-se mtrica frmula matemtica utilizada para calcular o indicador de desempenho.


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Indicadores de desempenho so utilizados quando no possvel efetuar tais mensuraes de forma direta. So uma alternativa para a medio do desempenho, embora no forneam uma mensurao direta dos resultados. Exemplo: a utilizao do ndice de repetncia na 1a srie do 1o grau, como um dos fatores a serem considerados na formao de um indicador de desempenho para medir a efetividade do ensino de 1 grau. O que se deseja ressaltar com essa diferenciao que os indicadores de desempenho podem fornecer uma boa viso acerca do resultado que se deseja medir, mas so apenas aproximaes do que realmente est ocorrendo, necessitando, sempre, de interpretao no contexto em que esto inseridos.

1.3. NATUREZA COMPARATIVA DOS INDICADORES DE DESEMPENHO Informaes sobre desempenho so essencialmente comparativas 2. Um conjunto de dados isolado mostrando os resultados atingidos por uma instituio no diz nada a respeito do desempenho da mesma, a menos que seja confrontado com metas ou padres preestabelecidos, ou realizada uma comparao com os resultados atingidos em perodos anteriores, obtendo-se assim uma srie histrica para anlise.

1.4. VARIVEIS EMPREGADAS NA CONSTRUO DE INDICADORES Os indicadores quase sempre so compostos por variveis provenientes de um dos seguintes grupos: custo, tempo, quantidade e qualidade.

Sobre a comparao de desempenho vide o Guia de Tcnica de Auditoria: Benchmarking.


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FIGURA 1 VARIVEIS COMPONENTES DOS INDICADORES

Custo:

- custo unitrio - custo total programado

Tempo:

- prazos estabelecidos - tempo por tarefa

Qualidade:
- satisfao do cliente - padres de qualidade

Quantidade:
- produo total - demanda atendida

1.5.

PRINCIPAIS USOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO A utilizao de indicadores de desempenho pela instituio: Possibilita a avaliao qualitativa e quantitativa do desempenho global da instituio, por meio da avaliao de seus principais programas e/ou departamentos; Permite o acompanhamento e a avaliao do desempenho ao longo do tempo e ainda a comparao entre: desempenho anterior x desempenho corrente; desempenho corrente x padro de comparao; desempenho planejado x desempenho real;

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Possibilita enfocar as reas relevantes do desempenho e express-las de forma clara, induzindo um processo de transformaes estruturais e funcionais que permite eliminar inconsistncias entre a misso da instituio, sua estrutura e seus objetivos prioritrios; Ajuda o processo de desenvolvimento organizacional e de formulao de polticas de mdio e longo prazos; Melhora o processo de coordenao organizacional, a partir da discusso fundamentada dos resultados e o estabelecimento de compromissos entre os diversos setores da instituio; Possibilita a incorporao de sistemas de reconhecimento pelo bom desempenho, tanto institucionais como individuais 1.6. QUALIDADES DESEJVEIS EM UM INDICADOR DE DESEMPENHO Tanto na anlise de indicadores de desempenho j existentes, quanto na elaborao de novos, deve-se verificar as seguintes caractersticas: 1) Representatividade: o indicador deve ser a expresso dos produtos essenciais de uma atividade ou funo; o enfoque deve ser no produto: medir aquilo que produzido, identificando produtos intermedirios e finais, alm dos impactos desses produtos (outcomes). Este atributo merece certa ateno, pois indicadores muito representativos tendem a ser mais difceis de ser obtidos. Homogeneidade: na construo de indicadores devem ser consideradas apenas variveis homogneas. Por exemplo, ao estabelecer o custo mdio por auditoria, devem-se identificar os diversos tipos de auditoria, j que para cada tipo tem-se uma
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2)

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composio de custo diversa. 3) Praticidade: garantia de que o indicador realmente funciona na prtica e permite a tomada de decises gerenciais. Para tanto, deve ser testado, modificado ou excludo quando no atender a essa condio. Validade: o indicador deve refletir o fenmeno a ser monitorado. Independncia: o indicador deve medir os resultados atribuveis s aes que se quer monitorar, devendo ser evitados indicadores que possam ser influenciados por fatores externos. Confiabilidade: a fonte de dados utilizada para o clculo do indicador deve ser confivel, de tal forma que diferentes avaliadores possam chegar aos mesmos resultados. Seletividade: deve-se estabelecer um nmero equilibrado de indicadores que enfoquem os aspectos essenciais do que se quer monitorar. Simplicidade: o indicador deve ser de fcil compreenso e no envolver dificuldades de clculo ou de uso. Cobertura: os indicadores devem representar adequadamente a amplitude e a diversidade de caractersticas do fenmeno monitorado, resguardado o princpio da seletividade e da simplicidade. Economicidade: as informaes necessrias ao clculo do indicador devem ser coletadas e atualizadas a um custo razovel, em outras palavras, a manuteno da base de dados no pode ser dispendiosa.

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Acessibilidade: deve haver facilidade de acesso s informaes primrias bem como de registro e manuteno para o clculo dos indicadores. Estabilidade: a estabilidade conceitual das variveis componentes e do prprio indicador bem como a estabilidade dos procedimentos para sua elaborao so condies necessrias ao emprego de indicadores para avaliar o desempenho ao longo do tempo.

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1.7 ASPECTOS DO DESEMPENHO MEDIDOS PELOS INDICADORES O desempenho na obteno de um determinado resultado pode ser medido segundo as seguintes dimenses de anlise: economicidade, eficincia, eficcia e efetividade. Para cada dimenso de anlise podem existir um ou mais indicadores.

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FIGURA 2 DIMENSES DE ANLISE


Economicidade Minimizao dos custos dos recursos utilizados na consecuo de uma atividade, sem comprometimento dos padres de qualidade. Refere-se capacidade de uma instituio de gerir adequadamente os recursos financeiros colocados a sua disposio.

Os suprimentos hospitalares na qualidade especificada foram adquiridos ao menor preo? As licitaes para contratao de servios de informtica redundaram em preos menores, mantida a qualidade dos servios?

Eficincia Relao entre os produtos (bens e servios) gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados para tal em um determinado perodo de tempo. Se a quantidade de produto est predeterminada, procura-se minimizar o custo total; se o gasto total est previamente fixado, procura-se otimizar a combinao de insumos para maximizar o produto; em ambos os casos a qualidade deve ser mantida. Essa dimenso, portanto, mede o esforo do processo de transformao de insumos em produtos. Eficcia Grau de alcance das metas programadas, em um determinado perodo de tempo, independentemente dos custos implicados.

Os tempos de atendimento nos hospitais foram reduzidos, sem aumento de custos e sem reduo de qualidade do atendimento? Os custos diretos e indiretos de uma oficina de manuteno foram minimizados, enquanto houve aumento no nmero de veculos reparados que satisfizeram os padres de qualidade requeridos?

O nmero de crianas vacinadas na ltima campanha nacional de vacinao atingiu a meta programada? As rodovias privatizadas foram recuperadas dentro do prazo previsto? O programa de valorizao do magistrio resultou na reduo do ndice de repetncia escolar? O programa mdico de famlia redundou na reduo da mortalidade infantil?
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Efetividade Relao entre os resultados alcanados e os objetivos que motivaram a atuao institucional, entre o impacto previsto e o impacto real de uma atividade.

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FIGURA 3 EXEMPLOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO

Economicidade
Programa de Vacinao
Custo de aquisio das vacinas, consideradas as opes de mercado.

Eficincia
Custo de uma criana vacinada em relao s estimativas iniciais ou n de crianas vacinadas por vacinador Custo de manuteno de um km de rodovia em relao a padres preestabelecidos.

Eficcia
N de crianas vacinadas como um percentual das metas programadas.

Efetividade
Percentual da populao que contraiu a doena em relao ao perodo anterior

Manuteno de Rodovias
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Custo dos servios de manuteno, em relao aos preos de mercado.

Extenso de rodovias em boas condies de uso como percentagem das metas planejadas. N de trabalhadores treinados como percentual das metas planejadas.

N de acidentes fatais, em relao ao perodo anterior. Tempo mdio de viagem, em relao ao perodo anterior. Percentual dos trabalhadores treinados e empregados, em razo do treinamento recebido.
Taxas de evaso escolar, antes e depois da implementao do programa. Percentagem de pessoas com nvel mdio de escolaridade, antes e depois da implementao do programa.

Qualificao Profissional de Trabalhadores Desempregados

Custo das atividades de treinamento, em relao s alternativas de mercado.

Custo de treinar um t r a b a l h a d o r desempregado em relao a outros programas de treinamento e/ou Qualificao profissional. Tempo mdio de titulao do aluno em relao a anos anteriores.

Ensino Distncia

Custo de elaborao dos programas, em relao s alternativas de mercado.

N de estudantes formados em relao s metas programadas.

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2. MAPA DE PRODUTOS 2.1. INTRODUO

Mapa de produtos uma tcnica utilizada para a obteno de indicadores de desempenho. essencial que definamos, desde logo, em que sentido estamos utilizando a palavra produto: PRODUTO um bem, um servio ou uma condio resultante de atividade(s) de uma organizao ou de um indivduo. Assim, so exemplos de produtos: benefcios de um programa, estradas conservadas, correspondncia datilografada, pacientes atendidos etc. Implementar um programa; conservar estradas; datilografar correspondncia e atender pacientes so atividades das quais resultam tais produtos. Uma administrao pblica voltada para resultados deve direcionar sua ateno para seus produtos. Entretanto, esse enfoque pode encontrar alguma resistncia por parte de gestores habituados a administrar predominantemente os insumos (pessoal, recursos financeiros, instalaes, etc.) e os processos (atividades desempenhadas). 2.2. CARACTERSTICAS

Um mapa de produtos possui trs componentes bsicos: insumos, produtos intermedirios e produtos finais. Ele se assemelha a uma linha de produo ou de montagem, onde o importante o produto gerado em cada fase, em vez do processo (ou atividade) que gerou o produto.

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FIGURA 4 ESTRUTURA BSICA DE UM MAPA DE PRODUTOS

Insumos

Produtos Intermedirios

Produto Final

No mapa de produtos as setas indicam que a existncia do contedo da caixa esquerda (insumo ou produto intermediiro) necessrio para que se produza o contedo da caixa direita (produto intermedirio ou final). Quando estamos lidando com um ministrio, um rgo ou um programa de governo, os insumos tendem a ser muito parecidos: poltica de governo, oramento, instalaes, equipamentos, pessoal, programas de treinamento, sistemas informatizados etc.). medida que descemos aos escales inferiores da Administrao Pblica, eles se tornam diferenciados. Os produtos intermedirios so subprodutos obtidos a partir dos insumos existentes e que, juntos, daro origem ao produto final. Pode-se dizer que os produtos intermedirios desempenham o papel de insumos para outros produtos intermedirios ou para o produto final. EXEMPLO 1 MAPA DE PRODUTOS: COMUNICAO VIA MEMORANDO O diretor do departamento A, deseja fornecer uma orientao formal a todos os chefes de diviso que lhe so subordinados. Para tanto ele dita um memorando para sua secretria, que o digita e o distribui aos chefes de diviso.

Insumos

Papel Computador Secretria

Memorando Impresso
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Comunicao Efetuada

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O produto final (output) das atividades no deve ser confundido com o impacto (outcome) originado dessas atividades. Enquanto o produto final depende apenas do desempenho das atividades, o impacto que ele causa afetado por condies externas, que fogem ao controle do rgo ou do indivduo.

EXEMPLO 2 MAPA DE PRODUTOS: ALTERAO NA ROTINA Retomando o exemplo anterior, se o diretor almeja obter um maior nvel de satisfao dos funcionrios, mediante uma alterao na rotina de seu departamento e comunica tal alterao por meio do memorando aos chefes de diviso, teramos um novo mapa de produtos.

Papel Computador Secretria

Memorando Impresso

Comunicao Efetuada

Rotina Alterada

Note-se, no exemplo acima, que o produto final rotina alterada, e no maior nvel de satisfao dos funcionrios, que o impacto almejado. A alterao na rotina depende apenas do correto funcionamento do departamento. J o maior nvel de satisfao pretendido depende de fatores externos, como a receptividade dos funcionrios nova rotina. Exemplos mais complexos foram extrados das primeiras auditorias realizadas utilizando esta tcnica e podem ser vistos em anexo.

IMPORTANTE: Mapas de produto e de processo no se confundem. Aqui esto as principais diferenas entre eles.

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FIGURA 5 MAPA DE PRODUTOS X MAPA DE PROCESSOS O mapa de processo apresenta graficamente uma srie de atividades interligadas que do origem a determinados produtos, ao passo que o mapa de produtos apresenta graficamente os produtos gerados por aquelas atividades. Nos mapas de produtos, os processos esto representados pelas setas.

Processos e atividades mudam com o passar do tempo, enquanto os produtos, se identificados adequadamente, devem permanecer os mesmos, independente das atividades realizadas para obt-los.

O enfoque nos produtos em vez de nos processos empregados para sua obteno, permite-nos comparar o desempenho de diferentes alternativas (processos) para obter os mesmos produtos.

2.3.

APLICAO

O mapa de produtos pode ser empregado em diferentes nveis administrativos: pode ser elaborado para uma instituio, departamento, funo, atividade individual ou mesmo para um projeto ou programa . A elaborao do mapa de produtos visa: Obter um quadro claro sobre os objetivos do rgo ou da atividade auditada;

Mostrar as relaes de dependncia entre os diversos produtos;

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Identificar as reas ou setores do rgo responsveis pelos produtos crticos (aqueles cuja obteno fator determinante do custo, da qualidade e do prazo de obteno do produto final);

Estabelecer as bases para o trabalho subseqente de elaborar indicadores de desempenho.

2.4.

ELABORAO

O mapa de produtos deve ser elaborado preferencialmente com a participao do pessoal da instituio auditada, pois quem melhor conhece as atividades desempenhadas, os produtos resultantes, os objetivos e a misso da instituio. Essa participao contribui para a elaborao de um mapa de produtos capaz de refletir a realidade da instituio. Uma forma de angariar essa participao por meio da realizao de workshop3, envolvendo a participao do pessoal chave da instituio ou do programa auditado que, sob a orientao da equipe de auditoria, vai montando, passo a passo, o mapa de produtos. Os passos a serem seguidos no workshop, basicamente, so: 1 passo. Utilizar a tcnica de brainstorm4, incentivando os participantes a identificar os possveis produtos resultantes das atividades da instituio. Os produtos identificados podem ser anotados em etiquetas autocolantes.

Reunio destinada troca de idias e conhecimento prtico sobre um assunto. Tcnica em que o facilitador estimula os participantes a emitir opinies.
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2 passo. Definir qual o produto final e quais so os intermedirios. Colar a etiqueta que descreve o produto final na parede da sala ou em alguma superfcie lisa existente, em local visvel a todos. 3 passo. Selecionar um pequeno nmero de produtos que sejam essenciais para a funo ou atividade sob exame. Considerar um mximo de dez produtos, embora algumas atividades mais complexas possam exigir um nmero maior. 4 passo. Verificar quais produtos A, B, C etc. deveriam ter sido obtidos numa fase imediatamente anterior de obteno do produto final. Colar as etiquetas referentes a esses produtos esquerda daquela que representa o produto final. 5 passo. Verificar quais produtos ( X, Y, Z etc.) deveriam ter sido obtidos numa fase imediatamente anterior a de obteno dos produtos A, B, C etc., e assim por diante. Cole as novas etiquetas sempre esquerda das anteriores. 6 passo. Utilizar o mapa de produtos para mostrar de que forma esses produtos se relacionam entre si e com o produto final. 7 passo. Desenhar o mapa, utilizando software apropriado, normalmente disponvel em pacotes para escritrio, distribuindo-o aos participantes.

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RECOMENDAES: O produto final no deve ser um resultado genrico, mas algo mensurvel. O uso de bloco de notas autocolantes facilita a montagem do mapa, pois permite que se rearranjem os produtos at se obter uma seqncia adequada. A efetiva participao dos auditados essencial. O papel do auditor no workshop deve ser o de facilitador, incentivando os prprios participantes a elaborar o mapa de produtos. O tempo deve ser controlado. As discusses acerca de quais so os produtos que devem constar no mapa podem tornar-se acaloradas e prolongar-se demasiadamente.

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3. ELABORAO DE INDICADORES DE DESEMPENHO A PARTIR DO MAPA DE PRODUTOS 3.1. IDENTIFICAO DOS PRODUTOS-CHAVE

Na anlise do Mapa de Produtos para identificao dos produtos essenciais, devem ser considerados os seguintes aspectos: custo: produto cuja obteno demanda muito mais recursos que os demais; qualidade: produto de cuja obteno dependem vrios outros; tempo: produto que determina o tempo total gasto na obteno do produto final. Para identificar os produtos-chave preciso recorrer ao mapa de produtos e rever os produtos. Para alguns deles no necessrio desenvolver indicadores de desempenho, pois: no so produtos crticos; eles esto no mapa apenas para facilitar o seu entendimento; no so produtos que necessitem de monitoramento regular; so produtos cujo acompanhamento deve ser efetuado no nvel operacional e no no nvel gerencial. 3.2. FORMULAO DE QUESTES ECONOMICIDADE, EFICINCIA E EFICCIA SOBRE

Esta a fase crucial na elaborao dos indicadores de desempenho. Se, durante o workshop com o pessoal chave, tais questes no forem formuladas, partindo-se diretamente para a elaborao dos indicadores, podero surgir os seguintes problemas:

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os indicadores sugeridos no refletiro os produtoschave que se deseja mensurar; um nmero excessivo de indicadores sero propostos; existir uma tendncia em se sugerir indicadores que reflitam o impacto do produto final, ou de um nico produto (outcome), em vez dos produtos cuja obteno depende to-somente das aes da instituio.

IMPORTANTE: O enfoque do workshop no deve recair sobre os indicadores, mas sobre as questes que os indicadores devem responder. Todos os participantes do workshop devem ser instrudos para que se coloquem no lugar dos gerentes da instituio e tentem definir as perguntas para as quais provavelmente gostariam de obter respostas. Essas so as questes que realmente interessam a respeito dos produtos. Os participantes devem tambm indicar se tais perguntas referem-se economicidade, eficincia ou eficcia. Chegando a um consenso, os produtos e as perguntas devem ser anotados em lugar visvel a todos.

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EXEMPLO 3 QUESTES SOBRE O DESEMPENHO

Instalaes e equipamentos disponveis para uso. O equipamento est disponvel quando se precisa dele? Quais as reais condies de uso do nosso equipamento? Quanto custa manter o equipamento em condies de uso? Estradas conservadas. Qual o custo por km de estrada conservada? mais caro terceirizar ou utilizar pessoal prprio? As condies gerais das estradas tm melhorado? Licenas ambientais emitidas. Quantas licenas foram emitidas comparadas com o planejado? Quanto de receita foi gerado? Qual o custo de se emitir uma licena?

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3.3.

IDENTIFICAO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO

Deve-se ter especial cuidado na identificao dos indicadores de desempenho, pois se a avaliao de desempenho da instituio auditada for efetivamente considerada nas tomadas de deciso, a incorporao dos indicadores como instrumento dessa avaliao acarretar cobranas em relao ao cumprimento das metas estabelecidas. Portanto, ao se desenvolverem indicadores de desempenho, deve-se sempre buscar o comprometimento do gestor e observar se os indicadores so teis para a administrao, bem como para o pblico externo. Deve ser lembrado que: So necessrios poucos indicadores. Um nmero excessivo de indicadores ir sobrecarregar a instituio na obteno de informao necessria ao seu clculo.

preciso que os indicadores cubram todos os produtos-chave e forneam informaes de economicidade, eficincia e eficcia. Deve-se evitar a concentrao de indicadores em torno de um nico produto, e procurar fazer-se uma distribuio equilibrada dos indicadores.

Os indicadores de desempenho devem ser comparativos. Por exemplo: nmero de treinamentos efetuados no um indicador, mas sim nmero de treinamentos efetuados comparado com o nmero planejado.

Os indicadores de eficincia relacionam insumos com produtos. Por exemplo: Nmero de crianas vacinadas por vacinador.

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Aps a discusso sobre as questes que foram colocadas pelos participantes, devem ser selecionados um ou dois conjuntos de questes mais relevantes. Para esses conjuntos deve-se tentar identificar indicadores de desempenho que respondam s questes. Para os demais, a equipe de auditoria dever identificar os indicadores, por si mesma ou com algum integrante da instituio, aps o workshop. 3.4. SELEO DOS INDICADORES

Identificados os indicadores, a equipe provavelmente contar com um nmero muito grande de potenciais indicadores. O passo seguinte selecionar os mais relevantes. Essa tarefa, por mais que se tente tornar o critrio de seleo objetivo, envolve muito de subjetividade, sendo extremamente necessrio contar-se com a experincia do pessoal da instituio auditada.

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EXEMPLO 4 SELEO DE INDICADORES O critrio abaixo foi utilizado na seleo de indicadores de desempenho para a Secretaria de Assuntos Multiculturais da Austrlia (Australian Office of Multicultural Interests): 1) Para cada indicador potencial foram atribudas notas de 1 a 5 nos seguintes quesitos: Benefcio: as melhorias potenciais decorrentes de se utilizar aquele indicador na avaliao do desempenho. Relevncia: a relevncia do indicador para os objetivos da instituio. Acessibilidade: a disponibilidade de dados para clculo do indicador. Controle: o quanto de controle a instituio teria sobre o indicador. 2) Multiplicaram-se as notas de cada um, obtendo-se valores entre 1 e 625. Selecionaram-se os indicadores que obtiveram os maiores produtos.

3)

Utilizando esse critrio, os 27 potenciais indicadores inicialmente encontrados foram reduzidos para apenas 8 indicadores de desempenho.

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3.5

DEPURAO DOS INDICADORES SELECIONADOS

Aps a identificao dos indicadores, deve-se proceder a entrevistas com os gerentes da instituio para se discutir com eles a adequao desses indicadores. Basicamente, a pergunta que deve ser colocada para eles : Se os gerentes necessitarem de resposta a esta pergunta, este indicador de desempenho fornecer a resposta esperada?. Provavelmente ser necessrio revisar os indicadores vrias vezes, especialmente em reas onde no existam medies diretas nem facilidade para obteno de informaes. 3.6 FIXAO DE METAS PARA OS INDICADORES SELECIONADOS O passo final consiste na fixao de metas de desempenho a serem atingidas pela instituio, que devero ser aferidas pelos indicadores de desempenho elaborados. Cabe aos gestores a fixao de tais metas, devendo equipe to-somente verificar se elas so: 1) Realsticas: levam em conta os objetivos da instituio, o contexto econmico em que est inserida, as limitaes oramentrias, o desempenho anterior etc; Exeqveis: so passveis de serem atingidas, pois se no forem, elas sero vistas como meros ideais e no tero influncia prtica no comportamento da instituio; Desafiadoras: so desafiadoras, pois se no forem, elas no encorajaro a se efetuarem melhorias no sistema; devem, portanto, ser cada vez mais ambiciosas ao longo do tempo, de maneira a incentivar que a instituio busque a otimizao dos resultados, a partir dos recursos disponveis; Comparveis: podem ser comparadas internamente instituio, ou externamente, com outras instituies de reconhecido bom desempenho na rea; Claras: so facilmente identificveis; no sendo, podem utilizar termos ambguos na sua definio.
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2)

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EXEMPLO 5 FIXAO DE METAS No desenvolvimento de indicadores de desempenho e metas a serem atingidas por diferentes instituies governamentais australianas, criou-se a seguinte escala de desempenho, para avaliao da evoluo da instituio:
timo Meta consensual Melhor nvel de desempenho possvel. Nvel de desempenho a ser atingido dentro de um prazo pr-determinado. Nvel de desempenho atual. Esse nvel de desempenho aponta a necessidade de se rever o sistema. Pior nvel de desempenho possvel.

Situao atual Ponto crtico Inaceitvel

A vantagem de utilizar-se um sistema semelhante que se pode ter uma viso de como as metas estabelecidas se inserem no contexto da instituio. Isso permite que se verifique, numa primeira anlise, se as metas foram estabelecidas de forma correta ( i.e., se so realsticas, exeqveis, desafiadoras etc.).

3.7

REVISO DOS INDICADORES

Ainda que se tomem todos os cuidados na elaborao de indicadores de desempenho, eles sempre podero vir a ser aperfeioados, medida em que forem sendo utilizados pela instituio auditada. Outra forma de aperfeioamento dos indicadores sujeitlos s crticas e sugestes dos usurios dos servios pblicos, de instituies acadmicas, de outras organizaes governamentais, das entidades de classe, dos escales superiores nos ministrios, das entidades governamentais fiscalizadoras, enfim, de todos os que, de certa forma, esto interessados no desempenho do servio da entidade pblica em exame.
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4. REFERNCIAS AUDIT Commission. Direction 98 Performance Indicators for the Financial Year 1999/2000. ESCOLA Nacional de Administrao Pblica. Curso: Elaborao de Indicadores de Desempenho. Braslia, 1996. KPMG. Output Mapping & Developing Performance Indicators. (Documento do Microsoft Word). KPMG. Results Oriented Management - ROM. (Apresentao em Microsoft Powerpoint). Spring 1999. NATIONAL Audit Office. Value for Money Handbook. Spring 97. NATIONAL Audit Office. Performance measurement what to look for in VFM studies. Spring 98. NATIONAL Audit Office. What are taxpayers getting for their money? A value for money guide to examining outputs and outcomes. Spring 1999. INSTITUTO Serzedello Corra. Curso: Elaborao de Indicadores de Desempenho Institucional Fbio Ferreira Batista. Novembro, 99.

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Tcnica de Auditoria / Indicadores de Desempenho e Mapa de Produtos Operacional

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