MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMPAA OPERFEL S.A.

INTRODUCCIN: El presente Manual tiene relacin al mantenimiento de sistemas de control interno e instrumentos de control previo y posterior incorporados en las reglamentaciones correspondientes. Los procedimientos que se describen a continuacin, responden a las actividades de la COMPAA OPERFEL S.A. Los Procedimientos estn agrupados de acuerdo con los procesos bsicos que se realizan en la Compaa. OBJETIVOS: Los objetivos del Manual de Procedimientos son los siguientes: 1. Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y contrataciones. 2. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativo contable relacionado con la gestin de compras. 3. Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento de los hechos y el desempeo de los funcionarios de la compaa, frente a situaciones equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre s y se incremente la transparencia del Proceso. 4. Implementar el proceso de Compra en cada una de las reas o unidades requirentes; en particular, bienes inventariables, de insumos y de material de empaque. 5. Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada rea. 6. Difundir los nuevos procesos administrativos a los usuarios y clientes. 7. Disponer de un instrumento de capacitacin de nuevos usuarios POLTICAS DE OPERACIN: Es decisin de la Gerencia General de OPERFEL S.A. implementar el diseo de los procesos, subprocesos, actividades y proyectos. Se establecen instrumentos de ejecucin y control previo y posterior, para facilitar la realizacin de procesos operacionales y la capacitacin de nuevos usuarios. Las rutinas de trabajo incluidas en el presente Manual son de estricta aplicacin para los usuarios y las unidades involucradas. Los procedimientos descriptos en este texto, corresponden a la primera versin susceptible de modificaciones con el transcurso del tiempo, dando origen a las subsiguientes versiones segn requiera la actualizacin de los procesos y procedimientos. Cualquier situacin o conflicto cuya resolucin no se encuentre en el presente Manual de Procedimientos, se resuelve de conformidad con lo dispuesto por la Gerencia General de Operfel S.A. La Compaa en el desarrollo de los procesos, subprocesos, actividades y proyectos, tender a reemplazar el concepto del expediente fsico para el registro de las distintas operaciones de

Compras y lo reemplazar por el soporte electrnico u ptico indeleble, salvo aquellos documentos que, por imperativo legal, deban emitirse en papel o formularios especiales, como las Ordenes de Compra y Notas de ingreso de Materias Primas y Material de Empaque. PROCESO: COMPRAS PROCEDIMIENTO: ETAPAS Y ACTIVIDADES NECESARIAS ADQUIRIR MATERIA PRIMA Y MATERIAL DE EMPAQUE PARA

Todas las compras a realizarse para la Compaa Operfel S.A., sin importar el monto, deben ser autorizadas previamente por el Ing. Vctor Nader Garzozi, Gerente General de la empresa. En caso de que el Ing. Vctor Nader no se encuentre en la empresa, lo reemplazar el Ing. Ronald Nader Garzozi, Representante Legal de Operfel S.A., debiendo ser realizadas cumpliendo con todas las formalidades de la reglamentacin vigente. Los requerimientos de Materia Prima y Material de Empaque sern realizados por el rea de Compras, de manera mensual en base al Plan de Produccin mensual, enviado por el rea de Produccin y calculado en base al Plan de Ventas mensuales, incluidas las Promociones de On Packs que determinar mensualmente las reas de Marketing y Ventas. Se realizarn a travs de los procedimientos que se describen a continuacin, garantizarn la normal provisin de insumos en tiempo y forma que cumplan las caractersticas antedichas y estn previstos en el Plan anual de Ventas. 1.- ORDENES DE COMPRAS El rea de Compras, en base al Plan de Produccin Mensual, ingresa los requerimientos (en KG.) a producirse de cada producto en la Base de datos de Inventario de Materia Prima y Material de Empaque, calculando en base a la formulacin y los porcentajes las necesidades de cada tem. Se procede a generar en el sistema DEPSIS, rdenes de Compra por Proveedor. La Orden de Compra contiene: Nmero de identificacin, Cdigo del insumo, caractersticas de la materia prima o material de empaque a adquirir, cantidad solicitada, costo unitario, total (en USD $) y Condiciones de Compra en la que constan las pautas de calidad, condicin del bien y tolerancias admitidas. Soporte Fsico de Cotizaciones (Si los hubiere) Firma de responsabilidad de funcionario (a) responsable de Compras. Firma de Aprobacin por el Ing. Vctor Nader, Gerente General. 2.- SELECCIN DE METODOLOGA DE COMPRA Departamento de Compras: propone el tipo, clase y modalidad del procedimiento de seleccin del proveedor, en funcin de la normativa vigente, en un plazo mximo de 3 (tres) das.

Para ello, evala: Economicidad, eficiencia y eficacia en la aplicacin de los recursos. Caractersticas de los bienes y servicios. Monto estimado. Condiciones de comercializacin y configuracin del mercado. Razones de urgencia o emergencia. Importe total estimado de las adquisiciones. Trmite Simplificado: Las cotizaciones de los distintos oferentes podrn realizarse por cualquier medio y recibirse por correo electrnico, facsmil u otros medios similares. El encargado de Compras es depositario de las ofertas, agregndolas a la Orden de Compra. 3.- OFERTAS: DIFUSIN, RECEPCIN Y EVALUACIN Departamento de Compras: cumple con escanear la Orden de Compra autorizada por la Gerencia General y enviarla va correo electrnico al proveedor favorecido, notificndole nuestro requerimiento y solicitando la confirmacin de recepcin de la O/C y fecha tentativa de entrega de la Materia Prima y/o Material del Empaque. Todas las material primas, previo a emitir la Orden de Compra a favor de un Proveedor X, han pasado por un proceso de calificacin de calidad y produccin (pruebas), soportando el proceso con Hoja de Calidad del Producto y Especificaciones Tcnicas. 4.- RECEPCIN DE INSUMOS POR PRODUCCIN rea de Produccin: verifica el ingreso de los bienes objeto de compra segn las especificaciones de los pliegos y pedido. Emite en el Sistema Depsis la Nota de Ingreso, archiva la Gua de remisin por Proveedor y remite la Factura correspondiente a Finanzas. En caso de disconformidad total o parcial, las reas de Calidad y Produccin, reporta las novedades al rea de Compras, para que se tramite con el proveedor la devolucin y/o cambio de la mercadera, fundamentndolo para que se gestione el reemplazo correspondiente. El rea de Produccin tiene la responsabilidad de mantener al da el Inventario de Materia Prima y Material de Empaque. El rea de Compras en base a ste Inventario, tiene la obligacin de mantener el stock de insumos para que se pueda cumplir con el Plan de Produccin mensual de la Compaa.