Manual para situaciones de emergencia

21 Comunicaciones

Indice del Manual

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones NDICE Introduccin Gestin de las Comunicaciones Telecomunicaciones Infraestructura de Telecomunicaciones Tipos de Telecomunicaciones Prrafo 1 2-8 9-12

Red de Telecomunicaciones del ACNUR 13-27 Preparativos sobre el Terreno Espacio para Oficinas Equipo de Radio Seales de Llamada por Radio Telecomunicaciones sobre el Terreno y en la Sede Servicio de Telecomunicaciones Horas Operativas Referencias Anexos Anexo 1: Equipo y Terminologa Comn de las Comunicaciones Anexo 2: Identificacin de Mensajes

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones Introduccin 1. Disponer de unas buenas comunicaciones es fundamental en una situacin de emergencia. Una comunicacin efectiva exige disponer de equipo adecuado, infraestructura y una buena gestin.

Gestin de las Comunicaciones

2. Con la mejora de los medios de comunicacin incluso desde las localidades ms remotas, la buena gestin de las comunicaciones ha adquirido una mayor importancia. La estructura y el flujo de las comunicaciones debe ser un reflejo de la gestin de la operacin, por lo que las comunicaciones deben canalizarse a travs de la estructura adecuada. Cada nivel debe analizar y contrastar los informes y la informacin recibidos antes de pasar al siguiente nivel. La informacin en bruto no debe transmitirse a los distintos niveles de la estructura directiva de forma rutinaria y simultnea, copiando simplemente a grandes rasgos los informes y dirigindolos a la persona responsable de la accin. La distribucin de la informacin debe limitarse a quienes la necesiten para el ejercicio de sus funciones y, en general, el trfico de comunicacin deber ser el estrictamente necesario. 3. Las personas que redactan los comunicados debern preguntarse siempre qu finalidad tiene el mensaje, a quin va destinado y si la informacin contenida es suficiente y conveniente para dicha finalidad. 4. Bajo las presiones de una emergencia, a veces se tiende a intercambiar informacin incompleta. Si la informacin es insuficiente para la finalidad del mensaje, y si la cuestin no puede esperar, admitir las lagunas puede ahorrar tiempo y problemas. Por ejemplo, estamos obteniendo ms informacin pero mientras tanto atngase a los puntos mencionados. 5. Los medios ms apropiados para transmitir un mensaje deben elegirse segn el coste, la urgencia y el tamao. Por ejemplo, habr que evitar el uso del telfono y el fax si el mensaje puede ser transmitido por correo electrnico (e-mail). Del mismo modo, las cantidades grandes de datos, a menos que sean muy urgentes, deben enviarse por saca de correo o correo normal en vez de e-mail. 6. La utilizacin o aprovechamiento de mtodos normalizados puede ser til en la gestin de las comunicaciones, ya que pueden servir como lista de verificacin para la informacin que se transmite normalmente por ese medio de comunicacin (los sitreps, son un ejemplo evidente vase el anexo del captulo 8 sobre medidas de ejecucin). 7. Es preciso utilizar un sistema de referencia efectivo ste es un factor bsico para unas buenas comunicaciones. Deben utilizarse distintos mensajes para separar claramente los temas tratados

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones Una numeracin y/o referencia correcta ayudar enormemente a identificar los anteriores comunicados. Tambin proporcionar un medio para tomar las medidas requeridas de manera sistemtica y ayudar a mantener una comunicacin ordenada y disciplinada. Para mayor informacin sobre un sistema de archivos, vase el Captulo 20 sobre administracin. En el anexo 1 se explica el sistema de identificacin de un mensaje oficial del ACNUR utilizado por la Unidad de Telecomunicaciones. 8. Las necesidades ms inmediatas de comunicacin se pueden satisfacer con un telfono, e-mail y fax. No obstante, hay que poner en marcha cuanto antes un servicio regular de sacas de correo, mensajera o servicio de correo. En el Captulo 20 sobre administracin se incluye una lista de las necesidades de comunicacin que hay que tener en cuenta cuando se abre una oficina. Adems, la Lista de Verificacin para el Administrador de Emergencia contiene consejos, formularios e informacin para establecer los distintos medios de comunicacin.

Telecomunicaciones
9. Para que las telecomunicaciones sean eficaces se requiere personal y equipo dedicados a esa labor. Cuando se planifican las necesidades relativas a las telecomunicaciones, el Funcionario Regional de Telecomunicaciones y la Unidad de Telecomunicaciones de la Sede deben intervenir lo antes posible. Esto ayudar a buscar al personal de telecomunicaciones del ACNUR experimentado que se puede enviar a la operacin. Entre el personal de emergencia se puede incluir a los funcionarios de telecomunicaciones de los acuerdos de reserva del ACNUR. Si es preciso podr utilizarse a estos funcionarios para completar el personal de telecomunicaciones del ACNUR. Infraestructura de Telecomunicaciones 10. La infraestructura de telecomunicaciones existente en el pas puede que no sea suficiente para cubrir las necesidades del ACNUR, bien porque no sea adecuada o bien porque est estropeada. Por medidas de seguridad, en algunas situaciones las instalaciones de telecomunicaciones puede que deban cerrarse o reducir drsticamente sus servicios (en cuyo caso las lneas de telfonos mviles tambin estaran inservibles). 11. El ACNUR posee una reserva de equipos de telecomunicaciones para ponerlos a disposicin en una situacin de emergencia rpidamente (vase el Apndice 1 del Catlogo de Recursos de Respuesta de Emergencia). Dicho equipo proporcionar al personal de respuesta de emergencia una conexin inmediata incluso desde los lugares ms remotos. Tipos de Telecomunicaciones 12. A continuacin se describen los principales medios de telecomunicacin utilizados actualmente por el ACNUR: i. Telfono. Los telfonos se pueden conectar a lneas terrestres normalizadas o a redes celulares para la comunicacin dentro del pas, y a travs de conexiones

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones internacionales o por satlite (VSAT, INMARSAT vase el Anexo 1 ) para la comunicacin con otros pases; ii. Fax. El facsmil (fax) funciona con lneas normalizadas de telfono o va satlite (VSAT, INMARSAT). Se pueden enviar y recibir faxes a casi cualquier pas, pero es un medio ms caro y menos seguro que el correo electrnico; iii. E-mail. El correo electrnico tambin funciona con lneas telefnicas normalizadas o por va satlite. En la fase inicial de una operacin, se pueden recibir e-mails a travs de las terminales porttiles va satlite o utilizando lneas telefnicas locales, si existen, y ms tarde se puede usar la red SITA o el sistema de satlite DAMA (vase el Anexo 1) si se dispone de un punto de conexin adecuado; iv. Radio. Se puede utilizar la radio para la comunicacin oral o escrita (incluidos e-mail y datos electrnicos). La instalacin debe llevarse a cabo por tcnicos calificados. En una emergencia, casi siempre hace falta establecer una red de radio para la comunicacin entre las oficinas del ACNUR y entre el ACNUR y otras agencias. La red radiofnica proporcionar igualmente una plataforma de emergencia para comunicarse con la Sede en el caso de que las lneas de comunicacin terrestre queden interrumpidas. Las radios mviles (de mano o instaladas en vehculos) permiten al personal comunicarse entre s y con la Oficina desde regiones cercanas; v. VSAT (o terminal de apertura muy pequea nombre algo incorrecto ya que el tamao ms pequeo de antena parablica es de 1,8-2,4 metros de dimetro ). El VSAT sirva para la comunicacin por telfono, fax, datos electrnicos y correo electrnico. La instalacin del VSAT es un trabajo de precisin y debe llevarla a cabo un tcnico calificado; vi. Tlex. Aunque el tlex se utiliza cada vez menos, sigue siendo una opcin vlida en los lugares que disponen de l.

Red de Telecomunicaciones del ACNUR

Preparativos sobre el Terreno 13. La necesidad de una red de telecomunicaciones para el ACNUR deber negociarse al ms alto nivel en el ministerio correspondiente cuando se traten las cuestiones del ACNUR (por ejemplo, el Ministerio del Interior). Conviene pedir asesoramiento a las autoridades tcnicas competentes (por ejemplo, el Ministerio de Comunicaciones o el servicio de correos y telecomunicaciones). No hay que olvidar que en la Seccin IX de la Convencin sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas se estipula que las Naciones Unidas deben disfrutar para sus comunicaciones oficiales de un trato no menos favorable que el concedido a las misiones diplomticas del pas. 14. Es preciso ponerse en contacto con la Unidad de Telecomunicaciones de la Sede o el Funcionario Regional de Telecomunicaciones en cuanto se conozca la necesidad de una red de telecomunicaciones. Habr que mencionar el nmero y situacin de las oficinas propuestas y la distancia entre ellas, para obtener asesoramiento acerca del equipo que se necesita.

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones 15. Deber obtenerse el permiso para poner en funcionamiento una estacin de radio y la licencia de frecuencia en casi todos los pases existe un impreso de solicitud estandarizado oficial. En el caso de HF y VHF, conviene comprobar si el PNUD y otras organizaciones de las Naciones Unidas han obtenido licencia para alguna frecuencia. Para cumplimentar la solicitud del gobierno, la Unidad de Telecomunicaciones de la Sede o el Funcionario Regional de Telecomunicaciones pueden proporcionar asesoramiento. 16. Asimismo, es necesario obtener un permiso para utilizar las instalaciones de comunicaciones por satlite. La autoridad competente necesitar informacin especfica sobre las frecuencias utilizadas y las caractersticas del equipo. Esta informacin podr obtenerse tambin a travs del Funcionario Regional de Telecomunicaciones o de la Unidad de Telecomunicaciones de la Sede. Espacio para Oficinas 17. Ha de tenerse presente las necesidades fsicas del equipo de telecomunicaciones a la hora de elegir el espacio para oficinas (vase el Captulo 20 sobre administracin). Por ejemplo, la antena de la radio necesita espacio en el tejado del edificio o en una zona abierta a nivel del suelo, as como un local situado muy cerca de la antena para manejar el equipo. Tngase en cuenta que para obtener resultados ptimos, cuanto ms corto sea el cable que conecta el equipo de radio con la antena, mejor, a ser posible no ms de 50 metros. 18. Concretamente, la instalacin de un VSAT exige una vista despejada del horizonte en direccin al ecuador (es decir, hacia el sur en el hemisferio norte y hacia el norte en el hemisferio sur). El ngulo de elevacin de la antena parablica del VSAT por encima del horizonte depender de la latitud de la oficina, situando el ngulo ms alto en el ecuador. Si se instala el VSAT en un edificio (en un tejado plano por ejemplo), la construccin deber ser lo suficientemente fuerte como para soportar el peso. Si se instala a nivel del suelo, deber haber el margen suficiente de seguridad a su alrededor (4 m de radio) para impedir que alguien se acerque demasiado a la antena de transmisin. Equipo de Radio 19. Normalmente el ACNUR utiliza dos tipos de equipo de radio para la transmisin de voz y datos en las operaciones sobre el terreno: Radio HF y VHF. 20. Generalmente, las comunicaciones HF se usan para distancias ms largas que las de VHF. La distancia para que el VHF resulte efectivo puede ampliarse enormemente mediante la instalacin de repetidores. Por tanto, la radio VHF y HF debern instalarse en oficinas y vehculos segn las necesidades, dependiendo de la distancia que el vehculo tenga previsto recorrer desde la base. Seales de Llamada por Radio 21. Cada instalacin de radio deber tener una nica seal de llamada. La oficina donde est instalada se conoce como estacin Base, las instalaciones en vehculos son Mviles. Es til servirse de una convencin formal para denominar las seales de llamada, de modo que exista una referencia lgica. Por ejemplo, para el pas de

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones operacin puede usarse una letra y otra para la localidad seguida de una letra para la agencia respectiva. Las dems letras y nmeros pueden usarse, para mayor claridad, si el nmero de usuarios de la red es especialmente elevado. (Normalmente se omite la letra del pas, a menos que se produzcan operaciones al otro lado de la frontera). 22. Por ejemplo, una instalacin en una Oficina del ACNUR en Ruritania, Townville, sera (R) T A Base, abreviado a T A Base. Una instalacin en un vehculo de la misma oficina sera (R) T A Mvil 1 (T A Mvil 2, etc.) 23. El alfabeto fontico (vase en Caja de Instrumentos, Apndice 2) se usa para que las seales de llamada puedan entenderse rpidamente a travs de la radio, por lo que el ejemplo anterior se convierte en Romeo Tango Alfa Base (abreviado a Tango Alfa Base) o Romeo Tango Alfa Mvil Uno. 24. Las seales de llamada para personas con radios de mano sigue normalmente el mismo esquema, por ejemplo (para el ACNUR de Townville, Ruritania): TA1 TA11 TA12 TA2 TA21 TA22 TA3 TA31 TA32 (Tango Alfa Uno) Representante Representante Suplente Otros miembros de la plantilla en la Oficina del Representante Funcionario Principal Administrativo Ayudante Administrativo Otros miembros del personal administrativo Funcionario Principal de Logstica Ayudante de Logstica Otros miembros del Personal de Logstica

25. El alfabeto fontico se expone en el Apndice 2, Caja de instrumentos. Puede encontrarse ms informacin y otros procedimientos en Procedimientos del ACNUR para Comunicaciones por Radio (folleto de consulta de bolsillo). Telecomunicaciones sobre el Terreno y en la Sede 26. El correo electrnico permite al personal sobre el terreno comunicarse directamente la Sede y con Oficinas sobre el Terreno que dispongan de una Oficina de Correos con correo electrnico de Red de rea Local (LAN). Sin embargo, es posible que los mensajes enviados directamente por correo electrnico a la direccin particular de un miembro del personal no sean ledos ni respondidos de inmediato si el miembro del personal se ha ausentado repentinamente. Es mejor, por tanto, dirigir los mensajes que exigen atencin inmediata a una direccin de correo electrnico genrica, que son

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones direcciones con la forma HQxxnn6, donde xx son las letras que indican la unidad organizativa y nn los dgitos relacionados con una subunidad; por ejemplo HQAF04 es la direccin genrica del correo electrnico del Mostrador 4 de la Oficina Africana. Si el mensaje es urgente puede enviarse copia a la Secretara de la Unidad de Telecomunicaciones, que avisar al Funcionario de Mostrador correspondiente, o Funcionario de Guardia, segn convenga. Unidad de Telecomunicaciones Horas Operativas 27. Los horarios de la Unidad de Telecomunicaciones de la Sede son los siguientes, en hora local de Ginebra: 07h 00 a 21h 00 08h 00 a 17h 00 Telfono E-Mail De lunes a viernes Los fines de semana y das festivos 41 22 739 8777 HQTU50

La diferencia de hora en Suiza con respecto al meridiano de Greenwich es de una hora ms en invierno y dos en verano. Cuando por causa de emergencia sea necesario, este horario laboral puede ser prolongado. Referencias Lista de Verificacin del Administrador de Emergencia, ACNUR, Ginebra 1998. Procedimientos del ACNUR para la Comunicacin por Radio, ACNUR, Ginebra.

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones Anexo 1 Equipo y Terminologa Comn de las Comunicaciones Nombre comn siglas Codan DAMA DTS HF INMARSAT o Nombre completo Nombre del fabricante Demanda Asignada de Acceso Mltiple Sistema de Transmisin Digital (nombre del propietario) Alta Frecuencia Descripcin y Utilizacin Sistema de alta frecuencia de radio para comunicacin por voz, utilizado comnmente en vehculos Sistema de satlite (VSAT) que permite la transmisin va satlite de mltiples lneas de telfono, fax y datos Nuevo modelo de PACTOR que permite la transmisin de mensajes de e-mail por radio Alcance de la frecuencia de ondas de radio usadas para la comunicacin larga distancia Sistema telefnico que proporciona telfono, fax y transmisin de datos va satlite a nivel global

Organizacin Internacional de Mvil por Satlite (originalmente Organizacin Internacional de Satlites Martimos) Pactor Paquete de Tlex por Radio Sistema mediante el cual pueden enviarse mensajes escritos por radio SATCOM Comunicacin por Satlite Trmino genrico para cualquier sistema de comunicaciones por satlite SATCOM A, Referido especficamente a las Sistema telefnico usado para la B, C, M, Mini- terminales de INMARSAT comunicacin por voz, fax y datos. Este M utilizadas por el ACNUR equipo existe en varios tamaos, desde tamao maleta a pequea consola y con distintas posibilidades, desde texto simple a videoconferencia SITA Sociedad Internacional de Organizacin que ofrece una red de Telecomunicaciones comunicacin a nivel mundial para reservas Aeronuticas y billetes de avin. Tambin puede servir de red de comunicaciones para clientes que no son de lneas areas (p.e., el ACNUR) UHF Frecuencias Ultra Altas Alcance de la frecuencia de ondas de radio (Ms Alta que VHF) usadas para la comunicacin por radio a corta distancia VSAT Terminal de Apertura Muy Sistema de satlite que permite la Pequea transmisin de mltiples lneas de telfono, fax y datos va satlite geoestacionado VHF Frecuencia Muy Alta Ondas de radio usadas para comunicaciones radiofnicas de corta distancia (p.e., telfonos manuales o walkietalkies) Repetidor Repetidor de Frecuencia Muy Alta Equipo usado para ampliar el alcance de las VHF comunicaciones de radio a corta distancia hasta entre 20 y 80 km, dependiendo de la topografa

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones Anexo 2 Identificacin de Mensajes Las siguientes instrucciones van destinadas a los operadores de telecomunicaciones que necesitan llevar un diario de todos los mensajes recibidos y transmitidos (incluidos e-mail, fax y PACTOR). El principio bsico es que HCR7 debe figurar siempre en el prefijo y que, independientemente del tipo o medio de comunicacin utilizado, cada mensaje debe llevar un nico nmero relativo a esa transmisin al destinatario. Algunos elementos de la identidad del mensaje son: Mensaje de la Sede al terreno: HCR/aaaaa/9999 Mensaje del terreno a la Sede: aaaaa/HCR/9999 donde aaaaa es el cdigo de la localidad oficial del ACNUR (Estacin de Servicio) de la oficina sobre el Terreno respectiva, y 9999 es el nmero en serie de cuatro dgitos que comienza en 0001 el 1 de enero de cada ao. Entre oficinas sobre el terreno: aaaaa/bbbbb/HCR/9999 donde aaaaa es el cdigo de cinco letras de la localidad de la oficina sobre el terreno emisora y bbbbb es el cdigo de cinco letras de la localidad del destinatario, y 9999 = nmero en serie de cuatro dgitos que comienza en 0001 el 1 de enero de cada ao. A direcciones que no son del ACNUR: aaaa/MSC/HCR/9999 Pueden usarse dos categoras de nmeros en serie de cuatro dgitos: La Categora A se usa para las comunicaciones entre la Sede y las oficinas sobre el terreno y entre las oficinas sobre el terreno con gran volumen de transmisiones de mensajes. El nmero utilizado en la serie de comunicaciones de ese ao entre el remitente y el destinatario sera el siguiente. La Categora B es para direcciones del ACNUR que no estn dentro de la Categora A y para direcciones que no son del ACNUR. Si hay muchos mensajes de ese tipo, pueden utilizarse dos series: el ACNUR y no el ACNUR. Todas las series o secuencias vuelven a empezar en 0001 el 1 de enero. Ejemplos Mensajes de la Categora A: HCR/ANGLU/0123 significa el mensaje n 123 desde la Sede a Luanda (Angola) este ao. ANGLU/HCR/0210 significa el mensaje n 210 desde Luanda (Angola) a la Sede este ao. ANGLU/RSAPR/HCR/0097 significa el mensaje n 97 de Luanda a Pretoria (Sudfrica) este ao (donde Luanda y Pretoria van numerados en serie)

N. de T. Alto Comisionado para los

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Manual de Emergencia Apoyo Operativo:Comunicaciones Mensajes de la Categora B: ANGLU/SENDA/HCR0024 significa un mensaje enviado de Luanda a Dakar, Senegal, siendo el mensaje n 24 de la Categora B este ao desde ANGLU (donde Luanda y Dakar no llevan numeracin en serie). Si hay ms de un destinatario, debe usarse una identidad distinta para cada uno. Si el mensaje se enva a algunos destinatarios para pedir informacin simplemente, deber indicarse entre parntesis detrs de la identidad del mensaje respectivo. Por ejemplo, los mensajes de Luanda a la Sede para pedir instrucciones, con copia a Dakar para su informacin, sera como sigue: ANGLU/HCR/0124 ANGLU/SENDA/HCR/0024 (SENDA para informacin) A fin de que el sistema funcione correctamente, cuando se salta un nmero en la serie de la Categora A debe informarse cuanto antes al otro destinatario de la categora A, y el ltimo nmero del ao (o de una serie) debe notificarse a cada destinatario de la categora A. Si por error se ha duplicado un nmero de la categora A, corrjase asignndole el prximo nmero disponible y dando parte del nmero al destinatario mediante un mensaje de servicio (SVC). Tngase en cuenta que el mensaje SVC tambin debe ir numerado. Indquese la fecha o tema para evitar cualquier confusin.

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