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Gerencia de Proyectos

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

CDIGO DB-001 versin 21.0

PROYECTO PATROCINADOR PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: REVISIN

(Correlativo)

Desarrollo e Implementacin de un Sistema de Facturacin y Almacn en DINAMIKA BUSINESS Gerencia de DINAMIKA BUSINESS Consultor Externo FECHA 11 05 2011 Asistente de Gerencia de DINAMIKA FECHA 0218 065 2011 BUSINESS Gerencia de DINAMIKA BUSINESS FECHA 0323 056 2011 DESCRIPCIN (REALIZADA POR)
(Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)

FECHA
(de la revisin)

01 02

Levantamiento de Observaciones (Helmut Rodriguez)

01

06

2011

BREVE DESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

(Caractersticas, funcionalidades, soporte entre otros)

El producto del proyecto es tener un sistema a la medida de Facturacin y Almacn implementado en la empresa. La implementacin comprende la puesta en produccin de los siguientes mdulos: Mdulos a Desarrollar: Mdulo de Compras Incluye: Retenciones a los proveedores Mdulo de Almacn Mdulo de Facturacin Mdulo de Produccin Adicionales 1. Generacin de Asiento Contable 1. 2. 3. 4. Materias Primas Almacn Facturacin Mdulo de Adquisiciones - rdenes de Compra - rdenes de Trabajo

Formatted: Font: Not Bold, Font color: Auto

Formatted: Numbered + Level: 1 + Numbering Style: 1, 2, 3, + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0" + Tab after 0.25" + Indent at: 0.25"

Adicionalmente, se desarrollar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Generacin de Asiento Contable Retenciones a los proveedores Flujo de Trabajo de aprobacin de rdenes de compra Impresin de Facturas, Boletas y Guas Impresin de Ordenes de Trabajo. Reporte de Compras Reporte de Ventas

Se manejaran 4 contratos :

a. Contrato de Servicio de Consultora : Para el anlisis y diseo del Sistema b. Contrato de Desarrollo de Sistema: Desarrollo del Sistema de Facturacin y Almacn. Acta de Constitucin (Charter Project) Gestin de la Integracin Pgina 1

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c.

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Contrato de Instalacin de Software: Windows Server 2003 y manejador de Base de Datos SQL No incluye licencias de uso.

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ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA ORGANIZACIN
(A qu objetivo estratgico se alinea el proyecto)

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2. PROPSITO DEL PROYECTO

(Beneficios que tendr la organizacin una vez que el producto del proyecto est operativo o sea entregado)

Implementar un nuevo BackOffice a DINAMIKA BUSINESS. Mejorar la efectividad en el desarrollo de sus operaciones de facturacin y almacn en un 3010%. Incrementar la fidelizacin cartera del clientes en un 15%. Incrementar la rentabilidad de DINAMIKA BUSINESS en un 2510%.

Optimizar tiempos en las operaciones de proceso de materia prima a producto terminado. Reducir tiempos en la emisin de rdenes de Trabajo. Reducir tiempos en el manejo de emisin de documentacin comercial: Facturas, Boletas, Guas. Integrar los Datos con el Sistema Contable.
Formatted: Indent: Left: 0.21"

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en trminos de costo, tiempo, alcance, calidad)

Desarrollar e implementar el nuevo BackOffice con todos los requerimientos especificados y acordados con DINAMIKA BUSINESS; el aplicativo debe ser el principal soporte para las operaciones de DINAMIKA BUSINESS. No exceder el costo de la implementacin (US $ 20,000 Dlares) que incluyen Software y Consultora; cumpliendo los requisitos solicitados por DINAMIKA BUSINESS. Reducir en un 10% el costo de la implementacin (US $ 10,000 Dlares) que incluyen Software, Hardware y Consultoria; todo ello sin descuidar lo acordado con DINAMIKA BUSINESS. Cumplir con el tiempo mximo de 8 meses para la culminacin del proyecto. Cumplir con todas las normas de RUP y desarrollo respetando los niveles de seguridad de acceso al Sistema. Cumplir eficientemente con la capacitacin al personal de DINAMIKA BUSINESS de una manera adecuada pues el BackOffice ser su herramienta de trabajo; la calificacin de la capacitacin debe ser mayor a 15 de un rango del 1 al 20. Cumplir con el tiempo mximo de 6 meses para la culminacin del proyecto. Cumplir con todas las normas de UML y desarrollo respetando los niveles de seguridad. Cumplir eficientemente con la capacitacin al personal de DINAMIKA BUSINESS de una manera amigable y entendible pues el BackOffice ser su herramienta de trabajo todos los das; la calificacin de la capacitacin debe ser mayor a 17 de un rango del 1 al 20.

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4. FACTORES CRTICOS DE XITO DEL PROYECTO

(Componentes o caractersticas que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

Total compromiso y participacin de la Gerencia General de DINAMIKA Business as como del personal participante del proyecto. Disponibilidad de personal para las diferentes fases del proyecto (Analistas, Programadores, Integradores, Evaluadores) Compromiso y responsabilidad por parte de los usuarios para brindar la informacin. El hardware deber estar operativo e instalado con el Software requerido, as como la configuracin de redes, Servidor, Base de Datos, Aplicativos de desarrollo, Comunicaciones y Protocolos. Celeridad en la aprobacin de las propuestas producto de la etapa de Anlisis y Diseo. Aceptacin de los resultados por el personal de DINAMIKA. 5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
(Condiciones o caractersticas que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto)

Formatted: Left, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 0.25" + Indent at: 0.5"

Implementar los Mdulos de: 1.RQ-01: Mdulo de Compras IncluyeMaterias Primas: Retenciones a los proveedores 2.RQ-02: Mdulo de Almacn 3.RQ-03: Mdulo de Facturacin RQ-04: Mdulo de Modulo de Adquisiciones 4.rdenes de CompraProduccin 5.Ordenes de Trabajo Adicionales 6.RQ-05: Generacin de Asiento Contable 7.Retenciones a los proveedores 8.Flujo de Trabajo de aprobacin de rdenes de compra 9.Impresin de Facturas, Boletas y Guas 10.Impresin de Ordenes de Trabajo. 11.Reporte de Compras 12.Reporte de Ventas

Formatted: No bullets or numbering Formatted: Bullets and Numbering Formatted: Font: Not Bold Formatted: No bullets or numbering Formatted: Bullets and Numbering Formatted: Font: Not Bold Formatted: No bullets or numbering Formatted: Bullets and Numbering

Todos estos mdulos estn relacionados entre s y comparten informacin que est contenida en una Base de Datos Centralizada.

EXTENSIN Y ALCANCE DEL PROYECTO 6. FASES DEL PROYECTO

(Agrupamiento lgico de actividades relacionadas que usualmente culminan elaborando un entregable principal)

7. PRINCIPALES ENTREGABLES
(Un nico y verificable producto, resultado o capacidad de realizar un servicio que debe ser elaborado para completar un proceso, una fase o un proyecto)

Definicin Anlisis Diseo de la Solucin Construccin Pruebas Integrales Pruebas Cliente

Plan de gestin del proyecto. Plan de Gestin del cambio organizacional. Solucin definida. Anlisis operativo. Solucin diseada. Solucin construida. Pgina 4

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Correccin de errores Cambios Produccin

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Transicin. Puesta en produccin. Contratos.

8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organizacin que est activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecucin del proyecto o por el producto que elabora)

Gerencia General de DINAMIKA Gerencia de Marketing Gerencia de Comercializacin rea de Contabilidad rea de Almacn rea de Produccin Usuarios del Sistema Proveedores Clientes Personal que desarrollara el proyecto.

9. RIESGOS
(Evento o condicin incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

Incumplimientos de los plazos de entrega e implementacin del Hardware. Poca disponibilidad Anlisis inconcluso debido a falta depara recojo de la informacin de las reas afectadaspor parte del cliente. Renuncia de personal que desarrolla el proyecto. Cambios en la normativa vigente que afecten las definiciones realizadas. Coyuntura poltica actual. 10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
(Un evento significativo para el proyecto)

11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El diseo del sistema debe ser presentado y aprobado a los 30 das de iniciado el proyecto La capacitacin al personal debe de hacerse al final de cada entregable. Cumplir los plazos de entregas de mdulos

Formatted: Bulleted + Level: 1 + Aligned a 0.25" + Indent at: 0.5"

(reas de la organizacin que tienen algo que aportar al proyecto o que se ven afectadas por su ejecucin o su producto)

El costo del proyecto ser ntegramente asumido por la Gerencia de DINAMIKA BUSINESS el cual asciende a un total de US$ 20,000.00 12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIN DEL PROYECTO
(Quin evala los FCE, decide el xito del proyecto y quien cierra el proyecto )

FCE
(Ver punto 4)

Evaluador
(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)

Firma el Cierre del Proyecto

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)

Disponibilidad de personal para las diferentes fases del proyecto (Analistas, Programadores, Integradores, Evaluadores) El hardware deber estar operativo e instalado con el Software requerido, as como

Jennifer Principe Jefe de Personal

Nimrod Cano Meza

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la configuracin de redes, Servidor, Base de Datos, Aplicativos de desarrollo, Comunicaciones y Protocolos. Aceptacin de la Fase Inicial, (Anlisis y Diseo) por parte de la Gerencia. Jefe de Redes

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Jaime Pinedo Zafra Gerente General DINAMIKA BUSINESS Nancy Gastelo Asistente de Gerencia

Aceptacin de los resultados por el personal de DINAMIKA.

13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

Helmut Rodriguez Meza Gerente de Sistemas 14. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

Jaime Pinedo Zafra Gerente General DINAMIKA BUSINESS

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