A participao nas organizaes contemporneas muito valorizada As decises compartilhadas tornaram-se uma meta gerencial Mesmo que as reunies

s sejam utilizadas excessivamente e/ou paream inteis ...elas so uma ferramenta gerencial importante, se bem conduzidas.

Reunies servem para informar, consultar, analisar e resolver problemas, discutir e conciliar pontos de vista, motivar, persuadir, reconciliar conflitos, integrar e formar equipes, treinar e desenvolver projetos, obter feedback e tomar decises.

QUANDO FAZER UMA REUNIO? Definir antes mesmo necessria necessria? no existiria outras formas de comunicao? Para informar uma deciso j tomada e-mail, circular, intranet... Para consulta pesquisa online ou um telefonema direcionado
...a deciso precisa mesmo da contribuio de outras pessoas?

SE CABE FAZER A REUNIO, ENTO... Lembre ainda: para cada objetivo diferentes tipos de reunio e de formas de conduzi-las Porm, algumas regras bsicas a ser observadas: estabelecer uma pauta, com antecedncia; eleger um facilitador para coorden-la; indicar um secretrio para redigir a ata; fazer um esboo da pauta da prxima reunio, se for o caso; avaliar a reunio, mesmo que brevemente e acompanhar a realizao das aes que foram definidas.

COMO PLANEJAR AS REUNIES? Se est clara a necessidade de se realizar a reunio Se seus objetivos so pertinentes e importantes Se os participantes esto listados e foram avisados Ento, podemos comear o seu planejamento planejamento... Pontos crticos para o xito de uma reunio o local pode garantir as condies mnimas de bem-estar e conforto pode evitar perturbaes externas e, principalmente, o mal-humor dos participantes

COMO PLANEJAR AS REUNIES? Pontos crticos para o xito de uma reunio o horrio estabelecer e cumprir rigorosamente o horrio de incio e fim traduz respeito s atividades das pessoas participantes e evita as interrupes por "motivos de fora maior"! a durao reunies longas costumam ser desnecessrias e improdutivas o ideal seria uma hora caso seja necessrio ser maior, estabelea intervalos para que as pessoas possam descansar, tomar algumas providncias, alimentar-se e relaxar.

COMO PLANEJAR AS REUNIES? Pontos crticos para o xito de uma reunio a pauta imprescindvel. precisa ser distribuda a todos com antecedncia participao exige preparao e tempo caso no tenha havido tempo de faz-la antes, faa durante os primeiros minutos da reunio

COMO PLANEJAR AS REUNIES? Pontos crticos para o xito de uma reunio ainda a pauta esta dever conter as seguintes informaes: assuntos a serem tratados; tempo disponvel para cada um dos tpicos tpicos; responsvel pela apresentao de cada um dos tpicos nome dos participantes da reunio, quem a coordenar e quem redigir a ata ata.

COMO PLANEJAR AS REUNIES? Pontos crticos para o xito de uma reunio a ata a ata ideal deve ser: sucinta, objetiva, exata e compreensvel informaes que precisam constar: o que ocorreu e as decises tomadas as aes esperadas (de quem e quando). uma ata tambm serve de lembrete para as aes e datas acordadas como um contrato psicolgico do que se tem a cumprir como antdoto contra qualquer "mal-entendido" como conexo para as outras reunies.

O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIES? A produtividade de uma reunio depende da sua conduo. O papel do condutor, facilitador ou lder : alcanar os objetivos (fins fins) por meios diversos e devidos: - debates amistosos e construtivos - anlise do tema sob diversos ngulos (garantindo a discusso dos pontos crticos) - oportunidade de participao dos que desejarem (com os limites de praxe) O condutor deve ser "a pessoa mais adequada" para aquele tema e aquele grupo.

O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIES? Ainda o condutor Requisitos - ter/conquistar o respeito dos participantes - estar bem preparado e atento - saber controlar as discusses - saber cumprir a agenda e a pauta - encorajar as contribuies individuais - esclarecer questes - manter a discusso dentro do tema.

COMO ASSEGURAR A PARTICIPAO DE TODOS? Para muitos, reunio um momento penoso: -O peso que se sente por ter que participar - O medo de falar em pblico, de ter ideias ou propostas rejeitadas - A sensao de haver ali pessoas supostamente mais capacitadas - O receio de no se estar preparado ou "por dentro do assunto O papel do condutor na reunio, neste contexto, criar um ambiente seguro para estas pessoas: - valorizando a presena e a participao de cada um - instigando a discusso - garantindo que as decises sejam tomadas a partir de informaes consistentes

COMO ASSEGURAR A PARTICIPAO DE TODOS?

Patrick Forsyth sugere 6 modos de fomentar a discusso:
. Perguntas gerais feitas para todos. Bom para iniciar a discusso. gerais: . Perguntas gerais dirigidas feitas a todos e, numa segunda vez, dirigidas: a uma pessoa especfica, para reforar um ponto deixado em aberto. . Perguntas diretas a um indivduo feitas direta e especificamente a indivduo: algum. Servem para checar a reao ou compreenso individual. . Perguntas retricas no precisam de resposta. Servem para retricas: destacar um ponto ou estimular uma nova forma de pensar o tema. . Perguntas redirecionadas uma pergunta dirigida ao lder redirecionadas: redirecionada aos participantes. . Perguntas de desenvolvimento elas se apiam na resposta de uma questo desenvolvimento: em aberto e fazem a discusso seguir em frente. Por exemplo: Fulano acha que tal procedimento causar atrasos. Que outro problema poder ocorrer?

QUE SINAIS NO PODEM SER DESPREZADOS? A necessidade do condutor monitorar: a reunio est sendo bem conduzida ou chegando a seus objetivos? Muita discusso sobre um mesmo tema: digresso, ateno excessiva a detalhes, argumentaes repetitivas ou jogos de poder. Pouca discusso reteno de informao importante, decises discusso: apressadas, falta de compromisso ou motivao. Comportamentos sinalizadores sinalizadores: - Pessoas que falam demais e monopolizam a discusso - Pessoas que permanecem caladas o tempo todo - Pessoas muito passionais, que vivem procurando briga.

E QUANDO VOC PARTICIPANTE DE UMA REUNIO? Saber participar de uma reunio to importante como saber conduzi-la. Procure seguir essas orientaes orientaes: Prepare-se adequadamente para a reunio Cumpra o horrio e siga a pauta Comunique o seu ponto de vista de forma eficaz e direta No monopolize a conversa No interrompa os outros No discuta sem motivo vlido Controle suas emoes Permanea flexvel.

CRDITOS Pesquisa, organizao e diagramao Abel Sidney abelsidney@gmail.com