Uso de Herramientas de Gestin de la Calidad simplificadas para la certificacin grupal mltiple

Ing. Carlo Costilla Mora

Fondos de Proyectos gestionados a travs de SCAN Global, y el Instituto Internacional de Desarrollo Sostenible IISD: Simplificacin de los Sistemas Internos de Gestin para la Certificacin Mltiple y Elaboracin de una Gua para la Rehabilitacin de Cafetales -Cooperacin Suiza SECO Desarrollo, validacin y comprobacin de herramientas de gestin simplificadas - HIVOS Holanda -

SCAN -PER
Desarrollada por la Iniciativa de productos Bsicos Sostenibles (SCI), del Instituto Internacional para el Desarrollo Sostenible (IISD) y la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD), con la colaboracin de organismos de estndares voluntarios, instituciones de asistencia tcnica, y otros actores clave; la Red de Asistencia a los productos Bsicos Sostenibles (SCAN), es un programa de capacitacin cuyos colaboradores en Per tienen como desafos: - elaborar una gua dirigida a tcnicos extensionistas de organizaciones cafetaleras, la cual describe los procedimientos a implementarse en el marco de un programa de rehabilitacin de cafetales; y, - lograr una plataforma nica para acceder a los diferentes programas de certificacin orgnicos y sostenibles.

 Para las organizaciones de pequeos productores de caf, tener sellos que certifiquen una produccin inocua, orgnica y/o socialmente responsable, les da ventajas competitivas en el mercado global (El 94% del caf producido en Per, es para mercados de exportacin). Entre las certificaciones con mayor crecimiento de su demanda en el mercado global, comparadas entre el ao 2006 y el 2009, sobresalen: Rainforest (74%), Utz (45%), Starbucks C.A.F.E Practices (33%), Comercio Justo (22%), y los Reglamentos Orgnicas de Estados Unidos, la Unin Europea y Japn (19%).

ANTECEDENTES

A mayor nmero de certificaciones, se necesitan ms recursos para el control interno de las actividades del grupo
Para tener un programa de produccin que certifique con Comercio Justo, Orgnico, Rainforest Alliance, Utz Certified y Starbucks C.A.F.E Practices, las organizaciones hacen inspecciones internas diferenciadas segn cada certificacin, tienen diversas normas a ser cumplidas segn cada subgrupo destinado a una certificacin de eleccin estratgica, y su organizacin tiene que tener mayores recursos humanos y materiales para realizar el control interno de sus actividades.

 En base al diagnstico participativo y a una serie de talleres y reuniones de trabajo realizadas el ao 2009, SCAN PER ha desarrollado la Norma Interna de Cafs Orgnicos y Sostenibles del Per, que busca ser una gua prctica para entender y armonizar los principales programas de certificacin orgnicos, sostenibles, y comercio justo, y para implementar buenas prcticas en el cultivo, la vivienda y la vida en comunidad, de manera que se pueda acceder a cualquiera de las certificaciones de acuerdo a la opcin estratgica que mejor se adapte a las necesidades de los pequeos productores de caf, sin que eso les signifique un incremento prohibitivo en la inversin a realizar.

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad, por lo que resulta un concepto ms amplio que el anterior de aseguramiento de la calidad y adems lo contiene.
Gestin de calidad

Gestin de la calidad

Planificacin

Control

Aseguramiento

Mejora continua

Todo esto implica establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar un Sistema de gestin de la calidad.

EL SIC tiene que ser un Sistema Interno de Gestin de los requisitos de Calidad
aspectos claves de un sistema de gestin de calidad que unifique lo orgnico, sostenible y de comercio justo, son el definir una poltica de calidad y el compromiso de cumplir con las respectivas normas y/o reglamentos considerados por su reglamento interno. La alta direccin debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del sistema de gestin de la calidad, as como la mejora continua de su eficacia.

Los aspectos comunes de las normas de certificacin de calidad orgnica, sostenible y de comercio justo; para pequeos productores, que deben ser planteados por el Sistema Interno de Gestin, son los siguientes:

Poltica Socio Ambiental Compromiso de cumplimiento con las normas Manual de Procedimientos del SIGC Anlisis de riesgos laborales Lista de Productores Mapa General y croquis de las fincas. Procedimiento documentado que evite la mezcla de producto certificado con productos no certificados y que permita darle seguimiento (registros y recibos de estimados, cosecha, entrega y venta).

Para Implementar la certificacin mltiple un Sistema Interno de Gestin de Calidad debe tener para sus productores:
Reglamento Interno Poltica Socio Ambiental y Productiva, Compromiso / Contrato de partes Programa Integral de produccin anual (objetivos, metas, cronograma, recursos, responsables). Documentos:
Norma Interna , Ficha de Inspeccin Interna, Registros indispensables, Croquis de las fincas que incluyan cultivos, viveros, colindantes, zonas de riesgos personales y/o laborales, reas protegidas, reas de mayor riesgo de erosin, cuerpos de agua y reas de actividades humanas.

Programa Integral de Produccin del SIGC:

Programa de Conservacin de Recursos Naturales Programa de uso eficiente de agua en el beneficio hmedo Programa de Salud y Seguridad Laboral Programa de Manejo Integrado de Cultivo Programa de fertilizacin de suelos o cultivos Programa de Manejo Integrado de Desechos Programa de seguimiento y mejora continua Programa de capacitacin al personal

Registros indispensables del SIGC:

de Insumos (semilla, fertilizantes y fitosanitarios) Monitoreo, evaluacin y Mejora Continua (incluye quejas, auditoras y acciones correctivas) de Estimados, cosecha, despacho y venta de caf y/o cacao. del pago a los trabajadores (contratos, recibos o bitcoras) de Historial del periodo de conversin de la finca de Consumo de Agua y Energa, de Visitas y Capacitaciones.

DESARROLLANDO LOS DOC

REGLAMENTO INTERNO
Se entiende como las reglas de juego de las actividades que deben cumplir todos y cada uno de los miembros de una organizacin. Estas reglas deben estar escritas en forma clara y deben mencionar las obligaciones y los derechos de la organizacin y de sus miembros. El reglamento interno debe contener los criterios mnimos para el cumplimiento de las certificaciones y debe precisar las condiciones de manejo dentro del sistema de produccin en todas las etapas del proceso: en el manejo de las unidades de produccin, la cosecha, la post-cosecha, el procesamiento y la comercializacin. Estos reglamentos son de obligatorio cumplimiento por la organizacin y todos los productores.

La organizacin debe elaborar un Reglamento Interno con el siguiente contenido:

Norma Interna de produccin orgnica y sostenible. Reglas para la participacin de agricultores y agricultoras en la organizacin, incluyendo un procedimiento para la conversin a la agricultura orgnica (a emplearse con los nuevos operadores). Deben incluir un procedimiento para excluir operadores individuales que no cumplan con las normas y requerimientos, y un procedimiento de sanciones. Cada operador debe ser informado sobre las normas internas en forma escrita. En caso de que esto no fuera posible, deben organizarse reuniones regulares con todos los operadores para informar acerca de las normas internas y requisitos de certificacin.

Estructura del reglamento interno:

REGLAMENTO INTERNO DEL SISTEMA INTERNO DE GESTIN I. OBJETIVOS Y METAS II. NORMA INTERNA y MARCO NORMAVO III. ORGANIGRAMA, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES III. DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG IV. REGLAS PARA ADMISIN Y PROCEDIMIENTO DE CONVERSIN DE NUEVOS PRODUCTORES V. SANCIONES, APELACIONES, Y RETIRO DE PRODUCTORES

COMPROMISO CONTRATO DE PARTES: (incluye la poltica socio ambiental y productiva)

NORMA INTERNA

FICHA DE INSPECCIN INTERNA

INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE FICHA DE INSPECCIN INTERNA:

1. Datos Generales. Productor: (Nombres y apellidos) Cdigo: (se sugiere 3 iniciales de sector seguido de # DNI, por ejm. TRU40609835) Estatus: (Transicin 1 sostenible, T2 sost., orgnico sostenible) Organizacin: (Asociacin, comit o sub-grupo al que pertenece) Sector: (Zona geogrfica o lado de una cuenca por ejemplo) Casero: (Centro poblado) Distrito: Provincia: Departamento: Coordenadas: (SENASA adicionar esta exigencia) Inspector Interno: Fecha de Inspeccin:

2. Estndares a cumplir. Idealmente se marcan con una X todos los reglamentos, son indispensables y obligatorios marcar el reglamento interno, la norma interna y el DS 044-2006AG.
NOP X CEE # 834/07 889/08 X JAS Notific. #1605 X Per DS # 044/2006 AG X Reglamento Interno X

FLO

UTZ

RAS

C.A.F.E Practices

Norma Interna

3. Datos de la(s) parcela(s). Detallar cada parcela del productor y agruparlas todas como una sola finca, si se encuentran en un mismo sector. Se diferencian las reas en hectreas de caf en produccin, caf en crecimiento, cacao en produccin, cacao en crecimiento, panllevar, pastos, purma, Bosque (junto a todas las reas destinadas a conservacin). Se detalla la cantidad de produccin en el presente ao, y se hace el estimado del prximo ao teniendo en cuenta la cantidad de rea en produccin a tener el siguiente ao.

Nombre de la(s) Parcela(s)

Superficie (H) Caf Prod. Crec. Cacao Prod. Crec. Panllevar y otros Pasto Purma Bosque Total

Produccin (qq) Caf 2010 Est. 2011 Cacao 2010 Est. 2011

Todas

4. Verificacin de conformidad con las normas.Accin a verificar Crtico para CUMPLIMIENTO No SI Aplica Observaciones NO

El primer recuadro tiene una interrogacin que deber ser contestada en forma afirmativa si se cumple con el requisito (marcando con una X en el recuadro SI). El recuadro de cumplimiento Crtico para indicar que esa finca no podr certificarse con el estndar sealado. El recuadro No aplica, indica que en esa finca no se evala el criterio por la inexistencia del acto o condicin a evaluar. Si la interrogacin del primer recuadro se significa que no se cumple con el requisito de la norma, entonces se marca con una X en NO . Habr requisitos cuya interrogacin se ha efectuado en forma negativa, porque el cumplimiento del requisito implica que no se haya efectuado la accin a evaluar por lo que para confirmar esa negativa se marca con una X en SI. Por ejemplo, para la pregunta: No ha convertido bosque natural a produccin agrcola? No ha talado y/o quemado bosque primario? , el cumplimiento del requisito de la norma implica que se confirme afirmativamente esta interrogacin, es decir, afirmativamente no se ha convertido bosque natural a produccin agrcola, y como cumple con los requisitos se marca SI. El recuadro de observaciones se llena con el detalle del incumplimiento de la norma interna, siempre que se marca NO. Por ejemplo, si la accin a verificar #5: Tiene al da su plan de produccin anual y la bitcora de registros de los programas de su sistema de gestin de calidad? tiene un NO por respuesta, se deber especificar cual de los programas especificados en la norma interna no estn siendo registrados y la evidencia que lo sustenta.

DECLARACIN:
DECLARACIN: Como productor/a declaro mi conformidad con lo expresado en esta ficha y afirmo que no aplico procedimientos no declarados. Firma del Productor

Firma del productor titular declarando su conformidad con la inspeccin. El caso contrario, si el productor no est conforme y no firma, deber tener procedimientos contemplados en el reglamento interno.

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

El inspector interno evaluar el porcentaje de cumplimiento dividiendo el nmero de los tems marcados SI, entre el nmero total de tems que aplican (46 menos los que no aplican). La fraccin podr indicarse como porcentaje si lo multiplican por 100. El inspector interno deber firmar su conformidad con su inspeccin y evaluacin.