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Manual de usuario SICOTEM

Marcos Nava Ramrez

Sistema de Cotejo de Mercancas SICOTEM


El objetivo del SICOTEM es agilizar el proceso del previo, es decir, la revisin de mercanca por parte de la agencia aduanal dentro de un recinto fiscalizado, para el cliente Tetra Pack.

El sistema sicotem consta de 2 mdulos, el previolap y el sicotem (administador), se realiz tambin una versin para la terminal HT660 pero fue abandonada por fallas en la conexin a red en el almacn WEC.

El mdulo sicotem es el programa bsico, se encarga de administrar la informacin para los previos y a s mismo.

El mdulo previolap se encarga de llevar a cabo el proceso del previo, propiamente dicho.

Para realizar un previo se toma como base el siguiente flujo de informacin: 1.- Se recibe la factura electrnica por parte del cliente. 2.- Se da de alta en el sistema la factura electrnica (Carga factura). 3.- Se preparan catlogos y archivos para el proceso (Preparacin de archivos). 4.-Se traslada la informacin al sitio donde se realizar el previo fsicamente (Traslado) 5.- Se escanea la totalidad de la mercanca (Previo). 6.-El programa emite informes y los enva a los interesados (Correos). 7.- Se integra la informacin del previo al sistema. (Reintegracin)

Siguiendo este esquema veremos paso a paso el procedimiento en el programa.

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Manual de usuario SICOTEM Mdulo Sicotem

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Para ejecutarlo se entra al servidor 192.168.4.19 por medio del escritorio remoto, esto nos lleva directamente al programa que nos pedir contrasea para entrar, escrbala y de <Enter>.

En caso de error de contrasea, aparecer un mensaje indicando la falla:

Por lo que deberemos presionar el botn de Aceptar y volver a escribirla

Despus de dar la contrasea correctamente, el sistema mostrar la pantalla de trabajo:

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Esta primera pantalla nos muestra el estado actual de las facturas electrnicas que se hayan dado de alta, iniciando con aquellas que aun estn pendientes. Comandos

REA DE DATOS

Navegacin

Filtros

El rea de comandos es una barra que contiene iconos que reaccionan al hacer clic con el mouse:

Para que el programa muestre que hace cada uno, seale con el puntero del mouse el icono y aparecer un letrero amarillo que lo mostrar.

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Carga Factura:

Sirve para integrar o importar al sistema el archivo de factura electrnica enviado por Tetrapack Se le deber indicar al programa la unidad y carpeta donde se encuentra el archivo:

Se dirigir automticamente a la carpeta facturas , donde el programa espera que se encuentre, sin embargo puede estar en alguna otra carpeta (el sistema no respalda el TXT).

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Si por algn error se eligiera un archivo que ya fue subido al sistema se informa al usuario por medio de una ventana, sin embargo procede a mostrar el contenido en el rea de datos. No aparece el botn para subirlo. En caso contrario muestra el contenido del archivo:

En este momento nos permite navegar por el archivo para revisar el contenido, dndonos como informacin el nmero de registros que contiene, tome en cuenta que pueden ser ms de un facturas, revise la columna titulada Invoice para ver este detalle; Para activar la navegacin por teclado solo de clic en alguna de las celdas para que el contenido se ponga azul.

La navegacin se realiza con las teclas de las flechas, <inicio>,< fin>,<avpg> o <re pg> estando en el rea de datos, y con los iconos de navegacin desde afuera, auxiliado por las barras de deslizamiento.

En este momento podemos elegir desechar algunos de los registros incluidos en la factura electrnica, para ello se utiliza el cuadro inicial de cada registro, al darle clic se pone negro, eso indica que ser borrado de la factura:

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Despus de revisar los datos a nuestro gusto, si es el archivo deseado daremos clic en el botn Aceptar que est despus del nmero de registros, arriba del rea de datos. Para ignorar la importacin basta con presionar cualquier botn que no sea de navegacin.

La celda (cruce de columna con lnea) activa, se ilumina en azul, para indicar la posicin actual en el archivo, en esta ilustracin vemos el final de un archivo en el que se muestra el nombre del archivo (factura electrnica) y la fecha y hora en que se dar como importada al sistema.

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Esta forma de presentacin de datos se considera circular , porque si se llega al final de las columnas y se presiona la flecha a la derecha se pasar a la primera columna, igualmente suceder para el lado contrario; para ver la posicin relativa observe las barras de deslizamiento. Una vez que se da clic en Aceptar , se observa que se pone un cuadrito negro al principio de los ttulos, esto es porque se eliminan para importar los datos y el archivo se integra a las facturas originales, por lo que la pantalla mostrar, en el rea de datos, la base de datos de facturas originales, quedando activa la primera celda del archivo recin importado.

El rea de datos puede ser adaptada para su mejor lectura, es decir, el ancho de las columnas puede modificarse, y hasta cambiarse de posicin, sin afectar el original

Un efecto parecido produce el botn de para revisar facturas originales, aunque no se posiciona en el mismo lugar. Este icono permite realizar una revisin completa de las facturas originales, se muestra sin seleccin de celda, active con un clic en el rea de datos para poder navegar:

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La zona de filtros nos permitir realizar una seleccin de datos con solo escribirlos en las casillas correspondientes:

Filtrado de datos:

Estos tres datos nos servirn para localizar cualquier registro en las bases, ya que actan sobre los datos que estn activos en pantalla (a menos que no contengan esos datos). Factura electrnica es el nombre del archivo BROKER que se desea ver. Material TP es la clave de material usada por TetraPack para la identificacin, se debe escribir completa, con guiones, espacios, ceros a la izquierda, etc. Exactamente como la da el cliente. Fecha de carga es la fecha con que subi al sistema, este dato incluye hora:minuto:segundo lo que la hace una llave nica.

Se pueden usar los tres al mismo tiempo para afectar la visualizacin de datos, se pueden usar en forma parcial, es decir, que se pueden usar solo los primeros caracteres de un identificador y mostrar inmediatamente los datos que coincidan con los filtros especificados.

Por ejemplo: si desea saber en cuantas facturas se ha tenido el material 00785-456 45 solo debe teclearlo en Material TP y se mostrar en la pantalla todas las coincidencias.

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Cabe aclarar que la Factura electrnica y la factura de compra son diferentes, la factura de compra esta especificada en la columna nmero 5, titulada INVOICE, mientras que la factura electrnica ser la penltima columna titulada ARCHIVO

Para Quitar alguno o todos los filtros solo presione el pequeo icono de tache rojo que esta junto al ttulo de cada filtro.

Preparacin de archivos:
La preparacin de los archivos se realiza hasta que ya existen las facturas electrnicas dentro del sistema, este paso se refiere a la preparacin para el previo. Lo ideal sera que el esquema de comunicacin (red WiFi) nos permitiera ejecutar el programa desde el servidor, sin embargo en la prctica se not que no era confiable; por ello se opt por el esquema de llevar todos los archivos preparados en una laptop.

El sistema recorta los archivos pendientes de previo y los coloca en una carpeta llamada Previo desde la cual se podr hacer la copia a la o las laptops que realizarn el previo. La limitante es que en cada laptop solo se podr realizar el previo correspondiente a un archivo electrnico, no ser posible realizar previo en 2 computadoras a la misma factura electrnica. Se actualiza el catlogo tetrapack y los recortes de los archivos, todo se coloca en la carpeta LapTop de la que se puede copiar a la lap top o a un medio magntico cualquiera (disco porttil, memoria usb, etc) y posteriormente copiarse a la laptop en la carpeta SICOTEM reemplazando los archivos actuales. Los archivos incluyen Catalogo.dbf, Catalogo.cdx, Catalogo.fpt (son los que componen el catlogo), Estatus.dbf, Estatus.fpt (archivos recortados de estado), Facorigin.dbf, Facorigin.cdx (recortes de facturas originales)

Traslado:
Los datos debern ser llevados al lugar del previo, sea en una memoria, disco o la misma laptop, para que se pueda llevar a cabo la lectura de los cdigos de barras. En la laptop debern quedar los archivos mencionados anteriormente en la carpeta sicotem reemplazando los originales. Con esa sencilla operacin queda lista para llevar a cabo el previo.
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Previo:
El mdulo para realizar el previo se ejecuta directamente en la laptop con el programa Previolap.exe

En la laptop se instalar un icono de acceso rpido para que sea fcil de localizar y ejecutar. El programa intentar obtener los datos necesarios de la red preguntando si est en la red de Gamex, si la respuesta es afirmativa recortara catlogo y archivos necesarios, si la respuesta es negativa proceder presuponiendo que los datos que tiene son los adecuados. Posteriormente queda en espera de la primera lectura de cdigo de barras, con ese dato determina la factura electrnica a la que pertenece y hace un nuevo recorte de datos ya que solo buscar datos en esa factura.

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El cdigo de barras es de tipo Interleaved 2 de 5, consta de 36 caracteres y Tetrapack lo usa como identificador nico.

Contiene informacin de nmero de parte(18 primeros caracteres) sin espacios ni guiones, los 5 siguientes son la cantidad de piezas, tres sin dato aun y por ltimo 10 para el nmero de orden. Se localiza al final de la etiqueta de TetraPak, la lectura debe ser siguiendo los estndares de lectura de cdigos de 1 dimensin. El rayo debe abarcar la totalidad del cdigo para una lectura completa, se puede leer de frente o de cabeza, este tipo de cdigo esta codificado, por lo que su lectura es un poco ms tardada que los dems cdigos de la etiqueta, si el rayo ve otro cdigo lo leer inmediatamente, sobrescribiendo la lectura anterior. Una vez que se localiza un cdigo el registro queda marcado como ya ledo, no importa que se lea varias veces. Para estar seguro de la lectura, observe siempre que el cdigo sea vlido (36 caracteres, pero de eso ya se encarga el programa) y est en el primer campo (Cdigo).

Cuando el escanner lee un cdigo lo enva al programa seguido de un <enter> (a menos que este mal configurado), as que se ejecuta la bsqueda de inmediato.

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Esta primera bsqueda determina la factura electrnica (BROKER) a la que corresponde este material y todo el resto de la ejecucin ser exclusivamente para esta factura electrnica, marcando como no est en la base a cualquier material no contenido.

Obsrvese que el rea de cdigo esta en color azul cuando est lista para la lectura, en caso de no estar azul es porque est en edicin, es decir, en espera de otros datos, generalmente para regresar a la condicin de lectura presione la tecla Tabulador.

Los colores de la pantalla son auxiliares de lectura, es decir que los campos de color azul claro son los que son susceptibles de modificar, los campos rosa son datos que no se pueden modificar y el campo verde es un rea de notas (texto libre)

Entrada manual de cdigo: Cuando la lectura por medio del escanner no es posible, se puede proceder al ingreso manual de datos.

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Los datos tendrn que identificarse en la etiqueta y escribirlos en el campo correspondiente:

1.-Clave de parte (materialTP)

2.-Cantidad (nm. de piezas)

3.-Nmero de orden.

Se debern escribir exactamente como estn en la etiqueta y en el orden indicado, iniciando por la clave de parte, pasando a la siguiente con una tecla tab o con un clic en el campo de cantidad, se pone el nmero de piezas y se pasa al siguiente campo con un tab o un clic, en tercer lugar se escribe el nmero de orden incluya los ceros a la izquierda, y de un <enter>, esa tecla le avisa al sistema que combine estos datos para obtener el cdigo correspondiente. Inmediatamente el programa escribe el cdigo generado como si lo huera ledo y ejecuta la bsqueda correspondiente.

Cdigo no encontrado: Se deber registrar en la seccin de notas generales aquellos cdigos que no se hayan encontrado en la base y estn fsicamente en el material, para ello se da clic en el rea verde y se escribe el cdigo no encontrado (la tecla F3 repite la ltima lectura del escanner), esto con la idea de hacer una revisin posterior de estos cdigos. Las notas generales, se integrarn al cuerpo del correo que se enviar al finalizar el previo, mientras el previo no se termine se pueden escribir y borrar sin problemas, al final del previo las notas se guardan como parte del estatus de la factura electrnica. Los botones del sistema:

Permiten la operacin del sistema fuera del escaneo: El botn Modificar permite realizar cambios en los datos, aunque solo los campos que estn en color azul claro podrn ser modificados.

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El campo de descripcin de material se usar para nuevas descripciones, agregar especificaciones o para agregar nueros de lote o seriales.

Todo cambio realizado en estos campos se reportar en el LOG y se enviar por correo al finalizar el previo como archivo anexo en formato Excel.

El botn es un switch, en el momento de iniciar la edicin se cambia a Guardar, todo cambio en estos campos deber ser guardado, de otra forma se perder, en ambos casos el botn podr ser activado con la letra subrrayada y la tecla <ALt>, es decir que para activar Modificarpodemos usar la combinacin <Alt><m> y para Guardarusaremos <Alt><g>.

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Para comprobar que si se guardaron las modificaciones (en caso de duda) vuelva a leer el cdigo y debern aparecer los datos modificados, en caso negativo tendr que volver a realizar los cambios (no olvide guardarlos) El botn Revisapuede ser activado con la combinacin <Alt><r> y sirve para activar una pantalla que nos muestra los registros de la factura que an no se han escaneado y sern considerados como FALTANTES en el reporte final, cada vez que lo pulsemos har un nuevo barrido de la base buscando los no ledos, la ventana generada no desaparece sola para permitir comparaciones de anlisis.

El material mostrado est en orden de cdigo, al final muestra la factura contable a la que pertenece, en una factura electrnica pueden venir varias facturas contables, aunque no todas llegan a Gamex, cabe recordar que el programa mostrar todas las que estn en la factura electrnica. Esta ventana se cerrar al dar clic en la equis roja del lado superior derecho de la ventana. Est en formato de texto, y puede ser copiada a Excel. Botn Fin de previo puede ser activado por la combinacin <Alt><f> y sirve para finalizar la actividad del programa de previo, antes de finalizar traslada los datos de faltantes a nuestras notas y pregunta si A FINALIZADO EL PREVIO?, en caso afirmativo guardar los informes en las bases de datos, respaldara los archivos y enviar los informes por correos; en caso negativo solo los guardar para el siguiente uso en el que se espera ya sea definitivo. Los faltantes se transfieren en orden de factura (tem) ya que esta forma ayuda a la comparacin directa contra la factura.

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Correos:
Cuando el programa termina, enva, a los interesados, correos para entregar los resultados del previo, las notas son el cuerpo del correo y se anexa el log (archivo de modificaciones) en formato Excel. Las notas contienen los datos de los sobrantes (cdigos no encontrados) y los faltantes (tems faltantes). Por medio del mdulo SICOTEM el administrador podr determinar a quin le llegan los correos. Los datos recabados son respaldados por la laptop en una carpeta que se encuentra bajo la carpeta del ao y mes realizado, la carpeta de respaldo tendr como identificador el da, hora, minuto y segundo de trmino de previo; esta misma carpeta se deber poner a disposicin del mdulo SICOTEM para integrar los datos al sistema.

Reintegracin:
En el mdulo SICOTEM usaremos el cono para reintegrar la informacin:

Podemos realizar esta accin desde cualquier medio de grabacin magntica (USB, CD, Disco Porttil, etc.) o directamente de la laptop en red, la nica condicin vlida es que el programa pueda localizar los archivos. EL primero que busca es la base FACOK.DBF, esta es la depositaria dela factura corregida que result en el previo, el programa asume que los dems archivos estn en el mismo directorio o carpeta (log y estatus).

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