DIAGNSTICO Y VALIDACIN DE EXPECTATIVAS Mejora de Procesos con SAP HCM

Registro de Revisiones y Cambios del Documento Revisin 1 2 3 4 Mdulo Cdigo Blueprint Responsable ETA Fashion Responsable SAP Aprueba por ETA Fashion SILVIA QUISHPE HENRY LEAL HCM - HUMAN CAPITAL MANAGEMENT Fecha 06042010 Revisado por Comentarios de la revisin Primera Entrega Primera Revisin Documento Final

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1. Descripcin del Proceso 1.1. Explicaciones Generales

La liquidacin de la nmina se debe generar posterior al ingreso de las novedades utilizando los controles que ofrece el sistema como es el registro de gestin. En SAP se parametrizan y desarrollan motivos de clculo de nminas dentro del esquema propio de la nmina los cuales sirven para liquidar diferentes conceptos que se pagan por fuera de la nmina regular. Con la implementacin de SAP se pretende aminorar los procesos en las diferentes empresas para optimizar recursos y disminuir las cargas laborales de los usuarios del sistema. Por esta razn la recomendacin de SAP es ejecutar en lo posible el menor nmero de nminas por periodo de nmina. 1.2. Descripcin de Escenarios Cada proceso dentro de una liquidacin de nmina sea regular o especial es manejado por el Asistente de Nmina, quien ejecuta el preliminar, revisa, pasa a la aprobacin de la Gerencia y emite la ejecucin de nmina definitiva para su pago. 1.2.1. Escenario 1. Liquidacin de nmina regular Una vez ingresadas las novedades de ingresos y deducciones al sistema se procede a ejecutar un y localidad para la aprobacin respectiva si hay algo que corregir se ejecuta caso contrario aprueba y se emiten las nminas definitivas, posterior se imprimen reportes generales de pago por sociedad y por acreditaciones(quienes disponen de cuentas y a quienes se les emite cheques) , se entregan a tesorera para que hagan las transferencias bancarias a las cuentas asignadas por sociedad, para luego de esto el Asistente de Nmina transferir a las cuentas individuales de cada colaborador., para esto se generan archivos de texto de acuerdo a la configuracin del banco(produbanco) para hacer las cargas respectivas . Luego se imprimen boletas de pago individual y junto con los reportes por unidad(centros de costo) son enviadas a cada unidad para la firma de cada colaborador, finalizando luego en el archivo de los mismos. Escenario 2. Liquidacin de nmina de anticipo de sueldo(anotar gap para el pago de comisiones e incentivos, vacaciones, fondo de reserva) El Anticipo de sueldo se ejecuta en cada mes, corresponde el valor del 50% del sueldo que gana cada colaborador, el sistema lo maneja de forma automtica, se procede revisando novedades que afecten a los primeros 15 das del mes sean stas por ingresos de nuevos empleados, ausentismos remunerados y no remunerados, ingreso de descuentos peridicos en ciertos colaboradores. Luego se ejecuta el preliminar de nmina de anticipo de sueldo, se imprime, revisa y enva los reportes a la Gerencia de Recursos Humanos para la aprobacin respectiva y posterior envio a tesorera para el proceso correspondiente de transferencia bancaria. Pago de comisiones: es otra liquidacin que se realiza en nmina como otro proceso, empieza con la recepcin de planillas emitidas por el departamento de crdito y cobranzas debidamente sumilladas por la Gerencia del departamento y revisadas por Auditora interna, se ingresa al sistema a travs de un archivo de carga en excell , ejecuta el preliminar de comisiones, imprime y revisa comparando con las planillas enviadas, si no hay error se hace el cierre definitivo y se imprime los reportes de pago, se enva a la Gerencia de RRHH para la aprobacin respectiva y a su vez se entrega en tesorera para la transferencia bancaria a cada sociedad y posterior transferencia a las cuentas individuales. Pago de Incentivos: es otro proceso que se ejecuta en nmina, inicia con el reporte de ventas vs presupuestos que entrega la Gerencia Financiera para as conocer que unidad (centro de costo/almacn) lleg a su presupuesto o cumplimiento de metas, el asistente de nmina recibe de los almacenes que

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cumplieron el presupuesto el formato en excell con el detalle de los empleados de su almacn y das que les corresponde el pago (descontados ausentismos de acuerdo a polticas internas)., el Asistente de nmina revisa los niveles alcanzados por cada almacn con la tabla de parmetros de incentivos y asigna en ese formato excell los valores que le corresponde a cada colaborador segn se indica en la tabla., stos valores asignados son ingresados al sistema para la ejecucin de nmina de incentivos del mes, se imprime y se compara con los datos de excell , se emite el reporte por centro de costo y sociedad y se enva a tesorera para la aprobacin de las mismas, luego se pasa a tesorera para la transferencia bancaria y posterior transferencia a las cuentas asignadas de cada colaborador. Pago de vacaciones: cada centro de costo realiza la planificacin anual de vacaciones, sta es enviada al Asistente de Nmina para revisar fechas de salida y enviar a la Gerencia de RRHH para la aprobacin, luego de aprobadas y una vez que vayan a salir en goce de sus vacaciones, el Asistente de Nmina realiza en el sistema el ingreso de las fechas que cada colaborador tomar para la ejecucin de la liquidacin de vacaciones, luego imprime reporte por sociedad y centro de costo de todos los colaboradores que salgan en un mismo periodo para que apruebe la Gerencia de RRHH y se envie a tesorera para la transferencia bancaria y posterior transferencia a la cuenta individual del colaborador. Pago de fondos de reserva: este proceso se ejecuta mensualmente, consolida datos de sueldo, horas extras, comisiones, incentivos y otros aportables que pueda tener el colaborador. Se genera un proceso de liquidacin de fondos de reserva mensual tanto de los colaboradores que se les paga en la empresa como de los colaboradores que requieren que se pague su fondo en el IESS; se imprimen los reportes de pago generales se revisan y se envan a la Gerencia de RRHH para la aprobacin respectiva y posterior envio a tesorera para la transferencia bancaria y a la cuenta individual del colaborador. Para todas las liquidaciones de nminas especiales se imprimen boletas de pago individuales y por unidad(centro de costo) para el control en nmina. 1.2.2. Escenario 3. Liquidacin de nminas especiales (dcimo tercero, dcimo cuarto, utilidades, etc)

Dcimo tercer sueldo: este proceso tiene un periodo de clculo que va de diciembre ao anterior a noviembre ao actual. Se paga hasta el 15 de diciembre de cada ao. Para la ejecucin de sta nmina requiere de todas las provisiones mensuales que se hayan generado durante el periodo de clculo, una vez procesadas se imprime y se procede a revisar si hay novedad, se envia luego el reporte de dcimo tercero por sociedad y localidad a la Gerencia de RRHH para que apruebe y posterior envio a tesorera para que se realice la transferencia bancaria y a las cuentas individuales del colaborador. Se recaudan las firmas correspondientes en el reporte emitido y se envia luego en el formulario de dcimo tercero(Ministerio de Relaciones Laborales) para la legalizacin respectiva y finaliza con el archivo del mismo. Dcimo cuarto sueldo: este proceso tiene dos periodos de clculo: uno para la regin Costa que va de marzo ao anterior a febrero ao actual, se paga hasta el 15 de marzo y para la regin Sierra va desde agosto ao anterior a julio ao actual, se paga hasta el 15 de agosto de cada ao. Requiere que en el sistema se tenga actualizado el sueldo bsico que a la fecha est vigente, toma provisiones mensuales de acuerdo a las fechas de ingreso de cada colaborador. Al llegar las fechas de pago se ejecuta el preliminar de la nmina de dcimo cuarto se imprimen y revisan ajustes, luego se emite el rol general de dcimo cuarto para enviar a la aprobacin por parte de la Gerencia de RRHH y posterior envio a tesorera para la transferencia bancaria . Los reportes de dcimos son firmados por cada colaborador para junto con el formulario de dcimo cuarto sueldo(Ministerio de Relaciones Laborales) sean enviados a la legalizacin y finalmente se archive para el control en nmina. Utilidades: este proceso requiere que el sistema tenga los datos de empleados siempre actualizados, para eso se genera un reporte de cargas familiares y tiempo trabajado dentro del periodo que se est liquidando(anual) , una vez generado el reporte se exporta a excell para agregar los empleados que no

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forman parte de la nmina regular sino son de servicios externos(guardiana, limpieza) y emitir as el reporte definitivo de cargas familiares y tiempo trabajado en cada sociedad. , este reporte es enviado al Contador a fin de que se haga el reparto de las utilidades tanto del 10% como del 5%. Una vez hecho el reparto entrega el reporte definitivo a Asistente de Nmina para proceder a gestionar la aprobacin de la Gerencia, una vez sumillados se envan a tesorera para que realice la transferencia bancaria a cada sociedad. Luego de esto el asistente de nmina hace la carga en un archivo de texto del personal activo para realizar la transferencia bancaria a las cuentas individuales, y entrega a tesorera reportes del personal pasivo para que se emitan los cheques por cada colaborador. Personal que no ha cobrado se emite otro listado para enviar el total a depositar en la cuenta del Ministerio de Relaciones Laborales y finalmente proceder a la legalizacin que corresponda en los formularios indicados por la entidad. DONDE EMITE LA PLANILLA PARA PAGO DE IESS una vez que se liquidan todas las nminas DONDE SE REALIZA LIQUIDACION DE HABERES 1.3. Consideraciones especiales de la Cabe anotar que la ejecucin de varias nminas en un mismo periodo implica la afectacin en el rendimiento de la mquina y de la ejecucin de procesos que se estn efectuando paralelamente. Por esta razn se recomienda aminorar la ejecucin de nminas por periodo. 1.4. 1.5. Diagrama de Proceso Enumerar transacciones que intervienen. Dibujarlo o importarlo desde Visio, si corresponde. PA03: Registro de gestin Es necesario crear una transaccin propia para la liquidacin de los diferentes tipos de nmina 1.6. Validacin e impacto en FI.

Para la exitosa contabilizacin de las nminas es indispensable haber realizado la parametrizacin de los conceptos claves de nmina a las cuentas contables correspondientes, o a los acreedores si son cuentas de terceros. 2. Grado de Cobertura de los Requerimientos [Identificar si existe algn gap en la funcionalidad de SAP para cubrir el escenario]. 2.1. Descripcin de los Dficits Funcionales [El consultor identifica aquellos requerimientos no cubiertos por SAP. En este punto deben listarse todas estas diferencias o GAPs.] ID GAP (Nm. Correlativo) NNN ID Requerimiento (Nm. Correlativo) NNN Calculo de utilidad a personal de servicios externos Descripcin GAP [Descripcin Textual]

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2.2.

Enfoque para la Cobertura de los Dficits Funcionales

Anotar, si aplica.

ID GAP (Num. Correlativo)

Cobertura (a,b,c,d)

Descripcin Cobertura

3. Notas sobre Mejoras Posteriores [A travs de las reuniones de definicin de procesos que dan origen al presente documento, pueden llegar a identificarse posibles mejoras futuras. Mejoras que al documentarse aqu podrn ser materia de una posterior etapa de optimizacin. Slo se menciona la posible mejora en algunas lneas de texto.] 4. Consideraciones 4.1. Consideraciones de la Parametrizacin del Sistema ESCENARIO Liquidacin de nminas En el sistema se parametrizarn y desarrollarn las nminas regulares y especiales que sean necesarias en la organizacin

4.2.

Consideraciones de Cargas Iniciales

Para la salida en vivo se hace necesario tener cargados los acumulados de nmina por lo menos de doce meses atrs al mes de la salida en vivo. 4.3. Consideraciones de Reportes [Se listan cada uno de los requerimientos de informacin o reportes relacionados al proceso. Adems debe proponer una herramienta de construccin para ste (report painter, report writer, query, desarrollo ABAP, etc.).]

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ID Reporte (Nm. Correlat) NNN

Nombre Reporte

Descripcin Breve

Cobertura (Estndar/Desarrollo y Herramienta)

Prioridad (Alta, Media, Baja) [Texto]

Periodicidad (Diaria, Semanal, Mensual, A solicitud) [Texto]

[Ttulo]

[Descripcin Textual]

[Descripcin Textual]

4.4.

Consideraciones de Formularios

[El consultor identifica los requerimientos de formularios y adems de explica que informacin debiese contener.] IR A OTRO ESCENARIO: BBP003PY GENERACION DE REPORTES E INFORMES ID Formulario (Nm. Correlativo) Nombre Formulario Descripcin Breve Cobertura (Estndar/Desarrollo y Herramienta) [Descripcin Textual] [Descripcin Textual] Prioridad (Alta, Media, Baja) [Texto] Periodicidad (Diaria, Semanal, Mensual, A solicitud) [Texto]

NNN

[Ttulo]

Ver escenario de generacin de reportes 4.5. Consideraciones de Autorizacin [Indicar cdigo y descripcin del rol estndar de SAP asociado al escenario. Indicar adems cualquier consideracin especial asociada a autorizaciones]. En caso de no existir el rol estndar indicar sin cdigo la autorizacin requerida para este proceso (Ej. Creacin, Modificacin, Visualizacin) Rol SAP Liquidador de nmina (Creacin, modificacin y visualizacin) Descripcin Se encarga de la ejecucin de los diferentes tipos de nmina a realizar durante cada periodo

5. Procesos de Integracin 5.1. Integracin con Sistemas SAP Nombre Proceso BBP Descripcin Breve [Slo referenciar el proceso.] ID Integracin (Nm. Correlativo) 001

Con todos los procesos del mdulo de HCM

En la liquidacin de la nmina finalmente se ven reflejados todos los procesos de los escenarios que contempla el mdulo de HCM

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5.2.

Integracin con Sistemas no SAP

[Indicar adems de la tabla adjunta, qu informacin es requerida para cada una de las interfaces. El detalle tcnico de la integracin ser abordado en el documento Mapa de Interfaces.] ID Interfaz (Nm. Correlativo) NNN Tipo (Entrada Salida). ( E / S) [Letra] Nombre Sistema (Origen Destino) [Ttulo] Frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) [Texto] Tipo (OnLine o Batch) [Texto] Descripcin Breve

[Descripcin Textual]