Sie sind auf Seite 1von 31

Global Hyatt Corporation

Policy for the Use of Information Technology Resources
 1. Introduction                                                                                                                       

 2. Purpose of the Policy                                                                                                        

 3. Authorized Users and System Access                                                                               

 4. Privacy                                                                                                                              

 5. Specific Prohibited Activities                                                                                           

 6. User Names and Passwords                                                                                              

 7. Security                                                                                                                            

 8. Mobile Device Security                                                                                                  

 9. Laptop Security                                                                                                               

 10. Portable Storage and Memory Security                                                                        

 11. Viruses                                                                                                                           

 12. Encryption Software                                                                                                      

 13. Electronic Mail Use Policy                                                                                           

 14. Managing SPAM                                                                                                           

 15. Internet Use Policy                                                                                                        

 16. Miscellaneous                                                                                                                

 17. Violations of the Policy                                                                                                 

 18. Acknowledgment and Consent                                                                                      

Exhibit A – Designated Authorities for Corporate Data

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 1 of 31

Exhibit B – General E­mail Etiquette

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 2 of 31

1. Introduction
To remain competitive and to better serve our customers, Global Hyatt Corporation 
and its subsidiaries provide our employees and the employees of our hotels access to 
various forms of Information Technology Resources.   When used properly, these 
resources   can   greatly   enhance   our   ability   to   do   business   more   efficiently   and 
effectively.  Along with the power of these tools comes the significant responsibility 
for their proper use.  Accordingly, the Global Hyatt Corporation Policy for the Use 
of Information Technology Resources (the “Policy”) is set forth below.

For the purposes of the Policy, the term “Information Technology Resources” or 
“IT  Resources”  means and includes, without limitation, all host computers, file 
servers, application servers, communication servers, mail servers, fax servers, Web 
servers,   computers,   stand­alone   computers,   laptops,   software,   printers,   copiers, 
kiosks, mobile telephones, portable memory devices, handheld devices and PDAs 
(e.g., BlackBerry), point of sale workstations, data files and all internal and external 
computer   and   communications   networks   (e.g.,   the   Internet,   commercial   online 
services, value­added networks and E­Mail systems that may be accessed directly or 
indirectly from our computer network).  

For a detailed list of the IT Resources, or any questions regarding the application of 
this Policy, please contact your local Information Technology Department.   If you 
are working in a hotel or office without a local Information Technology Department, 
you   should   interpret   any   reference   in   this   Policy   to   “your   local   Information 
Technology Department” to mean the Information Technology Department at the 
Corporate Office.

The Policy is intended to apply to all employees (including temporary employees, if 
applicable),   independent   contractors   and   agents   of   Global   Hyatt   Corporation 
(“Hyatt”), its affiliates and subsidiaries and the offices and hotels that use or are 
connected to the IT Resources (those affiliates, subsidiaries, offices and hotels are 
sometimes collectively referred to herein as “Connected Entities” and individually 
as a  “Connected Entity”) and other approved computer users (those employees, 
independent   contractors,   agents   and   approved   computer   users   are   sometimes 
collectively referred to herein as “Users” and individually as a “User”).

Please read the Policy carefully and sign the attached Acknowledgment and Consent 
form.   Please return the signed Acknowledgement and Consent form to your local 
Human   Resources   Department.     Questions   regarding   the   interpretation   and 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 3 of 31

administration of the Policy should be directed to the Corporate Office Information 
Technology Department.

2. Purpose of the Policy
Hyatt and the Connected Entities have committed a significant amount of capital to 
acquiring   and   maintaining   the   IT   Resources   in   order   to   assist   you   and   your 
colleagues   in   doing   your   jobs   quickly   and   professionally.     The   Policy   has   been 
created to ensure that all Users understand the rights, responsibilities and dangers of 
using these powerful business tools.  

The policies and procedures described in this Policy are mandatory and apply 
to all Users of the IT Resources, wherever they may be located.   This Policy 
embodies rules and obligations that are essential to protecting the reputation, 
goodwill, property and personnel of Hyatt and the Connected Entities from the 
very real risks created by use or misuse of the IT Resources.  Violations of this 
Policy   can   also   expose   Hyatt,   the   Connected   Entities   and   their   respective 
officers,   directors   and   employees   to   civil   and   criminal   liability.     Therefore, 
violations   of   this   Policy   will   be   taken   very   seriously   and   may   result   in 
disciplinary action (up to and including the termination of your employment) 
and civil and criminal prosecution.

The Policy is intended to supplement, not replace, the other policies of Hyatt and the 
Connected Entities.  If you find a conflict among the various policies, please bring it 
to the attention (or ask your Department Head to bring it to the attention) of the 
Human Resources or Legal Departments at the Corporate Office.

Technology tools will continue to grow and evolve over time, as will the use of them 
and the other IT Resources by Hyatt and the Connected Entities.  These policies and 
guidelines are subject to change to reflect these new developments.  If you have any 
thoughts, concerns or ideas about how Hyatt and the Connected Entities might make 
better use of this technology or how these policies and guidelines may better address 
the realities of working with the IT Resources, please do not hesitate to bring them 
to the attention of your local Information Technology Department.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 4 of 31

3. Authorized Users and System Access
Approved Use of the IT Resources.   The IT Resources are the property of Hyatt 
and/or the Connected Entities and may only be used for approved purposes.  The IT 
Resources   are   for   use   by   authorized   Users   in   the   performance   of   their   jobs. 
However, occasional, limited, appropriate personal use of specified IT Resources 
(i.e., personal computers, E­Mail and the Internet) will be permitted when, in the 
sole and exclusive judgment of Hyatt and/or the Connected Entities (as applicable), 
the   permitted   use   does   not:   (1)   interfere   with   the   User’s   work   performance; 
(2) interfere with any other User’s work performance; (3) have undue impact on the 
operation of the IT Resources; or (4) violate any other provision of this Policy or any 
other   policy,   guideline   or   standard   of   Hyatt   and/or   the   Connected   Entities   (as 
applicable).    Users   have   the   responsibility   to   use   the   IT   Resources   in   a  
professional, ethical and lawful manner at all times.

Authorized Users Only.   Users must ensure that only employees of Hyatt and the 

Connected   Entities   and   their   authorized   independent   contractors,   consultants, 
temporary workers (if applicable) and other persons who have read and signed the 
attached  Acknowledgment  and  Consent  form  are  using  or  have  access  to  the   IT 

No Visitor or Guest Access Permitted.  Visitors should not be permitted to use or 
access any IT Resource (other than Internet access or computer stations specifically 
designated   for   use   by   visitors)   without   the   knowledge   of   the   local   Information 
Technology Department and without first executing the Policy.  If you suspect that 
an   unauthorized   user   has   access   to   the   Information   Technology,   report   it 
immediately   to   your   Department   Head   or   your   local   Information   Technology 

4. Privacy
Hyatt   and   its   Connected   Entities   reserve   the   right   to   enter,   access,   search   and 
monitor the computer, computer files and E­Mail messages and files of any User and 
all other aspects of their use of the IT Resources in order to monitor the User’s 
compliance with the Policy and otherwise in furtherance of the legitimate business 
interests (e.g., monitoring work flow and productivity) of Hyatt and the Connected 
Entities without further notice to the User, including, without limitation, monitoring 
sites visited by a User on the Internet, monitoring chat groups and newsgroups and 
reviewing material downloaded from or uploaded to the Internet by the User.  Any 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 5 of 31

evidence   of   violations   of   this   Policy   or   any   other   policies   of   Hyatt   and/or   the 
Connected Entities discovered in the course of such search and monitoring will be 
reported to your local Information Technology and Human Resources Departments.

No Expectation of Privacy.   Users are given access to the IT Resources to assist 

them in the performance of their duties.  Notwithstanding anything to the contrary 
set forth in this Policy, Users should not have any expectation of privacy with respect 
to anything they create, store, access, send, receive or do using the IT Resources, 
irrespective of whether they do so for business or personal use. 

Passwords Do Not Imply Privacy.  The use of unique User Names in combination 
with   corresponding   passwords   to   restrict   access   to   a   computer,   network,   file   or 
message should not be interpreted by a User as creating an expectation of privacy in 
the material they create, store, access, send, receive or do using the IT Resources. 
Authorized personnel at Hyatt and the Connected Entities have access rights that 
permit them to access all material that Users create, access, store, send, receive and 
otherwise do using the IT Resources, regardless of whether such materials have been 
saved to a file folder or a directory that is otherwise used exclusively by a particular 

Automated Monitoring. Except where prohibited by applicable law, Hyatt and/or 

its   Connected   Entities   may   use   automated   software   to   monitor  material   created, 
accessed,   stored,   sent   or   received   using   the   IT   Resources   and   other   information 
concerning a User’s use of the IT Resources.

5. Specific Prohibited Activities
Inappropriate   or   Unlawful   Material.    Material   that   is   fraudulent,   harassing, 
sexually explicit, profane, obscene, defamatory, racist, sexist, or otherwise unlawful 
or   inappropriate   may   not   be   sent   by   E­Mail   or   other   form   of   electronic 
communication   (such   as   bulletin   board   systems,   newsgroups,   chat   groups)   or 
accessed using or displayed on or stored using the IT Resources.  Users encountering 
or receiving this kind of material should immediately report the incident to their 
Department Head or local Human Resources Department.  Users who send, receive, 
access, store or display prohibited materials will be subject to immediate discipline, 
up to and including termination of employment.

Prohibited Uses.   Without prior written permission from your Department Head, 
the IT Resources may not be used for dissemination or storage of commercial or 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 6 of 31

personal   advertisements,   solicitations,   promotions,   destructive   programs   (e.g., 
viruses  or  self­replicating  code),   religious,  social,   political  material  or  any  other 
unauthorized use.

Waste   or   Inappropriate   Use   of   IT   Resources.    Users   are   prohibited   from 

performing   acts   that   waste   or   inappropriately   use   IT   Resources   or   unfairly 
monopolize resources to the exclusion of others.   These acts include, but are not 
limited to, sending mass mailings or chain letters, spending excessive amounts of 
time   on   the   Internet,   downloading   streaming   video   or   audio,   playing   games, 
engaging in online chat groups, using printers to make multiple copies of documents 
when the use of copy machines would be more appropriate or otherwise creating 
unnecessary network traffic. 

Mass Marketing E­Mail.   Users are prohibited from using the company E­Mail 
system for the purposes of sending out mass E­Mail communications for marketing 
campaigns.     Third­party   systems   are   available   to   effectively   manage   E­Mail 
communications for marketing purposes. 

Large File Transfers.   Users should schedule communications­intensive activities 
such as large file transfers, mass E­Mailings, and streaming audio or video for off­
peak times (that is, before 9:00 a.m. and after 5:00 p.m., Monday through Friday). 
Because audio, video, MP3 and picture files require significant storage space and 
carry the risk of claims of copyright infringement, files of this sort should not be 
downloaded unless they are business­related.  All files that are downloaded must be 
scanned for viruses and other destructive programs.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 7 of 31

Misuse of Software.  Users are prohibited from doing any of the following without 
the prior written authorization from your local Information Technology Department: 
(1) copying software for use  on their home or personal computers; (2) providing 
copies of software to independent contractors or other third parties; (3) installing 
software on any laptops, desktops, or servers belonging to Hyatt or a Connected 
Entity; (4) downloading software from the Internet or other online service to any of 
workstations or servers belonging to Hyatt or a Connected Entity; (5) modifying or 
changing   software   in   any   way;   or   (6)   reverse­engineering,   disassembling   or 
decompiling   software.     Users   who   become   aware   of   any   misuse   of   software   or 
violation of applicable copyright laws should immediately report the incident to their 
Department Head or to their local Information Technology or Human Resources 

Personal  Software and Screen Savers.   Users are prohibited from installing or 

having software (e.g., applications, Screen Savers, etc.) that is not part of the defined 
list of software approved by their local Information Technology Department installed 
on IT Resources without prior written authorization from their local Information 
Technology  Department.   Similarly, Users  are  prohibited from  displaying  Screen 
Savers on their workstations or laptop computers that are not part of the Windows 
Operating System or that have not been provided by Hyatt or a Connected Entity 
without   obtaining   prior   written   authorization   from   their   local   Information 
Technology   Department.     Your   local   Information   Technology   Department   will 
conduct regular system software audits and any unauthorized software application or 
Screen Saver found will be immediately removed.

Access to Corporate Data.  Users are prohibited from accessing, modifying, adding to 
or   deleting   Corporate   Data   from   outside   the   security   and   auditing   controls   of   the 
application(s) or systems(s) that maintains the data without the prior written approval 
of the individual or category of individuals designated on Exhibit A to this Policy for 
that type of Corporate Data.   For the purposes of this Policy, the term  “Corporate 
Data”  shall mean any and all business records belonging to Hyatt or a Connected 
Entity concerning their past, present or future financial performance, customers and 
sources of business (including without limitation individual guests, groups, corporate 
accounts, travel agencies and agents) or employees that are created and maintained in 
an electronic format in a centralized database with restricted access, including, without 
limitation, any data maintained in the following types of systems or databases: central 
reservations systems (e.g., RESERVE, Voyager), loyalty program databases (e.g., the 
Gold   Passport   database   and   related   applications),   property   management   systems 
(e.g., Fidelio, HyAdvantage, MSI, Encore), sales and catering systems and databases 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 8 of 31

(e.g.,   Envision,   HYMARK,   SCA,   Delphi),   finance   and   accounting   systems 
(e.g., Oracle, JD Edwards, Hyperion, Scala, MSI), Point of Sale systems (e.g., Micros, 
InfoGenesis,   MSI),   human   resource   databases   (e.g.,   PeopleSoft),   payroll   systems 
(e.g., ADP),  data  extracts to third­party  data  processors  (e.g., Gold  Passport,  travel 
agency commissions, Smith Travel Research) and guest service delivery and escalation 
systems (e.g., Hotel Expert, eConcierge, OpenTable).  

Copies   of   Corporate   Data.    Users   are   prohibited   from   maintaining   copies   of 
Corporate Data (in any form) on their local computers, laptop computers, portable 
memory   devices,   or   personally   owned   computers   and/or   portable   memory   devices 
without   the   prior   written   approval   of   the   individual   or   category   of   individuals 
designated on Exhibit A to this Policy for that type of Corporate Data.  In the event a 
User obtains written approval to copy Corporate Data onto his or her company issued 
local computer, laptop computer or portable memory device, that Corporate Data must 
be deleted from the applicable IT Resource immediately after the completion of the 
approved use.

Creation and Maintenance of “Intranets” and Web Servers.   Users are prohibited 
from establishing intranets or web servers for use within their office or hotel without 
permission   and   oversight   from   the   Information   Technology   Department   of   the 
Corporate Office.  Unauthorized web sites are a significant security risk for Hyatt and 
the Connected Entities.  They also run the risk of degrading the performance of, and 
increasing the maintenance costs associated with, other IT Resources

6. User Names and Passwords
User   Names   and   Passwords   are   the   rudimentary   components   of   security   for 
applications and systems within our environment.  They are the first level of access 
control that we employ to help prevent unauthorized access to sensitive personal and 
financial data and generally serve two purposes.   First, they prevent unauthorized 
individuals   from   accessing   a   computer   or   a   particular   file.     Second,   they   link 
activities conducted on the computer with a particular User.

Unique User Names.  No User will be given access to any IT Resource without first 

being assigned a unique User Name and a temporary Password (which must then be 
reset by the User) from their local Information Technology Department that clearly 
identifies   them   while   connected   to   an   IT   Resource.     Users   are   prohibited   from 
sharing User Names and Passwords.   Except where authorized by the Information 
Technology Department of the Corporate Office, the use of generic User Names or 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 9 of 31

Passwords   (i.e.   training,   concierge,   hyatt)   to   access   IT   Resources   is   expressly 

Select Complex Passwords.  Passwords should be obscure and a minimum of eight 
characters in length.   For best security, passwords must be complex, meaning that 
they must include characters from three of the following four categories:

• English UPPER case characters (e.g., A..Z)

• English lower case characters (e.g., a..z)

• Base digits (e.g., 0..9)

• Non­Alphanumeric Special Characters (e.g., “@”, “!”, “&”. “^”, “%”)

For example, you may want to consider substituting non­alphanumeric characters for 
English  chargers  to  create  strong   passwords.    Using  the   password   “HyattHotels” 
could be “Hy@ttH0tel$”; or a phrase such as “Golden Rings” could be transformed 
to “g0ld3n+r1n6s”.

You should never use a word related to your employer, department name, location, or 
specific terms or names used in your department.   You should never use common 
sequences of numbers such as 12345678, the names of family members, children, or 
pets.  You should never use any information that may be personally identifiable you, 
such as your name, telephone number, your date of birth, your automobile license 
plate number or your address.

Password Upkeep.   All passwords must be changed every sixty (60) days.  Where 
available, this will be enabled as an automated process controlled at the system level. 
The   applications   or   the   servers   will   notify   you   when   it   is   time   to   change   your 
password.     Where   automated   password   renewal   is   not   available,   the   Users   are 
required to manually change their passwords within the systems and applications for 
which they have access in order to be compliant with this policy.  Users who do not 
change their passwords within the time prescribed may be automatically locked out 
of the system.  Users are prohibited from creating automated means of entering User 
Names and Passwords in order to log into IT Resources (i.e., through the use of 
electronic scripts, short­cut buttons, etc.).

Divulging Passwords.   Users are responsible for keeping their passwords secure. 
Passwords should never be given out to anyone.   Users that need to provide their 
supervisors, subordinates or colleagues with access to their computers or other IT 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 10 of 31

Resources   should   ask   their   local   Information   Technology   Department   to   grant 
temporary or permanent (as appropriate) access rights to the individual(s) requiring 
the access rather than simply giving them the User’s password.  For example, Users 
that want their administrative assistants to have access to the files stored on their 
computer, network user directory or E­Mail database should send a written request 
to their local Information Technology Department requesting that their assistant be 
given such access.   Users should even refrain from disclosing their passwords to  
members   of   the   Information   Technology   Department,   who   should   never   need   to  
know your password.  A common ploy for someone trying to break into a computer 
system is for the would­be­hacker to contact a user, introduce him or herself as an 
employee of the company and request the user’s password in order to check out the 

If   anyone   asks   for   your   password,   refuse   to   give   it   and   immediately   report   the 
incident to your local Information Technology Department.  If you suspect that your 
password has been discovered, you should immediately change your password and 
report your suspicions to your local Information Technology Department.

Responsibility   for   Passwords.    Users   are   responsible   for   safeguarding   their 

passwords   for   access   to   the   IT   Resources.     Individual   passwords   should   not   be 
written down and left where other people can find them.  Users are responsible for 
all transactions made using their passwords.  No User may access the IT Resources 
with another User’s password or account.

Password Reset Requests.  Requests for password resets for IT Resources should be 
directed   to   your   local   Information   Technology   Department.     The   Information 
Technology   Department   may   require   the   User   to   provide   the   secret   word 
(e.g. father’s   middle   name,   favorite   color)   that   was   indicated   by   the   User   when 
access to IT Resources was requested.  The Information Technology Department will 
only reset the password when the correct secret word is provided.

7. Security
The security of the IT Resources is everybody’s responsibility.  No matter how much 
technology is put into making the IT Resources secure, it will not work without the 
cooperation   and   vigilance   of   all   Users.     Users   should   immediately   notify   their 
Department   Head   or   the   Corporate   Information   Technology   Department   if   they 
become   aware   of   any   attempts   to   damage,   interrupt   or   improperly   alter,   inhibit, 
access, copy or transmit any IT Resources and/or related data files.  

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 11 of 31

Use   of   Access   Rights   for   Snooping   or   Other   Unauthorized   Uses.    In   certain 
instances, Users are given access rights to networks, systems, databases or files for 
the   purpose   of   maintaining   or   otherwise   administering   those   networks,   systems, 
databases   or   files   without   the   permission   to   read,   alter   or   copy   the   information 
contained in or on those networks, systems, databases or files.  Users that are found 
using their access rights to read, alter, or copy information without authorization, or 
who otherwise circumvent network or system security on an unauthorized basis, will 
be subject to immediate disciplinary action, up to and including the termination of 
their employment.

Accessing other Computers and Networks.   A User’s ability to connect to other 
computer systems through a network or by a modem does not imply the right to 
connect to those systems unless specifically authorized by the operators of those 
systems.  Users are prohibited from accessing systems for which the operator of the 
system hasn’t granted them access rights.  Users that have questions concerning their 
access rights should contact their local Information Technology Department.  

Computer Security.  Each User is responsible for ensuring that their use of outside 
computers and networks, including the Internet, does not compromise the security of 
the   IT   Resources.     This   duty   includes   taking   reasonable   precautions   to   prevent 
intruders from accessing the networks of Hyatt and the Connected Entities without 
authorization and to prevent introduction and spread of viruses.  In the case of Users 
accessing corporate data or IT Resources remotely, either using IT Resources or 
personally   owned   computers   or   laptops   (“Personal   Resources”),   it   is   the 
responsibility   of   the   User   to   ensure   that   the   system   has   up­to­date   anti­virus 
protection   and   adequately   configured   firewall   software   to   prevent   hackers   from 
gaining control of their systems and stealing the data that is stored on those systems.

Data Protection Measures.  Users are prohibited from attempting to circumvent the 
data   protection   measures   enacted   by   Hyatt   and/or   the   Connected   Entities   or   to 
uncover security loopholes or bugs.  Users are prohibited from gaining or attempting 
to gain unauthorized access to restricted areas or files stored on the IT Resources. 
Users are prohibited from tampering with any software protections or restrictions 
placed on computer applications, files or directories. 

Unattended PCs Must be Locked.  Users are reminded that unattended computers 
must be either logged off of the network, powered off, or locked using the Windows 
Operating System “lock computer” feature.  Any systems left unattended by a User 
may result in the suspension of that User’s right to use the IT Resources.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 12 of 31

Use of Home Computers or Personally Owned Laptops.  Users are reminded that 
that if they use Personal Resources for business purposes, including working with 
Corporate Data or other data related to the business of Hyatt or a Connected Entity, 
they need to ensure that those Personal Resources are properly protected with up­to­
date personal firewalls and anti­virus software, and that their Personal Resources are 
up­to­date with the latest available software patches for both the application and the 
operating   systems.     Users   are   encouraged   to   seek   guidance   from   their   local 
Information Technology Department concerning the best available personal firewall, 
anti­virus software, or application and operating system updates.  However, a User’s 
local Information Technology Department will not be able to support or provide this 
software for any Personal Resources. 

8. Mobile Device Security
Mobile devices, such as mobile phones, the RIM BlackBerry, Palm Tungsten, and 
HP   PocketPC,   empower   their   users   with   instant   communications   and   improved 
management of personal information.  Users who are provided with a Mobile Device 
by Hyatt or a Connected Entity must take all reasonable steps to ensure that the 
device is protected from loss or theft.  

• All   Mobile   Devices   must   be   configured   with   a   power­on   password. 

Users must assure that no passwords for their device are written on or 
affixed to their device. 

• Users   are   permitted   occasional,   limited,   appropriate   personal   use   of 

their Mobile Device in accordance with this Policy.  Any excessive use 
as determined by the sole and exclusive judgment of Hyatt and/or the 
Connected Entities (as applicable) will result in the revocation of the 
right to use a Mobile Device.

• Any disregard for the security of a Mobile Device will result in the 
revocation of the right to use a Mobile Device.  

• In the case of the theft or loss of a Mobile Device, the User may be held 
personally responsible for its loss, including the cost of its replacement. 
Any theft or loss of a Mobile Device must be immediately reported to 
your Department Head.  

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 13 of 31

• All Users that are given a BlackBerry device must have received, read, 
and submitted the Acknowledgement form for the Global Hyatt Policy 
for the Use of Blackberry Devices.

9. Laptop Security
Portable computers offer Users the ability to be more productive while on the move. 
They   offer   greater   flexibility   in   where   and   when   Users   can   work   and   access 
information,  including   information   on   our   corporate   network.   However,  network­
enabled portable computers also pose the risk of data theft and unauthorized access 
to our corporate network. 

Certified   Laptop   Use.    Any   portable   computer   that   is   proposed   for   network 
connection to the IT Resources, whether furnished by Hyatt or a Connected Entity or 
the User’s Personal Property, must be reviewed, approved and certified by your local 
Information Technology Department. 

Personal Firewall Software.  Users must ensure that a personal firewall is installed 
on their laptop and that it is always active.   Each laptop furnished by Hyatt or a 
Connected Entity must be configured with personal firewall settings enabled.  Your 
local Information Technology Department can advise you of appropriate personal 
firewall   software   to   install   on   your   personal   laptop,   but   they   will   not   install   or 
support such software on Personal Resources.  

Anti­Virus Software.   Anti­Virus software must be installed, kept up to date, and 
must be active at all times.  Each laptop furnished by Hyatt or a Connected Entity 
will be configured with approved anti­virus software.  It is the User’s responsibility 
for   keeping   their   anti­virus   scanning   software   up   to   date.     It   is   strongly 
recommended that Users update their anti­virus software before disconnecting from 
the  network.   Your  local Information Technology Department can  advise you of 
appropriate anti­virus software for your Personal Resources, but they will not install 
or support such software on non­company owned computers.

Power­On Passwords.   All laptops furnished by Hyatt or a Connected Entity must 
be configured with a power­on password set by the local Information Technology 
Department.  This password may not be changed by the User, and can only be set by 
the local Information Technology Department.  Users must assure that no passwords 
for their system are written on or affixed to their laptops.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 14 of 31

Physical   Security.    All   Users   that   are   provided   with   a   laptop   by   Hyatt   or   a 
Connected Entity must take all reasonable steps to ensure that the laptop is protected 
from theft.  This includes securing the laptop at your workstation with the supplied 
notebook security cable or locking the laptop in a filing cabinet.  

Use of Wireless Hotspots.  At this time, the use of wireless (“WiFi”) “Hotspots” is 
permitted   for   laptop   Users   when   the   properly   configured   anti­virus   and   firewall 
software is active.   Your local Information Technology Department will properly 
configure your company­owned laptop for proper use on WiFi networks.  However, 
Users should take extreme care when connecting to public Internet services as these 
networks do not offer adequate protection for the User.   Only recommended WiFi 
services (such as T­Mobile’s HotSpot, StarHub, SwissCom) are considered safe with 
a   properly   configured   laptop.     WiFi   networks,   if   unsecured   without   adequate 
personal   firewall   software,   will   leave   the   contents   of   your   laptop   exposed   and 
accessible   by   hackers.     The   data   on   your   laptop   can   be   stolen   without   your 
knowledge.  Any data stored on a laptop device that is particularly sensitive should 
be protected by passwords in order to protect them theft.  Wireless radios must be 
disabled (turned off) when not in use. 

Use of Bluetooth or Infrared Personal Area Networking.  Bluetooth and Infrared 
technologies, though different in their use, are both designed to be an inexpensive 
wireless   personal   networking   system   for   all   classes   of   portable   devices   such   as 
laptops, PDAs (personal digital assistants), mobile phones and headsets.  Bluetooth 
can   also   replace   cabling   in   a   more   static   environment   (i.e.   between   desktop 
computers and printers).  While providing a cordless way of connecting devices, it 
can also be used to interconnect computers.   Therefore, Users are reminded that 
having   Bluetooth   or   Infrared   enabled   on   their   laptops   will   leave   them   open   for 
potential intrusion by hackers.  Bluetooth or Infrared features of a laptop should be 
disabled when the User is not in a secured area.

Remote Access and VPN Services.   Where available, authorized Users may only 
remotely access Hyatt’s network and IT Resources via an approved Virtual Private 
Network (“VPN”) secured connection.   For information regarding Remote Access 
and VPN Services, please consult your local Information Technology Department. 
All Users who have been given Remote Access and VPN Services capabilities must 
have received, read, and submitted the Acknowledgement form for the Global Hyatt 
Policy for the Use of Remote Access and VPN Services.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 15 of 31

Audit of Laptop Usage.   Your local  Information Technology Department reserves 
the right to audit your use of any laptop furnished by Hyatt or a Connected Entity to 
ensure   that   it   continues   to   conform   to   this   Policy.     Your   local   Information 
Technology Department will also deny network access to any laptop that has not 
been properly configured and certified.   Any disregard for the security of a laptop 
will result in the revocation of the right to use a laptop.  In the case of the theft of a 
laptop, the User may be held financially responsible for its loss.

10.Portable Storage and Memory Security
The use of portable memory devices by Users present a number of risks, including 
the theft or loss of proprietary information and the introduction of viruses and other 
malicious computer code past our security systems and firewalls.   Those devices 
include:   flash, thumb, or jump drives (also known as USB memory drives); MP3 
and MPEG players (particularly iPods); PDAs and Smartphones; Digital Cameras; 
Memory/Storage   media   (e.g.   memory   sticks,   rewritable   DVDs,   CDs,   and   floppy 

General   Security   Risks.    While   the   use   of   portable   devices   is   currently   not 
prohibited, Users are reminded of the specific security risks surrounding their use:

Loss Devices used to transfer or transport work files can 
be lost or stolen.

Theft Proprietary data can be stolen.

Virus Users can inadvertently introduce viruses such as 
Trojans to the network while loading infected files 
from an unscanned memory device.

Copyright Software copied onto portable memory devices can 
violate licensing agreements

Spyware Spyware or tracking codes can be introduced to our 
network via portable memory media

Compliance Loss or theft of financial data could expose Hyatt 
to   the   risk   of   non­compliance   with   various   laws 
and   directives   including   VISA/CISP   or   other   so 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 16 of 31

called “PCI” standards, Sarbanes­Oxley and Data 
Privacy laws.

Password Protection.  Proper use of devices will include the password protection of 
individual files or the portable media device and the use of advanced portable media 
devices where biometric security and encryption is enabled.  

Corporate Data.  Portable memory devices are not to be used for the transmission 
or storage of Corporate Data.  

Users must report any theft or accidental loss of any portable storage device to their 
Department Head.  The improper use of portable memory devices by others should be 
reported   to   your   Department   Head,   your   local   Human   Resources   Department   or 
Information Technology Department or the Information Technology Department in the 
Corporate   Office.     Any   misuse   of   portable   memory   devices   will   result   in   the 
immediate revocation of the ability to use such devices and will include appropriate 
disciplinary action, which may include the termination of your employment.

Virus Detection.  Viruses can cause substantial damage to the IT Resources.  Each 
User is responsible for taking reasonable precautions to ensure he or she does not 
introduce viruses into the IT Resources.     To that end, all material received on a 
portable memory media and all material downloaded from the Internet or received 
via E­Mail from computers or networks that do not belong to Hyatt or a Connected 
Entity  MUST  be scanned for viruses and other destructive programs before being 
placed onto the IT Resources.  Users should understand that their home computers 
and   laptops   might   contain   viruses.     All   media   used   to   transfer   data   from   these 
computers to a Hyatt or Connected Entity network  MUST  be scanned for viruses 
before being placed onto the IT Resources.

Accessing the Internet.   To ensure security and avoid the spread of viruses, Users 
accessing the Internet through a computer attached to a Hyatt or Connected Entity 
network must do so through an approved Internet firewall.   Accessing the Internet 
directly by modem is strictly prohibited unless the computer you are using is not 
connected   to   a   Hyatt   or   Connected   Entity   network.     Users   are   encouraged   to 
purchase   and   install   appropriate   anti­virus   and   firewall   software   for   their   home 
systems when working with Corporate Data or when using their personal resources 
to connect to the IT Resources.  Your local Information Technology Department can 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 17 of 31

make suggestions for appropriate software, but will not be able to provide technical 
assistance with Personal Resources.

Approved   Virus   Detection   and   Removal   Software.    Only   approved   Virus 

Detection and Removal Software may be installed on the IT Resources.   It is the 
responsibility of everyone to ensure that his or her systems are installed with and are 
running the latest virus definition files at all times.  For assistance or to ensure that 
your   systems   are   properly   protected,   please   consult   your   local   Information 
Technology Department.

12.Encryption Software
Use   of   Encryption   Software.    Users   are   prohibited   from   installing   or   using 
encryption software on any IT Resource without first obtaining written permission 
from the Information Technology Department at the Corporate Office.  Users may 
not use encryption keys that are unknown to their Department Head or their local 
Information Technology Department.

Export Restrictions.  The U.S. government and the governments of other countries 
have imposed restrictions on export of software containing encryption technology 
(such as Lotus Notes, that permit encryption of messages and electronic commerce 
software   that   encodes   transactions).     Software   containing   encryption   technology 
shall not be placed on the Internet or otherwise sent or transmitted (e.g., via E­Mail 
attachment,   portable   memory   media)   from   one   country   to   another   without   prior 
written   authorization   from   the   Corporate   Office   Information   Technology 
Department and the Hyatt Legal Department.

Certified Software.  Only software applications that have been certified by Hyatt or 
a   Connected   Entity   are   supported   for   use   with   the   IT   Resources.     Users   are 
prohibited from installing any other software on IT Resources, and no support will 
be provided for systems that are not compliant with the current Certified Software 
standards.   Users requiring the use of software that is not certified in the manner 
described above should seek written approval by their Department Head and the 
Corporate Office Information Technology Department.

13.Electronic Mail Use Policy
E­Mail is a quick and convenient way of communicating with other Users and with 
outsiders.  However, as with all types of communications, E­Mail has its good points 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 18 of 31

and its bad points.  It should be used in conjunction with, not as a replacement for, 
telephone, memos, letters and faxes. 

The policies and guidelines set forth below are intended to protect both the sender 
and the recipient of E­Mail messages as well as Hyatt and the Connected Entities 
from the pitfalls and hazards that accompany the widespread use of E­Mail.  While 
these policies and guidelines specifically address E­Mail, it is important to keep in 
mind that E­Mail is just another form of corporate communication and is therefore 
subject   to   all   policies,   guidelines   and   practices   of   Hyatt   and/or   the   Connected 
Entities relating to corporate communications in general.

Appropriate discretion should always be used when communicating any proprietary 
or confidential information over any E­Mail system.  Such information should not be 
transmitted   outside   of   Hyatt   or   a   Connected   Entity   unless   you   are   expressly 
authorized to do so.  If authorized, employees must take special care to ensure that 
such information is properly communicated only to those authorized to receive such 

Communicating Confidential Information.  Always keep in mind that E­Mail and 
the Internet are public methods of communication.  When you send information via 
E­Mail,   or   make   it   available   on   the   Internet,   there   is   always   a   possibility   that 
unauthorized   individuals   will   view   the   information.     Never   send   confidential, 
proprietary or trade secret information without first obtaining authorization from 
your Department Head.  This type of information is a valuable asset and each of us 
must make sure that it is protected from unauthorized disclosure.  E­Mail messages 
can potentially be stored indefinitely on any number of computers, in addition to that 
of   the   recipient.    Copies   of   your   messages   may   be   forwarded   to   others 
instantaneously at the intentional or mistaken click of your mouse.  In addition, 
E­Mail sent to nonexistent or incorrect User Names may be delivered to persons that 
you never intended.

Sending Unsolicited E­Mail (“Spamming”).    Users are prohibited from sending 
unsolicited E­Mail to persons with whom they do not have a prior relationship or 
with whom they have not received express permission to receive messages without 
the express permission of their Department Head.

“Spoofing” or Otherwise Hiding Your Identity.   Users are prohibited under any 
circumstances from using “spoofing” or other means to disguise their identities in 
sending E­Mail.  Users must not alter the ‘From:’ line or other attribution­of­origin 
information   in   E­Mail,   messages   or   postings.     Anonymous   or   pseudonymous 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 19 of 31

electronic   communications   are   forbidden.     Further,   Users   are   prohibited   from 
sending messages on behalf of other individuals without the express permission of 
that individual.

Care   in   Drafting   E­Mail.    Users   should   make   each   electronic   communications 

truthful and accurate.  Users should use the same care in drafting E­Mail and other 
electronic   documents   as   they   would   for   any   other   written   communication.     The 
quality of writing reflects on the company.  Users should always strive to use good 
grammar and correct punctuation and keep in mind that anything created or stored 
using the IT Resources may and likely will be reviewed by others.  

Chain Letters, Joke Lists or Mass E­Mail.   Every User is expected to use good 
judgment when using the E­Mail system.   Sending or forwarding chain E­Mail or 
non­business related mass E­Mail violates this standard and will not be tolerated. 
Violations of the provision of this section should be reported to the User’s local 
Human   Resources   or   Information   Technology   Department.     Users   found   to   be 
involved   in   sending   chain   E­Mail   or   non­business   related   mass   E­Mail   may   be 
subject to disciplinary action, including revocation of E­Mail privileges.  Repeated 
violations of this policy may result in termination of employment.

Internet Disclaimer Tagline.   All E­Mail messages sent to Internet destinations 
must include the following “Internet Confidentiality Statement” tagline:

Internet Confidentiality Statement

The information contained in this communication is confidential

and intended only for the use of the recipient named above, and
may be legally privileged and exempt from disclosure under
applicable law. If the reader of this message is not the intended
recipient, you are hereby notified that any dissemination,
distribution or copying of this communication is strictly prohibited.
If you have received this communication in error, please resend it
to the sender and delete the original message and copy of it from
your computer system. Opinions, conclusions and other
information in this message that do not relate to our official
business should be understood as neither given nor endorsed by
this company.

Please note that the E­Mail system will automatically append this disclaimer to all 
Internet recipients.

Monitoring of E­Mail.   As indicated above, E­Mail, like any employee business 
communication, is subject to monitoring by Hyatt and/or the Connected Entities at 
any time without further notification to the User or the recipient.  Any messages sent 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 20 of 31

or received via Hyatt’s E­Mail system, whether of a business or personal nature, may 
be read by authorized Hyatt personnel at any time.  Any information contained in E­
Mail messages may be used and revealed to the appropriate authorities, both inside 
and outside Hyatt, to document employee misconduct or criminal activity.  However, 
E­Mail exchanged with Hyatt’s Legal Department or other lawyers doing work for 
Hyatt or a Connected Entity will not be subject to monitoring in order to preserve 
the confidentiality and attorney­client privilege of such communications.

Personal   E­Mail   Access.     Users   desiring   to   send   and   retrieve   personal   E­Mail 
messages on an occasional basis while at work are encouraged to use a personal 
account with an online service such as Hotmail, Yahoo and AOL in order to make it 
clear   to   the   recipient   of   those   messages   that   the   content   of   those   messages   is 
personal   rather   than   business   related.     However,   since   those   services   are   being 
accessed using Corporate Resources, Users should remember that: (1)  anything a 
User   creates,   stores,   sends,   receives   or   does   using   such   online   services   will   be 
subject to monitoring and review; (2) such limited use of Corporate Resources is 
subject to all other provisions of the Policy; and (3) although you are using a third­ 
party E­Mail service, your computer identification (IP Address), which identifies 
you and Hyatt, is recorded for all your activity online and is sent with your E­Mail 
address to the intended recipient.

Using your Corporate E­Mail Address for Personal Use.   You should never use 
your corporate Internet E­Mail address for personal use (i.e. for orders placed with 
online merchants such as; joining web sites that request your E­Mail 
address).  By avoiding the use of your company issued E­Mail address on these web 
sites, you will lessen the chances that the receipt of SPAM will burden the Hyatt IT 

14.Managing SPAM
Internet Junk Mail or “SPAM” is a growing problem for many people.   While the 
governments and other organizations crack down on offenders, there are few things 
that you can do to help reduce your chances of getting SPAM.  The most common 
mistake is either replying to a piece of junk mail that you’ve received or clicking on 
the  “unsubscribe”  link  to try  and remove  your   name  from  that  E­Mail  list.     By 
replying   to   the   E­Mail   sender,   you   are   increasing   your   chances   of   receiving 
additional SPAM  by confirming that your  E­Mail address is valid to the E­Mail 
marketers that earn their living by sending SPAM to valid E­Mail addresses.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 21 of 31

Here are a few tips to help stop SPAM:

• Do not reply to any offers … you may end up getting more SPAM.

• Be cautious about sharing your E­Mail address when shopping online. 
Do not use your company E­Mail account for any online shopping.

• Refuse promotional offers through E­Mail.   Many online retailers will 
have a check­off (or opt­out) box allowing you to be effectively removed 
from future mailings.

15.Internet Use Policy
Certain   Users   will   be   provided   with   access   to   the   Internet   to   assist   them   in 
performing their jobs.   While the Internet can be an extremely powerful business 
tool,   it   must   be   used   in   strict   compliance   with   this   Policy   and   its   use   must   be 
tempered with common sense and good judgment.

Disclaimer of Liability for Content Found on the Internet.   The Internet is a 
worldwide  network  of   computers  that  contains millions  of   pages  of   information. 
Users are cautioned that many of these pages include offensive, sexually explicit and 
inappropriate material.  Sometimes, even harmless search requests may lead to sites 
with highly offensive content.  In addition, having an E­Mail address on the Internet 
may lead to the receipt of unsolicited E­Mail containing offensive content.   Users 
accessing the Internet do so at their own risk.  

Blocking of Inappropriate Content and Services.  From time to time, Hyatt and/or 
the   Connected   Entities   may   use   software   to   identify   inappropriate   or   sexually 
explicit Internet sites or to prevent access to such sites and services.  Even if such 
software is used, it is never fool­proof, so in the event you nonetheless encounter 
inappropriate   or   sexually   explicit   material   while   browsing   on   the   Internet,   you 
should immediately disconnect from the site and for your own protection, you should 
immediately   notify   your   local   Information   Technology   Department   as   to   what 

Games and Entertainment Software.  Employees may not use Internet connections 
to play interactive online games, download games or other entertainment software, 
including screen savers, MP3 files, or to play games over the Internet.  Employees 
may   not   use   peering   file   share   services   (e.g.,  using   Gnutella,   KaZaa,   Napster, 
LimeWire and other applications or services) for the search and retrieval of MP3, 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 22 of 31

Video, Pictures, or other files.  In addition to wasting valuable corporate resources, 
the   use   of   these   services   exposes   Hyatt   and   the   Connected   Entities   to   potential 
liability for copyright infringement.

Internet   Firewalls.    To   ensure   security   and   avoid   the   spread   of   viruses,   Users 
accessing the Internet through a computer attached to a Hyatt or Connected Entity 
network must do so through an approved Internet firewall.   Accessing the Internet 
directly, by modem, is strictly prohibited unless the computer you are using is not 
connected   to   a   Hyatt   or   Connected   Entity   network.     Your   local   Information 
Technology  Department  must  approve  all  access   to  the   Internet  and   may  revoke 
access at any time.  Users are encouraged to purchase and install appropriate anti­
virus and firewall software for their Personal Resources when using them to connect 
to  the   IT   Resources.    Your   local   Information   Technology   Department   can   make 
suggestions for appropriate software, but will not provide technical assistance with 
your Personal Resources.

Using the Internet for Personal Business.  Users using Corporate IT Resources to 
transact personal business on an occasional basis (e.g., checking bank balances or 
processing other online banking transactions, stock trading, purchasing items online) 
do so at their own risk.  Users are reminded that they should take special care when 
transmitting credit card information or making electronic funds transfers over the 
Internet that they are doing so over a secure connection.  However, neither Hyatt nor 
a Connected Entity is responsible for ensuring that Users have access to secure and 
reliable connections to the Internet for their personal transactions, and neither Hyatt 
nor a Connected Entity shall have liability to Users for any losses they incur as a 
result of using (or not being able to use) IT Resources for their personal business. 
Neither Hyatt nor a Connected Entity is also responsible for any loss, theft or other 
compromise of your personal information while using the Internet.

E­Mail with Attorneys.   In general, any communication between an employee and 
attorneys   employed   by   Hyatt   or   a   Connected   Entity   concerning   a   legal   matter 
(whether the attorney is “in­house” or is outside counsel) is considered confidential 
and may be protected by the attorney­client privilege.  However, this protection may 
be lost if the message is viewed by a non­attorney.  This is true even if the person 
reading the message is also an employee of Hyatt or a Connected Entity.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 23 of 31

• When corresponding with Hyatt’s Legal Department on a legal matter, DO NOT 
send copies of the message to anyone outside of the Legal Department.  If you 
believe that the message should be shared with someone outside of the Legal 
Department,   ask   the   attorney   to   forward   the   message   to   the   appropriate 
individual.  This will serve to protect the attorney­client privilege.

• Because of the risk of inadvertently waiving the Attorney/Client Privilege, Users 
SHOULD NOT send E­Mail to in­house or outside counsel over the Internet 
without clearing it first with the Legal Department.  

Attorney­Client Communications.  E­Mail sent from or to in­house counsel or any 
attorney representing Hyatt or a Connected Entity concerning legal matters should 
include this warning header on each page: “ATTORNEY­CLIENT  PRIVILEGED;  
DO NOT FORWARD WITHOUT PERMISSION.”   Communication from attorneys 
may not be forwarded without the sender’s express permission.

Representing Hyatt or a Connected Entity.   Your E­Mail and Internet address 

identifies you as an employee, independent contractor or agent of or having some 
other type of official relationship with Hyatt or a Connected Entity.  However, only 
certain   employees   are   authorized   to   speak   on   their   behalf.     Unless   you   are 
specifically authorized to speak to the press or comment publicly on behalf of Hyatt 
or a Connected Entity, you are not authorized to represent Hyatt or the Connected 
Entity in communications on the Internet.   Representing yourself as speaking on 
behalf   of   Hyatt   or   a   Connected   Entity   without   authorization   is   grounds   for 
disciplinary action up to and including termination of employment.

Defamation, Harassment and Libel. Posting information on the Internet, in

whatever fashion, is no different from publishing information in the newspaper. If a
posting is alleged to be defamatory, harassing, or libelous, both the User making the
posting and Hyatt could be subject to claims for monetary damages. Be aware of 
what you post and send over the Internet.  Keep in mind that E­Mail intended as a 
private communication could be forwarded, copied or otherwise published without 
your knowledge or authorization.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 24 of 31

Defending Hyatt.  Hyatt or a Connected Entity may, from time to time, become the 
victim   of   on­line   trademark   infringements,   defamation,   disparagement   or   other 
violations   of   its   rights.     Users   on   the   Internet   may   play   an   important   role   in 
uncovering such violations.  However, reacting on­line could exacerbate a situation 
and create legal difficulties for you as well as for Hyatt and/or a Connected Entity.  If
you witness what you believe may be a trademark violation or a defamatory,
disparaging or otherwise damaging statement about Hyatt or a Connected Entity on
the Internet, immediately report the incident to the Hyatt Legal Department
including the context, the Internet site or newsgroup in which it appeared and if
possible, a copy of the offending message or language. Do not respond on your own
no matter how you may feel about the situation.

Illegal Copying and Copyrights.   Users may not illegally copy material protected 
under copyright law or make that material available to others for copying.  Users are 
responsible for complying with copyright law and licenses that apply to software, 
files, documents, messages and other material they wish to download or copy.  Users 
may not agree to a license or download any material for which a registration fee is 
charged, free, or “shareware” without first obtaining the express written permission 
of your local Information Technology Department.

Compliance with Applicable Laws and Licenses.    Users must comply with all 
software   licenses,   copyrights   and   all   other   state,   federal   and   international   laws 
governing intellectual property and online activities in their use of the IT Resources.

Other Policies Applicable.  Users must observe and comply with all other policies 
and   guidelines   of   Hyatt   and/or   the   Connected   Entities   in   their   use   of   the   IT 
Resources, including but not limited to the policy on Work Place Values.  

Amendments and Revisions.  This Policy may be amended or revised from time to 
time as the need arises.  Users will be provided with copies of all amendments and 

No Additional Rights.  This Policy is not intended to, and does not grant, Users any 
contractual rights.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 25 of 31

17.Violations of the Policy
Regardless of whether the Policy specifically identifies disciplinary action above, 
Vviolations of this Policy may result in disciplinary action, up to and including the 
termination of your employment and civil and criminal prosecution.

18.Acknowledgment and Consent
By my signature below, I acknowledge that I have received a copy of the Global 
Hyatt Corporation Policy for the Use of IT Resources dated May 2006.  I have read 
and   hereby   agree   to  comply   with   the   terms   of   this   Policy.     I   understand   that   a 
violation of this Policy may result in disciplinary action, including termination, as 
well as civil or criminal liability.  Regardless of whether my use of the IT Resources 
is for business or for my incidental personal use, I consent to the monitoring of my 
usage of the IT Resources in the manner described in the Policy and I acknowledge 
and agree that I have no expectation of privacy concerning anything that I do using 
the IT Resources.


Printed Name:


 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 26 of 31


 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 27 of 31



As stated in Section 5 of this Policy, this Exhibit identifies those individuals or

category of individuals for the purposes of providing written authorization to a User
for access to Corporate Data.

Property Management Systems Hotel General Manager

Central Reservations Systems VP of Marketing, Chicago

Point of Sale Systems Hotel General Manager

Finance and Accounting Systems:

For Corporate and Chain programs: VP of Finance, Chicago

For local Hotel programs: Hotel General Manager

Human Resources Systems:

For Corporate and Chain programs: VP of Human Resources,


For local Hotel programs: Hotel General Manager

Payroll Systems Hotel General Manager

Guest Service Delivery and Escalation Systems Hotel General Manager

Guest Loyalty Programs:

For Gold Passport and Chain programs: VP of Marketing, Chicago

For local Hotel programs: Hotel General Manager

Sales and Catering Systems Hotel General Manager

Data Extracts to third-party Data Processors Hyatt IT, Chicago

For any other system or data source not listed here, or if you have any questions, please
consult with your local General Manager.

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 28 of 31



E­Mail   is   a   useful   business   tool;   however   it   can   be   abused   in   various   ways. 

Familiarizing yourself with the following rules of E­Mail etiquette will help make E­
Mail even more useful:

• Always use a salutation.

• Make your message short.  E­Mail is not the medium for communicating long, 
complicated messages.  Save those for hard­copy memos or reports (although it 
is fine to attach those to an E­Mail with a short introductory message).  Strive to 
limit your E­Mail to three paragraphs.

• Keep your messages to the point  – one point!   Don’t try to convey too many 

ideas or concepts.  Digressions and superfluous points will frustrate your reader 
and he or she will be less likely to understand and take the action you want.

• Keep attachments to a minimum.  Excessive and nonessential attachments can 
overwhelm readers.  Attach relevant excerpts – not entire documents – and refer 
the reader to the specific paragraphs or section that should be read.  If replying to 
a message that had attachments in it, be certain to remove the attachment so as to 
prevent the resending of files unnecessarily.   Also, please note that the E­Mail 
system has a limit of 6MB for incoming and outgoing E­Mail attachments.

• Do   not   overuse   E­Mail   by   sending   courtesy   copies   (CC)  of   a   message   to 

people who do not need them.  Similarly, it is not generally necessary to reply to 
an E­Mail just to inform the sender that you have received it.  

• Take great care in using blind copies (BCC).  You should avoid using the BCC 
function to send blind copies of E­Mail messages as much as possible.  However, 
the   use   of   the   BCC   function   may   be   appropriate   when   sending   an   E­Mail 
message to multiple recipients, or when it is necessary to shield the identify of 
the recipients of a message from one another in order to comply with privacy 
laws   or   principles.     Please   contact   your   local   Information   Technology 
Department for guidance on the use of the BCC function. 

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 29 of 31

• Do not forward E­Mail messages unless the original sender is aware that the 
message   may   be   forwarded.     Use   common   sense;   if   you   would   not   have 
forwarded a copy of a paper memo with the same information, do not forward 
the E­Mail.

• E­Mail is for business communication, not for advertising.  Sending global E­
Mail advertising garage sales, cookie sales or fund­raisers is inappropriate.

• Never   forget   that   E­Mail   is  not  conversation.     It   is   recorded   and   can   be 
duplicated at will.   While it is generally less formal than a hard copy letter or 
memorandum, it is far more permanent than speaking to someone on the phone.

• E­Mail does not convey emotion well.  Use the telephone when appropriate.

• E­Mail is not an informal communications method.   Therefore, the use of 
abbreviations, slang, jargon and other informal language is discouraged.

• Use normal capitalization and punctuation.   Typing a message in all capital 
letters is the equivalent of shouting at the reader.  You can, however, use capital 
letters for emphasis.

• Spell­check and reread your message.  It may take a few more minutes, but it’s 
well worth it.  Incomprehensible and misspelled E­Mail turns people off, makes 
you look uneducated, and makes it less likely that recipients will read your E­
Mail in the future.

• Include  only a portion  of the original sender’s message in your replies  to 

help   put   your   reply   in   context.     It   is   also   appropriate   to   delete   unimportant 
portions of the original message in order to prevent the message from getting too 
long, including the removal of any file attachments from the original message.

• Internal E­Mail Messages should always be closed with a proper signature that 
includes a complimentary closing and your name.  It is not necessary and it is 
discouraged to include your full contact details for people whom you regularly 
correspond with, or for people who are using the Hyatt E­Mail system.   For 

Best regards,


 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 30 of 31

• External E­Mail Messages should always be closed with a proper signature that 
includes a complimentary closing and your name and your full contact details. 
For example:

Best regards,

Nancy Smith
Marketing Communications Manager
Global Hyatt Corporation
71 S. Wacker Dr.
Chicago, Illinois 60606
Telephone: +312-555-1212
Telefax: +312-555-1212
Visit us online at

 May 2006 Global Hyatt Corporation Page 31 of 31