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ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y EJEMPLO DE UNA CDULA DE DESCRIPCIN DEL PUESTO

Por Jorge Everardo Aguilar Morales

Network de Psicologa Organizacional Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional

Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto. Aguilar-Morales, Jorge Everardo 2010. Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C. Calzada Madero 1304, Centro, Oaxaca de Jurez, Oaxaca, Mxico. C.P. 68000 Tel. (951)5010653, (951) 5495923 www.conductitlan.net E-mail: jorgeever@yahoo.com.mx, comentarios@conductitlan.net OPEN ACCESS: Se promueve la reproduccin parcial o total de este documento citando la fuente y sin fines de lucro. En caso de citar este documento por favor utiliza la siguiente referencia: Aguilar-Morales, J.E. (2010) Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto. Network de Psicologa Organizacional. Mxico: Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

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Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN

Existe un documento en el que se concentran todas las funciones de todos los puestos, este documento se llama Manual de Organizacin. Un manual de organizacin usualmente tiene la siguiente estructura: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Portada Presentacin: Aqu se describe brevemente lo que contiene el manual ndice Antecedentes: En este apartado se incluye una breve resea de la empresa y de los documentos en que anteriormente se han integrado las funciones de los trabajadores, as como de las razones que motivaron a realizar el manual. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones establecidas en el anlisis de puesto Objetivos de la empresa Organigrama Descripcin de puesto por reas.

Enseguida presentamos un ejemplo de la estructura de un manual de organizacin.

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Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional EJEMPLO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PORTADA

A515TE: Educacin asistida por computadora

Manual de organizacin

Enero del 2008.

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PRESENTACIN

En el presente documento se incluye el organigrama y las funciones de todos los puestos de A515TE: Educacin asistida por computadora. Los anlisis se presentan por reas de trabajo y constituyen una primera versin formal de las actividades que realizan todos los trabajadores.

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Contenido

Pag.

Antecedentes Marco Normativo Objetivo Organigrama Cdulas de descripcin de funciones

4 5 6 7 9

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ANTECEDENTES

A515TE: Educacin asistida por computadora inicio sus actividades en 1994 en ese entonces ofreca software educativo que funcionaba en el Sistema Operativo DOS y que era presentado a travs de discos de alta densidad. La comercializacin de sus productos se realizaba sobre todo de manera regional y mediante la distribucin de los catlogos de productos va correo a los principales centros de enseanza de la psicologa en el pas.

Actualmente tiene un catlogo amplio de libros electrnicos sobre psicologa y educacin que son comercializados por va internet y en eventos acadmicos a nivel nacional.

Hasta la fecha las funciones se han distribuido mediante listas de tareas sin embargo se ha observado la necesidad de sistematizar toda la informacin y experiencia que a lo largo de los aos se ha generado en nuestra empresa.

Por estas razones se decidi elaborar un primer manual de organizacin que facilite la organizacin de las tareas que se realizan dentro de la empresa.

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MARCO NORMATIVO

La informacin contenida en este documento est fundamentada en la siguiente normatividad:

Reglamento de operacin de A515TE: Educacin Asistida por Computadoras Artculo 153 fraccin A a la X de la Ley Federal del Trabajo

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OBJETIVOS DE LA EMPRESA

La empresa tiene como objetivo principal: La generacin y comercializacin de libros electrnicos que faciliten la divulgacin de la psicologa cientfica a diversos pblicos.

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ORGANIGRAMA DELA EMPRESA

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Direccin

Investigacin

Produccin

Comercializacin

Administracin

Recursos Humanos

Recursos finacieros

Recursos Materiales

Planeacin

Seleccin

Capacitacin

Nmina

Evaluacin

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CDULAS DE DESCRIPCIN DE FUNCIONES

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I. DESCRIPCIN DEL PUESTO INSTITUCIN: A515TE:Educacin asistida por computadora SUBDIRECCIN: Direccin administrativa. DEPARTAMENTO: Departamento de Recursos Humanos. REA: rea de Capacitacin. PUESTO: Instructor Interno. CLAVE DEL PUESTO: CAP01 NIVEL: 27A UBICACIN DEL PUESTO: Subdireccin Administrativa Departamento de Recursos Humanos rea de Capacitacin REPORTA A: Responsable del rea de capacitacin. SUPERVISA A: Ninguno RELACIONES INTERNAS CON: Instructores, participantes en curso RELACIONES EXTERNA CON: Capacitadores externos SALARIO: $10,000.00 mensuales CATEGORA: Operativo. HORARIO: 9:00 a 16:00 hrs..
Elabor: Revis: Autoriz:

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ADSCRIPCIN: Direccin General de Recursos Humanos, Edificio de Capacitacin. Joaqun Amaro 408, Col. Figueroa. Oaxaca, Oaxaca DESCRIPCIN GENRICA: Planear, organizar, ejecutar y evaluar el desarrollo de acciones de capacitacin. DESCRIPCIN ESPECFICA: Funciones didcticas Planear las actividades de capacitacin elaborando: cartas descriptivas (planes de clase), exmenes o evaluaciones, recursos didcticos (textos de apoyo, presentaciones, etc.) . Realizar la investigacin bibliogrfica para fundamentar las actividades de capacitacin. Impartir las conferencias, cursos o actividades de capacitacin programadas. Evaluar el aprendizaje de los capacitandos al inicio y final del curso y las actividades de capacitacin desarrolladas. Elaborar los informes tcnicos de las actividades de capacitacin desarrolladas Funciones administrativas Promover las actividades de capacitacin dentro y fuera de la organizacin. Confirmar las actividades de capacitacin que tiene programadas Establecer un programa de trabajo de las actividades de capacitacin, que incluya metas especficas y cumplirlas. Proporcionar programa de trabajo a capacitandos y supervisores. Entregar calificaciones a los capacitandos. Integrar los expedientes de las actividades realizadas. Realizar un informe de las actividades realizadas y entregarlo al rea que administra la capacitacin. Proponer mejoras a las actividades que realiza. Asistir a las reuniones de planeacin. Asistir a las actividades de capacitacin tcnica y didctica que se les programen. Actualizar su currculo profesional y proporcionar copias de documentos comprobatorios Asistir puntualmente a todas sus clases. Firmar la lista de asistencia respectiva. Tomar la lista de asistencia a los capacitandos. Solicitar el equipo audiovisual de acuerdo al reglamento interno y reguardar el equipo durante el prstamo. Realizar con anticipacin los trmites para visitas acadmicas y viajes de prcticas. Cumplir el reglamento y vigilar su cumplimiento por parte de los capacitandos
Elabor: Revis: Autoriz:

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II. ESPECIFICACIN DEL PUESTO CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Adems de dominar los conceptos bsicos de la(s) materia(s) a o cursos a impartir. Explicar los fundamentos tericos y filosficos que sustentan las acciones que realiza en su prctica docente Explicar el modelo de sistematizacin de la enseanza en que sustentan las acciones que realiza en su prctica docente HABILIDADES REQUERIDAS: Elaboracin de objetivos de aprendizaje Elaboracin de instrumentos de evaluacin Diseo experiencias de aprendizaje Habilidades de exposicin. Elaboracin de cartas descriptivas y planes de clase Habilidades de comunicacin asertiva. Habilidades de manejo de grupos educativos Elaboracin y manejo de recursos didcticos. Preferentemente elementos bsicos de word, excel, power point y navegacin en pginas web. Elaborar materiales de autocapacitacin. Elaboracin de audiovisuales educativos. ESCOLARIDAD: Nivel Superior: Licenciatura con ttulo (Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea en que impartir cursos. Postgrado: Maestra y/o Doctorado (Preferentemente) Especialidad o diplomados (Deseables) MANEJO DE EQUIPO: Preferentemente manejo del equipo de cmputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de can, cmara de video, DVD)
Elabor: Revis: Autoriz:

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IDIOMA: Preferentemente Lectura en ingls. EXPERIENCIA: Mnima en el campo profesional relacionado con la materia: 1 ao. Mnima en actividades de capacitacin: 1 Ao o haber tomado el curso de formacin de instructores OTRO TIPO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL: Preferentemente haber recibido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao) Preferentemente hacer impartido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao) Preferentemente haber participado en organizacin de eventos acadmicos Preferentemente haber participado como ponente de eventos acadmicos Preferentemente haber participado como asistente de eventos acadmicos Preferentemente haber publicado investigacin en revistas especializadas Preferentemente haber publicado artculos en diversos impresos Preferentemente haber participado en la edicin de un libro Preferentemente haber participado en asesoras de trabajos de titulacin o investigacin Preferentemente haber participado como administrador de actividades docentes RESPONSABILIDAD: A) En cuanto a valores monetarios: Ninguna. B) En cuanto a materiales: Es responsable del manejo de listas de asistencia, exmenes, audiovisuales y materiales para el desarrollo del curso. C) En cuanto a bienes muebles e inmuebles: Es responsable del cuidado de las instalaciones y del mobiliario que se encuentran en el aula durante la imparticin del curso. D) En cuanto a equipo: Es responsable del cuidado del material de apoyo que sea prestado por la Institucin como lo son proyector de acetatos, can, TV, cmara de video, DVD, grabadora o cualquier otro que el curso requiera. E) En cuanto a supervisin: Es responsable de supervisar el buen uso del material de apoyo y del comportamiento del estudiante en el aula y de la aplicacin respectiva del reglamento. F)En cuanto a tramites: Es responsable de la elaboracin y firma de lista de asistencia, de elaborar los concentrados de las evaluaciones del curso, de los reporte de las actividades realizadas.
Elabor: Revis: Autoriz:

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CONDICIONES DE TRABAJO: El instructor se desempea en aulas con suficiente ventilacin y luz. Las aulas cuentan con luz elctrica, y estn acondicionadas con escritorio, sillas, mesa y pintarrn Asimismo se desempea en biblioteca y sala audiovisual cuando este lo requiera EQUIPO DE SEGURIDAD QUE MANEJA: Extintor RIESGOS DE TRABAJO: Existe un riesgo de presentar accidentes de trnsito en el traslado a las sus actividades de capacitacin y laringitis crnica con nudosidades en las cuerdas vocales. ESFUERZO FSICO: Permanece de pie durante el desarrollo de las conferencias, sentado durante la planeacin de sus actividades y habla durante por largos periodos. REQUISITOS FSICOS: Los necesarios para poder desarrollar sin dificultad las funciones de instructor CARACTERSTICAS SOCIOECONMICAS ESPECFICAS: Ninguna REQUISITOS PSICOLGICOS: Inteligencia: Con un CI mayor o igual al trmino medio. Personalidad: Sin trastornos del comportamiento que puedan afectar su desempeo laboral (Sin trastornos mentales orgnicos F00-09, Sin trastornos mentales producidos por el consumo de sustancias F10-19, Sin esquizofrenia, trastorno esquizotpico y trastornos de ideas delirantes F20-29) Intereses vocacionales : Sociales y en el rea de humanidades. Inters en la enseanza. Adems del perfil propio de su profesin. Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades docentes. OTRAS CARACTERSITICAS: Edad: Indistinta Sexo: Indistinto Estado civil: Indistinto
Elabor: Revis: Autoriz:

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Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional GUA PARA EVALUAR MANUALES DE ORGANIZACIN El manual de organizacin incluye: Portada Nombre de la empresa Nombre del rea Nombre del documento Logo Fecha de realizacin Encabezado con Logo Nombre de la empresa Nombre del documento Fecha de realizacin (da, mes y ao) Nmero de pgina Nmero total de pgina Fecha de realizacin de la hoja original en caso de haberse sustituido Nmero de pgina que se sustituy Nmero total de pginas del documento sustituido Pie de pgina con El nombre de quien elabor el documento El nombre de quien revis el documento El nombre de quien autoriz el documento Presentacin con Un resumen ejecutivo del contenido del documento Contenido Inclusin de todos los contenidos Todos los contenidos paginados de acuerdo a su posicin en el documento Antecedentes Una resea histrica de la empresa Una descripcin de los servicios actuales Una descripcin de la forma en que se han distribuido las actividades Las razones por las que se decidi realizar el manual Marco Normativo Se detallan los documentos normativos que fundamentan el contenido del manual Objetivos de la empresa Se enuncian con claridad las actividades principales de la empresa Si No

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Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional El manual de organizacin incluye: Organigrama Se observa un organigrama con simetra Se evitan mezclar funciones y puestos Se observa en la estructura del organigrama congruencia con los procesos de trabajo Cdulas de descripcin del puesto Institucin rea (direccin, subdireccin, departamento, rea o gerencia, subgerencia, oficina). Puesto Clave Nivel Ubicacin En desnivel o con organigrama Reporta a Supervisa a Relaciones internas Relaciones externas Se evita incluir un puestos con los que se relaciona en dos apartado Salario Categora Horario Adscripcin Descripcin genrica El enunciado resume las funciones principales Descripciones especficas Estn agrupados por tareas La agrupacin sigue una secuencia lgica Se incluyen las funciones generales Conocimientos generales Habilidades Los conocimientos y habilidades incluyen solo trminos tcnicos Se evita incluir en estos apartados rasgos psicolgicos o trminos subjetivos Escolaridad Manejo de equipo Idioma Experiencia Otro tipo de experiencia Si No

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Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional El manual de organizacin incluye: Responsabilidad En cuanto a valores monetarios En cuanto a materiales En cuanto a bienes e inmuebles En cuanto a equipo En cuanto a supervisin En cuanto a trmites Cada responsabilidad en cada apartado correspondiente y no por ejemplo materiales en equipo Condiciones de trabajo Equipo de seguridad Riesgos de trabajo Esfuerzo fsico Requisito fsicos Caractersticas socioeconmicos Requisitos psicolgicos Inteligencia Personalidad Intereses vocacionales Habilidades o aptitudes especficas Otras caractersticas Edad Sexo Estado civil Se evito discriminar en la especificacin del puesto Hay relacin directa entre las especificaciones y las funciones a desarrollar Se evit omitir una especificacin relevante Si No

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