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Cmo estudiar el clima laboral en su empresa

Autor: Josefa Maraver Rodrguez

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Presentacin del curso

Las encuestas de clima son una herramienta muy comn a la hora de diagnosticar el clima laboral en una empresa. Conocer la opinin acerca de distintos aspectos organizacionales puede ser una buena medida de la satisfaccin de los empleados. A la hora de crear una encuesta, este curso bsico, le har pensar acerca de los aspectos importantes del proceso (comunicacin, colectivos a encuestar, cuestionario, canales de distribucin, informes) y, tambin le ayudar a reflexionar sobre distintas alternativas disponibles para cada fase. Este curso ha sido realizado por Josefa Maraver Rodrguez, utilizando la herramienta Estuki.

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1. Por qu realizar una encuesta de clima laboral?

Muchos directivos hoy en da estn abiertos a la opinin y sentir de los empleados que forman parte de su compaa. Es decir, se interesan por conocer cul es el nivel de satisfaccin de sus empleados realizando estudios de clima laboral. Es bien sabido que, no se percibe lo mismo acerca de distintos procesos, proyectos, resultados, decisiones, procedimientos... desde los puestos ocupados en la zona superior del organigrama que desde otros niveles. Las percepciones de los empleados influyen en sus conductas y, por este motivo, interesa que sean conocidas y tenidas en cuenta por parte de la Direccin. Las encuestas de clima laboral permiten, a travs de una sencilla herramienta como un cuestionario, pulsar el "clima" o sentir de una organizacin en un momento dado. La informacin recogida a travs de la encuesta, siempre que sta se confeccione y se lleve acabo adecuadamente, permite obtener un conocimiento interno de la propia compaa que ningn asesor externo podr nunca facilitar. Adems de los beneficios que reporta a la Direccin, el llevar a cabo un estudio de clima laboral, permite tambin a los empleados canalizar sus opiniones a travs de una herramienta oficial. El mero hecho de permitir expresar opiniones y saber que stas van a ser conocidas y, puede que tambin, tenidas en cuenta por los responsables de la gestin de la compaa, redunda ya de por s en una mejora del clima laboral. No obstante, antes de sumergirse en un diagnstico de clima laboral, la Direccin y los responsables de llevar a cabo este proceso en toda compaa, debern preguntarse: por qu queremos realizar ahora una encuesta de clima en nuestra organizacin?. Ser honesto a la hora de responder a esta pregunta y ser coherente en la toma de decisiones que conlleve, es crucial en un diagnstico de clima. Ello es as por todo lo que conlleva y que se encontrar detallado en los captulos siguientes.

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2. Aspectos previos acerca del clima laboral

La literatura especializada sobre clima laboral es extensa y existen distintas denominaciones para referirse a lo mismo: encuesta de clima laboral (generalmente, la ms utilizada), encuesta de clima organizacional, encuesta de opinin de los empleados, cuestionario de satisfaccin de los empleados, etc. Bajo todos estos nombres, se pretende transmitir la accin a travs de la cual la compaa elabora un cuestionario para sondear la opinin de sus empleados acerca de distintos aspectos que conforman el clima laboral. Cuando se inicia un proceso de diagnstico de clima laboral, es necesario que se defina un promotor. Su principal funcin ser la de impulsar el proceso y avalarlo frente a la organizacin en la forma deseada. No obstante, a dicho promotor no se le puede hacer exclusivamente responsable del clima laboral dado que en l influyen multitud de aspectos. Algunos ejemplos de los aspectos que conforman el clima laboral de una empresa estn relacionados con: - Comunicacin: cmo se comunica hacia el interior (de la Direccin hacia los empleados y entre s los distintos grupos de empleados) y hacia el exterior (de la organizacin hacia los clientes, entorno social...) - Polticas de RR.HH.: retribucin, formacin, promocin... - Liderazgo: estilo de gestin por parte de las personas con empleados a su cargo. - Organizacin: forma en que se estructura y organiza la compaa. - Cultura: tipo de cultura que predomina en la empresa. - Grupos de trabajo: tipo de interrelacin entre compaeros de un mismo grupo y, tambin, de stos con otros grupos de empleados. - etc. Todos estos aspectos estn estrechamente ligados entre s y se influyen unos a otros conformando el clima laboral.

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3. Cmo elaborar un cuestionario de clima?

A la hora de crear un cuestionario de clima laboral se ha de tener en cuenta una serie de cuestiones relacionadas con: temas a encuestar, tipo de preguntas y escala de medicin a utilizar, segmentacin de los resultados por algn tipo de variable, medios a travs de los cules se va a distribuir el cuestionario, tratamiento de los datos... A continuacin, se analizan cada uno de estos aspectos. Sobre qu temas vamos a encuestar? Slo una vez decididos los temas, se proceder a elaborar preguntas que permitan indagar sobre dicho aspecto. Es importante, no encuestar ms all de 5 o 7 temas para evitar saturar el cuestionario. Adems, tambin se ha de procurar ordenar con cierta lgica los distintos temas dentro de la encuesta. Por ejemplo, puede ser ms idneo comenzar preguntando sobre formacin que sobre retribucin. De qu forma vamos a preguntar sobre los temas? A la hora de elaborar las preguntas, hay que recordar algunas reglas como que: deben ser claras y lo ms breve posibles, hay que redactarlas en positivo y no en negativo, utilizar un lenguaje que puedan entender todos los empleados, evitar emplear siglas o abreviaturas que puedan generar confusiones. Qu escala mtrica es la ms adecuada? Si se utilizan escalas textuales, luego se habrn de traducir a una escala numrica para permitir el anlisis de resultados. Por ejemplo, la valoracin 1 para las posiciones Totalmente en desacuerdo, la valoracin 5 para las posiciones Totalmente de acuerdo (Ejemplo de escala de texto: Totalmente en desacuerdo / En desacuerdo / Ni de acuerdo, ni en desacuerdo / De acuerdo / Totalmente de acuerdo). Una cuestionario que emplea una escala numrica directamente (por ejemplo, de 1 a 5 o de 1 a 10), debera clarificar muy bien en las instrucciones qu extremos de las posiciones numricas estn reflejando un tipo de opinin ms o menos favorable. Se ha de dar la posibilidad de incluir comentarios abiertos? S. Hay que incluir algn apartado o seccin que permita a los empleados expresar su opinin sobre otros aspectos que no han sido recogidos en el cuestionario, o, ampliar su opinin sobre aquellos aspectos que se recogen a travs de las preguntas. No obstante, se ha de considerar que el anlisis de los datos ser algo ms costoso (dado que ya no consistir en un anlisis simplemente cuantitativo).

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4. A quin, cundo y a travs de qu canal encuestar

Una vez elaborado el cuestionario de la encuesta de clima, todava quedan algunas cuestiones ms por decidir. Entre ellas: a quin se va a encuestar dentro de la organizacin, cul es el momento idneo para encuestar, si se desea obtener informacin segmentada por algn tipo de perfiles, a travs de qu medio se va a distribuir el cuestionario, etc. A quin encuestar? En principio, lo ideal es encuestar a toda la organizacin. Si ello no es posible, habrn de utilizarse mtodos de muestreo estadstico que permitan garantizar la representatividad de los empleados. Otra posibilidad es encuestar a unos colectivos determinados cada vez y que stos vayan rotndose en cada diagnstico. Cul es el momento idneo para encuestar? No es fcil decidir cul es el momento idneo en una organizacin para encuestar la satisfaccin de los empleados. Siempre ser posible encontrar dificultades y, al mismo tiempo, ventajas a cualquier mes/semana del ao. Algunas recomendaciones bsicas pueden ser: evitar encuestar justo tras una revisin salarial, seguidamente a unos cambios organizativos importantes o a la realizacin de la evaluacin del desempeo... Se han de distinguir perfiles de empleados? Si se desean matizar los resultados en funcin de algn tipo de perfil ser til considerar, por ejemplo: a qu departamento o rea de la organizacin pertenecen los empleados, la posicin jerrquica que ocupan, su antigedad en la empresa, etc. De qu canales de distribucin dispongo? Con los medios tecnolgicos existentes en muchas empresas hoy en da, es posible llevar a cabo encuestas de clima on-line: a travs de Internet, la Intranet corporativa o, simplemente el email. La utilizacin de medios on-line suele facilitar la recogida de informacin a travs de bases de datos. Sin embargo, la opcin del tradicional papel y sobre todava est vigente y es perfectamente vlida.

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5. La comunicacin que acompaa a la encuesta de clima

Un Plan de Comunicacin especfico suele ser uno de los puntos olvidados en muchos procesos de diagnstico del clima laboral. Nunca hay que perder la oportunidad de comunicar. Algunos de los puntos que habra de contemplar un Plan de comunicacin, son: a . - Informar sobre el por qu se lleva a cabo una encuesta de clima b . - Comunicar los beneficios de encuestar a los empleados c . - Explicar el proceso que va a seguirse de forma previa, durante y tras la encuesta d . - Lanzar mensajes corporativos de inters que pueden estar relacionados con la encuesta e . - Animar a la participacin de los empleados f . - Asumir compromisos con los empleados (si va a haberlos) g.- Otros. El Plan de Comunicacin beneficiar a los colectivos promotores y a otros relacionados con el proceso de la encuesta, dado que contribuye a reforzar su papel haciendo llegar determinados mensajes a la organizacin. Este sera el caso, por ejemplo, del director general de la compaa, el director del departamento o responsable del proyecto que tiene a cargo la realizacin de la encuesta, el responsable de la comunicacin interna de la compaa, etc. Se ha de valorar la posibilidad de incluir en el Plan de Comunicacin a otros colectivos relacionados con la compaa. Se puede hacer tambin partcipe del diagnstico de clima a clientes, accionistas, a la sociedad en general, etc. Antes de llevar a cabo una accin de difusin de este tipo, siempre se habr de analizar adecuadamente su idoneidad, impacto y posibles repercusiones. Aquellos hitos temporales de clima en los que siempre se debera comunicar, son: el lanzamiento de la encuesta, los das previos a la finalizacin del periodo de encuesta, el agradecimiento por su participacin a los empleados, la comunicacin de los resultados obtenidos... Algunas herramientas que suelen formar parte de un Plan de Comunicacin de Clima, son: una carta del director general que adjuntada al cuestionario, una noticia en el boletn interno y/o un artculo en la revista de la compaa, un folleto promocional, algn objeto diseado a propsito para hacer marketing de la encuesta, etc.

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6. El acceso a los datos y su anlisis

A la hora de analizar los resultados es importante tener en cuenta algunos aspectos como: el tipo de anlisis estadstico que se va aplicar, la confidencialidad de la informacin, quin va a realizar el anlisis, qu se va a hacer con los resultados, etc. El acceso a los datos. No siempre las compaas que llevan a cabo una encuesta de clima disponen del conocimiento, el personal y/o los recursos necesarios para asumir todo el proceso. Si se cuenta con el apoyo externo de otra empresa, deber comunicarse a la organizacin. Los empleados valoran muy positivamente el conocer quines tendrn acceso a sus opiniones a travs de los cuestionarios que cumplimenten. Anlisis estadsticos. La mayor parte de las encuestas de clima aplican simplemente una estadstica bsica a la hora de analizar los datos. Generalmente, se presentan unos informes en los que aparecen unos porcentajes directos y grficos que muestran los resultados de las preguntas y/o aspectos globales encuestados. En el caso de que se hayan utilizado algunas variables para segmentar a los empleados, stas permitirn cruzar informacin y mostrar informacin ms detallada. Asimismo, si se dispone de datos o indicadores de la compaa que puedan relacionarse con los resultados de clima, stos podrn enriquecer los resultados estableciendo tendencias y/o posibles relaciones de causa/efecto. Por ejemplo, se pueden relacionar datos de absentismo laboral o de crecimiento de negocio con los resultados de clima. La confidencialidad de la informacin. Antes de que comience el periodo de encuesta (o el mismo da) los empleados deberan conocer exactamente qu nivel de confidencialidad existir respecto a la encuesta de clima. Es muy recomendable garantizar el anonimato. Se trata de conseguir que los empleados confen plenamente en que sus opiniones/comentarios vayan a ser tratados de forma annima y queden diluidos dentro del colectivo al que pertenecen. A travs del canal por el que se distribuye, cumplimenta y/o devuelve el cuestionario, los empleados pueden tener ciertas reticencias. Por ejemplo, el email permite conocer quin es el remitente del cuestionario y a travs de una Intranet, es posible reconocer el usuario que est conectado a la red informtica de la compaa. El Plan de comunicacin y los antecedentes previos de encuestas de clima en la compaa, van a influir enormemente en la percepcin de los empleados acerca de la confidencialidad del proceso. Si los empleados no confan, los resultados y/o la participacin pueden verse influidos.

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7. Acciones complementarias a la propia encuesta

Un cuestionario de clima es la herramienta ms popular para diagnosticar el clima laboral en una organizacin. No obstante, existen otras vas complementarias a esta herramienta como pueden ser, por ejemplo, las entrevistas y las dinmicas grupales. Tanto las entrevistas como las dinmicas grupales: a.- De forma previa al diagnstico de clima permiten sondear a lderes y grupos de opinin por anticipado. Ellos ayudarn a definir el contenido del cuestionario informando sobre qu temas/aspectos podran ser interesantes incluir en la encuesta. b.- Durante el diagnstico de clima permiten obtener informacin cualitativa. Esta informacin proviene directamente del t a t con los empleados y puede ser muy enriquecedora. c.- Despus del periodo de encuesta permiten interpretar, matizar y/o ampliar la informacin de carcter ms cuantitativo obtenida va el cuestionario. La seleccin de los empleados que han de participar en este tipo de acciones, deben llevarse a cabo cuidadosamente para que sean representativos de la opinin de la organizacin y fuentes fiables de informacin. Si se saben utilizar bien estas herramientas, tambin nos permitirn implicar de forma directa y personalizada a dichos empleados en el diagnstico de clima; y, se convertirn en un "eco" positivo de todo el proceso dentro de la organizacin. Por ltimo, mencionar que siempre se habrn de establecer claramente cules son los objetivos que se persiguen con estas acciones, transmitir dichos objetivos a los empleados participantes, y emplear entrevistadores /dinamizadores grupales preparados.

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8. La difusin de los resultados de clima

Otras cuestiones que han de tenerse resueltas previamente a la realizacin de un diagnstico de clima, son aquellas relacionadas con la difusin/publicacin de los resultados. A modo de gua, puede ayudar hacerse las siguientes preguntas. Qu nivel de transparencia estamos dispuestos a asumir? La respuesta siempre debera ser: total o nivel mximo independientemente de los resultados obtenidos. No obstante, se ha de valorar el estilo cultural de la organizacin y si sta est preparada o no para asumir los resultados obtenidos. A qu colectivos he de transmitir la informacin? Los principales son el Director General, el equipo de Direccin, el Director de RRHH. (si no formase parte del equipo de direccin) y los participantes en el proyecto de diagnstico de clima. Por defecto, es recomendable que toda la organizacin reciba algn tipo de informacin, al menos de los resultados generales. En el caso de que se hayan utilizado segmentaciones, se habr de decidir qu nivel de informacin se transmite a aquellos colectivos de los que se tiene mayor nivel de detalle. Por ltimo, se han de valorar tambin otros colectivos internos como pueden ser los representantes sindicales, la empresa matriz a la que pertenezca la organizacin, etc. En qu momento voy a difundir los resultados? Debera procurarse que el periodo transcurrido entre la encuesta y los resultados (al menos a nivel general) no sobrepase un mes. Hoy en da, los medios informticos incluso permiten acortar este plazo. Se ha de tener en cuenta la situacin de la empresa, sta debe considerarse estable (respecto a otros momentos del ao, por ejemplo). Y, tampoco, se deben prever cambios drsticos inmediatos que puedan asociarse mediante continuidad temporal a la informacin de clima. Qu vas se pueden utilizar para comunicar los resultados? Por ejemplo, los informes informes. Los informes bsicos que se recomiendan, son: a.- un dossier con toda la informacin al completo. b.- un informe ejecutivo o resumen para el director general c.- un informe resumido para el equipo de direccin d.- un informe especfico para el departamento de RRHH... Pero, no slo podemos utilizar informes escritos (en papel y/o on-line) si no que podemos disponer tambin de otras vas de comunicacin como pueden ser: las reuniones formales (ya programadas) donde se agenda un punto a tratar que sea el diagnstico de clima, reuniones y/o presentaciones especficas para comentar los resultados, eventos u actos empresariales con los empleados que puedan ser vehculos de comunicacin idneos, etc.

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9. Ms all de una encuesta: El Plan de Clima Laboral

Cualquier proceso de diagnstico de clima laboral genera una serie de expectativas en los empleados que deben ser tratadas adecuadamente. Cuando la organizacin encuesta a sus empleados por sus opiniones acerca de distintos aspectos, stos se preguntan a continuacin qu va a hacer la Direccin con dichas opiniones, si va a tenerlas en cuenta o no y en caso afirmativo (lo deseado), qu cambios van a producirse. En el supuesto de que sea la primera vez que se lleva a cabo un diagnstico de clima, el manejo de estas expectativas y las actuaciones posteriores de la Direccin van a influir enormemente en la participacin, la continuidad y los resultados de la siguiente encuesta de clima. La comunicacin de nuevo va a jugar un papel fundamental a la hora de hacer llegar a la organizacin los mensajes y compromisos de la Direccin. Si se decide abordar un Plan de Clima Laboral, entonces se est dando un salto cualitativo en esta materia. Ya no se estar simplemente diagnosticando el clima si no que se entra en una etapa en la que el objetivo es influir en dicho clima y, hacerlo evolucionar, en un determinado sentido. Es decir, se pretende mejorar el clima laboral en unos aspectos en concreto. La idea sera que con el tiempo acabara incorporndose como una parte ms de la cultura organizativa de la empresa. Dado que el clima se basa en opiniones de los empleados y sus percepciones acerca de la organizacin, es posible que incluso el mejor plan de mejora no de a corto plazo los frutos deseados. Es por ello que no se recomienda iniciar esta etapa y generar expectativas en la organizacin, si la Direccin no est absolutamente convencida, si se concibe como un proyecto a corto o medio plazo, no se van a invertir los recursos necesarios, etc.

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