MDULO I: FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAO 1.1. O que Administrao?

? Administrao pode ser definida como trabalhos com recursos humanos, financeiros e materiais para atingir objetivos organizacionais por meio do desempenho das funes de planejar, organizar, liderar e controlar. Administrao e cincia e arte. Cincia baseada no uso da abordagem cientfica ao tomar decises. Os administradores sistematicamente observam a existncia de um problema, coletam dados sobre eles e solues em potencial. Arte: baseada na intuio, jogo de cintura, na criatividade palpite. 1.2. Por que a Administrao necessria? A Administrao necessria nas organizaes por trs razes principais: 1. para alcanar objetivos. 2. para equilibrar objetivos conflitantes. Empregados Comunidade Administra o Acionistas

Pblico

Governo 3. para conseguir eficincia e eficcia.

Clientes

a) Eficincia: capacidade de um administrador conseguir produtos mais elevados em relao aos insumos necessrios para obt-lo, isto reduzir custos, minimizar recursos. b) Eficcia: capacidade de um administrador conseguir resultados certos pela escolha adequada dos objetivos e meios para alcanlos, isto atingir objetivos ou resultados. c) Efetividade = eficincia + eficcia Manter-se no mercado em equilbrio durante vrios anos ou ao do tempo. As organizaes podem ser extremamente ineficazes ou ineficientes, ou as duas coisas ao mesmo tempo, de certa forma seria um caos. d) Vantagem competitiva = competitividade em custos +qualidade + velocidade + inovao.

1.3. Nveis e tipos de Administrao e Funes Administrativos. a) Nveis ESTRAT GICO TTICO OPERACIONAL ALTA. ADMINISTRAO Alta cpula da organizao INTERMEDIRIO TCNICO

Administradores diferentes enfatizam atividades diferentes ou exibem estilos de administrao diferentes. Existem muitas razes para essas diferenas, incluindo o treinamento, suas personalidades e experincias. De qualquer forma, poder perceber que o nvel organizacional em que o administrador trabalha sempre influencia a mescla das funes e habilidades importantes. As organizaes (particularmente as grandes organizaes) podem ter mais do que os trs aqui apresentados acima. Administradores estratgicos so os altos executivos de uma organizao, responsveis por sua administrao geral. As principais atividades incluem o desenvolvimento de objetivos e planos da empresa. Comumente, os administradores estratgicos focalizam questes de Longo Prazo e enfatizam a sobrevivncia, crescimento e eficcia geral da organizao. Administradores tticos so responsveis por traduzir os objetivos gerais e planos desenvolvidos pelos administradores estratgicos em objetivos (metas) e atividades mais especficos. Essas decises, ou tticas, envolvem ambos um horizonte temporal menor e a coordenao de recursos. So chamados geralmente de gerentes de nvel mdio. Administradores Operacionais so administradores de nveis inferiores que supervisionam as operaes da organizao. Esses administradores com freqncia possuem ttulos como supervisores ou gerentes de venda. Esto diretamente envolvidos com funcionrios no administrativos, implementando os planos especficos traados pelo nvel mdio.

b) Funes Administrativas Planejamento: o processo de definir objetivos, atividades e recursos. especificar os objetivos a serem atingidos e decidir antecipadamente as aes apropriadas que devem ser executadas para atingir esses objetivos. As atividades do planejamento

incluem a anlise da situao atual, a antecipao do futuro, a determinao de objetivos, a deciso sobre em que tipos de atividades a organizao dever se engajar, a escolha de estratgias corporativas e de negcios, e a determinao dos recursos necessrios para atingir as metas da organizao; Organizao: o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realizao; tambm o processo de distribuir os recursos disponveis segundo algum critrio. reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, fsicos, de informao e outros necessrios ao atingimento dos objetivos. As atividades incluem atrair pessoas para a organizao, especificar responsabilidades por tarefas, agrupar tarefas em unidades, ordenar e alocar recursos e criar condies tais que as pessoas trabalhem juntas para alcanar o mximo sucesso; Liderana ou Direo: execuo o processo de realizar atividades e utilizar recurso para atingir objetivos. Estimular as pessoas a serem grandes executores. dirigir, motivar e comunicar-se com os funcionrios, individualmente e em grupos. Liderar engloba o contato dirio e prximo com as pessoas, ajudando a guilas e a inspir-las em direo ao atingimento dos objetivos de equipes organizacionais; Controle: o processo de assegurar a realizao dos objetivos e de identificar a necessidade de modific-los. Assegurar que os objetivos sejam atingidos. A funo controle pergunta e responde a questo: Nossos resultados esto consistentes com os nossos objetivos? e faz ajustes quando so necessrios.

PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO

Figura 01 As principais funes do processo de administrao 1.4 Conceitos de Administrao

LIDE LID

Administrao o estabelecimento de um ambiente eficaz para as pessoas trabalharem em grupos organizacionais formais. Administrao o processo de trabalhar com e atravs de outras pessoas para alcanar eficientemente objetivos organizacionais pelo uso eficiente de recursos limitados em um ambiente natural. Administrao o alcance das metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio do planejamento, organizao, liderana e controle dos recursos organizacionais. Administrao o processo pelo qual um grupo de pessoas dirige as aes de outras no sentido de alcanar objetivos comuns. Administrao o processo de alcanar objetivos organizacionais pelo trabalho com e atravs de pessoas e outros recursos organizacionais. Administrao um processo de tomada decises e realizar aes que compreende quatro processos principais interligados: planejamento, organizao, execuo e controle.

CONTROLE CONTROLE

Os processos administrativos so chamados de funes administrativas ou funes gerenciais.

ADMINISTRAR TOMAR DECISES

ADMINISTRAR ADMINISTRAR PESSOAS

ADMINISTRAR TRABALHAR COM INFORMAES

Figura 02 Trs definies de administrao

Conhecimento Saber. Know-how. Informao. Atualizao profissional. Reciclagem constante.

Perspectiva Saber fazer. Viso pessoal das coisas. Maneira prtica de aplicar o conhecimento na soluo de problemas e situaes.

Atitude Saber fazer acontecer. Comportamento ativo e proativo. nfase na ao e no fazer acontecer. Esprito empreendedor e de equipe. Liderana e comunicao.

Fig. 03. As Competncias Durveis do Administrador 1.6. habilidades do Administrador Desempenhar funes administrativas e alcanar vantagem competitiva so os fundamentos do trabalho de um administrador. Entretanto, reconhecer e entender isso no assegura o sucesso. Os administradores necessitam de uma gama de habilidades para fazer essas coisas com sucesso. Vantagem competitiva = competitividade em custos + qualidade + velocidade + inovao Uma administrao bem-sucedida parece apoiar em trs habilidades bsicas, que chamaremos de tcnica, humana e conceitual desenvolvidas por Katz e Khan. Pode-se perceber que quando uma funo chave de administrao desempenhada por administradores que possuem essas habilidades administrativas crticas, o resultado um ambiente de trabalho de alto desempenho. a) habilidade Tcnica: relacionam-se com a atividade especfica do gerente Conhecimentos, mtodos e equipamentos necessrios para a realizao das tarefas que esto dentro do campo de sua especialidade fazem parte de sua habilidade tcnica. b) habilidades Humanas ou interpessoais e de comunicao: abrangem a compreenso das pessoas e suas necessidades, interesses e atitudes. A capacidade de entender, liderar e trabalhar com as pessoas de sua equipe a expresso da habilidade humana do gerente. c) habilidades Conceituais e de deciso: envolvem a capacidade de compreender e lidar com a complexidade total da organizao e de usar o intelecto para formular estratgias, analisar problemas e tomar decises. Criatividade, planejamento, raciocnio abstatato e entendimento do contexto so manifestaes da habilidade conceitual.

Administrao Superior

Habilidades Conceituais

Gerncia intermediria

Habilidades humanas

Superviso de Habilidades Habilidades gerenciais e nveis hierrquicos Primeira linha tcnicas

1.7. Papeis da Administrao Segundo Mintzberg Papeis Informacionais; Papeis interpessoais; Papeis decisrios. Papeis Informacionais ou de processamento de Informaes: Os gerentes precisam de informaes em todas as suas atividades. Para tomar decises, produzir ou analisar relatrios, avaliar desempenhos e trabalhar com grupos, os gerentes precisam de informaes. Papeis interpessoais: so aqueles que envolvem relaes do gerente com pessoas dentro e fora da organizao; Papeis decisrios: Tomar deciso a essncia do trabalho de administrador. Isso que diferencia um administrador do outro. Usar as funes gerenciais uma tarefa complexa e essas tarefas so todas feitas de decises interligadas. CATEGORIA INTERPESSOAL LIDERANA LIGAO PAPEL REPRESENTAO ATIVIDADE
Assume deveres cerimnias e simblicos, representa a organizao, acompanha visitantes, assina documentos legais. Dirige e motiva pessoas, treina, aconselha, orienta e se comunica com os subordinados. Mantm redes de comunicao dentro e fora da organizao, usa malotes, telefonemas e reunies. Manda e recebe informao, l revistas e relatrios, mantm contatos pessoais. Envia informao para os membros de outras organizaes, envia memorandos e relatrios, faz telefonemas e contatos. Transmite informao para pessoas de fora, atravs de conversas, relatrios e memorandos. Inicia projetos, identifica novas idias, assume riscos, delega responsabilidades de idias para outros.

MONITORAO INFORMACIONAL DISSEMINAO

PORTA-VOZ

EMPREENDE

DECISRIO

RESOLVE CONFLITOS ALOCAO DE RECURSOS NEGOCIAO

Toma ao corretiva em disputas ou crises, resolve conflitos entre subordinados, adapta o grupo a crises e a mudanas. Decide a quem atribuir recursos. Programa, ora e estabelece prioridades. Representa os interesses da organizao em negociaes com sindicatos, em vendas, compras ou financiamentos.

1.8. Competncias Gerenciais Competncias so conhecimentos, habilidades e atitudes necessrias para uma pessoa desempenhar atividades. As competncias desenvolvem-se por meio de experincia profissional, educao formal e informal e convivncia familiar e social. As competncias importantes para o desempenho de tarefas gerenciais agrupam-se em quatro categorias principais: a) Intelectuais: referem-se a todas as formas de raciocinar. So competncias usadas para elaborar conceitos, fazer anlises, planejar, definir estratgias e tomar decises. Duas competncias intelectuais so habilidade de pensar racionalmente e a habilidade conceitual. b) Interpessoais: So aquelas que o gerente usa para liderar sua equipe, trabalhar com seus colegas, superiores e clientes e relacionar-se com todas as outras pessoas de sua rede de contatos. Algumas competncias interpessoais importantes para os administradores so os seguintes: Capacidade de entender e atitude de aceitar a diversidade e singularidade das pessoas. Capacidade de entender o processo de motivao e usar os princpios de motivao adequados a cada pessoa e grupo. Capacidade de entender os princpios de liderana e de efetivamente liderar indivduos e grupos. Capacidade de Comunicao.

c) Tcnica: abrange conhecimentos sobre a atividade especfica do gerente, da equipe e de sua organizao. d) Intrapessoal: a habilidade de introspeco que significa todas as relaes e formas de reflexo e ao

da pessoa a respeito de si mesmo como: auto-anlise, autocontrole, automotivao, autoconhecimento, capacidade de organizao pessoal e administrao do prprio tempo. Algumas competncias intrapessoais importantes so os seguintes: Entendimento do prprio cargo, de seus requisitos e seu impacto sobre a organizao. Capacidade de compreender e analisar o prprio comportamento, em particular as emoes. Capacidade de compreender e analisar o comportamento alheio, em particular as emoes alheias. Capacidade de aprender com a prpria experincia e com a experincia alheia. Capacidade de analisar, compreender e desenvolver as prprias potencialidades e superar as prprias vulnerabilidades.