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5.

MANUALES DE PROCEDIMENTOS
5.1 QU ES EL MANUAL?

Es el principal mecanismo de operacin que debe ser creado en todo sistema organizacional y empresarial, para conocer con detalle el desarrollo de las funciones a travs de la ejecucin de actividades, en todas las reas y dependencias de la Organizacin.

5.2 QU ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO?

El Manual de Procedimientos es un mecanismo de operacin que sirve para describir las actividades que se ejecutan en los diferentes procesos de trabajo efectuados en las diversas dependencias u rganos de la empresa.

Describe el proceso de la ejecucin una funcin paso por paso, simplificando y/o racionalizando las actividades que se presentan sean stas repetitivas, duplicadas, superfluas, inconsistentes o parte de otros procesos, entre otros.

Los manuales adems se constituirse en una gua o referencia de procedimiento entre las dependencias de la Organizacin, facilitan realizar el seguimiento coordinado de las actividades, lo cual contribuye a que se ejecuten con eficacia, eficiencia y economa los procesos de trabajo y se consigan los propsitos de la empresa.

Sirven tambin, para definir la competencia de los departamentos y por tanto optimizar los tiempos de ejecucin por procesos, lo cual conduce a descubrir los departamentos estanco existentes en la Empresa, que luego del anlisis de reingeniera deben ser reincorporados a la dinmica productiva de la Organizacin.

5.3 MODELO PARA ELABORAR MANUALES

No existe un tipo o modelo nico para disear el contenido de un manual. Existe variedad de diseos en funcin de los intereses empresariales, naturaleza productiva o patrn de proceso a definir, por lo que son diversos. Tenemos manuales para el rea de la Administracin; Recursos Humanos, Gestin Directriz, Operacin econmica-financiera, Marketing, Recaudacin, Manejo de Fondos de Caja Chica, Manejo de Fondos Rotativos, Bodegas, Control de vehculos, Compras o adquisiciones, Ventas, Seguridad empresarial, Servicios Generales, Prstamos, Instalacin de redes, Atencin a Clientes, Balcn de Servicios, Crditos Financieros, entre otros (Usca, 2007).

1.4.

FLUXOGRAMAS

Son una representacin grfica de la descripcin de un procedimiento de trabajo y/o del flujo o recorrido de un documento, que visualiza de manera racionalizada los eventos del proceso que ocurren organizadamente, que facilita la ejecucin de los mismos en tiempos menores. El fluxograma debe ser expresado en trminos sencillos, que sea de fcil

comprensin y transmisin para quienes deban tomar acciones de procedimiento continuo; debe ser tambin racionalizado y sistematizado a travs del empleo de simbologa convencional que puede ser de caractersticas universales de general aceptacin o simbologa propia del profesionista que ejerce la aplicacin de una tcnica diseada para la Organizacin, para lo cual siempre ser necesario indicar con una leyenda al final del fluxograma, el significado de la simbologa empleada.

La utilizacin de fluxogramas en la empresa privada o en el Sector Pblico son de gran beneficio para mantener alto rendimiento operacional, control en los procesos y sobre todo la organizacin racionalizada del trabajo. Los fluxogramas pueden ser utilizados para varios casos como: 1. Aplicacin en procedimientos establecidos para medir rendimientos alcanzados y \ ser necesario realizar oportunos correctivos. 2. Graficacin de la situacin actual de un procedimiento en ejecucin para somet la reingeniera de procesos. 3. Unificacin y racionalizacin del manejo de documentos, formatos, guas con sus respectivas rutinas de trabajo. VENTAJAS DE LOS FLUXOGRAMAS Los fluxogramas presentan algunas ventajas como las siguientes: 1. Permite visualizar la relacin descriptiva con la operacin grfica. 2. Sirve para comparar el proceso en operacin, los cambios producidos y implementacin de los mismos. 3. Organiza los procesos de trabajo desde los ms simples a los ms complejos, a la vez que facilita la aplicacin del tratamiento modular que complementa al proceso cm conjunto. 4. Emplea la dinmica para el comportamiento del cambio tanto en las operaciones, como en la aceptacin de nuevos procesos de trabajo. 5. Es un documento til que sirve para la elaboracin de mecanismos complementarios que norman los procesos de trabajo, como son los instructivos y manuales de operacin.