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INDICE
Objetivo 1. Primera etapa: Ingreso de activos fijos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Modalidades de ingreso de activos fijos Normas para compra local o importacin de activos fijos Formato de pedido Proceso compra local de activos fijos Importacin de activos fijos 1.5.1. Proceso de importacin de activos fijos 1.6 Recepcin de activos fijos por donacin 1.6.1. 1.6.2. Normas para la recepcin de activos fijos donados Tipos de donacin 1.6.2.1. 1.6.2.2. 1.6.3. 1.7 Donacin sin condicionamientos Donacin con destinacin especfica
Ingreso de activos fijos para demostracin 1.7.1. Normas para el ingreso de activos fijos en calidad de demostracin
1.8
Compra de activos fijos por parte de la Direccin Administrativa 1.8.1. 1.8.2. Proceso para remodelaciones Proceso para obras nuevas
1.9 1.10
2. Segunda etapa: Vida til 2.1 Garanta sobre activos fijos adquiridos 2.1.1. 2.2 Proceso para la aplicacin de la garanta
Mantenimiento de activos fijos 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. Mantenimiento preventivo de activos fijos Mantenimiento correctivo o reparacin de activos fijos Mantenimiento para mejoras o adiciones a activos fijos
2.3
Movimientos o traslados 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. Traslado temporal de activos fijos Traslado definitivo de activos fijos Seguro para el movimiento de activos fijos fuera del Campus universitario
2.4
3. Tercera etapa: Retiro de activos fijos 3.1 3.2 Proceso de devolucin de activos fijos obsoletos Proceso de devolucin de activos fijos obsoletos por los centros regionales
OBJETIVO El presente documento pretende ser una herramienta de fcil consulta y gua sobre la forma de proceder de una dependencia acadmica o administrativa frente a los temas mas frecuentes que se presentan en el manejo de los activos fijos. No se trata de un manual de procedimientos, es solo un instructivo, que resume las generalidades del tema. Con el fin de facilitar su comprensin, se tratarn los diferentes temas agrupados segn la etapa en la que se da, dentro de las tres (3) que se han considerado: Ingreso, vida til y salida. Las disposiciones aqu descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios de activos fijos, el desconocimiento de las mismas no exime de responsabilidad a los mismos.
PRIMERA ETAPA: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS Esta etapa especficamente se refiere a la forma como un activo fijo llega a las instalaciones de alguna dependencia de la Pontificia Universidad Javeriana y como es registrado en la base de datos, aplicativo o mdulo de activos fijos. Se entiende por activo fijo, con base en la definicin dada en el artculo 64 del Decreto 2649 de 1.993, aquel bien mueble o inmueble cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la empresa y se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. 1.1. Modalidades de ingreso de activos fijos Ingreso definitivo: Por compra: - Compra local - Importacin Por donacin Demostracin Activos temporales 1.2. Normas para compra local o importacin de activos fijos Las nicas dependencias autorizadas en la Universidad Javeriana para realizar compras de activos fijos en su nombre, son la Oficina de Proveedura y la Direccin de Planta Fsica. Dichas reas exclusivamente pueden realizar compras a proveedores que se encuentren inscritos en el sistema de registro de proveedores que maneja la Universidad, proveedores que se han inscrito en alguna de dichas reas y han sido autorizados para funcionar como tal por la Direccin de Finanzas. La Oficina de Proveedura es la encargada de efectuar todo tipo de compra de activos fijos en la Universidad y la Direccin de Planta Fsica podr hacerlo solo en el caso de remodelaciones u obras nuevas que realice. Para ejecutar cualquier requisicin de activos fijos la dependencia solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra en el correspondiente rubro de inversiones. Toda requisicin de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado a la Dependencia o Facultad.
Ingreso temporal:
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1.5. Importacin de activos fijos En trminos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicacin del proveedor que est radicado en el exterior, lo que obliga a pasos adicionales. 1.5.1. Proceso de importacin de activos fijos Los pasos 1 a 4 del proceso general para compra de activos fijos mencionado anteriormente se cumplen de igual forma que en el caso de compras locales. Una vez se autoriza la compra viene la diferencia, que radica en pasos adicionales a cargo de la Oficina de Proveedura, y son: 1. Elaboracin de la licencia de importacin. 2. Autorizacin de la misma por parte de la Direccin de Finanzas. 3. Radicacin de la misma ante el Ministerio de Comercio Exterior para su respectiva aprobacin y, en forma simultnea, trmite de la exencin del arancel. 4. Si el tramite de la licencia es para proyectos de investigacin previamente autorizados por el Departamento Nacional de Planeacin, se realiza el trmite de solicitud de exencin del IVA ante el Departamento Nacional de Planeacin, con el apoyo de la Vicerrectora Acadmica. 5. Proveedura coordina el despacho de la mercanca a Colombia por parte del proveedor. 6. Una vez llega esta, Proveedura informa a la sociedad de intermediacin aduanera este evento, para que proceda a la respectiva nacionalizacin y entrega de la carga segn instrucciones recibidas.
1.6.2. Tipos de donacin 1.6.2.1. Donacin sin condicionamientos Hace referencia a las donaciones de activos fijos donde el donante no expresa u obliga que debe hacer la Universidad con los bienes donados. La Universidad esta en total libertad para decidir que hacer con los bienes recibidos. 1.6.2.2. Donacin con destinacin especfica Contrario a la definicin anterior, el donante hace expresa su voluntad condicionando la donacin, para que los dineros o activos que est donando se destinen exclusivamente a algo especfico que el donante determina en el documento que legaliza la donacin. 1.6.3. Proceso para la recepcin de activos fijos donados 1. Un tercero interesado en efectuar una donacin hace contacto con una dependencia de la Universidad. 2. La dependencia solicita al donante una carta de intencin dirigida a la Rectora o a la Direccin de Finanzas de la Universidad. 3. Una vez recibida la oferta o carta de intencin, la dependencia contactada debe remitir la documentacin a la Direccin Jurdica para su anlisis y decisin de aceptar o no la donacin. En cualquier evento, se expide una carta en la cual se manifiesta la decisin. 4. Cuando se acepta la donacin, la Direccin Jurdica se encarga de realizar los trmites encaminados a formalizar la donacin. 5. Si la donacin es mayor a 50 salarios mnimos legales vigentes, la Direccin Jurdica tramita la legalizacin mediante escritura pblica de insinuacin. Cuando el valor es igual o inferior a 50 salarios mnimos legales vigentes la Direccin Jurdica legaliza la donacin mediante documento privado. Adicionalmente la Direccin Jurdica se encarga de enviar copias de estos documentos a la Oficina de Activos Fijos y a la Direccin General de Contabilidad. 6. En ambos casos a solicitud del donante la Direccin General de Contabilidad segn el caso, expedir la respectiva certificacin con la informacin enviada por la Direccin Jurdica una vez haya finalizado el trmite de la legalizacin del activo.
1.8. Compra de activos fijos por parte de la Direccin de Planta Fsica Existe tambin la modalidad de compra de activos producto de una remodelacin de las instalaciones de una dependencia o por alguna obra nueva realizada, lo cual exclusivamente pueden ser ejecutado por la Direccin de Planta Fsica, dentro de una programacin realizada por dicha rea. 1.8.1. Proceso para remodelaciones 1. Una vez aprobada la remodelacin y se ha realizado el traslado presupuestal se comienza el proceso de compras.
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Al terminar los acabados de la construccin, se realiza la entrega formal de la custodia y manejo de la misma a la Direccin Administrativa, mediante los siguientes documentos: Acta de entrega, garantas, mantenimientos vigentes, inventario de lo que se est entregando. Si en el momento de la recepcin la Direccin Administrativa presenta alguna observacin esta queda en el acta; se entrega parcialmente la edificacin y una vez se solucionen las observaciones se realiza la entrega de la misma.
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Una vez realizada la remodelacin u obra nueva se contina con la dotacin fsica de las reas remodeladas o construidas. Al igual que lo hace la Oficina de Proveedura, la Direccin de Planta Fsica informa a la Oficina de Activos Fijos sobre todas las compras de activos fijos realizadas. Esta seccin opera en forma similar, ingresando los activos fijos a la base de datos, a la contabilidad, realiza el plaqueo respectivo, asegura los activos y posteriormente los personaliza y marca. 1.9. Ingreso de un activo fijo a la contabilidad El aplicativo de activos fijos es el auxiliar contable, por eso la importancia de tenerlo actualizado y depurada su informacin.
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La vigencia de las plizas ser de un ao. Su renovacin ser por licitacin privada. La Direccin Jurdica liderar las plizas relacionadas con temas como responsabilidad civil extracontractual, cumplimiento, lucro cesante y dao emergente. La Direccin de Finanzas liderar las plizas relacionadas con temas de manejo del dinero, ttulos valores e inversiones y manejo global comercial. La Direccin Administrativa liderar los temas relacionados con las plizas de automviles institucionales, sustraccin, corriente dbil, maquinaria y equipos, rotura de maquinaria, transportes e incendio. No se trabajar durante la vigencia Agosto 2.000 Agosto 2.001 con corredor de seguros. Se har en forma directa. No se aseguran muebles y enseres. Estos solo se tendrn en cuenta durante el inicio de la vigencia del seguro como sumatoria global del valor de cada edificacin para la pliza de incendios. La Oficina de Activos Fijos ser la seccin encargada de coordinar que los diferentes pagos a la compaa de seguros se realicen dentro del tiempo acordado.
1.12.2. Proceso para asegurar activos fijos 1. 2. 3. 4. Una vez la Oficina de Activos Fijos ha enviado la interfaz contable saca las relaciones de compras y bajas de activos fijos del perodo. Al final del mes genera un reporte de los ingresos de activos fijos durante ese perodo. Del mismo analiza cuales de esos activos ameritan ser asegurados y cuales no. Enva comunicacin a la Compaa aseguradora detallando los activos adquiridos susceptibles de seguro, para que sean incluidos en las diferentes plizas de seguros. Dicha comunicacin puede ser por memorando, correspondencia, fax o cualquier otro medio electrnico. 5. carta o email, por
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1.12.3. Proceso para reclamacin ante la Compaa de Seguros Cuando se detecta un hurto de un activo fijo el procedimiento a seguir es: 1. La persona que detecta el robo es quin debe colocar la respectiva denuncia ante las autoridades competentes. Todo robo debe ser reportado a la Direccin Administrativa sin excepcin, adjuntando la respectiva denuncia. 2. El Jefe de la seccin afectada debe enviar comunicacin a la Administrativa informando lo sucedido y adjuntar la denuncia original. Direccin
3. La Direccin Administrativa evala la informacin recibida y a travs de una investigacin determina si la compaa de vigilancia actu con negligencia o no. Si la decisin es que si tuvo algo que ver la compaa de vigilancia la Direccin Administrativa les realiza el respectivo reclamo. Si no es as, enva comunicacin adjuntando todos los documentos recibidos a la Oficina de Activos Fijos para que esta efecte el respectivo reclamo a la compaa aseguradora. De igual forma, la Direccin Administrativa por intermedio del Coordinador de Vigilancia, adjunta reporte de dicha seccin, como resultado de investigacin interna realizada. 4. La Direccin Administrativa informa a la Direccin de Personal sobre el robo sucedido, con el fin de que se evale si amerita o no alguna accin laboral 5. La Oficina de Activos Fijos solicita a la Oficina de Proveedura la consecucin de una cotizacin del bien hurtado. 6. La Oficina de Activos Fijos tramita la certificacin del contador de la Universidad donde consta que el activo estaba registrado en la contabilidad. 7. La Oficina de Activos Fijos efecta el respectivo reclamo ante la firma aseguradora, adjuntando como requisito la denuncia, la cotizacin y la certificacin contable. 8. La Oficina de Activos Fijos efecta seguimiento del reclamo y atiende las diferentes solicitudes que la firma aseguradora pueda realizar.
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SEGUNDA ETAPA: VIDA UTIL Una vez el activo fijo ha sido ingresado a la aplicacin de activos fijos y ha quedado asignado a una persona identificada como responsable del activo fijo, inicia su segunda etapa, denominada perodo de vida til, en la cual el activo presta su funcin para lo cual fue adquirido. Entra en pleno funcionamiento. Comienza su etapa productiva, su ciclo de produccin o su etapa de vida til como se ha denominado. De igual forma, durante esta etapa le pueden ocurrir una serie de eventos, los que describen a continuacin. 2.1. Garanta sobre activos fijos adquiridos Es posible que un activo fijo recin adquirido durante los primeros meses de uso presente algunas fallas que afecten su funcionamiento, perodo durante el cual el proveedor que lo vendi brinda la atencin para la solucin del inconveniente sin costo alguno, lo que se conoce como la aplicacin de la garanta. El perodo de garanta es variable y depende de diferentes factores segn el tipo de activo fijo. Lo importante es conocer en cada caso cual es, con el fin de estar pendiente que durante ese perodo no se vaya a causar gasto alguno por parte de la Universidad. La Oficina de Proveedura y la Direccin de Planta Fsica, como nicas reas autorizadas para adquirir activos fijos, son las dependencias encargadas de reportarle a la Oficina de Activos Fijos cual es el perodo de garanta para cada activo adquirido sin excepcin. La Oficina de Activos Fijos registra en la aplicacin la duracin de la garanta para consultas futuras por parte de los usuarios. 2.1.1. Proceso para la aplicacin de la garanta 1. La dependencia usuaria del activo consulta a la Oficina de Activos Fijos, en forma escrita (email o carta), la vigencia o no de la garanta de un activo especfico, citando el nmero de inventario o placa. 2. La Oficina de Activos Fijos verifica en la base de datos, con base en la informacin recibida, si el activo se encuentra en perodo de garanta. Tambin, ubica los datos del proveedor que lo vendi. 3. La Oficina de Activos Fijos informa a la dependencia y a la Oficina de Proveedura o a la Direccin de Planta Fsica la vigencia o no de la garanta y los
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TERCERA ETAPA: RETIRO DE ACTIVOS FIJOS Comprende la parte final de la vida de un activo fijo. Aunque en la segunda etapa se mencion la devolucin de activos por dao definitivo o por obsolescencia, esto solo implicaba un cambio en los registros en cuanto a la ubicacin fsica pero estos seguan sufriendo los procesos de depreciacin y ajustes por inflacin. En esta instancia, al pasar al estado de baja, el activo fijo dejar de ser afectado por la depreciacin, por los ajustes globales por inflacin y ser retirado de la contabilidad. Para estos casos de igual forma se debe diligenciar el respectivo formato llamado Formato para movimiento definitivo de activos fijos. 3.1. Proceso devolucin de activos fijos obsoletos 1. La dependencia interesada en devolver un activo fijo contacta a la Oficina de Activos Fijos y alista el formato para la devolucin que es el mismo formato para movimiento definitivo de activos fijos. 2. La Oficina de Activos Fijos programa con la Direccin Administrativa y/o con la Oficina de Proveedura el prstamo del vehculo para transportar el activo fijo a la bodega. 3. La Oficina de Activos Fijos confirma a la dependencia solicitante el da del retiro del activo fijo. 4. La Oficina de Activos Fijos retira el activo fijo y lo lleva a las instalaciones de San Cayetano. 5. La Oficina de Activos Fijos actualiza la informacin en la aplicacin de activos fijos y las respectivas tarjetas de activos a cargo. 6. La Oficina de Activos Fijos, para el caso de equipos de computo, coordina con la Direccin de Sistemas la inspeccin de los activos recogidos con el fin de recuperar las partes que an sirvan. 7. Teniendo como prioridad la reubicacin de activos fijos obsoletos, la Oficina de Activos Fijos atiende las diferentes solicitudes que reciba. De igual forma, atiende las solicitudes para compra de activos fijos obsoletos. 8. La reubicacin de activos fijos obsoletos, cuando se trata de pocas unidades, no ms de cinco, se efecta sin costo alguno. Cuando se trata de una mayor cantidad de activos fijos, se efecta un cobro presupuestal con base en el valor en libros de los activos solicitados, previa autorizacin escrita dada por alguien con autoridad para decisiones presupuestales.
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