CONCILIACION BANCARIA

Tabla de Contenido
TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................................................ 1 INTRODUCCIN .......................................................................................................................................... 3 OBJETIVOS DEL MODULO ........................................................................................................................................ 3 MEN MONITOR ......................................................................................................................................... 4 PREMBULO DE LA CONCILIACIN BANCARIA ........................................................................... 5 ACTUALIZA DOCUMENTOS PENDIENTES ........................................................................................ 6 LISTADO POR NMERO DE DOCUMENTO ........................................................................................ 7 RELACION DE INGRESOS Y EGRESOS ................................................................................................ 8 DOCUMENTOS CON NATURALEZA CONTRARIA ........................................................................... 9 ACTUALIZA EXTRACTOS ...................................................................................................................... 10 EXPLICACION DE LOS CAMPOS: ............................................................................................................................ 10 CAPTURA EQUIVALENCIAS DE TRANSACCIONES BANCARIAS ............................................. 12 ACTUALIZACION AUTOMTICA ........................................................................................................ 13 ACTUALIZACION MANUAL .................................................................................................................. 15 CONSULTA POR NMERO DE REGISTRO........................................................................................ 17 LISTADO POR NMERO DE REGISTRO ............................................................................................ 19 LISTADO POR NMERO DE DOCUMENTO ...................................................................................... 20 BACKUP ARCHIVOS DE CONCILIACIN ......................................................................................... 21 CONCILIACION BANCARIA PROCESO .......................................................................................... 22 EJEMPLO DE UN REPORTE DE CONCILIACION BANCARIA ...................................................................................... 23 RESTORE ARCHIVOS DE CONCILIACION ....................................................................................... 25 ACTUALIZA CHEQUES A LA VISTA Y POSFECHADOS ............................................................... 26 EXPLICACION DE LOS CAMPOS: ............................................................................................................................ 27 CONSULTA CHEQUES A LA VISTA / POSFECHADOS ................................................................... 28 LISTADO CHEQUES A LA VISTA / POSFECHADOS ....................................................................... 30 PROCESO DE RETIRO DE CHEQUES.................................................................................................. 31 LISTADO INFORME DIARIO DE BANCOS ......................................................................................... 32

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Introduccin
Objetivos del modulo
El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para hacer en forma automtica los procesos de conciliacin bancaria. Este mdulo est orientado a las reas operativas y contable de la empresa, brindndoles herramientas de gestin, y a las areas administrativas y gerenciales, brindandoles informacin oportuna de los bancos que permiten un completo seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones. Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones: Actualizacion de documentos pendientes Libros auxiliares de bancos, ingresos y egresos, documentos con naturaleza contraria Definicion de extractos Actualizacion de detalle de extractos Conciliacion bancaria Actualizacion de cheques a la vista / posfechados Informe diario de bancos

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Men monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Conciliacin Bancaria.

La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:

El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento de cursor (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.

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Prembulo de la conciliacin bancaria

Inicialmente en la definicin de cada una de las cuentas bancarias en el PLAN CONTABLE, se cre, una cuenta auxiliar, que de acuerdo al PLAN UNICO DE CUENTAS dependen de la cuenta 111005 "BANCOS NACIONALES". En todas ellas se marco el indicador de conciliacin bancaria , "CHE=1", tal como se ve a continuacin.

Partiendo de estos indicadores de conciliacin bancaria, el sistema pide la siguiente informacin adicional, cada vez que se captura movimiento contable que involucra cuentas auxiliares de bancos.

Esta informacin es la que trae el sistema a la hora de "CONCILIAR", con base en los libros auxiliares que lleva el CG-UNO. Es importante aclarar que la presentacin de estados financieros, con base en movimiento contable que no ha sido sometido a este proceso de CONCILIACION BANCARIA, de acuerdo a normas contables, no es confiable por las siguientes razones: No se han reflejado en los estados financieros la totalidad de la notas dbito y crdito, que surjan como parte del servicio de la entidad bancaria, en situaciones como sobregiros, comisiones, etc. No se ha descartado la posibilidad de error, por imputacin de partidas a cuentas bancarias que no son. No se ha verificado que todas las consignaciones hechas por clientes, desde sitios remotos, si aparezcan registradas en la contabilidad. No se ha auditado que aparezcan cheques cobrados, que no hayan sido emitidos por el sistema.

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Actualiza Documentos Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar los documentos pendientes de conciliar la primera vez, de tal forma que en adelante y a travs del proceso de conciliacion automtica, el sistema los actualice. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Listado por Nmero de Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un libro auxiliar de las cuentas de bancos, para su correspondiente revisin o consulta. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1, el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y tipo de informacin que se desea listar:

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Relacion de Ingresos y Egresos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un libro auxiliar ordenado por tipo de transacciones, es decir, detallando la totalidad de registros de ingresos y posteriormente los registros correspondientes a los egresos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Documentos con Naturaleza Contraria

El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un informe de auditoria de las cuentas de bancos para detectar los documentos registrados en forma contraria a su naturaleza. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 3, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Actualiza Extractos
El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar por cada cuenta bancaria, los saldos y valores totales del extracto para cruzar posteriormente los registros de detalle capturados y verificar su cuadre, necesario para un proceso de conciliacin exitoso. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 1, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacion de los campos:

Lapso: Ao, mes del extracto Empresa: Cdigo de la empresa

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C.U.: Cdigo del centro de utilidad Cuenta: Cdigo contable de la cuenta bancaria Saldo Inicial: Saldo bancario con que inicia el extracto. En caso de querer dejarlo en cero, teclear .99. Si el saldo es contrario anteponga la tecla menos (-) Saldo Final: Saldo final que cierra el extracto. Si el saldo es contrario anteponga la tecla menos (-). Fecha extracto: Fecha en formato AAMMDD, y que debe estar dentro del lapso informado en el principio de esta pantalla. En caso de que no ocurra esto sale el mensaje: "Conflicto Lapso vs. fecha" Elaborado por: Persona que graba la informacin Observaciones: Informacin que identifique el extracto, por Ej: Extracto Banco Mundial, correspondiente al mes de julio de 2.001.

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Captura Equivalencias de Transacciones Bancarias

El objetivo de este programa, es permitir al usuario catalogar los diferentes extractos por entidad y definir la relacion existente entre el cdigo de transaccion del banco y los parmetros de registros definidos en el sistema. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Actualizacion Automtica
El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar el detalle de las transacciones de los extractos bancarios en el sistema, para su posterior confrontacin con los registros de los libros de bancos y poder realizar el proceso de conciliacion. Esta captura se hace con base en los archivos planos enviados por los bancos con el detalle de los extractos de cada periodo. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4, el usuario deber inicialmente seleccionar el nmero o cdigo de banco de acuerdo a los registros del sistema:

Seguidamente se presenta un formato de pantalla con la explicacion del proceso, y se realiza la actualizacin del extracto:

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Actualizacion Manual
El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar el detalle de las transacciones de los extractos bancarios en el sistema en forma manual y directa sobre el archivo de detalle, para su posterior confrontacin con los registros de los libros de bancos y poder realizar el proceso de conciliacion. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 5, el usuario deber diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin del extracto a actualizar, y el detalle de los registros anotados:

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Consulta por Nmero de Registro

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta del detalle de los registros capturados en los procesos de captura de detalle de extractos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 6, el usuario inicialmente deber seleccionar el lapso, empresa y cuenta a consultar:

Seguidamente se despliega un formato de pantalla con los registros capturados en el detalle de los extractos:

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Al seleccionarse un nmero de registro se despliega el siguiente formato de pantalla:

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Listado por Nmero de Registro

El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de los registros capturados en forma manual o automtica, por cada cdigo de cuenta / extracto. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 7, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Listado por Nmero de Documento

El objetivo de este programa, es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de los registros capturados en forma manual o automtica, por cada cdigo de cuenta / extracto, ordenados por nmero de documento o por fecha. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 8, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Backup Archivos de Conciliacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una copia de seguridad previa a los procesos de actualizacin, de los archivos de conciliacion. Esta se recomienda hacer cada vez antes del proceso, previendo de que si se llega a presentar algun error o falla en el proceso, se pueda restaurar la informacin e iniciar nuevamente el proceso. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 1, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Conciliacion Bancaria Proceso

El objetivo de este programa es realizar el proceso de conciliacion automtica, entre las partidas registradas en el extracto bancario y las transacciones y documentos pendientes en el sistema. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar por la opcin 2, el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin del proceso. El sistema tiene la opcin de genera el proceso sin actualizacin, en cuyo caso solamente se genera el reporte de conciliacion con los documentos pendientes que explican las diferencias encontradas entre el saldo en libros y el saldo del extracto. Si se prefiere se puede hacer con actualizacion, es decir que ademas de generarse el reporte mencionado, se actualiza el archivo de documentos pendientes para el siguiente periodo.

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Ejemplo de un reporte de conciliacion bancaria

|LAPSO : 9510 OCTUBRE |EMPRESA: DM DEMOSTRAMOS S.A. C.U. 01 |CUENTA : BANCO INDUSTRIAL COLOMBIANO |----------------------------------------------------------------------------| |DOC FECHA VLR. EXTRACTOS VLR. LIBROS OBSERVACIONES CBTE.REG| -----------------------------------------------------------------------------| ND94/10/07 11,492.00 0.00 ND94/10/11 2,815.03 0.00 NC94/10/11 238,381.00 0.00 CG94/10/14 0.00 238,381.00 FRA. 1260 01-01 117 ND94/10/18 6,266.76 0.00 CG94/10/18 0.00 157,043.00 FRA. 01079 01-01 178 NC94/10/18 157,043.00 0.00 CG94/10/18 0.00 1,971,084.00 FRAS. 985-1039-1067 01-01 307 CG94/10/18 0.00 2,234,239.00 FRAS. 01137-01420 01-01 379 NC94/10/18 2,234,239.00 0.00 CG94/10/18 0.00 19,092,554.00 FRAS. #. 01-01 366 CG94/10/19 0.00 3,434,929.00 FRAS. #. 01-01 315 CH-8742 94/10/19 0.00 25,000,000.00 TRASLADO FONDOS INT 02-01 647 CG94/10/21 0.00 6,172,395.00 01-01 337 CG94/10/31 0.00 50,000,000.00 06-06 58 ND94/10/31 22,267.78 0.00 ND94/10/31 659,382.00 0.00 NC94/10/31 1,971,084.00 0.00 NC94/10/31 3,434,929.00 0.00 NC94/10/31 6,172,395.00 0.00 NC94/10/31 19,092,554.00 0.00 NC94/10/31 25,000,000.00 0.00 NC94/10/31 50,000,000.00 0.00 *. = DOCUMENTOS DE LAPSOS ANTERIORES -----------------------------------------------------------------------------E X P L I C A C I O N D E L A D I F E R E N C I A Vlr. Extracto CONSIGNACIONES CHEQUES NOTAS DEBITO NOTAS CREDITO $ 0.00 $ 0.00 $ 702,223.57 $ 108,300,625.00 5,871,369.24 Vlr. Libro 83,300,625.00 25,000,000.00 0.00 0.00 6,573,529.81 ------------ELABORADO Dif. Conciliada 83,300,625.0025,000,000.00 702,223.57108,300,625.00 ---------------702,223.57-------------PREPARADO | | |

SALDOS FINALES $

Es recomendable que una vez generado el proceso, se revisen los registros presentados en el informe para verificar que efectivamente estos sean los documentos pendientes de cruce, por las mltiples razones de tipo contable o transaccional que se presentan. Nota: Si posteriormente al proceso de conciliacion bancaria se hacen nuevos registros o se modifican algunos de los ya registrados y conciliados, el proceso para el siguiente periodo no se podra realizar hasta tanto no se cuadre manualmente el acrchivo de documentos pendientes para el nuevo periodo.

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Igualmente cuando los documentos registrados en el periodo y los pendientes del proceso anterior no explican las diferencias entre los libros y el extracto, no se puede realizar el proceso de conciliacion y se despliega el siguiente formato de pantalla:

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Restore Archivos de Conciliacion

El objetivo de este programa es permitir al usuario restaurar la copia de seguridad de los archivos de conciliacion. Este procedimiento es de uso exclusivo cuando se presenta algun inconveniente insalvable que obliga a repetir el proceso. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 3, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Actualiza Cheques a la Vista y Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar, en forma manual, los cheques a la vista y posfechados pendientes de entrega, con el fin de reflejarlos en el informe diario de bancos para tener unos saldos mas reales o confiables del disponible bancario. Estos registros quedan guardados en un archivo especial el cual puede ser actualizado en forma automtica al momento de generar los comprobantes de egresos desde el mdulo de generacin de documentos. Para ello el usuario deber activar el parmetro correspondiente en el men de configuracin del sistema, parmetros de Contabilidad. Al iniciar el proceso de implementacion y hacer uso del mdulo de generacin de documentos, se empieza a actualizar el archivo mencionado, sin embargo, es factible que a ese momento se tengan documentos (cheques girados) pendientes de entrega por lo cual se debe hacer uso de este programa para capturarlos como si fuesen Saldos Iniciales del proceso. Todos los comprobantes de egreso que se realizan en el modulo descrito, se registran como cheques a la vista. Si el usuario desea catalogarlo como posfechado, debe ingresar a este programa y modificar el indicador del tipo de cheque. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar por la opcin 1, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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Explicacion de los campos:

Empresa: Cdigo de la empresa Documento: Tipo y nmero de documento con el que se elabora el cheque, ejemplo CE comprobante de Egreso. Cuenta: Cdigo de la cuetna auxiliar de bancos de donde se gira el cheque. Beneficiario: Identificacin del tercero a nombre de quien se expide el cheque. Cheque: Numero del cheque Valor: Valor del cheque girado y detalle de la transaccin. Clase de cheque: Se presentan dos opciones: 1= El cheque girado es a la vista (para entregar con la fecha de girado). 2= El cheque es posfechado (para cobrar en una fecha posterior a la girada).

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Consulta Cheques a la Vista / Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario consultar los cheques girados y pendientes de entrega, tanto a la vista como posfechados. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 el usuario deber diligenciar los campos relativos a la empresa y cuenta contable de la cual se giro. Seguidamente el sistema despliega un formato de pantalla con los registros de cheques pendientes:

Si el usuario desea, puede consultar los cheques de un beneficiario en particular. Igualmente se presenta la opcin de consultar el movimiento o registro para concer mas detalles de la transaccion:

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Listado Cheques a la Vista / Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con el detalle de los documentos (cheques girados) pendientes de entregar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 3, el usuario deber diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento del reporte:

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Proceso de Retiro de Cheques

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar el archivo de cheques pendientes de entrega, por mantenimiento o por entrega de los mismos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4, el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin del documento o documentos que se desea reportar como entregados o retirados del archivo:

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Listado Informe diario de bancos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar diariamente, el informe diario de bancos con las siguientes caracteristicas: Saldo del da anterior. Consignaciones del da solicitado. Notas dbito del da. Notas crdito del da. Cheques girados. Saldo de contabilidad a la fechada solicitada. Cheques a la vista, cheques no entregados y aparecen en tesorera. Cheques posfechados, cheques entregados y no cobrados. Saldo actual: Saldo de contabilidad menos cheques a la vista y posfechado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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