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APRESENTAO
ESEJE
Escola de Servidores da Justia Estadual
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AULA 01
Barra de Status
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Veremos acesso a recursos especficos atravs desta barra mais a frente.
1.3. Barra de Ferramentas
Estas barras funcionam como atalho para as principais funcionalidades do
Excel. Por padro, as barras ativas ao iniciar so Padro e Formatao. A barra
Padro possui as funes comuns de arquivo, em conjunto com funes
principais do programa. A barra Formatao possui as funes comuns de
formatao da aparncia do contedo da clula.
Outras barras podem ser ativadas atravs do menu Exibir Barras de
Ferramentas.
1.4. Barra de Frmulas
Por se tratar o Excel de um programa que utiliza diversas frmulas para
efetuar operaes matemticas e de outras naturezas, existe uma barra
exclusiva de frmulas.
Como veremos mais adiante, uma clula pode conter um valor absoluto,
ou uma frmula, que executa uma operao entre clulas. Quando isto ocorrer,
a Barra de Frmulas vai exibir o contedo real digitado em uma clula. Por
exemplo, se em uma clula temos uma frmula digitada, no seu interior
aparecer o resultado da operao realizada. Entretanto, na Barra de Frmulas
aparecer a frmula digitada, o que permite acesso realizao de alteraes.
1.5. Barra de Status
A Barra de Status pode exibir um comando selecionado ou uma operao
em andamento. Geralmente ela mostra o andamento da abertura e salvamento
da planilha, cpia de clulas, alm das funes de edio ativas do teclado.
2. Conceitos Bsicos
Todo arquivo Excel estruturado de forma hierrquica, como segue:
Pasta de Trabalho
Planilhas
Clulas
A Pasta de Trabalho a composio das diversas planilhas,
representando a estrutura principal formadora do prprio arquivo Excel.
A Planilha a composio das diversas clulas, dispostas em linhas e
colunas, criando uma estrutura de fcil navegao, com organizao em formato
de tabela.
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A Clula a menor estrutura que compe o arquivo Excel. Cada clula
tratada de forma independente, contendo suas configuraes individuais de
formatao, contedo e organizao.
Pasta de
Trabalho
Clulas
Planilhas
2.1. Clulas
As clulas so as estruturas responsveis pelo armazenamento de dados
nas planilhas, atuando como referncia aos mesmos, ou seja, como um
endereo de acesso. Este endereo pode ser referenciado em uma frmula, por
exemplo, efetuando clculos com os contedos das clulas.
As clulas so organizadas em linhas e colunas, podendo ser
referenciadas pelo rtulo das mesmas. As colunas so representadas por letras,
e as linhas por nmeros. Assim, temos que o endereo de uma clula em
especfico dado pela unio da letra da coluna com o nmero da linha na qual a
clula est localizada.
Por exemplo: a clula localizada na primeira coluna, primeira linha a
clula A1. A clula D3 est localizada na quarta coluna, terceira linha. E assim
sucessivamente.
Outro detalhe importante das clulas que elas funcionam como objetos
individuais, possuindo formatao e contedo diferentes umas das outras.
possvel selecionar, mover e copiar individualmente cada clula. Para tanto
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importante observar o formato da comunicao visual produzida pelo ponteiro do
mouse sobre uma clula:
Selecionar: quando o cursor est conforme indicado na figura ao
lado temos a indicao de seleo. Ao clicar em uma clula ela ser
selecionada. Se clicar e arrastar o ponteiro, um range de clulas
ser selecionado.
Mover: quando o cursor encontra-se em uma das bordas de uma
clula selecionada temos a indicao de Mover. Mover uma clula
engloba o mesmo conceito de Editar Copiar. Para Mover uma
clula basta clicar em sua borda e arrastar ao local desejado.
Copiar: quando o cursor encontra-se na parte inferior direita de
uma clula selecionada temos a indicao de Copiar. A funo
Copiar funciona de forma anloga a Editar Copiar. Este recurso
ser muito importante ao trabalharmos com frmulas.
2.2. Planilhas
As planilhas so compostas basicamente pelas clulas. Cada planilha
possui tambm um nome de acesso determinado. Este nome importante para
diferenciarmos a localizao de clulas com mesmo endereo, porm em
planilhas diferentes, o que vai permitir a interao entre as vrias clulas de toda
a pasta de trabalho.
As planilhas so determinantes para a organizao das informaes
contidas no arquivo. Elas proporcionam a diviso dos dados, e sua manipulao
em bloco.
2.3. Pasta de Trabalho
A pasta de trabalho composta pelas diversas planilhas do arquivo. Em
linhas gerais, a pasta de trabalho o prprio arquivo Excel, e as suas funes
so de escopo do aplicativo. Vrias pastas de trabalho podem ser abertas ao
mesmo tempo no Excel, cabendo ao software o controle efetivo das mesmas,
assim como ocorre com diversos documentos abertos no Microsoft Word.
3. Sistema Bsico de Clculo
O sistema de clculo do Excel baseado em realizar operaes
matemticas entre os contedos de determinadas clulas. O ativador desta
funo o smbolo de igual ( = ).
Vamos a um exemplo: temos na clula A1 o valor 3, e na clula B1 temos
o valor 5. Queremos realizar uma operao de soma dos dois valores na clula
C1. Como devemos proceder?
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b. Elaborar a planilha que segue, preenchendo as notas e calculando a
mdia anual de cada matria:
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AULA 02
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imediatamente esquerda. Este o comportamento padro de referenciamento
do Excel.
Mas, e se ns quisermos utilizar a mesma planilha para fazermos a
tabuada do nmero 7, por exemplo? Teramos que apagar o contedo da coluna
B, e preencher todas as clulas com o nmero 7. Este um procedimento que
funciona, porm no o mais prtico. Vamos analisar esta outra planilha de
tabuada:
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5. Formatar Clulas
O Excel, embora seja uma ferramenta de elaborao de planilhas de
clculo eletrnicas, possui uma boa gama de recursos para formatar a
apresentao dos dados. A Barra de Ferramentas Formatao nos proporciona
vrios recursos que, por analogia com outros softwares, j sabemos utilizar,
como fonte de texto, tamanho, negrito, alinhamento, entre outros. Entretanto
existem alguns recursos prprios do Excel, que so interessantes no trato da
formatao de planilhas.
Fonte: define o tipo de fonte a ser utilizado.
Tamanho da fonte: define o tamanho de fonte a ser utilizado.
Recursos de formatao de texto Negrito, Itlico e Sublinhado.
Recursos de alinhamento esquerda, Centralizado e Direita.
Mesclar e centralizar: mescla duas ou mais clulas, centralizando os
dados contidos.
Estilo de moeda: configura a clula para exibir os valores em formato
financeiro.
Estilo de porcentagem: configura a clula para exibir os valores em
formato de porcentagem.
Separador de milhares: configura a clula para exibir os valores em
formato contbil.
Aumentar casas decimais: aumenta a quantidade de casas decimais
para serem exibidas em um valor numrico.
Diminuir casas decimais: diminui a quantidade de casas decimais para
serem exibidas em um valor numrico.
Diminuir recuo: aproxima mais o texto para a margem da clula.
Aumentar recuo: afasta mais o texto da margem da clula.
Bordas: define os formatos de bordas a serem colocadas em uma clula
ou em um conjunto de clulas.
Cor do preenchimento: determina a configurao do sombreamento da
clula ou range de clulas selecionadas.
Cor da fonte: determina a cor da fonte utilizada na clula ou range de
clulas selecionadas.
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As ferramentas apresentadas acima so atalhos para as funes
definidas na janela Formatar Clulas. Para abri-la use Formatar Formatar
Clulas, ou pressione Ctrl+1 no teclado.
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A guia Alinhamento, alm das configuraes j conhecidas de
alinhamento horizontal, possui as configuraes de alinhamento vertical, direo
e orientao de texto.
A nica forma de retirar os efeitos da funcionalidade Mesclar clulas e
centralizar desmarcar a opo Mesclar Clulas nesta guia.
Outra funcionalidade interessante Quebrar texto automaticamente, a
qual permite que, ao digitar texto at os limites da clula, o texto retorne
automaticamente ao incio da clula pulando uma linha. Isto evita que o texto
sobreponha as clulas seguintes, e tenhamos que aumentar em demasiado o
tamanho horizontal da clula.
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Podemos lanar as matrias com mdia igual ou superior a 6 como azul,
aprovado, e as matrias abaixo da mdia como vermelho, reprovado.
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Podemos determinar linhas ou colunas a repetir a cada pgina impressa,
o que nos d a possibilidade de identificarmos as informaes na planilha,
mesmo em pginas seqenciais.
Tambm temos as opes de como imprimir a planilha, com ou sem
linhas de grade, em Preto e branco, com ou sem comentrios.
8. Formatao de Planilha
Ao iniciarmos o Microsoft Excel 2003, temos trs planilhas sendo exibidas
na poro inferior da janela.
Caso tenhamos a necessidade de mais planilhas, podemos inserir novas,
acessando Inserir Planilha. Quando uma nova planilha inserida na pasta de
trabalho, ela vem na posio imediatamente anterior planilha selecionada.
Para deslocarmos uma planilha dentro da lista, basta clicar e arrastar a planilha
para a posio desejada.
Dando um clique duplo no nome da planilha podemos alter-lo. Para
aceitar o nome dado, deve-se pressionar a tecla Enter.
Caso no precise mais de uma planilha, ela pode ser excluda com a
utilizao do boto direito em seu nome excluir, ou atravs do menu Editar
Excluir planilha.
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AULA 03
9. Frmulas
Alm do sistema de clculos mencionado anteriormente, o Excel possui
uma gama de frmulas prontas, que facilitam a realizao de vrias tarefas.
Existem frmulas para todas as reas, desde as mais simples at as mais
complexas. Vamos aqui nos ater s mais comumente utilizadas.
9.1. Frmulas Matemticas
Existem diversas frmulas matemticas na lista do Excel. Vejamos
algumas delas:
SOMA
Soma todos os nmeros em um intervalo de clulas.
Sua sintaxe : =SOMA(Nm1;Nm2;...)
Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo
de clulas. Entre as clulas do intervalo podemos utilizar ponto vrgula ( ; )
para indicar clulas no seqenciais, ou dois pontos ( : ) para indicar clulas
seqenciais.
Exemplo: =SOMA(A1;B3;C4:D5), efetuar a soma das clulas A1, B3, C4,
C5, D4 e D5.
MDIA
Retorna a mdia aritmtica dos argumentos que podem ser nmeros,
matrizes ou referncias que contm nmeros.
Sua sintaxe : =MDIA(Nm1;Nm2;...)
Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo
de clulas, cuja mdia se deseja obter.
MNIMO
Retorna o valor mnimo de um conjunto de argumentos.
Sua sintaxe : =MNIMO(Nm1;Nm2;...)
Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo
de clulas, cujo valor mnimo se deseja obter.
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MXIMO
Retorna o valor mximo de um conjunto de argumentos.
Sua sintaxe : =MXIMO(Nm1;Nm2;...)
Aonde Nm1;Nm2;... de 1 a 30 nmeros a serem somados, ou intervalo
de clulas, cujo valor mximo se deseja obter.
Exemplo:
Vamos alterar a planilha Boletim, incluindo as duas ltimas colunas:
1 Passo:
2 Passo:
3 Passo:
4 Passo:
5 Passo:
selecione a clula F2
digite: =MDIA(
clique em B2 e arraste at E2
digite: ) e pressione Enter
selecione novamente F2 e verifique que na Barra de Frmulas que a
frmula ficou assim: =MDIA(B2:E2)
6 Passo: arraste o contedo desta clula para as linhas inferiores
Execute os mesmos passos para as colunas Menor Nota e Maior Nota,
utilizando as frmulas Mnimo e Mximo, sucessivamente. For fim teremos:
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Sua sintaxe : =CONT.SE(Intervalo;Critrios)
Aonde Intervalo o intervalo de clulas no qual se deseja contar clulas
que no esto em branco. Critrios a condio, na forma de um nmero,
expresso ou texto, que define quais clulas sero contadas.
Uma anlise condicional utiliza os sinais condicionais: igual ( = ), diferente
( <> ), maior que ( > ), menor que ( < ), maior ou igual a ( >= ) e menor ou igual a
( <= ).
Exemplo: vamos analisar uma planilha de cadastro de pessoas e idades.
selecione a clula B9
digite: =CONT.SE(
selecione o intervalo de B2 a B7
digite: ;>=18), e tecle Enter
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selecione a clula D2
digite: =SE(
selecione a clula C2
digite: >=18;Maior de Idade;Menor de Idade) e tecle Enter
arraste o contedo desta clula at D7
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Aonde Texto a seqncia de caracteres de texto que contem os
caracteres que se deseja excluir. Num_caract especifica quantos caracteres
direita deve extrair.
EXT.TEXTO
Retorna os caracteres do meio de uma seqncia de caracteres de texto,
tendo a posio e o comprimento especificados.
Sua sintaxe : =EXT.TEXTO(Texto;Num_inicial;Num_caract)
Aonde Texto a seqncia de caracteres de texto que contem os
caracteres que se deseja excluir. Num_inicial a posio do primeiro caractere
que se deseja extrair. Num_caract especifica o nmero de caracteres a serem
retornados do texto.
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AULA 04
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Esta a classificao em ordem crescente simples. Perceba que todas as
colunas so classificadas, permanecendo os dados coerentes.
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1 Passo: selecione o intervalo de clulas A1:C11
2 Passo: acesse Dados Filtrar AutoFiltro
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3 Passo: Em Idade escolha menor do que, e digite o valor 18 na caixa ao
lado, e cique em Ok.
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AULA 05
13. Grficos
O Excel possui uma tima ferramenta de gerao de grficos. Com ela
voc capaz de elaborar os mais diversos tipos, e com diversas opes de
personalizao. uma das formas mais interessantes de exibir informaes.
Monte a seguinte planilha de dados:
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No grfico tipo Pizza, temos neste terceiro passo trs opes de
configuraes: Ttulo, Legenda e Rtulo de Dados. O Ttulo vai indicar quais as
configuraes de nome do grfico e eixos devero ser exibidos. Legenda indica
se haver a apresentao de uma legenda, e qual a sua posio na tela. Rtulo
de Dados determina quais informaes a respeito dos dados vai aparecer no
corpo do grfico. De acordo com o tipo de grfico escolhido, estas opes
variam. interessante testar os diversos tipos de grficos para verificar quais
opes existem.
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Concluso
Prezado(a) aluno(a),
Este material foi desenvolvido com a finalidade de servir de base ao
treinamento de Microsoft Excel 2003 Bsico. No tenho a pretenso que este
seja um material que solucione todas as suas dvidas, mas que seja um
facilitador em sua utilizao do software.
A partir deste material espero que voc busque novos caminhos dentro do
Excel, e que as informaes aqui prestadas lhe sejam muito teis no seu
trabalho cotidiano.
Maicris Fernandes
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