[JORGE ADRIAN ALARCON MONTOYA] 31 de agosto de 2011 Administracin de gastos de viaje: nuevas herramientas, nuevos ahorros.

31 de agosto de 2011

Preguntas del caso de estudio:

1. Qu tipos de sistemas se describen aqu? Qu informacin valiosa

aporta a los empleados y gerentes? Qu decisiones apoyan? Se describe el sistema de apoyo a las decisiones. Les da informacin sobre los gastos de los viajes y entretenimiento cubiertos por las tarjetas operativas y los gerentes con un solo clic reducen la mitad de tiempo del procesamiento teniendo exactitud y productividad.
2. Qu problemas ayudan a solucionar a las empresas los sistemas

automatizados de la elaboracin de informes de gastos? De qu manera agregan valor a las empresas que los utilizan? Primero que nada ayudan a bajar los gastos y tener mejor desempeo productivo en menos tiempo, tambin ayudaran en saber la cantidad mxima permitida en los boletos de avin, habitaciones de hotel y alimentos, esto ayuda a las empresas a identificar a los empleados que no reservan vuelos con los proveedores preferidos de la compaa, a aquellos que "rellenan" sus cuentas de gastos con pagos de taxis y propinas inexistentes, o incluso a aquellos que utilizan sus cuentas de gastos para realizar compras no autorizadas
3. Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboracin de informes

de gastos y entrenamiento con su nuevo proceso basado en el software Concur Expense Service. El proceso manual requera de mucho personal y tiempo dedicado nicamente a las tareas de elaborar los informes de gastos, aprobar, procesar y auditar estos, aun as de esta manera este sistema resultaba costoso, ineficiente e inexacto, mientras que con el sistema basado en el nuevo software adoptado, permita que cada empleado registrara sus gastos de viaje de manera electrnica e instantnea, para que as nicamente estos fueran aprobados.
4. Qu aspectos de administracin, organizacin y tecnologa enfrento

MarketStar cuando adopto Concur Expense Service? MarketStar tuvo que incorporarse a un sistema de informacin ms globalizado y tecnificado (computadoras y otros dispositivos electrnicos) el cual le permitiera llevar a cabo las operaciones necesarias para el registro de los gastos de viaje y

Matricula: 236501

[JORGE ADRIAN ALARCON MONTOYA] 31 de agosto de 2011 entretenimiento de sus empleados, lo que conlleva a tener un mejor control de la informacin pertinente y lo que facilita la administracin de la misma.
5. Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de

procesamiento de gastos? Explique su respuesta Se podra responder inmediatamente que no, pero en todo sistema computarizado se debe de tener en cuenta los riegos probablemente mnimos pero existentes, como por ejemplo: se necesita personal capacitado para la utilizacin adecuada del software, as mismo siempre existe el riesgo de prdidas inevitables de datos. Para minimizar ese riesgo se tiene que adoptar un sistema computarizado por la facilidad que este presenta en el procesamiento de datos, y todas las fallas posibles se pueden evitar, pero hay que tenerlas en cuenta, y tomar las medidas preventivas y correctivas pertinentes. Explore el sitio Web de Concur Technologies (www.concur.com) y responda las siguientes preguntas:

1. Qu tipos de servicios ofrece Concur Thchnologies a las empresas? Qu

clase de empresas se podran beneficiar al utilizar su software? Ayuda a las empresas a agilizar todos los aspectos de sus gastos de viajes y entretenimiento. Concur Travel & Expense le permite a su organizacin: * Administrar sin esfuerzo las reservaciones de viajes y los informes de gastos con un proceso impecable. * Conectar cada operacin desde la reservacin hasta el reembolso, impulsando la eficiencia a cada paso del proceso. * Garantizar el cumplimiento de las polticas antes de que ocurran los gastos. * Maximizar una experiencia superior de reservaciones de viajes con acceso a la ms amplia seleccin de contenido. * Fomentar la adopcin de las reservaciones de viajes utilizando una interfaz fcil de usar que ayuda a hacer cumplir sus polticas de viajes especficas. * Facilitar una visibilidad completa de todos los datos de viajes y viticos de una organizacin, permitindole comparar los datos de reservaciones con los gastos reales.

Matricula: 236501

[JORGE ADRIAN ALARCON MONTOYA] 31 de agosto de 2011

2. Compare los servicios de Concur con los de otro proveedor de

administracin de gastos de viaje, como American Express. Si usted tuviera que administrar los gastos de viaje y entretenimiento de la empresa. Cul de estos preferira? Yo en lo personal preferira los servicios de Concur porque se me izo la herramienta ms completa e innovadora del sector para reservar los viajes corporativos en lnea, que ofrece la ms amplia seleccin de contenido de viajes a travs de una experiencia por Internet intuitiva y fcil de usar.

Matricula: 236501