MANUAL DE CORRESPONDENCIA CAPTULO 10 DOCUMENTOS LEGALES

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PRESENTACIN...............................................................................................1 a. Papel notarial ...............................................................................................1 b. Papel sellado ...............................................................................................1 c. Papel simple de tamao legal .....................................................................1 PREPARACIN ................................................................................................2 a. Regulador interlineal ....................................................................................2 b. Formato .......................................................................................................2 c. Correcciones ................................................................................................2 d. Verificacin ..................................................................................................2 CERTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE LA ACP ........................................2 a. Responsabilidad............................................................................................2 b. Solicitud y procesamiento.............................................................................3 c. Tipos de documentos....................................................................................3

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ANEXOS Anexo A Modelo de certificacin por el Oficial de Archivos de la ACP4 Anexo B Modelo de certificacin por la Junta Directiva de la ACP..5

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31/08/2009

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1. PRESENTACIN. Para la presentacin de la documentacin legal existen tres opciones de papelera en las cuales se pueden confeccionar, como lo son: Papel notarial, Papel sellado o Papel simple de tamao legal. a. Papel notarial: Este papel se utiliza en las notaras de la Repblica para tramitaciones expedidas por los notarios. Solo podr escribirse dentro de los mrgenes del papel y sobre las lneas numeradas de la hoja, permitiendo que se escriba entre renglones para llenar una omisin o corregir un error, siempre que a continuacin de la palabra anterior a la firma o firmas se haga la salvedad correspondiente. b. Papel sellado: La impresin del papel sellado ha sido eliminada de acuerdo con lo establecido en el artculo 962 A del Cdigo Fiscal. c. Papel simple de tamao legal: El mencionado artculo 962 A establece que en los casos que sea necesario el impuesto de timbre, por medio de papel sellado y notarial; se usarn hojas de papel simple, tamao legal 8 X 13 (blanco) de calibre no menor de 20 libras, habilitando cada hoja de dos caras mediante estampillas por la suma de cuatro balboas (B/.4.00) estampado por mquina franqueadora o por declaracin jurada del impuesto, las cuales se pueden obtener en las sucursales del Banco Nacional y en el Ministerio de Economa y Finanzas. Igualmente, se establece que en el papel habilitado, el espacio vertical utilizable ser de treinta lneas y el ancho de los renglones ser igual al doble espacio de uso generalizado. El espacio horizontal de escritura ser de 6.69, dejando dos mrgenes iguales a ambos lados. Este papel est de venta en el comercio local y se usa para todo trmite legal en el que no se exija papel sellado ni papel notarial.

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2. PREPARACIN. Para la preparacin de un documento legal se deben seguir las siguientes indicaciones: a. Regulador interlineal: Antes de empezar a escribir se coloca el regulador interlineal en (0) o se utiliza el desconectador interlineal. b. Formato: En los documentos legales se escribe sobre la lnea, de margen a margen y llenando los espacios en blanco con guin. Las cantidades se escriben en letras y luego en nmeros de manera seguida. c. Correcciones: Se permite corregir una o dos letras en palabras de poca importancia. Se debe escribir el contenido nuevamente si el error ocurre en una cantidad de dinero, el nombre o la fecha. d. Verificacin: Para verificar los documentos legales haga buen uso del diccionario y de las opciones de verificacin para ortografa y gramtica existentes en los programas electrnicos antes de entregarlos. 3. CERTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE LA ACP. Con frecuencia surgen solicitudes para certificar documentos emitidos por la Autoridad del Canal de Panam o de la antigua Comisin del Canal de Panam por parte de empleados, ex empleados, jubilados, instituciones gubernamentales o privadas y el pblico en general. a. Responsabilidad. El Administrador ha designado al Supervisor de la Unidad de Administracin de Informacin y Archivos como Representante para la ejecucin del Programa de Administracin de Archivos designndolo formalmente como el Oficial de Archivos de la Autoridad del Canal de Panam, de conformidad con el Articulo 6 del Reglamento de Archivos. Entre las principales funciones de esta designacin est el certificar documentos oficiales y sus respectivos adjuntos de sustentacin. Igualmente, el Artculo 14, numeral 7 del Reglamento Interno de la Junta Directiva establece que corresponde al Secretario de la Junta Directiva expedir autenticaciones y certificaciones de las consultas, dictmenes, acuerdos, resoluciones y decisiones de la Junta Directiva y de sus comits que puedan darse de acuerdo con la ley.

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b. Solicitud y procesamiento. La oficina que solicita el servicio de certificacin debe enviar personalmente los documentos y sus adjuntos de sustentacin al Edificio 711, Corozal Oeste, los cuales se recibirn y dependiendo de la cantidad de pginas o el tipo de documento, tomar de dos a cuatro das para verificar y corroborar la informacin, colocarle los dos sellos correspondientes (fro y de goma) y ser firmado por el Oficial de Archivos, el Supervisor de la Unidad de Administracin de Informacin y Archivos (FAIH).. Las solicitudes de certificacin dirigidas al Secretario de la Junta Directiva debern ser enviadas por escrito y establecer claramente la materia objeto de la certificacin. c. Tipos de documentos. Entre los tipos de documento que mayormente se certifican encontramos mapas, archivos de personal, archivos mdicos, documentos de los archivos centrales (FAIH-Archivos), informes del sistema financiero, informes de recursos humanos, y/o cualquier documento generado por la ACP o antigua PCC, dependiendo de cual sea el objetivo de la certificacin.

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ANEXO A
CERTIFICACIN Yo, E. Ariel Camargo, Supervisor de la Unidad de Administracin de Informacin y Archivos y Oficial de Archivos de la Autoridad del Canal de Panam, como custodio legal de los archivos de la Autoridad del Canal de Panam, por la presente certifico que los documentos adjuntos (cantidad de pginas) que se describen en la presente son copia veraz y correcta de los documentos originales del registro oficial del seor _______________, IP- _________, que reposan en los archivos de la Autoridad del Canal de Panam. Carta con fecha de 5 de diciembre de 2008 dirigida al Dr.____ ________________ en contestacin al Oficio No. ___________, firmada por el Ing. Alberto Alemn Zubieta, Administrador de la Autoridad del Canal de Panam. Solicitud de Licencia por lesiones o enfermedades de trabajo, (Formulario No. 267), con fecha de entrada en vigencia del 29 de marzo de 2006 hasta el 16 de mayo del 2007. Memorando de peticin de licencia sin sueldo-______________, IP-___________, con fecha de 15 de noviembre de 2005, firmado por el Capitn. Eusebio Stewart, Gerente de la Seccin de Remolcadores del Distrito Norte. Notificacin de Accin de Personal No. ___________, con fecha de entrada en vigencia de 30 de noviembre de 2005.

Conforme a lo arriba mencionado, certifico que lo anterior es veraz y correcto. En testimonio del cual, firmo la presente certificacin en Corozal Oeste, Repblica de Panam, el da viernes, 16 de mayo de 2009.

E. Ariel Camargo Supervisor de la Unidad de Administracin de Informacin y Archivos Oficial de Archivos de la Autoridad del Canal de Panam

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ANEXO B AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAMA CANAL

El Secretario de la Junta Directiva de la Autoridad del Canal de Panam,

CERTIFICA:
1. Que la Junta Directiva de la Autoridad del Canal de Panam celebr reuniones con su Junta Asesora en Hong Kong los das 13 y 14 de septiembre del 2008, en la que estuvieron presente la mayora de los miembros de ambas juntas. 2. Que en dichas reuniones la Junta Directiva autoriz adecuar nuestro sistema de seguimiento de trnsitos (CTAN) al sistema ordenado por la Organizacin Martima Internacional (OMI) denominado Universal Automatic Identification System y aplicar las previsiones presupuestarias sobre este proyecto para el ao fiscal 2009. Dado en Panam a los tres das del mes de octubre del ao dos mil ocho.

_____________________________ Digenes de la Rosa Secretario de la Junta Directiva

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