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RESUMEN La realizacin de este estudio permiti dar propuestas de soluciones para mejorar las labores desempeadas en el departamento administrativo

de la empresa CIPCA, donde, la deteccin de ciertas fallas como: falta de organizacin de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y prdidas de tiempo, condujeron, principalmente, a la elaboracin de un manual de procedimientos para evidenciar la organizacin de la documentacin y estandarizacin de sus procesos administrativos, determinndose as, la situacin actual del rea y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y con el uso de grficos y esquemas; adems, este proyecto est desarrollado bajo las condiciones de investigacin de diseo no experimental de tipo descriptiva, sirviendo como una herramienta til para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtencin de las metas de toda la organizacin, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma.

Palabras clave: Manual, archivos, documentos, carpetas, administracin.

INTRODUCCIN Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las organizaciones modernas para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, se evidencia la importancia de la realizacin de manuales como un mecanismo de planificacin idneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, adems que contribuye a la creacin de lineamientos y descripcin de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos.

Ordenar y documentar la seleccin de dichos procesos, etapas, procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar trmites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella por indefinicin, evitar la evasin de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos operacionales.

En la empresa Consultora de Ingeniera Pealver, que se encuentra en pro de la ejecucin de planes para el aseguramiento de la calidad, los procedimientos administrativos no se encuentran documentados, lo que ha ocasionado una serie de inconvenientes, y por ende, existe la necesidad de estandarizarlos, con la finalidad de mejorar el funcionamiento interno de la empresa. Por consiguiente, se presenta este trabajo, el cual tiene como meta la elaboracin de un manual de procedimientos para la organizacin de los procesos

administrativos que se realizan en la empresa CIPCA, determinndose as, la situacin actual de los procedimientos mediante observaciones y entrevistas hechas al personal, principalmente, detectando las causas primordiales que generan inconvenientes en los procedimientos.

Esta investigacin permite que se determine cules son las exigencias y las acciones que se deben seguir para la elaboracin de un manual instructivo que beneficiar a toda una empresa.

El manual de procedimientos descrito en esta investigacin es un documento que contiene primordialmente, la descripcin de la manipulacin de los datos y la informacin de la empresa. El manual precisa la participacin de los encargados del departamento en cuanto al manejo de los documentos, as como sus usos y destinos en los archivos digitales. Contiene informacin y ejemplos de casos, uso de los formatos y planillas, autorizaciones, o documentos necesarios y pasos vitales en ciertas acciones, manejo de datos del personal, ingresos y egresos y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

El manual es importante ya que podra facilitar las labores de auditora, la evaluacin y control interno y la vigilancia e inspeccin de la unidad de la empresa CIPCA. Para la presentacin de los resultados y sus respectivos anlisis, se estructur el informe en los siguientes captulos:

En el Captulo I El Problema; se expone la problemtica, objeto de la investigacin, El Captulo II Marco de Referencia; ofrece informacin con respecto a la empresa, y el rea donde se realizar la pasanta, as como informacin terica relevante. El Captulo III Aspectos Procedimentales, describe la parte metodolgica del estudio, siendo la explicacin paso a paso de que se realiz y como se realiz durante la investigacin. El Captulo IV Resultados; es donde se exponen y analizan los resultados; finalmente, se tienen las Conclusiones, Recomendaciones y Referencias Bibliogrficas.

CAPTULO I

EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

La empresa Consultora de Ingeniera Pealver, C.A. (CIPCA), dedicada a prestar servicios profesionales de ingeniera, consultora y adiestramiento, es una organizacin que se encuentra en constante crecimiento y permanencia en el medio donde se desenvuelven. En CIPCA cuentan con una filosofa que les ayuda a concientizar a sus trabajadores sobre la importancia de la calidad de los trabajos. En el mismo sentido, surge en la gerencia de la empresa la necesidad de optimizar su gestin administrativa, que les permita evaluar la eficiencia de los trabajos con el cumplimiento de sus objetivos.

Desde el punto de vista externo, los procesos que se llevan a cabo en la administracin cumplen con los requisitos que debe tener toda organizacin similar a sta. Internamente en la empresa, a pesar de poseer documentacin completa de su administracin, se ha venido observando una serie de inconvenientes en sta rea. El personal qu desempea la funcin e administrativa ha cambiado o ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo propio y diferente al momento de ejecutar sus tareas, incluso, la informacin no est archivada de la misma manera y orden especfico, al igual que se encuentra informacin duplicada o redundante. Por otro lado, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas debera ser menor, incluso, los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos tambin deban reducirse.

Tomando en cuenta lo sealado anteriormente, esta investigacin permite dar respuestas y propuestas de soluciones a la siguiente problemtica: la carencia de lineamientos y pasos para la ejecucin de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa CIPCA. En tal sentido, las causas que posiblemente dan origen a la problemtica planteada, se mencionan a continuacin:

Polticas de mejora continua de la empresa orientadas slo a la parte de produccin.

Falta de identificacin y caracterizacin de las deficiencias de esta rea.

Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta rea.

Falta de relacin de la administracin con las polticas y filosofa de la empresa.

Falta de supervisin de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo.

No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en el departamento.

Desconocimiento de normativas y legislacin existente en materia del trabajo.

Dado a que no existen unas normas y pasos para el control necesario de los procedimientos administrativos, se invierte una razonable cantidad de tiempo y esfuerzos para adiestrar a los encargados, quienes realizan sus labores y organizan dicha informacin de acuerdo a sus conocimientos y forma de trabajo.

La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratgicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente cuando ocurren cambios constante del personal de administracin, por tal motivo, con en el objeto de aumentar el desempeo de la empresa, se encuentran incentivados en desarrollar y ejecutar planes de accin en el ms corto plazo posible, que redireccionen los esfuerzos de ste y los otros departamentos en cumplir con las metas propuestas por toda la organizacin.

Esta problemtica conduce a las siguientes consecuencias:

Desconocimiento por parte del personal administrativo de cmo realizar las actividades asignadas.

Falta de organizacin y orden en la recopilacin de documentos de los archivos digitales de la empresa.

Desconocimiento de cmo organizar y clasificar la informacin.

Retrasos, demoras y prdidas de tiempo al realizar labores administrativas.

Insatisfaccin por parte de la gerencia al no recibir los resultados esperados.

Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos, por no ser gestionados en el debido momento.

Extravos, o de lo contrario, duplicacin de informacin.

Errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos.

Personalizacin en la ejecucin y recopilacin de actividades.

Inseguridades y desmotivacin del personal.

La inexistencia de pasos para el control de los procesos administrativos, es decir, una documentacin adecuada de cmo deben realizar las actividades han afectado significativamente el desempeo de esta rea de la empresa, por esta razn, es muy comn que se d lugar a las confusiones, a las demoras, a las duplicaciones de esfuerzos y al cumplimiento deficiente de sus funciones en general.

De seguir as, pudiera afectar el rendimiento econmico de la organizacin, incurriendo en costos excesivos y graves prdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversin de muchas horas hombre para la orientacin de los nuevos trabajadores que desempeen funciones de la administracin y gerencia.

El manual de procedimientos constituye una estrategia de formacin y adiestramiento para el profesional que ingresa; aun cuando se den cambios del personal, su existencia garantiza que el trabajo no ser interrumpido ni personalizado, porque las normas y los procedimientos se mantienen. Este instrumento tambin libera a la directiva, evita la repeticin de informacin y recarga de trabajo, y sobre todo, reduce la frecuencia de explicacin e instrucciones al trabajador nuevo que se incorpora a esta funcin. Con su aplicacin, se espera un incremento significativo en las mediciones de productividad y eficiencia de la empresa CIPCA.

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