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Agosto / 2011
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Fundao para o Desenvolvimento da Educao Departamento de Relaes com a APM Avenida So Lus, 99 5 andar Centro 01046-001 Fone: (11) 3158.4347 Fax: (11) 3158.4354 E-mail: drapm@fde.sp.gov.br Site: www.fde.sp.gov.br
1 Apresentao
Em cumprimento ao disposto na Clusula Terceira do Convnio FDE/APM1 e em atendimento a solicitao da Gerncia de Educao e Cidadania da Diretoria de Projetos Especiais da FDE, este texto tem o objetivo de instruir as APMs/Escolas beneficiadas, sobre a utilizao da verba do Programa Escola da Famlia, repassada em agosto de 2011, atravs do Convnio FDE/APM, alm de oferecer orientaes para a elaborao da respectiva Prestao de Contas. A verba repassada deve subsidiar e estimular as atividades desenvolvidas pelas Escolas junto s comunidades escolares, aos finais de semana, para o cumprimento dos objetivos do Programa, aprovados pela Coordenao Regional da Diretoria de Ensino. de primordial importncia a participao ativa dos(as) srs(as). Diretores(as) de Escola e suas APMs no cumprimento desta.
2 Finalidade da Verba
Esta verba destina-se a: I Incremento dos projetos locais em desenvolvimento e/ou criao de novos e para aquisio de materiais de limpeza e higiene; II Os materiais a serem adquiridos para os projetos tm como finalidade incrementar as aes que sero desenvolvidas dentro do Programa. Esta escolha caber aos responsveis pelo projeto, que formaro um Grupo de Estudos de Projetos GEP, composto por um universitrio, pelo educador profissional e pelo gestor, sendo permitida somente a aquisio de materiais de consumo. vedada a aquisio de materiais/bens permanentes, bem como a realizao de servios; III Os projetos a serem financiados sero analisados e aprovados pela Coordenao Regional de cada Diretoria de Ensino; IV Estaro disponibilizados no site do Programa Escola da Famlia os procedimentos (controles contbeis) necessrios para que a movimentao da aquisio de materiais de consumo possa ser registrada. Constaro nessa ferramenta o cadastramento, gerenciamento e controle de projetos e seus respectivos gastos, que sero monitorados pela Diretoria de Projetos Especiais da FDE;
Do Convnio FDE/APM: CLUSULA TERCEIRA Dos critrios na aplicao dos valores repassados. A FDE estabelecer, atravs de instrues especficas, as orientaes gerais sobre a aplicao dos recursos a serem repassados, o perodo de aplicao, bem como os critrios e os prazos para prestao de contas, se divergentes das Clusulas Nona e Dcima seguintes.
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V Os materiais de higiene e limpeza devero ser adquiridos conforme as necessidades locais; VI A aquisio de materiais dever obedecer ao equilbrio entre os quatro eixos norteadores do Programa; VII Cabe APM, juntamente com o GEP, cumprir rigorosamente o que consta nestas instrues, em relao utilizao e aos prazos da verba, com destino e fins especficos; VIII de responsabilidade de cada Unidade Escolar providenciar espao adequado para a guarda dos materiais adquiridos, que ficaro sob a superviso do Educador Profissional do Programa, para que possam manter sua qualidade original e tempo de vida til; IX Cabe ao corpo diretivo da Unidade Escolar informar e conscientizar a equipe de colaboradores e voluntrios que atuam juntamente com os freqentadores do Programa sobre a utilizao e conservao dos materiais adquiridos; X Para assegurar a qualidade dos materiais adquiridos, observamos que sejam contratadas empresas regularmente registradas, em dia com suas obrigaes legais e capacitadas tecnicamente, que possam efetivamente fornecer Notas Fiscais e garantias de procedncia. conveniente deixar em disponibilidade cpia ou 2 via das Notas Fiscais junto APM das Escolas, para eventuais auditorias da Coordenao.
3) Gastos Permitidos
Os itens indicados s podero ser adquiridos caso estejam relacionados aos Projetos em desenvolvimento na Escola e/ou novos. TEM Alicates Aparelho de Tear Manual Barbante, linha, l e tecidos para artesanato Bolas de futebol de salo Bolas de outras modalidades Bomba para encher bola Brinquedos diversos para brinquedoteca Caixa de primeiros socorros Caixas de madeira para decopage Camisetas para a equipe da Unidade Escolar Cartucho de tinta para impressora Colchonetes Corda de violo Escova de cabelo Escova de dente Espelho porttil Formas e assadeiras
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Grampeador para madeira Grampeador para papel Insumos para padaria artesanal (leo, farinha de trigo, acar e demais gneros alimentcios) Jogos de camisa, coletes, meies e shorts Luvas de boxe Mquina de costura manual (descartvel) Material para manuteno de instrumentos musicais Medalhas e trofus Mdias de CD e DVD virgem Mudas de plantas, terras, sementes, grama Papel sulfite Par de antenas (vlei) Peas de cermica Pedra para o forno da padaria artesanal Pincis para artesanato Placa de MDF Pregos e parafusos Produtos de beleza para Projetos relacionados Quimono Raquete de tnis de mesa Rede de vlei, futebol e basquete Revistas (tric, ponto cruz) para Projetos relacionados Revlver de cola quente Sombrinha de frevo para aulas de dana Tecido Telas para pintura Telhas para projetos artesanais Tesoura Tinta para pinturas em artesanato Tintas para o projeto grafitagem Touca para luzes (cabelo)
OBSERVAO IMPORTANTE: Para aquisio de outros materiais, no relacionados acima, favor entrar em contato previamente com a Gerncia de Educao e Cidadania da FDE, por meio do telefone (11) 3158-4251 (sr. Maurcio) ou do email pef.repasse@fde.sp.gov.br .
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Do Convnio FDE/APM: CLUSULA DCIMA Dos perodos e das pocas das prestaes de contas. A APM prestar contas FDE das verbas recebidas segundo os critrios definidos na Clusula Nona e em instrues especficas, em prazo mximo de 15 (quinze) dias aps o perodo estabelecido para aplicao dos recursos.
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DECRETO N. 34.350, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1991 Dispe sobre pesquisa de preos para orientao das compras no servio pblico estadual. Luiz Antonio Fleury Filho, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais e vista do disposto nos artigos 15, inciso II, 41, inciso III e 44, 3, da Lei n. 6.544, de 22 de novembro de 1989, Decreta:
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As aquisies sempre devem ser efetuadas das empresas que oferecerem o menor preo unitrio de cada item, e no daquela que oferecer o menor preo global apresentado na planilha. Assim, para uma mesma Pesquisa Prvia de Preos poder haver mais de um fornecedor, para aquisio dos itens pesquisados. Por se tratar de recursos pblicos, todas as compras ou contratao de servios com verbas repassadas pela FDE esto sujeitas s disposies contidas na Lei Federal n 8.666/934 e suas alteraes (Lei de Licitaes e Contratos da Administrao Pblica).
(Consultar sempre que a APM pretender adquirir produtos/mercadorias ou contratar servios) Aps acessar o site indicado, selecionar o link Empresa - Servios e Informaes para Pessoa Jurdica e, na seqncia, clicar em Cadastro - CNPJ. Na tela que se abre clicar em Emisso de Comprovante de Inscrio e Situao Cadastral e, em seguida, digitar o n do CNPJ da empresa e os caracteres que aparecem na tela. Ser apresentado o Carto do CNPJ da empresa consultada, sendo que o campo Situao Cadastral deve conter status ATIVA.
Artigo 1 - As compras dos rgos da administrao pblica direta, das autarquias, das fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, das empresas em cujo capital o Estado tenha participao majoritria, bem como das entidades direta ou indiretamente controladas pelo Estado, sero precedidas de pesquisa de preos, em pelo menos 3 (trs) estabelecimentos, cadastrados ou no, que comercializam os bens objeto da licitao. 1 - Os resultados da pesquisa de preos de que trata este artigo, subscrito pelo servidor por ela responsvel, devero ser juntados ao processo de compra anteriormente data designada para julgamento da licitao. 2 - Excetuam-se do disposto neste artigo as compras de gneros alimentcios perecveis, realizadas em localidades dotadas de centro de abastecimento. Artigo 2 - As comisses julgadoras de licitaes, permanentes ou especiais, qualquer que seja o critrio e o resultado do julgamento da licitao, devero demonstrar, em ata, que os preos oferecidos no so incompatveis com os apurados na forma do artigo 1 deste Decreto. Artigo 3 - A exigncia contida nos artigos anteriores se aplica, tambm, nos casos de dispensa de licitao. Artigo 4 - Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 11 de dezembro de 1991.
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O texto completo da Lei n 8.666, de 21/06/1993, pode ser consultado no site da Casa Civil da Presidncia da Repblica, em
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8666cons.htm.
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Nota
Fiscal
da
empresa
A ausncia do Carto do CNPJ na Prestao de Contas implica na glosa da Nota Fiscal correspondente.
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Se o usurio que est fazendo a consulta no site da Junta Comercial possuir cadastro na Nota Fiscal Paulista, da Secretaria de Estado da Fazenda, possvel consultar e imprimir a Ficha Cadastral Completa da empresa, com todas as eventuais alteraes promovidas em seu Contrato Social. Para tanto, basta digitar o nmero do CPF do usurio e a senha da Nota Fiscal Paulista, nos campos apropriados do site da Junta Comercial a partir do item b acima.
SINTEGRA ( www.sintegra.gov.br )
(Consultar sempre que a APM pretender adquirir produtos/mercadorias. No necessrio consultar quando se tratar de prestao de servio.)
Aps acessar o site indicado, clicar no mapa do Estado de So Paulo (ou do Estado onde a empresa est estabelecida), digitar os caracteres que aparecem na tela, bem como o n do CNPJ ou da Inscrio Estadual da empresa. Ser apresentada a Consulta Pblica ao Cadastro do Estado de So Paulo (ou do Estado onde a empresa est estabelecida), sendo que o campo Situao Cadastral Vigente deve apresentar status HABILITADO. Imprimir essa pgina da internet e juntar Nota Fiscal da empresa correspondente, na Prestao de Contas. A ausncia da pgina do Sintegra na Prestao de Contas implica na glosa da Nota Fiscal correspondente.
Na hiptese de ser apresentado algum outro status no Carto do CNPJ ou no Sintegra, a APM no poder realizar a compra do produto/mercadoria ou contratar o servio com a empresa consultada, pois a informao indicar que a empresa mantm pendncia com o fisco federal ou estadual.
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Devem trazer no rodap ou na lateral direita os dados da grfica que imprimiu o talonrio (nome, endereo, CNPJ, Inscrio Estadual e CCM), data e quantidade da impresso, o nmero de ordem da primeira e da ltima Nota impressa e o nmero da AIDF Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais. Devem trazer, tambm, o nmero do CNPJ da empresa emitente, impresso tipograficamente. Somente com nmero de CNPJ possvel realizar a consulta da situao cadastral da empresa no site da Secretaria da Receita Federal do Brasil. Se na Nota Fiscal apresentada no constar o nmero do CNPJ impresso tipograficamente, mas o nmero do CPF do emitente, trata-se de documento de
OBSERVAO IMPORTANTE: Nas Prestaes de Contas de verbas repassadas pela FDE so aceitas Notas Fiscais convencionais, exceto se houver determinao legal (municipal ou estadual) que obrigue a empresa a emitir Nota Fiscal Eletrnica.
Artigo 202 do Regulamento do ICMS de So Paulo: Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, devero ser conservados, no mnimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos e, quando relativos a operaes ou prestaes objeto de processo pendente, at sua deciso definitiva, ainda que esta seja proferida aps aquele prazo (Lei 6.374/89, artigo 67, 5).
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O DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica o documento que a APM dever apresentar em suas Prestaes de Contas como comprovante da despesa. A Nota Fiscal eletrnica e o DANFE devero ser emitidos em nome e com o CNPJ da APM da Escola detalhando a mercadoria adquirida.
Ajuste SINIEF CONSELHO NACIONAL DE POLTICA FAZENDRIA - CONFAZ n 1 de 30.03.2007 Dirio Oficial da Unio de 04/04/2007 Altera o Convnio S/N, que institui o Sistema Nacional Integrado de Informaes Econmico-Fiscais. O Conselho Nacional de Poltica Fazendria - CONFAZ, na sua 125 reunio ordinria, realizada em Natal, RN, no dia 30 de maro de 2007, tendo em vista o disposto no art. 199 do Cdigo Tributrio Nacional (Lei n 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolve celebrar o seguinte AJUSTE Clusula primeira: Fica acrescentado o 1-A ao art. 7 do Convnio S/N, de 15 de dezembro de 1970: " 1-A Fica permitida a utilizao de carta de correo, para regularizao de erro ocorrido na emisso de documento fiscal, desde que o erro no esteja relacionado com: I - as variveis que determinam o valor do imposto tais como: base de clculo, alquota, diferena de preo, quantidade, valor da operao ou da prestao; II - a correo de dados cadastrais que implique mudana do remetente ou do destinatrio; III - a data de emisso ou de sada.". Clusula segunda: Este ajuste entra em vigor na data de sua publicao no Dirio Oficial da Unio.
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Por isso, antes de efetuar o pagamento s empresas, cabe APM verificar se a Nota Fiscal foi emitida corretamente: data da emisso, nome e n do CNPJ da APM, descrio, quantidade e valor dos produtos ou servios.
Caso determinado item da Nota Fiscal seja glosado na anlise da Prestao de Contas e a mesma Nota Fiscal for reapresentada com Carta de Correo informando item diferente, obrigatrio anexar justificativa detalhada sobre o fato, assinada pelo(a) Diretor(a) Executivo(a) da APM, alm de manifestao do Conselho Fiscal a respeito.
10 Carimbo Obrigatrio nas Notas Fiscais e Guias de Recolhimento de Impostos Retidos na Fonte
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Para atender ao estabelecido no inciso V, artigo 218, das Instrues n 01/20087, do Tribunal de Contas do Estado, todos os documentos comprobatrios de despesas, apresentados na Prestao de Contas desta verba, devero conter obrigatoriamente um carimbo de acordo com o seguinte modelo e informaes:
rgo Concessor: FDE FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO Norma Autorizadora: Convnio n __________
Despesa em conformidade com o Manual de Instruo n _________ Despesa Paga com o Cheque n ________________
O carimbo dever ser aposto na frente ou verso de todas as Notas Fiscais, guias de recolhimento de impostos ou outros documentos comprobatrios de pagamentos, que forem includos na Prestao de Contas. Na hiptese de o carimbo ser aposto no verso dos documentos, a parte carimbada no poder ser colada em folha de papel, para permitir sua leitura. O preenchimento das informaes no carimbo dever obedecer ao que segue:
informar o n do Convnio celebrado entre a APM e a FDE (pode ser verificado no Termo de Convnio ou no Relatrio de Prestao de Contas).
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O texto completo das Instrues n 01/2008, do TCE, pode ser lido no site www.tce.sp.gov.br, clicando no link Instrues do bloco Legislao e Normas. Pgina 12 de 27
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A Agenda de Eventos Financeiros da APM no Sistema GDAE (1 tela aps serem inseridos o login e senha e selecionado o Mdulo Financeiro) uma importante fonte de informaes dos repasses efetuados pela FDE, bem como onde podem ser lidos e impressos os textos com Manuais de Instruo e Comunicados de interesse da APM emitidos e distribudos rede de ensino a partir de 2008, alm de tambm poder ser verificado o status e o saldo financeiro de cada Prestao de Contas. Ao entrar na Agenda sero relacionados todos os repasses, Manuais de Instruo, Comunicados e Prestaes de Contas ativos, ou seja, aqueles que a APM ainda no deu cincia. Para dar cincia em cada um dos itens, clicar no cone correspondente.
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- Clicando no cone correspondente, a APM dar cincia do repasse e poder verificar sua finalidade, data do repasse, perodo de utilizao do repasse, data limite da emisso da Prestao de Contas, valor repassado e conta-corrente onde o valor foi creditado; - clicando no boto Manual de Instruo e, na prxima tela no boto Download, a APM ter acesso ao texto Manual Geral para Elaborao da Prestao de Contas das Verbas Repassadas pela FDE.
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status do Cadastro das empresas no Carto do CNPJ e Sintegra, para que as Notas Fiscais no sejam rejeitadas na Prestao de Contas). Em seguida, acessar a tela Agenda de Eventos Financeiros. Localizar a Prestao de (Executar, ltima figura direita). Ser Contas Escola da Famlia 2011, clicar no cone aberta a tela Lista de Lanamentos de Prestao de Contas, podendo ser iniciada a digitao das informaes abaixo:
1) O boto Nota Fiscal, que deve ser utilizado para informar os dados da Nota Fiscal da empresa contratada (n, data de emisso, n do CNPJ, valor pago), alm da data de emisso, n do cheque utilizado para o pagamento e n de itens da Nota Fiscal; 2) O boto Pesquisa de Preos deve ser utilizado para o lanamento de todas as Pesquisas Prvias de Preos que deram origem s aquisies feitas pela APM (verificar o Manual de Instruo FDE/DRA n 005/2011); 3) O boto Tributao / Outras Sadas deve ser utilizado para o lanamento dos recolhimentos de impostos retidos na fonte (INSS, IR, ISS, PIS, COFINS, CSLL), despesas autorizadas com registros em cartrio, etc., informando, tambm, o n do cheque utilizado para o pagamento/recolhimento e data de sua emisso. No campo Descrio informar o n da Nota Fiscal e nome da empresa a que se refere o recolhimento do imposto retido; 4) O boto Recursos Prprios deve ser utilizado para o lanamento de valores de pagamento de despesas que excederam o valor repassado. Esse valor dever ter sido depositado previamente pela APM na conta-corrente especfica do Convnio; 5) O boto Rendimentos deve ser utilizado para o lanamento de valores obtidos com a aplicao financeira do recurso recebido e no utilizado imediatamente aps o recebimento; 6) O boto Devoluo de Verba deve ser utilizado para o lanamento de valores devolvidos FDE por no ter sido gasto ou por conta de glosa de documentos que no mais sero aceitos na Prestao de Contas; 7) Aps o lanamento de todos os itens acima, clicar no boto Verificar. Ser aberta a tela Ocorrncias de Fechamento da Prestao de Contas. Se porventura ocorreu algum erro na digitao dos dados, ser apresentada a mensagem Verificao Apresenta Erros. Voltar e Corrigir os Erros Apontados. Se tudo foi feito corretamente, ser apresentada a mensagem Verificao No Apresenta Erros.
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8) Finalmente, clicar no boto Concluir no final da pgina. A Prestao de Contas ser encerrada e no ser mais possvel inserir nenhum documento. O status da Prestao de Contas ser alterado para Aguardando Avaliao. 9) Clicar no boto Imprimir Prest.Contas e digitar as informaes solicitadas na tela que se abre (Local, data e nome dos Diretores Executivo e Financeiro da APM). Ao clicar no boto OK, ser aberto para impresso o Relatrio de Prestao de Contas que, para ser enviado ao DRA/FDE, deve estar, obrigatoriamente, com o campo Situao Atual indicando Aguardando Avaliao. O Sistema GDAE impedir que a Prestao de Contas seja analisada pelo DRA/FDE se no constar o status Aguardando Avaliao no Relatrio de Prestao de Contas.
O Relatrio de Prestao de Contas deve ser assinado pelos srs. Diretores Executivo e Financeiro da APM ou, em suas ausncias, por seus vice-diretores legalmente eleitos.
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Os funcionrios do DRA/FDE no tm permisso de acesso para incluir, alterar ou excluir qualquer item lanado pela APM em sua Prestao de Contas no Sistema GDAE. No trabalho de anlise da Prestao de Contas permitido apenas Aprovar ou Reprovar o item lanado. Sugerimos que o responsvel pelo preenchimento da Prestao de Contas no Sistema GDAE organize um rascunho com todas as informaes que devero ser lanadas e, ao digitar no Sistema, salvar a cada item, de modo a evitar perda de dados. Sugerimos, ainda, que os lanamentos sejam feitos no Sistema na medida em que os gastos forem concretizados. Isso evitar eventuais problemas de ltima hora e os saldos podero sempre ser checados e conciliados com o valor disponvel na conta-corrente especfica para o recebimento dos recursos do Convnio. Recomendamos no deixar essa tarefa para os ltimos dias do prazo estabelecido, pois o Sistema GDAE pode ficar sobrecarregado, dificultando o trabalho. Ao receber a Prestao de Contas de volta, depois de analisada pelo DRA/FDE, a APM deve consultar seu status no Sistema GDAE ou no bloco Exclusivo FDE do Relatrio de Prestao de Contas. Se o status no for de APROVADA, verificar no Sistema GDAE as providncias que devem ser adotadas. Os documentos aceitos como comprovao dos gastos recebero um carimbo com os dizeres Verificado FDE-APM. Aqueles que no contiverem esse carimbo foram glosados. Nesse caso, verificar como proceder no item 17 deste documento.
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ocasionaro a glosa da Nota Fiscal correspondente; 4) Extrato Bancrio do perodo de utilizao da verba, demonstrando o depsito do recurso repassado e a compensao de todos os cheques emitidos para o pagamento das despesas (cpia); 5) Recibo de Depsito do valor devolvido FDE, quando for o caso; 6) Termo de Cincia que consta na ltima pgina deste texto. As informaes necessrias ao seu preenchimento podem ser digitadas diretamente nos campos correspondentes (nome e n do RG do Educador Profissional, do Gestor e do Educador Universitrio, nome da Diretoria de Ensino e da Escola e data). Em seguida imprimir o Termo de Cincia e colher as assinaturas. Esse documento ficar arquivado na Gerncia de Educao e Cidadania da FDE; 7) Parecer do Conselho Fiscal da APM, devidamente datado, com nome legvel e assinatura dos srs. conselheiros fiscais, recomendando a aprovao das aquisies de mercadorias ou servios pagos com a verba. A ausncia deste documento acarreta a reprovao total da Prestao de Contas (ATENO: Este documento no pode conter data anterior da ltima aquisio ou prestao de servio feita pela APM com esta verba, e que consta em Nota Fiscal apresentada na Prestao de Contas).
Antes do encaminhamento da Prestao de Contas Diretoria de Ensino, checar se todos os documentos acima esto juntados. A ausncia de qualquer um deles acarretar a devoluo da Prestao de Contas para regularizao, atrasando o processo de conferncia/anlise e prejudicando a APM, a Escola e os alunos.
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6) Parecer do Conselho Fiscal da APM. Sugerimos, tambm, numerar sequencialmente todas as folhas includas na Prestao de Contas, de forma legvel, de preferncia no lado superior direito, sendo que o Parecer do Conselho Fiscal dever receber o ltimo nmero.
As Prestaes de Contas devem ser encaminhadas para o Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE, atravs da estrutura da Diretoria de Ensino para que as partes tenham controle do encaminhamento e recebimento dos documentos. Jamais incluir originais de documentos de Prestaes de Contas em outros expedientes cujo destinatrio expresso no seja o Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE, e a finalidade no seja sua anlise (por exemplo, expediente de resposta a cobranas). Nesses casos, deve-se tirar cpia dos documentos expedientes e manter os originais sob guarda da APM. para instruir tais
Os documentos originais s devem ser encaminhados ao DRA/FDE acompanhados de todos os documentos obrigatrios da Prestao de Contas, para anlise ou quando solicitados formalmente e por escrito.
Prestao de Contas no Sistema GDAE ainda no est esgotado. Verificar o prazo no Manual de Instruo correspondente;
Atrasada: indica que a APM no concluiu os lanamentos das despesas na Prestao de Contas no prazo determinado no Manual de Instruo correspondente. A manuteno desse status pode impedir a APM de receber futuros repasses; Aguardando Avaliao: indica que a APM concluiu a Prestao de Contas no Sistema GDAE, mas esta ainda no foi analisada pelo DRA/FDE; Aprovada: indica que todos os documentos enviados para anlise foram verificados e considerados Aprovados. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada;
1 ou 2 Perodo da verba de Manuteno do Prdio e indica que a Prestao de
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Contas foi aprovada com ressalvas, ocorrendo a glosa de algum item que poder ou no ser corrigido e reapresentado no prximo perodo. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada. Esse status tambm permanece inalterado, para manter o histrico das avaliaes;
Reprovada: indica que, avaliada pelo DRA/FDE, a Prestao de Contas teve um ou mais itens glosados. Deve ser refeita com as correes apontadas no Sistema GDAE (motivo das glosas), concluda e encaminhada ao DRA/FDE para nova anlise. A manuteno desse status pode impedir a APM de receber futuros repasses.
Para verificar o status e saldo financeiro de cada Prestao de Contas da APM no Sistema GDAE, a partir de sua implantao em janeiro de 2006, tambm podem ser
seguidos os seguintes procedimentos: - Na barra de tarefas do Sistema GDAE, selecione Utilitrios e, em seguida, Consulta; - No prximo menu selecione Resumo Financeiro da Entidade; - No campo Perodo da prxima tela, digite o ano inicial e final da consulta a ser realizada; - Em seguida, clique no boto Pesquisar; - A prxima tela relacionar todos os repasses recebidos pela APM no perodo indicado para a consulta, com as informaes do status de cada Prestao de Contas, valores repassados, valores das despesas aprovadas, devolues e saldo atual; - possvel gerar uma planilha em Excel com essas informaes, clicando no boto Gerar Planilha no final da pgina. Todas as prestaes de contas devem ter o saldo financeiro zerado, com a apresentao de documentos fiscais vlidos e/ou com a devoluo do saldo financeiro do recurso recebido. Apenas no caso da verba de Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares, os recursos podem ser utilizados at o dia 31 de dezembro de cada ano, quando, ento, a prestao de contas final tambm dever apresentar saldo zero (saldos remanescentes do 1 e 2 Perodos podem ser acumulados e utilizados at o 3 Perodo).
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Se a indicao for de EXCLUDO DEFINITIVAMENTE, o comprovante no poder ser reapresentado. Toda indicao de item glosado trar no Sistema GDAE, em seguida, um lanamento automtico do Retorno da Glosa, que corresponde ao retorno do valor glosado para o saldo da prestao de contas. Ateno: se diversos itens do documento forem glosados e tratarem do mesmo erro, a figura estar habilitada s uma vez, pois a mesma informao vale para as demais. Atendida a recomendao para possvel soluo, necessrio relanar o item glosado e reencaminhar o documento ao DRA/FDE com outros eventuais documentos solicitados, acompanhados do novo Relatrio de Prestao de Contas (com status Aguardando Avaliao), devidamente datado e assinado, para reanlise.
Para manter o histrico dos lanamentos e das avaliaes, os itens glosados no so alterados nem excludos do Sistema.
Se no houver possibilidade de soluo para regularizar o item glosado, o valor correspondente dever ser devolvido FDE, de acordo com orientaes contidas no item 18 deste texto.
Quando a APM enviar Prestaes de Contas ao DRA/FDE para reavaliao, no necessrio encaminhar os documentos j aprovados. Encaminhar apenas as Notas Fiscais relanadas e outros documentos solicitados (Pesquisa Prvia de Preos, guias de recolhimento de impostos, cpia do extrato bancrio, etc.), acompanhadas do novo Relatrio de Prestao de Contas devidamente datado, assinado e com status Aguardando Avaliao.
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INFORMAO Nmeros da Agncia e Conta C da FDE, acima indicados Nmero do CNPJ da APM 2011 APM EE xxxxxxxxxxxxxx (nome da APM que est depositando) Escola da Famlia 2011
OBSERVAO: Deve ser efetuado um depsito especfico para cada verba, com a indicao correta do seu nome, de acordo com o campo Identificador 4, acima. Essas informaes devem constar no Recibo de Depsito fornecido pelo banco APM, conforme modelo a seguir:
O valor depositado dever ser lanado imediatamente no Sistema GDAE Mdulo Financeiro, na verba correspondente, com a data correta do depsito. O comprovante ter que ser juntado Prestao de Contas que dever ser encaminhada ao DRA/FDE. Para tanto, acessar a tela Lista de Lanamento de Prestao de Contas e clicar no boto Devoluo de Verba para fazer o lanamento. Dessa forma, o Relatrio de Prestao de Contas dever ficar com o saldo regularizado. No dia seguinte ao depsito, a FDE receber um relatrio do Banco do Brasil S/A., com as informaes contidas nos depsitos, que devero estar compatveis com os lanamentos do Sistema GDAE. Assim, poder ser realizada a conciliao da entrada do recurso na Conta da
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FDE com o lanamento no Sistema GDAE, identificando contabilizando o recurso corretamente na verba de origem.
APM
depositante
Caso o depsito e o lanamento no Sistema GDAE no sejam efetuados de acordo com estas orientaes, a APM poder ficar prejudicada na conferncia e anlise de sua Prestao de Contas at que a situao seja devidamente elucidada. Esse procedimento obrigatrio tambm quando a APM devolver o valor integral repassado, para que a Prestao de Contas possa ser Aprovada no Sistema GDAE (verificar o item 16 deste texto, que trata do status das Prestaes de Contas).
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Na hiptese de vir a ser determinado bloqueio judicial de recursos da conta-corrente do Convnio FDE/APM, necessrio informar imediatamente o DRA/FDE, encaminhando mensagem para o e-mail que consta no item 23 deste texto. O mesmo procedimento deve ser adotado quando vier a ocorrer o desbloqueio judicial.
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Por se tratar de recursos pblicos, as Prestaes de Contas das verbas repassadas pela FDE so auditadas por rgos de controle, tais como Tribunal de Contas do Estado, Secretaria da Fazenda do Estado, auditorias interna e externa, etc. O estrito cumprimento das orientaes contidas neste texto evitar que a APM receba notificaes desses rgos para justificar e/ou sanar eventuais irregularidades. Todos os documentos que compem as Prestaes de Contas devem ser mantidos sob guarda da APM e arquivados por, no mnimo, 10 (dez) anos a contar da aprovao das contas da FDE. Comprovantes de recolhimento Previdncia Social (GPS) e GFIP devem permanecer arquivados por, pelo menos, 30 (trinta) anos. Esses documentos devem estar disposio e serem apresentados, quando solicitados, FDE, aos rgos da Secretaria da Educao, Corregedoria Geral da Administrao, ao Ministrio Pblico, aos acima citados, fiscalizao federal, estadual ou municipal, etc.
Detalhamento da dvida a ser esclarecida; Nome do(a) remetente da mensagem e cargo ocupado na APM, Escola ou Diretoria de Ensino; Nome da APM/Escola; Nome da Diretoria de Ensino; Nmero do Convnio celebrado com a FDE e n do CIE da Escola.
A consulta deve ser realizada antes que a APM tenha adotado a medida objeto da dvida. Aps o fato consumado, o Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE, no ter como oferecer alternativas para colaborar na soluo do problema. O Departamento de Relaes com a APM (DRA) no fornece informaes, instrues e orientaes a empresas e pessoas fsicas contratadas pela APM, escritrios de contabilidade, etc.
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(Texto distribudo por e-mail s Coordenadorias de Ensino e Diretorias Regionais de Ensino. Inserido na Agenda de Eventos Financeiros de cada APM conveniada e beneficiada com a verba, no Sistema GDAE, para leitura, impresso e download.)
FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO - FDE DEPARTAMENTO DE RELAES COM A APM - DRA
30 de Agosto de 2011
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Termo de Cincia
Declaramos estar cientes dos gastos relativos verba destinada aos Projetos locais, para a aquisio de materiais de consumo, higiene e limpeza dos Projetos selecionados pelo Grupo de Estudo de Projetos GEP composto por um educador universitrio, pelo educador profissional e pelo gestor, destinados ao fortalecimento dos Projetos Locais do Programa Escola da Famlia.
Declaramos ainda estar cientes de que tal repasse no se destina a compra de materiais/bens permanentes, bem como a realizao de servios.
_______________________________________ Educador Profissional Nome: _____________________________ R.G.: _________________________ _______________________________________ Gestor Nome: _____________________________ R.G.: _________________________ _______________________________________ Educador Universitrio Nome: _____________________________ R.G.: _________________________ Diretoria de Ensino da Regio: Escola Estadual Data _____________________________
________________________________________
____/____/2011.
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