Auditora de Sistemas 7Extracto de: Auditoria de Sistemas de Alice Naranjo

Controles Conjunto de disposiciones metdicas, cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, ordenes impartidas y principios admitidos.

Clasificacin general de los controles

Controles Preventivos

Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones .

Ejemplos:

Letrero No fumar para salvaguardar las instalaciones Sistemas de claves de acceso

Controles detectivos

Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos.

Auditora de Sistemas Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de auditora Procedimientos de validacin

Controles Correctivos

Ayudan a la investigacin y correccin de las causas del riesgo. La correccin adecuada puede resultar dificil e ineficiente, siendo necesaria la implantacin de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la correccin de errores es en si una actividad altamente propensa a errores.

Principales Controles fsicos y lgicos Controles particulares tanto en la parte fisica como en la lgica se detallan a continuacin

Autenticidad

Permiten verificar la identidad 1. Passwords 2. Firmas digitales

Exactitud Aseguran la coherencia de los datos

1. Validacin de campos 2. Validacin de excesos

Auditora de Sistemas

Totalidad Evitan la omisin de registros as como garantizan la conclusin de un proceso de envio

1.

Conteo de registros

2. Cifras de control

Redundancia Evitan la duplicidad de datos

1. Cancelacin de lotes 2. Verificacin de secuencias

Privacidad

Aseguran la proteccin de los datos 1. Compactacin 2. Encriptacin

Existencia Aseguran la disponibilidad de los datos 1. Bitcora de estados 2. Mantenimiento de activos

Proteccin de Activos

Auditora de Sistemas Destruccin o corrupcin de informacin o del hardware

1. Extintores 2. Passwords

Efectividad Aseguran el logro de los objetivos

1. Encuestas de satisfaccin 2. Medicin de niveles de servicio

Eficiencia

Aseguran el uso ptimo de los recursos

1. Programas monitores 2. Anlisis costo-beneficio

Auditora de Sistemas

Controles automticos o lgicos

Periodicidad de cambio de claves de acceso

Los cambios de las claves de acceso a los programas se deben realizar peridicamente. Normalmente los usuarios se acostumbran a conservar la misma clave que le asignaron inicialmente.

El no cambiar las claves peridicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y utilicen claves de usuarios del sistema de computacin. Por lo tanto se recomienda cambiar claves por lo menos trimestralmente.

Combinacin de alfanumricos en claves de acceso No es conveniente que la clave este compuesta por cdigos de empleados, ya que una persona no autorizada a travs de pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha clave.

Para redefinir claves es necesario considerar los tipos de claves que existen:

Individuales

Pertenecen a un solo usuario, por tanto es individual y personal. Esta clave permite al momento de efectuar las transacciones registrar a los responsables de cualquier cambio.

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Confidenciales

De forma confidencial los usuarios debern ser instruidos formalmente respecto al uso de las claves.

No significativas

Las claves no deben corresponder a nmeros secuenciales ni a nombres o fechas.

Verificacin de datos de entrada Incluir rutinas que verifiquen la compatibilidad de los datos mas no su exactitud o precisin; tal es el caso de la validacin del tipo de datos que contienen los campos o verificar si se encuentran dentro de un rango.

Conteo de registros

Consiste en crear campos de memoria para ir acumulando cada registro que se ingresa y verificar con los totales ya registrados.

Totales de Control

Se realiza mediante la creacin de totales de linea, columnas, cantidad de formularios, cifras de control, etc. , y automticamente verificar con un campo

Auditora de Sistemas en el cual se van acumulando los registros, separando solo aquellos formularios o registros con diferencias.

Verficacin de limites

Consiste en la verificacin automtica de tablas, cdigos, limites mnimos y mximos o bajo determinadas condiciones dadas previamente.

Verificacin de secuencias En ciertos procesos los registros deben observar cierta secuencia numerica o alfabetica, ascendente o descendente, esta verificacion debe hacerse mediante rutinas independientes del programa en si.

Dgito autoerificador

Consiste en incluir un dgito adicional a una codificacin, el mismo que es resultado de la aplicacin de un algoritmo o formula, conocido como MODULOS, que detecta la correccin o no del cdigo. Tal es el caso por ejemplo del decimo dgito de la cdula de identidad, calculado con el modulo 10 o el ultimo dgito del RUC calculado con el mdulo 11.

Utilizar software de seguridad en los microcomputadores

El software de seguridad permite restringir el acceso al microcomputador, de tal modo que solo el personal autorizado pueda utilizarlo.

Auditora de Sistemas Adicionalmente, este software permite reforzar la segregacin de funciones y la confidencialidad de la informacin mediante controles para que los usuarios puedan accesar solo a los programas y datos para los que estn autorizados.

Programas de este tipo son: WACHDOG, LATTICE,SECRET DISK, entre otros.

Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento de Datos

La mxima autoridad del Area de Informtica de una empresa o institucin debe implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma:

1.- Controles de Preinstalacin 2.- Controles de Organizacin y Planificacin 3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Produccin 4.- Controles de Procesamiento 5.- Controles de Operacin 6.- Controles de uso de Microcomputadores

Controles de Preinstalacin

Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisicin e instalacin de un equipo de computacin y obviamente a la automatizacin de los sistemas existentes.

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Objetivos:

Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.

Garantizar la seleccin adecuada de equipos y sistemas de computacin

Asegurar la elaboracin de un plan de actividades previo a la instalacin

Acciones a seguir:

Elaboracin de un informe tcnico en el que se justifique la adquisicin del equipo, software y servicios de computacin, incluyendo un estudio costobeneficio.

Formacin de un comit que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisicin e instalacin

Elaborar un plan de instalacin de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobacin de los proveedores del equipo.

Auditora de Sistemas Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la seleccin y adquisicin de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.

Efectuar las acciones necesarias para una mayor participacin de proveedores.

Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia tcnica.

Controles de organizacin y Planificacin

Se refiere a la definicin clara de funciones, linea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del rea PAD, en labores tales como:

1. Disear un sistema 2. Elaborar los programas 3. Operar el sistema 4. Control de calidad

Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operacin.

Es importante la utilizacin ptima de recursos en el PAD mediante la preparacin de planes a ser evaluados continuamente

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Acciones a seguir

La unidad informtica debe estar al mas alto nivel de la pirmide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la direccin efectiva.

Las funciones de operacin, programacin y diseo de sistemas deben estar claramente delimitadas.

Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operacin del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentacin de programas y sistemas.

Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultado del procesamiento.

El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnticos deben estar expresamente definidos por escrito.

Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluacin y ajustes peridicos Plan Maestro de Informtica

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Auditora de Sistemas Debe existir una participacin efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificacin y evaluacin del cumplimiento del plan.

Las instrucciones deben impartirse por escrito.

Controles de Sistema en Desarrollo y Produccin

Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opcin para la empresa, bajo una relacin costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva informacin, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:

Los usuarios deben participar en el diseo e implantacin de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su rea y esta actividad facilita el proceso de cambio

El personal de auditora interna/control debe formar parte del grupo de diseo para sugerir y solicitar la implantacin de rutinas de control

El desarrollo, diseo y mantenimiento de sistemas obedece a planes especficos, metodologas estndares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada.

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Auditora de Sistemas Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.

Los programas antes de pasar a Produccin deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles.

Todos

los

sistemas

deben

estar

debidamente

documentados

actualizados. La documentacin deber contener:

Informe de factibilidad Diagrama de bloque Diagrama de lgica del programa Objetivos del programa Listado original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con antecedentes de pedido y aprobacin de modificaciones Formatos de salida Resultados de pruebas realizadas

Implantar procedimientos de solicitud, aprobacin y ejecucin de cambios a programas, formatos de los sistemas en desarrollo.

El sistema concluido sera entregado al usuario previo entrenamiento y elaboracin de los manuales de operacin respectivos

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Controles de Procesamiento

Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la informacin desde la entrada hasta la salida de la informacin, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:

Asegurar que todos los datos sean procesados Garantizar la exactitud de los datos procesados Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditora Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores condiciones.

Acciones a seguir:

Validacin de datos de entrada previo procesamiento debe ser realizada en forma automtica: clave, dgito autoverificador, totales de lotes, etc.

Preparacin de datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su correccin.

Recepcin de datos de entrada y distribucin de informacin de salida debe obedecer a un horario elaborado en coordinacin con el usuario, realizando un debido control de calidad.

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Auditora de Sistemas Adoptar acciones necesaria para correcciones de errores.

Analizar conveniencia costo-beneficio de estandarizacin de formularios, fuente para agilitar la captura de datos y minimizar errores.

Los procesos interactivos deben garantizar una adecuada interrelacin entre usuario y sistema.

Planificar el mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para garantizar la integridad de la informacin y el buen servicio a usuarios.

Controles de Operacin

Abarcan todo el ambiente de la operacin del equipo central de computacin y dispositivos de almacenamiento, la administracin de la cintoteca y la operacin de terminales y equipos de comunicacin por parte de los usuarios de sistemas on line.

Los controles tienen como fin:

Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de Cmputo durante un proceso Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de funcionarios del PAD Garantizar la integridad de los recursos informticos.

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Auditora de Sistemas Asegurar la utilizacin adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.

Personal

Recursos Informticos

Hardware Datos

Software

Instalaciones

Acciones a seguir:

El acceso al centro de computo debe contar con las seguridades necesarias para reservar el ingreso al personal autorizado

Implantar claves o password para garantizar operacin de consola y equipo central (mainframe), a personal autorizado.

Formular polticas respecto a seguridad, privacidad y proteccin de las facilidades de procesamiento ante eventos como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de violacin y como responder ante esos eventos.

Mantener un registro permanente (bitcora) de todos los procesos realizados, dejando constancia de suspensiones o cancelaciones de procesos.

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Auditora de Sistemas Los operadores del equipo central deben estar entrenados para recuperar o restaurar informacin en caso de destruccin de archivos.

Los backups no deben ser menores de dos (padres e hijos) y deben guardarse en lugares seguros y adecuados, preferentemente en bvedas de bancos.

Se deben implantar calendarios de operacin a fin de establecer prioridades de proceso.

Todas las actividades del Centro de Computo deben normarse mediante manuales, instructivos, normas, reglamentos, etc.

El proveedor de hardware y software deber proporcionar lo siguiente:

Manual de operacin de equipos Manual de lenguaje de programacin Manual de utilitarios disponibles Manual de Sistemas operativos

Las instalaciones deben contar con sistema de alarma por presencia de fuego, humo, asi como extintores de incendio, conexiones elctricas seguras, entre otras.

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Auditora de Sistemas Instalar equipos que protejan la informacin y los dispositivos en caso de variacin de voltaje como: reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energa.

Contratar plizas de seguros para proteger la informacin, equipos, personal y todo riesgo que se produzca por casos fortuitos o mala operacin.

Controles en el uso del Microcomputador

Es la tarea mas difcil pues son equipos mas vulnerables, de fcil acceso, de fcil explotacin pero los controles que se implanten ayudaran a garantizar la integridad y confidencialidad de la informacin.

Acciones a seguir:

Adquisicion de equipos de proteccin como supresores de pico, reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la adquisicin del equipo

Vencida la garanta de mantenimiento del proveedor se debe contratar mantenimiento preventivo y correctivo.

Establecer procedimientos para obtencin de backups de paquetes y de archivos de datos.

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Revisin peridica y sorpresiva del contenido del disco para verificar la instalacin de aplicaciones no relacionadas a la gestin de la empresa.

Mantener programas y procedimientos de deteccin e inmunizacin de virus en copias no autorizadas o datos procesados en otros equipos.

Propender a la estandarizacin del Sistema Operativo, software utilizado como procesadores de palabras, hojas electrnicas, manejadores de base de datos y mantener actualizadas las versiones y la capacitacin sobre modificaciones incluidas.

Analizados los distintos tipos de controles que se aplican en la Auditora de Sistemas efectuaremos a continuacin el anlisis de casos de situaciones hipotticas planteadas como problemticas en distintas empresas , con la finalidad de efectuar el anlisis del caso e identificar las acciones que se deberan implementar .

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Anlisis de Casos de Controles Administrativos

Controles sobre datos fijos

Lea cada situacin atentamente y

1.- Enuncie un control que hubiera prevenido el problema o posibilitado su deteccin.

2.- Identifique uno o ms controles alternativos que hubieran ayudado a prevenir o a detectar el problema.

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Situacin 1

Un empleado del grupo de control de datos obtuvo un formulario para modificaciones al archivo maestro de proveedores (en blanco) y lo completo con el cdigo y nombre de un proveedor ficticio, asignndole como domicilio el numero de una casilla de correo que previamente haba abierto a su nombre.

Su objetivo era que el sistema emitiera cheques a la orden del referido proveedor, y fueran luego remitidos a la citada casilla de correo.

Cuando el listado de modificaciones al archivo maestro de proveedores (impreso por esta nica modificacin procesada en la oportunidad ) le fue enviado para su verificacin con los datos de entrada, procedi a destruirlo.

Alternativas de Solucin

Los formularios para modificarse a los archivos maestros deberan ser prenumerados; el departamento usuario respectivo debera controlar su secuencia numrica. Los listados de modificaciones a los archivos maestros no slo deberan listar los cambios recientemente procesados, sino tambin contener totales de control de los campos importantes,(nmero de registros, suma de campos importantes, fecha de la ltima modificacin ,etc.) que deberan ser reconciliados por los departamentos usuarios con los listados anteriores.

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Situacin 2

Al realizar una prueba de facturacin los auditores observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidan con los indicados en las listas de precios vigente. Posteriormente se comprob que ciertos cambios en las listas de precios no haban sido procesados, razn por la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado.

Alternativas de Solucin

Uso de formularios prenumerados para modificaciones y controles programados diseado para detectar alteraciones en la secuencia numrica de los mismos. Creacin de totales de control por lotes de formularios de modificaciones y su posterior reconciliacin con un listado de las modificaciones procesadas. Conciliacin de totales de control de campos significativos con los acumulados por el computador. Generacin y revisin de los listados de modificaciones procesadas por un delegado responsable. Revisin de listados peridicos del contenido del archivo maestro de precios.

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Situacin 3

El operador del turno de la noche, cuyos conocimientos de programacin eran mayores de los que los dems suponan, modifico (por consola) al archivo maestro de remuneraciones a efectos de lograr que se abonara a una remuneracin ms elevada a un operario del rea de produccin con el cual estaba emparentado. El fraude fue descubierto accidentalmente varios meses despus.

Alternativas de Solucin

Preparacin de totales de control del usuario y reconciliacin con los acumulados del campo remuneraciones, por el computador. Aplicacin de control de lmites de razonabilidad.

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Situacin 4

XX Inc. Es un mayorista de equipos de radio que comercializa sus equipos a travs de una vasta red de representantes. Sus clientes son minoristas locales y del exterior; algunos son considerados clientes especiales, debido al volumen de sus compras, y los mismos son atendidos directamente por los supervisores de ventas. Los clientes especiales no se incrementan por lo general, en la misma proporcin que aquellas facturadas a los clientes especiales. Al incrementarse los precios, el archivo maestro de precios y condiciones de venta a clientes especiales no es automticamente actualizado; los propios supervisores estipulan qu porcin del incremento se aplica a cada uno de los clientes especiales. El 2 de mayo de 1983 la compaa increment sus precios de venta en un 23%; el archivo maestro de precios y condiciones de venta a clientes comunes fue actualizado en dicho porcentaje. En lo que atae a los clientes especiales, algunos supervisores

incrementaron los precios en el referido porcentaje, en tanto que otros -por razones comerciales- recomendaron incrementos inferiores que oscilaron entre un 10% y un 20%. Estos nuevos precios de venta fueron informados a la oficina central por medio de formularios de datos de entrada, diseados al efecto, procedindose a la actualizacin del archivo maestro. En la oportunidad, uno de los supervisores acord con uno de sus clientes especiales no incrementar los precios de venta (omiti remitir el citado formulario para su procesamiento) a cambio de una comisin del 5% de las ventas. Ningn funcionario en la oficina central detect la no actualizacin de los precios facturados a referido cliente razn por la cual la compaa se vio
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Auditora de Sistemas perjudicada por el equivalente a US$ 50.000. El fraude fue descubierto accidentalmente, despidindose al involucrado, pero no se relacin comercial. Alternativas de Solucin interrumpi la

La empresa condiciones incremento.

debera actualizar el archivo maestro de venta aplicando la totalidad del

de precios y porcentaje de

Los supervisores de venta deberan remitir formularios de entrada de datos transcribiendo los descuentos propuestos para clientes especiales. Los formularios deberan ser prenumerados, controlados y aprobados, antes de su procesamiento, por funcionarios competentes en la oficina central. Debe realizarse una revisin critica de listados de excepcin emitidos con la nmina de aquellos clientes cuyos precios de venta se hubiesen incrementado en menos de un determinado porcentaje.

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Situacin 5

Un empleado del almacn de productos terminados ingresos al computador ordenes de despacho ficticias, como resultado de las cuales se despacharon mercaderas a clientes inexistentes. Esta situacin fue descubierta hasta que los auditores realizaron pruebas de cumplimientos y comprobaron que existan algunos despachos no autorizados.

Alternativas de Solucin

Un empleado independiente de la custodia de los inventarios debera reconciliar diariamente la informacin sobre despachos generada como resultado del procesamiento de las rdenes de despacho, con documentacin procesada independientemente, por ejemplo, notas de pedido aprobadas por la gerencia de ventas. De esta manera se detectaran los despachos ficticios.

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Situacin 6

Al realizar una prueba de facturacin, los auditores observaron que los precios facturados en algunos casos no coincidan con los indicados en las listas de precios vigentes. Posteriormente se comprob que ciertos cambios en las listas de precios no haban sido procesados, razn por la cual el archivo maestro de precios estaba desactualizado.

Alternativas de Solucin

Creacin de totales de control por lotes de formularios de modificaciones y su posterior reconciliacin con un listado de las modificaciones procesadas. Conciliacin de totales de control con los acumulados por el computador referentes al contenido de campos significativos. Generacin y revisin, por un funcionario responsable, de los listados de modificaciones procesadas. Generacin y revisin de listados peridicos del contenido del archivo maestro de precios.

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Situacin 7

Una cobranza en efectivo a un cliente registrada claramente en el correspondiente recibo como de $ 18,01, fue ingresada al computador por $ 1.801 segn surge del listado diario de cobranzas en efectivo.

Alternativas de Solucin Contralora/Auditora debera preparar y conservar totales de control de los lotes de recibos por cobranzas en efectivo. Estos totales deberian ser luego comparados con los totales segn el listado diario de cobranzas en efectivo. Un test de razonabilidad asumiendo que un pago de $361.300 est definido como no razonable. Comparacin automtica de los pagos recibidos con las facturas pendientes por el nmero de factura y rechazar o imprimir aquellas discrepancias significativas o no razonables. Efectuar la Doble digitacin de campos criticos tales como valor o importe.

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Metodologa de una Auditora de Sistemas

Existen algunas metodologas de Auditoras de Sistemas y todas depende de lo que se pretenda revisar o analizar, pero como estndar analizaremos las cuatro fases bsicas de un proceso de revisin:

Estudio preliminar Revisin y evaluacin de controles y seguridades Examen detallado de reas criticas Comunicacin de resultados

Estudio preliminar.- Incluye definir el grupo de trabajo, el programa de auditora, efectuar visitas a la unidad informtica para conocer detalles de la misma, elaborar un cuestionario para la obtencin de informacin para evaluar preliminarmente el control interno, solicitud de plan de actividades, Manuales de polticas, reglamentos, Entrevistas con los principales funcionarios del PAD.

Revisin y evaluacin de controles y seguridades.- Consiste de la revisin de los diagramas de flujo de procesos, realizacin de pruebas de cumplimiento de las seguridades, revisin de aplicaciones de las reas criticas, Revisin de procesos histricos (backups), Revisin de documentacin y archivos, entre otras actividades.

Examen detallado de reas criticas.-Con las fases anteriores el auditor descubre las reas criticas y sobre ellas hace un estudio y anlisis profundo en

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Auditora de Sistemas los que definir concretamente su grupo de trabajo y la distribucin de carga del mismo, establecer los motivos, objetivos, alcance Recursos que usara, definir la metodologa de trabajo, la duracin de la auditora, Presentar el plan de trabajo y analizara detalladamente cada problema encontrado con todo lo anteriormente analizado en este folleto.

Comunicacin de resultados.- Se elaborara el borrador del informe a ser discutido con los ejecutivos de la empresa hasta llegar al informe definitivo, el cual presentara esquemticamente en forma de matriz, cuadros o redaccin simple y concisa que destaque los problemas encontrados , los efectos y las recomendaciones de la Auditora.

El informe debe contener lo siguiente: Motivos de la Auditora Objetivos Alcance Estructura Orgnico-Funcional del rea Informtica Configuracin del Hardware y Software instalado Control Interno Resultados de la Auditora

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Auditora de Sistemas

Caso Prctico

A continuacin se presenta una poltica en Informtica establecida como propuesta a fin de ilustrar el trabajo realizado de una auditora de sistemas enfocada en los controles de Organizacin y planificacin. Esta poltica fue creada con la finalidad de que satisfaga a un grupo de empresas jurdicamente establecidas con una estructura departamental del Area de Sistemas integrada por: Direccin , Subdireccin, Jefes Departamentales del Area de Sistemas en cada una de las empresas que pertenecen al grupo. As mismo los Departamentos que la componen son: Departamento de Desarrollo de Sistemas y Produccin, Departamento de Soporte Tcnico y Departamento de Redes/ Comunicaciones, Departamento de Desarrollo de Proyectos. Para el efecto se ha creado una Administracin de Sistemas que efecta reuniones peridicas a fin de regular y normar el funcionamiento del rea de Sistemas y un Comit en el que participan personal del rea de Sistemas y personal administrativo.

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AREA O DIRECCION
DEPARTAMENTO
Cdigo Fecha de Vigencia POLITICAS GENERALES Ultima Revisin Vto. Bno. Predecesor Vto. Bno.

Cargo

Cargo

POLTICAS EN INFORMTICA TITULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1.- El presente ordenamiento tiene por objeto estandarizar y contribuir al desarrollo informtico de las diferentes unidades administrativas de la Empresa NN. ARTICULO 2.- Para los efectos de este instrumento se entender por: Comit: Al equipo integrado por la Direccin , Subdireccin, los Jefes departamentales y el personal administrativo de las diferentes unidades administrativas (Ocasionalmente) convocado para fines especficos como: Adquisiciones de Hardware y software Establecimiento de estndares de la Empresa NN tanto de hardware como de software Establecimiento de la Arquitectura tecnolgica de grupo. Establecimiento de lineamientos para concursos de ofertas Administracin de Informtica: Est integrada por la Direccin, Subdireccin y Jefes Departamentales, las cuales son responsables de: Velar por el funcionamiento de la tecnologa informtica que se utilice en las diferentes unidades administrativas Elaborar y efectuar seguimiento del Plan Maestro de Informtica Definir estrategias y objetivos a corto, mediano y largo plazo Mantener la Arquitectura tecnolgica Controlar la calidad del servicio brindado Mantener el Inventario actualizado de los recursos informticos Velar por el cumplimiento de las Polticas y Procedimientos establecidos. ARTICULO 3.- Para los efectos de este documento, se entiende por Polticas en Informtica, al conjunto de reglas obligatorias, que deben observar los Jefes
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de Sistemas responsables del hardware y software existente en la Empresa NN, siendo responsabilidad de la Administracin de Informtica, vigilar su estricta observancia en el mbito de su competencia, tomando las medidas preventivas y correctivas para que se cumplan.

ARTICULO 4.- Las Polticas en Informtica son el conjunto de ordenamientos y lineamientos enmarcados en el mbito jurdico y administrativo de la Empresa NN. Estas normas inciden en la adquisicin y el uso de los Bienes y Servicios Informticos en la Empresa NN, las cuales se debern de acatar invariablemente, por aquellas instancias que intervengan directa y/o indirectamente en ello. ARTICULO 5.- La instancia rectora de los sistemas de informtica de la Empresa NN es la Administracin, y el organismo competente para la aplicacin de este ordenamiento, es el Comit. ARTICULO 6.- Las presentes Polticas aqu contenidas, son de observancia para la adquisicin y uso de bienes y servicios informticos, en la Empresa NN, cuyo incumplimiento generar que se incurra en responsabilidad administrativa; sujetndose a lo dispuesto en la seccin Responsabilidades Administrativas de Sistemas. ARTICULO 7.- Las empresas de la Empresa NN debern contar con un Jefe o responsable del Area de Sistemas, en el que recaiga la administracin de los Bienes y Servicios, que vigilar la correcta aplicacin de los ordenamientos establecidos por el Comit y dems disposiciones aplicables. TITULO II LINEAMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES DE INFORMATICA ARTICULO 8.- Toda adquisicin de tecnologa informtica se efecta a travs del Comit, que est conformado por el personal de la Administracin de
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Informtica y Gerente Administrativo de la unidad solicitante de bienes o servicios informticos. ARTICULO 9.- La adquisicin de Bienes de Informtica en la Empresa NN, quedar sujeta a los lineamientos establecidos en este documento. ARTICULO 10.- La Administracin de Informtica, al planear las operaciones relativas a la adquisicin de Bienes informticos, establecer prioridades y en su seleccin deber tomar en cuenta: estudio tcnico, precio, calidad, experiencia, desarrollo tecnolgico, estndares y capacidad, entendindose por: Precio.- Costo inicial, costo de mantenimiento y consumibles por el perodo estimado de uso de los equipos; Calidad.- Parmetro cualitativo que especifica las caractersticas tcnicas de los recursos informticos. Experiencia.- Presencia en el mercado nacional e internacional, estructura de servicio, la confiabilidad de los bienes y certificados de calidad con los que se cuente; Desarrollo Tecnolgico.- Se deber analizar su grado de obsolescencia, su nivel tecnolgico con respecto a la oferta existente y su permanencia en el mercado;

Estndares.- Toda adquisicin se basa en los estndares, es decir la arquitectura de grupo empresarial establecida por el Comit. Esta arquitectura tiene una permanencia mnima de dos a cinco aos. Capacidades.- Se deber analizar si satisface la demanda actual con un margen de holgura y capacidad de crecimiento para soportar la carga de trabajo del rea.

ARTICULO 11.- Para la adquisicin de Hardware se observar lo siguiente: a) El equipo que se desee adquirir deber estar dentro de las listas de ventas vigentes de los fabricantes y/o distribuidores del mismo y dentro de los estndares de la Empresa NN. b) Debern tener un ao de garanta como mnimo c) Debern ser equipos integrados de fbrica o ensamblados con componentes previamente evaluados por el Comit.

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d) La marca de los equipos o componentes deber contar con presencia y permanencia demostrada en el mercado nacional e internacional, as como con asistencia tcnica y refaccionaria local. e) Tratndose de equipos microcomputadoras, a fin de mantener actualizado la arquitectura informtico de la Empresa NN, el Comit emitir peridicamente las especificaciones tcnicas mnimas para su adquisicin. f) Los dispositivos de almacenamiento, as como las interfaces de entrada/salida, debern estar acordes con la tecnologa de punta vigente, tanto en velocidad de transferencia de datos, como en el ciclo del proceso. g) Las impresoras debern apegarse a los estndares de Hardware y Software vigentes en el mercado y la Empresa NN, corroborando que los suministros (cintas, papel, etc.) se consigan fcilmente en el mercado y no estn sujetas a un solo proveedor. h) Conjuntamente con los equipos, se deber adquirir el equipo complementario adecuado para su correcto funcionamiento de acuerdo con las especificaciones de los fabricantes, y que esta adquisicin se manifieste en el costo de la partida inicial. i)Los equipos complementarios debern tener una garanta mnima de un ao y debern contar con el servicio tcnico correspondiente en el pas. j) Los equipos adquiridos deben contar, de preferencia con asistencia tcnica durante la instalacin de los mismos. k) En lo que se refiere a los computadores denominados servidores, equipo de comunicaciones como enrutadores y concentradores de medios, y otros que se justifiquen por ser de operacin crtica y/o de alto costo; al vencer su perodo de garanta, deben de contar con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo que incluya el suministro de refacciones. l) En lo que se refiere a los computadores denominados personales, al vencer su garanta por adquisicin, deben de contar por lo menos con un programa de servicio de mantenimiento correctivo que incluya el suministro de refacciones. Todo proyecto de adquisicin de bienes de informtica, debe sujetarse al anlisis, aprobacin y autorizacin del Comit. ARTICULO 12: En la adquisicin de Equipo de cmputo se deber incluir el Software vigente precargado con su licencia correspondiente considerando las disposiciones del artculo siguiente.

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ARTICULO 13.- Para la adquisicin de Software base y utilitarios, el Comit dar a conocer peridicamente las tendencias con tecnologa de punta vigente, siendo la lista de productos autorizados la siguiente: a) Plataformas de Sistemas Operativos: MS-DOS, MS- Windows 95 Espaol, Windows NT, Novell Netware, Unix(Automotriz). b) Bases de Datos: Foxpro, Informix c) Manejadores de bases de datos: Foxpro para DOS, VisualFox, Access d) Lenguajes de programacin: Los lenguajes de programacin que se utilicen deben ser compatibles con las plataformas enlistadas. SQL Windows Visual Basic VisualFox CenturaWeb Notes Designer

e) Hojas de clculo: Excel f) Procesadores de palabras: Word g) Diseo Grfico:

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Page Maker, Corel Draw h) Programas antivirus. F-prot, Command Antivirus, Norton Antivirus i) Correo electrnico Notes Mail j) Browser de Internet Netscape En la generalidad de los casos, slo se adquirirn las ltimas versiones liberadas de los productos seleccionados, salvo situaciones especficas que se debern justificar ante el Comit. Todos los productos de Software que se adquieran debern contar con su licencia de uso, documentacin y garanta respectivas. ARTICULO 14.- Todos los productos de Software que se utilicen a partir de la fecha en que entre en vigor el presente ordenamiento, debern contar con su licencia de uso respectiva; por lo que se promover la regularizacin o eliminacin de los productos ya instalados que no cuenten con la licencia respectiva. ARTICULO 15.- Para la operacin del software de red se debe tener en consideracin lo siguiente: a) Toda la informacin institucional debe invariablemente ser operada a travs de un mismo tipo de sistema manejador de base de datos para beneficiarse de los mecanismos de integridad, seguridad y recuperacin de informacin en caso de falla del sistema de cmputo. b) El acceso a los sistemas de informacin, debe contar con los privilegios niveles de seguridad de acceso suficientes para garantizar la seguridad total de la informacin institucional. Los niveles de seguridad de acceso debern controlarse por un administrador nico y poder ser manipulado por software. Se
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deben delimitar las responsabilidades en cuanto a quin est autorizado a consultar y/o modificar en cada caso la informacin, tomando las medidas de seguridad pertinentes para cada caso. c) El titular de la unidad administrativa responsable del sistema de informacin debe autorizar y solicitar la asignacin de clave de acceso al titular de la Unidad de Informtica. d) Los datos de los sistemas de informacin, deben ser respaldados de acuerdo a la frecuencia de actualizacin de sus datos, rotando los dispositivos de respaldo y guardando respaldos histricos peridicamente. Es indispensable llevar una bitcora oficial de los respaldos realizados, asimismo, las cintas de respaldo debern guardarse en un lugar de acceso restringido con condiciones ambientales suficientes para garantizar su conservacin. Detalle explicativo se aprecia en la Poltica de respaldos en vigencia. e) En cuanto a la informacin de los equipos de cmputo personales, la Unidad de Informtica recomienda a los usuarios que realicen sus propios respaldos en la red o en medios de almacenamiento alternos. f) Todos los sistemas de informacin que se tengan en operacin, deben contar con sus respectivos manuales actualizados. Uno tcnico que describa la estructura interna del sistema as como los programas, catlogos y archivos que lo conforman y otro que describa a los usuarios del sistema, los procedimientos para su utilizacin. h) Los sistemas de informacin, deben contemplar el registro histrico de las transacciones sobre datos relevantes, as como la clave del usuario y fecha en que se realiz (Normas Bsicas de Auditora y Control). i )Se deben implantar rutinas peridicas de auditora a la integridad de los datos y de los programas de cmputo, para garantizar su confiabilidad. ARTICULO 16.- Para la contratacin del servicio de desarrollo o construccin de Software aplicativo se observar lo siguiente:

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Todo proyecto de contratacin de desarrollo o construccin de software requiere de un estudio de factibilidad que permita establecer la rentabilidad del proyecto as como los beneficios que se obtendrn del mismo. Todo proyecto deber ser aprobado por el Comit en base a un informe tcnico que contenga lo siguiente: Bases del concurso (Requerimientos claramente especificados) Anlisis de ofertas (Tres oferentes como mnimo) y Seleccin de oferta ganadora Bases del Concurso Las bases del concurso especifican claramente los objetivos del trabajo, delimita las responsabilidades de la empresa oferente y la contratante. De las empresas oferentes: Los requisitos que se deben solicitar a las empresas oferentes son: a) Copia de la Cdula de Identidad del o los representantes de la compaa b) Copia de los nombramientos actualizados de los representantes legales de la compaa c) Copia de los Estatutos de la empresa, en que aparezca claramente definido el objeto de la compaa, esto es para determinar si est o no facultada para realizar la obra d) Copia del RUC de la compaa e) Referencias de clientes (Mnimo 3) f) La carta con la oferta definitiva del contratista debe estar firmada por el representante legal de la compaa oferente.

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De la contratante Las responsabilidades de la contratante son: a) Delinear adecuadamente los objetivos y alcance del aplicativo. b) Establecer los requerimientos del aplicativo c) Definir responsabilidades de la contratista y contratante d) Establecer campos de accin Anlisis de ofertas y Seleccin de oferta ganadora: Para definir la empresa oferente ganadora del concurso, el Comit establecer una reunin en la que se debe considerar los siguientes factores: a) b) c) d) e) f) Costo Calidad Tiempo de permanencia en el mercado de la empresa oferente Experiencia en el desarrollo de aplicativos Referencias comprobadas de Clientes Cumplimiento en la entrega de los requisitos

Aprobada la oferta se debe considerar los siguientes lineamientos en la elaboracin de contratos: Todo contrato debe incluir lo siguiente: Antecedentes, objeto del contrato, precio, forma de pago, plazo, obligaciones del contratista, responsabilidades, fiscalizador de la obra, garantas, entrega recepcin de obra provisional y definitiva, sanciones por incumplimientos, rescisin del contrato, disposiciones supletorias, documentos incorporados, solucin de controversias, entre otros aspectos. Las garantas necesarias para cada contrato deben ser includas en forma conjunta con el Departamento Legal, quienes deben asesorar el tipo de garanta necesaria en la elaboracin de cada contrato.
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Las garantas que se deben aplicar de acuerdo al tipo de contrato son: a. Una garanta bancaria o una pliza de seguros, incondicional, irrevocable y de cobro inmediato por el 5% del monto total del contrato para asegurar su fiel cumplimiento, la cual se mantendr vigente durante todo el tiempo que subsista la obligacin motivo de la garanta.

b. Una garanta bancaria o una pliza de seguros, incondicional, irrevocable y de cobro inmediato equivalente al 100 % (ciento por ciento) del anticipo. Esta garanta se devolver en su integridad una vez que el anticipo se haya amortizado en la forma de pago estipulada en el contrato. c. Un fondo de garanta que ser retenido de cada planilla en un porcentaje del 5 %. Junto al contrato se deber mantener la historia respectiva del mismo que se compone de la siguiente documentacin soporte: Estudio de factibilidad Bases del concurso Ofertas presentadas Acta de aceptacin de oferta firmada por los integrantes del Comit Informes de fiscalizacin Acta de entrega provisional y definitiva

TITULO III INSTALACIONES ARTICULO 17.- La instalacin del equipo de cmputo, quedar sujeta a los siguientes lineamientos:

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a) Los equipos para uso interno se instalarn en lugares adecuados, lejos de polvo y trfico de personas. En las reas de atencin directa al pblico los equipos se instalarn en lugares adecuados. b) La Administracin de Informtica, as como las reas operativas debern contar con un croquis actualizado de las instalaciones elctricas y de comunicaciones del equipo de cmputo en red. c) Las instalaciones elctricas y de comunicaciones, estarn de preferencia fijas o en su defecto resguardadas del paso de personas o mquinas, y libres de cualquier interferencia elctrica o magntica. d) Las instalaciones se apegarn estrictamente a los requerimientos de los equipos, cuidando las especificaciones del cableado y de los circuitos de proteccin necesarios; e) En ningn caso se permitirn instalaciones improvisadas o sobrecargadas. f) Cuando en la instalacin se alimenten elevadores, motores y maquinaria pesada, se deber tener un circuito independiente, exclusivo para el equipo y/o red de cmputo. ARTICULO 18.- La supervisin y control de las instalaciones se llevar a cabo en los plazos y mediante los mecanismos que establezca el Comit.

TITULO IV LINEAMIENTOS EN INFORMATICA CAPITULO I INFORMACION ARTICULO 19.- Los archivos magnticos de informacin se debern inventariar, anexando la descripcin y las especificaciones de los mismos, clasificando la informacin en tres categoras:

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1. 2. 3.

Informacin histrica para auditoras Informacin de inters de la Empresa NN Informacin de inters exclusivo de algn rea en particular.

ARTICULO 20.- Los jefes de sistemas responsables del equipo de cmputo y de la informacin contenida en los centros de cmputo a su cargo, delimitarn las responsabilidades de sus subordinados y determinarn quien est autorizado a efectuar operaciones emergentes con dicha informacin tomando las medidas de seguridad pertinentes. ARTICULO 21.- Se establecen tres tipos de prioridad para la informacin: 1. Informacin vital para el funcionamiento de la unidad administrativa; 2. Informacin necesaria, pero no indispensable en la unidad administrativa; 3. Informacin ocasional o eventual. ARTICULO 22.- En caso de informacin vital para el funcionamiento de la unidad administrativa, se debern tener procesos concomitantes, as como tener el respaldo diario de las modificaciones efectuadas, rotando los dispositivos de respaldo y guardando respaldos histricos semanalmente. ARTICULO 23.- La informacin necesaria pero no indispensable, deber ser respaldada con una frecuencia mnima de una semana, rotando los dispositivos de respaldo y guardando respaldos histricos mensualmente. ARTICULO 24.- El respaldo de la informacin ocasional o eventual queda a criterio de la unidad administrativa. ARTICULO 25.- Los archivos magnticos de informacin, de carcter histrico quedarn documentados como activos de la unidad acadmica y estarn debidamente resguardados en su lugar de almacenamiento. Es obligacin del responsable del equipo de cmputo, la entrega conveniente de los archivos magnticos de informacin, a quien le suceda en el cargo.

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ARTICULO 26.- Los sistemas de informacin en operacin, como los que se desarrollen debern contar con sus respectivos manuales. Un manual del usuario que describa los procedimientos de operacin y el manual tcnico que describa su estructura interna, programas, catlogos y archivos. CAPITULO II FUNCIONAMIENTO ARTICULO 27.- Es obligacin de la Administracin de Informtica vigilar que el equipo de cmputo se use bajo las condiciones especificadas por el proveedor y de acuerdo a las funciones del rea a la que se asigne. ARTICULO 28.- Los colaboradores de la empresa al usar el equipo de cmputo, se abstendrn de consumir alimentos, fumar o realizar actos que perjudiquen el funcionamiento del mismo o deterioren la informacin almacenada en medios magnticos, pticos, etc. ARTICULO 29.- Por seguridad de los recursos informticos se deben establecer seguridades: Fsicas Sistema Operativo Software Comunicaciones Base de Datos Proceso Aplicaciones

Por ello se establecen los siguientes lineamientos: Mantener claves de acceso que permitan el uso solamente al personal autorizado para ello. Verificar la informacin que provenga de fuentes externas a fin de corroborar que estn libres de cualquier agente externo que pueda contaminarla o perjudique el funcionamiento de los equipos. Mantener plizas de seguros de los recursos informticos en funcionamiento

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ARTICULO 30.- En ningn caso se autorizar la utilizacin de dispositivos ajenos a los procesos informticos de la unidad administrativa. Por consiguiente, se prohibe el ingreso y/o instalacin de hardware y software particular, es decir que no sea propiedad de una unidad administrativa de la Empresa NN, excepto en casos emergentes que la Direccin autorice.

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CAPITULO III PLAN DE CONTINGENCIAS ARTICULO 31.- La Administracin de Informtica crear para las empresas y departamentos un plan de contingencias informticas que incluya al menos los siguientes puntos: a) Continuar con la operacin de la unidad administrativa con procedimientos informticos alternos; b) Tener los respaldos de informacin en un lugar seguro, fuera del lugar en el que se encuentran los equipos. c) Tener el apoyo por medios magnticos o en forma documental, de las operaciones necesarias para reconstruir los archivos daados; d) Contar con un instructivo de operacin para la deteccin de posibles fallas, para que toda accin correctiva se efecte con la mnima degradacin posible de los datos; e) Contar con un directorio del personal interno y del personal externo de soporte, al cual se pueda recurrir en el momento en que se detecte cualquier anomala; f) Ejecutar pruebas de la funcionalidad del plan f) Mantener revisiones del plan a fin de efectuar las actualizantes respectivas

CAPITULO IV ESTRATEGIAS ARTICULO 32.- La estrategia informtica de la DDT se consolida en el Plan Maestro de Informtica y est orientada hacia los siguientes puntos: a) Plataforma de Sistemas Abiertos; b) Descentralizacin del proceso de informacin c) Esquemas de operacin bajo el concepto cliente/servidor

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d) Estandarizacin de hardware, software base, utilitarios y estructuras de datos e) Intercomunicacin entre unidades y equipos mediante protocolos estndares f) Intercambio de experiencias entre Departamentos de Informtica. g) Manejo de proyectos conjuntos con las diferentes unidades administrativas. h) Programa de capacitacin permanente para los colaboradores de la empresa del rea de informtica i) Integracin de sistemas y bases de datos de la Empresa NN, para tener como meta final un Sistema Integral de Informacin Corporativo. j) Programacin con ayudas visuales e interactivas. Facilitando interfases amigables al usuario final. k) Integracin de sistemas teleinformticos (Intranet De grupo empresarial).

ARTICULO 33.- Para la elaboracin de los proyectos informticos y para la presupuestacin de los mismos, se tomarn en cuentan tanto las necesidades de hardware y software de la unidad administrativa solicitante, como la disponibilidad de recursos con que stas cuenten.

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DISPOSICIONES TRANSITORIAS ARTICULO PRIMERO.- Las disposiciones aqu enmarcadas, entrarn en vigor a partir del da siguiente de su difusin. ARTICULO SEGUNDO.- Las normas y polticas objeto de este documento, podrn ser modificadas o adecuadas conforme a las necesidades que se vayan presentando, mediante acuerdo del Comit Tcnico de Informtica de la Empresa NN (CTI); una vez aprobadas dichas modificaciones o adecuaciones, se establecer su vigencia. ARTICULO TERCERO.- Las disposiciones aqu descritas constan de forma detallada en los manuales de polticas y procedimientos especficos existentes. ARTICULO CUARTO.- La falta de desconocimiento de las normas aqu descritas por parte de los colaboradores no los libera de la aplicacin de sanciones y/o penalidades por el incumplimiento de las mismas.

Palabras clave: Controles automticos o lgicos, Controles Administrativos del PAD, Conceptos de Auditora de Sistemas. Trabajo enviado por: anaranjo@bonita.com

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