DESCRIPCIN DE LAS HERRAMIENTAS QUE COMPONEN GESTDOC

(VERSIN 2011)

3.5

ndice
ndice ......................................................................................................................................................... 1 Tramitacin Telemtica: Formulario de Presentacin, Anexado de Documentacin y Notificacin Telemtica. .................................................................................................................................. 3 Gestin Interna Mecanizada: Consulta de Expediente y Simplificacin de Documentacin.. 10 Reduccin de tiempos de respuesta. .................................................................................................. 16 Expediente Electrnico. ......................................................................................................................... 24 Conclusiones ........................................................................................................................................ 29

GestDoc es un paquete formado por numerosas herramientas de innovacin organizacional, recopiladas durante aos de trabajo con expertos en Gestin de Procedimiento Administrativo. GestDoc comenz como una herramienta de gestin del trmite interno de procedimiento Administrativo, y con el tiempo ha evolucionado hacia el administrado, mediante mdulos que hacen posible que la implantacin de Administracin Electrnica se pueda realizar en tiempos muy reducidos y sin asumir riesgos en la fase de implantacin. GestDoc cumple por si mismo todo lo exigido en la Ley 11/2007, lo cual posibilita a las organizaciones que lo utilizan para adelantarse a la entrada en vigor de la citada Ley y convertirse en Ayuntamientos que ofrecen todos sus trmites independientemente del medio elegido por el Ciudadano (Presencialmente, Telefnicamente o a Travs de Internet).

En las siguienes pginas se va a realizar un resumen de los principales componentes de GestDoc 3.5 que puede ser ampliado en el vdeo de presentacin que se puede encontrar en el apartado Quieres verlo? disponible en la web www.add4u.com

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

Tramitacin Telemtica: Formulario de Documentacin y Notificacin Telemtica.

Presentacin,

Anexado

de

El objetivo real que se pretende al comenzar un proyecto de Modernizacin de la Administracin es conseguir un sistema de Administracin Electrnica que permita a los Ayuntamientos con unos costes asumibles, alcanzar el tan ansiado Ayuntamiento 24 horas abierto para realizar cualquier trmite. Los ltimos aos, los Ayuntamientos han venido mejorando sus Web Municipales para proporcionar informacin a sus vecinos, pero de manera esttica, pero GestDoc 3.5 tiene como objetivo implantar un sistema que legalmente permita a todos los vecinos poder tramitar cualquier asunto con la misma garanta legal con la que lo hacan cuando se desplazaban hasta la ventanilla del Ayuntamiento. Los municipios que utilizan GestDoc 3.5 (en este ejemplo usaremos uno de ellos: Moralzarzal) lograrn contar con ese sistema, que permite a cualquier persona, sin necesidad de desplazarse hasta el Ayuntamiento poder solicitar cualquier asunto a travs de internet y con la total garanta legal que exige la Ley 11/2007 mediante la utilizacin de certificados digitales. En esta memoria se pretende demostrar que el sistema GestDoc 3.5 se encuentra totalmente en produccin y no es un desarrollo como suele ocurrir en la mayora de sistemas de Administracin Electrnica del mercado, para lo cual se van a realizar diferentes capturas de pantalla del sistema, pero por supuesto, se indicarn las direcciones de internet URL en las que se puede comprobar el sistema en funcionamiento mediante cualquier certificado digital reconocido (en este caso se podr conectar a Moralzarzal). El sistema implantado puede verse en produccin en la siguiente direccin URL: https://carpeta.moralzarzal.es/GDCarpetaCiudadano/

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

ILUSTRACIN 1: Pantalla de Inicio de la Carpeta Ciudadana del Ayuntamiento de Moralzarzal.

Carpeta Ciudadana Ayto Moralzarzal

Para acceder a carpeta del ciudadano se cuentan con dos sistemas de identificacin. El primero es mediante usuario y contrasea, para lo cual el vecino debe pasar por el Ayuntamiento y obtener dicho usuario mediante una identificacin fehaciente por los funcionarios municipales. El segundo sistema de identificacin es mediante DNI electrnico o cualquier otro de los certificados digitales de las ms de 20 entidades reconocidas de certificacin (fbrica nacional de moneda y timbre, camerfirma, registradores, notarios, etc.). Si se opta por ese segundo sistema de identificacin el vecino no necesita ir al Ayuntamiento en ningn momento y puede realizar la tramitacin 100% a travs de Internet.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

A modo de resumen, las actuaciones realizadas en este apartado han sido las siguientes: Implantacin del sistema de Registro Telemtico mediante DNIe y Firma Digital as como mediante usuario y contrasea (El mdulo que hace que sea posible presentar documentacin a travs de Internet y cumplir la Ley 11/2007). Mediante este mdulo, se pone la ventanilla de la Administracin en la Casa de los Vecinos con la misma garanta legal que si realizan el trmite en las tradicionales ventanillas de la Administracin. Implantacin del sistema de Sede Electrnica y Validacin de Documentacin de la organizacin. Mediante este mdulo, se pueden validar y obtener copias electrnicas autnticas de la documentacin generada por la Administracin y de este modo poder enviar enlaces a la sede electrnica para que los administrados o incluso otras Administraciones puedan obtener copias de los documentos generados. Evitando de este modo miles de envos por correo ordinario y ahorrando costes y tiempo para la Administracin. Implantacin del nuevo sistema de Notificaciones telemticas seguras a travs de plataformas seguras de notificacin evitando tener que enviar papel a los vecinos para notificarles, pudiendo ser notificados fehacientemente a travs de Internet mediante notificacin por comparecencia.
ILUSTRACIN 2: Acceso a la informacin personalizada una vez identificado el ciudadano o empresa dentro de la Carpeta Ciudadana del Ayuntamiento de Moralzarzal.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

El sistema una vez ha identificado al ciudadano o usuario le permite consultar en tiempo real y sin necesidad de intervencin humana, el estado de avance de todos sus trmites y realizar nuevas gestiones o aportar documentacin en cualquier momento de las 24 horas del da.

ILUSTRACIN 3: Acceso al Registro Telemtico del Ayuntamiento de Moralzarzal que permite presentar cualquier solicitud con la misma garanta legal que si se estuviese realizando presencialmente.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

ILUSTRACIN 4: Acceso al Validador Documental que permite a los ciudadanos empresas comprar la autenticidad de los documentos que reciben firmados digitalmente.

ILUSTRACIN 5: El ciudadano o empresa puede en tiempo real acceder a todos sus asuntos (entradas, salidas, expedientes, notificaciones, recibos pendientes de pago, etc.) y acceder a la informacin que el Ayuntamiento genera sobre dichos asuntos.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

ILUSTRACIN 6: Notificaciones Telemticas.

ILUSTRACIN 7: El ciudadano o empresa puede accede en tiempo real a la informacin de sus entradas o salidas tanto que han sido presentadas a travs de internet como las presentadas en la ventanilla del Ayuntamiento

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

ILUSTRACIN 8: De la entrada, salida, expediente, etc. el ciudadano o empresa puede acceder a la informacin completa, incluyendo los archivos adjuntos, digitalizados, etc. del expediente digital.

ILUSTRACIN 9: El ciudadano o empresa puede acceder a la informacin ntegra de sus expedientes, incluyendo los archivos adjuntos, digitalizados, etc., as como el estado de avance de su trmites, lo cual es mucho ms de lo exigido en la Ley 11/2007

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28010IDOC10001240B000169297F

ILUSTRACIN 10: Registro de Factura Electrnica., que permite al Ayuntamiento de Moralzarzal aceptar facturas con formato FacturaE y cumplir de este modo la legislacin vigente.

Gestin Interna Mecanizada: Consulta de Expediente y Simplificacin de Documentacin.

Del mismo modo que se ha hecho en cuando a los servicios que se ofrecen a los ciudadanos a travs de Internet, en este documento justificativo se presente mostrar de manera grfica el sistema de Gestin Electrnica Municipal (la parte de gestin interna) que se implanta cuanto se instala GestDoc 3.5 y que es el corazn que permite que sin intervencin de los trabajadores municipales los ciudadanos puedan acceder a la informacin que los funcionarios han tramitado en los expedientes electrnicos. Por tanto se irn incluyendo capturas de pantalla para cada una de las actuaciones realizadas que permitirn observar el sistema interno de gestin municipal.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

10

28010IDOC10001240B000169297F

ILUSTRACIN 10: El trabajador municipal puede acceder e un solo vistazo a los registros de entradas, salidas o expedientes de toda la organizacin y de todos los edificios municipales teniendo una herramienta que si se cuenta con los permisos adecuados permite centralizar totalmente el conocimiento de lo que sucede en el Ayuntamiento

A modo de resumen, las actuaciones realizadas en este apartado han sido las siguientes: Implantacin de Nuevos Registros de Entrada y Salida Digitalizados en los que se ha digitalizado toda la documentacin que entra y sale desde el Ayuntamiento, para contar siempre con copias digitales de informacin y evitar hacer fotocopias, ahorrando importantes cantidades econmicas en papel y mejorando el medio ambiente.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

11

28010IDOC10001240B000169297F

GestDoc 3.5 www.add4u.com

12

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de mltiples expedientes ya modelados e integrados con el sistema que hacen que se aumente increblemente la eficacia en la tramitacin y que los tiempos de respuesta de la Administracin sea el mejor posible al contar con modelos de plantillas que se construyen automticamente para todos los trmites.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

13

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del sistema de Plantillas de los Expedientes del Gestor Documental (Se logra que se generen en automtico los oficios, formularios e informes repetitivos dentro de la organizacin, para en vez de copiar y pegar la informacin una y otra vez, que con revisarla sea suficiente). De este modo de homogeniza la informacin que la Administracin emite, se mejora el aspecto que los ciudadanos perciben de la administracin y sobre todo se mejoran los tiempos de respuesta a los ciudadanos.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

14

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del Nuevo Sistema de Archivo Municipal mediante el cual se conoce en todo momento la ubicacin de un expediente, o el ltimo usuario que lo retir del archivo para tener siempre localizada la informacin y evitar la posibilidad de prdida de expedientes municipales.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

15

28010IDOC10001240B000169297F

Reduccin de tiempos de respuesta.

A modo de resumen, las actuaciones realizadas en este apartado han sido las siguientes: Implantacin de Firma Digital Avanzada para todos los expedientes, procedimientos y documentos de la organizacin (basado y totalmente compatible con la Ley 59/2003). En Moralzarzal los documentos ya no se firman en papel y por tanto se ahorran mltiples horas pues los trabajadores municipales y sobre todos la alcaldesa firma miles de pginas en pocos segundos. Adems actualmente el Alcalde puede firmar mediante su telfono mvil o mediante su Ipad los documentos desde cualquier lugar, evitando las prdidas de tiempos para los vecinos que tenan que esperar que el Alcalde volviese al Ayuntamiento a firmar esa documentacin.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

16

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del sistema de Despachos de Asuntos Digitales (Evitan las fotocopias de papel dentro de la Administracin y el uso de papel en el trmite interno). Actualmente en Moralzarzal ya no se fotocopian los documentos para repartirlos entre los interesados a los mismos de los diferentes departamentos sino que se DESPACHAN DIGITALMENTE ahorrando tiempos y papel y ganando en eficacia para eliminar la burocracia innecesaria.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

17

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del sistema de Avisos de Trabajo y Agenda de la organizacin (Hacen posible que se coordinen los trabajos dentro de la Administracin y que no se pase ningn plazo), eliminando de este modo los tiempos innecesarios y tramitando los expedientes en tiempos mnimos.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

18

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del sistema de Bsquedas personalizadas (El motor de bsquedas personalizadas hace posible que encontrar un documento de hace aos lleve menos de 10 segundos, al estar toda la informacin digitalizada).

GestDoc 3.5 www.add4u.com

19

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del sistema de Envos SMS o Correo Electrnico para la notificacin mediante mensajes cortos o correos electrnicos generados automticamente de requerimientos o informacin acerca de los expedientes. (Se ha integrado el envo de SMS y de correos electrnicos en automtico para avisar a un usuario de que su licencia est tramitada y puede pasar a recogerla por ejemplo o que su hijo ha sido admitido en el colegio).

GestDoc 3.5 www.add4u.com

20

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de Sistemas de Gestin a travs de Internet para los Trabajadores Municipales y los Polticos: Que permiten revisar tus asuntos pendientes y poder firmar documentos desde casa o desde cualquier sitio a travs de Internet, a travs del telfono mvil inteligente o de tabletas como el Ipad, permitiendo la posibilidad de teletrabajo en todo momento para los trabajadores y los polticos.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

21

28010IDOC10001240B000169297F

GestDoc 3.5 www.add4u.com

22

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de Etiquetas Trmicas para Registros de Entrada y Salida con cdigos de barras para su identificacin mediante pistolas de cdigos de barras autnomas e integracin con el Archivo de la Organizacin, digitalizando el archivo municipal lo que permite localizar la documentacin de los vecinos en segundos cuando antes se tardaban das.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

23

28010IDOC10001240B000169297F

Expediente Electrnico.
A modo de resumen, las actuaciones realizadas en este apartado han sido las siguientes: Implantacin del nuevo sistema de Gestin de Expedientes Administrativos (basado y totalmente compatible con la Ley 30/1992), de tal manera que en los Ayuntamientos que Implantan GestDoc 3.5 ya no se tramitan expedientes administrativos y se sufre la burocracia, sino que se tramitan EXPEDIENTES DIGITALES.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

24

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de Gestin Documental completa (todos los documentos que se tramitan en el expediente quedan archivados en su expediente digital para no tener que buscar nada en el expediente de papel), haciendo totalmente completos los expedientes digitales y permitiendo a los vecinos un acceso ntegro a los mismos, con total transparencia de la administracin para sus vecinos.

Implantacin del sistema de GIS o Georeferenciacin de expedientes, entradas, direcciones y personas. Mediante este sistema se identifican de manera integrada con Google Maps de forma visual todas las direcciones en Mapas permitiendo en todo momento la identificacin visual de todos los asuntos geo posicionada en Mapas para aumentar la eficacia de las respuestas a los ciudadanos.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

25

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de Portafirmas: Mediante el cual de un solo vistazo los trabajadores municipales y los polticos podrn ver qu documentos tienen pendiente de firma y podrn firmarlos en pocos segundos, tanto de desde su casa como desde su puesto de trabajo.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

26

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de Circuitos de Firma: Mediante los cuales se pueden definir los pasos necesarios para aprobar un documento y automatizarlos sin intervencin humana. Por ejemplo se definen los pasos necesarios para la aprobacin de una factura y los despachos de asuntos que envan la factura de una persona a otra se realizan totalmente en automtico sin intervencin de ningn trabajador municipal.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

27

28010IDOC10001240B000169297F

Implantacin del nuevo sistema de Marcas de Agua en los documentos: Que hacen que se inserten automticamente las anotaciones del tipo Firmado Digitalmente, Compulsa, Sellos Varios del Ayuntamiento, etc. en los documentos digitales que se generan, evitando totalmente la necesidad de imprimir ningn documento desde el Ayuntamiento, pues se pueden enviar digitalmente a los vecinos de igual modo que antes se haca en Papel con el importante ahorro tanto en papel como en impresin de documentos y envo de los mismos por correo.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

28

28010IDOC10001240B000169297F

Conclusiones
Los Ayuntamientos que actualmente cuentan con GestDoc 3.5 han demostrado que un Ayuntamiento puede, partiendo de cero, alcanzar los ms altos grados de desarrollo en Administracin Electrnica. Actualmente, todos los municipios que cuentan con GestDoc 3.5 cumplen todo lo exigido en la Ley 11/2007 y han dado un paso ms, permitiendo a los ciudadanos el acceso ntegro a sus expedientes municipales alcanzando un grado mximo de transparencia en la gestin.

GestDoc 3.5 www.add4u.com

29

28010IDOC10001240B000169297F