B Iniciacin a la Codificacin

Gua de iniciacin a la codificacin El uso correcto de los estndares EAN de identificacion de productos es, hoy en da, una necesidad bsica para el funcionamiento correcto, fluido y sin errores del intercambio de informacin entre las empresas -pedidos, localizaciones en almacn, albaranes, facturas, etc.-. La iniciacin a la codificacin tiene como objetivo ofrecer, de una manera fcil y asequible, una aproximacin bsica a los estndares EAN para una correcta codificacin de productos. Asimismo, servir para acceder, ms adelante, a las guas especficas que, en funcin sus necesidades, AECOC pone a su disposicin. Pasos para una correcta codificacin de productos y agrupaciones [1] Creacin de un catlogo a. Creacin de una referencia interna. No importa su longitud, ni si es alfanumrica. Cuanto ms esclarecedora sea para su empresa, mejor. A la hora de crear un catlogo se deben tener en cuenta todos los niveles de agrupacin en los que estos productos sean susceptibles de ser comercializados. (Ilustracin: ejemplo de un catlogo con 3 columnas: referencia interna, descripcin y cdigo EAN) b. Aadir una segunda columna con la descripcin del producto. Esto facilitar a sus interlocutores el conocimiento de sus artculos. c. Una vez realizado el ejercicio anterior, el siguiente paso es proceder a la codificacin de todos los artculos contenidos en el catlogo de la empresa mediante la asignacin de un Cdigo EAN.
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Principio de codificacin Toda la Normativa EAN se basa en el Principio de no-ambigedad, que establece que cada variante de artculo debe tener un cdigo nico que lo identifique, siempre que la variacin sea evidente y significativa a cualquier interlocutor de la cadena de suministro, principalmente el consumidor. Dos productos distintos no pueden identificarse con el mismo cdigo EAN, y un mismo producto no puede identificarse con ms de un cdigo EAN.

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[2] Asignacin de un Cdigo EAN El Cdigo EAN se obtiene completando el Cdigo de Empresa asignado por AECOC con un nmero secuencial y a continuacin calculando el Dgito de Control. No se debe utilizar la referencia interna para completar el Cdigo EAN de Empresa, ya que dar significatividad al cdigo reducir las posibilidades de codificacin. Unidades de Consumo Los productos cuyo destino sea el punto de venta al detalle, es decir, las Unidades de Consumo, siempre debern estar codificadas mediante un EAN 13. Agrupaciones Las agrupaciones de producto podrn identificarse mediante un cdigo EAN 13 distinto al de la unidad contenida, o bien mediante un cdigo EAN 14 (ver pgina 6), ambas opciones son correctas dentro de la Normativa EAN de Codificacin. [3] Clculo del dgito de control El cdigo EAN estar completo aadiendo el Dgito de Control (AECOC facilita en su pgina web una aplicacin para realizar su clculo). Adems, junto con la documentacin de alta, recibir un disquete con dicha aplicacin. Realizar manualmente el proceso de clculo tambin es muy sencillo; basta con seguir tres pasos: a) Se numera el cdigo de derecha a izquierda, se multiplican los dgitos que ocupan posicin par por 1, y por 3 los dgitos que ocupan posicin impar. b) Se suman los valores de los productos obtenidos. c) Se busca la decena superior al resultado de la suma anterior y se restan estos dos valores. El resultado obtenido es el dgito de control.

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Cambio de cdigo El cdigo EAN debe cambiarse siempre que existan: Cambios de atributos (tallas, colores, aromas, etc.) Cambio de dimensiones. Cambio de peso. En multipacks. En productos cuyo envase o embalaje ha cambiado fsicamente. En productos modificados en frmula o composicin, siendo dicho cambio percibido por el consumidor final. Aadidos que modifiquen las dimensiones. En variantes promocionales.

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La codificacin de agrupaciones Una agrupacin es un conjunto de unidades de consumo cuya funcin es facilitar el manipulado de stas, tanto en lo que se refiere a los envos, como a los procesos de entrega, recepcin, etc. Todas las agrupaciones pueden ser separadas en las unidades de consumo que las forman. Es correcto identificar una agrupacin asignando un cdigo EAN 13 que identifique a la misma distinto al de la unidad de consumo que contiene. Tambin es posible identificar la agrupacin mediante un cdigo EAN 14. ste se obtiene aadiendo delante del EAN 13 de la unidad de consumo una Variable Logstica. La variable logstica es el dgito situado a la izquierda del cdigo EAN de la unidad de consumo. Los valores que puede tomar estn entre el 1 y el 8, ambos inclusive. IMPORTANTE: No se puede utilizar el 0 puesto que el cdigo de la agrupacin se confundira con el de la unidad de consumo. Y no se puede usar el 9 ya que est reservado para la codificacin de artculos de peso variable. Por ltimo, debe tenerse en cuenta que el valor del dgito de control del nuevo cdigo cambiar. NOTA: El Cdigo EAN 14 tambin es conocido como DUN 14. El ITF 14 es la representacin grfica, smbolo o dibujo del cdigo EAN 14.

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*Como caso particular, si las mercancas son artculos de peso variable, solicite a AECOC la Gua de Codificacin de Artculos de Peso Variable.

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