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Was ist sigmail.de ? Sigmail ist der E-Mail-Server auf www. signaturportal.de. Eine E-Mail Adresse auf signaturportal.de lautet deshalb @sigmail.de. Warum sigmail.de ? Der einfachste Weg elektronische Rechnungen (PDF-Dokumente) zu signieren und signierte elektronische Rechnungen automatisch zu verifizieren ist die Nutzung der E-Mail Funktion auf signaturportal.de. Rechnungen (PDF-Dokumente) die Sie der E-Mail als Anlage beifgen werden automatisch beim Postausgang qualifiziert signiert bzw. beim Empfang qualifiziert verifiziert. Mit der Einrichtung eines Kunden Kontos auf signaturportal.de erhalten Sie ein E-Mail-Postfach, welches ber Ihre Kunden@sigmail.de Adresse erreichbar ist. Ihre E-Mail-Adresse ergibt sich aus dem von Ihnen gewhlten Benutzernamen. Beispiel: Benutzername mit Verwendungszweck: E-Mail Adresse mit Verwendungszweck: Rechnungszustellung_Meyer GmbH Rechnungszustellung_Meyergmbh@sigmail.de

Benutzername ohne Verwendungszweck: Meyer GmbH E-Mail Adresse ohne Verwendungszweck: Meyergmbh@sigmail.de

Informieren Sie Ihre Lieferanten, dass alle elektronischen Rechnungen zuknftig ber Ihre Kunden@sigmail.de Adresse einzureichen sind, um eine automatische Verifikation nach 15 UStG zu ermglichen. Mchten Sie Ihre Kunden@sigmail.de Adresse Ihren Lieferanten nicht mitteilen, knnen Sie die Forwarding - Funktion nutzen, (nhere Erluterung dazu: https://www.signaturportal.de/pdf-files/sigmail-Neuerungen.pdf ), oder Sie leiten eingehende Rechnungen einfach per E-Mail, mit der Funktion weiterleiten, an ihre eigene Kunden@sigmail.de Adresse weiter um die Verifikationsfunktionen zu nutzen.

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1.Voreistellungen im Portal

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Loggen sie sich auf signaturportal.de ein und klicken sie auf die linke Hauptnavigation Einstellungen

2. Meine Signatur

Postausgang
Whlen Sie im Kartenreiten Meine Signatur den Unterpunkt Signatur/Rechtswahl, Postausgang. Beim Versand elektronischer Rechnungen per E-Mail auf Signaturportal.de werden Auslandsadressen automatisch anhand der Top-Level Domain der Empfnger EMail Adresse erkannt. Senden Sie z.B. eine Rechnung an Kunde@Kunde.ch wird auch automatisch eine Signaturkarte nach Schweizer Recht verwendet und als Sprache deutsch verwendet. Sie knnen ber die ----Empfngerliste----- auerdem fr jeden Empfnger Sprache und Rechtsgebiet einzeln definieren. Die nachfolgenden Einstellungen gelten fr die Adressen die nicht eindeutig definiert werden knnen, weil der Empfnger entweder noch nicht in der Empfngerliste vorhanden ist oder z.B. eine Adresse Kunde@Kunde.com benutzt, welche nicht eindeutig einer Sprache/Rechtsgebiet zugeordnet werden kann. In diesen Zweifelsfllen wird auf die nachfolgenden Einstellungen Signatursprache und Signatur-Rechtswahl zurckgegriffen.

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Posteingang
In nachfolgendem Formular knnen Sie fr Ihren Posteingang definieren nach welchem Recht die Gltigkeit der eingehenden Rechnungen (Signaturen) berprft werden soll und in welcher Sprache das Verifikationsprotokoll erzeugt werden soll. Hier ist regelmssig das Recht zu whlen, nach dem sich die Belege steuerrechtlich beurteilt werden. Sind Sie z.B. ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist das deutsche Recht massgeblich, sind Sie ein Unternehmer mit Sitz in der Schweiz, das Schweizer Recht.

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2. Mail-Einstellungen Bettigen Sie unter dem Reiter, E-Mail, SMTP-Konto die E-Mail Einstellungen wie nachfolgend abgebildet und prfen Sie ihre Daten. Wenn Sie die ForwardingFunktion aktivieren, werden Ihre eintreffenden E-Mails automatisch an ihre Referenzadresse weitergeleitet.

4. Rechnungsausgang Aktivieren Sie unter dem Reiter Rechnungsversand, Rechnungsausgang, Signaturfunktionen die gewnschten Signatur-Optionen fr sigmail.de sowie andere Nutzungseinstellungen.

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5. Empfngerverifikation

Empfnger fr die der Empfngerservice aktiv ist, erhalten neben der elektronischen Rechnung ein Verifikationsprotokoll incl. Zeitstempel. Fr die Bereitstellung zahlen sie zugunsten des Empfngers 1ePorto aus Ihrem Guthaben. In nachfolgender Tabelle sind die Rechnungsempfngers aufgefhrt die fr den Posteingang als vertrauenswrdig gelten.

In der Spalte Empfngerservice aktiv ist gekennzeichnet welche Adressen am sog.

Empfngerservice teilnehmen.

Sie knnen einzelne Empfnger aus diesem Status entfernen. Folgen Sie dazu dem Link ndern. Empfnger fr die der Empfngerservice nicht aktiviert ist erhalten nur die signierte Rechnung

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6. Rechnungseingang Aktivieren Sie unter dem Reiter Rechnungsversand, Rechnungseingang die Einstellung vertrauenswrdige und unbekannte um automatisch fr alle eingehenden Rechnungen ein Verifikationsprotokoll GdPdU/GOBS incl. Zeitstempel gem 2 Nr.14SigG zu erhalten. Um zur Sprach und Rechtswahl der zu erstellenden Verifikationsprotokolle zu gelangen, bettigen Sie Sprache prfen.

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7. e-Porto Bestellung Bestellen Sie e-Porto in ausreichender Menge oder einen Flat-Tarif.

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Einrichten von Outlook Express: POP3 E-Mail Abruf und SMTP- Versand via sigmail.de 1. Klicken Sie im Men Extras" auf E-Mail Konten".

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte E-Mail". Whlen Sie Hinzufgen und dann E-Mail".

3. Geben Sie den gewnschten Namen fr das Konto an, der als Absender und Betreff der E-Mails erscheinen soll. (z.B. Fa_MayerGmbH_Rechnungszustellung) ein und klicken Sie auf Weiter".

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4. Tragen Sie bei E-Mail-Adresse" die E-Mail Adresse des sigmail.de Kontos ein. (z. B. max.mustermann@sigmail.de).

5. Im Feld Mein Posteingangsserver ist ein" whlen Sie bitte POP3" aus (Standardeinstellung). Als Posteingangsserver tragen Sie bitte sigmail.de ein. Als Postausgangsserver tragen Sie bitte sigmail.de ein. Klicken Sie anschlieend auf Weiter".

6. Geben Sie im nchsten Fenster bei Benutzername Ihre sigmail.de Kontonummer ein (zB. 1010101245@sigmail.de - diese finden Sie nach dem Login unter dem Usernamen). Bei Passwort tragen sie das Passwort ein welches Sie in den sigmail.de Einstellungen hinerlegt haben.

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7. Im Reiter Erweitert tragen Sie bitte den Anschluss 465 fr SMTP sowie 995 fr POP3 ein. Des Weiteren aktivieren Sie bitte sowohl bei POP3 als auch bei SMTP Dieser Server verwendet eine sichere Verbindung (SSL) indem Sie ein Hkchen setzen. Alle Informationen wurden nun eingegeben. Im letzten Schritt klicken Sie bitte auf bernehmen. Anschlieend verlassen Sie das Dienstefenster.

8. Drcken Sie Fertigstellen. Ihr neu eingerichtetes Konto wird nun unter dem Reiter E-Mail angezeigt. Schlieen Sie bitte das Menfenster.

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Tipp: Nach dem Abrufen der E-Mails mit Outook Express, werden Ihre Nachrichten von Ihrem sigmail.de Konto gelscht. Wenn Sie das nicht mchten, aktivieren Sie die Option "Kopie aller Nachrichten auf Server belassen". Sie knnen dann den Zeitraum auswhlen, nach welchem ein Lschen der E-Mails erfolgen soll.

Bitte beachten Sie dass die Gre Ihres sigmail.de-Postfachs auf 10 MByte Gesamtvolumen begrenzt ist. Nach erreichen dieses Volumens knnen keine weiteren E-Mails mehr angenommen werden! Lschen Sie daher bitte regelmig Ihre alten E-Mails.

9. Um die E-Mails mit elektronischen Rechnungen und Verifikationsprotokollen Ihres sigmail.de - Kontos abzurufen klicken Sie bitte auf Senden und Empfangen".

10. Um PDF- Dokumente qualifiziert signiert an den Empfnger zu senden ffnen Sie bitte eine Neue E-Mail. Fgen Sie das gewnschte PDF- Dokument als Anhang der E-Mail hinzu.

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11. Whlen Sie vor dem Versand unter dem Men-Punkt Konten in den Einstellungen der neuen E-Mail Nachricht das sigmail.de Konto aus.

(nur eine PDF-Datei)

12. Durch bettigen des Schalters Senden wird die E-Mail versendet und die Anlage
gem Ihren Einstellungen qualifiziert signiert und an den Empfngerzugestellt.

Beenden Sie Ihre Einrichtung mit einem Klick auf den OK-Button.

Bitte beachten Sie, dass die PDF- Dateien die Sie dem Anhang beifgen nicht Schreib oder Passwortgeschtzt und unverschlsselt sind. Dies ist nicht sicherheitskritisch da die Verbindung SSL-verschlsselt erfolgt.

Haben Sie weitere Fragen? Bitte nutzen Sie zunchst den Hilfe Bereich auf signaturportal.de Oder nutzen Sie einen der nachfolgenden Kontakte: Hotline: 01805/ 691188 (14 Cent/min.) Preise aus dem Mobilfunk knnen abweichen! Mo.- Sa. 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr E- Mail: support@signaturportal.de