Vpt Professional Advisors Group - Manual de la Calidad

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Manual de la Calidad
El manual de la calidad es un documento que ms que una exigencia de la ISO 9001, es una herramienta de orientacin que enmarca el sistema de gestin de la organizacin y sirve de referencia para su mejora. No se necesita estar certificado para tener un manual de la calidad; ya que este nace de la necesidad de tener una gua acerca de la estructura operacional de la empresa, de la naturaleza y extensin de la documentacin, de la identificacin de responsables, de la identificacin e interaccin de los procesos. Utilizando el manual de la calidad podemos ubicar fcilmente las fallas en los procesos y proponer las mejoras adecuadas. El manual de la calidad es una herramienta de induccin muy efectiva, pues de una forma rpida y ordenada le muestra al personal nuevo el funcionamiento de la organizacin y permite identificar su ubicacin exacta y su participacin dentro de los objetivos organizacionales. Como todos los documentos de la organizacin, el manual de la calidad debe estar identificado y codificado; asegurando su disponibilidad y permanente actualizacin. Como lo mencion anteriormente, no es necesario estar certificado para tener un manual de la calidad; por lo tanto no vamos a elaborar un manual para el auditor, vamos a elaborar un manual para uso y beneficio de la empresa; sin embargo no dejaremos de lado los requisitos de la norma. El momento para empezar a elaborar el manual de la calidad es cuando el sistema est totalmente diseado y al menos un 75% de la documentacin est elaborada. Cmo elaborar un Manual de la Calidad? La documentacin en un Sistema de Calidad Recomendaciones a la hora de seleccionar una empresa consultora Mejoramiento Continuo

Contenido del Manual

Presentacin de la Empresa Incluya una corta resea de la trayectoria de la empresa desde su creacin, resaltando los aspectos mas relevantes y contando el objeto social de la misma. Presentacin del Manual Seale el objetivo del manual, el alcance del sistema de gestin. En esta parte especifique claramente que actividad o actividades del objeto social de la empresa estn siendo gestionadas bajo las normas del sistema. Ej: "Diseo y comercializacin de software contable. Capacitacin empresarial en software contable" Especifique los numerales de la norma ISO 9001 que la empresa, por su naturaleza y/o el alcance definido, no puede cumplir y justifique la razn de la exclusin. Recuerde que slo puede excluir numerales del capitulo 7 de la norma. Marco Legal Seale la normatividad legal que la empresa est obligada cumplir de acuerdo al pas donde funciona. Tenga en cuenta tambin la normatividad aplicable en los pases con los que tiene relaciones comerciales tanto de importacin como de exportacin. Definiciones Haga un diccionario con las palabras propias de su negocio que considere necesarias para facilitar la comprensin del lector. Incluya aquellas usadas frecuentemente por la norma ISO 9001 y que

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Haga un diccionario con las palabras propias de su negocio que considere necesarias para facilitar la comprensin del lector. Incluya aquellas usadas frecuentemente por la norma ISO 9001 y que son desconocidas para la mayora de la gente. Ej: No Conformidad, Accin Correctiva, etc. Marco Estratgico Enuncie la misin, la visin, los objetivos y los valores corporativos, con el fin de mostrar el futuro de la organizacin y el camino a seguir. Enuncie tambin la poltica y los objetivos de la calidad. Ver Planeacin Estratgica Describa cmo y cundo, se hace el seguimiento y la evaluacin del cumplimiento de las estrategias mencionadas. Producto Describa su o sus productos, mencionando sus caractersticas y de ser necesario su uso o aplicacin conocidas. Utilice imgenes para facilitar su identificacin Clientes Identifique los clientes de su producto, si lo desea incluya tambin a los usuarios cuando haya lugar. Es recomendable enumerar sus principales clientes, de est forma dar una imagen ms clara del negocio. Mencione la forma, o haga referencia al procedimiento para evaluar la satisfaccin del cliente, as como su retroalimentacin, incluyendo las quejas y reclamos. Proveedores Identifique los proveedores que afectan la calidad de su producto y haga una pequea descripcin de cada uno. Mencione la forma, o haga referencia al procedimiento para evaluar y hacer seguimiento al desempeo de los proveedores. Responsabilidad de la Direccin Mencione cual es la responsabilidad del la gerencia o alta direccin en la implementacin y mejora del sistema de gestin de la calidad. Describa tambin la forma, como cumple con este compromiso. Mencione el cargo del representante de la direccin y las responsabilidades del mismo. Comunicacin Mencione la metodologa y/o las herramientas utilizadas para lograr una eficaz comunicacin al interior de la organizacin. Esta comunicacin debe incluir la planeacin estratgica, los resultados obtenidos por la empresa, la retroalimentacin del cliente y el desempeo del producto entre otros. Recursos Humanos Anexe un organigrama donde se refleje la estructura jerrquica dentro de la organizacin, mencione o haga referencia al documento donde se definen las responsabilidades y funciones de cada uno de los cargos; describa o haga referencia al procedimiento por el cual se determinan y se gestionan las competencias necesarias para el buen desempeo de cada uno de los trabajadores. Ver Gestin por Competencias Infraestructura y Ambiente de Trabajo Describa la infraestructura con que cuenta la organizacin y la gestin del ambiente de trabajo para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente. Documentacin del Sistema Especifique la forma como est compuesta la documentacin del sistema incluyendo jerarqua y tipo de documentos utilizados. Describa la metodologa o haga referencia al procedimiento utilizado para el control de los documentos y los registros del sistema. Ver la documentacin de un sistema de calidad Manejo de No Conformidades Describa la metodologa o haga referencia al procedimiento utilizado para el manejo de las no conformidades. Mapa de Procesos Anexe el mapa de procesos establecido para la gestin de la calidad y la descripcin (caracterizacin) de los procesos, donde se visualice la interaccin entre ellos. Ver gestin por procesos Matriz de Correlacin Anexe una matriz donde se identifique claramente los requisitos de la norma ISO 9001 que cumple cada proceso. Control de Actualizaciones En esta seccin puede crear una tabla donde se registre cronolgicamente cada cambio realizado al manual. Esto es lo bsico que debera tener un manual; sin embargo de acuerdo al alcance del sistema o al uso previsto del manual, se puede ampliar mucho ms. Recuerde que no se puede hacer un manual antes de tener el sistema diseado y funcionando; por lo tanto, antes de empezar a elaborarlo, visite otros sitios de esta pgina donde encontrar informacin til para el inicio del proyecto de implementacin de un sistema de gestin de la calidad. Cualquier duda relacionada con este u otro tema de gestin empresarial puede consultarlo a travs de la direccin de correo arce.tovar@etb.net.co.

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