TEORA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASE ACTIVA
VALORACIN PRIMARIA

FASE SEMIACTIVA
VALORACIN SECUNDARIA

FASE INACTIVA

ARCHIVO DE TRMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

ARCHIVO HISTRICO

BAJA DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA PRIMARIA
TRANSFERENCIA

SECUNDARIA

VALORES PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL

VALORES SECUNDARIOS
EVIDENCIAL TESTIMONIAL INFORMATIVO

FASE ACTIVA

ARCHIVO DE TRMITE

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestin y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que gener la documentacin. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia rea generadora que es el archivo de trmite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentacin, sta es trasladada al archivo de concentracin, donde su uso y consulta se convierte en eventual o espordica.

ARCHIVO DE TRMITE
Es la unidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes, glosar, catalogar, expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa

VALORACIN PRIMARIA
Identificacin y determinacin de los plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan. Los valores primarios son: Administrativo Legal Fiscal

VALOR ADMINISTRATIVO

Aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una institucin y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades

VALOR FISCAL

Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias

VALOR LEGAL

Es el plazo durante el cual los documentos se conservarn en la institucin para su posible uso y as certificar derechos u obligaciones de la administracin pblica o de sus ciudadanos

FASE SEMIACTIVA

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea a los documentos, ha cumplido su periodo en trmite. El periodo de conservacin en archivo de concentracin es denominado precaucional; el tiempo que permanecer resguardado depender de los valores primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido de acuerdo a la legislacin (Catalogo de Disposicin Documental) que le competa a la documentacin, conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En sta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histrico o su baja documental.

ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Es la unidad responsable de la administracin de los documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de las instituciones, y que permanecen en l hasta que termina su vigencia y se pueda determinar su destino final (baja o conservacin en archivo histrico).

VALORACIN SECUNDARIA
Es la identificacin y aplicacin de los usos que los documentos tendrn para la investigacin cientfica y social en todos sus campos, as como su utilidad como fuentes de informacin de carcter nico o permanente. Los valores secundarios son: Evidencial Testimonial Informativo

VALOR EVIDENCIAL

Es el valor que revela el origen, organizacin y desarrollo de la institucin

VALOR TESTIMONIAL

Refleja la evolucin y los cambios mas importantes desde el punto de vista legal que sufre la institucin (polticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes)

VALOR INFORMATIVO

La documentacin histrica por lo regular posee valores informativos en tanto revelan fenmenos particulares de las instituciones

FASE INACTIVA

ARCHIVO HISTRICO

Previo a esta fase se indica cual ser el destino de la documentacin; estos pueden ser siguiente: Muestreo Baja documental Transferencia, y Traslado al archivo histrico En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la dependencia o institucin y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podr consultarlo y utilizarlo como una fuente de informacin de investigaciones futuras, publicaciones de artculos, entre otros.

ARCHIVO HISTRICO
Corresponde a la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo Histrico recibe las transferencias del Archivo de Concentracin, cuando sus vigencias fueron cumplidas. Esta documentacin se conservar y preservar permanente si al menos tiene un valor secundario (evidencial, testimonial o informativo).