Qu es la logstica

Para muchas empresas, la satisfaccin del cliente es lo primordial. El consumidor consigue el producto en el tiempo y lugar preciso, lo compra y se va. Sin embargo, detrs de esa demanda existe todo un proceso de produccin y distribucin que contribuye a maximizar la flexibilidad de respuesta de cada cliente; es necesario haber estudiado con anterioridad el nivel del mercado y los lugares precisos donde se va a vender ese producto. Precisamente la logstica coordina y planifica diferentes actividades con el objeto de que el producto llegue a su usuario final en el tiempo, forma adecuada y al menor costo y efectividad posible.
Actividades logsticas

El flujo logstico conlleva una serie de actividades que deben cumplirse, con la mayor rapidez posible, para satisfacer las necesidades del cliente. En primer lugar, el productor debe requerir de un almacn o fbrica, comprar las materias primas a los respectivos proveedores y luego convertirlas en productos terminados. Una vez culminado este proceso, se venden los productos a los distribuidores, quienes se encargan de almacenarlos y transportarlos hasta los puntos de venta. Finalmente, los establecimientos comerciales tendrn la labor de comprar esa mercanca, colocarla en los stands y venderla al consumidor final.
Beneficios de la logstica

- Incrementar la competitividad - Cumplir con los requerimientos del mercado - Agilizar las actividades de compra del producto terminado - Planificar estratgicamente para evitar situaciones inesperadas - Optimizar los costos, tanto para los proveedores como para los clientes - Planificar de forma eficaz las actividades internas y externas de la empresa
Retos logsticos

Precisamente la logstica tiene como misin colocar los productos siguiendo los parmetros adecuados de calidad y cantidad, con el objeto de evitar la escasez. Sin embargo, el problema se presenta cuando se introducen en el mercado recursos en abundancia. La idea es compensar este error con la mxima economa posible. Se deben evitar procesos

complicados a la hora de producir y distribuir el producto, la simplicidad en el planeamiento de acciones logsticas es lo ideal. Asimismo, el sistema logstico debe ser capaz de adaptarse a diferentes circunstancias, a situaciones cambiantes, de all a que requiera de flexibilidad. Tambin debe coordinar adecuadamente las mltiples y diversas acciones que la integran, con el objeto de satisfacer las exigencias del mercado de forma inmediata. La logstica funciona como un ciclo, en el cual el productor, distribuidor y cliente final conforman un engranaje indestructible. Si alguno de ellos falta, el flujo logstico se rompe. Precisamente esto es lo que debemos evitar.
GESTIN DE INVENTARIOS La gestin de inventarios se relaciona con la planificacin y el control de inventarios. La planificacin de inventarios busca responder dos preguntas bsicas: Cundo hacer los pedidos - Esta pregunta se relaciona con el concepto de momento de pedidos. Este es un sistema en el que todo material utilizado regularmente se reordena cuando su nivel de inventario baja de cierto nivel. El nivel usualmente es una funcin del plazo de entregas, la demanda diaria, y las existencias de seguridad. Cunto ordenar - la cantidad que se pide es determinada por la Cantidad econmica a ordenar. Por otro lado, los sistemas de control de inventarios estn diseados para supervisar los niveles de inventario y para disear sistemas y procedimientos para la gestin efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestin de inventarios, hay dos reas importantes de decisin - (1) la clasificacin de inventarios y (2) la exactitud de los registros de inventario[1]. La exactitud en los registros de inventario, dependen en gran medido del almacenista encargado y de las polticas que este maneje para controlar el inventario. Funciones del almacenista

Hacer inventario Tener al da las existencias, tanto en el sistema como en el inventario fsico. Hay 2 tipos de inventario:

Inventario Fsico Inventario Lgico Cuando el inventario fsico coincide con el sistema de informacin se le llama exactitud del inventario; este sistema de inventario se puede llevar de forma manual o en computador. La mayora de los casos los dos tipos de inventarios no coinciden, esto puede suceder por mltiples razones, mala organizacin, no se realizan algunos registros de entrada o de salida, robos etc. Es por esto que el inventario fsico sea mayor que el lgico o viceversa.

La mejor solucin para controlar o disminuir la diferencia entre inventarios es organizarlos, para esto, se presentan las siguientes recomendaciones:

Cada uno de los elementos guardados en el inventario (tem) deben identificarse con un cdigo seal Tener cdigos, de identificacin y de localizacin (alfanumricos). Como se dijo anteriormente, el control de inventarios depende en gran medida del almacenista, es por esto que presentamos las siguientes Reglas de oro:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11.

Todo tem deba estar debidamente codificado y localizado. Todo movimiento de inventario, de entrada y salida o saldo debe estar debidamente documentado y firmado por la persona responsable (requisicin de material) Los documentos de entrada y salida deben diferenciarse por un cdigo o color, para evitar confusiones. En cuanto sea posible el lugar de salida debe estar en otro lugar que en el de entrad o recepcin o en diferentes horarios; esto para evitar robos. En cuanto sea posible los tems de un mismo cdigo deben estar almacenados en un mismo lugar. En una auditoria cada tem debe ser contado 3 veces por personas diferentes en tarjetas diferentes; si dos tienen lectura iguales se coloca ese valor, si las 3 son diferentes las 3 personas cuentan en presencia du un auditor externo. Los tems de mayor masa y peso se almacena en los primeros niveles Los tems que tuvieron movimiento en el da debe verificarse su saldo antes que se cierre este; verificar inventario fsico e inventario lgico. Nadie se va hasta verificar los saldos de los tems que tuvieron movimiento en el da. No recibir comisiones ni premios de los proveedores, esto, por tica profesional. Los reportes de inventario se entregan mximo 3 das despus de cerrado el mes. SISTEMAS DE CONTEO El sistema de conteo es un elemento fundamental, ya que esto puede significar ahorro en tiempo y dinero. Hay dos tipos de sistemas de inventario:

Sistema de inventario peridico Sistema de inventario permanente

SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual se denomina inventario inicial o final segn sea el caso. El inconveniente de este sistema de inventario es que es necesario cerrar el negocio para hacer el conteo, lo cual ocasiona prdidas econmicas y disgusto de los clientes al no prestarles el servicio por un periodo de tiempo. SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fsico, por que los movimientos de compra y venta de mercancas se registran directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo[2]. El inconveniente es que con el tiempo el inventario va perdiendo exactitud, es por esto que en la actualidad se est utilizando un sistema de conteo en el que no es necesario cerrar el negocio y reduce la variacin del inventario con el tiempo, este sistema de conteo es el conteo cclico. En este sistema de conteo, se aplica la el principio de Wilfrido Pareto o regla del 80-20, el 20% de las causas originan 80% de las consecuencias; en el caso de los inventarios se interpreta como: el 20% de los tems ocasionan el 80% de los errores en los inventarios. El criterio de priorizacin es el costo de los productos y se clasifican as:

Clasificacin Clase A

Descripcin Costo es alto normalmente y representa cerca del 20% del total de los artculos de inventario pero representa el 80% de los costos totales de inventario. El costo es moderadamente alto y representa alrededor del 35% de artculos pero el 15% del valor. Costo es bajo y representa alrededor del 45% de artculos pero solo el 5% del valor.

Clase B Clase C

Esta clasificacin implica que los artculos de clase A deben tener medidas de control de inventario fsico ms estrictas. El conteo cclico implica una auditoria continua de los artculos de inventario. Esto utiliza la clasificacin de los artculos de inventario del anlisis ABC[1]. El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. La frecuencia del conteo por ciclos depende de la clasificacin de los artculos de inventario, como sigue:

Clasificacin Clase A Clase B

Frecuencia del conteo de ciclos Mensual; 30 das Bimensual; 60 das

Clase C

Trimestral; 90 das

De esta manera, no se necesita cerrar el negocio y la variacin de los inventarios con el tiempo disminuir, se evitar robos y los artculos ms importantes se controlarn de manera ms frecuente.

INDICADORES DE GESTIN LOGSTICOS Por: Ing. Luis Anbal Mora G., Gerente General High Logistics Ltda.
INTRODUCCION 1. OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGSTICOS 2. ESQUEMA DE IMPLANTACIN 3. CLASES DE INDICADORES DE GESTION 4. PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIN

INTRODUCCION Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llmese logstico o de produccin, se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestin de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratgicas que reflejen un resultado ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita medir las diferentes etapas del proceso logstico. Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacos en la medicin del desempeo de las actividades logsticas de abastecimiento y distribucin a nivel interno (procesos) y externo (satisfaccin del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la identificacin de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logstica, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la prdida paulatina de sus clientes. Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier operacin, no podemos olvidar: "lo que no se mide, no se puede administrar" . El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las empresas, sern una base de generacin de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional
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1. OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGSTICOS

Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reduccin del tiempo de entrega y

la optimizacin del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el mbito local y mundial (Benchmarking)
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2. ESQUEMA DE IMPLANTACIN Slo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logstico de la empresa, para lo anterior, se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identificar el proceso logstico a medir Conceptualizar cada paso del proceso Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir Recolectar informacin inherente al proceso Cuantificar y medir las variables Establecer el indicador a controlar Comparar con el indicador global y el de la competencia interna Seguir y retroalimentar las mediciones periodicamente Mejorar continuamente el indicador
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3. CLASES DE INDICADORES DE GESTION

Indicador de Utilizacin Cociente entre la capacidad utilizada y la disponible Capacidad utilizada Utilizacin = Capacidad disponible Indicador de Rendimiento Cociente entre la produccin real y la esperada Nivel de produccin real Rendimiento= Nivel de produccin esperada

Clases de Indicadores de Gestin

Indicador de Productividad Cociente entre los valores reales de la produccin y los esperados

Valor real produccin Productividad = Valor esperado de la produccin subir x 100

4. PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIN INDICADORES LOGSTICOS MS UTILIZADOS

1- ABASTECIMIENTO INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Cortes de los problemas inherentes a la generacin errtica de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y prdida de ventas, entre otros.

Nmero y porcentaje de pedidos de Calidad de los compras Pedidos generadas sin Generados retraso, o sin necesidad de informacin adicional.

Productos Generados sin Problemas x 100 Total de pedidos generados

Nmero y porcentaje de pedidos que no Entregas cumplen las perfectamente especificaciones recibidas de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercanca de los proveedores en la bodega de producto terminado

Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad Pedidos Rechazados x 100 y servicio, como: costo de Total de rdenes de Compra retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos Recibidas en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc. Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que estn afectando el nivel de recepcin oportuna de mercanca en la bodega de almacenamiento, as como su disponibilidad para despachar a los clientes

Nivel de cumplimiento de Proveedores

Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100 Total Pedidos Recibidos

2. INVENTARIOS INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Las polticas de inventario, en general, deben mantener un elevado ndice de rotacin, por eso, se requiere disear polticas de entregas muy frecuentes, con tamaos muy pequeos. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicacin entre cliente y proveedor. Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materializacin inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

Proporcin entre las ventas y las existencias ndice de promedio. Indica Rotacin el nmero de de veces que el Mercancas capital invertido se recupera a travs de las ventas. Proporcin entre el inventario final y las ventas ndice de promedio del duracin de ltimo perodo. Mercancas Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene. Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lgico valorizado cuando se realiza el inventario fsico

Ventas Acumuladas x 100 Inventario Promedio

Inventario Final x 30 das Ventas Promedio

Exactitud del Inventario

Valor Diferencia ($) Valor Total de Inventarios

Se toma la diferencia en costos del inventario terico versus el fsico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribucin. Se puede hacer tambin para exactitud en el nmero de referencias y unidades almacenadas

3. ALMACENAMIENTO INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Consiste en relacionar el Costo de costo del Almacenamiento almacenamiento por Unidad y el nmero de unidades

Sirve para comparar el costo Costo de almacenamiento por unidad almacenada y as decidir si es mas rentable Nmero de unidades subcontratar el servicio de almacenadas almacenamiento o tenerlo propiamente.

almacenadas en un perodo determinado Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribucin. Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancas a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un perodo determinado. Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribucin.

Costo por Unidad Despachada

Costo Total Operativo Bodega Unidades Despachadas

Nivel de Cumplimiento Del Despacho

Nmero de despachos cumplidos x 100 Nmero total de despachos requeridos

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribucin y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

Costo por Metro Cuadrado

Costo Total Operativo Bodega x 100 rea de almacenamiento

Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y as poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.

4.TRANSPORTE INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Medir el costo unitario de Comparativo transportar una del unidad respecto Transporte al ofrecido por (Rentabilidad los Vs Gasto) transportadores del medio. Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso

Costo Transporte propio por unidad

Costo de contratar transporte por unidad

Sirve para tomar la decisin acerca de contratar el transporte de mercancas o asumir la distribucin directa del mismo.

Nivel de Utilizacin de los Camiones

Capacidad Real Utilizada

Capacidad Real Camin (kg, mt3)

Sirve para conocer el nivel de utilizacin real de los camiones y as determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado

5. SERVICIO AL CLIENTE INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA Total de Pedidos no Entregados a Tiempo Total de Pedidos Despachados IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera.

Consiste en calcular el Nivel de porcentaje real cumplimiento de las entregas entregas a oportunas y clientes efectivas a los clientes Nmero y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregacin de los mismos. Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas Consiste en calcular el nmero de pedidos no facturados dentro del total de facturas

Facturas Emitidas con Errores Total de Facturas Emitidas

Calidad de la Facturacin

Generacin de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente prdida de ventas.

Causales de Notas Crdito

Total Notas Crdito Total de Facturas Generadas

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa por errores en la generacin de la facturacin de la empresa y que inciden negativamente en las finanzas y la reputacin de la misma. Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por facturar y su incidencia en las finanzas de la empresa

Total Pedidos Pendientes por Facturar Total Pedidos Facturados

Pendientes por Facturar

6 . FINANCIEROS INDICADOR DESCRIPCIN Est pensado para controlar los gastos logsticos en la empresa y medir el nivel de contribucin en la rentabilidad de la misma. FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Los costos logsticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor inters.

Costos Logsticos

Costos Totales Logsticos Ventas Totales de la Compaa

Consiste en calcular el porcentaje real de los Mrgenes de mrgenes de Contribucin rentabilidad de cada referencia o grupo de productos

Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y as tomar Venta Real Producto correctivos a tiempo sobre el Costo Real Directo Producto comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa.

Ventas Perdidas

Consiste en determinar el porcentaje del Valor Pedidos no Entregados costo de las ventas perdidas Total Ventas Compaa dentro del total de las ventas de la empresa De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operacin. Costos Operativos Bodegas Costo de las Ventas

Se controlan las ventas perdidas por la compaa al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados . De este manera se mide el impacto de la reduccin de las ventas por esta causa

Costo por cada 100 pesos despachados

Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a la ventas de la empresa.