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INTRODUCCIN 1. JUSTIFICACIN 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo general 2.2 Objetivos especficos 3. DELEGACIN DE FUNCIONES Y ACTIVIDADES 3.1 CONCEPTO 3.2 PRINCIPIOS DE LA DELEGACIN 3.3 CARACTERSTICAS DE LA DELEGACIN 3.4 IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LA DELEGACIN 3.5 ESTILOS DE DELEGACIN 3.6. VENTAJAS DE LA DELEGACIN 3.7 DESVENTAJAS DE LA DELEGACIN 3.8 BARRERAS CRTICAS DE LA DELEGACIN 3.8.1 BARRERAS DEL DELEGADO 3.8.2 BARRERAS DE LA SITUACIN 3.8.3 BARRERAS DEL DELEGANTE 3.9 PROCESO PARA DELEGAR EFECTIVAMENTE 3.10 POR QUE NO SE DELEGA EFECTIVAMENTE?
3.11.1 EXTREMA DELEGACIN 3.11.2 DELEGACIN INVERSA 3.11.3 REDELEGACIN 4. CONCLUSIN 5. BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCIN
Conocemos que las organizaciones tienen mltiples funciones y actividades, las cuales son necesarias para que sta pueda garantizar la misin para la que fue creada, como es razonable una persona no es capaz de asimilar ni poseer toda la autoridad para acometer el elevado cmulo de actividades, por lo que es imprescindible la asignacin de autoridad formal a otras personas para que las mismas desarrollen, realicen y cumplan actividades especficas, esto ltimo es lo que conocemos por delegacin. Expresada de otra forma la delegacin es la transferencia u otorgamiento de poder legitimo a una persona o varias de ellas. La delegacin es uno de los aspectos principales del trabajo de un jefe, ya que si el mismo no sabe delegar, o no delega adecuadamente, seguramente que sus resultados no sern los esperados e incluso pesar sobre l una carga excesiva de funciones y actividades. La delegacin de autoridad posee un grupo de ventajas de gran importancia en el desempeo y obtencin de buenos resultados en cualquier organizacin. Existen un grupo de aspectos ya sean de orden prctico o de concepciones que correctamente aplicadas permiten garantizar una delegacin eficaz, como primer aspecto y de ndole especial es la voluntad del jefe de efectuar la delegacin y permitir al subordinado que acte con la libertad, autoridad y entera disposicin para realizar las actividades delegadas, brindar al subordinado la informacin necesaria a travs de una comunicacin simtrica, garantizar una motivacin y una comprensin adecuadas por parte de los subordinados para asumir la responsabilidad. Se resalta la importancia que tiene la delegacin para que un liderazgo llegue ser exitoso y productivo. En un marco terico se da conocer lo que es la delegacin, las orientaciones que se deben tener en cuenta al llevarla a la prctica y las ventajas que podemos lograr si delegamos con eficacia, con el objeto de proporcionar informacin relevante a nuestros compaeros de estudio, a la luz del anlisis sistemtico de diversos aportes bibliogrficos. 1. OBJETIVOS 1.1 GENERAL Proporcionar informacin referente a la Delegacin de funciones y actividades a los estudiantes de gestin en salud con el fin que conozcan los requisitos y las responsabilidades que la delegacin involucra de manera que se adquieran las competencias para el buen desenvolvimiento en el campo de prcticas. 1.2 ESPECIFICOS Definir y comprender el concepto de delegacin Comprender los fundamentos tericos del arte de delegar para optimizar su aplicabilidad. Explicar cada una de las etapas que se dan en el proceso de la delegacin para asegurar el xito en la obtencin de los resultados.
2. JUSTIFICACION
La delegacin es una habilidad esencial para un lder, es necesaria para desarrollar un equipo de trabajo orientado a una misin y a conseguir objetivos.
La responsabilidad del lder consiste en identificar y hacer coincidir, en el mayor grado posible, las necesidades del proyecto o tarea con las habilidades personales de cada miembro del equipo. De esta forma podemos delegar la tarea adecuada a la persona idnea. Tener claro los conocimientos sobre la delegacin de actividades permite el desarrollo de la profesin de enfermera en reas que hoy demandan los nuevos modelos de atencin, se hace necesario que las enfermeras adquieran las competencias para delegar y que conozcan los requisitos y las responsabilidades que la delegacin involucra. La realizacin de este trabajo permitir familiarizarse y profundizar conocimientos acerca de la delegacin de funciones y actividades, aumentando as nuestras ideas previas y enriquecindonos personalmente de manera que contribuya al desarrollo de unas buenas prcticas.
Principio de autoridad y de responsabilidad: la autoridad delegada debe ser proporcional a la autoridad que se asigna.
Principio de definicin funcional: cuanto ms claramente se definan los resultados previstos, las actividades, los lmites, los canales de informacin... Mayor ser la posibilidad de que se cumpla la Misin del director. Principio escalar: cuanto ms clara sea la lnea de autoridad, ms eficaz ser la toma de decisiones. Principio de nivel de autoridad: las decisiones que sean de la competencia de un director debe tomarlas l y no referirlas a un superior. Principio de unidad de mando: cuanto ms completa sea la dependencia de un empleado a un solo superior ser mejor. Principio de la responsabilidad total: la responsabilidad de una persona ante su superior es total y ningn superior puede eludir su responsabilidad por la actuacin de sus empleados. Principio de delegacin por los resultados esperados: la autoridad delegada debe ser adecuada para asegurar la capacidad de obtener los resultados esperados.
delegados estn en condiciones. Da informacin amplia sobre las causas y sus efectos. Ejerce un control por resultados. Explica los niveles de cumplimiento. Genera un crecimiento en sus colaboradores. EL YO DESCARGO : Se da en aquellas personas que sin demasiada conciencia de las funciones despachan a sus subordinados sin darles orientacin., La comunicacin es nula. Ejerce el control por el hecho consumado. Reacciones : conflictos permanentes.
Comunicacin Control Capacidad para responsabilidad La toma de decisiones del delegado
Desarrolla la capacidad de los trabajadores para tomar decisiones y asumir responsabilidades. Incrementa La participacin y motivacin de los trabajadores. Facilita la comunicacin. Aumenta la participacin en la empresa. Permite al directivo centrarse en las decisiones ms importantes. Aumento del tiempo disponible. Facilita la comunicacin. Involucra a los grupos de trabajo. Mayor distribucin del trabajo a travs del grupo. Desarrolla la capacidad de los empleados para tomar decisiones, dictar rdenes y aceptar responsabilidades Libera sobre la presin del trabajo inmediato Reduce costes de la empresa
Para que la delegacin sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones: -Definir claramente la tarea a realizar, objetivos que se quieren conseguir, plazos y autoridad asociada. -Aceptacin voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no forman parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de trabajo del empleado. -Supervisin de la tarea delegada segn sea su importancia y dificultad al final de la misma o durante su proceso en diferentes etapas.
Intolerancia de errores Criticidad de las decisiones Urgencia, sin dar tiempo a explicaciones (direccin por crisis)
Tanto los directores como los subordinados rechazan a veces las ventajas de delegar por las siguientes razones:
Directores:
Renuncia a ceder un poco de autoridad Incapacidad para considerar la delegacin como un medio de potenciar el esfuerzo en equipo. Ignorancia de qu delegar Ignorancia de cmo hay que delegar Restringir la delegacin a solo uno o dos subordinados No proporcionar el apoyo suficiente a los subordinados que ejercen una autoridad delegada. Insistencia en que las funciones delegadas se ejerzan tal como ellos las llevaran a cabo. Celos de su mejora personal Preferencia por tratar los temas personalmente Falta de confianza en su personal Temor a asumir riesgos prudentes Incapacidad para perfeccionar a su personal Dejar sin recompensar los xitos Delegacin por abdicacin Delegacin de quita y pon; ms bien de quita que de pon Delegacin de responsabilidad pero con escasa autoridad
Subordinados:
Renuncia a aceptar responsabilidades adicionales Incapacidad para considerar la delegacin ocmo un medio para crecer y aprender Sensacin de que slo se delegan los trabajo desagradables Confusin sobre las expectativas del Jefe Presiones del grupo para que no se ofrezcan voluntarios Una actitud de gato escaldado de agua fra huye Resentimiento por no serle conocido su sentido comn Ganas de delegar hacia arriba para mantener ocupado al Jefe Miedo de incurrir en la clera del Jefe Falta de respeto al director Temor de ser reprendidos, incluso por errores pequeos Sensacin de no ser valorados en su justa medida Sensacin de ser utilizados y de que se abusa de ellos Desconocer el terreno que pisan Ignorancia de la autoridad y sus lmites, otorgada por delegacin
origen. Si no se posee esta predisposicin es intil pretender realizar una delegacin efectiva. Delegar es dar, es confiar en el otro. La confianza entre los intervinientes en el proceso es fundamental. El directivo debe crear este espacio, esto implica delegar bien y no estar luego permanentemente vigilando lo que hace el delegado. Asumir riesgos: Por la decisin propia y por las decisiones y acciones de las personas en que se ha delegado. Esto tambin implica la capacidad de aceptar errores. Determinar que se va a delegar: Hay que formular los objetivos esperados que se pretende alcanzar con la delegacin. No se delega todo. Hay que analizar bien sobre que funcin y/o tarea se ceder la responsabilidad y la autoridad. Se delega : las tareas repetitivas, de detalle, y aquellas que sirvan al desarrollo del colaborador. No se delega : la responsabilidad final, la tarea de delegar, y las tareas del manejo del personal. Determinar a quin se va a delegar: Esta debe ser una eleccin muy cuidadosa. Muchas veces los errores en la ejecucin de las tareas y /o el incumplimiento de cierta funcin se debe a la falta de motivacin de la persona, a la carencia en los conocimientos necesarios, o a una mala predisposicin. Puede ocurrir que los colaboradores se nieguen o resistan por falta de seguridad en la nueva funcin, ausencia de un entrenamiento adecuado, o limitacin en los incentivos. Siempre que se pueda hay que tratar de fijar los objetivos en forma conjunta con los colaboradores, definir los medios, acordar los lmites de responsabilidad y fijar las pautas de control. Comunicar: la tarea. Sus especificaciones, lmites y alcances. Y las razones porque debe ser llevada a cabo. La responsabilidad que implica (la delegada y la retenida), y La autoridad (las facultades delegadas y las retenidas). Los elementos disponibles (materiales, financieros, humanos) del delegado. Estos tres elementos del proceso de delegacin deben ser ampliamente conocidos por el individuo y por todas las otras personas que de alguna forma tienen relacin con la funcin y/o la tarea. Conceder la autoridad: No solo hay que comunicar el grado de discrecionalidad por la toma de decisiones sino que hay conceder la facultad en todo sentido. Ayudar: Se debe acompaar al delegado, estar atento -principalmente- en el inicio de la tarea o funcin. Se le debe proveer de asistencia e informacin necesaria. Establecer un sistema de monitoreo: el proceso implica control de la delegacin. No hay delegacin efectiva sin control. El monitoreo puede hacerse de distintas maneras: en forma personal (p. ej. : con preguntas oportunas), por medio de reportes, por controles por excepcin, por muestreo, por informacin estadstica. Hay que tratar que el sistema adoptado no lesione la autoridad del delegado y que no le transmita desconfianza por su labor Evaluacin de la delegacin: El delegante debe revisar permanentemente como se va desarrollando el proceso. Cul es el grado de cumplimiento de las funciones encomendadas. Si han desaparecido las tareas que se consideraron que deban ser delegadas. Si el delegado registr un crecimiento en su gestin.
PREDISPOSICION
QUE SE DELEGA ESTABLECER EL OBJETIVO QUE NO SE DELEGA PLAZOS INFORMACION CRITERIOS DE EVALUACION
COMUNICACION
EVALUACION
FEED BACK
ORIENTACION
personal ( tendencia a la concentracin) o se debe al temor a perder el puesto de trabajo. NECESIDAD DE SER VISTO : Puede ser provocada por una predisposicin intima (narcisismo, adhesin al lder) o por falta de protagonismo en otras espacios (familia, amigos, etc.) POR NO CONFIAR EN EL PERSONAL : esta dificultad puede estar causada por la personalidad del que posee las facultades (autoritarismo, paternalismo) o por la falta de los conocimientos necesarios de las personas a delegar. NO HAY TIEMPO PARA CAPACITAR : Esto se transforma en un circulo vicioso. No hay tiempo por las mltiples funciones que poseo, y por lo tanto no capacito. Como no capacito no puedo delegar. Y como no delego no puedo ceder las tareas de detalle. Al estar atento a las tareas de detalle no tengo tiempo. PRIORIZAR LO OPERATIVO : Suele suceder cuando el directivo no sabe desprenderse de su pasado profesional o tcnico y atender su presente de conductor. Por lo tanto va a estar detenido en los detalles de su especialidad. EL DILEMA DE LA DELEGACION DE MITZBERG : Segn H. Mitzberrg los directivos pretenden delegar, pero su preferencia a comunicarse en forma verbal, concreta, e instantnea conduce a que los archivos de las decisiones queden en su memoria. Por lo tanto ellos solos cuentan con la informacin necesaria para el trabajo.
conocimientos sobre la funcin por parte del delegado, extrema concentracin del poder, o ausencia de compromiso del colaborador. Se comprueba lo precedente en la labor cotidiana del directivo de ponerle punto final a las tareas (hasta en aquellas que corresponden al nivel operativo), y que la responsabilidad por su cumplimiento -tambin- recaer en l. En este caso la responsabilidad sube. No debe confundirse con la avocacin (del latn advocatio ; atraer o llamar a s cualquier superior un negocio que est sometido a examen y decisin de un inferior) que es el proceso por el cual el directivo, ante una circunstancia (razones de urgencia, ausencia del colaborador, etc.) toma a su cargo la realizacin de la funcin y la responsabilidad de su cumplimiento.
3.11.3 REDELEGACION
Esta es la situacin cuando se producen en cadena una serie de delegaciones sin generar valor alguno para la organizacin. Se asigna el mismo deber con idntica capacidad para tomar decisiones y responsabilidad a diferentes personas que dependen unas a otras jerrquicamente. Este vicio no es igual a la extrema delegacin. En la Redelegacin se busca no comprometerse en la funcin encomendada, y en la extrema delegacin se intenta profundizar la especializacin.
4. CONCLUSIN
Delegar es una decisin personal que requiere esencialmente una actitud de confianza hacia las personas. Delegar no es un acto, ni una funcin. Es un proceso que debe ser pacientemente diseado para que cada persona conforme al puesto que ocupe est en condiciones de tomar decisiones y realizar las tareas para las que fue designada. El desarrollo del tema de investigacin contribuyo a conocer la importancia de la delegacin de funciones y actividades en una organizacin. La delegacin satisfactoria implica que aquellos en los que se delegan las tareas saben lo que se ha de conseguir, quieren lograrlo, tienen medios para hacerlo y capacidad para conseguirlo. Todo acto de delegacin se asienta en la relacin que existe entre el subordinado y su jefe, el respeto mutuo que se tienen como personas y la satisfaccin que cada uno espera que se derive de ello. En enfermera como en cualquier otra profesin en todo momento se necesita del trabajo en equipo, de un lder responsable y de la delegacin de las actividades para asegurar la calidad del servicio que se presta. El trabajo de los enfermeros es amplio y existen muchos campos laborales, en cada uno de ellos se realiza un sin nmero de funciones y para ello se necesitan bases tericas fundamentales que garanticen un efectiva delegacin.
5. BIBLIOGRAFIA
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UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD PROGRAMA DE ENFERMERA GESTIN EN SALUD 2011