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Rathaus, 1082 Wien


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Telefon +43 (0)1 4000 89980 Fax +43 (0)1 4000 7135 post@staedtebund.gv.at www.staedtebund.gv.at
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DVR 0656097 | ZVR 776697963


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An die Mitgliedsgemeinden des sterreichischen Stdtebundes An die Mitglieder des Fachausschusses fr Informationstechnologie des sterreichischen Stdtebundes

Unser Zeichen: 009-1/714/2010


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bearbeitet von: Ing. Eschenbacher/Str // Klappe: 89984


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elektronisch erreichbar: johannes.eschenbacher@staedtebund.gv.at


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Wien, am 10. Juni 2010 Rundschreiben Nr. 18/2010 Einfhrung der Amtssignatur in der Kommunalverwaltung Sehr geehrte Frau Brgermeisterin! Sehr geehrter Herr Brgermeister! Sehr geehrte Damen und Herren! Ab 1. Jnner 2011 mssen Behrden auf smtliche elektronisch erstellte Erledigungen, die unter das Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetz (AVG) fallen, eine Amtssignatur aufbringen, sofern diese nicht die Unterschrift des Genehmigenden oder eine Beglaubigung durch die Kanzlei aufweisen. Dies gilt auch fr elektronisch erstellte Dokumente, die ausgedruckt und auf herkmmlichem Wege postalisch versendet werden. Die Amtssignatur ist die elektronische Signatur einer Behrde, welche auf Bescheide und andere Erledigungen und zwar in sichtbarer Form aufgebracht wird. Durch eine Bildmarke (vergleichbar einem Rundsiegel im herkmmlichen Schriftverkehr) ist fr den Empfnger erkennbar, dass es sich

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um ein amtliches Schriftstck handelt. Mit der Signatur selbst ist gewhrleistet und fr den Empfnger auch berprfbar, dass das Dokument auch authentisch ist. Um die Anforderung fr die Amtssignatur zeitgerecht erfllen zu knnen, hat der sterreichische Stdtebund im Rahmen der Leitinitiative EGovernment-Referenzstdte das Thema vom PuMa Public Management Consulting sehr umfassend aufbereiten und das mit diesem Rundschreiben bermittelte Handbuch erstellen lassen. Damit erhalten Stdte und Gemeinden eine detaillierte Anleitung, welche Schritte sie bei der Einfhrung der Amtssignatur in Ihrer Kommunalverwaltung setzen mssen. Zentraler Inhalt ist die organisatorische Untersttzung bei der Beschaffung und Einrichtung des Amtssignatur-Zertifikates inklusive aller notwendigen Vorkehrungen fr dessen Verwendung. Die Bandbreite reicht von der Bestellung des Zertifikates bis zur rechtskonformen Gestaltung der visuellen Darstellung (Bildmarke und Hinweis sowie Prfinformation). Mit der Mitte 2008 in Angriff genommenen Leitinitiative E-GovernmentReferenzstdte hat sich der sterreichische Stdtebund das Ziel gesetzt, EGovernment in der kommunalen Praxis so um- und einzusetzen, dass alle Mitgliedsgemeinden ganz im Sinne der interkommunalen Kooperation vom aufgebauten Wissen profitieren und dieses in mglichst praxisnahe, kostengnstige Lsungen und Services mndet. Als ein Ergebnis der Bemhungen im Rahmen des Projektes stehen nun neben dem Handbuch allen Mitgliedsgemeinden auch Produkte bzw. Dienstleistungen zur Amtssignatur zur Verfgung. Folgende Produkte bzw. Services knnen in Anspruch genommen werden: Dienstleistungspaket Erstellung der Amtssignatur Internetbasierter Service fr die Amtssignatur und optionale elektronische bermittlung Dienstleistungspaket Erstellung der Amtssignatur Im Rahmen der Leitinitiative E-Government-Referenzstdte wurde von ITKommunal, dem auf E-Government-Services fr Stdte und Gemeinden spezialisierten Anbieter, ein Vorgehensmodell entwickelt, das darauf abstellt, fr eine grere Zahl an Stdten und Gemeinden sehr rasch und damit auch

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kostengnstig die Amtssignatur und alle damit verbundenen gesetzlichen Erfordernisse zu organisieren. Dieser Service umfasst smtliche organisatorische und gesetzliche Aufgaben, welche die Gemeinde ansonsten im Zuge der erstmaligen Erstellung einer Amtssignatur wahrnehmen msste. Dazu zhlen Erstellung der Schlsseldaten Bestellung des Zertifikats im Auftrag des Kunden Gestaltung der visuellen Ausprgung der Amtssignatur auf Erledigungen der Stadt-/Gemeindeverwaltung (Bildmarke, Prfhinweis, Signaturvermerk) Vorschlag fr einen Kundmachungstext inkl. Bereitstellung im HTMLFormat Vorschlag fr die gesicherte Verffentlichung der Bildmarke Das Dienstleistungspaket fr die Erstellung der Amtssignatur wird auf Basis einer grenklassenabhngigen Pauschale erbracht und stellt somit ein faires und angemessenes Preismodell dar. Internetbasierter Service fr die Amtssignatur und optionale elektronische bermittlung Um den Stdten und Gemeinden Infrastruktur-Investitionen in der Verwaltung zu ersparen, wird eine Webapplikation zur Verfgung stehen, die es nicht nur erlaubt, die Amtssignatur der jeweiligen Stadtverwaltung auf einzelne Erledigungen aufzubringen, sondern letztere auch elektronisch zu versenden. Mit diesem Service werden somit sowohl die Amtssignatur, als auch die nachgelagerte elektronische bermittlung ber verschiedene Versandarten sinnvoll kombiniert. Je nach Wunsch kann mittels zentral betriebener Webapplikation amtssigniert oder amtssigniert und elektronisch bermittelt werden. Die Verrechnung fr die Nutzung des Amtssignaturservices erfolgt nicht pro amtssignierten Dokument sondern pauschal nach Grenklassen, wobei Mitgliedsgemeinden des sterreichischen Stdtebundes aufgrund einer Kooperationsvereinbarung mit der Fa. HPC Dual einen zustzlichen Rabatt von 20 % erhalten. Stdte und Gemeinden, die sich entschlieen auch die elektronische bermittlung in Anspruch zu nehmen, knnen darber hinaus von einem fr die StB-

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Mitgliedsgemeinden exklusiv ausgehandelten Tarif profitieren, der Einsparungen bis zu 25 Prozent gegenber dem Normaltarif ermglicht. Wir drfen bei dieser Gelegenheit nochmals auf die Fachtagung zur Amtssignatur und elektronische bermittlung am 24.6. im Wiener Rathaus verweisen. Eine diesbezgliche Einladung ist mit Rundschreiben Nr. 17/2010 vom 2. Juni ergangen. Fr weiterfhrende Informationen und Ausknfte zur Amtssignatur und zu den erwhnten Services steht Ihnen die Projektplattform (http://digitale.staedte.gv.at) sowie das Projektteam der E-GovernmentReferenzstdte-Initiative zur Verfgung: Mag.a Elvira Regenspurger (Projektleitung E-Government-Referenzstdte-Initiative) Public Management Consulting Nordbergstrae 6/9, 1090 Wien Tel. 0676 8484 2424 4 E-Mail: regenspurger@public-management.at Ing. Johannes Eschenbacher sterreichischer Stdtebund Rathaus, 1082 Wien Tel. 01 4000 89984 E-Mail: johannes.eschenbacher@staedtebund.gv.at Mit freundlichen Gren

OSR Dr. Thomas Weninger, MLS Generalsekretr

Beilagen: Handbuch zur Einfhrung der Amtssignatur in der Kommunalverwaltung

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