UNIDAD DE AUDITORA DE PROYECTOS DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRDITO (APROMUC)

CORRESPONDIENTE AL HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

Gua Operativa de Programacin de las Auditoras

Introduccin La secuencia de etapas que habitualmente se verifican al llevar a cabo una auditoria podemos decir que son tres, planificacin, ejecucin y conclusin. stas implican que la auditoria es un proceso secuencial con punto de partida y otro de terminacin. Nos ocuparemos especficamente a la etapa de planificacin, la cual lleva implcito dos objetivos bsicamente, el primero que la actividad resulte efectiva, permitiendo llegar al cumplimiento de los objetivos perseguidos y el segundo, que la actividad resulte eficiente, es decir, que asegurada la efectividad, la misma se alcance utilizando los recursos y tiempos estrictamente necesarios. Se ha sealado que la planificacin puede dividirse en dos momentos distintos, en el primero se define cul ser la estrategia a seguir sobre la base del conocimiento e informacin mantenida por la entidad a auditar y se la denomina planificacin estratgica. El segundo momento, luego de definir la estrategia global, se discriminan para cada uno de los distintos componentes cules son los procedimientos a realizar para completar esa estrategia y se detalla cmo se llevarn a cabo, se la denomina planificacin detallada. Planificacin Estratgica Los siguientes son aspectos necesarios a considerarse para cumplimentar esta etapa. Uno es el conocimiento acumulado del ente, es decir, para el caso de un auditoria recurrente es importante, ya que se acumulan conocimientos del negocio, su medio de control, su gerencia y sus sistemas de informacin, contabilidad y control; es decir tenemos un conocimiento anterior sobre los riesgos inherentes y situacin del control interno imperante en la entidad. As, la evidencia obtenida como parte de exmenes anteriores, por lo general, contina teniendo relevancia. El enfoque de la auditoria aprovecha permanentemente estas realidades confiando, en las circunstancias apropiadas, en la evidencia de control obtenida en aos anteriores. Para el caso de primeras auditoras, ofrecemos la siguiente gua de consideraciones que deben realizarse a los efectos de una adecuada planificacin estratgica: Obtener informacin sobre el tipo de ente a auditar, en cuanto a su estructura jurdica y/o requerimientos legales, estados financieros y todo otro tipo de informacin inherente a efectos de definir los componentes del ente, adems de requerir sobre su situacin econmica, poltica de ventas, etc. Conocer sobre la naturaleza del negocio a que el ente se dedica, para definir los procedimientos de auditoria que resulten necesarios, de acuerdo con el rubro de productos y/o actividades que genera. Evaluar el control interno, a travs de analizar el ambiente de control; por ste ltimo podemos definir que refleja la actitud y compromiso que tiene la gerencia para establecer un clima positivo a la implantacin y ejecucin de operaciones controladas de los negocios ya que un ambiente de control fuerte, permite depositar confianza en los controles; tambin los sistemas de informacin, adems habra que definir naturaleza y alcance de los sistemas del ente, s posee procesamiento computarizado o manual, cul es el software de sistemas con que opera, configuracin y estructuras de las operaciones computarizadas.

Definir los trminos de referencia, que consiste en determinar cules son las responsabilidades que el auditor asume en el trabajo, cules sern sus responsabilidades en materia de informes, informes especiales, restricciones al alcance del trabajo Una vez satisfechas las anteriores tareas se procede a dividir el conjunto de la labor de auditoria en partes manejables, denominada componentes. Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relacin directa con partidas presentadas en los estados financieros. Por ejemplo, ciclo ventas/cuentas a cobrar/cobranzas; otro compras/cuentas a pagar/pagos; otro existencias/costos de produccin, entre otros. Divididos los estados contables en componentes, corresponde definir el enfoque de auditoria a aplicar y en dicho enfoque influirn dos elementos, el ambiento de control y los riesgos inherentes. Un anlisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitir concentrar la labor de auditoria total en aquellas reas que presentan mayor riesgo. Planificacin detallada En la etapa anterior se trabaja con la auditoria en su conjunto, como un todo, en cambio en sta etapa se trabaja cada componente en particular, en forma separada del resto de los componentes. Como hemos dicho la tarea del auditor al planificar estratgicamente, consiste en concentrar los esfuerzos de auditoria en las reas de mayor riesgo y, en particular, en lo que se denominan afirmaciones. Las afirmaciones son el eje central de la labor de auditoria a realizar. Hay muchas afirmaciones subyacentes en un juego de estados financieros. Las afirmaciones son manifestaciones que realiza la gerencia cuando presenta los estados financieros, estn divididos en tres grupos: veracidad, integridad y valuacin y exposicin. Veracidad, trata de determinar si el ente es propietario o posee derechos respecto a los activos registrados y ha contrado los pasivos contabilizados, si los activos, pasivos y transacciones son reales, si los activos existen, si las transacciones han ocurrido y si estn debidamente autorizadas. Integridad, analiza si todas las transacciones estn contabilizadas, incluidas en los estados financieros, registradas en las cuentas correctas, adecuadamente acumuladas y registradas en l, o atribuidas al perodo contable correcto. Valuacin y exposicin, analiza si cada transaccin esta correctamente calculada y reflejada por su monto apropiado; si los activos y pasivos estn correctamente valuados, cada uno de acuerdo con su naturaleza y normas contables aplicables y se reflejan los hechos y circunstancias que afectan su valuacin. La definicin de estas afirmaciones sirve para determinar, sobre la base de la evaluacin preliminar de riesgo inherente y de control, qu grupo esta ms afectado por la presencia de determinado nivel de riesgo.

Para la seleccin de los procedimientos de auditora, corresponder tener en cuenta cul es toda la gama posible de procedimientos a aplicar. Los procedimientos posibles responden a dos grupos: Los procedimientos sustantivos y las pruebas de controles; a su vez dentro de los procedimientos sustantivos estn incluidos los procedimientos analticos y las pruebas detalladas de transacciones y saldos. Los procedimientos de auditora seleccionados constituyen la base para la preparacin del programa de trabajo. El programa de trabajo es el detalle, para cada procedimiento, de los pasos necesarios a seguir en el momento de su ejecucin con indicacin del alcance a aplicar y la oportunidad de su aplicacin. Administracin del trabajo Una vez que el trabajo ha sido planeado, se pone en marcha, lo que implica la necesidad de vigilar su desenvolvimiento, actualmente existen diversas herramientas que coadyuvan en la tarea al auditor responsable, la realizacin de planillas de tiempos dnde se discriminan las diferentes tareas por reas, las horas estimadas por colaborador y el vuelco de su desarrollo real en las mismas. Para ello se cuentan con software como planillas de clculo Excel. Asimismo, relativo a la extensin sobre la base de las tareas y tiempos estimados pueden desarrollarse a travs de grficos Gantt, por medio de software como el Project. La revisin del trabajo realizado por asistentes debe ser practicada tan pronto como sea posible a partir del momento en que la tarea ha sido completada, de tal manera que cualquier duda que requiera aclaracin pueda ser solucionada cuando todava lo realizado por el colaborador se encuentra fresco en su mente. Formularios y/o guas prcticas A continuacin ofrecemos un modelo de Memorando de Planeamiento:

MEMORANDO DE PLANEAMIENTO

Cliente: Estados contables al: Preparado por: Revisado por:

I. Plazos para presentar los informes

1. Dictamen y estados contables auditados: 2. Carta con recomendaciones sobre control interno y otros aspectos surgidos de la auditoria: (Solicitado por la entidad segn carta del ver legajo de correspondencia).

II. Aspectos de control interno

1. Ver nuestra carta del 2. En particular, tener en cuenta los prrafos: -sobre la necesidad de controlar adecuadamente los cortes de gastos al cierre del ejercicio. -sobre conformidad de remitos de proveedores sin salvedades, a pesar de no haberse procedido al control de calidad previo.

III. Principios contables

( Se destacan observaciones correspondientes a la verificacin en cuanto a la aplicacin de los PCGA)

IV. Otras situaciones que pueden afectar nuestro trabajo:

1. El uso de ciertos componentes qumicos que la empresa posee han sido recientemente prohibidos por resolucin de la Secretaria de Medio Ambiente. La sociedad est considerando constituir previsiones para su desvalorizacin o lograr el reembarque al proveedor del exterior.

V. Sugerencias para mejorar el programa de trabajo:

1. Adelantar la visita preliminar para as discutir con la entidad de problemas contables que pueden requerir la realizacin de ajustes a las cifras de los estados financieros. 2. Emplear cursogramas para evaluar el sistema de control interno en las reas de compras, pagos,cobranzas,etc. 3. Examinar ajuste retroactivo de diferencias temporarias acumuladas al ..(Impuesto a las Ganancias) en visita preliminar.

VI. Programa de visitas Tiempo a emplear(estimacin provisoria) En las oficinas del cliente: Visita preliminar (*).. 200 Presencia en inventarios .. 20 Visita final.......... 300 520 Supervisin ......... 50 Tareas de oficina .. 40 610 Horas

(*) Incluye arqueos y pedidos de confirmaciones a deudores y acreedores

VII. Colaboracin del cliente

a) preparar, bajo nuestra supervisin, los pedidos de confirmaciones a clientes y proveedores

Planilla de control de tiempos Visita preliminar

TOTAL ACUM.

Cliente:__________________________ TAREAS

TOTAL DEL MES

TOTAL PLAN DESVO S

General Patrimonio Neto Pasivos a largo Plazo Bienes de Uso, etc. Compras, etc. Sueldos y cargas sociales. Existencias y costo de ventas Ventas y deudores por ventas Caja y Bancos. Inversiones Otras cuentas a cobrar Intangibles Otras cuentas a pagar Intangibles Resultados Contingencias Resultados Estado de origen y aplicacin de fondos

Estados contables Otros informes Confeccion: Supervis:

Ejemplo de un programa de trabajo para un ciclo de transacciones:

Aqu debemos destacar que se deben incluir en el mismo alcance de las tareas y el clculo de horas previstas para cada tarea y luego asimilar las horas reales insumidas.

PROGRAMA DE TRABAJO

Empresa: XX Auditoria al: /./ Area: Ventas y cuentas a cobrar por ventas Objetivo: Determinar 1) Si las ventas contabilizadas son reales. 2) Si todas las ventas efectuadas se encuentran contabilizadas 3) Si las cuentas a cobrar que aparecen en libros son de titularidad de la empresa( en particular que no se encuentren cuentas ya cobradas). 4) Si las cuentas a cobrar se encuentran adecuadamente valuadas y se han computado todas las previsiones regularizadoras necesarias. 5) Si las cuentas a cobrar y las ventas aparecen adecuadamente expuestas. 6) Si el IVA se est calculando correctamente. 7) Si los subdiarios de ventas cumplen con los requisitos legales. Control Interno: Se emplean facturas y remitos prenumerados, las ventas y notas de crdito se registran en nico subdiario, a partir del cual se preparan un asiento mensual. Los pases al subdiario mayor de clientes se efectan diariamente a partir de facturas, notas de dbito, notas de crdito, recibos por pagos y asiento de diario especiales. Se preparan balances mensuales de las cuentas de clientes. No se opera con documentos. Elementos que nos suministra el cliente: Listados de cuentas a cobrar al mes que solicitemos, debidamente conciliados con cuentas del mayor.

PROCEDIMIENTOS A APLICAR:

Visita Preliminar Cuenta Ventas 1)Revisar sumas acumuladas con el mayor. 2) Comparar crditos a la cuenta del mayor con totales arrojados por los asientos. 3) Revisin de sumas en el subdiario ventas. 4) Revisin de sumas horizontales en el subdiario de ventas. 5) Revisar globalmente el IVA debitado a clientes en cada mes. 6) Comprobar los asientos en el subdiario de ventas con los elementos respectivos que los respaldan (facturas, NC por devoluciones y ND por bonificaciones o descuentos por cantidad) 7) Con respecto a las facturas seleccionadas segn el pto.6 : a) controlarlas con remitos conformados ( cantidades ) b) controlarlas con rdenes de compra recibidas y listas de precios autorizadas (precios) c) observar correcta discriminacin del IVA. d) revisar sumas y saldos. 8) Con respecto a las notas de crdito por devoluciones seleccionadas en el pto.6:
a) controlarlas con informes de recepcin autorizados. b) controlarlas con facturas a las que corresponden. c) observar correcta discriminacin del IVA. d) revisar sumas y saldos.

9) Con respecto a las notas de crdito por bonificaciones seleccionadas segn pto.6:
a) controlar que las mismas, respondan a lo acordado con el cliente, para ello comprobar cifras acumuladas de ventas con la cuenta del cliente y porcentajes aplicados con condiciones de venta. b) observar autorizacin. c) observar correcta discriminacin del IVA.

d) revisar sumas y clculos. 10) Seleccionar un nmero de crditos a las fichas o registros de existencias y controlar los mismos con los correspondientes remitos y facturas, observando luego, su inclusin en el subdiario de ventas.

11) En los meses seleccionados, comprobar que se respete la correlatividad numrica de facturas, remitos y notas de crdito emitidas y contabilizadas. NOTA: Vincular los procedimientos 7, 8, 10 y 11 con el programa de trabajo del rea existente y costo de mercaderas vendidas, segn se explica en el monto. Cuentas a Cobrar: ( se omite su descripcin )
Visita Final Cuenta: Ventas

1) Revisar sumas acumuladas en el mayor. 2) Observar estadsticas de ventas mensuales, comparar totales mensuales con mayor; observar razonabilidad de la evolucin de las ventas del ao, y en particular en los meses: 3) Si se observase una evolucin anormal de las ventas de ., aplicar procedimientos similares a los nmeros 2 a 11, indicando alcance. 4) Examinar cortes al final del perodo, de la siguiente manera: a) seleccionar remitos de los ltimos dos das del mes de .y los dos primeros del mes posterior al corte y observar su facturacin y contabilizacin se practiquen en los ejercicios correspondientes. b) seleccionar recepciones por devoluciones y aplicar un control similar al anterior en cuanto a la contabilizacin de las correspondientes notas de crdito. c) examinar las NC por bonificaciones emitidas en y , observando que las ventas que les dieron origen pertenezcan a los mismos ejercicios. Adems comprobar contabilizacin en el perodo de emisin. 5) Revisar conceptualmente las notas de crdito emitidas entre la fecha de cierre y de nuestro trabajo para determinar la inexistencia de devoluciones o bonificaciones significativas vinculadas con las ventas del ejercicio. 6) Visualizar cuentas del mayor y subsidiario de ventas a determinar que no existan partidas anormales. Deudores por ventas ( se omite su descripcin ) Confeccionado por: Aprobacin final: Control de Cumplimiento: