Kapitelübersicht: Kapitel NR.: Titel Des Kapitels

Bezeichnung
AA301 HANDBUCH PERSONAL
HR
KAPITELÜBERSICHT
Kapitel Nr.: Titel des Kapitels:
1. PERSONALRICHTLINIE
2. AUSBILDUNGSRICHTLINIE
3. REISERICHTLINIE
4. FIRMENWAGENRICHTLINIE
5. HUMAN COMMUNICATION MANAGEMENT (HCM)
6. GAB (GLOBAL ADDRESS BOOK)
7. ARBEITSRECHTSFÄLLE / ARBEITSRECHTSVERFAHREN
8. LEITFADEN ORGANIGRAMM ERSTELLUNG
Seite 1/128 »AA301_Handbuch_Personal_de_personnel_manual – Version 14.04.2023«

HR
Inhaltsverzeichnis
KAPITELÜBERSICHT ..................................................................................................................... 1
GLOSSAR...................................................................................................................................... 12
AA301 HANDBUCH PERSONAL ................................................................................................. 13
ALLGEMEIN .................................................................................................................................. 13
GRUNDPRINZIPIEN VERANTWORTUNGSVOLLER PERSONALPOLITIK ............................ 13
1. Personalrichtlinie ................................................................................................................ 15
1.1. Personalplanung (Budget)........................................................................................ 15
1.1.1. Planstellen .......................................................................................................... 16
1.1.2. Gehaltserhöhungen/Gehaltsanpassungen ....................................................... 16
1.1.3. Prämien............................................................................................................... 17
1.1.3.1. Dispoprämien.................................................................................................. 17
1.1.3.2. Prämienvereinbarungen im Zuge der Mitarbeitergespräche........................ 18
1.1.3.3. Rückstellungen/Anpassungen ....................................................................... 21
1.1.3.4. Auflösung vom Vorjahr ................................................................................... 21
1.1.4. Kosten für Personalentwicklung und Retention Management ......................... 23
1.2. Personalmarketing .................................................................................................... 23
1.2.1. Social Media ....................................................................................................... 24
1.2.2. Print ..................................................................................................................... 24
1.2.3. Veranstaltungen ................................................................................................. 24
1.3. Personalsuche .......................................................................................................... 25
1.3.1. Interne Suche: Innerbetriebliche Mitarbeiter haben Vorrang ........................... 25
1.3.2. Hire a Q Family Member .................................................................................... 25

HR
1.3.3. Externe Suche: Rahmenverträge mit (Personal-)Dienstleistern...................... 25
1.3.4. Genehmigungsstruktur vor Stellenbesetzung................................................... 26
1.3.5. Stellenausschreibung und Bewerbungsverfahren............................................ 27
1.4. Vorgehensweise vor Einstellung .............................................................................. 28
1.4.1. Einstellung ausländischer Mitarbeiter ............................................................... 28
1.4.2. Funktion, Abteilungsname und Jobtitel ............................................................. 29
1.4.3. Funktionsbeschreibung ...................................................................................... 30
1.4.4. „IT Benutzeranlage“ ........................................................................................... 31
1.4.5. Einstellung von Praktikanten ............................................................................. 31
1.4.6. Einstellung von Leasingarbeitern ...................................................................... 31
1.4.7. Einstellung von Fahrern ..................................................................................... 31
1.4.8. Wiedereinstellung von Mitarbeitern ................................................................... 32
1.5. Personaleinstellung .................................................................................................. 32
1.5.1. Formulare zur Personaleinstellung.................................................................... 32
1.5.2. Einstellungsdokumente ...................................................................................... 33
1.5.2.1. Betriebsordnung ............................................................................................. 35
1.5.2.2. Code of Conduct............................................................................................. 36
1.5.2.3. Management Charter ..................................................................................... 36
1.5.2.4. PC Nutzung Einverständniserklärung ........................................................... 36
1.5.2.5. Verpflichtungserklärung – Datenschutz/Info Datenschutz ........................... 36
1.5.2.6. Einwilligungserklärung.................................................................................... 37
1.5.2.7. Checkliste........................................................................................................ 37
1.5.2.8. Entwicklungsgespräch (AT) ........................................................................... 37

HR
1.6. Personalintegration ................................................................................................... 40
1.6.1. Vorbereitung Arbeitsplatz................................................................................... 40
1.6.2. Schlüsselübergabe für neue Mitarbeiter in Österreich ..................................... 40
1.6.3. Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Onboarding) ................................................... 40
1.6.4. Check-In Day ...................................................................................................... 41
1.6.5. Verbesserungsvorschläge zu Innovationsmöglichkeiten und – potenzialen: . 41
1.7. Personaladministration ............................................................................................. 42
1.7.1. Arbeitszeiten und Fehlzeiten ............................................................................. 42
1.7.1.1. Pausenregelungen ......................................................................................... 42
1.7.1.2. Urlaub .............................................................................................................. 43
1.7.1.3. Krankenstände................................................................................................ 43
1.7.1.4. Pflegeurlaub (gültig für Österreich)................................................................ 44
1.7.1.5. Sonderurlaub – bezahlte Freizeit (gültig für Österreich) .............................. 44
1.7.1.6. Mutterschutz und Karenz (gültig für Österreich) ........................................... 45
1.7.1.7. Präsenz- und Zivildienst (gültig für Österreich)............................................. 46
1.7.1.8. Altersteilzeit (gültig für Österreich) ................................................................ 46
1.7.1.9. Sonstige Abwesenheiten................................................................................ 46
1.7.2. Personaländerungen .......................................................................................... 46
1.7.3. Bestellung zu „Bestimmten Funktionen“ ........................................................... 47
1.7.4. Arbeitsunfälle ...................................................................................................... 47
1.7.5. Beantragung einer Bildschirmarbeitsplatzbrille (BAP-Brille)............................ 48
1.7.5.1. Ärztliche Untersuchung .................................................................................. 49
1.7.5.2. Kosten für eine Bildschirmbrille ..................................................................... 50

HR
1.7.6. Beantragung Sicherheitsschuhe (für orthopädische Einlagen geeignet) ........ 50
1.7.7. Invalidität ............................................................................................................. 51
1.7.8. Invalidität und/oder sonstige Einschränkungen (ausgenommen Österreich) . 51
1.7.9. E-Mail-Adressen zur Meldung von Missständen / Diskriminierung /

Beschwerden ..................................................................................................................... 51
1.8. Personalentwicklung................................................................................................. 51
1.8.1. Mitarbeitergespräche ......................................................................................... 51
1.8.2. Driver Interviews................................................................................................. 52
1.8.3. Talent Talks ........................................................................................................ 52
1.8.4. eLearning ............................................................................................................ 55
1.8.5. Schulungsplan .................................................................................................... 55
1.8.6. Schulungsadministration .................................................................................... 56
1.8.6.1. Zeitbuchung für Schulungen .......................................................................... 56
1.8.6.2. Erstellen eines Schulungsantrags ................................................................. 56
1.8.6.3. Förderungen und Rückzahlungsvereinbarung.............................................. 57
1.8.6.4. Teilnehmerliste für sicherheitstechnische Schulungen/Unterweisungen .... 58
1.8.6.5. Interne Seminarbeurteilung für Personalentwicklungsmaßnahmen ............ 58
1.8.6.6. Teilnahmebestätigungen / Zertifikate ............................................................ 58
1.8.6.7. Weiterverrechnung von Trainings.................................................................. 58
1.8.7. Zeiterfassung bei Seminarbesuchen................................................................. 58
1.8.7.1. Wirksamkeitsprüfung ...................................................................................... 59
1.8.7.2. Anreise zu Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen ........................................ 59
1.9. Wissensmanagement ............................................................................................... 59

HR
1.9.1. Anforderungsprofil .............................................................................................. 60
1.9.2. Abfrage erforderliches Wissen im Recruitingprozess ...................................... 60
1.9.3. Trainingsprozess ................................................................................................ 60
1.9.4. Q-eLearning ........................................................................................................ 61
1.9.5. Nachweis ............................................................................................................ 62
1.9.6. Talentmanagement ............................................................................................ 62
1.9.7. Bewusstsein........................................................................................................ 62
1.9.8. Zuständigkeiten und Ablaufbeschreibung Schulungen .................................... 63
1.10. Retentionmanagement ............................................................................................. 64
1.10.1. Gesundheitsförderungsprogramm – Q Active .................................................. 64
1.10.2. Interne Veranstaltungen: Fußballturnier ........................................................... 64
1.10.3. Kommunikation: Announcements...................................................................... 64
1.10.4. Mitarbeiterbefragung .......................................................................................... 65
1.10.5. Abteilungsfeiern/Team Buildings ....................................................................... 65
1.11. Personalaustritt ......................................................................................................... 65
1.11.1. Kündigung und Entlassung ................................................................................ 65
1.11.2. Austrittsgespräche.............................................................................................. 67
1.11.3. Zeugnisse, Arbeits- und Lohnbestätigungen .................................................... 68
1.12. Zuständigkeiten / Genehmigungsprozess ............................................................... 69
2. Ausbildungsrichtlinie (gültig für Lehrlinge in Österreich sowie Auszubildende in

Deutschland) .............................................................................................................................. 71
2.1. Präambel ................................................................................................................... 71
2.2. Gesetzliche Anforderungen...................................................................................... 72

HR
2.2.1. Feststellungsbescheid........................................................................................ 72
2.2.2. Ausbildungsverordnung ..................................................................................... 72
2.2.3. Ausbildungsdokumentation................................................................................ 72
2.3. Ansprechpersonen in den Niederlassungen ........................................................... 73
2.3.1. Lehrlings- bzw. Ausbildungsbeauftragte ........................................................... 73
2.3.2. Ausbilder ............................................................................................................. 74
2.4. Planstellen und Schaffung von Ausbildungsstellen ................................................ 75
2.5. Personalmarketing .................................................................................................... 75
2.6. Suche und Auswahl .................................................................................................. 75
2.6.1. Lehrlinge und Azubis.......................................................................................... 75
2.6.2. Fachschulabsolventen, Maturanten (AT) .......................................................... 75
2.7. Einstellung von Lehrlingen, Azubis und Teilnehmer der Dualen Akademie .......... 76
2.7.1. Einstellungsunterlagen....................................................................................... 76
2.8. Abteilungsrotation ..................................................................................................... 77
2.9. Mobilitätsprogramm .................................................................................................. 77
2.10. Dienstreisen (für minderjährige Lehrlinge in AT) .................................................... 78
2.11. Teilnahme an Veranstaltungen (für minderjährige Lehrlinge/Azubis) .................... 79
2.12. Beurteilung und Prämien .......................................................................................... 79
2.12.1. Allgemeines ........................................................................................................ 79
2.12.2. Prämierung der schulischen Leistungen ........................................................... 79
2.12.3. Kollektivvertragliche Fahrtkostenregelung (gültig in Österreich) ..................... 79
2.12.4. Prämierung der betrieblichen Leistungen ......................................................... 80
2.12.5. Prämierung des Berufsabschlusses (AT, DE) .................................................. 80

HR
2.12.6. Prämierung des Maturaabschluss (AT) ............................................................ 80
2.13. Arbeitszeitaufzeichnungen ....................................................................................... 81
2.14. Fehlzeiten .................................................................................................................. 81
2.14.1. Urlaub.................................................................................................................. 81
2.14.2. Krankenstände ................................................................................................... 81
2.15. Aus- und Weiterbildung ............................................................................................ 81
2.15.1. Berufsschule ....................................................................................................... 81
2.15.2. Young Generation Program (YGP) ................................................................... 82
2.15.3. Lehrabschlussprüfung (LAP) in AT und Abschlussprüfung in DE LAP (AT) .. 83
2.16. Beendigungsformen von Lehrverhältnissen in Österreich...................................... 84
2.16.1. Möglichkeiten einer vorzeitigen Auflösung eines Lehrverhältnisses ............... 84
2.16.1.1. Auflösung während der Probezeit (BAG § 15 (1)) ...................................... 84
2.16.1.2. Einseitig durch den Lehrberechtigten (BAG § 15 (3)) ................................ 84
2.16.1.3. Einseitig durch den Lehrling (BAG § 15 (4)) ............................................... 84
2.16.1.4. Im beiderseitigen Einvernehmen (BAG § 15 (5)) ........................................ 84
2.16.1.5. Außerordentliche Auflösung (BAG § 15a)................................................... 85
2.17. Kündigung von Ausbildungsverhältnissen in Deutschland..................................... 85
2.17.1. Möglichkeiten einer vorzeitigen Auflösung eines Ausbildungsverhältnisses .. 85
2.17.1.1. Auflösung während der Probezeit ............................................................... 85
2.17.1.2. Auflösung nach der Probezeit...................................................................... 85
2.17.1.3. Auflösung des Vertrages im gegenseitigen Einvernehmen ....................... 86
2.18. Beendigung von Lehr- und Ausbildungsverhältnissen ........................................... 86
2.19. Berufspraktische Tage – „Schnupperlehre“ ............................................................ 86

HR
3. Reiserichtlinie ..................................................................................................................... 87
3.1. Zielsetzung ................................................................................................................ 87
3.2. Begriffsdefinitionen ................................................................................................... 87
3.3. Geltungsbereich ........................................................................................................ 88
3.4. Gültigkeit ................................................................................................................... 89
3.5. Reisegenehmigung und -buchung ........................................................................... 89
3.6. Reisekosten .............................................................................................................. 90
3.6.1. Reisekostenvorschuss ....................................................................................... 90
3.6.2. Bankomat- / Kreditkarte ..................................................................................... 90
3.6.3. Verpflegungsmehraufwendungen ..................................................................... 91
3.6.3.1. Allgemein ........................................................................................................ 91
3.6.3.2. Tages- / Nächtigungsgeld (Reiseaufwandsentschädigung) Inland (gültig für

Österreich) ...................................................................................................................... 91
3.6.3.3. Tages-/Nächtigungsgeld (Reiseaufwandsentschädigung) Ausland (gültig für

Österreich) ...................................................................................................................... 92
3.6.4. Reisenebenkosten.............................................................................................. 93
3.6.5. Abrechnung, Prüfung und Genehmigung der Reisekosten ............................. 93
3.6.6. Bewirtung ............................................................................................................ 94
3.7. Verkehrsmittel und Fahrtkosten ............................................................................... 95
3.7.1. Allgemeines ........................................................................................................ 95
3.7.2. Flüge ................................................................................................................... 95
3.7.3. Bahnfahrten ........................................................................................................ 96
3.7.4. PKW .................................................................................................................... 96
3.7.5. Taxifahrten .......................................................................................................... 97

HR
3.8. Hotelkategorien und Übernachtungskosten ............................................................ 97
4. Firmenwagenrichtlinie ........................................................................................................ 98
4.1. Grundsätze................................................................................................................ 98
4.2. Geltungsbereich und Nutzungskreis........................................................................ 98
4.3. Bestellprozess Firmenwagen ................................................................................... 98
4.3.1. Bestellung ........................................................................................................... 98
4.3.2. Eingruppierung und Ausstattung ....................................................................... 98
4.3.3. Sonderausstattung ............................................................................................. 99
4.3.4. Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen...................................................... 99
4.3.5. Erste Hilfe Paket, Warndreieck, Warnweste................................................... 100
4.4. Fahrzeugübernahme .............................................................................................. 101
4.4.1. Folgende Eintragungen sind in das Fahrtenbuch vorzunehmen ................... 101
4.5. Fahrzeugrückgabe .................................................................................................. 101
4.5.1. Vorzeitige Rückgabe ........................................................................................ 102
4.6. Verhaltensregeln bei Unfall oder technischer Panne ........................................... 102
4.7. Leasinglaufzeiten .................................................................................................... 102
4.8. Serviceintervalle und Informationen ...................................................................... 102
4.9. Tankkarten .............................................................................................................. 103
4.10. Inkrafttreten ............................................................................................................. 103
4.11. Beantragung und Nutzung eines Pool PKWs ....................................................... 104
4.12. Strafen- und Anonymverfügungen ......................................................................... 104
5. Human Communication Management (HCM) ................................................................ 105
6. GAB (Global Address Book) ............................................................................................ 105

HR
6.1. Zweck ...................................................................................................................... 105
6.2. Bereich .................................................................................................................... 105
6.3. Aufruf des GAB ....................................................................................................... 106
6.3.1. GAB................................................................................................................... 106
6.3.2. Login ................................................................................................................. 106
6.4. Allgemeiner Prozess............................................................................................... 107
6.4.1. Eintritt ................................................................................................................ 107
6.4.2. Volltextsuche .................................................................................................... 109
6.5. Änderung von Mitarbeitern ..................................................................................... 110
6.6. Mitarbeitersuche ..................................................................................................... 111
6.6.1. Eingrenzung der Suche ................................................................................... 111
6.7. Austritt eines Mitarbeiters ....................................................................................... 112
6.8. Einstellungen........................................................................................................... 112
7. Arbeitsrechtsfälle, Arbeitsrechtsverfahren ...................................................................... 113
8. Organigramme.................................................................................................................. 113
8.1. Organigramme in Österreich und Deutschland..................................................... 113
8.2. Organigramme Länder außer Österreich und Deutschland ................................. 114
DOKUMENTATION..................................................................................................................... 115
MITGELTENDE DOKUMENTE .................................................................................................. 115
ANLAGEN .................................................................................................................................... 115
ÄNDERUNGEN ........................................................................................................................... 116
Punkt 2.10. Dienstreisen (für minderjährige Lehrlinge in AT) wurde hinzugefügt ............ 128

HR
Erstellt: 2013-05-07 Brigitte Graml Elektronisch gezeichnet
Fammler Alena (Processowner / Head of
Freigegeben: 2023-04-14 Elektronisch gezeichnet
Corporate HR Development)
Friederike Zagler (Managing Director Sequrity &
Geprüf t: 2023-04-14 Elektronisch gezeichnet
Head of Corporate QSE Management)
Fammler Alena (Head of Corporate HR
Geprüf t: 2023-04-14 Elektronisch gezeichnet
Development)
Geändert: Irina Brunauer (Quality Administrator)
Elektronisch gezeichnet
Version: 2023-04-14
GLOSSAR
Das Abkürzungsverzeichnis befindet sich im Intranet. Zur einfacheren Handhabung wurden hier
die benutzten Begrifflichkeiten zusammengefasst.
AQG Augustin Quehenberger Group GmbH

CEO Chief Executive Officer
CFO Chief Finance Officer
CM Country Manager
COO Chief Operating Officer
CO Controlling
DB Deckungsbeitrag
EBIT Earnings Before Interest and Taxes
FIBU Finanzbuchhaltung
HCM Human Communication Management – Plattform
HR Human Resources
KV Kollektivvertrag
LJ Lehrjahr
MD Managing Director
NL Niederlassung
NLL Niederlassungsleitung
QSU Qualitäts-, Sicherheits- und Umwelt
Qualität, Sicherheit und Umwelt – Verantwortlicher der
QSUVNL
Niederlassung
SFK Sicherheitsfachkraft

HR
AA301 HANDBUCH PERSONAL
ALLGEMEIN
In diesem Handbuch, das als Anweisung zu verstehen ist, werden alle personalrelevanten
Themen beschrieben. Damit stellen wir ein einheitliches Vorgehen in Bezug auf
Personalthemen im gesamten Unternehmen sicher. Zudem halten wir uns an alle, in jedem
Land geltenden, gesetzlichen Anforderungen.
Anmerkung:
Im Sinne der Gleichstellungspolitik (Gender Mainstreaming) möchten wir darauf hinweisen,
dass sich alle in diesem Handbuch befindlichen Formulierungen trotz männlicher Schreibweise
immer sowohl auf das männliche als auch auf das weibliche Geschlecht beziehen.
Gleichbehandlung betrifft insbesondere die rechtlichen, sozialen und beruflichen Möglichkeiten
(wie etwa Aufstiegsmöglichkeit).
GRUNDPRINZIPIEN VERANTWORTUNGSVOLLER PERSONALPOLITIK

◼ Alle Mitarbeiter (Lehrlinge/Auszubildende, Praktikanten, Angestellte, Arbeiter, Fahrer)
erhalten einen gültigen Vertrag nach gesetzlichen und gegebenenfalls kollektivvertraglichen
Vorgaben.
◼ Wir lehnen jede Form von Zwangsarbeit entschieden ab. Geleistete Arbeit wird gerecht
bezahlt, auch wenn diese als Trainingsmaßnahme, Mitwirkungspflicht oder
Arbeitsintegration tituliert wird.
◼ Nachdem wir uns strikt an gesetzlichen Vorschriften orientieren, ist bei uns eine
Beschäftigung von Kindern (Kinderarbeit) zur Gänze ausgeschlossen.
◼ Wir tolerieren keine Art der Diskriminierung und orientieren uns dabei an der UN Charta
sowie an der Europäischen Konvention für Menschenrechte. Unter Diskriminierung ist jede
Form der ungerechtfertigten Benachteiligung oder Ungleichbehandlung von einzelnen
Personen oder Gruppen aufgrund verschiedener wahrnehmbarer beziehungsweise nicht
unmittelbar wahrnehmbarer Merkmale. Wahrnehmbar sind zum Beispiel Alter, ethnische
Zugehörigkeit oder Behinderung. Nicht unmittelbar wahrnehmbar sind beispielsweise
Weltanschauung, Religion, Nationalität oder sexuelle Orientierung. Die Menschenrechte
werden als fundamentale Werte betrachtet, die von allen Mitarbeitern zu beachten und
einzuhalten sind. Im betrieblichen Alltag leben wir nach dieser Grundhaltung und gehen
respektvoll miteinander um. Ungleichbehandlung aufgrund der oben genannten
Diskriminierungsgründe sowie aufgrund äußerer Erscheinung, Familienstand oder
Schwangerschaft sind strengstens untersagt.
Wir achten darauf, Diskriminierung u.a. bei diesen Themen auszuschließen:

HR
- Begründung des Arbeitsverhältnisses (Personaleinstellung)
- Festsetzung des Entgelts (Vergütung)
- Anordnung von Überstunden
- Gewährung freiwilliger Sozialleistungen, die kein Entgelt darstellen
- Maßnahmen der Aus- und Weiterbildung und Umschulungen
- Beruflicher Aufstieg, insbesondere Beförderungen
- Versetzung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses
◼ In unserer Entgeltpolitik richten wir uns nach gesetzlichen (kollektivvertraglichen) Vorgaben
und messen Mitarbeiter ausschließlich an ihrem Verhalten und deren Leistung.
◼ Um die Interessen der Arbeitnehmer zu gewährleisten, ist an einigen Standorten ein
Betriebsrat für das gewerbliche bzw. kaufmännische Personal implementiert. Es steht
jedem Arbeitnehmer frei, diesen oder andere Arbeitnehmervertretungen in Anspruch zu
nehmen.
◼ Jede Form von sexueller Belästigung wie zum Beispiel offensichtliche
Annäherungsversuche, erniedrigende Kommentare, Witze, unflätige Ausdrücke oder
anzügliche Gesten ist strengstens untersagt. Ebenso ist das Zur-Schau-Stellen
einschlägigen Bildmaterials in allen Unternehmensbereichen verboten. Gewisse
Verhaltensweisen können auch dann als Belästigung eingestuft werden, wenn sie nicht so
beabsichtigt waren.
Verursacher einer sexuellen oder geschlechtsbezogenen Belästigung können sein:
- Arbeitgeber, Vorgesetzte, Führungskräfte
- Dritte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis (Kollegen, Kunden,
Geschäftspartner)
- Dritte in der „sonstigen Arbeitswelt“ (z.B. Kursleiter)
Auch Vorgesetzte, die es schuldhaft unterlassen, im Falle einer sexuellen Belästigung durch
Dritte Abhilfe zu schaffen werden zur Verantwortung gezogen, denn es ist ihre Pflicht,
Mitarbeiter vor Belästigungen zu schützen. Sollten Vorfälle hinsichtlich sexueller
Belästigung, Diskriminierung jeglicher Art sowie Korruption, oder Betrugsfälle am
Arbeitsplatz auftreten, so haben kaufmännische Mitarbeiter (Hinweisgeber/Whistleblower)
die Möglichkeit, schriftlich über den Link auf der Startseite im Intranet den jeweiligen
Sachverhalt zu übermitteln.
Gewerbliche Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich durch den am schwarzen Brett
angebrachten QR Code (mit entsprechender Anweisung) einzuloggen:

HR
Die Empfänger dieser Meldungen sind zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet, welche
durch die Verschwiegenheitsklausel handelnder Personen in den Dienstverträgen bzw.
etwaigen Zusatzvereinbarungen geregelt ist. Jeder gemeldete Vorfall wird zum Schutz des
Mitarbeiters (Hinweisgebers / Whistleblowers) (falls Angabe des Namens/email Adresse
erfolgt.) absolut diskret und streng vertraulich behandelt und einer entsprechender
Maßnahme unterzogen. Meldungen die anonym und mit PIN erfolgen, sind für die
Empfänger der Nachricht, sowie für die IT und das gesamte Unternehmen nicht
rückverfolgbar. Weitere Informationen finden Sie in AA302 Ethik- und Compliance Richtlinie.
◼ Wir tragen Sorge für sichere Arbeitsbedingungen und ermitteln systematisch bestehende
Gefährdungen und gesundheitliche Belastungen, um entsprechende Maßnahmen
abzuleiten. Unsere Arbeitsplätze sind so eingerichtet und gestaltet, dass die Mitarbeiter
möglichst gefahrlos ihre Arbeit verrichten können. Zudem bieten wir sicherheitstechnische
und arbeitsmedizinische Betreuung an.
Vorfälle, Gefahrensituationen oder Verbesserungsvorschläge sind über die E-Mail-Adresse:
sicherheit-gesundheit@quehenberger.com bzw. safety-healthy@quehenberger.com zu
melden. (Detaillierte Informationen dazu sind im „P306 Sicherheit und Gesundheit bei der
Arbeit“ beschrieben.)
1. Personalrichtlinie
Die Personalrichtlinie hat zum Ziel, alle personalrelevanten, unternehmensweiten Abläufe auf
einheitlichem Qualitätsniveau abzuwickeln und bei Fragen zum Thema Personalmanagem ent
Orientierung zu geben. Diese Personalrichtlinie ist für alle Tochterfirmen und Standorte der
AQG gültig und bindend. Bei Fragen stehen die HR-Abteilung der AQG und die lokalen HR-
Verantwortlichen jederzeit zur Verfügung.
1.1. Personalplanung (Budget)

Im Zuge der Budgeterstellung wird eine Personalplanung durchgeführt, die den kurz-, mittel-
und langfristigen Personalbedarf berücksichtigt, um die Unternehmensziele zu erreichen und
entsprechend qualifizierte Mitarbeiter zur rechten Zeit zur Verfügung zu haben.

HR
Die Erstellung des Personalbudgets erfolgt jährlich, wobei die Termine unternehmensweit in
Reihenfolge des Budgetprozesses vom jeweiligen Head of Controlling vorgegeben werden.
Änderungen aufgrund der Kosten-/Ertragsentwicklung werden im Zuge der Budgetgespräche
festgelegt.
1.1.1. Planstellen
Im Zuge der Erstellung des Personalbudgets werden alle Planstellen evaluiert und
gegebenenfalls neue beantragt.
1.1.2. Gehaltserhöhungen/Gehaltsanpassungen
Die Planung der kollektivvertraglichen Erhöhungen wird von der Payroll Abteilung im Budget für
alle Mitarbeiter berücksichtigt. Alle vorgesehenen, freiwilligen Gehaltserhöhungen pro
Mitarbeiter sind von der verantwortlichen Führungskraft in der Personalplanung im Budget-
Prozess zu planen.
Erhöhungen können ausschließlich nach vorheriger Genehmigung des COO und CEO/CFO
umgesetzt werden und sind im Zuge der jährlichen Mitarbeitergespräche zu besprechen. Die
Genehmigung erfolgt mittels einer seitens HR/Payroll für die Mitarbeitergespräche zur
Verfügung gestellten Liste - das Formular im Intranet „Personaländerungsauftrag“ kommt bei
Gehaltserhöhungen im Rahmen der Mitarbeitergespräche entsprechend nicht zur Anwendung.
Gehaltserhöhungen werden ab April in der Abrechnung berücksichtigt.
Nicht budgetierte und budgetierte, außergewöhnliche Gehaltsanpassungen, werden vom

Executive Board ausschließlich in Ausnahmefällen und unter Angabe spezifischer Gründe (z.B.
unterjährige Funktionswechsel) genehmigt. Für alle unterjährigen Änderungen bezüglich Gehalt
und Lohn, welche nicht im Rahmen der Mitarbeitergespräche vereinbart werden, ist das
Formular im Intranet „Personaländerungsauftrag“ zu verwenden. Das Formular muss bis
spätestens 20. des Monats, mit allen Unterschriften versehen, in der HR-Abteilung der AQG
eingelangt sein.

HR
Dokument in Englisch: „Personell related change“
Dokument für folgende Länder in der jeweiligen Sprache vorhanden:
AT BG BY CZ DE HR HU KZ MD MK RO RU SK UA
1.1.3. Prämien
Im Personalbudget sind diverse Prämien zu budgetieren. Dabei gilt, dass die Zahlung von
Prämien freiwillig und unverbindlich ist. Es entsteht kein Rechtsanspruch für die Zukunft.
Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen Dispoprämien und Zielerreichungsprämien.
1.1.3.1. Dispoprämien
Transport Manager werden nach Leistung prämiert. Dafür gibt es im Unternehmen
unterschiedliche Dispoprämienmodelle („Dispoprämienmodell Dispatching“ /
„Dispoprämienmodell Sales & Dispatching“ / „Dispoprämienmodell QX HU“ /
„Dispoprämienmodell QX SK“) mittels derer klare Ziele vorgegeben werden. Es erfolgt eine
monatliche Auszahlung der Prämie.
◼ Performanceabhängige Prämie als zusätzliches Entgelt auf Basis einer eindeutig

feststellbaren Mehrleistung
◼ Anwendbar für Transport Specialists, Transport Manager und
Senior Transport Manager ab dem vierten Monat der Betriebszugehörigkeit
◼ Finanzieller Anreiz und Wertschätzung des persönlichen Einsatzes
→ Motivation
◼ Stärkere Identifikation mit unseren Produkten und Unternehmenszielen
→ Team Work & Group Spirit
◼ Fördern eines NO LIMITS Spirit
Wichtig ist zu beachten, dass die Zahlung der monatlichen Prämie freiwillig und unverbindlich
erfolgt. Es entsteht auch bei wiederholter Auszahlung kein Rechtsanspruch für die Zukunft.
Das Unternehmen kann die Kriterien und Ziele jederzeit neu definieren.
Der Prozess von der Auswertung bis zur Auszahlung der Prämie stellt sich, wie in der folgenden
Grafik abgebildet, dar:

HR
1.1.3.2. Prämienvereinbarungen im Zuge der Mitarbeitergespräche

Sämtliche Zielvereinbarungsgespräche mit Prämienregelung müssen anhand des Formulars im
Intranet: „Mitarbeitergespräch – Zielvereinbarung mit Prämie“ bis spätestens Ende Februar
geführt und als gezeichneter Scan per E-Mail sowie als Excel-Datei in bearbeitbarer Form an
die HR-Abteilung der AQG (hr.objectives@quehenberger.com) übermittelt werden. Der
Vorgesetzte und der Mitarbeiter behalten sich jeweils eine Kopie bzw. das Original.
Dokument in Englisch: „Agreement on objectives with bonus“
Dokument für folgende Länder in der jeweiligen Landessprache vorhanden:
Grobe Zeitschiene für diese Gespräche
CEO / CFO ➔ COO, Direct Reports Anf ang Dezember bis Mitte Januar
COO / Direct Reports to CEO/CFO ➔ Direct Reports bis Ende Januar
Direct Reports ➔ weitere Kaskade bis Ende Februar
Die nachstehende Einstufungsmatrix zeigt die Vorgaben für eine Zielvereinbarung.

HR
Alle vorgesehenen, freiwilligen Prämien pro Mitarbeiter sind von der verantwortlichen
Führungskraft in der Personalplanung im Budget-Prozess zu planen.
Prämienrelevante Ziele können für den kaufmännischen Erfolg und die Schaffung von Mehrwert
mit Mitarbeitern von Managementlevel 1A bis 2B vereinbart werden. Prämien sind dabei niemals
ein fixer Bestandteil des Gehalts, sondern eine Mitbeteiligung an kaufmännischen Erfolgen und
der Schaffung von Mehrwert für das Unternehmen. Es gilt zu berücksichtigen, dass die Zahlung
von Prämien freiwillig und unverbindlich ist und dass kein Rechtsanspruch für die Zukunft
besteht.
Bei der vorgegebenen Einstufungsmatrix handelt es sich um Richtwerte bzw. um eine Angabe
der Maximalwerte zur jeweiligen Prämienhöhe.
Das Innehaben einer Position in der Berichtsebene 1A-2B begründet keinen zwingenden
Anspruch auf eine Zielvereinbarung mit Prämie, d.h. es erfolgt nicht mit jedem Mitarbeiter auf
Management Level auch eine Zielvereinbarung mit Prämie.

HR
Bereich Prämienziele
Operative Bereiche 2021:

20% Konzernergebnis (EBIT)
65% Ergebnis der nächsten operativen Einheit *
15% Qualitätsziele (Prozesskennzahlen KPIs)
2022:
ab 2023:
* Zieldef inition Ziel 2 „Ergebnis der operativen Einheit“ (gültig für

Bonusvereinbarung der operativen Bereiche „ZV mit Prämie Operative“):
Zentralbereiche 70% Konzernergebnis (EBIT)

30% persönliche Ziele *
* Im Bereich der persönlichen Ziele gilt es, jährlich neue Ziele zu definieren,
die das Schaffen von Mehrwert, Weiterentwicklung und die kontinuierliche
Steigerung der Ertragslage des Unternehmens garantieren. Es sollten max.
drei persönliche Ziele vereinbart werden. Eine Vereinbarung
prämienrelevanter persönlicher Ziele kann nur unter Angabe klar definierter,
messbarer KPIs im Zielvereinbarungsformular im Intranet
„Mitarbeitergespräch – Zielvereinbarung mit Prämie“ erfolgen (z.B.: Rollout
einer gewissen Anzahl von Kursen in Q eLearning – Nachweis in ELearning
Report, Abschluss Projekt X in Time and Budget – Nachweis
Projektabschlussbericht in Projektmanagement-Tool etc.).
Vertrieb 2021:
80% Umsatzziele bezogen auf den Aufgabenbereich **

HR
2022:
ab 2023:
** Vorgaben Umsatzziele:
◼ Gesamtumsatzziel Land, Standort etc. (Minimum 30%)
◼ Erweiterung Bestandsgeschäft bei eigenen Kunden (ausgenommen
Verlängerung Bestandsgeschäft)
◼ Umsatzziel Neugeschäft
Prämienrelevante Ziele müssen im Formular im Intranet: „Mitarbeitergespräch –

Zielvereinbarung mit Prämie“ unter Berücksichtigung folgender Kriterien formuliert
werden:
◼ Die Ziele sind klar verständlich und eindeutig zu formulieren (S.M.A.R.T. – spezifisch,
messbar, anspruchsvoll, realistisch, terminiert).
◼ ACHTUNG: Die Messbarkeit mittels klar definierter KPIs ist absolute Voraussetzung für
die Vereinbarung und Definition prämienrelevanter Ziele. Wenn bei der Auflösung der
vereinbarten Ziele am Ende des Jahres fünf Personen die Ziele ansehen, müssen alle
zum selben Schluss kommen und auf einen Blick beurteilen können, ob diese erreicht
wurden oder nicht. Ohne klarer Angabe der KPIs im Formular im Intranet:
„Mitarbeitergespräch – Zielvereinbarung mit Prämie“, ist die Zielvereinbarung nicht
richtlinienkonform und somit ungültig. In diesem Fall kann im Folgejahr keine Prämie zur
Auszahlung gelangen.
◼ Zielvereinbarungen/Prämien sind immer in absoluten Beträgen anzuführen.
1.1.3.3. Rückstellungen/Anpassungen
Sollten sich unterjährig Abweichungen zu den bereits gebildeten Rückstellungen abzeichnen,
so ist eine Änderungsanzeige mit Begründung per E-Mail an den jeweiligen Head of Controlling
zu senden.
1.1.3.4. Auflösung vom Vorjahr

Die Auflösung der Prämienvereinbarung des Vorjahres wird, losgelöst vom
Zielvereinbarungsgespräch für das kommende Jahr, im April nach Vorliegen des finalen
Jahresabschlusses, durchgeführt. Aufgrund der klaren Messbarkeit und somit auch eindeutigen
Beurteilung der Zielvereinbarungen, bedarf es zur Auflösung keines zusätzlichen Gesprächs –
ein Sign Off seitens Mitarbeiter und Vorgesetztem ist ausreichend.

HR
Sämtliche für die Auflösung notwendigen kaufmännischen Daten werden der Führungskraft im
Zuge des Jahresabschlusses seitens HR/CO bis spätestens Anfang April zur Verfügung
gestellt. Zur Berechnung der Zielerreichung wird das Messkriterium, vereinbarte Ziele in Bezug
auf erreichte Ziele, herangezogen.
Die kaufmännische Auflösung der „Zielvereinbarungen mit Prämie“ hat auf der rechten Seite
des Dokuments im dafür vorgesehenen Bereich stattzufinden und muss im Anschluss als Scan
mit allen erforderlichen Unterschriften bis spätestens 20. April der zentralen HR-Abteilung
(hr.objectives@quehenberger.com) der AQG vorliegen.
Die Prämien kommen im Mai zur Auszahlung. Bis zu einem Monat später eingereichte
Vereinbarungen werden entsprechend einen Monat später ausgezahlt.
Prämien sind kaufmännisch und eindeutig an das Budget geknüpft. Die Ergebnisbeurteilung
erfolgt rein operativ um alle außerordentlichen Erträge bereinigt.
Aliquotierung Zielerreichung am Beispiel von 1 Million EBIT (ab 2022):
Ziel in EUR Ergebnis Zielerreichung in % Ausschüttung Prämie in %

1.000.000 100% 100%
990.000 99% 97,50%
980.000 98% 95%
970.000 97% 92,50%
960.000 96% 90%
950.000 95% 87,50%
940.000 94% 85%
930.000 93% 82,50%
920.000 92% 80%
910.000 91% 77,50%
900.000 90% 75%
890.000 89% 72,50%
880.000 88% 70%
870.000 87% 67,50%
860.000 86% 65%
850.000 85% 62,50%
840.000 84% 60%
830.000 83% 57,50%
820.000 82% 55%
810.000 81% 52,50%

HR
800.000 80% 50%
Dabei gilt:
◼ Erst ab 80% Ergebnis Zielerreichung kann überhaupt eine Prämie zur Ausschüttung
kommen.
◼ Es kann nie mehr als 100% der Prämie ausgezahlt werden.
◼ Die auszuzahlenden Zielprämien müssen bereits im Ergebnis eingerechnet und
zurückgestellt sein.
1.1.4. Kosten für Personalentwicklung und Retention Management

Kosten für Personalentwicklung und Retention Management (Gesundheitsförderung,
Teambuilding - Maßnahmen etc.) müssen ebenfalls im Budgetprozess berücksichtigt werden.
1.2. Personalmarketing
Personalmarketing dient der Schaffung von Voraussetzungen zur langfristigen Sicherung der
Versorgung mit qualifizierten und motivierten Mitarbeitern. Wir unterscheiden zwischen
Personalmarketing, das sich an potentielle Mitarbeiter bzw. Bewerber richtet und Retention
Management, das auf bestehende Mitarbeiter ausgerichtet ist (siehe 1.10).
Für ein erfolgreiches Personalmarketing ist die Beteiligung aller Führungskräfte und Mitarbeiter
von Bedeutung.
Ein Foto sagt mehr als tausend Worte. Deshalb sind Fotos gerade im Employer Branding
unverzichtbar. Die Fotos sollen Emotionen transportieren, der Zielgruppe angepasst und
authentisch sein. Um einen Beitrag auf den Social Media Kanälen oder für Printmedien zu
verfassen, schicken Sie bitte die Fotos an die Marketing oder HR-Abteilung.
Beachten Sie dabei bitte:

◼ die Datenschutzrichtlinie (Mitarbeiter müssen Einverständniserklärung unterschreiben)
◼ die Qualitätsstandards (richtige Auflösung, nicht verschwommen, keine roten Augen)
◼ das Verbot einer Veröffentlichung von privaten oder unpassenden Fotos (wie etwa Fotos
von oder mit Kollegen, die diese gegebenenfalls in Verlegenheit bringen können oder gar
bloßstellen)
Die HR-Abteilung organisiert in Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung folgende, auf die
jeweilige Zielgruppe ausgerichtete, Aktivitäten:

HR
1.2.1. Social Media
Social Media umfasst alle Maßnahmen, mit denen Quehenberger nach außen präsentiert und
versucht wird, mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt zu kommen. Die bedeutendsten Medien
sind derzeit:
◼ Karriereseite mit Beweberdatenbank
◼ Facebook, Instagram, Youtube
◼ LinkedIn, Xing
Um für die Follower attraktiv zu bleiben, ist es wichtig regelmäßig neue, abwechslungsreiche,
aber relevante Inhalte zu präsentieren, gute Bilder zu posten und sich an Diskussionen zu
beteiligen. Einen Post zu „liken“, kommentieren oder zu verlinken ist ebenso wertvoll wie eigene
Beiträge und Fotos an die Marketing oder HR-Abteilung zu senden, damit diese Inhalte
aufbereitet und gepostet werden können.
1.2.2. Print
Beiträge in Print Medien haben vor allem regional eine Bedeutung, wenn Marketingmaßnahmen
wie Messen etc. medial begleitet und Broschüren herausgegeben werden. Auch für das
Recruiting können sie unterstützend eingesetzt werden.
Anlassbezogen verfasst die HR-Abteilung:

◼ Zeitschriftenbeiträge
◼ Inserate (vorwiegend für das Recruiting von Lehrlingen und Azubis)
◼ Lehrlingsfolder (AT)
1.2.3. Veranstaltungen
Viele potenzielle Mitarbeiter schätzen den direkten Kontakt mit Unternehmensvertretern, weil
sie dadurch ein Gefühl bekommen, wie das Unternehmen tickt. Aus Unternehmenssicht ist es
eine Möglichkeit, im gegenseitigen Austausch Menschen für das Unternehmen zu interessieren
und Kontakte zu generieren.
Möglichkeiten, direkt in Kontakt zu treten, gibt es im Zuge von:

◼ Messen
◼ Präsentationen und Vorträgen
◼ Aktionstagen
◼ Teilnahme an Awards (Jungspediteur, Staatsmeisterschaften)
Für unsere Branche ist beispielsweise der Tag der Logistik relevant. Dies ist ein europaweiter
Aktionstag, der jährlich an jedem dritten Donnerstag im April stattfindet und an dem Führungen,
Besichtigungen, Präsentationen und Diskussionen abgehalten werden. Bei den kostenfreien,

HR
anmeldepflichtigen Veranstaltungen soll nicht nur Fachleuten und der Öffentlichkeit, sondern
insbesondere Schülern und Studierenden ein Blick hinter die Kulissen gewährt werden. Dabei
stehen erfolgreich umgesetzte Lösungen im Bereich der Logistik und des Supply Chain
Managements im Vordergrund. Die HR-Abteilung unterstützt gerne bei der Organisation.
1.3. Personalsuche
1.3.1. Interne Suche: Innerbetriebliche Mitarbeiter haben Vorrang

Bestehenden Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben, sich beruflich zu verändern und
weiterzuentwickeln. Innerbetriebliche Bewerber haben deshalb bei gleichwertiger erforderlicher
fachlicher und persönlicher Qualifikation Vorrang gegenüber außerbetrieblichen.
In Österreich und Deutschland können sich Mitarbeiter über den internen Stellenmarkt auf
ausgeschriebene Positionen bewerben und Job-Abos anlegen.
Der Zugang zum internen Stellenmarkt erfolgt über das Icon „Career“ auf dem Citrix
Desktop.
Für die Erstanmeldung zum Karrieretool erhalten die Mitarbeiter ein E-Mail von Quehenberger
Careers noreply@erecruiter.net mit ihrem Benutzernamen. Jeder, der den internen
Stellenmarkt nutzen möchte, muss ein persönliches Passwort festlegen. Dazu folgt man dem
Link in der E – Mail :
1.3.2. Hire a Q Family Member

Des Weiteren setzt das Unternehmen im Recruiting auf die Empfehlung durch seine Mitarbeiter
und das interne Mitarbeiterempfehlungsprogramm Hire a Q Family Member (für mehr Details
siehe dazu „Leitfaden Hire a Q Member“ für AT und DE im Intranet).
1.3.3. Externe Suche: Rahmenverträge mit (Personal-)Dienstleistern

Alle Aktivitäten rund um die Personalsuche sind in Österreich und Deutschland grundsätzlich
mit der HR-Abteilung, in allen anderen Ländern mit der lokalen Geschäftsführung abzustimmen.
Um Einkaufsvorteile nutzen zu können, erfolgen Auftragsvergaben zur Personalsuche und
Personalinseraten ausschließlich durch die HR-Abteilung der AQG bzw. mit den HR-
Verantwortlichen in den Ländern.
Mit externen Personaldienstleistern muss ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden. In

Österreich und Deutschland ist dieser bei Personalleasing-Verträgen im Vorfeld mit dem Head
of Payroll & Administration abzustimmen. Bei allen anderen Dienstleistern (Executive Search,
Anschaffung von Inseratenkontingenten etc.) mit dem Head of Corporate Human Resources.

HR
In den Niederlassungen außerhalb von Österreich und Deutschland bedarf der Einsatz von
Leiharbeitskräften einer vorherigen Zustimmung des Country Managers / Managing Directors.
Es hat eine Information an den COO zu erfolgen und die im Vorfeld abgeschlossenen
Rahmenvereinbarungen sind an den Head of Controlling Eastern Europe zu senden.
Die Freigabe der Kosten erfolgt durch den Branch/Site Manager.
1.3.4. Genehmigungsstruktur vor Stellenbesetzung

Vor Start des Recruitingprozesses bzw. vor einer Einstellungszusage an den zukünftigen
Mitarbeiter, muss in folgenden Fällen eine Freigabe der Stelle durch das Executive Board
erfolgen:
◼ Bei Besetzung budgetierter und nicht budgetierter neuer Planstellen

◼ Bei Einstellung kaufmännischer Leasingkräfte (budgetiert und nicht budgetiert)
◼ Bei Einstellung von Trainees
Für die Genehmigung neuer Mitarbeiter ist das Formular „Personaleinstellung“ zu verwenden,
welches den Freigabeprozess detailliert beschreibt. Erst nach Freigabe durch das Executive
Board startet das Recruiting bzw. kann bei o.g. Einstellungen eine Zusage an den zukünftigen
Mitarbeiter erfolgen.
In folgenden Fällen ist eine Genehmigung neuer Mitarbeiter, also eine Freigabe der Stelle durch
das Executive Board, nicht notwendig:
◼ Bei reinem Personalersatz

◼ Bei Einstellung von Lehrlingen
◼ Bei Einstellung gewerblicher Mitarbeiter
Auch in diesem Fall ist das Formular „Personaleinstellung“ zu verwenden.
Dokument in Englisch: „Application for Employment of Personnel“
Zusätzlich ist betreffend Genehmigung in Österreich und Deutschland zu beachten:

Das Recruiting sowie die Einstellung eines neuen Mitarbeiters erfolgt direkt durch die HR-
Abteilung. Bei speziellem Wunsch kann die Niederlassung in Abstimmung mit der HR-Abteilung

HR
selbst Maßnahmen ergreifen. Wird die Personalsuche selbst durchgeführt, muss darauf
geachtet werden, dass alle Genehmigungen eingeholt werden müssen.
◼ Ab den Bewerbungsverfahren zur Position Site Manager und hierarchisch
übergeordneter Positionen ist immer die HR-Abteilung hinzuzuziehen.
◼ Die Besetzung von nicht budgetierten Stellen bedarf einer eigenen Genehmigung durch
den CEO.
Zusätzlich ist betreffend Genehmigung in allen Ländern außer Österreich und

Deutschland zu beachten:
◼ Alle Aktivitäten der Personalsuche sind in vorheriger Abstimmung mit der lokalen
Geschäftsführung, Country Manager / dem Managing Director durchzuführen.
◼ Die Besetzung von Führungspositionen mit Kostenstellenverantwortung (ab Department
Manager aufwärts) sowie die Besetzung von Head of-Positionen in den Zentralbereichen
müssen vom jeweiligen Country Manager / Managing Director beantragt und vom COO
genehmigt werden.
◼ Die Besetzung von nicht budgetierten Stellen bedarf ab einem Jahreseinkommen von
€ 25.000,- brutto aufwärts einer eigenen Genehmigung durch den CEO
◼ Die Besetzung der Position eines Country Managers / Managing Directors und alle
Personaleinstellungen ab einem Jahreseinkommen von € 50.000,- brutto aufwärts
erfordern eine Genehmigung durch den CEO.
1.3.5. Stellenausschreibung und Bewerbungsverfahren

In Österreich und Deutschland gilt:
Wird eine neue, nicht budgetierte Position besetzt, so muss der Hiring Manager vor
Beauftragung der HR-Abteilung die Genehmigung von CEO, CFO und COO einholen. Bei einer
Nachbesetzung ist keine Genehmigung notwendig.
Der Hiring Manager beauftragt die HR-Abteilung und diese startet über die Bewerberdatenbank
eRecruiter die Suche.
Für Führungskräfte und Mitarbeiter, welche in Bewerber- bzw. Einstellungsprozesse involviert

sind, gibt es eine Bewerberdatenbank eRecruiter Hiring Manager Schulung über
eLearning.quehenberger.com. Dieser Kurs wird den Hiring Managern im Anlassfall
zugewiesen. Einmal zugewiesen, ist der Kurs unbegrenzt nutzbar.
Nachdem der Hiring Manager den Recruiter mit der Suche beauftragt hat, erstellt dieser eine
Stellenanforderung, die wiederum dem Hiring Manager zur Freigabe übermittelt wird. Der Hiring
Manager hat die Möglichkeit, Änderungen vorzubringen oder die Stellenanforderung

HR
freizugeben. Nach Freigabe wird die Stelle publiziert, diese ist online verfügbar und der
Bewerbungsprozess beginnt.
In den Ländern außerhalb von Österreich und Deutschland gilt:

Bis zur Einführung der Bewerberdatenbank eRecruiter wird das Bewerbermanagement über
eine Outlook-Datenbank abgewickelt.
Alle Positionen müssen jedoch auch an die HR-Abteilung der AQG gemeldet werden, denn
diese gibt die Stelle manuell in eRecruiter ein. Somit ist die offene Position auf der
Quehenberger Karriereseite ersichtlich. Alle eingetroffenen Bewerbungen werden an den
lokalen Recruiter zur Bearbeitung weitergeleitet.
Bewerbermanagement
In Österreich und Deutschland erfolgt die gesamte Bewerberkommunikation über die
Bewerberdatenbank eRecruiter In allen anderen Ländern läuft die Kommunikation,
insbesondere die Zu- und Absagen über Outlook.
1.4. Vorgehensweise vor Einstellung

Vor Einstellung sind alle genehmigungspflichtigen Vorgänge zu prüfen. Besondere Sorgfalt ist
bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter nötig.
1.4.1. Einstellung ausländischer Mitarbeiter

Vor der Einstellung eines ausländischen Mitarbeiters hat sich der verantwortliche Manager
(lokale Geschäftsführer) zu vergewissern, dass der Bewerber eine gültige
Aufenthaltsbewilligung und eine gültige Arbeitserlaubnis bzw. einen gültigen Befreiungsschein
besitzt. Ansonsten muss vor Dienstantritt bei der zuständigen Behörde (Arbeitsamt) um eine
Beschäftigungsbewilligung angesucht werden.
Die Befristungen sämtlicher Bewilligungen werden von den zuständigen Payroll Specialists/
vom lokalen HR-Verantwortlichen in Evidenz gehalten. Die betroffenen Mitarbeiter und
Vorgesetzte werden zeitgerecht vor Ablauf der Fristen schriftlich verständigt (ca. 6 Wochen
vorher) und aufgefordert, die neuen Bewilligungen vor Ablauf der alten Bewilligung vorzulegen.
Diese sind wiederum an die Payroll-Abteilung/den HR-Verantwortlichen weiterzuleiten. Bei
Ablauf einer alten Bewilligung ohne Vorlage einer neuen gültigen Bewilligung darf keine
Beschäftigung mehr erfolgen.
Bei gewerblichen Mitarbeitern, die in ihrer Tätigkeit einen Stapler benützen ist dafür Sorge zu
tragen, dass sie einen in Österreich anerkannten Staplerschein besitzen. Dieser wird als
eigenes Dokument im digitalen Personalakt abgespeichert.

HR
1.4.2. Funktion, Abteilungsname und Jobtitel
Bei Neueinstellungen oder bei Änderungen einer Stelle ist zu beachten, dass es eine klare
Vorgabe für Jobtitel sowie für Abteilungsbezeichnungen gibt. Um unserer Internationalität
Rechnung zu tragen, sind diese auf Englisch und nicht in der jeweiligen Landessprache
gehalten. Es sind ausschließlich die beschriebenen Bezeichnungen gemäß dem Dokument
„AA301 Anhang Funktionen Bereiche Jobtitel“ zu verwenden.
Dokument in Englisch: „AA301 Appendix Functions Areas Job title“
Ein Jobtitel setzt sich aus der Funktion und dem Bereich zusammen. Beispiele sind etwa:
◼ Marketing Specialist
◼ Head of Controlling
◼ Transport Manager
Gegebenenfalls kann eine weitere Spezialisierung nötig sein:

◼ Human Resources Specialist Recruiting & Development (dann kann HR abgekürzt
werden)
◼ Head of Controlling AQG
◼ Transport Manager International East
◼ Senior Transport Manager (Ausnahme: Spezialisierungszusatz „Senior“ steht in diesem
Fall am Anfang)
Zusätzlich gilt:
◼ Eine Person kann nie wie eine Abteilung bezeichnet werden. Es gibt zum Beispiel keine
Funktion namens Customer Service.
◼ Im Landverkehrsbereich unterscheiden wir zwischen Transport Specialist (jüngere,
weniger erfahrene Mitarbeiter), Transport Manager (erfahrenere Mitarbeiter mit mehr
Verantwortung) und Senior Transport Manager (sehr erfahrene Mitarbeiter mit hohem
Verantwortungsgrad). Sachbearbeiter tragen den Titel Administrator Transport
Management.
◼ Im Bereich Luft- und Seefracht wird zwischen Operations Specialist, Operations
Manager und Customer Service Manager unterschieden.
◼ Als Dispatcher werden die Mitarbeiter bezeichnet, die in direktem Kontakt mit den
Fahrern in Rumänien etc. stehen und die Transportaufträge in der jeweiligen
Landessprache kommunizieren
◼ Head of Corporate … sind Direct Reports zu CEO, CFO und COO mit
unternehmensweiter Verantwortung
◼ Head of … sind Directs zu Managing Directors / Country Managern, wenn diese
landesweite Verantwortung tragen. (Eine Ausnahme stellt der Sales Bereich dar)

HR
◼ Der Titel Product Manager wird immer mit Zusatz vergeben und wird ausschließlich für
unsere Q Produktgruppen verwendet (Bsp: Product Manager Q Direct)
◼ Product Expert drückt die Seniorität im Vergleich zum Product Specialist aus
Ein neuer Jobtitel (als Name) bzw. der Titel einer neuen Abteilung/Abweichungen bei
Jobtiteln sind ausnahmslos und ausschließlich mit dem Head of Corporate Human
Resources abzustimmen und durch den CEO genehmigen zu lassen. Die
Abkürzungsdefinition der Jobtitel erfolgt durch die QSU- Abteilung.
Bei Funktionswechsel ist keine Freigabe durch den CEO erforderlich!
Der Jobtitel, der sich aus Funktion und Bereich bzw. Spezifizierung zusammensetzt, ist in der
E-Mail Signatur zu führen.
Abweichende Bezeichnungen auf Visitenkarten sind in Ausnahmefällen möglich, allerdings

müssen diese vom Head of Corporate Human Resources freigegeben werden. Ausnahmen
werden nur dann genehmigt, wenn länder- oder bereichsspezifische Gründe vorliegen.
Eine Liste der Funktionen und Abteilungsnamen finden Sie im Anhang dieses Dokuments.
Bei einer reinen Änderung des Jobtitels, ist die Übermittlung der gezeichneten neuen
Funktionsbeschreibung an die Payroll ausreichend und das Ausfüllen des
Personaländerungsantrags nicht notwendig.
1.4.3. Funktionsbeschreibung
Jeder Angestellte erhält eine Funktionsbeschreibung für seine Position. In dieser
Dokumentation sind die Ziele, Hauptaufgaben, Verantwortungen sowie Befugnisse der Funktion
definiert. Im Intranet sind sehr viele Funktionsbeschreibungen unter „Funktionsbeschreibung“
gespeichert.
Sollte für eine Funktion noch keine Beschreibung vorhanden sein, wenden Sie sich bitte an die
HR-Abteilung der AQG zur Einleitung aller notwendigen Schritte.
Dokument in Englisch: „Description of Function“
In Ländern, in denen es eine gesetzliche Regelung für Funktionsbeschreibungen gibt, werden

diese Spezifika ebenso berücksichtigt, wie die Vorgaben der Norm.
Vorlagen zu Funktionsbeschreibungen sind in diesen Ländern in der jeweiligen Landessprache

vorhanden:

HR
Die Funktionsbeschreibung wird vor Eintritt eines neuen Mitarbeiters von der Führungskraft
kontrolliert bzw. ergänzt (siehe zusätzliche, spezifische Aufgaben des Positionsinhabers). Am
ersten Arbeitstag wird diese dann vom Vorgesetzten mit dem Mitarbeiter besprochen und vom
Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten unterschrieben.
Sollte der Mitarbeiter in der Funktion einer beauftragten Person mit besonderen Befugnissen
(wie z.B. Gefahrgutbeauftragter, Qualität, Sicherheit und Umwelt - Verantwortlicher der
Niederlassung (QSUVNL), Sicherheitsfachkraft (SFK)) mit regionaler Zuständigkeit tätig sein,
ist zusätzlich eine eigene Funktionsbeschreibung zu unterfertigen.
Die unterschriebene Funktionsbeschreibung wird eingescannt und an den zuständigen Payroll

Specialist beziehungsweise den lokalen HR-Verantwortlichen gesendet.
1.4.4. „IT Benutzeranlage“

Mittels Formular im Intranet „IT Benutzeranlage“ werden alle Daten, die zur Vergabe der E-Mail-
Adresse, Telefonnummer, IT-Programme etc. benötigt, erfasst. Der Vorgesetzte muss vor
Einstellung des neuen Mitarbeiters die IT Benutzeranlage ausfüllen und an den Payroll
Specialist senden.
Dokument in Englisch: „IT User request form“
1.4.5. Einstellung von Praktikanten

Eine Einstellung von Praktikanten (freiwillige oder Pflichtpraktika) erfolgt in Rücksprache mit der
jeweiligen Fachabteilung. Voraussetzung sind ein dringender Bedarf, verbunden mit sinnvollen
Einsatztätigkeiten sowie entsprechend zur Verfügung stehenden Betreuungsressourcen in der
Abteilung.
1.4.6. Einstellung von Leasingarbeitern

Zur SAP-Anlage der Leasingarbeiter, die im jeweiligen Quehenberger Zeiterfassungssystem
stempeln, ist dem jeweiligen Payroll Specialist per E-Mail Abteilung, Vorgesetzter, Kostenstelle,
Eintrittsdatum, Arbeitszeiten sowie Vor- und Nachname mindestens am Vortag des
Arbeitsbeginns mitzuteilen.
1.4.7. Einstellung von Fahrern

Zur Einstellung von Fahrern wird das Formular im Intranet „Personaleinstellung“ benötigt. Als
Vertragsanlage erhalten diese den „Code of Conduct“ und die „Betriebsordnung“ für
gewerbliche Mitarbeiter.

HR
Nach Erstellung des Vertrags wird dieser an den betreffenden Driver Coordinator per E-Mail
geschickt. Der Driver Coordinator bespricht den Vertrag mit dem Fahrer. Der unterschriebene
Vertrag wird dem Payroll-Specialist retourniert. Dieser lässt den Vertrag durch den CFO
unterzeichnen. Danach wird ein Scan mit allen Unterschriften an den Driver Coordinator
geschickt, der diesen an den Fahrer weiterleitet.
1.4.8. Wiedereinstellung von Mitarbeitern

Bei der Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeiter erfolgt im Rahmen des Einstellungsproze sses
eine Prüfung des ehemals vermerkten Austrittsgrunds im Personalakt des Mitarbeiters seitens
der Payroll-Abteilung. Zudem wird durch eine Prüfung des Strafregisterauszugs bei Bewerbern
bzw. Neueintritten (siehe Checkbox in Formular Personaleinstellung) sichergestellt, dass im
Unternehmen ausschließlich Mitarbeiter beschäftigt werden, die unseren Werten entsprechend
handeln.
Es werden zudem ausschließlich Leasingfirmen engagiert, die ebenfalls eine entsprechende

detaillierte Überprüfung des ihrerseits eingesetzten Personals vornehmen.
So wird verhindert, dass Mitarbeiter im Unternehmen wiedereingestellt werden, obwohl die

ursprünglichen Ablehnungs-/Kündigungskriterien noch gültig sind. Ein wichtiges Kriterium für
eine Kündigung bzw. eine Ablehnung ist dann gegeben, wenn Tatsachen vorliegen, die unter
Berücksichtigung aller Umstände und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsparteien
dem Kündigenden die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses unzumutbar machen. Das
beinhaltet im Grunde u.a. alle Verstöße gegen Gesetze, unsere Ethik- und Compliancerichtlinie
sowie unseren Code of Conduct.
Die Speicherung der genannten Daten und Informationen erfolgt gemäß den Grundsätzen der
DSGVO und den jeweilig gültigen rechtlichen Aufbewahrungsfristen.
1.5. Personaleinstellung
1.5.1. Formulare zur Personaleinstellung

Siehe dazu auch Punkt 1.3.3. Genehmigungsstruktur vor Stellenbesetzung
Die Entscheidung für eine Personaleinstellung erfolgt unter fachlichen, methodischen, sozialen
und persönlichen Gesichtspunkten. Sobald die Entscheidung auf einen neuen Mitarbeiter
gefallen und die Freigabe erfolgt ist, erhält die betreffende Person von der zukünftigen
Führungskraft das Formular im Intranet „Mitarbeiterdatenblatt“ zugesandt.
Dokument in Englisch: „Employee Data Sheet“

HR
Nachdem das Formular ausgefüllt, unterschrieben und mit den nötigen Anhängen retourniert
wurde, werden folgende Unterlagen schnellstmöglich, spätestens 5 Arbeitstage vor
Dienstantritt, an den Payroll-Specialist/ den lokalen HR-Verantwortlichen gesendet:
◼ Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und weitere Bewerbungsdokumente)

◼ Dienstzeugnisse
◼ Erforderliche/Länderspezifische Beilagen (Beschäftigungsbewilligung, Kopie
Führerschein, Staplerschein, etc.)
◼ Kopie Lichtbildausweis und Meldezettel
◼ Kopie der Bankverbindung
◼ Foto (nach Möglichkeit digital)
◼ vom Dienstnehmer ausgefülltes Formular „Mitarbeiterdatenblatt“ inklusive geforderter
Anlagen
◼ Formular im Intranet „Personaleinstellung“ (siehe 1.3.4)
◼ Formular im Intranet „IT Benutzeranlage“ (siehe 1.4.4)
In Österreich ist die Einstufung in den Kollektivvertrag sowie Lohn und Gehalt mit der Payroll-
Abteilung abzustimmen. Es dürfen keine mündlichen Nebenabreden getroffen werden.
1.5.2. Einstellungsdokumente
Auf Wunsch erhält der zukünftige Mitarbeiter vorab eine Einstellungszusage unter der
Voraussetzung, dass alle Unterlagen vollständig in der Payroll-Abteilung aufliegen.
Angestellte erhalten in Österreich einen Dienstvertrag, Arbeiter einen Arbeitsvertrag. Außerhalb

Österreichs gibt es andere Bezeichnungen. Dienst- sowie Arbeitsverträge werden
ausschließlich von der Payroll-Abteilung bzw. in Zusammenarbeit mit den lokalen HR-
Verantwortlichen erstellt und vor Dienstantritt versendet.
Nachfolgende Dokumente sind für jeden neuen Mitarbeiter bindend auszufüllen und
unterfertigen zu lassen, wobei wir im organisatorischen Ablauf zwischen Österreich und den
restlichen Ländern unterscheiden.
◼ Dienstvertrag
◼ Funktionsbeschreibung (siehe 1.4.3)
◼ Betriebsordnung (siehe 1.5.2.1)
◼ Code of Conduct (siehe 1.5.2.2)
◼ Management Charter (bei Führungskräften) (siehe 1.5.2.3)
◼ PC Nutzung Einverständniserklärung (siehe 1.5.2.4)

HR
◼ Verpflichtungserklärung DSGVO (0)
◼ Einwilligungserklärung DSGVO Firmenveranstaltung Fotos (siehe 1.5.2.6)
◼ Checkliste (siehe 1.5.2.7)
◼ Entwicklungsgespräch (siehe 1.5.2.8.)
Gültig nur für Österreich:

Die Payroll-Abteilung versendet an den Vorgesetzten bzw. direkt an den zukünftigen
Angestellten vor Dienstbeginn per E-Mail lediglich den:
◼ Dienstvertrag
Zusätzlich erfolgt die Information, dass am ersten Tag durch HR oder den lokalen HR
Verantwortlichen / Assistenz im Onboardingprozess alle erforderlichen Einstellungsdokum ente
gemäß Punkt 1.5.2. im Zuge einer Erstunterweisung besprochen werden.
Dieser Onboardingprozess startet immer vor der Übergabe an den Fachbereich am ersten
Arbeitstag und beinhaltet neben dieser Unterweisung und Unterfertigung aller erforderliche n
Dokumente, Benutzung der Stempelkarten und gegebenenfalls einen ersten Rundgang durch
den Standort.
Bei der Übernahme des neuen Mitarbeiters durch den Fachbereich wird die bereits bearbeitete
Checkliste (siehe 1.5.2.7.) zur weiteren Bearbeitung übergeben. Wichtig: im Feld
Erstunterweisung (Seite 1) wird die durchgeführte Unterweisung durch
Namenszeichen/Unterschrift dokumentiert (unten im Feld).
Gültig nur für alle anderen Länder:

Die Payroll-Abteilung bzw. der lokale HR-Verantwortliche verschickt an den zukünftigen
Angestellten vor Dienstbeginn per E-Mail/Post:
◼ den Dienstvertrag
Der Dienstnehmer hat die Richtigkeit seiner Personaldaten zu prüfen. Mit seiner Unterschrift
erfolgt die vollinhaltliche Zustimmung zu allen Vertragspunkten. Ein Scan bzw. eine Kopie

HR
des unterfertigten Dienstvertrages bzw. Arbeitsvertrages ist umgehend an die Payroll-
Abteilung/außerhalb Österreichs an den Country Manager / Managing Director bzw. den
lokalen HR-Verantwortlichen zu retournieren.
Bei der Einstellung leitender Angestellte und Führungskräfte außerhalb Österreichs ist eine
Kopie des Dienstvertrages an die HR-Abteilung der AQG zu Händen des Head of Corporate
Human Resources zu übermitteln.
Des Weiteren erhält die Führungskraft die Dokumente wie unter 1.5.2. genannt.
Die Begleitperson beim Onboardingprozess hat dafür Sorge zu tragen, dass gem. Checkliste
neuer Mitarbeiter alle Unterlagen erklärt und vom Dienstnehmer unterfertigt werden.
Eine Übermittlung der gesammelten Dokumente samt Checkliste hat an die Payroll-Abteilung
bzw. an den lokalen HR-Verantwortlichen zu erfolgen.
Des Weiteren sind diese Dokumente in den Prozessen definiert bzw. werden eventuelle
Änderungen in den jährlich stattfindenden Mitarbeitergesprächen behandelt.
1.5.2.1. Betriebsordnung
Das Formular im Intranet „Betriebsordnung kaufmännische Mitarbeiter“ enthält Anweisungen
betreffend Rauch- und Alkoholverbot, Arbeitszeiterfassung, Sauberkeit und Ordnung,
persönliche Schutzausrüstung, Verhalten im Brandfall, Betriebssicherheit, Gegenstände,
Firmenwagen sowie Sicherheit und Gesundheit.
Dokument in Englisch: „Work regulation comercial employees“
Das Formular im Intranet „Betriebsordnung gewerbliche Mitarbeiter“ enthält Anweisungen

betreffend Rauch-, Ess- und Trinkverbot, Hygienevorschriften, Arbeitszeiterfassung, Sauberkeit
und Ordnung, Umgang mit technischem Gerät und Arbeits-/Betriebsmittel, persönliche
Schutzausrüstung, Umgang mit Lagergut, Meldung von Beschädigungen, Fahren mit Staplern
etc. Lagerung und Einhaltung der Tragkraft, Umgang mit gefährlichen Stoffen im
Umschlagsbereich, Austritt von gefährlichen Arbeitsstoffen aus der Verpackung, Verhalten im
Brandfall, Betriebssicherheit, Arbeitskleidung sowie Sicherheit und Gesundheit.
Dokument in Englisch: „Work regulation industrial employees“

HR
1.5.2.2. Code of Conduct

Der Code of Conduct wird am ersten Arbeitstag vom Mitarbeiter im Rahmen eines Q eLearning
Kurses absolviert bzw. in Bereichen, in denen kein Q eLearning-Zugang vorhanden ist, physisch
gezeichnet (Formular im Intranet „Code of Conduct“ als integraler Bestanteil der „AA302 Ethik
und Compliance Richtlinie“).
Dokument in Englisch: „Code of Conduct“
1.5.2.3. Management Charter

Die Management Charter soll Manager, die eine Führungsfunktion haben bei der Umsetzung
der strategischen Ausrichtung und im täglichen Tun begleitend unterstützen. Jede
Führungskraft muss bei Eintritt (am ersten Arbeitstag) das Formular im Intranet „Management
Charter“ unterschreiben. Sollte sich ein Mitarbeiter zu einer Führungskraft entwickeln, so hat
dieser bei Übernahme der neuen Funktion ebenfalls die Management Charter zu unterfertigen.
Dokument in Englisch: „Management Charter“
Dokument in folgenden Ländern in der jeweiligen Landessprache vorhanden:
1.5.2.4. PC Nutzung Einverständniserklärung

Anhand des Formulars im Intranet „PC Nutzung Einverständniserklärung“ bestätigt der
Mitarbeiter, dass er den Punkt 8 des AA 103 Handbuch IT betreffend der PC Nutzung gelesen
und akzeptiert hat. Das Dokument muss unterzeichnet an den Payroll Specialist per Scan
retourniert werden.
Dokument in Englisch: „PC usage consent“
1.5.2.5. Verpflichtungserklärung – Datenschutz/Info Datenschutz

HR
In diesen Dokumenten verpflichtet sich der Mitarbeiter persönliche Daten vertraulich zu
behandeln und zu schützen und nur in dem Umfang zu verarbeiten, wie es zur Erfüllung seiner
Aufgaben notwendig ist.
Diese Dokumente sind für alle Länder gültig:

Formular im Intranet „DSGVO Verpflichtungserklärung allgemein“
Formular im Intranet „DSGVO Verpflichtungserklärung Minderjährige allgemein“
Diese Dokumente sind österreichspezifisch:

Formular im Intranet „DSGVO Verpflichtungserklärung AT“
Formular im Intranet „DSGVO Verpflichtungserklärung Minderjährige AT“
1.5.2.6. Einwilligungserklärung
In der Einwilligungserklärung bitten wir um Zustimmung, Fotos, die auf Firmenveranstaltungen
gemacht werden für Social Media Kampagnen verwenden zu dürfen. Wir unterscheiden das
Formular im Intranet „Einwilligungserklärung DSGVO Firmenveranstaltung Fotos“ für alle
volljährigen Mitarbeiter und das Formular im Intranet „Einwilligungserklärung DSGVO
Firmenveranstaltung Fotos Minderjährige“ für Minderjährige.
1.5.2.7. Checkliste
Das Formular im Intranet „Checkliste für neue kaufmännische Mitarbeiter/Lehrlinge/Azub is “
dient der Vorbereitung und der Integration neuer Mitarbeiter.
Dokument in Englisch: “Checklist for new commercial employees/apprentices”
Dokument in folgenden Ländern vorhanden:
Für die Mitarbeiter im gewerblichen Bereich gibt es das Formular im Intranet „Checkliste für
neue gewerbliche Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis“.
Dokument in Englisch “Checklist for new industrial employees/apprentices”
Dokument in folgenden Ländern vorhanden:
1.5.2.8. Entwicklungsgespräch (AT)

HR
In Österreich muss laut Kollektivvertrag anhand des Formulars im Intranet
„Entwicklungsgespräch“ jährlich eine Evaluierung der KV-Kriterien-Einstufung vorgenommen
werden. Diese Entwicklungsgespräche sind jährlich im Zeitraum zwischen Anfang Dezember
und Ende Februar im Rahmen der jährlichen Mitarbeitergespräche zu führen. Als Basis für das
Gespräch dient die Kopie vom Erhebungsbogen des Entwicklungsgespräches vom Vorjahr
(Ausnahme: Ersterhebung).
Die Ersteinstufung jedes Mitarbeiters wurde nach Einführung des Kollektivvertrages im März
2014 vorgenommen und erfolgt seitdem bei Neueintritten durch die Payroll-Abteilung in
Rücksprache mit dem Vorgesetzten. Bei Neueintritten muss das Entwicklungsgespräch
spätestens mit Ende des ersten Beschäftigungsmonats geführt werden.
Das Entwicklungsgespräch ist mit folgenden Personen zu führen:

◼ Allen Angestellten, die dem KV für Angestellte Spedition & Logistik unterliegen (auch
Teilzeitkräfte!)
◼ Mit Angestellten, die physisch nicht im Unternehmen anwesend sind z. B.: Karenz,
Langzeitkranke, etc. muss das Entwicklungsgespräch nach Rückkehr nachgeholt
werden
◼ Mit Lehrlingen erst beim Übernahmegespräch, aber nicht während der Lehrzeit
Laut Kollektivvertrag gibt es 4 Beschäftigungsgruppen und 4 Entwicklungsstufen.
Übersicht über Beschäftigungsgruppen und Entwicklungsstufen inklusive erforderlicher

Kriterien:
Die Vorrückung erfolgt nicht (nur) nach dem/n Senioritätsprinzip/Dienstjahren. Ein Wechsel in
eine höhere Beschäftigungsgruppe ist nur durch Übernahme einer anderen Funktion möglich.
Ein Wechsel in eine höhere Entwicklungsstufe ist aufgrund des Erreichens unterschiedlicher
Kriterien möglich.
U.a. der Kriterienkatalog inklusive einer Übersicht, wer für den Nachweis bzw. das Feststellen
der Kriterien verantwortlich ist und wann die Feststellung, ob ein oder mehrere Kriterien erfüllt
wurde/n, erfolgt:

HR
Es gibt entsprechende Kriterien, deren Erreichung sofort eine Vorrückung innerhalb einer
Stufe auslösen und solche, deren Erreichung im Rahmen des jährlichen
Entwicklungsgesprächs erhoben werden.
Es gibt außerdem Kriterien, deren Nachweis der Erreichung entweder der Arbeitgeber oder
der Arbeitnehmer oder beide erbringen müssen.
Wechsel in eine höhere Beschäftigungsgruppe:

◼ Für die Einstufung in die Gruppen A, B, C und D ist ausschließlich die Funktion
ausschlaggebend (nicht etwa z.B. die Ausbildung), Voraussetzung ist also die dauernde
Übernahme einer anderen Tätigkeit
◼ Ein Wechsel in eine höhere Beschäftigungsgruppe bedingt auch eine
andere Entwicklungsstufe, entsprechend muss dort eine Einreihung erfolgen:
o Einreihung zumindest in die Entwicklungsstufe I, wenn der Wechsel aus I, II oder
III der bisherigen Beschäftigungsgruppe erfolgt
o Einreihung zumindest in die Entwicklungsstufe II, wenn der Wechsel aus der
Entwicklungsstufe IV der bisherigen Beschäftigungsgruppe erfolgt
◼ Kriterien können bei einem Wechsel nicht mitgenommen werden.
(Ausgenommen die Kriterien K5 Handlungsvollmacht und K6 Bestellung
zu bestimmten Funktionen)
Vorrückung innerhalb einer Beschäftigungsgruppe:

◼ Es gibt insgesamt 10 Kriterien. Der Angestellte rückt in eine höhere Entwicklungsstuf e
vor, wenn eine bestimmte Anzahl von Kriterien erfüllt ist.
◼ Kriterien müssen nicht in einem vorgegebenen Zeitraum erfüllt werden: Es wird die
gesamte Verweildauer in einer Beschäftigungsgruppe bzw. die gesamte berufliche
Laufbahn in einem Unternehmen betrachtet.

HR
◼ Kriterien, deren Erfüllung sich aus der arbeitsvertraglich festgelegten Tätigkeit ergibt,
können für die Einstufung nicht berücksichtigt werden.
◼ Wenn ein Kriterium erfüllt wurde, das eine Vorrückung auslöst, so wird die
Vorrückung mit dem der Erfüllung folgenden Monatsersten wirksam.
◼ Ein Kriterium darf für die Vorrückung innerhalb derselben
Beschäftigungsgruppe nur einmal herangezogen werden.
◼ Wenn ein Kriterium nicht mehr erfüllt ist, kann der Angestellte es wieder verlieren , die
Einstufung bleibt aber erhalten (z.B. bei der Abbestellung einer bestimmten Funktion).
Das Kriterium kann aber für die weitere Vorrückung in der Beschäftigungs-
gruppe nicht mehr berücksichtigt werden bzw. muss dafür neu erworben werden.
1.6. Personalintegration
1.6.1. Vorbereitung Arbeitsplatz

Jedem neuen Mitarbeiter muss bei dem Start ein ordentlich ausgestatteter Arbeitsplatz zur
Verfügung stehen. Die Vorbereitung auf den neuen Mitarbeiter erfolgt anhand der „Checkliste
für neue Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis“ (siehe 1.5.2.7).
1.6.2. Schlüsselübergabe für neue Mitarbeiter in Österreich

Wird für den Zutritt in das Firmengebäude ein Schlüssel benötigt, so ist dies bei der zuständigen
Verwaltungsstelle (Assistenz) der jeweiligen Niederlassung zu beantragen. Die Ausgabe des
Firmenschlüssels wird auf dem Formular im Intranet „Schlüsselübergabe-/Rücknahmeprotokoll“
protokolliert. Der Mitarbeiter bestätigt mit seiner Unterschrift die Übernahme der
Firmenschlüssel und ist aufgefordert, bei Austritt diese Firmenschlüssel wieder zu retournieren.
Das unterfertigte Schlüsselübergabe-/Rücknahmeprotokoll wird von der zuständigen
Verwaltungsstelle archiviert.
1.6.3. Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Onboarding)

Gemäß unserem Managementsystem sind die Vorgesetzten für die Einschulung neuer
Mitarbeiter verantwortlich, mit Ausnahme jener Bereiche, welche im Onboardingprozess durch
HR oder den regionalen HR Beauftragten / Assistenz sichergestellt werden (vgl. 1.5.2. letzter
Teil „Gültig nur für Österreich“). Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter bei Dienstantritt alle
wichtigen Informationen erhalten und mit dem Unternehmen vertraut gemacht werden, ist dies
auf dem Formular im Intranet „Checkliste für neue kaufmännische Mitarbeiter/Lehrlinge/Azub is “
oder dem Formular im Intranet „Checkliste für neue gewerbliche Mitarbeiter/Lehrlinge/Azub is “
vom Vorgesetzten zu dokumentieren. Des Weiteren sind auf diesem Formular die
ausgehändigten Gegenstände (Handy, Laptop, Schlüssel, Dienstwagen etc.) anzuführen.

HR
Zusätzlich muss bei Angestellten spätestens zu diesem Zeitpunkt die Funktionsbeschreibung
besprochen, sowie das erste Entwicklungsgespräch (nach Ablauf des ersten Monats) mit Hilfe
des gleichnamigen Formulars (im Intranet) geführt werden (siehe 1.5.2.8).
Diese Dokumente sind spätestens Ende des ersten Beschäftigungsmonats vollständig

ausgefüllt und unterzeichnet an die Payroll-Abteilung/dem lokalen HR-Verantwortlichen zu
senden und im Personalakt abzulegen.
Falls ein Schulungsbedarf festgestellt wird, so ist dieser auf der Checkliste für neue Mitarbeiter
zu vermerken. Für darüber hinausgehenden Schulungsbedarf ist das Formular im Intranet
„Schulungsantrag“ auszufüllen. Nach dem Durchlaufen der Genehmigungsstufen erstellt die
HR-Abteilung der AQG bzw. die lokalen HR-Verantwortlichen gegebenenfalls eine
Rückzahlungsvereinbarung und organisiert die Schulungsmaßnahme.
1.6.4. Check-In Day

Der Check-In Day unter dem Motto „Close to our business – Willkommen in der Welt von
Quehenberger Logistics“ findet für kaufmännische Mitarbeiter in Österreich und Deutschland
regelmäßig in der Zentrale Straßwalchen statt. Hier erhalten die neuen Mitarbeiter einen
Einblick in die Unternehmensgruppe, das Markenleitbild, die Unternehmensziele und das
Qualitäts-, Sicherheits- und Umweltsystem sowie in formelle Anforderungen und Abläufe.
Während des Check-In Days erfolgt die Sicherheitsunterweisung. Sie ist eine Ergänzung zur
verpflichtenden Erstunterweisung am ersten Arbeitstag „Checkliste für neue
Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis“. Die Teilnahme am Check-In Day ist verpflichtend und muss so
bald wie möglich nach Unternehmenseintritt absolviert werden. Neue Mitarbeiter werden
automatisch von der HR-Abteilung bei der Planung der nächsten Veranstaltung eingeladen.
Zur Sicherstellung, dass alle Punkte verstanden wurden, muss jeder Teilnehmer das Formular
„Check-In Day - Richtlinienunterweisung“ nach der Teilnahme unterfertigen. Das Formular wird
im Personalakt aufbewahrt.
1.6.5. Verbesserungsvorschläge zu Innovationsmöglichkeiten und – potenzialen:

Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit Verbesserungsvorschläge zu Innovationsmöglichkeiten
und –potenzialen mittels des Formulars „Verbesserungsvorschlag“ schriftlich an die
Mailadresse: Verbesserungsvorschlag@quehenberger.com zu unterbreiten. Diese können z.B.
Arbeitsbedingungen, Arbeitsabläufe, Fragen der Arbeitsorganisation oder technische Systeme
zur Unterstützung der Arbeit betreffen. Die Vorschläge werden geprüft, fachlich beurteilt sowie
im Managementmeeting besprochen.
Gültig nur für Österreich:

HR
Sobald von einem Mitarbeiter zwei Verbesserungsvorschläge umgesetzt wurden, gilt das
Kriterium Verbesserungsvorschläge zu Innovationsmöglichkeiten und -potenzialen für den
Kollektivvertrag/Kriterienkatalog als erfüllt.
1.7. Personaladministration
1.7.1. Arbeitszeiten und Fehlzeiten

Alle Mitarbeiter haben ihre Arbeitszeit mittels des jeweils verfügbaren Zeiterfassungssystem s
zu dokumentieren.
In Österreich haben alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit an den Zeiterfassungsgeräten oder im

myHCM zu erfassen.
Abwesenheiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Arzt- und Behördengänge, Seminare, Dienstreisen

etc. sind ebenfalls im jeweiligen Zeiterfassungssystem zu erfassen. Korrekturen müssen vom
Vorgesetzten genehmigt werden.
Von allen Organisationseinheiten der AQG, die nicht mit myHCM (Human Communication
Management) arbeiten, müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen jederzeit beim lokalen HR-
Verantwortlichen einsehbar sein.
Gültig für Österreich:

Allfällige Korrekturen oder die Erfassung anderer Abwesenheiten erfolgen über das myHCM
und falls der Mitarbeiter keinen Zugang zu HCM hat, dann über den jeweiligen Payroll Specialist.
Bei Fehlbuchungen erhält jeder Mitarbeiter ein E-Mail mit der Aufforderung zur Korrektur. Am
Monatsanfang versendet die Payroll-Abteilung zusätzlich ein Erinnerungsmail an alle
Mitarbeiter, dass die Korrekturen rechtzeitig vorzunehmen sind, ansonsten kommt es zu einer
Verminderung des Urlaubs oder des Zeitsaldos.
Zu Beginn des Folgemonats erhält der Abteilungs-/Niederlassungsleiter von der HR-Abteilung

die entsprechende Überstunden-Genehmigungsliste für alle nicht pauschalierten Mitarbeiter .
Darauf wird vom Vorgesetzten festgehalten, wie viele Überstunden ausbezahlt werden
(Genehmigungen lt. Punkt 1.12). Die Liste ist unterfertigt spätestens bis zum 15. Des laufenden
Monats an die HR-Abteilung zu retournieren.
Die zur Auszahlung freigegebenen Überstunden werden mit der nächstfolgenden Abrechnung
ausbezahlt.
1.7.1.1. Pausenregelungen

HR
Erschöpfung und Müdigkeit sind die Ursachen von Leistungsabfall und erhöhter Unfallgefahr.
Unter Erschöpfung versteht man eine Abnahme von geistiger oder körperlicher Leistung
aufgrund ausgedehnter körperlicher oder geistiger Arbeit. Sie ist unabhängig vom tatsächlichen,
möglicherweise ausreichenden Schlafpensum. Um sich von einer Erschöpfung zu erholen kann
schon eine Arbeitspause oder eine Veränderung der Tätigkeit ausreichen. In Zusammenhang
mit Bildschirmarbeit hat deshalb nach jeweils 50 Minuten ununterbrochener Tätigkeit eine
Pause oder ein Tätigkeitswechsel von mindestens 10 Minuten zu erfolgen. Sollte dies aufgrund
des Arbeitsablaufs nicht möglich sein, so kann der Tätigkeitswechsel in die anschließende
zweite Stunde verlegt werden.
Bitte beachten Sie die nationalen Arbeitszeitbestimmungen. In Österreich muss spätestens

nach sechs Stunden Arbeitszeit mindestens eine halbstündige Pause gemacht werden.
Schlafmangel, ein langer Wachzustand oder Nachtarbeit sind Ursachen von Müdigkeit oder
Schläfrigkeit. Um dem vorzubeugen, gibt es ebenfalls nationale Arbeitszeit- bzw.
Arbeitsruhegesetze.
1.7.1.2. Urlaub
Jeder Urlaub ist vor Urlaubsantritt mit dem Vorgesetzten abzustimmen. Erst nach Freigabe
durch den Vorgesetzten im myHCM oder im Falle von Arbeitern durch Abzeichnung der
Urlaubsanträge ist dieser genehmigt.
Der Vorgesetzte hat sich davon zu überzeugen, dass eine geeignete Vertretungsregelung
getroffen wurde und der Mitarbeiter noch genügend Urlaubsanspruch hat. Vor Genehmigung
eines Urlaubes hat der Mitarbeiter seinen Urlaub mit seiner Urlaubsvertretung abzustimmen
bzw. ist die Vertretung einzuschulen. Der Mitarbeiter ist angehalten, seinen Urlaubsanspruch
bis zum Ende des Urlaubsjahres zu verbrauchen. Urlaubsvorgriffe durch den Mitarbeiter sind
nur in Ausnahmen erlaubt. Wird der Urlaub nicht innerhalb von zwei Jahren ab dem Ende des
Urlaubsjahres, in welchem er entstanden ist, konsumiert, so verfällt er – AT (§ 4 Abs. 5 UrlG).
Während eines aufrechten Dienstverhältnis ist eine Ablöse des Urlaubsanspruches gegen
Bezahlung untersagt – AT (§ 7 UrlG).
Ersatzweise zu dieser Regelung gelten die lokalen gesetzlichen Bestimmungen.
1.7.1.3. Krankenstände
Jeder Krankenstand ist dem Vorgesetzten unverzüglich zu melden. In Österreich ist ab dem
vierten Krankenstandtag, außerhalb Österreichs ab dem dritten Krankenstandtag vom
Mitarbeiter eine ärztliche Bestätigung vorzulegen und an die Payroll-Abteilung sowie dem
Vorgesetzten weiterzuleiten. Auf Verlangen des Vorgesetzten muss ab dem ersten
Krankenstandtag eine ärztliche Bestätigung vorgelegt werden.

HR
Bei Krankenständen von Arbeitern in den ersten 14 Tagen nach Dienstantritt ist sofort die
Payroll-Abteilung zu verständigen (Sperrung der Lohnüberweisung).
Ersatzweise zu dieser Regelung gelten die lokalen gesetzlichen Bestimmungen.
1.7.1.4. Pflegeurlaub (gültig für Österreich)

Das Ausmaß für den Pflegeurlaub beträgt fünf Arbeitstage pro Arbeitsjahr (gerechnet ab
Eintrittsdatum).
Die erste Woche wird unter folgenden Voraussetzungen gewährt:
Pflegefreistellung
Pflege naher Angehöriger die im gemeinsamen Haushalt leben (Ehepartner/innen,
Lebensgefährt/innen, leibliche Kinder des Partners, Eltern und Großeltern) sowie die eigenen
Kinder und Enkelkinder auch wenn sie nicht im gemeinsamen Haushalt leben.
Betreuungsfreistellung
Betreuung von Kindern (Kinder des Partners im gemeinsamen Haushalt, eigene Kinder auch
wenn sie nicht im gemeinsamen Haushalt leben), weil die ständige Betreuungsperson
ausgefallen ist.
Begleitungsfreistellung
Begleitung von Kindern unter 10 Jahren (Kinder des Partners im gemeinsamen Haushalt,
eigene Kinder auch wenn sie nicht im gemeinsamen Haushalt leben) zum stationären
Krankenhausaufenthalt.
Die zweite Woche wird unter diesen Voraussetzungen gewährt:

Wurde der Anspruch auf die erste Woche Pflegefreistellung bereits ausgeschöpft, besteht für
die Pflege eines neuerlich erkrankten Kindes, welches das zwölfte Lebensjahr noch nicht
vollendet hat eine weitere Woche Pflegefreistellung zur Verfügung.
Bei Inanspruchnahme von Pflegeurlaub muss eine ärztliche Bestätigung in der Payroll-
Abteilung abgegeben werden. Im Intranet wird eine gebührenfreie Bestätigung vom Dienstgeber
zur Verfügung gestellt: Formular im Intranet „Pflegefreistellung“.
1.7.1.5. Sonderurlaub – bezahlte Freizeit (gültig für Österreich)

Die Anspruchsvoraussetzungen für Sonderurlaub sind im Angestelltengesetz § 12
Entgeltfortzahlung bei Dienstverhinderung geregelt. Es wird für berücksichtigungswürdige
Gründe Sonderurlaub (bei Entgeltfortzahlung) gewährt.

HR
Bei Angestellten gilt (nach KV):
Eigene Eheschließung 3 Arbeitstage
Teilnahme an der Eheschließung der Kinder und Geschwister 1 Arbeitstag
Tod der Ehegattin/des Ehegatten bzw.
Lebensgefährtin/Lebensgefährten bzw. der eingetragenen 2 Arbeitstage
Partnerin/des eingetragenen Partners und der eigenen Kinder
Geburt eines Kindes (Niederkunft der Ehegattin, der
1 Arbeitstag
Lebensgefährtin, der eingetragenen Partnerin)
Tod der Eltern oder Schwiegereltern 1 Arbeitstag
Teilnahme an der Beerdigung von Ehegatte, Lebensgefährte,
eingetragener Partner, eigener Kinder, Eltern, Schwiegereltern, 1 Arbeitstag
Geschwister und Großeltern
Hochzeit der Kinder 1 Arbeitstag
Bei Wohnungswechsel, wenn kein eigener Hausstand besteht
2 Arbeitstage innerhalb eines
oder der Wohnungswechsel zur Gründung eines eigenen
Kalenderjahres
Hausstandes führt, die notwendige Zeit, jedoch höchstens
Für die mündliche und die schriftliche Lehrabschlussprüfung Jeweils 1 Arbeitstag
Bei Arbeitern gilt (nach KV):

Eigene Eheschließung oder Eintragung im Sinne EPG
3 Werktage
(eingetragene Partnerschaft-Gesetz)
Teilnahme an der Eheschließung der Kinder, Eltern,
1 Werktag
Schwiegereltern und Geschwister
Tod der Ehegattin/des Ehegatten bzw.
Lebensgefährtin/Lebensgefährten bzw. der eingetragenen 2 Werktage
Partnerin/des eingetragenen Partners und der eigenen Kinder
Geburt eines Kindes (Niederkunft der Ehegattin, der
1 Werktag
Lebensgefährtin, der eingetragenen Partnerin)
Tod der Eltern oder Schwiegereltern 1 Arbeitstag
Teilnahme an der Beerdigung von Ehegatte, Lebensgefährte,
eingetragener Partner, eigener Kinder, Eltern, Schwiegereltern, 1 Arbeitstag
Geschwister und Großeltern
Hochzeit der Kinder 1 Arbeitstag
Bei Wohnungswechsel, wenn ein eigener Hausstand besteht,
2 Werktage
die notwendige Zeit, jedoch höchstens
Der Sonderurlaub ist anlassgebunden, d.h. er muss unmittelbar mit dem betreffenden Ereignis
verbraucht werden. Der Sonderurlaub muss vom Vorgesetzten bewilligt werden. Hierzu ist
ebenfalls ein Fehlzeitenantrag zu stellen.
1.7.1.6. Mutterschutz und Karenz (gültig für Österreich)

Jede Schwangerschaft ist, mit Bestätigung des Arztes und voraussichtlichem Geburtstermin,
unverzüglich dem Vorgesetzten zu melden. Acht Wochen vor und nach der Geburt erhält die
Mitarbeiterin bei absolutem Beschäftigungsverbot Wochengeld (Auszahlung durch ÖGK). Für

HR
die Berechnung des Bezuges benötigt die ÖGK eine Arbeits- und Entgeltbestätigung. Diese
Bestätigung wird von der Payroll-Abteilung elektronisch an die ÖGK übermittelt.
Die Dienstnehmerin muss den Dienstgeber bis spätestens zum Ende des
Beschäftigungsverbotes über Beginn und Dauer der Karenz informieren. Die Dauer der Karenz
muss zumindest drei Monate betragen. Die Dienstnehmerin hat umgehend eine Kopie der
Geburtsurkunde an die Payroll-Abteilung zu übermitteln und schriftlich bekannt zu geben, ob
und wie lange sie den Karenzurlaub in Anspruch nimmt.
1.7.1.7. Präsenz- und Zivildienst (gültig für Österreich)

Bei Einberufungen zum Präsenz- oder Zivildienst bzw. zu Truppenübungen hat der
Dienstnehmer unverzüglich seinen Vorgesetzten zu informieren und eine Kopie des
Einberufungsbefehles an die Payroll-Abteilung zu übermitteln. Während der Ableistung solcher
Dienste ruht der Entgeltanspruch. Sämtliche Meldungen sind mitsamt den entsprechenden
Formularen an die Payroll-Abteilung weiterzuleiten.
1.7.1.8. Altersteilzeit (gültig für Österreich)

Die Altersteilzeit wird im Bedarfsfall zwischen dem operativen Management und dem Mitarbeiter
vereinbart und bewilligt. Nachdem diese Vereinbarung getroffen wurde, ist die Payroll-Abteilung
zu informieren, welche die entsprechenden Unterlagen (Vertrag für die Altersteilzeit und der
Erstantrag für das Arbeitsmarktservice) erstellt.
1.7.1.9. Sonstige Abwesenheiten

Sonstige Abwesenheiten (z.B. Pflegeurlaub, Sonderurlaub, Mutterschutz, Karenz, Präsenz -
oder Zivildienst etc.) werden im Rahmen der jeweiligen länderbezogenen gesetzlichen
Bestimmungen gewährt.
Die jeweilige Abwesenheit ist, inklusive aller notwendigen und zugehörigen Dokumente,
ehestmöglich dem Vorgesetzten mitzuteilen, von diesem zu bewilligen und an die lokale
HR/Payroll zu übermitteln.
1.7.2. Personaländerungen
Lohn- und Gehaltsanpassungen sowie Prämien, Firmenübertritte, Abteilungswechsel und
Positionsänderungen sind auf dem Formular im Intranet „Personaländerungsauftrag“
anzuführen und zu dokumentieren. Dieser Antrag ist unterfertigt an die Payroll-Abteilung der
AQG zu übermitteln.

HR
1.7.3. Bestellung zu „Bestimmten Funktionen“
Sequrity und die HR-Abteilung bearbeiten dieses Thema gemeinsam. Lead Part ist Sequrity
und beide Seiten folgen dem Ablauf der „Checkliste bestimmte Funktionen“. Die weitere
Vorgehensweise ist in der „AA305 Handbuch Arbeitssicherheit“ geregelt.
Die Funktionen sind wie folgend:

◼ Sicherheitsfachkräfte §73 ASchG*
◼ Sicherheitsvertrauenspersonen §10 ASchG*
◼ Ersthelfer §26 ASchG*
◼ Brandschutzbeauftragte §25 ASchG*
◼ Lehrlingsausbilder mit Ausbilderprüfung *
◼ Verantwortliche Beauftrage gem. §9 VStG*
◼ Verantwortliche Beauftrage gem. §9 VStG/§ 23*
◼ Verantwortliche Beauftrage gem. §9 VStG/§ 28 *
◼ Verantwortliche Beauftrage gem. §9 VStG/§ 24 LSD-BG *
◼ Gefahrgutbeauftragte gem. §11 Abs. 1 GGBG*
◼ Brandschutzwarte
◼ Abfallbeauftragter §11 AWG
◼ Abfallbeauftragter Stv. §11 AWG
◼ GDP Beauftragte
◼ ADR Berechtigte
◼ ASchG §3 (Abs. 6) Verantwortliche
◼ Datenschutzbeauftragte
◼ Datenschutzkoordination
◼ IATA – CBTA Mod D (früher Kategorie PK4)
◼ IATA – CBTA Mod F (früher Kategorie PK6)
◼ Luftsicherheitsbeauftragter gem. DVO (EU) 2015/1998
◼ QSUVNL
◼ Stockwerksbeauftragte
(* Die Bestellung zu einer dieser Funktionen erfüllt das Kriterium Nr. 6 lt. KV „Bestellung zu best.
Funktionen“.)
ACHTUNG:
Nur jene Mitarbeiter/innen, welche auf der Liste offiziell gelistet sowie am Aushang genannt
sind, erfüllen dieses Kriterium laut Kollektivvertrag.
1.7.4. Arbeitsunfälle
Um einen Arbeitsunfall handelt es sich, wenn z.B.:

HR
◼ der Unfall im Zuge einer beruflichen Tätigkeit erfolgte,
◼ der Unfall sich auf einem mit der Beschäftigung zusammenhängenden Weg von der
Wohnung zur oder von der Arbeitsstätte zur Wohnung des Beschäftigten ereignete,
◼ ein Unfall, der sich beim Besuch beruflicher Schulungs- bzw. Fortbildungskurse
ereignete, soweit dieser Besuch geeignet war, das berufliche Fortkommen des
Beschäftigten zu fördern.
Meldepflichten des Arbeitnehmers

Arbeitnehmer haben:
◼ jeden Arbeitsunfall,
◼ jedes Ereignis, das beinahe zu einem Unfall geführt hätte und
◼ jede von ihnen festgestellte ernste und unmittelbare Gefahr für Sicherheit oder
Gesundheit, unverzüglich den zuständigen Vorgesetzten oder der Payroll-Abteilung zu
melden.
Unfallmeldung – gültig für Österreich und Deutschland

Jeder Arbeitsunfall muss unverzüglich dem Vorgesetzten und an die Payroll-Abteilung gemeldet
werden. Arbeitsunfälle, bei denen eine unfallversicherte Person getötet oder mehr als drei Tage
völlig oder teilweise arbeitsunfähig geworden ist, müssen per Unfallmeldung innerhalb von fünf
Tagen an die AUVA (Österreich) bzw. an die deutsche Berufs-genossenschaft (Deutschland)
gemeldet werden.

Dieses vorgegebene Dokument finden Sie im Internet auf der Homepage http://www.auva.at.
Eine Kopie dieser Unfallmeldung schicken Sie bitte an die Payroll-Abteilung der AQG.
Gültig für Deutschland:
Die Meldung an die deutsche Berufsgenossenschaft übernimmt die Payroll-Abteilung der AQG.
Bitte setzen Sie sich mit dem zuständigen Payroll Specialist in Verbindung.
Anschließend erfolgt durch die Payroll-Abteilung die Kommunikation an Sequrity, das

Arbeitsinspektorat, den zuständigen Arbeitsmediziner und die Insurance-Abteilung.
1.7.5. Beantragung einer Bildschirmarbeitsplatzbrille (BAP-Brille)

Grundsatz: Als ein Bildschirmarbeitsplatz nach §1 BildschirmarbeitsplatzVO gilt wenn:
der/die ArbeitnehmerIn mehr als 2 Stunden der Tagesarbeitszeit mit Bildschirmarbeit
beschäftigt ist.

HR
Gemäß §10 BildschirmarbeitsplatzVO ist nach 50 Minuten durchgehend eine Pause oder ein
Tätigkeitswechsel von mindestens 10 Minuten vorgeschrieben.
Bitte beachten Sie, dass Kosten nur für BAP-Brillen übernommen werden (nicht für andere
Sehbehelfe) und dass diese am Arbeitsplatz bleiben muss. Bitte klären Sie im Vorfeld mit der
HR-Abteilung ab, wenn Sie Beschwerden haben und eine BAP-Brille beantragen möchten.
1.7.5.1. Ärztliche Untersuchung

Bei Vorliegen von Bildschirmarbeit, kann vor Aufnahme der Tätigkeit sowie anschließend in
Abständen von drei Jahren bzw. bei Auftreten von Sehbeschwerden, die auf Bildschirmarbeit
zurückgeführt werden können eine angemessene Untersuchung der Augen und des
Sehvermögens (Überprüfungen der Sehschärfe und Untersuchung des sonstigen
Sehvermögens) in Anspruch genommen werden. Diese Untersuchung kann durchgeführt
werden von:
◼ Facharzt für Augenheilkunde und Optometrie

◼ Facharzt für Arbeits- und Betriebsmedizin
◼ einer Person, die zur selbständigen Ausübung des ärztlichen Berufes im Sinne des
Ärztegesetzes 1984, BGBI. Nr. 373, berechtigt ist und eine anerkannte
arbeitsmedizinische Ausbildung absolviert hat
◼ einer Person, die die Meisterprüfung im Augenoptikerhandwerk (§ 120 GewO 1994)
erfolgreich abgelegt hat (zwecks Durchführung der Überprüfung der Sehschärfe)
Die Kosten für o.g. Untersuchungen werden vom Arbeitgeber getragen. Des Weiteren
ermöglicht der Arbeitgeber eine augenfachärztliche Untersuchung, wenn sich diese auf Grund
von o.g. Untersuchungen als erforderlich erweist.
Anforderungen an die BAP-Brille:
◼ Eine korrekte Abstimmung auf die Arbeitsdistanz zum Bildschirm und zu den Belegen
◼ Eine korrekte Abstimmung auf die physiologischen Gegebenheiten und pathologischen
Befunde des Arbeitsnehmers
◼ Die Gläser müssen entspiegelt, dürfen aber nicht getönt sein
◼ Hinsichtlich der Brillenglasqualität sind unter Berücksichtigung der
Bildschirmverordnung zu verwenden:
◼ Einstärkengläser für die Arbeitsdistanz zum Bildschirm
◼ Mehrstärkengläser, entweder hohe Bifokalgläser für die Arbeitsdistanz zum
Bildschirm und Beleg oder Trifokal- oder Multifokalgläser mit besonders breitem
Korridor für die Arbeitsdistanz zum Bildschirm

HR
Ergibt die augenärztliche Untersuchung, dass der Arbeitnehmer bei der Bildschirmarbeit mit
einer normalen Brille das Auslangen findet, besteht kein Anspruch auf eine BAP-Brille.
1.7.5.2. Kosten für eine Bildschirmbrille

Die Kosten für Sehhilfen, die ausschließlich durch den notwendigen Schutz bei Bildschirmarbeit
entstehen, werden vom Arbeitgeber getragen, sofern nicht die Träger der Sozialversicherung
diese übernehmen. Der Arbeitgeber kommt jedoch nicht für eine bessere Ausstattung, Qualität
oder Ästhetik der Brille auf, denn diese findet im Arbeitsschutz keine Deckung. Zur Vermeidung
von Missverständnissen ist deshalb ein Kostenvoranschlag mit genauer Auflistung der Kosten
an die HR-Abteilung zu übermitteln. Nach deren Freigabe wird eine detaillierte Rechnung auf
den jeweiligen Firmenwortlaut ausgestellt. Diese wird gemeinsam mit dem fachärztlichen
Verordnungsschein in der HR-Abteilung abgegeben. Die HR-Abteilung kümmert sich danach
um die Überweisung der Rechnung.
Dem Arbeitnehmer steht zwar die Möglichkeit offen, sich eine gefälligere Ausfertigung der
Bildschirmarbeitsbrille zu beschaffen, jedoch muss er für deren Zusatzkosten selbst
aufkommen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, für die finanziellen Kosten der ästhetischen
Ansprüche seiner Arbeitnehmer aufzukommen. Der Kostenersatz beschränkt sich auf die
notwendigen medizinischen Anforderungen der Bildschirmbrille. Es werden keine
höherbrechenden Gläser ersetzt.
1.7.6. Beantragung Sicherheitsschuhe (für orthopädische Einlagen geeignet)

Wenn Sicherheitsschuhe aufgrund der vorkommenden Gefahren am jeweiligen Arbeitsplatz
gesetzlich vorgeschrieben sind, werden diese vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.
Jedoch besteht nicht bei allen gestellten Sicherheitsschuhen die Möglichkeit orthopädische
Einlagen einzusetzen ohne den gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsgrad zu verlieren. In
diesem Fall kann es nötig sein, dass spezielle zertifizierte Schuhe bestellt werden müssen,
welche mit orthopädischen Einlagen versehen werden können.
Information darüber, ob Ihre Sicherheitsschuhe geeignet sind oder ob neue, spezielle Schuhe
bestellt werden müssen, erhalten Sie bei Ihrem Vorgesetzten.
Die dadurch entstehenden Mehrkosten bei Bestellung dieser Sicherheitsschuhe werden unter
Vorlage einer orthopädischen Bestätigung gänzlich vom Arbeitgeber übernommen. Die
Auswahl, welche qualifizierten Sicherheitsschuhe bestellt werden obliegt dem Arbeitgeber.
Ablauf
◼ Vorlage einer entsprechenden Verordnung für Einlagen eines Orthopäden
◼ Übermittlung dieser ärztlichen Bestätigung an die HR-Abteilung der AQG

HR
◼ Bestellung und Ausfolgung der jeweiligen Sicherheitsschuhe durch den Arbeitgeber
1.7.7. Invalidität
Bescheide vom Bundessozialamt über die Einstufung als begünstigter Behinderter sind
unverzüglich dem Dienstgeber vorzulegen.
1.7.8. Invalidität und/oder sonstige Einschränkungen (ausgenommen Österreich)

Bescheide über die Einstufung als Behinderter bzw. sonstige Einschränkungen sind dem
Country Manager / Managing Director und dem lokalen HR-Verantwortlichen unverzüglich
vorzulegen bzw. schriftlich mitzuteilen.
1.7.9. E-Mail-Adressen zur Meldung von Missständen / Diskriminierung / Beschwerden

Zur Meldung von Missständen hinsichtlich sicherheitstechnischer und gesundheits-
gefährdender Aspekte sowie von Diskriminierung, Ungleichbehandlung oder sexueller
Belästigung haben wir E-Mail-Adressen eingerichtet, die eine unkomplizierte und vertrauliche
Berichterstattung ermöglichen.
Vorfälle, Gefahrensituationen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich Arbeitssicherheit und

Gesundheitsgefährdung sind in Form einer kurzen Beschreibung des Sachverhalts über die E-
Mail-Adresse: sicherheit-gesundheit@quehenberger.com oder safety-
healthy@quehenberger.com zu melden. (detaillierte Beschreibung im „P306 Sicherheit und
Gesundheit bei der Arbeit“).
Die ehemalige Mail-Adresse hr_vertraulich@quehenberger.com zur Meldung von Vorfällen von

Diskriminierung, Ungleichbehandlung oder sexueller Belästigung, wurde 2022 durch eine
externe Plattform abgelöst, über welche solche Vorfälle nun anonym gemeldet werden können.
Alle Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt GRUNDPRINZIPIEN
VERANTWORTUNGSVOLLER PERSONALPOLITIK sowie in AA302 Ethik- und Compliance
Richtlinie.
Jeder Mitarbeiter hat darüber hinaus die Möglichkeit, Beschwerden oder Klagen über
Maßnahmen, die vom Arbeitgeber in Bezug auf ihn ergriffen oder in Erwägung gezogen werden
in schriftlicher Form an die E-Mail-Adresse human.resources@quehenberger.com zu richten.
Alle Fälle werden genau geprüft, die involvierten Parteien angehört und anschließend individuell
Maßnahmen oder Sanktionen ergriffen.
1.8. Personalentwicklung
1.8.1. Mitarbeitergespräche
Alle Details zum Mitarbeitergespräch finden Sie im „Leitfaden für Mitarbeitergespräche“.
Zusätzlich steht ein Q eLearning Kurs zum Thema zur Verfügung.

HR
1.8.2. Driver Interviews
Driver Interviews geben unseren LKW-Fahrern die Möglichkeit eines Gesprächs mit einer
neutralen Stelle. Bei diesen Interviews können offene Themen geklärt und
Verbesserungspotentiale (Tätigkeit und Arbeitsbedingungen, Arbeitsklima, Vorgesetzter, etc.)
identifiziert werden. Ziel dieser Interviews ist, die Mitarbeiterzufriedenheit zu stärken, unsere
Verbesserungspotentiale zu erkennen und Austritten entgegen zu wirken. Zudem ermöglichen
sie es uns, unsere Qualität als Arbeitgeber durch wertvolles Feedback als Basis für die
„rechtzeitige“ Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen zu steigern und unser
Arbeitgeberimage durch aktives Zuhören bei all unseren Berufsgruppen weiter zu verbessern.
Im Detail gestaltet sich das Driver Interview wie u.a.:
1.8.3. Talent Talks

Um eine individuelle, strukturierte und effektive Personalentwicklung zu ermöglichen, bietet das
Unternehmen seinen Mitarbeitern und Führungskräften die Möglichkeit - zusätzlich zum
jährlichen Mitarbeitergespräch bzw. Entwicklungsgespräch (AT) - Talent Talks mit HR zu führen.
Ziel ist, die individuelle Mitarbeiterförderung anhand fachlicher und persönlicher Entwicklung
und Weiterbildung sowie die Entwicklung ungenutzter Kompetenzen vermehrt in den Fokus
rücken und gemeinsam einen Entwicklungs- bzw. einen Karriereplan zu vereinbaren.
Mitarbeiter und Unternehmen profitieren dabei gleichermaßen.
Warum? Ziel ist eine effektive Mitarbeiter- bzw. Führungskräfteentwicklung

langf ristig und berufsbegleitend, mit internen und externen Coaches, auch bereichsübergreifende
Maßnahmen möglich

HR
Was? Es handelt sich um ein vertrauliches Personalgespräch zur Vereinbarung
konkreter Entwicklungsziele
individuell gef ührt: Mitarbeiter, Führungskraft und HR; Mitarbeiter und Führungskraft in
Abstimmung mit HR; Mitarbeiter und HR in Abstimmung mit der Führungskraft
Wer? Für alle Mitarbeiter und Führungskräfte

Mitarbeiterperspektiven schaffen, Mitarbeiter und Führungskräfte in der eigenen f achlichen und
persönlichen Weiterentwicklung unterstützen
Wie? Online oder persönlich

Je nach Bedarf und wie es die Situation verlangt, kann das Gespräch persönlich, gern aber auch
in einem Onlinetermin (MS Teams o.ä.) wahrgenommen werden.
Vorteile für die Mitarbeiter:
◼ langfristige Perspektiven
◼ Raum für Selbstverwirklichung durch mögliche Übernahme neuer Aufgaben und ein
daraus resultierendes erhöhtes Einkommen
◼ Sicherung des eigenen Arbeitsplatzes durch steigende Qualifikationen
◼ Stärken ausbauen, Schwächen erkennen und richtig einsetzen
◼ Wertschätzung durch das Unternehmen und damit bessere Identifikation
Vorteile für das Unternehmen:
◼ Aufrechterhaltung und Vertiefung fachlicher und sozialer Hard- und Soft Skills der
Mitarbeiter
◼ Sicherung des Fach- und Führungskräftebestands durch frühzeitiges Erkennen der
Potenziale
◼ Erkennen von Defiziten, um rechtzeitig gegenzusteuern und zu unterstützen
◼ Stärken ausbauen, Schwächen erkennen und richtig einsetzen
◼ Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sowie -bindung
◼ Ausrichtung des Unternehmens auf zukünftige Herausforderungen und Aufgaben
◼ Verbesserung der Wirtschaftlichkeit sowie Effektivität des Unternehmens
Der Ablauf gestaltet sich wie u.a.:

HR
Talent Talks finden nicht im Rahmen des jährlichen Mitarbeiter bzw. Entwicklungsgespräches
(AT) statt.
Die Ziele und Maßnahmen, die zur Realisierung der Ziele notwendig sind, werden in einem
individuellen Karriereplan (siehe im Intranet Q Career Plan) schriftlich zusammengefasst:
◼ Fachliche und persönliche Entwicklungsziele formulieren

aktuelle und Zielposition definieren; Maßnahmen und Ziele sollen motivierend sein sowie den
persönlichen und unternehmerischen Wertvorstellungen entsprechen
◼ Notwendige Kompetenzen und Qualifikationen festlegen
interne Kompetenzanalyse, mögliche externe Zertifizierungen erläutern etc.
◼ Maßnahmen definieren
Schulungsantrag, Nominierung Trainingsprogramm etc.
◼ Entwicklungsfortschritt in einer Roadmap priorisieren
Timeline zu den einzelnen Maßnahmen bzw. Zielen vereinbaren
◼ Erfolg messen
Follow-Up Termin. Wirksamkeitsprüfung
Die Befüllung des Q Career Plan kann entweder durch die Führungskraft erfolgen oder durch
HR bzw. ergänzt HR die notwendigen Details und übermittelt die finale Version zur Zeichnung
durch den Mitarbeiter an die Führungskraft. Im Anschluss erfolgt eine Ablage des Q Career Plan

HR
im Personalakt sowie eine laufende Weiterverfolgung der Maßnahmen sowie nach deren
Abschluss eine Wirksamkeitsprüfung.
1.8.4. eLearning
Unsere eLearning-Plattform ist unter der Adresse https://elearning.quehenberger.com
erreichbar.
Auf dieser Plattform sind speziell für Quehenberger erstellte Kurse, aber auch Standardkurse
von Spedifort. Zudem gibt es zwei „Lehrgänge“. Einmal den Q Direct-Kurs für Quereinsteiger
und einen Kurs für die Teilnehmer des Young Generation Programs.
Das System bietet Möglichkeiten, wie etwa Coaching oder Reporting-Funktionen. Es gibt auch
Tutorials über die richtige Handhabung der Plattform.
Die Erstanmeldung zur eLearning-Plattform erfolgt durch die HR-Abteilung.
1.8.5. Schulungsplan
Durch die Mitarbeiterbefragungen, die Auswertungen der Feedbackbögen aus den Trainings
der vergangenen Leistungsperiode sowie die Befragung der Führungskräfte über die
Umsetzung der Trainingsinhalte und den Grad der Anwendbarkeit im Arbeitsprozess
(Transformation), ergibt sich der Schulungsbedarf im Unternehmen.
Ein Entwurf dazu wird im 4. Quartal für das Folgejahr mit dem CEO und COO abgestimmt. Der
Schulungsplan orientiert sich an den strategischen Unternehmenszielen.
Die Entscheidung über die Schulungsmaßnahmen wird in weiterer Folge zwischen Mitarbeiter
und Vorgesetzten im Zuge des Mitarbeitergespräches festgelegt.
Spätestens im 2. Quartal wird der Schulungsplan um den Schulungsbedarf, der in den

Mitarbeitergesprächen erhoben wurde, ergänzt.
Laufend wird der Schulungsplan zudem durch die Informationen der „Checkliste für neue
gewerbliche/kaufmännische Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis“ aktualisiert.
Eine Gesamtaufstellung aller Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen muss immer beim (lokalen)
HR-Verantwortlichen aufliegen.
Der aktuelle Schulungsplan ist im Intranet auf der linken Seite unter Schulungen zu finden.

HR
1.8.6. Schulungsadministration
1.8.6.1. Zeitbuchung für Schulungen

In Österreich und Deutschland via myHCM in der Kachel „Meine Abwesenheitsanträge –
Abwesenheitsanträge anlegen“ die entsprechende Abwesenheitsart einzutragen. Zu
unterscheiden ist zwischen „Seminar/Kurs/Lehrgang“ und „Seminar/Kurs/Lehrgang ½ Tag“. Der
Abwesenheitsantrag wird durch das System automatisch zur Genehmigung an den
Vorgesetzten und an die Payroll-Abteilung weitergeleitet.
In allen anderen Ländern sind die Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen ausnahmslos mit dem
Country Manager / Managing Director abzustimmen und können erst nach Freigabe in Anspruch
genommen werden.
1.8.6.2. Erstellen eines Schulungsantrags

HR
Für alle Schulungen und Trainings, bei denen externe Kosten anfallen, muss ein
Schulungsantrag erstellt werden.
Anhand des Formulars im Intranet „Schulungsantrag“ werden alle Details zur Schulung
eingetragen. Dieser Antrag wird vom Mitarbeiter und dem Vorgesetzten unterschrieben und an
die HR-Abteilung weitergeleitet.
Sobald der Schulungsantrag genehmigt ist, kann die finale Buchung der Schulung etc.
vorgenommen werden.
Der gezeichnete und genehmigte Schulungsantrag wird im Personalakt archiviert.
Ausgenommen von dieser Regelung sind in der Quehenberger Freight diverse Fahrertrainings
(Verlängerungen C95, ADR etc.). An Stelle eines Schulungsantrags wird hier direkt die
Rückzahlungsvereinbarung vom Fleet Manager an Payroll übermittelt, welche diese in SAP
hinterlegt.
1.8.6.3. Förderungen und Rückzahlungsvereinbarung

Die HR-Abteilung der AQG prüft die Fördermöglichkeit der Schulung und ob Bedingungen für
eine Rückzahlungsvereinbarung gegeben sind. (Deshalb Info an die HR-Abteilung der AQG für
alle Länder)

Übersteigen die Kosten für eine Schulungsmaßnahme € 500,00 pro Person, ist die Freigabe
durch den CEO/COO erforderlich und es wird gegebenenfalls eine Rückzahlungsvereinbarung
über zwei Jahre erstellt. Bei Schulungen, die mehr als € 1.500,00 kosten, beträgt der
Rückzahlungszeitraum drei Jahre, und es ist die Freigabe durch den CEO/COO erforderlich.
Wenn die Schulung zur Durchführung der beruflichen Aufgaben notwendig ist oder angeordnet
wurde, dann wird keine Rückzahlungsvereinbarung getroffen. Bei Abschluss einer
Rückzahlungsvereinbarung wird diese, nach Zeichnung, von HR Development an den
jeweiligen Payroll Specialist zur Ablage im Personalakt sowie zur Hinterlegung der Information
in SAP weitergeleitet.
Gültig für Fahrer:

Absolvieren Fahrer Schulungen (C95, ADR, etc.), erfolgt eine Information an die HR-Abteilung.
Diese erstellt eine Rückzahlungsvereinbarung und die unterschriebene Vereinbarung wird an
den Payroll Specialist übermittelt, sodass die Informationen in SAP hinterlegt werden können.
Werden für einen Fahrer die Kosten für die Fahrerkarte übernommen, so erfolgt eine
Information an den Payroll Specialist zur Hinterlegung der Info in SAP. Bei vorzeitigem Austritt

HR
werden die anteiligen Kosten gemäß Kollektivvertrag in Abzug gebracht. Eine
Rückzahlungsvereinbarung ist hier nicht notwendig.
1.8.6.4. Teilnehmerliste für sicherheitstechnische Schulungen/Unterweisungen

Bei sicherheitstechnischen Schulungen/Unterweisungen jeglicher Art müssen alle Teilnehmer
den „Schulungs- / Trainings- / Unterweisungsnachweis“ (Formular im Intranet) unterschreiben.
Die original unterfertigte Liste ist in den jeweiligen Niederlassungen / Abteilungen zu
evidenzieren. Sicherheitsunterweisungen sind im Evaluierungsordner abzulegen.
1.8.6.5. Interne Seminarbeurteilung für Personalentwicklungsmaßnahmen

Nach der Schulung/dem Training erhalten alle Teilnehmer in Q eLearning eine
Seminarbeurteilung zugewiesen. Die Aufforderung die Seminarbeurteilung auszufüllen, erfolgt
automatisch per E-Mail. Die Beurteilungen werden von der HR-Abteilung ausgewertet und
gegebenenfalls Maßnahmen getroffen, welche in den „P502 Korrektur und Verbesserung“
münden. Wenn ein Teilnehmer keinen Q eLearning Zugang hat, erhält er die
Seminarbeurteilung als Word-Datei per E-Mail.
1.8.6.6. Teilnahmebestätigungen / Zertifikate

Nach allen Schulungen erhalten die Teilnehmer eine Teilnahmebestätigung bzw. ein Zertifikat.
Nimmt der Mitarbeiter an einer externen Veranstaltung teil, übermittelt er der Payroll-
Abteilung/dem lokalen HR-Verantwortlichen eine Kopie der Teilnahmebestätigung. Dort wird die
Teilnahmebestätigung im Personalakt archiviert.
1.8.6.7. Weiterverrechnung von Trainings

Bei Trainings, die grundsätzlich Mitarbeitern aller Legal Entities der AQG zugänglich sind (z.B.
Young Professional Program, Leadership Program), erfolgt eine Weiterverrechnung der Kosten
über die Umlagen.
Bei Trainings, die zentral organisiert werden, aber z.B. aufgrund der Sprache oder
Anwendbarkeit nur einzelnen Ländern und Abteilungen zugänglich sind (z.B. Young Generation
Program, Telesales Negotiations Training etc.), erfolgt eine Belastung der anteiligen Kosten
(ggf. abzüglich Förderung) an die Töchter.
Bei Trainings, die in bzw. von den Niederlassungen organisiert werden, erfolgt die
Rechnungsausstellung auf die jeweilige Legal Entity und eine Belastung der Kosten auf die
jeweilige Kostenstelle.
1.8.7. Zeiterfassung bei Seminarbesuchen

Für Schulungsveranstaltungen muss in myHCM ein Abwesenheitsantrag „Seminar“ gestellt
werden. Ganztägige Schulungsmaßnahmen werden mit der gemäß Arbeitszeitplan hinterlegten

HR
Normalarbeitszeit bewertet. Dies gilt auch für Teilzeitkräfte. Anfahrtszeiten gelten nicht als
Arbeitszeiten.
Schulungsveranstaltungen, die weniger als acht Stunden dauern, werden bis zum tatsächlichen
Ende als Arbeitszeit gerechnet.
Arbeitszeiten vor und nach einer Schulung müssen über myHCM mit „Kommen“ und „Gehen“
gestempelt werden.
Bei Schulungen können keine Überstunden verrechnet werden. Dies gilt auch für
Schulungsveranstaltungen die an Samstagen, Sonn- oder Feiertagen stattfinden. Ausnahmen
hiervon bedürfen der Genehmigung des COO/CEO.
1.8.7.1. Wirksamkeitsprüfung
3 Monate nach jedem Training erhält der Mitarbeiter eine Aufforderung die Trainingsmaßnahm e
durch eine Wirksamkeitsprüfung zu bewerten.
Die Wirksamkeitsprüfung wird über die HR-Abteilung gesteuert. Der Mitarbeiter beantwortet die
im seitens HR übermittelten Fragen im Formular Wirksamkeitsprüfung Aus- und Weiterbildung
innerhalb der gesetzten Frist und lässt es vom Vorgesetzen unterfertigen.
Je nach Bewertung wird über eine eventuell notwendige Nachschulung oder sonstige
Maßnahme durch Vorgesetzen und HR entschieden.
1.8.7.2. Anreise zu Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen

Die Anreise zu Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen ist möglichst kostenoptimal zu
organisieren.
Die Vergütung der Anreisekosten und Aufenthaltskosten erfolgt gemäß der Regelung in der
Reiserichtlinie. Die Abrechnung erfolgt mittels Formular „Reisekostenabrechnung“. Eine
Reiseaufwandsentschädigung entfällt, sofern die Kosten der Teilnahme vom Unternehmen
getragen werden.
1.9. Wissensmanagement
Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der
Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Als Dienstleistungsunternehmen ist es unser
wichtigstes Ziel, die Dienstleistungen an unseren Kunden zu deren vollster Zufriedenheit und
konform aller Anforderungen (wie z.B. gesetzlichen, qualitätsrelevanten, prozesskonformen,
etc.) durchzuführen. Zu diesem Zweck bestimmen bzw. definieren wir das benötigte Wissen.

HR
Die Summe aller gesetzten Maßnahmen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die erforderliche
Kompetenz erwerben um somit auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder
Erfahrung, kompetent sind um etwa den Anforderungen der ISO Normen (14001, 9001 oder
45001) zu entsprechen.
Seitens Personalmanagement werden folgende Bereiche abgedeckt um ein internes

Wissensmanagement sicherzustellen:
◼ Evaluierung und Festlegung eines individuellen Anforderungsprofils je

Funktionsbeschreibung
◼ Überprüfung der Kandidaten auf Basis des erforderlichen Anforderungsprofils bei der
internen und externen Stellenbesetzung
◼ Wissensvermittlung, Entwicklung und Sicherung durch Trainingsprogramme innerhalb
eines festgelegten Prozesses
◼ Beurteilung des Mitarbeiters auf Basis der Ziele und Markenwerte sowie der Ableitung
von Schulungsmaßnahmen im Zuge des jährlichen Mitarbeitergespräches
◼ Überprüfung und Vertiefung des Wissens durch E-Learning Module (Q eLearning –
Sessions).
◼ Erhebung von möglichen Wissensdefiziten und Einleitung von geeigneten
Entwicklungsmaßnahmen
1.9.1. Anforderungsprofil
Pro Funktionsbeschreibung wird mit dem Fachbereich ein individuelles Anforderungsprofil
festgelegt und vor Veröffentlichung von Sequrity QSU freigegeben. Somit ist sichergestellt, dass
es eine klare Vorgabe gibt, über welche Basisanforderung ein Mitarbeiter verfügen muss, um
eine bestimmte Funktion zu verantworten.
1.9.2. Abfrage erforderliches Wissen im Recruitingprozess

Im Recruiting Prozess intern und extern wird sichergestellt, dass die Kandidaten über das
erforderliche Wissen verfügen, um die angestrebte Stelle zu besetzen. Zur Überprüfung dienen
alle Ausbildungsnachweise (Zeugnisse, Diplome…) sowie durchgeführte Testverfahren, welche
im Zuge des Recruiting Prozesses angewendet werden, um das Vorhandensein des Wissens
zu überprüfen. Hierfür dient der Fragebogen im Recruitingprozess, welche im Zuge des
Suchprofiles erstellt wird.
1.9.3. Trainingsprozess
Alle Trainingsmaßnahmen laufen gemäß folgendem Prozess ab:

HR
◼ Evaluierung/Genehmigung: Kandidaten melden sich zu Trainings an, oder werden vom

Vorgesetzen zu Trainingsmaßnahmen angemeldet im Zuge des Mitarbeitergespräches.
Trainings werden unter der Prämisse freigegeben, dass sie die Weiterentwicklung des
Mitarbeiter in der bestehenden bzw. zukünftigen Rolle fördern.
◼ Warm up: Teilnehmer werden 1-2 Wochen vor dem Training in das Trainingsthem a
„eingeführt“. Dazu werden kurze Lerninhalte zum Training vermittelt (Fragen, Q-
eLearning) um den Einstieg in das geplante Training zu erleichtern.
◼ Action: findet im Form von Präsenztraining, E-Learning oder WebEx statt.
◼ Feedback/Bewertung: Kandidaten geben Rückmeldung über das Erlernte. Daraus
lassen sich Anpassungen im Training ableiten, falls erforderlich
◼ After Action: Zum Vertiefen des Erlernten werden 2 Wochen bis 3 Monate nach dem
Training wichtige Inhalte wiederholt (zweite Trainingssession oder E-Learning).
◼ Wirksamkeitsprüfung/Harvest/Review: Gespräch zwischen Mitarbeiter und
Vorgesetzten, ob die erlernten Trainingsinhalte in der täglichen Arbeit angewendet
werden können (Transformation). Zudem wird durch HR einmal jährlich von den
Vorgesetzten die Entwicklung der geschulten Mitarbeiter abgefragt um etwaige
Anpassungen durchführen zu können.
1.9.4. Q-eLearning
Q-eLearning ist die E-Learning Lösung der Quehenberger Group und deckt folgende Bereiche
ab:
◼ E-Learning Trainings
◼ Warm up und After Action Sessions im Zuge des Trainingsprozesses
◼ Wiederkehrende Unterweisungen
Dabei kommen folgenden Methoden zur Anwendung:

HR
◼ Reine Präsentation mit geringer Interaktivität des Mitarbeiters (wie etwa das bloßes
Klicken zur nächsten Folie)
◼ Beantwortung von Fragen mit mehreren Antwortmöglichkeiten (mit Beurteilung des
Erfüllungsgrades, oder finalen Abschluss wenn alle Antworten richtig sind)
◼ Bestätigung des Trainings
◼ Diese Methoden können auch variiert bzw. kombiniert werden um optimale
Trainingsbedingungen gewährleisten zu können
1.9.5. Nachweis
Um alle vorliegenden, oder durch Schulungsmaßnahmen erworbenen Ausbildungen bzw.
Kompetenzen nachweisen zu können, werden diese in angemessener Form aufbewahrt. Nach
Abschluss von Trainings werden die Teilnahmebestätigungen im Personalsystem
abgespeichert, oder sind im Q-eLearning System abrufbar. Vorliegende Zertifikate, Diplome
oder Abschlüsse werden ebenfalls im Personalsystem abgespeichert.
1.9.6. Talentmanagement
Unter Talent Management verstehen wir alle personalpolitischen Maßnahmen zur
Sicherstellung der Besetzung kritischer Funktionen.
Talent Management umfasst demzufolge bereits bestehende Mitarbeiter oder zukünftige

Mitarbeiter. Bei den Mitarbeitern unterscheiden wir zwischen (bestehenden) Kompetenzen, (zu
entwickelnden) Potenzialen und (gezeigter) Performance. Personalentwicklung kann an diesen
drei Ebenen ansetzen.
Kompetenzen: Sie werden durch Lernerfahrungen erworben und sie versetzen die Mitarbeiter
in die Lage, berufliche Anforderungen erfolgreich zu meistern. Die für uns wichtigen
Kompetenzen werden für jede Funktion bestimmt und in den Funktionsbeschreibun gen
beschrieben
Potenziale: Darunter versteht man alle noch ungenutzten Fähigkeiten und Talente eines
Mitarbeiters und könnten unter anderem durch das Mitarbeitergespräch heraufgearbeitet
werden, aber auch durch Testverfahren bei Stellenbesetzungen
Performance: Performance zeigt somit das Leistungsverhalten einer Person und ist Grundlage
für die Leistungsbeurteilung.
1.9.7. Bewusstsein
Unsere Mitarbeiter sind sich der Unternehmenspolitik, der Unternehmensziele, des Beitrags zur
Wirksamkeit des Managementsystems und den Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen
in vollem Umfang bewusst und handeln danach.

HR
Neue Mitarbeiter:
Neue Mitarbeiter erlangen Wissen betreffend der oben genannten Aspekte über ihren
Vorgesetzten bzw. durch die Begleitperson während der Einschulungsphase. Wissen zur
Unternehmenspolitik eignen Sie sich durch den eLearningkurs „Unternehmenspolitik“ an, den
jeder Mitarbeiter innerhalb der ersten zwei Monate ab Arbeitsbeginn absolvieren muss. Im
anschließenden Wissenstest wird das Verständnis überprüft. Zudem wird die
„Unternehmenspolitik“ im Zuge des Check-In Days thematisiert.
Wiederkehrende Bewusstmachung:
Unsere Unternehmenspolitik ist durch die Bekanntmachung im Intranet jedem Mitarbeiter frei
zugänglich. Des Weiteren besteht die Vorgabe, die Unternehmenspolitik in einem der Jour Fixe
(1/4 jährlich) wiederkehrend ins Bewusstsein zu bringen.
Bei bestehenden Mitarbeitern wird ebenfalls mittels eLearning-Kurs das Verständnis der
Unternehmenspolitik aufgefrischt und mittels Wissenstest abgefragt.
Die relevanten Qualitätsziele werden nach Verabschiedung durch die Geschäftsleitung zum
einen in unserem Intranet zur Verfügung gestellt und sind weiters ein fixer Bestandteil der Jour
Fixe, sowie in den Mitarbeitergesprächen.
1.9.8. Zuständigkeiten und Ablaufbeschreibung Schulungen

In Österreich werden Schulungen ausschließlich in Abstimmung mit der HR-Abteilung festgelegt
und organisiert. Das garantiert, dass entsprechende Fördermaßnahmen angesucht und in
Anspruch genommen werden.
Des Weiteren stellen wir dadurch sicher, dass notwendige Fähigkeiten zur Erfüllung der
Dienstleistungsanforderungen unserer Kunden erlangt werden.
Außerhalb Österreichs werden Schulungen ausschließlich von der lokalen Geschäftsführung

freigegeben und durch den lokalen HR-Verantwortlichen organisiert und festgelegt.
Alle genannten Tätigkeiten sind qualitätsrelevant. Alle Wechselwirkungen in Bezug auf Umwelt
und Sicherheit werden bei zutreffen separat beschrieben.
Die Qualifikationsmatrix der einzelnen Mitarbeiter liegt in den Niederlassungen auf.
Schulungen im Bereich GDP / bzw. die Abläufe sind im Prozess „P445 Pharmatransporte“
separat beschrieben.

HR
1.10. Retentionmanagement
Retentionmanagement, auch Mitarbeiterbindung genannt, stärkt das Arbeitsklima, die
Zusammenarbeit und fördert das positive Arbeitgeber-Image. Daraus resultieren Maßnahmen
wie das innerbetriebliche Gesundheitsförderungsprogramm Q Active, Abteilungsfeiern/Team
Buildings sowie Mitarbeiterbefragungen.
1.10.1. Gesundheitsförderungsprogramm – Q Active

Mit unserem Gesundheitsförderungsprogramm Q Active wollen wir einen Beitrag dazu leisten,
dass unsere Mitarbeiter langfristig gesund und leistungsfähig bleiben. Pro Standort ist eine
Person als Q Active Beauftragter zu nominieren, die Aktionen koordiniert.
Alle Q Active-Aktionen tragen das folgende Logo und stehen unter dem Motto:
Achieve more together. Stay healthy. Have fun.
Folgende Aufgaben soll der Q Active Beauftragte übernehmen:

◼ Implementierung von Q Active am Standort
◼ Schnittstelle zwischen Standortleiter und der Q Active Verantwortlichen der AQG in
Straßwalchen
◼ Aktive Umsetzung von Q Active Aktionen (Aktionen können gerne aus dem Konzept
entnommen und kopiert werden, der Kreativität und Innovation sind jedoch keine
Grenzen gesetzt)
◼ Organisation und Verwaltung von Anmeldungen der Q Active Aktionen
◼ Regelmäßiges Reporting über gesetzte Maßnahmen an die Q Active Verantwortliche der
AQG in Straßwalchen – diese erstellt einen vierteljährlichen Report für den CEO.
◼ Fotos senden für interne und externe Kommunikation (Achtung Datenschutzgesetz –
bitte vorher Einwilligungserklärungen einholen)
1.10.2. Interne Veranstaltungen: Fußballturnier

Interne Veranstaltungen dienen dem Zusammenhalt im Team, aber auch dem gegenseitigen
Kennenlernen. Die Zusammenarbeit wird erleichtert, wenn man sich persönlich kennt.
1.10.3. Kommunikation: Announcements

Regelmäßig werden Mitarbeiter über Neuerungen im Unternehmen und in der HR-Abteilung
informiert. Dazu werden Announcements versendet.

HR
1.10.4. Mitarbeiterbefragung
Die Mitarbeiterbefragung ist ein wichtiges Instrument, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie
potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Aus diesem Grund führen wir regelmäßig
Befragungen durch. Im Anschluss daran werden Maßnahmenpläne erstellt und die Umsetzung
durch die HR-Abteilung kontrolliert.
1.10.5. Abteilungsfeiern/Team Buildings

Die Motivation der Mitarbeiter, ein positives Arbeitsklima, Teamgeist und
Zusammengehörigkeitsgefühl sind ausschlaggebende Aspekte für den Erfolg von Teams und
eines Unternehmens. Um gemeinsam herausfordernde Situationen zu meistern und gestärkt
aus Konfliktsituationen hervorzugehen sowie Erfolge auch gebührend zu feiern, werden
Teambuildingmaßnahmen organisiert. Die Kosten dafür müssen von der verantwortlichen
Führungskraft im Budgetprozess berücksichtigt werden.
1.11. Personalaustritt
Eine wichtige Employer Branding Maßnahme ist eine gute Verabschiedung bzw. Trennung von
Mitarbeitern, denn diese berichten ihrem Umfeld über ihre Erfahrungen im Unternehmen und
wie der Austritt gestaltet wurde.
1.11.1. Kündigung und Entlassung

Die Zuständigkeiten sind im Punkt 1.12 geregelt.
Definition „Kündigung“
Die Kündigung ist eine einseitige, empfangsbedürftige Auflösungserklärung durch den
Arbeitgeber (Arbeitgeberkündigung) oder den Arbeitnehmer (Arbeitnehmerkündigung), mit der
das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung einer Frist (Kündigungsfrist) zu einem Termin
(Kündigungstermin) beendet werden soll. Für die Ermittlung der Kündigungsfristen ist der
Arbeitsvertrag heranzuziehen.
Kündigungen der Dienstnehmer sind nur in schriftlicher Form entgegenzunehmen, jedenfalls

aber schriftlich zu dokumentieren und sofort an die Payroll-Abteilung/ dem Country Manager /
Managing Director weiterzuleiten. Dienstnehmerkündigungen, die nicht den gesetzlichen
Bestimmungen entsprechen, sind nur mittels gesonderter Vereinbarung durch die Payroll-
Abteilung/dem Country Manager / Managing Director möglich.
Bei jeder Art der Auflösung ist sofort die Payroll-Abteilung zu kontaktieren, um den aktuellen
Urlaubsanspruch und das allfällige Zeitguthaben festzustellen.
Definition „Entlassung“

HR
Bei einer Entlassung wird das Arbeitsverhältnis ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist mit
sofortiger Wirkung beendet. Die Entlassung ist im Gegensatz zur Kündigung jedoch nur bei
Vorliegen eines triftigen Grundes zulässig. Die Entlassungserklärung muss den ihr zugrunde
liegenden wichtigen Grund jedoch nicht anführen, da die Detaillierung erst im Bestreitungsfall
erfolgen muss.
Gibt es in den Niederlassungen Betriebsräte, so ist der Betriebsrat eine Woche vor Ausspruch
einer Kündigung bzw. nach den gesetzlichen Bestimmungen schriftlich von der Payroll-
Abteilung/der lokalen Geschäftsführung zu verständigen. Bei Entlassungen erfolgt eine
Information an den zuständigen Betriebsrat.
Kündigungs- und Entlassungsschreiben werden ausschließlich von der Payroll-Abteilung/den

lokalen HR-Verantwortlichen bzw. der lokalen Geschäftsführung erstellt.
Dienstfreistellungen sind mit der Payroll-Abteilung bzw. dem Country Manager / Managing
Director abzustimmen, der (lokale) HR-Verantwortliche erstellt das entsprechende
Freistellungsschreiben.
Jeder Personalabgang im kaufmännischen Bereich ist sofort nach Bekanntwerden der IT-
Abteilung zu melden, damit alle Accounts zeitgerecht gesperrt und deaktiviert werden können.
Die Payroll-Abteilung der AQG ist über jedes Ausscheiden zu informieren.
Bei unbegründetem vorzeitigen Austritt:

Jede Abwesenheit von der Arbeit ist vom Mitarbeiter unverzüglich (also am selben Tag) an den
Vorgesetzten zu melden und in weiterer Folge entsprechend zu belegen. Ist ein Dienstnehmer
unentschuldigt abwesend, ist unverzüglich die Payroll-Abteilung /die lokale Geschäftsführung
zu verständigen. Ist der Mitarbeiter nicht telefonisch erreichbar, erhält er von der Payroll-
Abteilung ein Schreiben, dass er sich innerhalb einer Frist zu melden hat. Kommt er dieser
Aufforderung nicht nach, wird das Dienstverhältnis rückwirkend durch unbegründeten
vorzeitigen Austritt beendet. Teilt der Mitarbeiter mit, dass er vorzeitig austritt, ist ebenfalls sofort
die Payroll-Abteilung /die lokale Geschäftsführung zu verständigen.
Checkliste bei Austritt:

◼ Austrittsgrund schriftliche Abstimmung mit der Payroll-Abteilung
◼ Meldung an IT-Abteilung
◼ Einzug aller Firmengegenstände

HR
1.11.2. Austrittsgespräche
Mit allen kaufmännischen Mitarbeitern, die von sich aus das Unternehmen verlassen, werden
Austrittsgespräche auf freiwilliger Basis geführt. Dabei handelt es sich um ein vertrauliches 4-
Augen-Gespräch zwischen dem austretenden Mitarbeiter und einer neutralen Stelle (HR),
welches Raum für eine offene und ehrliche Rückmeldung bietet.
Ziel ist ein wertschätzender Abschied und eine Trennung auf Augenhöhe sowie die Erfassung
der tieferen Austrittsgründe und Einholung von Feedback zu Schlüsselkriterien wie Tätigkeit,
Arbeitsbedingungen, Arbeitsklima etc. Die Rückmeldungen der Mitarbeiter dienen dazu, zu
lernen und gegebenenfalls Verbesserungspotentiale und daraus resultierende Maßnahmen
abzuleiten, um unsere Qualität als Arbeitgeber laufend zu verbessern.
Der Ablauf des Austrittsgesprächs gestaltet sich wie u.a.:
Für ein angenehmes Gespräch, erfolgt eine detaillierte Vor- und Nachbereitung seitens der
neutralen Stelle (HR):
1. Vor dem Gespräch:

◼ Eingang der Dienstnehmerkündigung bzw. Information ex Payroll an
Personalentwicklung
◼ Telefonische oder persönliche Information an den austretenden Mitarbeiter über die
Zielsetzung des Austrittsgesprächs
◼ Baldmögliche Übermittlung des Gesprächstermins Online oder Präsenz (Dauer ca. 60
min.), vorzugsweise an einem neutralen Ort (Besprechungsraum)
◼ Gute Vorbereitung für ein erfolgreiches Gespräch

HR
2. Beim Gespräch:
◼ Schaffen einer ungestörten und vertraulichen Atmosphäre (Handy ausschalten, Anbieten
von Getränken) > die „ungeschminkte“ Meinung des Mitarbeiters ist von Interesse, nicht
gefragt ist eine Rechtfertigung des Mitarbeiters für sein Ausscheiden
◼ Information an den Mitarbeiter über die Vertraulichkeit des Gesprächs sowie die
Verwendung seiner Angaben
o Feedback wird ausschließlich anonymisiert verwendet, außer der Mitarbeiter gibt
seine Zustimmung zur direkten Weitergabe seiner Angaben
o Wenn ja, Rückmeldung an die direkte Führungskraft des Mitarbeiters, ggf. auch
unter Einbindung des jeweiligen Bereichsleiters
3. Nach dem Gespräch:

◼ Falls sich aus dem Gespräch offene Punkte ergeben haben, Abklärung dieser mit den
verantwortlichen Personen
◼ Evaluierung, Dokumentation und Abarbeitung aufgezeigter Verbesserungspotenti ale
und umzusetzender Maßnahmen
◼ Bei Bedarf: Rückmeldung an direkte Führungskraft des austretenden Mitarbeiters ggf.
auch unter Einbindung des jeweiligen Bereichsleiters (nur bei Zustimmung zur direkten
Weitergabe der Angaben durch Mitarbeiter) und, wenn sinnvoll, gemeinsame Erstellung
eines Entwicklungsplans
◼ Ablage der Gesprächsdokumentation in Personalakt
Jeweils am Quartalsende (Quartalsreport) sowie am Jahresende (Jahresreport) wird dem

Executive Board ein anonymisierter Bericht mit den wichtigsten KPI übermittelt.
1.11.3. Zeugnisse, Arbeits- und Lohnbestätigungen

Zeugnisse, Arbeits- und Lohnbestätigungen werden bei Bedarf ausschließlich von der HR-
Abteilung / dem lokalen HR-Verantwortlichen bzw. von der lokalen Geschäftsführung
ausgestellt.
Grundsätzlich besteht in Österreich Anspruch auf ein einfaches Dienstzeugnis mit den Inhalten:
◼ Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses sowie

◼ Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber
Sollte der Dienstnehmer jedoch ein qualifiziertes Dienstzeugnis verlangen, so ist wie folgt
vorzugehen:
HR Assistent holt Zustimmung vom Vorgesetzten ein (per Mail) für die Ausstellung des
qualifizierten Zeugnisses (für die Ausstellung eines einfachen Dienstzeugnisses ist dies nicht

HR
erforderlich) Sollte das Ansuchen vom Vorgesetzten selbst, oder vom Mitarbeiter mit CC
Vorgesetzter kommen, gilt dies als Zustimmung für die Erstellung.
Die persönlichen Daten (Name, Geburtsdatum, Funktion) werden von HR (Payroll) in eine
Dienstzeugnisvorlage geschrieben.
Diese Vorlage wird durch den HR Assistenten an den Mitarbeiter gesendet mit dem Ersuchen
die Aufgaben einzufügen (ansonsten erfolgt die automatische Übernahme der Aufgaben aus
der Stellenbeschreibung).
Das Dienstzeugnis wird an den Vorgesetzten gesendet für die Unterfertigung und im Original
an den Mitarbeiter übergeben
Eine digitale Kopie + Kopie über Mail für Zustimmung wird SAP abgelegt.
Wichtig: der Mitarbeiter hat KEINEN Anspruch auf ein qualifiziertes Dienstzeugnis, sondern nur
Anspruch auf ein Dienstzeugnis. Nur wenn der Vorgesetzte dies freigibt, startet die HR den
Prozess.
1.12. Zuständigkeiten / Genehmigungsprozess

Entscheidung/ Prüfung/ Prüfung/
Vorgang Freigabe Freigabe
Antrag Information Information
HR-Abteilung
AQG
Auf nahme von Site/Branch (zwingende Zentrales CO
COO/CEO COO CEO
Manager/CM/MD *** Einbindung in Inf ormation
den Recruiting
Prozess)
(Lokale) HR (Lokales) CO
(Beurteilung / (Prüf ung ob
Vergleich / betriebs-
Auf nahme von Team Site/Branch
Plausibilität) wirtschaftliche
Leader/Department Manager Manager/CM/ COO/HR
(zwingende Komponente
*** MD
Einbindung in in Ordnung)
den Recruiting auch
Prozess) Planstellen
(Lokale) HR
(Lokales) CO
(Beurteilung /
(Prüf ung ob
Site/Branch Vergleich /
betriebswirt-
Auf nahme von sonstigen Manager/Depar Plausibilität)
schaf tliche
Angestellten / Praktikanten tment wenn COO/HR
Komponente
von Stiftungen*** Manager/CM/ gewünscht,
in Ordnung)
MD Einbindung in
auch
den Recruiting
Planstellen
Prozess)

HR
Auf nahme von Mitarbeitern CO
COO/CEO HR COO CEO
„nicht budgetiert“ Inf ormation
*** bei einem Bruttogehalt von > 60.000/p.a. (in Österreich) inklusive variabler Vergütung ➔ Eastern Europe >
35.000/p.a. inklusive variabler Vergütung (egal in welcher Funktion) ➔alle anderen Länder> 50.000/p.a inklusive
variabler Vergütung (egal in welcher Funktion) ist eine vorherige Freigabe durch den CEO erforderlich
***vor einer mündlichen Zusage bezüglich Einstellung eines neuen Mitarbeiters sind alle Prüfungen/Freigaben
einzuholen. Es dürfen keine mündlichen Zusagen vor der Abklärung/Freigabe gemacht werden.
CO (Prüf ung
ob
betriebswirt-
Auf nahme von Arbeitern Department HR schaf tliche
NL/VG
(gültig für Österreich) Manager (Inf ormation) Komponente
in Ordnung)
auch
Planstellen
(Lokales) CO
(Prüf ung ob
CEO COO
LL/ Site/Branch betriebswirt- NL/COO/CM
Auf nahme von (Inf ormation (wenn
Manager/CM/ schaf tliche /MD (wenn
Leih(leasing)arbeiter wenn nicht im nicht im
MD Komponente im Budget)
Budget) Budget)
iO) auch
Planstellen
Gewährung von Lohn- und
Site/Branch
Gehaltserhöhungen
(budgetiert) Manager/CM/ (Lokale) HR (Lokales) CO COO/HR CEO
MD
Gewährung von Lohn- und Site/Branch

(Lokales) CO
Gehaltserhöhungen außer Manager/CM/ (Lokale) HR COO/HR CEO
(Inf ormation)
Plan MD
Site/Branch
Gewährung von Prämien ** (Lokales) CO
Manager/CM/ (Lokale) HR COO/HR CEO
(Spontanprämien) (Inf ormation)
MD
COO/
Vereinbarung von Site/Branch (Lokales) CO
(Lokale) HR COO/HR CEO
Zielerreichungsprämien Manager/CM/ (Inf ormation)
MD
COO/Site/
Auszahlung von Branch (Lokales) CO
(Lokale) HR COO/HR CEO
Zielerreichungsprämien ** Manager/CM/ (Inf ormation)
MD
** Sämtliche Bonus-Zahlungen werden in der HR-Abteilung der AQG gesammelt, das Controlling wird mit
einbezogen und erst nach der Freigabe durch den COO und CEO sind diese als freigegeben zu betrachten. Die
Prämien werden rückgestellt und die FIBU bucht die Rückstellungen.
Kündigungen,
COO/CM/MD (Lokale) HR COO/HR CEO
einvernehmliche Auflösung,

HR
Entlassung von Site/Branch
Manager/CM/MD ***
COO/Site/
Kündigungen,
Branch
einvernehmliche Auflösung, (Lokale) HR COO/HR
Manager/CM/
Entlassung von TL/AL ***
MD
Kündigungen,
Site/Branch
einvernehmliche Auflösung,
Manager / jew. (Lokale) HR HR
Entlassung von sonstigen
VG/CM/MD
Angestellten
Site/Branch
Kündigungen,
Manager/
einvernehmliche Auflösung, HR
Department
Entlassung von Arbeitern
Manager
*** Grundsätzlich kann keine Kündigung von Direct Reports ohne Zustimmung bzw. Inf o an den jeweiligen
eigenen direkten Vorgesetzten erfolgen!
Einstufung/Änderung/Vor-
rückung in Beschäftigungs- HR HR
gruppe des KV
jew. CO Site/Branch
Auszahlung von Überstunden HR
VG/CM/MD (Inf ormation) Manager
CEO
(Inf ormation
Aus- und Weiter- mittels ****Siehe
jew. VG HR nächste
bildungsveranstaltungen monatlicher
Zeile
Auf stellung
durch HR)
**** eine Weiterbildung bis EUR 1.500,00 erfolgt die Freigabe durch CM, MD, Site/Branch Manager (bzw. den
Budgetverantwortlichen)
ab EUR 1.501,00 ist die Freigabe durch den CEO/COO erforderlich.
2. Ausbildungsrichtlinie (gültig für Lehrlinge in Österreich sowie Auszubildende in

Deutschland)
2.1. Präambel
Die Ausbildungsrichtlinie hat zum Ziel, alle in Zusammenhang mit Lehrlingen und Azubis (engl.
Apprentices) relevanten Abläufe auf einheitlichem, hohem Qualitätsniveau abzuwickeln und
sicherzustellen, dass die strengen gesetzlichen Bestimmungen Beachtung finden.
Bei Fragen können Sie sich jederzeit an die HR-Abteilung wenden.

HR
2.2. Gesetzliche Anforderungen
2.2.1. Feststellungsbescheid
Der Feststellungsbescheid ist die Grundlage dafür, dass Lehrlinge/Azubis an einem Standort
ausgebildet werden. Dieser Bescheid gilt pro Ausbildungsberuf und ist bei der WKO/IHK des
jeweiligen Bundeslandes zu beantragen. Am Standort, für den ein Feststellungsbesch eid
beantragt wird, wird von den Behörden (in AT: WKO und AK, in DE: IHK) eine
Betriebsbesichtigung durchgeführt, um zu klären, ob alle Voraussetzungen zur Ausbildung der
Lehrlinge/Azubis vorhanden sind.
Um einen Feststellungsbescheid zu erhalten, wird ein Ausbilder pro Standort mit Prüfung
benötigt. Falls der Nachweis (Ausbilderprüfung) noch nicht erbracht worden ist, gewährt die
WKO eine Frist von 18 Monaten diesen vorzulegen. Liegt der Feststellungsbescheid vor, dann
ist innerhalb von 15 Monaten nach Rechtskraft ein Lehrling einzustellen, ansonsten verliert er
seine Gültigkeit.
2.2.2. Ausbildungsverordnung
Pro Berufsbild gibt es von der WKO/IHK eine eigene Ausbildungsverordnung. Der Lehr-/
Ausbildungsbetrieb muss sicherstellen, dass die Lehrlinge/Azubis alle darin beschriebenen
Aufgaben und Kompetenzen erlernen. Die Ausbildungsverordnung ist die Basis für die
Ausbildungsdokumentation.
Informationen zur Ausnahme von Beschäftigungsverboten und Beschränkungen für

Jugendliche (KJBG-VO) beim Lehrberuf Betriebslogistikkauffrau/mann ist im AA305 Handbuch
Sicherheit unter Punkt 28. Dokumentiert.
2.2.3. Ausbildungsdokumentation
Die Ausbildungsverordnung ist die Basis für die Ausbildungsdokumentation. Wir unterscheiden
zwischen den Berufsbildern und den einzelnen Ausbildungsjahren.
Sobald ein Lehrling/Azubi in eine Abteilung kommt, wird ihm die entsprechende
Ausbildungsdokumentation für das richtige Lehr-/
Ausbildungsjahr ausgehändigt. Die Anforderungen sind pro Lehr-/Ausbildungsjahr
unterschiedlich und bauen aufeinander auf.
Das bedeutet, dass sowohl Lehrling/Azubi als auch Ausbilder von Beginn an wissen, was in der
Zeit, in der sich der Jugendliche in der Abteilung befindet, erlernen werden muss.
Die einzelnen Formulare sind so aufgebaut, dass sie nach Themenbereichen geordnet sind.
Daneben hat der Ausbilder einzutragen, , welche Note er dafür vergeben will. Das erfolgt im
besten Fall in Rücksprache mit dem Lehrling, um sowohl positives Feedback zu geben bzw.

HR
klar, offen und wertschätzend zu kommunizieren, wo noch Verbesserungspotentiale liegen. In
der Ausbildungsdokumentation werden auch die Markenwerte beurteilt. Die Kombination aus
fachlicher und persönlicher Beurteilung ergibt die Gesamtbeurteilung, die die Basis für die
Prämienauszahlung ist.
In der Ausbildungsdokumentation spiegeln sich auch die Inhalte des YGP wieder.
Die Ausbildungsbeurteilung findet einmal jährlich im August statt - sowohl Lehrling/Azubi als
auch Ausbilder unterschreiben das Formular Ausbildungsdokumentation und senden es an die
HR-Abteilung. Diese veranlasst die Auszahlung der Prämien.
2.3. Ansprechpersonen in den Niederlassungen

Je Niederlassung werden vom jeweiligen Site/Branch Manager in Abstimmung mit der HR-
Abteilung verantwortliche Personen als Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragte (Apprentice
Representative) sowie als Ausbilder (engl. Apprentice Instructor) definiert.
2.3.1. Lehrlings- bzw. Ausbildungsbeauftragte

Jede Niederlassung benötigt einen Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragten. Dieser koordiniert die
Ausbildung der Lehrlinge und Azubis in Abstimmung mit der HR-Abteilung und ist für die
Einhaltung der Qualitätsrichtlinien verantwortlich. Zu den Aufgaben zählen:
◼ Erste Ansprechperson für HR-Abteilung, Site/Branch Manager, Department Manager
und Ausbilder betreffend Lehrlinge und Azubis
◼ Abstimmung mit dem Ausbilder betreffend aller administrativer und organisatorischer
Agenden
◼ Planung der Ausbildungsstellen in Rücksprache mit dem Site/Branch Manager und der
HR-Abteilung
◼ Unterstützung bei Marketing- und Employer Branding-Maßnahmen (Teilnahmen an
Messen etc.)
◼ Mithilfe bei der Planung der Recruiting-Gespräche (und Schnuppertage) bzw. Teilnahm e
an den Gesprächen
◼ Gestaltung des 1. Arbeitstages und Maßnahmen zur Integration setzen
◼ Planung der Rotation in Rücksprache mit dem Site/Branch Manager und HR-Abteilung
◼ Planung der Übernahme ins Angestelltenverhältnis in Rücksprache mit Site/Branch
Manager und HR-Abteilung
◼ Weiterleitung definierter Dokumente an die HR-Abteilung (Zeugnisse, Mahnungen etc.)
◼ Informationsweitergabe betreffend Ausbildungs- und Mobilitätsprogrammen, Teilnahm e
an Awards, Gesundheitsförderung etc.
◼ Kontrolle der Einhaltung interner Vorgaben, firmenspezifischer Richtlinien, insbesondere
des Qualitätsmanagements sowie aller gesetzlichen Vorschriften

HR
Die AQG organisiert bei Bedarf mehrmals im Jahr Infocalls/-veranstaltungen für die Lehrlings-
und Ausbildungsbeauftragten. Ziel ist es, die Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragten über
Neuerungen in der Ausbildung zu informieren, einen Austausch zu ermöglichen und gemeinsam
zu unterschiedlichen Fragestellungen zu arbeiten. Hier besteht Anwesenheitspflicht.
2.3.2. Ausbilder
In jeder Abteilung, in der Lehrlinge/Azubis ausgebildet werden, muss ein Ausbilder mit der
entsprechenden Qualifikation (Ausbilderprüfung) vorhanden sein. Die Ausbilder übernehmen
eine verantwortungsvolle Position bei der Ausbildung des Fachkräfte-Nachwuchses (siehe
Funktionsbeschreibung). Sie sind dafür verantwortlich, dass ein Ausbildungsplan vorhanden ist
und die Lehrlinge/Azubis entsprechend ausgebildet, gefördert und gefordert werden. Die
Aufgaben sind:
◼ Vermittlung von Fach- und Methodenkompetenz
◼ Unterstützung der Weiterentwicklung der sozialen und persönlichen Kompetenz der
Jugendlichen
◼ Integration in die jeweilige Abteilung
◼ Fachliche Unterweisung des Lehrlings/Azubis, dies kann zeitweise auch anderen
Fachkräften übertragen werden
◼ Abstimmung mit Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragten des Standorts betreffend aller
administrativer und organisatorischer Agenden
◼ Durchführung der Leistungsbeurteilung
◼ Sicherstellung einer effizienten Planung, Organisation und Steuerung zur Erreichung der
abteilungsspezifischen Ausbildungsziele
◼ Begleitung und Förderung des Lehrlings/Azubis im Hinblick auf die weitere Karriere
◼ Kontrolle der Einhaltung interner Vorgaben, firmenspezifischer Richtlinien, insbesondere
des Qualitätsmanagements sowie aller gesetzlichen Vorschriften
In Österreich erhalten Ausbilder das im Kollektivvertrag definierte Kriterium 6 „Bestellung zu

bestimmten Funktionen“ dann, wenn sie als Ausbilder aktiv in der Lehrlingsausbildung tätig sind
und ein Ausbildertraining absolviert haben.
Dieses viertägige Ausbildertraining wird als firmeninternes Training über die AQG angeboten
und ist über dieses zu absolvieren. Ausbildungsleitung, als auch Standort- bzw.
Niederlassungsleitung müssen dafür sorgen, dass die gesetzlich geforderte Anzahl an
Ausbilder im Unternehmen beschäftigt ist.
Die Performance der Ausbilder wird im Rahmen der betrieblichen Leistungsbeurteil ung
regelmäßig von den Lehrlingen/Azubis beurteilt.

HR
2.4. Planstellen und Schaffung von Ausbildungsstellen
Die Lehr- bzw. Ausbildungsstellen müssen im Budgetprozess berücksichtigt werden. Die zu
besetzenden Ausbildungsstellen werden nach der Budgetphase ehestmöglich an die HR-
Abteilung gemeldet und bis spätestens Januar beim Arbeitsmarktservice bekannt gegeben und
veröffentlicht. Antrag und Genehmigung erfolgen mittels Personaleinstellungsantrag, falls die
Ausbildungsstelle keine vorgesehene Planstelle ist.
2.5. Personalmarketing
Personalmarketingmaßnahmen sind immer mit der HR-Abteilung abzustimmen. (Siehe dazu
1.2)
2.6. Suche und Auswahl
2.6.1. Lehrlinge und Azubis

Für den Recruitingprozess sind in den einzelnen Niederlassungen die Niederlassungsleit ung
und der Lehrlings- bzw. Ausbildungsbeauftragte in Kooperation mit der HR-Abteilung
verantwortlich. Nach Sichtung der Bewerbungsunterlagen wird entschieden, wer zum Lehrlings-
/Azubitest eingeladen wird.
Die Tests finden zeitnah bzw. zwischen Dezember und April (je früher desto besser) in den
jeweiligen Niederlassungen statt. Alle Termine werden mit der HR-Abteilung abgesprochen,
denn diese lädt die Teilnehmer zum Test ein.
Nach erfolgreicher Absolvierung des Tests erhält jeder Teilnehmer ein kleines Give-away.
Der Test dient als Entscheidungsgrundlage, ob der Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch

eingeladen wird oder nicht. Beim Bewerbungsgespräch sind der Site/Branch Manager oder der
zuständige Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragte sowie der verantwortliche HR Specialist
anwesend.
Vor einer endgültigen Entscheidung sollte ein Schnuppertag mit anschließender Bewertung
mittels Formular im Intranet „Beurteilung Schnupperlehrling berufspraktische Tage“
durchgeführt werden (S. 2.11 Berufspraktische Tage). Danach wird gemeinsam mit der HR-
Abteilung über eine Aufnahme des Lehrlings/Azubis entschieden.
2.6.2. Fachschulabsolventen, Maturanten (AT)

Für Maturanten (HAK, HLW, HTL, …) und Fachschulabsolventen oder für Jugendliche, welche
eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben, gibt es die Möglichkeit auf
eine Lehrzeitverkürzung.

HR
Speziell für AHS-Maturanten gibt es in OÖ, Wien und SBG die Möglichkeit, am
Ausbildungsmodell der „Dualen Akademie“ teilzunehmen. Dieser Ausbildungsform liegt ein
Ausbildungsvertrag zu Grunde, welcher bei der WKO zu beantragen ist. Zudem ist diese eine
geförderte Ausbildungsmaßnahme vom AMS. In den anderen Bundesländern wird dieses
Ausbildungs-modell aktuell noch nicht angeboten. Nähere Infos dazu sind in der HR-Abteilung
erhältlich.
2.7. Einstellung von Lehrlingen, Azubis und Teilnehmer der Dualen Akademie
Ausbildungsstellen müssen auf die jeweiligen Kostenstellen budgetiert sein. Sobald die
Entscheidung, welche Lehrlinge/Azubis aufgenommen werden, getroffen wurde, muss an den
entsprechenden Payroll Specialist das Formular „Personaleinstellungsantrag“ (im Intranet)
übermittelt werden.
2.7.1. Einstellungsunterlagen
Folgende Unterlagen sind von den Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragten für die Einstellung
umgehend mittels E-Mail an den entsprechenden Payroll Specialist zu senden:
◼ Formular im Intranet „Personaleinstellung“
◼ Formular im Intranet „IT-Benutzeranlage“
Diese Unterlagen werden von der HR-Abteilung eingeholt:

◼ Formular im Intranet „Mitarbeiterdatenblatt für Azubis Lehrlinge AT DE“
◼ Kopie des letzten Schulzeugnisses
◼ Kopie Reisepass oder Personalausweis
◼ Kopie Meldezettel
◼ Kopie E-Card (Österreich), gegebenenfalls Name und Geburtsdatum von mitversicherten
Angehörigen
◼ Kopie Bankkarte
◼ Digitales Foto
◼ Bei ausländischen Mitarbeitern: eine gültige Arbeitsbewilligung und eine gültige
Aufenthaltsbewilligung
Sobald alle Unterlagen vollständig eingelangt sind, übermittelt der zuständige Payroll Specialist
die Lehrvertragsanmeldung bzw. den Berufsausbildungsantrag an die WKO/IHK. Der jeweilige
Payroll Specialist meldet den Lehrling/Azubi bei der Krankenkasse an. Die WKO/IHK sendet die
Lehr-/Ausbildungsverträge an die Payroll-Abteilung. Dieser holt von allen Beteiligten
(Lehrling/Azubi, gegebenenfalls Erziehungsberechtigten und zeichnungsberechtigen
Unternehmensvertreter) die erforderlichen Unterschriften ein, damit der Lehr- bzw.
Berufsausbildungsvertrag gültig zu Stande kommt. Der Vertrag wird dann für die Protokollierung

HR
ein weiteres Mal an die WKO/IHK übermittelt. Kurz nach Eintritt erhält der Lehrling/Azubi als
auch der Lehr-/Ausbildungsbetrieb den protokollierten Vertrag von der WKO/IHK.
Die Lehrlinge/Azubis sind anhand des Formulars im Intranet „Checkliste für neue
gewerbliche/kaufmännische Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis“ mit den Rahmenbedingungen im
Unternehmen vertraut zu machen. Außerdem sind auf diesem Formular die ausgehändigten
Gegenstände (Schlüssel etc.) anzuführen. Die Dokumentation ist an den jeweiligen Payroll
Specialist zu retournieren, welche diese im elektronischen Personalakt hinterlegt.
Im Zuge der Unterzeichnung des Lehr-/Ausbildungsvertrags werden auch die folgenden

Dokumente unterfertigt:
◼ Ergänzung zum Lehr-/Ausbildungsvertrag
◼ Q eLearning Code of Conduct bzw. Wo kein Zugang vorhanden Formular im Intranet
„Code of Conduct”
◼ Dokument im Intranet: „DSGVO Info Datenschutzerklärung“ (Version für Minderjährige
vorhanden)
◼ Dokument im Intranet: „Verpflichtungserklärung“ (Version für Minderjährige vorhanden)
◼ Dokument im Intranet: „Einwilligungserklärung DSGVO Firmenveranstaltungen Fotos“
(Version für Minderjährige vorhanden)
Im Falle der Erwachsenenlehre (betrifft AT) bekommt der Lehrling ein eigenes Schreiben
betreffend der Entlohnung.
2.8. Abteilungsrotation
Lehrlinge/Azubis werden zumindest einmal pro Lehr-/Ausbildungsjahr in einer anderen
Abteilung eingesetzt. Die Einteilung erfolgt je Niederlassung in Abstimmung mit der HR-
Abteilung. Einmal jährlich (August) ist die von Lehrling/Azubi und Ausbilder vollständig
unterfertigte Ausbildungsdokumentation an die HR-Abteilung zu senden.
Bei Wechsel in eine andere Abteilung ist gegebenenfalls die neue Kostenstelle der Payroll-
Abteilung bekannt zu geben.
Die Lehrlinge der Quehenberger Logistics GmbH sind kostenmäßig in den jeweiligen Häusern
auf Kostenstelle 124 zugeordnet. Die Lehrlinge/Azubis der Quehenberger Freight GmbH, der
Augustin Quehenberger Group GmbH sowie der Quehenberger Logistics DE GmbH werden der
Kostenstelle der Abteilung zugeordnet, in der sie tätig sind.
2.9. Mobilitätsprogramm
Für die fünf besten Lehrlinge/Azubis im 2. oder 3. Lehr-/Ausbildungsjahr, gibt es die Möglichkeit
einer internen Rotation zwischen unseren Standorten in Österreich und Deutschland (Dauer: 1

HR
Monat in berufschulfreier Zeit). Zu den Auswahlkriterien zählen ein Motivationsschreiben, die
Leistung in der Abteilung, das Berufsschulzeugnis sowie die Teilnahme an Awards/Messen etc.
Bei Interesse können die Lehrlinge einen Lebenslauf und ein Motivationsschreiben an
career@quehenberger.com mit dem Betreff: „Mobilitätsprogramm“ schreiben. Nach Einlangen
der Unterlagen und Teilnahmeerlaubnis durch die HR Abteilung, erfolgt vor finaler
Teilnahmezusage an den Lehrling eine Abstimmung der Details (Zeitraum, Zeitplan inklusive
Übersicht zu vermittelnder Inhalte und Einsatzbereich) mit den verantwortlichen Bereichs- und
Kostenstellenverantwortlichen sowie Ausbildern.
Nach dem Erstkontakt mit der Wunschniederlassung und der Klärung des Einsatzbereichs
durch die HR-Abteilung, übernimmt alle weiteren organisatorischen Aufgaben der
Lehrling/Azubi selbst.
Während des Austauschzeitraums werden die Ausbildungskosten, nach Abzug eventueller

Förderungen, 50:50 auf die beiden Kostenstellen aufgeteilt. Das Unternehmen übernimmt die
Kosten für das günstigste Verkehrsmittel zur einmaligen An- und Abreise. Die Unterkunft vor
Ort ist, in Abstimmung mit der HR-Abteilung, von jedem Lehrling selbst zu organisieren – seitens
des Unternehmens gibt es einen Kostenzuschuss für die Unterbringung.
Auslandsaufenthalte mit externen Organisationen (wie IFA Erasmus+) sind pro Jahr für max. 2
Lehrlinge/Azubis ab dem 2. Lehr-/ Ausbildungsjahr möglich. Auswahlkriterien sind eine
Teilnahmeerlaubnis der HR-Abteilung sowie des Vorgesetzten, eine fristgerechte Vorlage der
Formalitäten der IFA- oder bibb-Formulare und eine anschließende selbstständige Einreichung
der Unterlagen an die jeweilige Organisation. Die Bewerbungsfristen enden ca. ½ Jahr vor dem
Auslandsaufenthalt.
2.10. Dienstreisen (für minderjährige Lehrlinge in AT)

In der betrieblichen Praxis taucht in einigen Bereichen oftmals der Wunsch auf, auch
minderjährigen Lehrlingen im Zuge mehrtägiger Dienstreisen den Lehrberuf in all seinen
Facetten näherzubringen und so alle relevanten Unternehmensbereiche kennenzulernen.
Sollte eine Dienstreise mit einem minderjährigen Lehrling geplant sein, muss vorab der
Apprentice Coordinator informiert werden. Dieser erstellt eine Einverständniserklärung
(„Einverstaendniserklaerung_Dienstreise_minderjaehrige_Lehrlinge_AT_de“) und holt alle
notwendigen Unterschriften ein. Im Anschluss erfolgt eine Ablage im Personalakt.
Des Weiteren wird die zuständige Begleitperson des minderjährigen Lehrlings anhand der
„Unterweisung für Begleitpersonen minderjähriger Lehrlinge auf Dienstreisen - AT deutsch“
durch den Apprentice Coordinator unterwiesen. Im Anschluss leitet der Apprentice Coordinator
die gezeichnete Unterweisung zur Ablage im Personalakt an den zuständigen Payroll Specialist

HR
weiter, welcher die Information in SAP hinterlegt (Wiederholungsintervall der Unterweisung:
jährlich).
2.11. Teilnahme an Veranstaltungen (für minderjährige Lehrlinge/Azubis)

Für die Teilnahme minderjähriger Lehrlinge/Azubis an Firmenveranstaltungen (z.B. Firmen-
/Abteilungsausflüge, Fußballturnier, Weihnachtsfeier etc.) muss eine Zusatzvereinbarung zum
Lehrvertrag bzw. eine Einverständniserklärung betreffend der Aufsichtspflicht während der
Veranstaltung von den Erziehungsberechtigten bzw. den gesetzlichen Vertretern lt. Lehrvertrag
und dem Lehrling gezeichnet werden. Eine Vorlage dazu steht auf Anfrage in der HR-Abteilung
zur Verfügung.
2.12. Beurteilung und Prämien
2.12.1. Allgemeines
Damit die Prämienverteilung nicht willkürlich getroffen werden kann, gibt es
Auszahlungskriterien, die für alle Lehrlinge sowie Azubis verpflichtend gelten.
2.12.2. Prämierung der schulischen Leistungen

Die schulischen Leistungen werden anhand der Berufsschulzeugnisse gemessen. Je
Berufsschuljahr wird eine Beurteilung vorgenommen.
Auf Basis der Schulzeugnisse gibt es pro Lehr-/Ausbildungsjahr bei „ausgezeichnetem Erfolg“
(AT) oder einem Notendurchschnitt unter 1,5 im Zeugnis (DE) eine Prämie von € 700,00 brutto.
Die Exkursionskosten werden zu 100 % übernommen. Bei „gutem Erfolg“ (AT) trägt das
Unternehmen die Exkursionskosten zu 50 %.
Zeugnis und Kostenbeleg der Exkursion sind beim jeweiligen Payroll Specialist einzureichen
und ebenso an die HR-Abteilung zu schicken. Der Betrag wird bei der nächsten
Gehaltsabrechnung ausbezahlt bzw. rückerstattet. Diese Kostenbeteiligung ist eine
unverbindliche und freiwillige Leistung, die keinen wie immer gearteten Rechtsanspruch für die
Zukunft begründet.
2.12.3. Kollektivvertragliche Fahrtkostenregelung (gültig in Österreich)

Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel (2. Klasse) werden nach Übermittlung einer
Bestätigung (z.B. ÖBB) für Schüler der Berufsschule Mitterdorf , Innsbruck, Dornbirn und Ried
rückerstattet. Hierzu ist ein Nachweis, der die Hin- und Rückfahrt bestätigt, erforderlich (z.B.
Tickets, Fahrkarten, Preisauskunft aus dem Internet). Die Belege sind unaufgefordert an den
jeweiligen Payroll Specialist zu schicken. Wenn keine Belege bzw. Bestätigungen geschickt
werden, ist keine Fahrtkostenrückvergütung möglich.
Bei ausgezeichnetem Erfolg: ................................................... wird durch die Prämie abgedeckt

HR
Bei gutem Erfolg: ................................................................................. 2 Fahrten (hin und zurück)
Bei bestandenem Erfolg: ........................................................................ 1 Fahrt (hin und zurück)
2.12.4. Prämierung der betrieblichen Leistungen

Jeder Lehrling/Azubi führt jährlich (August) mit seinem Ausbilder ein Beurteilungsgespräch
anhand der Ausbildungsdokumentation. Es gibt für jeden Ausbildungsberuf, für jede Abteilung
und jedes Ausbildungsjahr ein eigenes Formular, welche im Intranet abrufbar sind.
Durchschnittsnote bis inkl. 1,5  Auszahlung der Prämie 1
Durchschnittsnote bis inkl. 2,0  Auszahlung der Prämie 2
Die Höhe der Prämien beträgt pro Beurteilung:

Beurteilung 1………………………………….. € 500,00 brutto
Beurteilung 2………………………………….. € 300,00 brutto
Wenn in den Berufsschulzeugnissen ein Fach mit „Nicht Genügend“ (Note 5 in AT bzw. 6 in DE)
beurteilt wurde, wird keine Prämie ausgezahlt.
Zusätzlich schickt der Lehrling/Azubi schriftlich ein Feedback über den Ausbilder mittels
Formular „Ausbilderbeurteilung“ an die HR-Abteilung.
Die ausgefüllten Beurteilungsbögen aller Lehrlinge/Azubis einer Niederlassung werden

gesammelt an die HR-Abteilung geschickt, die die allfällige Prämienauszahlung prüft und
veranlasst. Es wird ausdrücklich festgehalten, dass die Auszahlung von Leistungsprämien,
gleich welcher Art, eine freiwillige und widerrufliche Leistung des Unternehmens darstellt und
keinen wie immer gearteten Rechtsanspruch begründet.
2.12.5. Prämierung des Berufsabschlusses (AT, DE)

Die Lehrlinge erhalten lt. Österreichischen KV für die Lehr-/Berufsausbildungsprüfung eine
Prämie
bei ausgezeichnetem Erfolg: ................................................................................ € 300,00

bei gutem Erfolg: .................................................................................................. € 150,00
(jeweils für die erste Abschlussprüfung)
Auch die Azubis in Deutschland erhalten analog diesen Vorgaben bei entsprechender Leistung
o.a. Prämiensätze.
2.12.6. Prämierung des Maturaabschluss (AT)

Bei einer Lehre mit Matura erhalten Lehrlinge bei erfolgreichem Maturabschluss folgende
Prämien:

HR
bei ausgezeichnetem Erfolg: ………………………………………………………….€ 500,00
bei gutem Erfolg: ……………………………………………………………………….€ 300,00
(jeweils für die erste Abschlussprüfung)
2.13. Arbeitszeitaufzeichnungen
Für Arbeitsaufzeichnungen gelten dieselben Richtlinien wie im Punkt 1.7.1 Arbeitszeiten und
Fehlzeiten erläutert.
Eine Ausnahme gibt es bei Lehrlingen/Azubis, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet
haben. Diese dürfen, mit Ausnahme von Vor- und Abschlussarbeiten, grundsätzlich nicht zur
Ableistung von Überstunden herangezogen werden. Sollten im Zuge von Vor- und
Abschlussarbeiten Überstunden entstehen, dann müssen diese unmittelbar abgebaut werden.
Lehrlinge und Azubis, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, dürfen Überstunden leisten.
2.14. Fehlzeiten
2.14.1. Urlaub
Für Urlaub gelten dieselben Richtlinien wie in Punkt. 1.7.1.2 erläutert.
Eine Ausnahme gibt es bei Lehrlingen/Azubis, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet
haben. Ihnen steht auf Verlangen der Verbrauch des Urlaubs im Ausmaß von mindestens zwölf
Werktagen für die Zeit zwischen 15.06. und 15.09. zu.
Während eines aufrechten Ausbildungsverhältnisses ist eine Ablöse des Urlaubsanspruches

gegen Bezahlung untersagt.
2.14.2. Krankenstände
Jeder Krankenstand ist dem Vorgesetzten unverzüglich zu melden. Ab dem ersten
Krankheitstag ist vom Lehrling/Azubi eine ärztliche Bestätigung vorzulegen und an den
jeweiligen Payroll Specialist sowie an den Lehrlings-/Ausbildungsbeauftragten des Standortes
weiterzuleiten.
2.15. Aus- und Weiterbildung
2.15.1. Berufsschule
Unsere Lehrlinge/Azubis gehen aufgrund der verschiedenen Ausbildungsberufe in
unterschiedliche Berufsschulen: Eine Liste der Berufsschulen wird von der HR-Abteilung
geführt.

HR
Nachdem entschieden wurde, welche Lehrlinge/Azubis in das Unternehmen aufgenommen
werden, wird mit den einzelnen Berufsschulen bzgl. Einteilung der Lehrgänge für das
kommende Schuljahr Kontakt aufgenommen.

Anhand dieser Informationen ist schnellstmöglich eine Wunsch-Einteilung für den
Berufsschulbesuch vorzunehmen. Wenn möglich, sollten nie zwei Lehrlinge aus der gleichen
Abteilung zur selben Zeit in die Berufsschule eingeteilt werden. Jeder Lehrgang soll immer von
ca. gleich vielen Lehrlingen besucht werden. Lehrlinge, die im gleichen Ausbildungsjahr sind,
sollen auf alle Lehrgänge aufgeteilt werden.
Von den Österreichischen Berufsschulen mit Turnusunterricht bekommt die HR-Abteilung

einige Wochen vor Beginn eines Lehrganges für jeden Lehrling eine Einberufung mit einem
Rückantwortfax.
Alle Lehrlinge, mit Ausnahme derjenigen, die eine Jahresberufsschule besuchen oder volljährig
sind, sind während der Zeit des Schulbesuches grundsätzlich verpflichtet, im Internat zu
wohnen. Die Kosten des Internatsaufenthaltes werden von der WKO übernommen. Volljährige
Lehrlinge haben die Möglichkeit, privat zu nächtigen. In diesem Fall hat die Unterkunft eine
Rechnung an den Lehrberechtigten zu stellen. Dieser kann einen entsprechenden Kostenersatz
in Form eines Förderantrags bei der WKO zurückfordern.
2.15.2. Young Generation Program (YGP)

Alle Lehrlinge/Azubis werden zusätzlich zur Schulausbildung im unternehmensinternen Young
Generation Program (YGP) ausgebildet. Um die optimale Erfüllung des Berufsbildes
sicherzustellen, ist die Teilnahme für jeden Lehrling/Azubi verpflichtend. Die Organisation des
YGP erfolgt durch die HR-Abteilung.
Folgende Themen werden abgedeckt:

◼ Teambuildingtag mit den Ausbildern
◼ Kennenlernen des Unternehmens, der Branche und der Ausbildung
◼ Persönlichkeit, Positionierung im Unternehmen, Fremd- und Selbstmotivation,
Arbeitsorganisation und Selbstmanagement
◼ Kommunikation (mündliche und schriftliche Kommunikation, Lösungsorientierung und
Konfliktmanagement)
◼ Zoll, Gefahrgut und Ladungssicherung
◼ Gesunde Ernährung
◼ Kaufmännische Grundlagen
◼ Transport- und Lagerorganisation inkl. Fuhrpark

HR
◼ Verkaufsgespräch und Präsentationstechniken
◼ Grundlagen des Qualitäts-, Sicherheits- und Umwelt-Managements
◼ Planspiel Logistik
◼ Vorbereitung auf die Lehrabschlussprüfung
◼ Rollenwechsel vom Lehrling zum Angestellten
Für die Teilnahme minderjähriger Lehrlinge/Azubis am Young Generation Program ist die
Zeichnung einer Zusatzvereinbarung zum Lehrvertrag bzw. einer Einverständniserklärung
betreffend der Aufsichtspflicht während des Trainingsprogramms von den
Erziehungsberechtigten bzw. gesetzlichen Vertretern lt. Lehrvertrag und dem Lehrling
Voraussetzung.
2.15.3. Lehrabschlussprüfung (LAP) in AT und Abschlussprüfung in DE LAP (AT)

Für den Ablauf und die Anmeldung zur Abschlussprüfung sind die Lehrlinge/Azubis selbst
verantwortlich. Die Anmeldung in AT erfolgt mit der Einzahlung der Prüfungstaxe bei den
Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern in den Bundesländern.
Der Lehrling/Azubi kann einerseits die Prüfungstaxe vorstrecken und nach bestätigter
Einzahlung vom Unternehmen rückfordern. Die zweite Möglichkeit ist, dass die Rechnung direkt
an das Unternehmen geschickt wird. Mit der Einzahlung der Prüfungstaxe werden die
Lehrlinge/Azubis bei der WKO/IHK automatisch registriert und ihnen wird ein Prüfungstermin
zugeordnet. Dieser wird dem Lehrling/Azubi mittels Bescheid/Informationsschreiben der
WKO/IHK bekannt gegeben. Der Lehrling/Azubi muss diese Information umgehend an die HR-
Abteilung weiterleiten. Er wird für die Absolvierung der Lehrabschluss-/Abschlussprüfung für
insgesamt einen Arbeitstag von der Arbeit freigestellt.
Möchte in Österreich ein Lehrling die Lehrabschlussprüfung in einem anderen Bundesland

ablegen, muss er dies mittels eines Delegationsschreibens bei seiner zuständigen
Wirtschaftskammer beantragen. Die Delegation der Lehrabschlussprüfung ist der HR-Abteilung
umgehend bekannt zu geben.
Das Ergebnis der Abschlussprüfung ist dem Ausbildungsbetrieb unverzüglich zu melden. Der
HR-Abteilung wird eine Kopie des Lehr-/Abschlusszeugnisses sowie des Lehrbriefs (in AT)
zugeschickt.
Zwischen-/Abschlussprüfung (DE)
Für den Ablauf und die Anmeldung zur Abschlussprüfung sind die Azubis selbst verantwortlich.
In Deutschland erhalten wir von der IHK ein Informationsschreiben über die Zulassung des
Azubis.

HR
Jeder Azubi erhält die Einladung zur Zwischenprüfung direkt von der Handelskammer nach
Hause übermittelt. Sobald der Azubi diese erhalten hat, informiert er seinen
Ausbildungsverantwortlichen. Die Prüfungsgebühr wird vom Ausbildungsbetrieb übernommen.
Nach bestandener Zwischenprüfung erhält das Unternehmen das Anmeldeformular zur
Abschlussprüfung.
Die Abschlussprüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Vier Wochen
vor dem Termin erhalten der Ausbildungsbetrieb und der Azubi eine Einladung übermittelt. Das
Berichtsheft ist bis zum Antritt zur mündlichen Abschlussprüfung vom Azubi ordentlich und
lückenlos zu führen. Das Heft musst der Handelskammer beim Prüfungsantritt vorgelegt
werden. Die Prüfungsgebühr ist vom Ausbildungsbetrieb zu entrichten (ca. 250 €).
2.16. Beendigungsformen von Lehrverhältnissen in Österreich
2.16.1. Möglichkeiten einer vorzeitigen Auflösung eines Lehrverhältnisses
2.16.1.1. Auflösung während der Probezeit (BAG § 15 (1))

Diese Art der Auflösung ist während der ersten drei Monate jederzeit einseitig möglich. Die
Auflösung während der Probezeit bedarf zur Rechtswirksamkeit der Schriftform und bei
minderjährigen Lehrlingen überdies der Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.
2.16.1.2. Einseitig durch den Lehrberechtigten (BAG § 15 (3))

Diese Form der Auflösung ist so gut wie nicht möglich. Die Gründe hierfür wären z.B.
wochenlanges unentschuldigtes Fernbleiben vom Arbeitsplatz, tätlicher oder verbaler Angriff
gegenüber dem Vorgesetzten oder strafbares Verhalten wie z.B. Diebstahl. Ein negativer
Schulabschluss berechtigt nicht zur Auflösung. Der Lehrberechtigte ist verpflichtet, den Lehrling
einmal pro Lehrjahr in die Berufsschule gehen zu lassen.
2.16.1.3. Einseitig durch den Lehrling (BAG § 15 (4))

Diese Art der Beendigung ist möglich, wenn die Firma sich etwas zu Schulden kommen lässt
und dem Lehrling z.B. längere Zeit keine Lehrlingsentschädigung bezahlt oder er misshandelt
wurde. Das Lehrverhältnis kann aber auch gelöst werden, wenn der Lehrling den Berufswunsch
aufgibt. In diesem Fall bekommt der Lehrling in ganz Österreich keinen Lehrvertrag in diesem
Lehrberuf mehr.
2.16.1.4. Im beiderseitigen Einvernehmen (BAG § 15 (5))

Diese Art der Auflösung ist jederzeit möglich. Der Lehrling kann nach dieser Beendigungsform
auch in einer anderen Firma im gleichen Lehrberuf einen neuen Lehrvertrag abschließen. Bei
einer einvernehmlichen Auflösung muss sich der Lehrling auf der Arbeiterkammer bzw. am
Arbeits- und Sozialgericht über die Konsequenzen belehren lassen. Dort erhält er eine

HR
Bestätigung, welche er in der HR-Abteilung vorlegen muss, ansonsten ist die Auflösung nicht
gültig.
2.16.1.5. Außerordentliche Auflösung (BAG § 15a)

Sowohl der Lehrberechtigte als auch der Lehrling können das Lehrverhältnis zum Ablauf des
letzten Tages des zwölften Monats der Lehrzeit und bei Lehrberufen mit einer festgelegten
Dauer der Lehrzeit von drei, dreieinhalb oder vier Jahren überdies zum Ablauf des letzten Tages
des 24. Monats der Lehrzeit, unter Einhaltung einer Frist von einem Monat einseitig
außerordentlich auflösen. In diesem Fall ist ein Mediationsverfahren einzuleiten.
Hinweis:
Sämtliche Auflösungen der Lehrverhältnisse seitens des Ausbildungsberechtigten haben unter
Einbeziehung der HR-Abteilung zu erfolgen, ebenso ist bei minderjährigen Lehrlingen die
Zustimmung der/des gesetzlichen Vertreter/s einzuholen.
2.17. Kündigung von Ausbildungsverhältnissen in Deutschland

Die Voraussetzungen für die Kündigung von Ausbildungsverhältnissen sind durch das
Berufsbildungsgesetz und die Rechtsprechung streng reglementiert.
2.17.1. Möglichkeiten einer vorzeitigen Auflösung eines Ausbildungsverhältnisses
2.17.1.1. Auflösung während der Probezeit

Die Probezeit wird im Berufsausbildungsvertrag vereinbart und darf mind. 1. Monat bis max. 4
Monate betragen. Diese Art der Auflösung ist jederzeit einseitig möglich. Die Auflösung während
der Probezeit bedarf zur Rechtswirksamkeit der Schriftform und bei minderjährigen
Auszubildenden überdies der Zustimmung des gesetzlichen Vertreters. Kündigt der Betrieb
einen minderjährigen Auszubildenden, so muss die Kündigungserklärung gegenüber dem
gesetzlichen Vertreter abgegeben werden.
2.17.1.2. Auflösung nach der Probezeit

◼ Kündigung nur aus einem wichtigen Grund: Ein Ausbildungsverhältnis kann nur aus einem
wichtigen Grund ohne Einhalten einer Kündigungsfrist gekündigt werden. Ein wichtiger
Grund ist immer dann gegeben, wenn die Fortsetzung des Ausbildungsverhältnisses bis
zum Ablauf der Ausbildungszeit dem Auszubildenden bzw. dem Ausbildungsbetrieb nicht
zumutbar ist. Gründe im Leistungs- oder Verhaltensbereich lassen eine fristlose Kündigung
nur zu, wenn die Erziehungsmittel des Ausbildenden nicht zum Erfolg geführt haben.
Insbesondere muss rechtzeitig schriftlich abgemahnt und mit Kündigung gedroht worden
sein – bei Minderjährigen gegenüber dem/der gesetzlichen Vertreter.

HR
◼ Kündigung wegen Berufsaufgabe: Ein weiterer Kündigungsgrund kann sein, wenn ein
Auszubildender seine Berufsausbildung grundsätzlich aufgeben will oder sich in einem
anderen Beruf ausbilden lassen will, kann der Auszubildenden seinen Ausbildungsvertrag
mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen kündigen. Die Kündigung muss schriftlic h
erfolgen und der besondere Kündigungsgrund muss genannt werden. Eine
Schadenersatzforderung ist in diesen Fällen ausgeschlossen.
2.17.1.3. Auflösung des Vertrages im gegenseitigen Einvernehmen

Eine einvernehmliche Auflösung des mittels eines Aufhebungsvertrags kann jederzeit, ohne
Einhaltung einer bestimmten Kündigungsfrist erfolgen, vorausgesetzt, dass beide
Vertragspartner eine erfolgreiche Fortsetzung der Ausbildung nicht für sinnvoll erachten. Die
IHK sollte jedoch über die mögliche Auflösung des Ausbildungsverhältnisses im Vorfeld
informiert werden.
2.18. Beendigung von Lehr- und Ausbildungsverhältnissen

Das Lehr-/Ausbildungsverhältnis endet mit Ablauf der im Lehr-/Ausbildungsvertrag vereinbarten
Dauer der Ausbildungszeit.
Eine vorzeitige Beendigung des Lehr-/Ausbildungsverhältnisses ist möglich, wenn der

Lehrling/Azubi die Abschlussprüfung erfolgreich ablegt. In diesem Fall endet das Lehr-/
Ausbildungsverhältnis mit Ende der Kalenderwoche in der die LAP erfolgreich absolviert wurde
(in AT) bzw. an dem Tag an dem die Abschlussprüfung positiv abgelegt wurde (in DE/ES).
In Österreich hat das Unternehmen nach Ablauf der Lehrzeit eine Behaltefrist von drei Monaten
zum Monatsletzten zu berücksichtigen. Für die Zeit der Behaltefrist erhält der Lehrling einen
Dienstvertrag. Im Anschluss an die dreimonatige Befristung kann das Dienstverhältnis in ein
unbefristetes Dienstverhältnis übergehen. Möchte der Lehrling nach Ablauf der Lehrzeit das
Dienstverhältnis nicht fortsetzen, dann kann er schriftlich auf die Behaltefrist verzichten und mit
Ende des Lehrverhältnisses aus dem Unternehmen ausscheiden.
Jeder Lehrling wird nach Ablauf der Lehrzeit in die Beschäftigungsgruppe A, Stufe 1 laut
Kollektivvertrag eingestuft. Im Zuge des Entwicklungsgespräches, welches zu Beginn des
neuen Kalenderjahres mit jedem Mitarbeiter zu führen ist, muss diese Einstufung gemeinsam
mit dem Vorgesetzten kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden. Bei Fragen bezüglich
der korrekten Einstufung steht Ihnen die HR-Abteilung der AQG jederzeit gerne zur Verfügung.
2.19. Berufspraktische Tage – „Schnupperlehre“

„Schnupperlehren“ werden in Österreich ermöglicht und sind erwünscht, da sie ein
Vorauswahlverfahren für die spätere Aufnahme von Lehrlingen darstellen. Aus
haftungsrechtlichen Gründen sind diese vor Beginn der HR-Abteilung zu melden.

HR
Die berufspraktischen Tage müssen immer im Rahmen einer Schulveranstaltung oder eines
AMS-Kurses durchgeführt werden, damit die Schnupperlehrlinge über die Schule oder das AMS
versichert sind. Ansonsten müssen sie wie ein normaler Arbeitnehmer angemeldet und bezahlt
werden.
Jugendliche, die berufspraktische Tage absolvieren möchten, müssen sich online bewerben.
Diese werden von der HR-Abteilung bearbeitet. Bei Zustandekommen wird eine Vereinbarung
aufgesetzt und in zweifacher Ausfertigung zur Unterzeichnung an den potenziellen Lehrling
geschickt.
Nach Beendigung der Schnupperlehre muss der Ausbilder eine schriftliche Bewertung
verfassen und an die HR-Abteilung übermitteln. Das Formular „Beurteilung Schnupperlehrling
berufspraktische Tage“ ist im Intranet hinterlegt. Diese Bewertung stellt eine Entscheidungshilf e
bei der Lehrlingsauswahl dar.
3. Reiserichtlinie
3.1. Zielsetzung
Unsere nationale und internationale Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und
Mobilität. Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen) sind daher ein wichtiger, aber auch
kostenintensiver Bestandteil unseres Geschäfts.
Eine sorgfältige Prüfung der Notwendigkeit von Dienstreisen ist geboten. Voraussetzung für
eine Bewilligung einer Dienstreise ist, dass geschäftliche Gründe diese erfordern und es keine
sinnvolle gleichwertige Alternative gibt (z.B. Telefonat, E-Mail oder Videokonferenz).
Dienstreisen müssen stets möglichst kostengünstig durchgeführt werden – hierbei verlassen wir
uns auf das Verantwortungsbewusstsein jedes Einzelnen. Wann immer es möglich ist, sind
Sondertarife, Firmenrabatte und Ermäßigungen zu nutzen. Gleichzeitig soll jedoch ein
angemessener Service, Komfort und ausreichende Sicherheit für unsere Mitarbeiter
gewährleistet sein.
Diese Reiserichtlinie regelt die Genehmigung, Durchführung, Abrechnung und Kontrolle der
Dienstreisen und Bewirtungen. Sie hat zum Ziel, alle bei Auswärtstätigkeiten relevanten Abläufe
auf einheitlichem Qualitätsniveau abzuwickeln.
3.2. Begriffsdefinitionen
Eine Dienstreise im steuerlichen Sinne liegt vor, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag des
Arbeitgebers seinen Dienstort zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt. Die
Dienstreise beginnt, wenn sie von der Arbeitsstätte aus angetreten wird, mit dem Verlassen

HR
dieser. In allen anderen Fällen beginnt die Dienstreise mit dem reisenotwendigen Verlassen der
Wohnung.
Als Dienstort gilt ein Tätigkeitsgebiet im Umkreis von 60 Straßenkilometern von der im
Dienstvertrag vereinbarten Betriebsstätte. Termine, die innerhalb dieses Radius stattfinden,
sind keine Dienstreisen.
Auch im Fall, dass der Mitarbeiter länger als 5 Tage oder öfter als 15-mal im Jahr am gleichen
Ort war, gilt das nicht mehr als Dienstreise bzw. stehen keine Diäten zu.
Die Dienstreise endet mit der Rückkehr zur Arbeitsstätte bzw. mit der reisenotwendigen
Rückkehr in die Wohnung. Als Basis für die Berechnung der Reisedauer gilt die reisebedingte
Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte oder der Wohnung des Reisenden.
Reisekosten für Auswärtstätigkeiten sowie Kosten für Bewirtungen werden Reisenden der
Gesellschaften der AQG in Übereinstimmung mit der vorliegenden Richtlinie rückerstattet.
Reisekosten sind Kosten, die durch eine Auswärtstätigkeit verursacht werden. Dazu zählen
Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Reiseneben-
kosten.
Bewirtungskosten umfassen Aufwendungen für den Verzehr von Speisen und Getränken von
Personen, die an einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass teilnehmen. Sie gelten nicht als
Reisekosten, sondern sind separat abzurechnen und werden gesondert gebucht.
3.3. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Führungskräfte die Auswärtstätigkeiten und/oder
Bewirtungen durchführen. In der vorliegenden Reiserichtlinie gelten als Führungskräfte alle
Mitarbeiter mit Personalverantwortung ab der Ebene Niederlassungsleit ung/Bereichsleiter und
darüber.
Für die Richtlinie sind die entsprechenden Lohn- bzw. Einkommensteuervorschriften des
jeweiligen Landes, welche in ihrer jeweils gültigen Fassung integrierter Bestandteil dieser
Richtlinie sind, maßgeblich.
In Österreich wird darüber hinaus auf die jeweils gültige Fassung des Kollektivvertrages der
Speditionsangestellten, sowie der Speditionsarbeiter, verwiesen. Die in diesen
Kollektivverträgen enthaltenen Bestimmungen über Reiseaufwandsentschädigung für Inland
und Ausland sind vollinhaltlich anzuwenden. Sollten Änderungen in den genannten
Kollektivverträgen dazu führen, dass sie einzelnen Bestimmungen dieser Richtlinie

HR
widersprechen, sind die Bestimmungen der Kollektivverträge anzuwenden. In diesen Fällen
wird die Richtlinie angepasst.
Es ist zu beachten, dass sich die Bezeichnung „Inland“ in der vorliegenden Richtlinie
grundsätzlich auf Österreich bezieht. Mit Ausland sind nicht österreichische Länder gemeint.
3.4. Gültigkeit
Die vorliegende Richtlinie ist ab dem 01.04.2019 gültig. Sie ersetzt alle bisher geltenden
Reisekosten- und Bewirtungsrichtlinien.
3.5. Reisegenehmigung und -buchung

Auswärtstätigkeiten von Mitarbeitern, welche länger als acht Stunden dauern, bedürfen einer
vorigen Genehmigung durch den zuständigen Vorgesetzten oder alternativ einer Genehmigung
durch die Geschäftsleitung.
Auswärtstätigkeiten von Führungskräften sind nicht genehmigungspflichtig, es sei denn die

Kosten, Dauer oder Entfernung überschreiten den gewöhnlichen Umfang.
Angestellte in Österreich und Deutschland können via myHCM in der Kachel „Meine
Abwesenheitsanträge“ rechts unten den Button „Abwesenheitsantrag anlegen“ anklicken, die
Daten eintragen und durch den Vorgesetzten genehmigen lassen.
Die Buchung von Reisemitteln und Übernachtungen können selbständig über Reiseportale
(expedia, skyscanner, opodo, checkfelix o.ä.) erfolgen. Um die internen Abläufe (Freizeichnung,
Kontierung etc.) weithin korrekt zu gestalten, ist wie folgt vorzugehen:
◼ Sollten Sie Flüge und Hotelzimmer über Ihre Assistenz anfragen, so halten Sie bitte
immer Ihren Vorgesetzten in CC.
◼ Sollten Sie Flüge und Hotelzimmer direkt über Reiseportale mit einer Firmenkreditkarte
buchen, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen.

HR
Nur wenn die Rechnung auf den Firmenwortlaut Ihres Dienstgebers ausgestellt ist, diese korrekt
kontiert und von Ihrem Vorgesetzten unterzeichnet ist, wird sie von der Payroll-Abteilung
akzeptiert.
Wir möchten an dieser Stelle auch gerne auf das Reisebüro, welches Quehenberger Logistics
UKR in Kiev betreibt, hinweisen.
Quehenberger Logistics UKR

Prospekt Vyzvolyteliv 1, Office 518
02125 Kiev, Ukraine
Tel.: +380 44 531 1220 / Fax: +380 44 544 1592
3.6. Reisekosten
3.6.1. Reisekostenvorschuss
Bei Reisen in Länder außerhalb der Euro-Währungszone kann ein Reisekostenvorschuss
ausbezahlt werden.
Ein Reisekostenvorschuss in Euro ist in Ausnahmefällen dann möglich, wenn die planbaren
Reisekosten in ihrer Höhe für den Reisenden wirtschaftlich nicht zumutbar sind und dieser nicht
über eine Corporate Card (Firmenkreditkarte) verfügt. Die Einschätzung der Zumutbarkeit sowie
die Genehmigung des Vorschusses haben seitens des jeweiligen Vorgesetzten zu erfolgen. In
diesem Fall ist die Payroll-Abteilung zu kontaktieren, wobei die Genehmigung vorzulegen ist.
Ein Vorschuss kann nur in Höhe der für die Reise voraussichtlich anfallenden Kosten beantragt
werden. Wird die Reise nicht angetreten oder der Vorschuss nicht vollständig verbraucht, so ist
der entsprechende Betrag zurückzuzahlen und kann bei der nächsten Gehaltsüberweisung
automatisch in Abzug gebracht werden.
Gültig für Länder außer Österreich:

Ein Reisekostenvorschuss kann in absoluten Ausnahmefällen durch eine Sondergenehmigung
des Country Manager / Managing Directors gewährt werden.
3.6.2. Bankomat- / Kreditkarte

Führungskräfte und Mitarbeiter, die häufig auswärts tätig sind, erhalten kostenlos eine
persönliche Bankomat-/Kreditkarte zur Zahlung aller im Zusammenhang mit der
Auswärtstätigkeit anfallenden Ausgaben. Eine private Nutzung ist ausgeschlossen.
Die Bestellung der Bankomat-/Kreditkarte bedarf einer Genehmigung seitens des CFO und
erfolgt durch einen vom CFO autorisierten Mitarbeiter. Die Aushändigung einer Bankomat-

HR
/Kreditkarte ist an die jeweilige Payroll-Abteilung zu melden, damit ein Vermerk in der
Personalakte vorgenommen werden kann.
Bei Erhalt der Bankomat-/Kreditkarte muss das Formular mit der Bezeichnung „Bankomat- /
Kreditkarten Übergabeprotokoll“ vom Mitarbeiter sowie der Person, die die Bankomat-
/Kreditkarte aushändigt, unterzeichnet werden. Dieses Formular ist an die Payroll-Abteilung zu
übermitteln.
Es ist dem CFO bzw. dem Vorgesetzten vorbehalten, eine Bankomat-/Kreditkarte jederzeit
sofort zu entziehen, insbesondere bei einer den Richtlinien widersprechenden Verwendung.
Des Weiteren möchten wir darauf hinweisen, dass Belege welche mit der Bankomat-/
Kreditkarte bezahlt werden und beim Abrechnungszeitpunkt des Kreditinstitutes bzw. der
Kreditkartenunternehmen in der Finanzbuchhaltung nicht aufliegen oder die Rechnungen nicht
den gesetzlichen Anforderungen entsprechen dem Dienstnehmer automatisch mit der
Gehaltsabrechnung abgezogen werden. Eine nachträgliche Vorlage wird nicht anerkannt.
Bei einem Austritt aus dem Unternehmen ist die Kreditkarte unaufgefordert bei der
Geschäftsleitung oder bei der dafür zuständigen Person am letzten Arbeitstag abzugeben! Für
Schäden aus Verstößen gegen diese Dienstanweisung wird der Mitarbeiter in jedem Fall haftbar
gemacht.
Am Formular „Bankomat- / Kreditkarten Übergabeprotokoll“ ist zu bestätigen, dass die

Rückgabe der Bankomat- / Kreditkarte erfolgte.
3.6.3. Verpflegungsmehraufwendungen
3.6.3.1. Allgemein
Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt in Österreich im Rahmen der in den
gültigen Kollektivverträgen definierten und steuerlich zulässigen Tages- und
Nächtigungsgelder. Für alle Länder außer Österreich erfolgt die Rückerstattung von
Verpflegungsmehraufwendungen gemäß der jeweiligen lokalen gesetzlichen Regelung.
3.6.3.2. Tages- / Nächtigungsgeld (Reiseaufwandsentschädigung) Inland (gültig für

Österreich)
Mit dem Tagesgeld sind pauschal sämtliche Kosten der Lebenshaltung abgegolten. Es dient
zur Deckung der Mehrausgaben für Verpflegung, sowie aller mit der Dienstreise verbundenen
persönlichen Aufwendungen einschließlich Trinkgelder. Das volle Tagesgeld beträgt derzeit €
26,40.

HR
Dauert eine Dienstreise länger als 5 Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 des
vollen Tagesgeldes berechnet werden.
Als Dienstort im Sinne dieser Bestimmung gilt ein Tätigkeitsgebiet im Umkreis von 60
Straßenkilometern, von der Betriebsstätte als Mittelpunkt gerechnet.
Eine vom Arbeitgeber oder von Dritten bezahlte Bewirtung (Ausnahme Frühstück) führt zur
Kürzung des Tagesgeldes um jeweils € 13,20 und ist daher bei der Reisekostenabrechnung
anzuführen.
Das Nächtigungsgeld dient zur Deckung der Ausgaben für die Unterkunft einschließlich
Frühstück. Das Nächtigungsgeld entfällt, wenn mit der Dienstreise keine Nächtigung verbunden
ist, ein Quartier zur Verfügung gestellt wird, die tatsächlichen Übernachtungskosten vergütet
oder die Benützung eines Schlaf- oder Liegewagens bewilligt und die entsprechenden Kosten
ersetzt werden.
Das Nächtigungsgeld beträgt derzeit € 15,00.
Das Tages-/Nächtigungsgeld entfällt bei Seminarbesuchen, bei Teilnahme an

Informationsveranstaltungen und Kursen, sofern die Kosten der Teilnahme vom Arbeitgeber
getragen werden.
3.6.3.3. Tages-/Nächtigungsgeld (Reiseaufwandsentschädigung) Ausland (gültig für

Österreich)
Diese richten sich nach den Bestimmungen in den jeweils gültigen Kollektivverträgen.
Dauert eine Dienstreise im Ausland länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene
Stunde der Auslandsreise 1/12 des jeweiligen Satzes gerechnet werden. Das volle Tagesgeld
steht für 24 Stunden zu, allerdings bereits ab einer Dienstreisedauer von 12 Stunden.
Bei Flugreisen ins Ausland beginnt die Auslandsreise nach den hierfür maßgeblichen
Vorschriften der RGV mit dem Abflug bzw. endet mit der Ankunft am inländischen Flughafen.
Bezahlt der Arbeitgeber anlässlich einer Auslandsdienstreise ein Geschäftsessen pro Tag,
kommt es zu keiner Kürzung des entsprechenden nicht steuerbaren Auslandsreisesatzes. Trägt
der Arbeitgeber die Kosten für zwei Geschäftsessen pro Tag oder übernimmt er die Kosten der
vollen Verpflegung, stehen 4/12 (ein Drittel) des entsprechenden Auslandsreisesatzes
steuerfrei zu.
Werden mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag durchgeführt, so werden insgesam t

höchstens die Verpflegungsmehraufwendungen für einen vollen Kalendertag gewährt.

HR
Dienstreisen sind monatsgenau und so zeitnah wie möglich abzurechnen. Ist bis drei M onate
nach Beendigung der Dienstreise keine Abrechnung erfolgt, gelten die Ansprüche als verfallen
und gelangen nicht mehr zur Auszahlung.
3.6.4. Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind Kosten, die unmittelbar mit dem Zweck der Auswärtstätigkeit verbunden
sind. Hierzu zählen z.B. Kosten für geschäftliche Telefonate, Telefaxe, Porto, Kosten für
Gepäckbeförderung und Gepäckaufbewahrung, Mautgebühren, Garderoben-Aufbewahrung,
Trinkgelder, Taxikosten sowie Parkgebühren. Falls erforderlich werden Visagebühren und
Kosten für Impfungen erstattet.
Die entsprechenden Belege sind der Reisekostenabrechnung beizufügen. Soweit in

Ausnahmefällen keine Fremdbelege vorliegen, sind diese in einem Eigenbeleg
zusammenzufassen und mit einer Unterschrift zu bestätigen.
Nicht abgerechnet werden können u.a. Kosten für Bußgelder, Videos, Minibar in Hotels, sowie
alle weiteren Gegenstände oder Dienstleistungen zur rein privaten Nutzung.
3.6.5. Abrechnung, Prüfung und Genehmigung der Reisekosten

Die Reisekosten sind nach Abschluss der Auswärtstätigkeit bzw. nach Eingang der
Kreditkartenabrechnung zeitnah unter Verwendung des Formulars im Intranet
„Reisekostenabrechnung“ abzurechnen. Das Formular ist, soweit zutreffend, vollständig und
sorgfältig auszufüllen. In der Rubrik „Spesenabrechnung“ sind die einzelnen Gesamtbeträge
pro Beleg aufzuführen. Die Belege sind im Original beizufügen. Hierzu zählen auch die von der
Gesellschaft erhaltenen Fahrkarten, Flugscheine und bei Mietwagen die Kopie des
Mietvertrages.
Sind Reisekosten vom Mitarbeiter bar in einer fremden Währung bezahlt worden, so gilt für den
entsprechenden Beleg der Tageskurs oder ein entsprechender, zeitnaher Kurs als
Umrechnungskurs. Die Belege müssen den lokalen steuerlichen Vorschriften entsprechen.
Eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss folgende Merkmale aufweisen:
◼ Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
◼ Name und Anschrift des Empfängers
◼ Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und
Umfang der sonstigen Leistung
◼ Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die Leistung
erstreckt
◼ Rechnungsbetrag
◼ die auf den Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer

HR
◼ Angabe des anzuwendenden Steuersatzes, im Falle einer Steuerbefreiung einen
Hinweis auf die Steuerbefreiung
◼ Ausstellungsdatum
◼ fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
◼ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID Nummer)
Ersatzweise gelten die lokalen gesetzlichen Bestimmungen.
Bitte beachten Sie, dass fehlerhafte Rechnungen bereits bei der Bezahlung durch Sie reklamiert
werden müssen. Es können nur Belege abgerechnet werden, die den steuerlichen
Bestimmungen entsprechen.
Alle Reisekostenabrechnungen sind vom Reisenden als sachlich richtig zu bestätigen und vom
zuständigen Vorgesetzten oder einem Mitglied der Geschäftsleitung im Hinblick auf die
Einhaltung der vorliegenden Richtlinie zu prüfen und freizugeben (Vier-Augen-Prinzip).
Reisekostenabrechnungen der Geschäftsleitung werden vom CEO freigegeben.
Alle Vorgesetzten sind angehalten, vor Freigabe bzw. Unterfertigung der Reisekosten,
die Einhaltung der vorliegenden Richtlinie maßgebend zu prüfen.
Die vom Reisenden und vom Vorgesetzten bzw. dem Mitglied der Geschäftsleitung
unterschriebene Reisekostenabrechnung ist zusammen mit den Originalbelegen an die Payroll-
Abteilung weiterzuleiten. Reisekosten werden ausschließlich von der Payroll-Abteilung zur
Überweisung auf ein vom Mitarbeiter benanntes Konto angewiesen. Alle bis 15. Eines Monats
erfassten Reisekostenabrechnungen gelangen mit der Gehaltsverrechnung des laufenden
Monats zur Auszahlung.
3.6.6. Bewirtung
Es werden Kosten für Bewirtungen erstattet, die aus geschäftlichem Anlass, d.h. mit
bestehenden oder angehenden externen Geschäftspartnern, und in angemessenem Rahmen
stattfinden. Ausgaben für Mitarbeiter, die an einem Geschäftsessen teilnehmen, werden
ebenfalls erstattet.
Mit vorheriger Genehmigung des Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung sind interne
Arbeitsessen ohne Teilnahme von externen Geschäftspartnern gestattet. Diese sind jedoch auf
das absolut notwendige Minimum zu beschränken.
Rechnungen für Bewirtungen sind immer vom „Ranghöchsten“ in der Runde zu begleichen.
Dieser achtet darauf, dass eventuell geltend gemachte Tagesdiäten ordnungsgemäß um die

HR
Bewirtung gekürzt werden. Bei allen geschäftlichen Bewirtungen, intern sowie extern, ist der
Konsum alkoholischer Getränke zu begrenzen.
Bewirtungsaufwendungen werden nur bei Vorliegen von Belegen, die den steuerlichen
Anforderungen entsprechen, erstattet.
Diese Aufwendungen können nur mittels Spesenbeleg geltend gemacht werden. Der
Spesenbeleg MUSS gemäß Vorgabe (Pflichtfelder) ausgefüllt werden. Belege, die OHNE
Spesenbeleg in der Finanzbuchhaltung einlangen, werden nicht akzeptiert.
3.7. Verkehrsmittel und Fahrtkosten
3.7.1. Allgemeines
Unter Beachtung von Sicherheitsaspekten ist das wirtschaftlich günstigste Verkehrsmittel zu
wählen. Dabei sind neben der entgangenen Arbeitszeit sonstige Zusatzkosten zu
berücksichtigen. Es sind vorrangig Anbieter zu wählen, mit denen Rahmenabkommen
bestehen. Nicht genutzte Fahrausweise sind zwecks Gutschrift sofort nach Rückkehr an die
Beschaffungsstelle zurückzugeben.
Abweichungen sind nur in dringenden Ausnahmefällen, wie z.B. Terminknappheit,

unvorhergesehene Anschlussreise u. ä., zulässig. Dies muss im Anschluss der Reise belegbar
oder zweifelsfrei darstellbar sein.
3.7.2. Flüge
Für Flüge im Inland und innerhalb Europas ist die Economy Class zu buchen. Wenn in
Einzelfällen die Business Class günstiger als ein bestimmter Economy-Tarif sein sollte, kann
Business gebucht werden. Bei Interkontinentalflügen, sowie bei Flügen ab sechs Stunden
Flugdauer (ohne Zwischenstopp), ist die Nutzung der Business Class gestattet.
Interkontinentalflüge und Flüge in der Business Class sind generell durch den CEO genehmigen
zu lassen.
Ist beim Reisebüro eine Corporate Card deponiert, werden die Buchungen des Reisenden über
diese Karte abgerechnet, sodass auch eine Reiseversicherung besteht.
Auszuwählen ist, unter Berücksichtigung von Kosten-, Zeit- und Sicherheitsaspekten – die
wirtschaftlichste Flugverbindung. Wenn möglich, sollten Sondertarife genutzt werden.
Flugreisen sollten daher nicht zu kurzfristig angesetzt werden. Wenn möglich, ist ein ETIX-
Ticket zu verwenden.
Zu den Sondertarifen zählen auch Flüge mit Zwischenlandungen bei einer zumutbaren
Verlängerung der Reisedauer.

HR
3.7.3. Bahnfahrten
Die Bahn sollte benutzt werden, wenn diese das kosten- und zeitgünstigste Transportmittel
darstellt. Führungskräfte sind zur Benutzung der ersten Klasse berechtigt. Alle anderen
Mitarbeiter nützen die zweite Klasse. Führen Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam eine
Bahnreise durch, so liegt es im Ermessen der Führungskraft gemeinsam mit dem Mitarbeiter
die erste Klasse zu benutzen.
Die Kosten für Platzreservierungen werden ersetzt.
Die Benutzung eines Schlafwagens ist gestattet, wenn damit eine Hotelübernachtung
eingespart und/oder die Dauer der Auswärtstätigkeit erheblich verkürzt wird.
Eine Bahncard kann zur Verfügung gestellt werden, wenn diese im Vergleich zu anderen
Bahntarifen wirtschaftliche Vorteile bringt. Sie muss vom direkten Vorgesetzten genehmigt
werden und ist prinzipiell über ein Reisebüro, mit Rechnungsstellung an die Gesellschaft, zu
bestellen.
3.7.4. PKW
PKW sollen genutzt werden, wenn dies gegenüber der Nutzung anderer Verkehrsmittel eine
wesentliche Kosten-/Zeitersparnis bringt.
Mietwägen sind über die definierten Reisestellen zu buchen, um sicher zu stellen, dass
bestehende Rahmenvereinbarungen bzw. Sondertarife genutzt werden. Über das
Vertragsreisebüro (TUI) ist immer Europcar zu buchen.
Der entsprechende Betrag wird gemäß dem jeweiligen Beleg über die Reisekostenabrechnung
rückerstattet.
Als Fahrzeug-Gruppe ist prinzipiell die Economyklasse bzw. Kompakt-Klasse (entspricht VW

Golf) zu buchen.
Der Mietwagen muss vollgetankt zurückgegeben werden.
Schäden am Fahrzeug sind dem Anbieter unverzüglich anzuzeigen. Schadensfälle werden in

Zusammenarbeit mit der Versicherungsabteilung abgewickelt.
Ist der Mitarbeiter bzw. die Führungskraft im Besitz eines Firmenwagens, so muss dieses
Fahrzeug soweit möglich, an Stelle eines Mietwagens für Auswärtstätigkeiten genutzt werden.
Reisen im Inland sind grundsätzlich mit einem Firmenfahrzeug durchzuführen.
Der private Pkw sollte nur in Ausnahmefällen und unter Beachtung von Kosten- und
Zeitaspekten (im Vergleich zu der Anmietung eines Mietwagens) genutzt werden. Vorab ist zu

HR
prüfen, ob ein firmeneigenes Pool-Fahrzeug zur Verfügung steht, welches in diesem Fall
verwendet werden muss.
Sollte dennoch der private PKW zu dienstlichen Fahrten herangezogen werden, so kann
Kilometergeld in Höhe des jeweiligen amtlichen Satzes abgerechnet werden. Hierzu sind in der
Reisekostenabrechnung die dienstlich gefahrenen Kilometer anzuführen. Dienstreisen von
mehr als 200 km mit dem privaten PKW sind durch den Vorgesetzten genehmigungspflichtig.
Mit dem Kilometergeld sind abgegolten: Abnutzung, Benzin, Öl, Servicekosten und
Reparaturkosten, Park- und Mautgebühren, Autobahnvignetten, Zusatzausrüstun gen
(Winterreifen, etc.), Steuern, Versicherungen aller Art, Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs,
Finanzierungskosten.
3.7.5. Taxifahrten
Es sollten bevorzugt öffentliche Verkehrsmittel verwendet werden. Bei schlechter Anbindung an
öffentliche Verkehrsmittel oder ungünstigen Zeiten (früh morgens oder spät abends) kann ein
Taxi genommen werden. Taxikosten zählen zu den Reisenebenkosten.
3.8. Hotelkategorien und Übernachtungskosten

Grundsätzlich sind Hotels zu nützen, mit denen Firmenvereinbarungen bestehen. Um lokale
Vergünstigungen in Anspruch nehmen zu können, ist die Buchung von Hotels in Österreich und
Ländern mit eigenen Standorten über die jeweilige Niederlassung abzustimmen.
Vom Reisenden wird erwartet, dass er bei der Auswahl des Hotels kostenbewusst entscheidet.
Luxusklasse-Hotels sind ausgeschlossen, es sei denn, orts- bzw. länderbezogene
Gegebenheiten machen eine Buchung dieser Kategorie notwendig. Es sind Einzelzimmer der
Standard-Kategorie zu buchen. Nicht zulässig sind Suiten, es sei denn, seitens des Hotels wird
ein kostenloses Upgrade angeboten.
Zur Orientierung gelten folgende Tarife inklusive Frühstück:
Mitarbeiter Management
Inland (Österreich) 80,00 € 110,00 €
Ausland 120,00 € 150,00 €
Deutliche Überschreitungen dieser Tarife sind mit dem Vorgesetzten abzustimmen.

HR
4. Firmenwagenrichtlinie
4.1. Grundsätze
Das Unternehmen kann Mitarbeitern zur Erfüllung ihrer Funktion Firmenfahrzeuge zur
Verfügung stellen. Dabei gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.
Diese Richtlinie legt die Rahmenbedingungen für die Überlassung und Nutzung eines
Firmenwagens, sowie den Prozessablauf der Bestellung fest.
Die in der Dokumentation angeführten Anlagen bilden dabei einen wesentlichen Bestandteil
dieser Firmenwagenrichtlinie.
4.2. Geltungsbereich und Nutzungskreis

Die Firmenwagenrichtlinie gilt für alle Unternehmen und Niederlassungen der AQG.
Die Überlassung eines Firmenfahrzeuges nach dieser Richtlinie erfolgt nach zwei
Hauptkriterien:
a) Firmenwagenüberlassung aufgrund Status
b) Firmenwagenüberlassung aufgrund wirtschaftlicher Erfordernis
Die Entscheidung über die Überlassung liegt bei der Geschäftsführung.
4.3. Bestellprozess Firmenwagen
4.3.1. Bestellung
Die Führungskraft meldet den Bedarf eines Firmenwagens für den jeweiligen Mitarbeiter an das
Fuhrparkmanagement. Dieses leitet die Anfrage an die HR-Abteilung weiter, welche die
Firmenwagenklasse anhand der seitens Executive Board vorgegebenen Eingruppierungsmatrix
definiert. Im Anschluss erfolgt die Erstellung eines eReQuest und die Bestellung des
Firmenwagens durch das Fuhrparkmanagement.
4.3.2. Eingruppierung und Ausstattung

Die Ausstattung der zur Verfügung stehenden Fahrzeuge ist vom jeweiligen Fahrzeugtyp
abhängig. Die einzelnen Fahrzeugbeschreibungen liegen im Fuhrparkmanagement auf und
können dort bei Bedarf eingesehen werden. Grundsätzlich werden Fahrzeuge mit vier oder fünf
Türen (keine Cabrios, Coupés) mit Dieselmotoren inkl. Rußpartikelfilter zur Verfügung gestellt.
Die Standardausstattung besteht (sofern erhältlich) aus:

◼ Firmenwagengruppe A – C: Lackierung schwarz, grau oder weiß (keine
Metalliclackierung)
◼ ab Firmenwagengruppe D: Metalliclackierung schwarz, grau oder silber

HR
◼ elektrische Fensterheber vorne
◼ Servolenkung
◼ Zentralverriegelung
◼ Navigationsgerät
◼ ABS/Airbag
◼ Klimaanlage
Ein Automatikgetriebe ist nur möglich, wenn es in der Standardausstattung enthalten ist.
Tuning Kits oder ähnliches sportliches Zubehör sind nicht zulässig, die Fahrzeuge dürfen also
nicht verändert werden, da sie sonst vom Leasinggeber nicht mehr zurückgenommen werden.
4.3.3. Sonderausstattung
Der Mitarbeiter kann eine Sonderausstattung im Wert von höchstens 10% vom
Finanzierungswert laut Anlage 6 des Fahrzeuges bestellen. Diese wird vom Leasinggeber
gesondert ausgewiesen und dem Mitarbeiter bei Auslieferung in Rechnung gestellt. Sollte dies
nicht möglich sein, wird dem Mitarbeiter jener Betrag, um den sich die Leasingrate durch die
Sonderausstattungen erhöht, bei der Gehaltszahlung in Abzug gebracht. Die AQG behält sich
vor, Sonderausstattungen, die den Restwert negativ beeinflussen, nicht zu gewähren.
4.3.4. Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen

Vorsteuerabzugsberechtigt: Internationalen Niederlassungen stehen ausschließlich
Fahrzeuge der VW Gruppe (VW, Audi, Skoda) zur Verfügung.

HR
Die Einstufung erfolgt nach Jobtitel. Die weitere Einstufung in „klein“ und „groß“ bei
Landesgesellschaften, Standorten, Abteilungen etc. erfolgt seitens HR unter Verwendung
einer durch das Executive Board definierten Matrix, die Umsatzverantwortung,
Mitarbeiteranzahl, Produktverantwortung und weitere relevante Faktoren berücksichtigt.
4.3.5. Erste Hilfe Paket, Warndreieck, Warnweste

Mit der Auslieferung des Fahrzeuges werden als Sicherheitsausstattung Erste Hilfe Paket,
Warndreieck, Warnweste standardmäßig mitgeliefert. Sollten Teile dieser
Sicherheitsausstattung bei Neufahrzeugen nicht mit ausgeliefert werden, so erfolgt über den
Leasinggeber nach Abstimmung mit dem Fuhrparkmanagement die kurzfristige Beschaffung
bzw. Kauffreigabe. Sollten Teile dieser Sicherheitsausstattung bei Tausch-/ Interims- und/oder

HR
Poolfahrzeugen aus irgendeinem Grund nicht vorhanden sein, so hat durch den neuen
Fahrzeugführer eine Meldung an das Fuhrparkmanagement bzw. an die lokale
Geschäftsführung/an die verantwortliche Person in der Niederlassung zu erfolgen.
Jeder Mitarbeiter ist für die Vollständigkeit der Ausstattung bei Übergabe/Übernahme und
polizeilichen Kontrollmaßnahmen selbst verantwortlich.
4.4. Fahrzeugübernahme
Neufahrzeuge werden in Österreich vom Fuhrparkmanagement, in den anderen Ländern vom
jeweiligen lokalen Händler übergeben.
Tauschfahrzeuge/Interimsfahrzeuge und Poolfahrzeuge unterliegen innerhalb der gesamten

AQG einer Holschuld. Ein freies Fahrzeug ist somit vom neuen Fahrer vom Standort des
Fuhrparkmanagements, des lokalen Händlers bzw. vom jeweiligen Standort der Niederlassung
zu übernehmen. Die Anreisekosten hierfür trägt die Kostenstelle des übernehmenden Nutzers.
Mit der Übernahme des Fahrzeuges ist das Formular im Intranet „Firmenwagenübergabe –
Rückgabebestätigung“ zu unterschreiben und an das Fuhrparkmanagement/die lokale
Geschäftsführung zu senden.
Bei der erstmaligen Übernahme des Poolfahrzeuges durch z.B. eine Niederlassung ist das
Formular im Intranet „Firmenwagenübergabe – Rückgabebestätigung“ durch den
Verantwortlichen zu unterschreiben und an das Fuhrparkmanagement/die lokale
Geschäftsführung zu senden. Für Poolfahrzeuge ist ein handschriftliches Fahrtenbuch in
Papierform zu führen. Die Fahrzeugverantwortung und die Fahrtenbuchführung obliegen der
verantwortlichen Person in der jeweiligen Niederlassung.
4.4.1. Folgende Eintragungen sind in das Fahrtenbuch vorzunehmen

◼ Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Dienstreise
◼ Reiseziel
◼ Reisezweck
4.5. Fahrzeugrückgabe
Die Rückgabe erfolgt nach Ablauf des Leasingzeitraums am Standort des
Fuhrparkmanagements/des jeweiligen lokalen Händlers. Die Anreisekosten hierfür trägt die
Kostenstelle des Nutzers.
Gemeinsam mit dem Fuhrparkmanagement/der lokalen Geschäftsführung wird das Formular

im Intranet „Firmenwagenübergabe – Rückgabebestätigung“, ausgefüllt, gezeichnet und – im
Fall dass das Fahrzeug über die AQG und nicht über den Leasinggeber versichert ist – an die
(zentrale) Versicherungsabteilung gefaxt.

HR
Das Fahrzeug muss bei der Rückgabe nicht aufgetankt, aber innen und außen vollständig
gereinigt sein. Bei Nichtbeachtung belastet das Fuhrparkmanagement die entstandenen Kosten
durch die Payroll-Abteilung direkt an den Mitarbeiter weiter.
4.5.1. Vorzeitige Rückgabe

Bei der vorzeitigen Rückgabe eines Fahrzeuges (z.B. bei Tausch oder Ausscheiden eines
Mitarbeiters aus dem Unternehmen) übermitteln der Fahrer oder das Niederlassungsbüro das
vollständig ausgefüllte Formular im Intranet „Firmenwagenübergabe – Rückgabebestätigung“.
Der Rückgabeort wird mit dem Fuhrparkmanagement/der lokalen Geschäftsführung vereinbart.

Die Anfahrts- und Reisekosten, die Kosten für die Außenreinigung sowie die Kosten für die
letzte Tankfüllung trägt die Kostenstelle des ehemaligen Firmenwagennutzers. Die
Innenreinigung ist vom ehemaligen Firmenwagennutzer durchzuführen. Dem Fahrzeug sind alle
zugeordneten Unterlagen (Schlüssel, Papiere, Radio, Tankkarte etc.) beizufügen.
Wird das Fahrzeug dem Fuhrparkmanagement/der lokalen Geschäftsführung nicht

ordnungsgemäß übergeben, zahlt der ehemalige Firmenwagennutzer die
Instandsetzungsarbeiten.
Bis zur weiteren Vermittlung des Leasingfahrzeuges innerhalb der AQG durch den Zentral-
Einkauf, verbleiben die Kosten (Leasing) auf der Kostenstelle des ehemaligen
Firmenwagennutzers.
4.6. Verhaltensregeln bei Unfall oder technischer Panne

Bei einem Unfall ist ein internationaler Unfallbericht auszufüllen und das Fuhrparkmanagement
/ die verantwortliche Person am jeweiligen Standort unverzüglich zu verständigen. Bei
technischen Pannen gehen Sie bitte gemäß der Bordmappe vor. Bei Unfällen mit
Personenschaden ist unverzüglich die Polizei zu rufen.
4.7. Leasinglaufzeiten
Die Laufzeiten liegen zwischen 36 und 48 Monaten. Als Standard wird eine Laufzeit von 36
Monaten bei einer jährlichen Laufleistung von 50.000 km und 48 Monate bei einer jährlichen
Laufleistung von 30.000 km angenommen.
4.8. Serviceintervalle und Informationen

Jeder Firmenwagennutzer ist verpflichtet, die vom Hersteller angegebenen Serviceintervalle bei
den vorgeschriebenen Fachwerkstätten der Fahrzeuge durchführen zu lassen. Sofern kein
aufrechter Wartungsvertrag besteht, hat die Auftragserteilung sowie die Terminvereinbarung
ausschließlich über das Fuhrparkmanagement zu erfolgen.
Die Kosten der Serviceintervalle trägt das Unternehmen.

HR
Bitte beachten Sie, dass bei Inspektionen die Fahrzeugaußen- und Innenreinigung
(Eigenkosten Firmenwagennutzer) nicht vom Unternehmen getragen werden. Geben Sie diese
Tätigkeit nur separat in Auftrag und beachten Sie die Kostenzuordnung.
Jeder Firmenwagennutzer ist verpflichtet, die jeweiligen Winter- oder Sommerreifen zur
passenden Jahreszeit aufziehen zu lassen. Sollte der Firmenwagennutzer dieser Verpflichtung
nicht selbst nachkommen, so übernimmt das Unternehmen AQG bei Unfällen keinerlei Haftung,
welche nicht durch die Versicherung abgedeckt sind.
Auf die bestehende Winterreifenpflicht in Österreich zwischen dem 1. November und 15. April
gemäß § 102 und 103 KFG wird hiermit ausdrücklich hingewiesen.
4.9. Tankkarten
Für alle Firmenfahrzeuge der AQG stehen Tankkarten zur Verfügung. In Österreich werden für
den Mitarbeiter vom Fuhrparkmanagement eine OMV-Tankkarte und eine Haus-Tankkarte
bestellt. Die Tankkarte und die PIN-Nummer werden im Regelfall vom Fuhrparkmanagement
direkt an den Firmenwagennutzer verschickt.
Mit der Tankkarte ist folgender Leistungsbezug möglich bzw. erlaubt:

◼ Mauten
◼ Treibstoff
◼ Schmiermittel (Öl)
Die ordnungsgemäße Innen- und Außenreinigung, sowie die Pflege und deren
Kostenübernahme, unterliegen allein dem Firmenwagennutzer.
Bei Privatfahrten in größerem Umfang, wie z.B. Urlaubsfahrten, trägt der Firmenwagennutzer
die Kosten für Treibstoff und Mauten selbst.
Beim Zahlen einer Tankung muss zur Identifikation der ausgehändigte 4-stellige PIN-Code
eingegeben werden.
Die einzelnen Tankbelege sind als Nachweis für den Gesetzgeber mindestens zwei Jahre vom
Fahrer persönlich aufzubewahren und können bei Bedarf jederzeit vom Fuhrparkmanagement
angefordert werden. Das Tanken von V-Power-Diesel ist untersagt.
4.10. Inkrafttreten
Diese Firmenwagenrichtlinie ist ab dem 01. November 2010 gültig. Alle früheren
Firmenwagenrichtlinien der AQG und der ihr angeschlossenen Gesellschaften treten damit
außer Kraft. Änderungen und Ergänzungen bleiben jederzeit vorbehalten.

HR
Jeder Vorgesetzte trägt die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung der
Firmenwagenrichtlinie.
4.11. Beantragung und Nutzung eines Pool PKWs

Mit dieser Anweisung wird der Prozess für die Beantragung und Nutzung eines Pool-PKWs
festgelegt und beschrieben. Jede Beantragung muss vom direkten Vorgesetzten genehmigt
werden.
Jeder Mitarbeiter, der für einen dienstlichen Zweck einen PKW benötigt, füllt das Formular im
Intranet „Antrag Pool-PKW“ aus und lässt dieses vom jeweiligen Vorgesetzten genehmigen.
Der genehmigte Antrag ist an das Fuhrparkmanagement/an die verantwortliche Person am

jeweiligen Standort weiterzuleiten, welches die Verfügbarkeit der PKW überprüft. Ist zum
entsprechenden Termin ein PKW verfügbar, bestätigt das Fuhrparkmanagement/der
Verantwortliche die Buchung.
Bei der Übergabe händigt das Fuhrparkmanagement/die verantwortliche Person dem

Mitarbeiter Fahrzeugschlüssel, Tankkarte und Fahrtenbuch aus.
Der Mitarbeiter ist vor der Rückgabe des PKW an das Fuhrparkmanagement/die verantwortliche
Person dazu verpflichtet, diesen wieder vollzutanken, das Fahrtenbuch zu vervollständigen und
das Formular im Intranet „Antrag Pool-PKW“ zu unterfertigen. Damit bestätigt der
Poolfahrzeugnutzer den ordnungsgemäßen Zustand des Fahrzeugs.
Das Fuhrparkmanagement/Die verantwortliche Person nimmt Tankkarte, Fahrtenbuch und das

Formular „Antrag Pool-PKW“ entgegen, prüft Fahrtenbuch und Checkliste und gibt den Pkw für
nächste Buchungen frei.
Achtung: Poolautos dienen ausschließlich der Nutzung für Firmenzwecke. Die

Fahrtenbücher sind lückenlos zu führen, da es sonst zu steuerlichen Problemen kommen
kann.
4.12. Strafen- und Anonymverfügungen

Strafen, die aufgrund einschlägiger Gesetzesüberschreitungen mit dem Firmenwagen oder
Poolauto entstehen, sind vom Verursacher selbst zu tragen. Der Mitarbeiter gibt mit
Unterzeichnung der Firmenwagenvereinbarung sein ausdrückliches Einverständnis (siehe
Firmenwagenvereinbarung Punkt 7 „Nicht erstattungsfähige Kosten“), dass diese Strafen bei
der nächstfolgenden Gehaltsabrechnung in Abzug gebracht werden.

HR
5. Human Communication Management (HCM)
Seit 01.01.2018 ist das HCM-System genannt „myHCM“ implementiert. Der erstellte Leitfaden
soll allen Unternehmen der AQG in allen Ländern als Vorlage sowie Hilfestellung bei der
Benützung von myHCM dienen und ist in allen Ländern, die myHCM verwenden, gültig.
Der Computer (NC/PC/Laptop) ist unbedingt bei Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren (siehe
AA103 IT Handbuch) denn im MyHCM befinden sich auch Ihre persönlichen Gehaltsdaten
archiviert.
Die Handhabung und Details sind in folgenden mitgeltenden Unterlagen beschrieben:

„Leitfaden myHCM zuAA301“
6. GAB (Global Address Book)
6.1. Zweck
Dieser Leitfaden soll den Quehenberger Unternehmen in allen Ländern als Hilfestellung bei der
Verwaltung des gruppenübergreifenden Global Address Book (GAB) dienen.
Das Global Address Book bietet einen Überblick über die aktuellen und detaillierten
Mitarbeiterdaten. Zudem ist das GAB mit dem Quehenberger Intranet verlinkt.
6.2. Bereich
Der folgende Leitfaden gilt für alle Länder, die in der Tabelle unten erscheinen. In der Tabelle
werden auch die zuständigen Mitarbeiter der HR-Abteilung sowie ihre Stellvertreter für jedes
Land genannt. Diese Mitarbeiter sind befugt, persönliche Daten zu editieren.
Country HR Responsible HR Deputy

AT Austria Thomas Mayer Corinna Hallinger
BG Bulgaria Dobromira Miteva Maria Bogdanova
BY Belarus Sergej Borovik Gubitskaja, Victoria
CZ Czech Republic Katerina Budarova Lenka Kyselová
DE Germany Marcus Banse Corinna Hallinger
HR Croatia Marina Sporcic
HU Hungary Andrea Burcz Peter Oth
KZ Kazachstan Anasytasiya Spivakova Kirill Chibrikin
MK Macedonia Riste Barbareev Galena Ivanovska
PL Poland Maciej Balakier
RO Romania Diana Lacreteanu Andreea Istoc
RU Russia Anastasiya Spivakova Kirill Chibrikin
SK Slovakia Sophie Gajdosova

HR
Country HR Responsible HR Deputy
UA Ukraine Iryna Kolle Yuri Dukhnych
Figure 1: HR verantwortliche Personen
6.3. Aufruf des GAB
6.3.1. GAB
Sie können das GAB entweder über den folgenden Link aufrufen:
https://gab.augustin-quehenberger.com/login.php
oder über den Link im Intranet unter der Schaltfläche „Links“ – GAB.
Figure 2: Intranet – Link GAB
6.3.2. Login
Für den erstmaligen Login benötigen Sie folgende Daten:
Login-Name: Ihr Citrix-Benutzername (z. B.: mamu01)
Passwort: welcome
Figure 3: Login GAB

HR
Nach dem erstmaligen Login muss das Passwort geändert werden. Sie haben Ihr Passwort
vergessen? Wenden Sie sich bitte an unseren IT-Helpdesk unter +43 (0) 50145 22222 bzw.
helpdesk@quehenberger.com, und lassen Sie Ihr Passwort zurücksetzen.
6.4. Allgemeiner Prozess

◼ Neuer Eintrag
◼ Austritt eines Mitarbeiters
◼ Mitarbeitersuche
◼ Änderung von Mitarbeiterdaten
◼ Einstellungen
6.4.1. Eintritt
Um einen Eintrag zu einem neuen Mitarbeiter im GAB anzulegen, klicken Sie auf „Add record“
Figure 4: Entries – Add record
Geben Sie zunächst stets die Informationen zu Unternehmen, Niederlassung, Standort und
Kostenstelle an.
Tragen Sie anschließend alle weiteren Daten des neuen Mitarbeiters ein. Falls das Datum des
Eintrags nicht mit dem ersten Arbeitstag übereinstimmt, geben Sie das Eintrittsdatum im
Textfeld „erster Arbeitstag“ zusätzlich an. Eine Auflistung der Stellenbezeichnungen finden Sie
in unserem Stellenbezeichnungskatalog in unserem Personalhandbuch.

HR
Figure 5: Entries – Person information
Wenn der Mitarbeiter einen PC sowie sämtliche Zugänge und ein E-Mail-Konto benötigt, füllen
Sie das IT-Benutzerantragsformular aus und senden Sie es an unseren Helpdesk. Dieses
Dokument finden Sie im Intranet unter dem Namen „IT Benutzeranlage“
(Benutzerantragsformular). Bitte bestätigen Sie den Eintrag per Mausklick auf die Schaltfläche
OK.
Die E-Mail-Adresse wir von unserem Helpdesk während des Einrichtungsvorgangs des PCs
eingegeben.
Nach Abschluss der Eingabe fügen Sie bitte eine Telefonnummer hinzu, sofern Sie bereits über
eine Telefonnummer verfügen.

HR
Figure 6: Tel. Nummer hinzufügen
Nach Eingabe aller Daten durch den Helpdesk erscheinen die Mitarbeiterdaten am nächsten
Tag automatisch im Intranet.
Verlauf
Ganz unten auf der Seite befindet sich die Schaltfläche „Verlauf“ Unter Verlauf werden alle
Änderungen angezeigt, die von jedweden Personen vom Zeitpunkt der Neuanlage bis zum
aktuellen Zeitpunkt vorgenommen wurden.
Figure 7: Verlauf
6.4.2. Volltextsuche
Die schnellste Möglichkeit zum Abruf von Mitarbeiterdaten ist die Volltextsuche. Geben Sie den
Namen oder einen Teil des Namens in das Textfeld „Full text search“ (Volltextsuche) ein”.

HR
Figure 8: Show results
Klicken Sie auf „Show results“ (Ergebnisse anzeigen), um die Mitarbeiterdaten einzusehen und
klicken Sie auf „Details“, um alle detaillierten Informationen abzurufen.
Figure 9: show results = Ergebnisse Zeigen – Details
Figure 10: Details – employee information
6.5. Änderung von Mitarbeitern

Nach Auswahl eines Mitarbeiters können Sie per Mausklick auf „Edit“ (Bearbeiten) alle Daten
des Mitarbeiters abrufen und diese anschließend in der Bearbeitungsansicht ändern.

HR
Figure 11: Modification – edit
Figure 12: Edit employee information
6.6. Mitarbeitersuche
6.6.1. Eingrenzung der Suche

Sie können Ihre Suche eingrenzen, indem Sie die vorgegebenen Suchfilter verwenden.
Abhängig von der Auswahl der Suchfilter wird eine eingeschränkte Anzahl an Suchergebnissen
angezeigt.

HR
Figure 13: Search limitations – company
6.7. Austritt eines Mitarbeiters

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geben Sie sein Austrittsdatum an und klicken Sie auf
„Austritt“. Überprüfen Sie das Datum des letzten Arbeitstages. Das Konto wird vom letzten Tag
an geblockt und der Mitarbeiter hat keinen Zugriff mehr.
Figure 14: Employee exit
6.8. Einstellungen
Allgemeine Informationen/Änderungen, wie etwa Standort, Niederlassung, neue
Stellenbezeichnungen, etc. werden zentral von der HR-Abteilung in Straßwalchen aktualisiert.
Sollten Neuerungen oder Änderungen erforderlich werden, teilen Sie dies daher bitte imm er
dem zentralen HR (AQG) mit.

HR
7. Arbeitsrechtsfälle, Arbeitsrechtsverfahren
Arbeitsrechtsfälle und Arbeitsrechtsverfahren werden von der HR-Abteilung bearbeitet. Die HR-
Abteilung meldet die Höhe des Streitwertes, sowie allfällige Gerichtskosten monatlich an
folgende Abteilungen:
Finance, Legal und Controlling
Gültig für alle Länder außer Österreich:

Die Verantwortlichen der Niederlassungen sind ab sofort inhaltlich für die
Arbeitsrechtsverfahren und den reibungslosen Ablauf sowie für die Kommunikation mit den
dortigen Rechtsanwälten verantwortlich.
Vor dem Abschluss von Vergleichen bzw. vor Gerichtsterminen, wenn Entscheidungen
anstehen, sind diese vorab mit dem zuständigen Managing Director/COO abzustimmen.
Es sind nur Rechtsanwälte auszuwählen, die von der Legalabteilung genehmigt wurden.
Die Arbeitsrechtsverfahren sind mit Höhe des Streitwertes, sowie allfälligen Gerichtskosten
monatlich an folgende Abteilungen zu melden:
COO, Human Resources, Finance, Legal und Controlling
Gültig für alle Länder:

Ebenso werden auch die Aktualisierungen der Fälle, sowie kurze Inhaltsangabe der
Änderungen monatlich an die oben genannten Abteilungen bekannt gegeben.
Die Controlling-Abteilung bildet die dafür notwendigen Rückstellungen. Die Unterlagen über die
Arbeitsrechtsfälle werden in der HR-Abteilung/beim lokalen HR-Verantwortlichen archiviert.
8. Organigramme
Das Organigramm ist eine grafische Darstellung der Aufbauorganisation, welche Auskünfte
über die organisatorischen Einheiten, die hierarchische Struktur sowie der einzelnen Funktionen
samt Stelleninhaber gibt.
8.1. Organigramme in Österreich und Deutschland

Alle Mitarbeiter, die über das Payroll & Administration Department in der Zentrale abgerechnet
werden, sind in SAP erfasst. Aus SAP wird das Organigramm automatisch erstellt und in das
Intranet eingepflegt.

HR
8.2. Organigramme Länder außer Österreich und Deutschland
Die internationalen Organigramme werden automatisch über den Ingentis Org Manager
generiert. Dazu schicken die GAB Verantwortlichen aus den Ländern in einem fünfwöchigen
Zyklus eine Liste aller aktiven Mitarbeiter an die zentrale HR Abteilung. Diese werden nach
Übermittlung an den Zuständigen in der zentralen HR-Abteilung im SAP und in einer CSV Datei
aktualisiert.

HR
DOKUMENTATION
Die Aufzeichnungen über alle Schulungsanträge und Schulungsnachweise bzw.
Fähigkeitsnachweise werden im Personalakt bis sieben Jahre nach Austritt abgelegt. Der
Schulungsplan, sowie alle anderen Aufzeichnungen werden in der HR-Abteilung, mindestens
drei Jahre aufbewahrt.
Weitere Regelungen zur Dokumentation der Daten und Informationen, sowie etwaige
Aufbewahrungspflichten falls zutreffend, sind in den Prozessen, QSU Aufzeichnungen, bzw. im
P101 Lenkung von dokumentierten Informationen niedergeschrieben.
MITGELTENDE DOKUMENTE
◼ P101 Lenkung von dokumentierten
◼ QSU Aufzeichnungen
Informationen
◼ P502 Korrektur und Verbesserung ◼ AA302 Ethik und Compliance Richtlinie
◼ P508 KVP ◼ P445 Pharmatransporte
◼ P417 Logistik / Warehouse ◼ P301 Human Resources
◼ Diverse SOP’s ◼ Leitfaden myHCM zu AA301
◼ Abkürzungsverzeichnis ◼ QSU Kennzahlenmatrix
◼ P306 Sicherheit und Gesundheit bei der ◼ AA301 Anhang Funktionen Bereiche
Arbeit Jobtitel
ANLAGEN
Personaleinstellung
◼ Personaleinstellung ◼ Funktionsbeschreibung
◼ Mitarbeiterdatenblatt für Azubis
◼ Mitarbeiter Datenblatt
Lehrlinge AT DE
◼ IT Benutzeranlage ◼ PC Nutzung Einverständniserklärung
◼ Betriebsordnung kaufmännische und
◼ Code of Conduct
gewerbliche Mitarbeiter
Mitarbeitergespräche
◼ Vorbereitungsbogen Mitarbeiter-Gespräch ◼ Vorbereitungsbogen Mitarbeiter-
Mitarbeiter Gespräch Vorgesetzter
◼ Leitfaden für Mitarbeitergespräche ◼ Entwicklungsgespräch
◼ Zielvereinbarung ◼ Zielvereinbarung mit Prämie
Personal Sonstiges
◼ Checkliste für neue kaufmännische
◼ Personaländerung
Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis
◼ Checkliste für neue gewerbliche
◼ Check-In Day Richtlinienunterweisung
Mitarbeiter/Lehrlinge/Azubis
◼ Bankomat-/Kreditkarten
◼ Urlaubsansuchen
Übergabeprotokoll

HR
◼ Checkliste HR intern Personaleintritt ◼ Checkliste HR intern Personalaustritt
◼ Checkliste HR intern Personaleintritt ◼ Anhang Checkliste neue Mitarbeiter gew
Lehrlinge kfm Bereich (BG)
Schulungen
◼ Schulungsantrag ◼ Seminarbeurteilung
◼ Schulungs- / Trainings- /
◼ Qualifikationsmatrix
Unterweisungsnachweis
Zu 2.) Ausbildungsrichtlinie
◼ Ausbildungsdokumentation
Speditionskaufmann/-frau
Betriebslogistikkaufmann/-frau 1./2./3. LJ
Sachbearbeitung 1./2./3. LJ
Speditionskaufmann/-frau Seefracht
Bürokaufmann/-frau 1./2./3. LJ
1./2./3. LJ
◼ Ausbildungsdokumentation Kaufmann/-
frau für Spedition und
Speditionskaufmann/-frau Warehouse
Logistikdienstleistung Disposition 1./2./3.
1./2./3. LJ
LJ
Speditionskaufmann/-frau Zoll und
KraftfahrzeugtechnikerIn 1./2./3./3,5. LJ
Außenhandel 1./2./3. LJ
◼ Ausbildungsdokumentation Speditions- ◼ Ausbildungsdokumentation
kaufmann/-frau Disposition 1./2./3. LJ SpeditionslogistikerIn 4. LJ
◼ Ausbildungsdokumentation ◼ Beurteilung Schnupperlehrling
Speditionskaufmann/-frau Fleet 1./2./3. LJ berufspraktische Tage
Speditionskaufmann/-frau Luftfracht ◼
1./2./3. LJ
Zu 3.) Reise und Bewirtungsrichtlinie
◼ Spesenbeleg ◼ Reisekostenabrechnung
Zu 4.) Firmenwagenrichtlinie
◼ Firmenwagen Übergabe-
◼ Firmenwagenvereinbarung
/Rückgabeprotokoll
ÄNDERUNGEN
Datum: Änderung:
Es wurden die AA303-Personalrichtlinien, AA309 Lehrlingsrichtlinien, AA304
Reisekosten und Bewirtungsrichtlinien, AA301 Genehmigung und
2011-02-08: Organisation von Schulungen, AA310 Beantragung einer Altersteilzeit, AA305
Dienstfahrzeugrichtlinien, AA312 Pool PKW und P301 Schulungen in der
AA301 – Personalhandbuch zusammengefasst.

HR
Es wurde das Dokument auf das neue Layout angepasst, sowie Zeit+ durch
2011-04-12: HCM ergänzt. Herr DeLauso Francesco wurde anstelle Herrn Weinrich als
Verantwortlicher (Pkt 7.2. eingesetzt).
Es wurden Änderungen gem. Besprechung HR/CEO/CO zu folgenden
2011-11-07: Punkten vorgenommen:
Pkt. 1.21. / Pkt. 4.2.1. / Pkt.1.12. / Pkt 1.2. / Pkt. 1.9.
Es wurden Änderungen gem. Endbesprechung CEO/CFO/HASA zu Version
2011-12-12:
7.11.2011 eingebunden.
2012-03-05: Es wurde Pkt. 11 neu eingefügt. (HR mail dd.2.3.2012)
Seite 11.) wurde bei gewerblichen MA die Vorlage eines
Strafregisterauszuges vorgeschrieben
2012-06-18: Punkt 2.3.6.3 –derzeit ausgesetzt-Praxistest zur Mitte der Lehrzeit
Zur Zeit werden keine Praxistest mehr durchgeführt, deshalb wurde dieser
Punkt entsprechend angepasst.
2012-07-02: Es wurden die Punkte 1.3.2. sowie 1.9.2. ergänzt.
Es wurde der Punkt 2.3.6.5. (Lehrlingsrichtlinie) in das Handbuch
2012-07-16:
mitaufgenommen.
2012-08-13: Es wurden die Verantwortlichkeiten unter Punkt 8.2.geändert/korrigiert
2012-08-22: Unter Punkt 3.6.2. wurde der Punkt der Kreditkartenabrechnung erweitert.
Die Fahrzeugrichtlinie Punkt 7.2.1. und 7.2.2. wurde geändert, da der Invest
2012-08-29:
nun über die Invest DB laufen muss.
2012-09-03: Die Fahrzeugrichtlinie Punkt 7.2.4 PKW Zuteilungen wurde geändert.
2012-10-03: Es wurden die Punkte 1.3.2. und 1.9.2. ersatzlos gestrichen
bei Punkt 2.5 AUS- UND WEITERBILDUNG – LEHRLINGSAKADEMIE (NUR
FÜR ÖSTERREICH) wurde wie folgend geändert: ein Seminar pro Lehrjahr
2012-10-08:
und in Quehenberger Freight. 1.3.2. Abteilungen und Jobtitel – neu
ergänzt.
bei Punkt 2.3.5 Lehrlinge / Berufsschule / Internatsaufenthalt –wurde der
2012-10-10:
Inhalt gem. Mail HR vom 9.10. an alle NLL geändert.
2012-11-14: Punkt 3.5.2. wurde von GEO Reisen auf TUI geändert.
2012-12-10: Punkt 3.10. Bei Bewirtungsrichtlinie wurde der letzte Absatz ergänzt.
2012-12-18: Die Unterpunkte 1.19.2. und 1.19.3. wurden hinzugefügt.
2013-01-08: Der Punkt 5.2.1. wurde hinzugefügt.
Der Punkt 1.19. wurde entsprechend Vorgabe (Mail FK 17.1., sowie mail
2013-01-21:
Processowner – HR) geändert.
2013-05-07 Die gesamten Richtlinien von Punkt 1 – Punkt 11 wurden neu überarbeitet!
2013-06-26 JobTitle und Abteilungen (Anhang = neu)

HR
2013-08-12 Die Lehrlingsrichtlinie wurde adaptiert.
2013-10-16 Der Punkt 5.7. wurde hinzugefügt – Punkt 1.9. wurde adaptiert
2013-10-16 Der Punkt 5.8. wurde hinzugefügt – Punkt 1.4.1. wurde adaptiert
Der Punkt 5.7. und 5.8. wurde hinzugefügt (HCM Schulungsantrag / HCM
2013-10-29
Personalantrag)
2013-11-11 Der Punkt 1.4.2. Schlüsselübergabe wurde hinzugefügt.
Der Punkt 1.4. sowie 1.13. Einstellungsgenehmigung wurde um Praktikanten
2014-01-20
von Stiftungen erweitert
2014-03-24 Änderung bei abweichenden Jobtitel und Abteilungsbezeichnungen
Änderung bei Einführung neuer Mitarbeiter Pkt. 1.4.6. in Einarbeitung neuer
Mitarbeiter (Onboarding). Formulare MA Einführung für (diverse kfm,
2014-06-10
gew.Lehrlinge usw.) geändert in Checkliste neue Mitarbeiter
(gewerblich/kaufm)
2014-09-15 Die Einstufung der PKW wurde geändert/ergänzt
Durchführung einiger Änderungen. Aufliegen der geänderten Dokumentation
im Laufwerk:T:\QM\Augustin Quehenberger Group
2014-09-17
GmbH\QSU_Doku_neue_Struktur\HR_Human_Resources\Arbeitsanweisung
en/
Akontozahlungen wurden gestrichen und daher der Inhalt aus dem Handbuch
2015-05-27
entfernt
2015-07-13 PKW Zuordnungsgruppen wurden geändert (Ebner)
1.4.1 Allgemeine Vorgehensweise: Code of Conduct ergänzt,
Betriebsordnung -> kaufmännische Mitarbeiter ergänzt
1.8.1 Urlaub:Screenshot aktualisiert
1.12.5 Missstände / Diskriminierung: E-Mailadresse wurde geändert
HR_vertraulich
3.5.Reisegenehmigung: Screenshot aktualisiert
4.10. Inkraftreten: -> „Inkrafftreten“ war falsch geschrieben; wurde geändert in
➔ Inkrafttreten
2015-11-23
4.11. Beantragung und Nutzung eines Pool PKWs: Antrag Poolauto geändert
in ➔ Antrag Pool-PKW
5.Human Communication Management (HCM): Generell: Screenshots
aktualisiert
5.1. Allgemeines: Seite 67: Punkt „Sitemap“ statt Administration ergänzt
5.2.1 Erstellen von Fehlzeitenanträgen: Punkt 4 ergänzt, Mit dem Drop-Down-
Feld wählt man die vergessene Buchungsart aus und klickt auf den Button
➔ gelöscht und stattdessen: Wählen Sie die vergessene …

HR
Mitgeltende Dokumente:
Unter Personaleinstellung folgende Dokumente ergänzt:
• Code of Conduct
• Betriebsordnung
• PC Nutzung Einverständniserklärung
Zu 3.) Reise und Bewirtungsrichtlinie: Reisekostenabrechnung statt
Reisenkostenabrechnung
Zu 4.) Firmenwagenrichtlinie: Statt Firmenwagenrichtline
1.6.8 Dispoprämien: In den Folgejahren statt im Folgejahren
2.10.1.5 Außerordentliche Auflösung (BAG § 15a): „des“ statt der
Lehrverhältnisses
2.11 Berufspraktische Tage: „Späteren“ statt spätere
4.3.1 Bereitstellung und Bestellung: Des „Weiteren“ statt weiteren
4.8 Serviceintervalle und Informationen: „Haben“ statt hat die Auftrags….
5.2.2. Erstellen von Zeitbuchungsergänzungen (Kommen, Gehen,
Dienstgang, Arztbesuch): In folgenden „Schritten“ statt In folgenden Schritte
2015-12-09 S. 11 / Punkt 1.4.3. wurde der letzte Satz geändert
2016-02-09 Der Prozessowner wurde geändert.
Es wurden das Handbuch AA301 Handbuch Personal Österreich und das
AA303_Handbuch Personal Ausland_Human Recource Policy Foreign
Countries_de zusammengefügt. Neuer Dokumentenname: Handbuch
Personal
6. neuer Punkt: GAB Guideline: Die bestehende Guideline
AA301a_Anhang_Appendix_GAB_Guideline.docx wurde an dieser Stelle in
2016-03-02
das neue Handbuch Personal integriert
1.4.7: Umbenennung des „Wilkommenstages“ in „Check In Day“
1.6.2. neuer Punkt „Das Entwicklungsgespräch“ hinzugefügt
1.6.3. neuer Punkt „Verbesserungsvorschläge zu Innovationsmöglichkeiten
un d-potentialen hinzugefügt
1.9.2.1. Grafik „Jahresschulungsplan“ hinzugefügt
S. 114 / Punkt 6 GAB: Die HR-Stellvertretungen für die Niederlassungen in
2016-05-11
Ungarn und Deutschland wurden geändert.
S. 114 / Punkt 6 GAB: Die HR-Verantwortlichen und Stellvertretungen wurden
2016-06-17 bei der NL CZE auf Fr. Hallinger und Fr.
Corrado umgeändert.
S. 114 / Punkt 6 GAB: Die HR-Verantantwortliche (Russland) wurde auf Fr.
2016-06-22 Evgeniya Averina umgeändert.
Stellvertretung gibt es aktuell noch keine.

HR
Anmerkung unter Punkt Allgemein bezgl. Gender Mainstreaming ergänzt

sowie Formulierungsänderungen vorgenommen.
1.4.1. Umbenennung des Unterpunktes von „Allgemeine Vorgehensweise“ in
„Vorgehensweise vor Einstellung (Genehmigung)“ sowie Anpassung des
Textes mit Geltungsbereich.
1.4.2. Einfügung eines neuen Unterpunktes „Formulare zur
Personaleinstellung“ sowie Anpassung des Inhaltes.
1.4.3. Einfügung eines neuen Unterpunktes „Einstellungsdokumente“ +
Anpassung des Inhaltes. Wichtiger Punkt Funktionsbeschreibungen
hinzugefügt.
Durch die beiden neuen Unterpunkte gibt es ab Punkt Schlüsselübergabe (bis
dato 1.4.2. ) neue Nummerierung bis Punkt 2
Punkt 1.4.8. Einarbeitung neuer MA: Info bezüglich Entwicklungsgespräch
sowie Funktionsbeschreibungen ergänzt + Querverweise eingefügt. Absatz
bezgl. Funktionsbeschreibungen bei Bestellung zu best. Funktionen wurde
hier entfernt, dafür bei Punkt 1.4.3. eingefügt.
Punkt 1.4.9. Check In Day: Korrekturen/Änderungen in der Formulierung
Punkt 1.5. Personalbudget: Änderung beim Punkt „Geltungsbereich
2016-09-27
Österreich“
Punkt 1.5.2. Personaländerung: Änderungen Inhalt/Deadline sowie
Formulierungen
Löschung der Information bezgl Kommunikation an den DN bei
Gehaltserhöhungen/Personaländerungen. Hier wurde das Formular
angepasst, deshalb verfällt dieser Punkt gänzlich.
Punkt 1.6.2. Entwicklungsgespräch: Querverweis zu Punkt 1.4.8.bezüglich
Neueintritte eingefügt
Neuer Unterpunkt: 1.8.9. Arbeitsunfälle mit den Infos -> „Wann handelt es
sich um einen Arbeitsunfall; Meldepflichten des Arbeitnehmers, Ablauf der
Unfallmeldung“
1.9.1. Info zu Schulungen im Bereich GDP sowie zur Qualifikationsmatrix
ergänzt
1.9.2.4 Update zu Schulungen/Unterweisungen bzgl. Unterweisungs-
/ Schulungsnachweis
Zu 2.) Lehrlingsausbildungsrichtlinie (gültig für Österreich) – Dieser Punkt
wurde in -> „Ausbildungsrichtlinie (gültig für Lehrlinge in Österreich sowie
Auszubildende in Deutschland und Spanien)“ umbenannt.

HR
Dieser gesamte Punkt wurde so verändert, dass diese Richtlinie nun auch für
Azubis in Deutschland u. Spanien Gültigkeit hat. Unter anderem wurde z.B.
beim Begriff „Lehrling“ nun auch „Azubi“ hinzugefügt, bzw. der Begriff
„Lehrstelle“ in „Ausbildungsstelle“ umgewandelt.
Zu 2.2.) Planstellen und Schaffung von Lehrstellen – Dieser Punkt wurde in -
> „Planstellen und Schaffung von Ausbildungsstellen“ umbenannt
Zu 2.3.) Änderung des Formularnamens „Lehrlingsbeurteilung
Schnupperlehrling“ in -> „Beurteilung berufspraktische Tage“ – dies wurde
auch im Anhang anpasst.
Zu 2.4.1. Rechtschreibkorrektur beim Punkt „IT-Benutzeranlage“
Auch hier wurden die Vorgehensweisen für Deutschland hinzugefügt
Zu 2.5.) Lehrlingseinteilung – Dieser Punkt wurde in -> „Abteilungseinteilung“
umbenannt
Zu 2.6.) Lehrlingsbeurteilung – Dieser Punkt wurde in -> „Beurteilung und
Prämien“ umbenannt.
Prämien wurden aktualisiert
Zu 2.6.3.) Kollektivvertragliche Fahrtkostenregelung – Dieser Punkt wurde
erweitert mit dem Zusatz „gültig in Österreich“.
„Tamsweg“ bei den Berufsschulen wurde hinzugefügt
Zu 2.6.4.) Prämierung der betrieblichen Leistungen – Höhe der Prämien pro
Ausbildungsjahr wurde hinzugefügt
Zu 2.9.1.) Berufsschule: Rechtschreibkorrektur bei „Kfz“ in „KFZ“
3 Berufsschulen in Deutschland (Heusenstamm, Dormagen sowie Hamburg)
hinzugefügt
Zu 2.9.3.) Lehrabschlussprüfung (LAP): Hier wurden Anpassungen bei der
Möglichkeit der Bezahlung/Rückerstattung der Prüfungsprämie gemacht
Zu 2.10.) Beeindigungsformen von Lehrverhältnissen: Dieser Punkt wurde in -
> „Beeindigungsformen von Lehrverhältnissen in Österreich“ umbenannt
Zu 2.10.2.) Beendigung eines Lehrverhältnisses (BAG § 14): Hier wurde ein

Absatz bezgl. Der kollektivvertraglichen Einstufung in Beschäftigungsgruppe
sowie Stufe nach Ablauf der Lehrzeit hinzugefügt.
3.6.2.) Kreditkarte /Corporate Card: Hier wurde ein neues Formular erstellt,
diese Info hinzugefügt sowie der Bezug zu dem Formular im Anhang
hergestellt.

HR
Zu GAB: 6.2.) Bereich: Änderung des Verantwortlichen von Slowenien, neu ->
Gregor Dezjot
Änderung der Verantwortlichen in Ungarn: Andrea Burcz ist nun HR
Responsible, Gabrielle Szovati/Thomas Bedemann nun HR Deputy
Neuen Prozessowner definiert – Elisabeth Schinwald

Neuen Punkt 1.4.1. „Vorrangregelung für innerbetriebliche Bewerber“
hinzugefügt
2016-11-10
Punkt 1.6.10. „Dispoprämien“ wurde gestrichen
Neuer Absatz 1.12.4. „Beantragung von für orthopädische Einlagen geeignete
Sicherheitsschuhe“ neu hinzugefügt
Kapitel 8 wurde zu Kapitel 9.
Als Kapitel 8 wurde die Organigramm Leitlinie hinzugefügt.
Kapitel 5. HCM wurde ergänzt und Teile davon wurden in Leitlinien
umgewandelt und verlinkt. Des weiterem wurde die (Passwort-)Frist von 45
2017-01-17 auf 60 Tage erhöht.
Pkt. 1.7. Bestellung zu bestimmten Funktionen wurde neu hinzugefügt.
Die HR-Verantwortliche Kroatien (GAB) wurde geändert → neue
Verantwortliche ist Fr. Sporcic, des Weiteren wurden die Verantwortlichkeiten
für Niederlande gelöscht.
2018-02-06 HCM wurde auf my HCM abgeglichen und mit dem neuen Leifaden verlinkt
Anpassungen zur Normenrevision 2015 wurden durchgeführt zum Kapitel 10
Wissen, Kompetenz und Bewusstsein der Organisation. P301 Human
Ressources und QSU Kennzahlenmatrix wurden als mitgeltende Dokumente
2018-05-30 hinzugefügt.
Pkt. 1.9.9. wurde um die Verteilung der Meldungen ausgeweitet. Punkt
Organigramm wurde angeglichen. Dies ist eine grobe Darstellung der
Änderungen. Die genauen Details liegen am Laufwerk zur Einsicht auf.
2018-09-03 Es wurden mehrere inhaltliche Änderungen vorgenommen.
S. 13, 19 und S. 45; Verweis 1.13. auf 1.15. ausgebessert.
S. 40; unter „Internalisierung“ wurde der Verweis 1.10.5. auf 1.11.6. korrigiert.
S. 59; unter „Arbeitszeitaufzeichnungen“ wurde der Verweis 1.7. auf 1.8.
ausgebessert.
2018-09-20 S. 59; unter „Urlaub“ wurde der Verweis 1.8.1. auf 1.10.1 ausgebessert.
S. 77; unter „Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen“ wurde die Grafik
aktualisiert.
Des Weiteren wurden Grammatikfehler korrigiert bzw. das Wording wurde
angepasst.

HR
Unter Punkt 4.3.4.Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen PKW wurde die
2018-10-12
Grafik aktualisiert.
Zu 2.) Dieser gesamte Punkt wurde so verändert bzw. so umformuliert, dass
diese Richtlinie ebenso für Deutschland Gültigkeit hat. Unter anderem wurde
z.B. wurde die IHK hinzugefügt, bzw. der Begriff „Lehrberuf“ in
„Ausbildungsberuf“, ebenso wurde der Jobtitel Ausbildungskoordinatiorin in
HR Specialist Apprenticeship, ebenso Personalabteilung in HR-Abteilung
umgewandelt ebenso wurden die Begriffe „Lehrjahr, Lehrlingsbeauftragte…“
um die Bezeichnung „Ausbildungsjahr, Ausbildungsbeauftragte…“ ergänzt.
Der Punkt 2.6.2.) Fachschulabsolventen, Maturanten (AT) wurde hinzugefügt;
Zu 2.7.) wurde um den Punkt der „Dualen Akademie“ ergänzt; ebenso die
Voraussetzungen für den Bedarf des „Personaleinstellungsantrags“.
Zu 2.8.) Abteilungsrotation inhaltliche aktulisiert bzgl. Des Rotationsprinzips
Zu 2.6.) Lehrlingsbeurteilung – Dieser Punkt wurde in -> „Beurteilung und
Prämien“ umbenannt. Prämien wurden aktualisiert
Zu 2.9.4) Prämierung der betrieblichen Leistungen wurde um den Punkt der
Ausbildungsdokumentation ergänzt– Höhe und genaue Verteilung der
Prämien pro Ausbildungsjahr hinzugefügt; Prämien wurden aktualisiert und
das Notensystem aktualisiert inkl. DE
Zu 2.9.5) Prämierung des Berufsschulabschlusses hier wurde die
2019-04-08
kollektivvertragsliche Erhöhung angeführt und um den Hinweis auf die
jährliche Anpassung beigefügt;
Zu 2.11.2) Prozedere wurde aktualisiert um das Reporting an den Lehrlings-
/Ausbildungsbeauftragten des Standortes
Zu 2.12.2) Prozedere und Regelungen des Internatsbesuchs und der
Kostenverrechnung mittels WKO bzw. wurde aktualisiert
Zu 2.12.3) Prozedere und Regelungen wurden ergänzt um die Bestimmungen
der Abschlussprüfung in DE
Zu 2.13.) Die gesamten Punkte wurden überarbeitet und die Paragraphen
abgeändert; die „außerordentliche Auflösung“ wurde in „vorzeitige Auf lösung“
unbenannt
Punkt 2.14.) Beendigungsformen von Ausbildungsverhältnissen in
Deutschland wurde hinzugefügt
Punkt 2.15.) Beendigungen von Lehr- Ausbildungsverhältnissen wurde um die
rechtliche Regelung in DE ergänzt
Punkt 1.1.2) Genauere Definition Gehaltserhöhungen/Gehaltsanpassungen
Punkt 1.3.3) Genehmigung in Österreich und Deutschland wurde sinnesgleich
umgeschrieben

HR
Punkt 1.10) Allgemeine Definition zu Retentionmanagement wurde eingefügt
Punkt 8.) Einfügen des Punktes „Organigramme Länder außer Österreich,
Deutschland, Spanien und Italien“ und Aktualisierung des Punktes 8.3 mit
aktuellen Namen der Dokumente
Punkt 1.7.4) Strafen- und Anonymverfügungen gelöscht, da das selbe in
Punkt 4.12 steht
Punkt 1.1.3.1) Wurde gekürzt und allgemein beschrieben, da es keine
einheitlichen Dispoprämien gibt
Unter Pkt. 4.3.4 (Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen) wurde die Grafik
2019-07-05 aktualisiert. Unter Pkt. 5 (HCM) wurde der Link, sowie unter Pkt. 6.3.1 (GAB)
die Grafik, an das neue Intranet angepasst.
Unter Punkt 1.5.2 – Einstellungsdokumente hat es inhaltliche Änderungen
gegeben, sodass dieser Punkt nun unterschiedliche Bestimmungen für
2019-08-16 Österreich und andere Länder beinhaltet. Unter Punkt 1.6.3 – Onboarding
wurde im ersten Satz die Ausnahme ergänzt. Unter den Anlagen wurden einige
Ausbildungsdokumentationen ergänzt.
Unter Punkt 1.5.2.2. Code of Conduct wurde ‘Ethik und’ ergänzt.
Unter 1.11.3. wurde der neue Ablauf für die Erstellung eines Dienstzeugnisses
ergänzt.
2020-02-25 Unter Punkt 8.2. wurde der neue Prozess für die ausländischen Organigramme
eingefügt. Der Punkt 1.8.6.1.Wirksamkeitsprüfung wurde angepasst. Des
Weiteren wurde das Formular „Wirksamkeitspruefung Aus- und Weiterbildung“
aus den Anlagen entfernt.
In der Kapitelübersicht wurde Kap7 auf Arbeitsrechtsfälle /
Arbeitsrechtsverfahren abgeändert. Bei den Anlagen Personaleinstellu ng
2020-02-09
wurde das Mitarbeiterblatt Lehrlinge in Mitarbeiterdatenblatt für Azubis
Lehrlinge AT DE umbenannt.
Der Punkt 1.7.3. Bestellung zu „Bestimmten Funktionen“ wurde angepasst. Die
2020-03-19
Grafik wurde entfernt.
Unter Punkt 1.8.6.1 (Wirksamkeitsprüfung) wurden Änderungen vorgenommen
2020-04-17
und unter Punkt 1.9.3 (Trainingsprozess) wurde die Grafik ergänzt.
Der Punkt „4.3.4. Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen“ wurde
2020-06-03
angepasst.
Unter Punkt „4.3.4. Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen“ wurde die
2020-06-30
Tabelle aktualisiert und Seat wurde entfernt.

HR
Unter Punkt 1.7.5. (Beantragung einer Bildschirmarbeitsplatzbrille) wurden
2020-08-21
Änderungen vorgenommen.
Unter Punkt 4. Änderungen der Firmenwagenrichtlinie. HR Vertraulich wurde
2020-10-22
gestrichen. Es wird nur noch die englische Mailadresse verwendet.
Unter Punkt 1.1.2 Gehaltserhöhungen und Gehaltsanpassung en
Prämienvergabe wurden neu definiert.
2020-10-27 Unter Punkt 1.1.3.4 Die Auflösung zum Vorjahr wurde genauer erklärt.
Unter Punkt 1.5.2.8. Zeitruam des Entwicklungsgespräch ist nun zw. Mitte
Dezember und Ende Februar zu führen.
Unter Punkt „1.1.2. Gehaltserhöhungen/Gehaltsanpassungen“ wurde eine
neue Grafik hinzugefügt. In Punkt „1.1.3.4. Auflösung vom Vorjahr“ wurde im
2020-11-12
ersten Absatz ein Satz hinzugefügt. Der Absatz in Punkt „1.4.5. Einstellung von
Ferialpraktikanten“ wurde geändert.
Unter Punkt 1.4 wurde die Funktion Senior Transport Manager, und unter Punkt
2.2.2 die Information zur Ausnahme und Beschäftigungsverbot und
2020-12-04
Bschränkungen für Jugendliche, aufgenommen.
Kapitel 1.8. wurden überbeitet
Bei den Grundprinzipien wurde der Unterpunkt sexuelle Belstästigung
2021-02-01 überarbeitet.
Kapitel 1.1.3.1 Disporämie und 1.8.6.1 Wirksamkeitsprüfung wurde überarbteit.
Das gesamte Handbuch wurde überarbeitet. Genaue Änderungen befindet
sich am Laufwerk
2021-05-10
T:\QM\AQG\Aender_Anford_Freigaben_ab110412\HR_Human_Resources\2
11231_bis_einschliesslich.
1.1.3.1. Dispoprämien: Prozessanpassung (Timeline der Abgabe) > Grafik
wurde ausgetauscht.
1.1.3.2. Prämien: Jobtitel „Country Manager“ geändert in „Managing Director“
> Grafik wurde ausgetauscht.
1.1.3.4 Auflösung vom VJ > Zielerreichungsgrenze auf 80% angepasst.
2021-06-01
1.7.5.1 & 1.7.5.2 gesetzliche Anpassungen zur Bildschirmbrille.
4.3.4. PKW Einstufung: Jobtitel „Country Manager“ geändert in „Managing
Director“ > Grafik wurde ausgetauscht.
Bei den mitgeltenden Dokumenten wurde die Checkliste neue MA kaufm BG
hinzugefügt.
2021-08-02 Ergänzung Abkürzung Country Manager (CM) im Glossar

HR
1.4.2 Jobtitel: Benennung der Administrator-Funktion im Landverkehrsbereich
wurde ergänzt in „Administrator Transport Management“
1.3.2. / 1.3.3. / 1.4.2. / 1.5.2. / 1.7.1.9. / 1.7.8. / 1.8.5.1. / 1.10.5. / 1.11.1. / 1.12.
/ 3.6.1. > Jobtitel Country Manager bei allen Verantwortlichkeiten des
„Managing Director“ ergänzt
Grundprinzipien verantwortungsvoller Personalpolitik – Konkretisierung der
Inhalte zum Thema Whistleblowing
1.12. Ergänzung der Verantwortlichkeiten unter Kündigungen sowie
Ergänzung der Regelung, dass keine Kündigung von Direct Reports ohne
Zustimmung bzw. Info an den jeweiligen eigenen Vorgesetzten erfolgen darf
2.3.1. Änderung Abhaltung Ausbildungstag auf Infocalls/-veranstaltungen
2.3.2. Ergänzung einiger Aufgaben des Ausbilders analog den Pflichten im
Onboarding Guide für Lehrlinge/Azubis
2.6.1. löschen Erstellung Zertifikat Schnupperlehrling und Anpassung
Dokumentenname „Beurteilung Schnupperlehrling berufspraktische Tage“
2021-08-23 2.8. Anpassung Zyklus Abhaltung Lehrlingsbeurteilungen
2.9.2. Ergänzung Spezifizierungen Erhalt Prämie Unterschiede AT/DE
2.9.4. Anpassung Darstellung Kommastelle in Notendarstellung
2.9.5. Ergänzung Spezifizierungen Erhalt Prämie nur AT und löschen Zusatz
Laufzeit
2.12.3. Gliederung der Punkte LAP in AT und Zwischen-/Abschlussprüfung
DE
2.16. Anpassung Dokumentenname „Beurteilung Schnupperlehrling
berufspraktische Tage“
S.110. Dokumentenname „Beurteilung Schnupperlehrling berufspraktische
Tage“ aktualisiert
1.4.5. Konkretisierung der betroffenen Praktika
1.4.8. neuer Punkt „Wiedereinstellung von Mitarbeitern“ wurde eingefügt
1.5.2. / 1.6.3. Nummerierung bei Verweis angepasst
1.5.2.2. / 2.7.1. Anpassung Schulung und Zeichnung Code of Conduct in
2021-09-14 Zukunft wo Zugang vorhanden mittels Q eLearning
1.5.2.8. diverse inhaltliche Updates basierend auf Änderungen im
Kriteriensystem mit 01.09.2021
1.6.3. Ergänzung einer Funktion bei Verantwortlichkeiten
1.11.2. Update und Konkretisierung Prozess Austrittsgespräche
1.1.2 Grafik ausgetauscht
1.1.3.2. Inhaltliche Ergänzungen
2021-11-03 1.5.2.8. Anpassung Formulierung und einfügen einer Leerzeile
1.8.1. Inhalte gelöscht, da diese alle im Leitfaden für MAG abgebildet sind >
Hinweis auf Leitfaden bleibt enthalten
1.8.2. löschen des Punkts, da Inhalte alle im Leitfaden für MAG abgebildet
1.1.3.2. Prämienvereinbarungen im Zuge der Mitarbeitergespräche >
2021-11-23 Ergänzungen in der Tabelle: Vereinheitlichung der Zieldefinition in der ZV mit
Prämie Operative > Eingefügt zugehörigen Grafik.
2021-11-30 Die Anzahl von einzubringenden Verbesserungsvorschlägen wurde von 3 auf
2 reduziert.

HR
1.3.3. Genehmigungsstruktur vor Stellenbesetzung – dauerhafte Aufnahme
des Formulars Genehmigung neuer MA in den Prozess
1.4.6. Einstellung von Leasingarbeitern > Anpassung im Prozess
1.5.1. Formulare zur Personaleinstellung > Verweis auf Punkt 1.3.3. wurde
aufgenommen
1.8.4.2. Erstellen eines Schulungsantrags > Ergänzung Ausnahme
2022-04-05 Quehenberger Freight
1.8.4.7. Neuer Punkt eingefügt Weiterverrechnung von Trainings
1.11.2. Fahrer ausgenommen aus Exit Interviews, Formulierung angepasst
2.9. Neuer Punkt eingefügt Mobilitätsprogramm
4.3.4. Funktionsstufen PKW-Zuordnungsgruppen – Grafik mit neuen PKW
wurde eingefügt
8.2. Anpassung im Prozess
1.1.2. Anpassungen bei außergewöhnlichen Gehaltsanpassungen
1.7.1.6. Änderung Gebietskrankenkasse in ÖGK
1.7.1.9 Umbenennung der Überschrift und Anpassungen bei Bewilligung und
Übermittlung
1.7.10 neuer Punkt eingefügt
2022-05-09 1.11.2. inhaltliche Konkretisierung zur Wahrung der Anonymität bei
Austrittsgesprächen
Anpassungen in Ausbildungsrichtlinie 2.2.3 / 2.4. / 2.6.2. / 2.9 / 2.13.2.
3.2 Ergänzung zu Diäten
4.3.4 Grafik ausgetauscht
5. Link zu Dokument entfernt
1.7.10. Begleitung von LKW – gültig für Mitarbeiter in Österreich“ – wurde
wieder gelöscht
1.11.2. Austrittsgespräche – inhaltliche Ergänzung des Prozesses
2022-05-20 2.9 Mobilitätsprogramm – inhaltliche Ergänzung des Prozesses
2.10. Teilnahme an Veranstaltungen (für minderjährige Lehrlinge/Azubis) –
neuer Punkt wurde eingefügt
2.14.2. Young Generation Program (YGP)“ – Ergänzung zur
Zusatzvereinbarung bzw. Einverständniserklärung betreffend Aufsichtspflicht
Unter Punkt 1.4.2. Die Information, dass die abkürzungsvergabe für Jobtitel
2022-06-22 durch die QSU Abteilung erfolgt wurde ergänzt.
Im Glossar wurden die Abkürzungen AJ, HM, QMS, und QB entfernt.
Die Länder Italien, Spanien, Serbien und Slowenien wurden entfernt.
Unter GRUNDPRINZIPIEN VERANTWORTUNGSVOLLER
PERSONALPOLITIK wurden die Details zur neuen Whistleblower Hotline
ergänzt.
Punkt 1.3.2. Hire a Q Family Member hinzugefügt
Punkt 1.8.2. Driver Interviews hinzugefügt
2022-09-15 Punkt 1.8.3. Talent Talks (zugehöriges Dokument Q Career Plan folgt in den
nächsten Tagen) hinzugefügt
Punkt 2.11.6. Prämierung des Maturaabschluss (AT) hinzugefügt
2.10 Korrektur Tippfehler
1.3.1. / 2.2.3. / 2.11.5. / 2.14.2. inhaltliche Anpassung
4.3.4 /1.1.3.2. Grafik wurde getauscht
2022-07-12 1.1.2. Grafik ausgetauscht und inhaltliche Änderung
1.1.3.2. Inhalt gelöscht und neue Grafik eingefügt

HR
1.1.3.4. Inhaltliche Anpassung
1.7.9. hr_vertraulich entfernt
1.8.3. inhaltliche Ergänzungen und Grafik ausgetauscht
1.8.6.5. inhaltliche Änderungen
2023-01-09 In den Punkten 1.3.3., 8.1. und 8.2. wurden die Standorte Spanien und Italien
gestrichen
2023-01-14 In Punkt 1.7.3 Bestellung von bestimmten Funktionen wurden Funktionen
überarbeitet und neu hinzugefügt
6.2. Update GAB-Verantwortliche Anpassung einiger Verantwortlichkeiten
Anpassung Titel 2. Ausbildungsrichtlinie Spanien gestrichen
1.8.6.3. Ergänzung zu Informationsfluss bei Abschluss einer
2023-04-04 Rückzahlungsvereinbarung
1.10 Ergänzung Teambuildings
1.10.3. Newsletter wurde gelöscht
1.10.5. Ergänzung von Team Buildings und Präzisierung der Info zur
Budgetierung selbiger Maßnahmen
2023-04-14 Punkt 2.10. Dienstreisen (für minderjährige Lehrlinge in AT) wurde hinzugefügt

Bezeichnung / Designation
AA301 Anhang Funktionen Bereiche Jobtitel
Funktionen / Functions
HR
Funktionen Englisch / Functions English Abk. / Abbr. Funktionen Deutsch / Functions German
Accountant Buchhalter/in
Administrator (+ Specification) Sachbearbeiter/in (+ Zusatz)
Apprentice Lehrling
Apprentice Instructor Ausbilder/in
Assistant (to) Assistent/in
Authorized Representative Prokurist/in
Chief Executive Officer/Managing Partner CEO Chief Executive Officer/Geschäftsführer
Chief Financial Officer/Managing Partner CFO Chief Financial Officer/Geschäftsführer
Chief Mechanic Werkstatt Meister/in
Chief Operating Officer COO Chief Operating Officer
Cleaner Reinigungsfrachkraft
Controller Controller
Coordinator (+ Specification) Koordinator/in (+ Zusatz)
Courier Kurier
Dangerous Goods Officer Gefahrgutbeauftragte/r
Data Protection Coordinator Datenschutzkoordinator/in
Data Protection Officer Datenschutzbeauftragte/r
Data Sequrity Engineer Ingenieur für Datensicherheit (RU)
Deputy (+ Specification) Stellvertreter/in (+ Zusatz)
Director Director
Dispatcher Dispatcher (PS, die mit Fahrer kommuniziert)
Driver Fahrer/in
Doorkeeper Portier
Environmental Officer Umweltbeauftragte/r
Expert (+ Specification) Experte (+ Zusatz)
Fire Prevention Officer FPO Brandschutzwart/in
Fire Protection Officer FPrO Brandschutzbeauftragte/r
First Aider Ersthelfer/in
Head of (countrywide responsibility) Abteilungsleiter/in (landesweite Verantwortung)
Head of Corporate Abteilungsleiter/in mit unternehmensweiter Verantwortung
Hub Manager Hub Manager
Implacement Foundation Employee Stiftungsmitarbeiter/in
Instructor (+ Specification) Ausbilder/in (+ Zusatz)
Internal Sales Staff Verkaufsinnendienstmitarbeiter/in
Key User (+ Specification) Key User (+ Zusatz)
Lawyer Rechtsantwalt
Leasing Employee Leasingmitarbeiter/in
Manager (+ Specification) Manager (+ Zusatz)
Managing Director MD Geschäftsführer/in
Managing Partner Geschäftsführende/r Gesellschafter/in
Mechanic Mechaniker/in
Mechanic Supporter Hilfsmechaniker/in
Officer (+ Specification) Verantwortliche/r (+ Zusatz)
Operations Manager (+Specification) Operations Manager
Operator (+Specification) Betreiber/in/ Anwender/in (+ Zusatz)
Order Picker Kommissionierer/in
Painter Lackierer/in
Process Owner (+ Specification) PO Prozessverantwortliche/r (+ Zusatz)
Product Manager Q (+ Specification) Produktmanager Q (+ Zusatz)
Provider (+ Specification) Anbieter/in (+ Zusatz)
Qualitäts-Sicherheit-Umwelt-Verantwortliche/r der
Quality-Safety-Environmental Manager of Branch QSEMB Niederlassung (QSUVNL)
Regional xxx Manager Regionaler xxx Manager
Representative (+ Specification) Representant (+ Zusatz)
Safety Expert SFK Sicherheitsfachkraft
Safety Supervisor Sicherheitsvertrauensperson
Shift Leader Schichtleiter/in
Software Developer Softwareentwickler/in
Software Supporter Software Supporter
Specialist (+ Specification) Spezialist/in (+ Zusatz)
Storekeeper Lagerist/in
Supervisor (+ Specification) Supervisor/in (+ Zusatz)
Supplier Manager Frächter - Manager
Team Leader (+ Specification) Teamleiter/in (+ Zusatz)
Technical Team Leader Technische/r Teamleiter/in (Q Home)
Technical Instructor Technischer Instruktor
Technician Techniker/in
Trainee Praktikant/in
Travel Agent Reisevermittler/in
Validator Known Consignor Mitarbeiter/in Validierung Bekannte Versender
Vehicle Technician KFZ-Techniker/in
Waste Disposal Officer WDO Abfallbeauftragte/r
Worker Arbeiter/in
Seite 1 / 5 AA301_Anhang_Funktionen_Bereiche_Jobtitel_de_en_Appendix_Functions_Areas_Jobtitle - Version 04.04.2023

Bereiche / Areas
HR
Bereiche Englisch / Areas English Abk. / Abbr. Bereiche Deutsch / Areas German
Accident Repairs Unfall Reperatur
Accounting Verrechnung
Accounts Payables Kreditoren
Accounts Receivables Debitoren
Administration Administration
Administration Fleet Administration Flotte
Air+Ocean AO Luft- und Seefracht
Airfreight Luftfracht
Archiving Archivierung
Back Office Back Office
Balancing Bilanzierung
Body & Paint Shop Spenglerei & Lackiererei
Bonded Warehouse Zollager
Bruch (SPAR-specific) Bruch (SPAR-spezifisch)
Bulk Schüttgut
Business Development BD Geschäftsentwicklung
Caretaking & Postal Service Post- und Hausmeisterservice
Carrier Management Carrier Management
Charter Charter
Claims Department Director
Cleaning Reinigung
Competence Center Kompetenzcenter
Construction Hall Halle Aufbau
Contract Logistics CL Kontraktlogistik
Controlling CO Controlling
Control Tower Control Tower
Corporate Projects Unternehmensprojekte
Crossdock (Center) Umschlag
Customer Service CS Kundenservice
Customs Zoll
Direct Delivery Direktzustellung
Dispatching Dispatching
Disposition Disposition
Disposition Charter Dispo Charter
Disposition Fleet Dispo Fleet
Distribution Distribuierung
Electronic Data Interchange Elektronischer Datenaustasch
Export Export
Fashion Logistics Bekleidungslogistik
Finance FI Finanz
Finance & Accounting Finanzbuchhaltung
Fleet AT Flotte Österreich
Fleet Management Flotte
Fleet Management PKW Fuhrpark Management PKW
Frigo Temperaturgeführte Transporte
FTL (Full Truck Load) Komplettladungsverkehr
Fuel Tankung
Garage Werkstatt
Group Reporting Konzernreporting
Groupage Sammelgut
Hazardous Materials Gefährliche Materialien
Helpdesk Helpdesk
Human Resources HR Personalwesen
Import Import
Industry Networks Branchennetzwerke
Information Technology IT Informationstechnologie
Infrastructure Infrastruktur
Insurance IN Versicherung
Integration & Development Integration & Entwicklung
Intermodal Intermodal
International International
Invoicing Fakturierung/Verrechnung
Key Account Management + Zusatz Key Account Management FTL
Legal Affaires LE Rechtsabteilung
Liquid Flüssigkeiten
Loading Equipment Lademittel
Logistics Department Logistikabteilung
Logistics Service Logistikservice
LTL (Less Than Full Truck Load) Teilladungsverkehr
Marketing MA Marketing
Marketing & Recruiting Marketing & Rekrutierung
Medical Service Medizinisches Service

Bereiche / Areas
HR
Bereiche Englisch / Areas English Abk. / Abbr. Bereiche Deutsch / Areas German
Montage Montage
National National
National Fleet Nationale Flotte
Network NW Netzwerk
Network Development Netzwerkentwicklung
Oceanfreight Seefracht
Office Management Büroleitung
Operations Disposition
Order Picking Kommissionierung
Ordermanagement Auftragsmanagement
Payroll & Administraition Lohnverrechnung
PKW PKW
Procurement Beschaffung/Einkauf
Product Management Produktmanagement
Project Management PM Projektmanagement
Projects Projekte
Purchasing PU Einkauf
Q Direct Q Direct
Q-Home Q Home
Quality & Retention Qualität & Behaltemanagement
Quality Safety & Environment Management QSE Qualitäts-, Sicherheits- und Umweltmanagement
QX Solutions Q-Solutions
Rail Transport Bahnverkehr
Reception & Switchboard Empfang & Telefonie
Recycling Logistics Wertstofflogistik
Retail Einzelhandel
Safety and Environment SE Sicherheit und Umwelt
Sales Vertrieb
SAP-Support SAP-Support
Server Administration Serveradministration
Service Hall Halle Service
Singel Point of Contact SPOC xx
Software Support Software Support
Spare part Warehouse Ersatzteillager
Special Delivery Spezialzulieferung
Subcontractors Subfrächter
Tarpaulin/Tilt Plane
Technical Department Technikabteilung
Tele- & Inhouse Sales Vertriebsinnendienst und Telesales
Tender Management Ausschreibungen
Transport Management TM Disposition/ Transportmanagement
Transport Management System (TMS) Transportmanagement System
Tyre Fitting Reifenmontage
Tyres Reifen
Validation Validierung
Vehicle Masterdata Fahrzeugstamm
Warehouse Lager
Warehouse Management Lagermanagement
Yard Hof
Yard Management Hofmanagement
xx Processing xx Abwicklung
Country codes are used as indication for transport- Länderkürzel als Destinationsbezeichnung und nicht als
destination and not for the office location/ Relation Bürostandort
Please use international country codes Bitte internationale Länderkürzel verwenden
Eastern Europe EE Osteuropa
Northern Europe NE Nordeuropa
Southern Europe SE Südeuropa
Western Europe WE Westeuropa

Jobtitel / Job title
H
Jobtitel Englisch / Job title English Abk. / Abbr. Jobtitel Deutsch / Job title German
Accountant Buchhalter/in
Administrator (+ Specification) Sachbearbeiter/in (+ Zusatz)
Jobtitel example:
Back Office Administrator Sachbearbeiter/in Back Office
Customs Administrator Zoll Sachbearbeiter/in
IT Administrator (+ Specification) IT Administrator/in (+ Zusatz)
Administrator Transport Management Sachbearbeiter/in Landverkehre
Archiving Administrator Sachbearbeiter/in Archivierung
Apprentice Lehrling
Assistant (to) Assistent/in
Business Analyst Geschäftsanalyst/in
Chief Executive Officer/Managing Partner CEO Chief Executive Officer/Geschäftsführer
Chief Finance Officer/Managing Partner CFO Chief Finance Officer/Geschäftsführer
Chief Mechanic Werkstatt Meister/in
Chief Operating Officer COO Chief Operating Officer
Cleaner Reinigungsfrachkraft
Controller Controller
Coordinator (+ Specification) Koordinator/in (+ Zusatz)
Jobtitel example:
Operations Coordinator Operative/r Koordinator/in
Procurement Coordinator (+ Specification) Beschaffungskoordinator/in (+ Zusatz)
Subject Coordinator Fachkoordinator/in
Transport Coordinator Transportkoordinator/in
Courier Kurier
Deputy (+ Specification) Stellvertreter/in (+ Zusatz)
Jobtitel example:
Deputy Chief Mechanic Stv. Werkstatt Meister/in
Deputy Department Manager Stv. Abteilungsleiter/in
Deputy Team Leader Stellvertretende/r Teamleiter/in
Director Director
Jobtitel example:
Director Operations
Dispatcher Dispatcher (PS, die mit Fahrer kommuniziert)
Driver Fahrer/in
Jobtitel example:
Forklift Driver Staplerfahrer/in
Expert Experte/Expertin
Jobtitel example:
Product Expert (+ Specification) Produktexperte (+ Zusatz)
Safety Expert SFK Sicherheitsfachkraft
First Aider Ersthelfer/in
Head of (countrywide responsibility) Abteilungsleiter/in (landesweite Verantwortung)
Jobtitel example:
Head of Controlling (+ Specification) Abteilungsleiter/in Controlling (+ Zusatz)
Head of Corporate … Abteilungsleiter/in mit unternehmensweiter Verantwortung
Jobtitel example:
unternehmensweite/r Abteilungsleiter/in Business
Head of Business Development Contract Logistics Development Kontraktlogistik
unternehmensweite/r Abteilungsleiter/in
Head of Corporate Finance & Accounting Finazbuchhaltung
Head of Corporate Human Resources unternehmensweite/r Abteilungsleiter/in HR
Head of Corporate Insurance unternehmensweite/r Abteilungsleiter/in Versicherung
Head of Corporate IT Informationstechnologie
Head of Corporate Legal Affairs Rechtsangelegenheiten
Head of Corporate Marketing unternehmensweite/r Abteilungsleiter/in Marketing
Head of Corporate TMS-IT unternehmensweite/r Abteilungsleiter/in TMS-IT
Head of Corporate Quality Management Qualitätsmanagement
Hub Manager Airfreight Hub Manager Luftfracht
Implacement Foundation Employee Stiftungsmitarbeiter/in
Instructor Ausbilder/in
Jobtitel example:
Apprentice Instructor Ausbilder/in
Driver Instructor Fahrer-Ausbilder/in
Internal Sales Staff Verkaufsinnendienstmitarbeiter/in
Key User (+ Specification) Key User (+ Zusatz)
Jobtitel example:
Key User WMS Key User Warehouse Management Systeme
Lawyer Rechtsantwalt
Leasing Employee Leasingmitarbeiter/in
Manager Manager
Jobtitel example:
Application Manager Applikationsmanager
Branch Manager Niederlassungsleiter/in
Business Development Manager Busines Development Manager
Carrier Manager Frachtführer Manager
Corporate Projects Manager Manager Unternehmensprojekte
Country Manager Länderverantwortliche/r
Crossdock Manager
Department Manager Abteilungsleiter/in
HR Manager (+ Specification) HR-Manager (+Zusatz)
Key Account Manager (+ Specification) Großkundenbetreuer/in (+ Zusatz)
Operations Manager (+ Specification)
Process Manager (+ Specification) Prozessmanager (+Zusatz)

Jobtitel / Job title
H
Jobtitel Englisch / Job title English Abk. / Abbr. Jobtitel Deutsch / Job title German
Procurement Manager (+ Specification) Einkäufer/in (+ Zusatz)
Product Manager Q (+ Specification) Produktmanager/in (+ Zusatz)
Project Manager (+ Specification) Projektmanager/in (+ Zusatz)
Quality Manager Qualitätsmanager
Regional Manager (+Specification) Regionalleiter/in
Sales Manager (+ Specification) Leiter/in Verkauf (+ Zusatz)
Senior (=Specification) Transport Manager Seniordisponent
Site Manager Standortleiter/in
Transport Manager (+ Specification) Disponent/in (+ Zusatz)
Validation Manager Leiter/in Validierung
Warehouse Administration Manager Lagerverwaltungsleiter/in
Warehouse Manager Leiter/in Warehouse
Managing Director MD Geschäftsführer/in
Managing Partner Geschäftsführende/r Gesellschafter/in
Mechanic Mechaniker/in
Mechanic Supporter Hilfsmechaniker/in
Order Picker Kommissionierer/in
Officer Verantwortliche/r
Jobtitel example:
Dangerous Goods Officer Gefahrgutbeauftragte/r
Environmental Officer Umweltbeauftragte/r
Fire Prevention Officer FPO Brandschutzwart/in
Fire Protection Officer FprO Brandschutzbeauftragte/r
Safety Officer Sicherheitsbeauftragte/r
Saftey & Enviroment Officer Sicherheits- und Umweltbeauftragte/r
Waste Disposal Officer WDO Abfallbeauftragte/r
Operator Betreiber/in
Jobtitel example:
Reception & Switchboard Operator Mitarbeiter/in Empfang und Telefonvermittlung
Painter SoDe
Process Owner PO Prozessverantwortliche/r
Provider Anbieter/in
Jobtitel example:
Caretaking & Postal Service Provider Mitarbeiter/in Post- und Hausmeisterservice
Qualitäts-Sicherheit-Umwelt-Verantwortliche/r der
Quality-Safety-Environmental Manager of Branch QSEMB Niederlassung (QSUVNL)
Representative Vertreter/in
Jobtitel example:
GDP Representative GDP-Beauftragte/r
Responsible Representative §9 Administrative Penal Act Verantwortliche/r Beauftragte/r §9 Verwaltungsstrafgesetz
Safety Supervisor Sicherheitsvertrauensperson
Shift Leader Schichtleiter/in
Software Developer Softwareentwickler/in
Specialist Spezialist/in
Jobtitel example:
Administration Specialist Administrationsmitarbeiter/in
Business Development Specialist Mitarbeiter/in Busines Development
Coordination Specialist Koordinator/in
Customer Service Specialist Mitarbeiter/in Customer Service
Customs Specialist Zoll Spezialist/in
HR Specialist (+ Specification) HR Spezialist/in (+ Zusatz)
Legal Specialist Jurist/in
Logistics Service Specialist Spezialist/in Logistikservice
Marketing Specialist Marketingspezialist/in
Operational Excellence & Network Specialist Spezialist/in operationelle Exzellenz & Netzwerk
Operations Specialist Disponent/in Air+Ocean
Payroll Specialist Lohnverrechner/in
Product Specialist (+ Specification) Produktspezialist/in
Project Specialist Mitarbeiter/in Projektmanagement
Quality Specialist Mitarbeiter/in Qualitätsmanagement
Software Specialist Software Spezialist/in
Transport Specialist Junior Disponent/in
Storekeeper Lagerist/in
Supervisor Supervisor/in
Team Leader (+ Specification) Teamleiter/in (+ Zusatz)
Technical Team Leader Technische/r Teamleiter/in (Q Home)
Technical Instructor Technischer Instruktor
Technician Techniker/in
Trainee Praktikant/in
Trainer Trainer
Travel Agent Reisevermittler/in
Validator Known Consignor Mitarbeiter/in Validierung Bekannte Versender
Vehicle Technician KFZ-Techniker/in
Worker Arbeiter/in
Jobtitel example:
Inbound Control Worker Arbeiter/in Warenübernahme
Outbound Control Worker Arbeiter/in Warenausgabe
Crossdock Worker Arbeiter/in Umschlagslager
Warehouse Worker Arbeiter/in Warehouse
Worker Bruch (SPAR-specific) Arbeiter/in Bruch (SPAR-spezfisch)

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AA301 HANDBUCH PERSONAL

Kapitel Nr.: Titel des Kapitels:

5. HUMAN COMMUNICATION MANAGEMENT (HCM)

6. GAB (GLOBAL ADDRESS BOOK)

8. LEITFADEN ORGANIGRAMM ERSTELLUNG

Seite 1/128 »AA301_Handbuch_Personal_de_personnel_manual – Version 14.04.2023«

AA301 HANDBUCH PERSONAL ................................................................................................. 13

GRUNDPRINZIPIEN VERANTWORTUNGSVOLLER PERSONALPOLITIK ............................ 13

1.1. Personalplanung (Budget)........................................................................................ 15

1.1.1. Planstellen .......................................................................................................... 16

1.1.2. Gehaltserhöhungen/Gehaltsanpassungen ....................................................... 16

1.1.3.2. Prämienvereinbarungen im Zuge der Mitarbeitergespräche........................ 18

1.1.3.3. Rückstellungen/Anpassungen ....................................................................... 21

1.1.3.4. Auflösung vom Vorjahr ................................................................................... 21

1.1.4. Kosten für Personalentwicklung und Retention Management ......................... 23

1.2. Personalmarketing .................................................................................................... 23

1.2.1. Social Media ....................................................................................................... 24

1.2.2. Print ..................................................................................................................... 24

1.2.3. Veranstaltungen ................................................................................................. 24

1.3. Personalsuche .......................................................................................................... 25

1.3.1. Interne Suche: Innerbetriebliche Mitarbeiter haben Vorrang ........................... 25

1.3.2. Hire a Q Family Member .................................................................................... 25

Seite 2/128 »AA301_Handbuch_Personal_de_personnel_manual – Version 14.04.2023«

1.3.4. Genehmigungsstruktur vor Stellenbesetzung................................................... 26

1.3.5. Stellenausschreibung und Bewerbungsverfahren............................................ 27

1.4. Vorgehensweise vor Einstellung .............................................................................. 28

1.4.1. Einstellung ausländischer Mitarbeiter ............................................................... 28

1.4.2. Funktion, Abteilungsname und Jobtitel ............................................................. 29

1.4.3. Funktionsbeschreibung ...................................................................................... 30

1.4.4. „IT Benutzeranlage“ ........................................................................................... 31

1.4.5. Einstellung von Praktikanten ............................................................................. 31

1.4.6. Einstellung von Leasingarbeitern ...................................................................... 31

1.4.7. Einstellung von Fahrern ..................................................................................... 31

1.4.8. Wiedereinstellung von Mitarbeitern ................................................................... 32

1.5. Personaleinstellung .................................................................................................. 32

1.5.1. Formulare zur Personaleinstellung.................................................................... 32

1.5.2. Einstellungsdokumente ...................................................................................... 33

1.5.2.1. Betriebsordnung ............................................................................................. 35

1.5.2.2. Code of Conduct............................................................................................. 36

1.5.2.3. Management Charter ..................................................................................... 36

1.5.2.4. PC Nutzung Einverständniserklärung ........................................................... 36

1.5.2.5. Verpflichtungserklärung – Datenschutz/Info Datenschutz ........................... 36

1.5.2.8. Entwicklungsgespräch (AT) ........................................................................... 37

Seite 3/128 »AA301_Handbuch_Personal_de_personnel_manual – Version 14.04.2023«

1.6.1. Vorbereitung Arbeitsplatz................................................................................... 40

1.6.2. Schlüsselübergabe für neue Mitarbeiter in Österreich ..................................... 40

1.6.3. Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Onboarding) ................................................... 40

1.6.4. Check-In Day ...................................................................................................... 41

1.6.5. Verbesserungsvorschläge zu Innovationsmöglichkeiten und – potenzialen: . 41

1.7. Personaladministration ............................................................................................. 42

1.7.1. Arbeitszeiten und Fehlzeiten ............................................................................. 42

1.7.1.1. Pausenregelungen ......................................................................................... 42

1.7.1.2. Urlaub .............................................................................................................. 43

1.7.1.4. Pflegeurlaub (gültig für Österreich)................................................................ 44

1.7.1.5. Sonderurlaub – bezahlte Freizeit (gültig für Österreich) .............................. 44

1.7.1.6. Mutterschutz und Karenz (gültig für Österreich) ........................................... 45

1.7.1.7. Präsenz- und Zivildienst (gültig für Österreich)............................................. 46

1.7.1.8. Altersteilzeit (gültig für Österreich) ................................................................ 46

1.7.1.9. Sonstige Abwesenheiten................................................................................ 46

1.7.2. Personaländerungen .......................................................................................... 46

1.7.3. Bestellung zu „Bestimmten Funktionen“ ........................................................... 47

1.7.4. Arbeitsunfälle ...................................................................................................... 47