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C A SE S T UDY KNAUF

signotec Case Study Knauf Gips KG

Papierlose Lieferscheine dank digitaler Signatur


Der Zeitdruck in der Logistikbranche ist hoch, da drfte sich jeder Spediteur ber zustzliche Entlastung bei tglichen Verwaltungsarbeiten wie dem Ausfllen von Formularen freuen. Bei der Knauf Gips KG aus Iphofen hat man eine Lsung gefunden, um die Zettelwirtschaft im Versand von 12 Werken zu beenden. Die Fahrer signieren dort heute zusammengefasste Transportbersichten elektronisch auf einem Unterschriften-Pad. Die Einfhrung der Branchenlsung SignoSign/Logistic von signotec erKunde: Knauf Gips KG Am Bahnhof 7 97346 Iphofen www.knauf.de Produkt: SignoSign/Logistic signotec Pen-Pad SigGem LCD 4x5 SE BHSB Nutzen der Lsung: Einsparen von 770.000 Blatt Papier pro Jahr Deutlicher verringerter Aufwand in der Scan/-Archivabteilung Sofortige Verfgbarkeit signierter Transportdokumente in SAP ERP Einsparung: 95.000 Euro jhrlich an Toner-, Papier-, Scan- und sonst. Verwaltungskosten Papierlogistik Hardware fr Drucken und Scanning Zahl der mit SignoSign/Logistic abgefertigten LKWs (220 im Stammwerk + 330 an 11 weiteren Standorten) Projektstart: 2006

spart dem Produzenten von Baustoffen und Bausystemen heute rund 770.000 Blatt Papier pro Jahr und damit 95.000 Euro an Toner-, Papier-, Scan- und sonst. Verwaltungskosten. Auerdem wurde die Arbeit der internen Scan-Abteilung wesentlich entlastet.

Im

Speditionsbetrieb Belegen an

fal

Die Kundendokumente erhlt der Fahrer heute noch immer ausgedruckt, doch fr die internen Lieferscheine suchten wir dringend eine Lsung, diese rein digital abzubilden, erklrt Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG. Ziel war es, die hohen jhrlichen Druckkosten zu senken und Aktenordner zu dezimieren. Auerdem wollte man durch sofortiges Bereitstellen der signierten Lieferscheine in SAP auch mehr Transparenz in die Transportvorgnge bringen, um sofort bei Kundennachfragen noch schneller reagieren zu knnen.

len tglich groe Mengen an elektronischen Lieferund Transportscheine,

Empfangsbesttigungen , die von unterschiedlichen Personen unterschrieben werden mssen. Bei der Waren-Verladung zum Beispiel. 220 LKWs fahren pro Tag im Logistikzentrum der Knauf Gips KG in Iphofen vor, jeder von ihnen ldt zwischen eine bis zehn Lieferungen fr verschiedene Kunden. Das hie bislang fr den Fahrer: bis zu zehn Lieferscheine fr Knauf unterschreiben, zehn weitere entgegennehmen und samt der Empfangsscheine zum Kunden mitnehmen.

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Spezielle Signaturlsung fr die Logistikbranche Im Herbst 2006 fhrte das

oniert. Und fr Rckfragen waren sie stets sofort erreichbar, sagt Thomas Keim. So war es neben der umfassendsten Funktionalitt, dem besten Preis- und Leistungsverhltnis sowie den Branchenerfahrungen von signotec nicht zuletzt die gute Servicequalitt, die bei Knauf den Eindruck hinterlie: Bei diesem Hersteller ist man am besten aufgehoben.

Unternehmen daher SignoSign/ Logistic ein, eine auf die speziellen Anforderungen von Logistikern angepasste Branchenversion der digitalen Signaturlsung SignoSign. Das Programm eignet sich fr die handschriftliche Signatur groer

Neben der umfassendsten Funktionalitt der Lsung, dem besten Preis- und Leistungsverhltnis sowie den Branchenerfahrungen von signotec war es nicht zuletzt die gute Servicequalitt, die bei uns den Eindruck hinterlie: Bei diesem Hersteller sind wir am besten aufgehoben. Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG

Dokumenten-Stapel und wird aus schlielich ber das UnterschriftenPad gesteuert. Es wird stand-alone im Windows-System-Tray installiert, nderungen an bestehender Software sind nicht ntig. In die engere Auswahl kamen damals nur zwei Verfahren. Den Zuschlag erhielt SignoSign/Logistic, weil es die besonderen Anforderungen des Unternehmens am besten abdeckte: Zum einen lassen sich alle gewnschten Kopfdaten mehrerer Lieferanten auf einem ausreichend groen Pad zusammenfassen. Auch die bisherigen Referenzen im Speditionsbereich, darunter Veltins und Krombacher, berzeugten, und nicht zuletzt die Kompetenz des Teams: Die Techniker von signotec haben uns, anders als der Wettbewerb, bereitwillig vor Ort demonstriert, wie die Software funkti-

Die Lsung wurde exakt auf die speziellen Wnsche der Knauf Gips KG zugeschnitten. Die Standard-Signaturlsung war fr die Anforderungen vor Ort funktionell zu umfangreich, erklrt Gunther Hagner, Projektleiter bei signotec, der Kunde wollte eine automatisierte Anwendung, die vllig im Hintergrund luft und in der nichts bedient werden soll. Genauso haben wir das dann fr Knauf eingerichtet.

Transportbersichten fassen Lieferungen zusammen

Die Transportvorgnge erledigt das Unternehmen heute wie gewohnt mit einer eigenentwickelten SAP-Transaktion, aus der heraus die Transporte abgefertigt werden, Warenausgnge gebucht und Liefer- und Empfangsscheine fr

den Kunden ausgedruckt werden. Da aus rechtlichen Grnden nicht einmal unterschrieben und die Unterschrift auf alle im Transport

SignoView. Damit alle Informationen abgebildet werden, kommen groe Pads vom Typ Pen-Pad SigGem LCD 4x5 SE BHSB zum Einsatz.

befindlichen Lieferscheine kopiert werden darf, wurde eine so genannte Transportbersicht eingefhrt ein einseitiges Dokument, das aus allen Lieferungen eines Transportes die Kopfdaten extrahiert und in Kurzform als PDF auf einer Seite darstellt: Spedition, Fahrer, Kennzeichen und in tabellarischer Auffhrung alle enthaltenen Lieferungen mit Lieferscheinnummer und Palettenanzahl. Nach Beenden des Beladevorgangs gibt der Fahrer im Bro Bescheid und kontrolliert die ausgedruckten Lieferscheine. Ist alles in Ordnung, drckt der Knauf-Mitarbeiter in der SAP-Transaktion den neu eingefgten Button Signieren. Die Transportbersicht wird erstellt und auf der lokalen Festplatte zwischengespeichert. Die im Hintergrund laufende Signaturlsung berprft den Download-Ordner ber einen integrierten FTP-Watchdog permanent auf neue Dokumente. Stellt SAP eine Transportbersicht ein, greift SignoSign/Logistic diese ab, bildet sie samt Unterschriften-Feld auf dem Pad ab und ffnet es im

Signierte

Transportdoku-

Knauf Gips KG Knauf ist multinational aktiver Produzent von Baustoffen und Bausystemen. Entstanden aus dem traditionellen Gipsgeschft produziert das Unternehmen heute Baustoffe fr den Trockenbau, Knauf Platten, Mineralfaser-Akustikplatten, Gipsfaserplatten, Trockenmrtel mit Gips fr Innenputz und Auenputz auf Zementbasis sowie Dmmstoffe auf der Basis von Glasund Steinwolle. Keimzelle des weltweit fhrenden Baustoffherstellers war das im Jahr 1932 im saarlndischen Perl an der Mosel von den Brdern Dr. Alfons Knauf und Karl Knauf gegrndete Unternehmen Gebr. Knauf Rheinische Gipsindustrie. Nach dem zweiten Weltkrieg wurde mit dem Bau eines Gipswerkes im nordbayerischen Iphofen, wo sich noch heute der Hauptsitz der Gruppe befindet, ein Neuanfang gestartet. Die Unternehmensgruppe beschftigt 22.000 Mitarbeiter in ber 40 Lndern und in mehr als 150 Produktionssttten weltweit. Knauf erwirtschaftete im Geschftsjahr 2007 einen Umsatz von 5,5 Mrd. Euro.

mente sofort in SAP verfgbar

Der LKW-Fahrer kontrolliert die Informationen auf dem Pad, besttigt sie ber eine Schaltflche und unterschreibt dann im Signaturbereich. SignoSign bertrgt die unterschriebene Transportbersicht anschlieend per FTP auf den iSeries-basierten SAP-Server, von wo sich wiederum das angeschlossene SER-Archiv den Beleg abgreift. Die Transportbersicht liegt damit also sofort nach Unterschrift in SAP ERP vor und lsst sich dort wahlweise ber Lieferung oder Transport aufrufen. Auch frher waren die Belege freilich elektronisch ber SAP anzeigbar, aber eben nicht sofort nach dem Transportvorgang, denn sie wurden fr den Fall von Nachfragen zunchst noch zwei Wochen in Aktenordnern aufbewahrt, bevor sie gescannt wurden. Mit dieser neuen Transparenz sind wir sehr zufrieden, freut sich Thomas Keim, auch lsst sich in SAP ber Berechtigungen steuern, wer die Dokumente aufrufen darf.

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Wir sparen mit der Signaturlsung rund 95.000 Euro jhrlich an Toner-, Papier-, Scan- und sonstigen Verwaltungskosten. Auerdem verringert sich der manuelle Aufwand beim Einsammeln sowie Scannen der Dokumente deutlich und die Transportbersichten liegen sofort nach ihrer Signierung in SAP ERP vor. Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG
signotec GmbH signotec ist Markt- und Technologiefhrer auf dem Gebiet von elektronischen Signaturen mit Unterschrift ber ein Pen-Pad oder Tablet-PC. Mit den Produkten von signotec kann der Nutzer gewohnt Unterschreiben, digital Signieren, Geschftsprozesse optimieren, Medienbrche vermeiden, Personen authentifizieren und rechtssichere Dokumente erstellen. Auf diese Weise signierte elektronische Dokumente knnen jederzeit, berall und von jedermann ohne technischen Aufwand berprft werden. Unterschreiben bleibt mit den Signaturlsungen von signotec so einfach und sicher wie immer. Das Unterschreiben erfolgt jedoch direkt im elektronischen Dokument. Somit lassen sich kostenintensive Medienbrche durch die Verwendung von Papier vermeiden und die elektronischen Dokumente werden mit der digitalen Signatur geschtzt und knnen als echt verifiziert werden. Damit lassen sich Geschftsprozesse voll digital gestalten. Zur Klientel von signotec gehren deutsche und internationale Industriekunden, Handelsketten und -unternehmen, Finanzdienstleister, zahlreiche Institute der Sparkassen Finanzgruppe sowie Volks- und Raiffeisenbanken, Versicherungen und Vermittler, die den herkmmlichen Papierworkflow als zu kostenintensiv und ineffizient erkannt haben und ihre Prozesse elektronisch, mit Unterschrift aber ohne Papier realisieren. Zentrale signotec GmbH Am Gierath 20 b 40885 Ratingen Tel. +49 (0) 21 02 - 5 35 75-10 Fax +49 (0) 21 02 - 5 35 75-39 Niederlassung Nord signotec GmbH Vorenhagen 16 31637 Rodewald Tel. +49 (0) 50 74 - 96 10 80 Fax +49 (0) 50 74 - 96 10 81 E-Mail info@signotec.de Web www.signotec.com

Jhrlich fallen 770.000 Ausdrucke weg Durch die digitale Signatur mit Unterschriften-Pad fallen bei der Knauf Gips KG allein in der Iphofener Zentrale jhrlich 400.000 Lieferschein-Ausdrucke weg, insgesamt sind es 770.000 an allen mit der Lsung ausgestatteten Standorten. SAP-Drucke sind teuer, allein die Toner- und Wartungskosten, wei Thomas Keim. Neben den Druckkosten spart das Unternehmen zustzlich manuellen Aufwand beim Einsammeln und Einscannen der Dokumente. So konnte die interne Archivierungsabteilung sichtbar entlastet werden. Und auch die Fahrer freuen sich ber weniger Papierwirtschaft. Peu a peu hat die Knauf Gips KG 12 Standorte mit der SignoSign/ Logistic-Lsung ausgestattet. Sie wurde dabei nur in den grten Werken eingefhrt, welche Palettenware verladen.

berall, wo ein kleines Team viele LKWs abfertigen muss, haben wir mit der Einfhrung begonnen, denn dort lohnt sich der Einsatz einer solchen Lsung besonders, erklrt Thomas Keim. Tglich werden 550 LKWs - 220 im Stammwerk und weitere 330 an den restlichen, mit der Signatur-Lsung ausgestatteten Standorten, damit heute schneller und effizienter abgefertigt. Die Knauf Gips KG besitzt zudem viele Werke, die nur Container- und SiloWare ausliefern. Hier wird langfristig eine Versandautomation angestrebt, in die dann, so der Plan, auch die Signotec-Lsung in abgewandelter Form integriert werden soll.

signotec GmbH, 2009. Alle Rechte vorbehalten. Alle im Text erwhnten Produktnamen der signotec GmbH sowie die entsprechenden Logos sind Marken des Unternehmens in Deutschland und anderen Lndern weltweit. Namen von Produkten und Dienstleistungen anderer Unternehmen sind Marken dieser Unternehmen. Dies gilt auch fr die jeweilige Firmenbezeichnung. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte knnen lnderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Aussagen stellen keine Zusicherungen, Gewhrleistungen oder in sonstiger Weise bindende Aussagen dar. Die signotec GmbH bernimmt keinerlei Haftung oder Garantie fr Fehler oder Unvollstndigkeiten in dieser Publikation.