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Anwenderbericht Einfhrung von Unterschriften-Pads

Modernste Technik von signotec in der Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg.


Wer das papierarme Bro einfhren mchte, um seine Prozesse effizienter zu gestalten, der sollte nur noch so wenig Papier wie ntig ausdrucken. Dieser einfache Gedanke stand hinter dem Entschluss, ein System fr die digitale Signierung von Kundendokumenten einzufhren. In Zusammenarbeit mit der Ratiodata hat die Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg Mitte 2009 die Lsung des Herstellers signotec in ihren Geschftsstellen installiert. Im Vorfeld dazu wurde bereits die bisherige, heterogene Druckerlandschaft durch Multifunktionsdrucker, fr direktes Scannen in Datenbanken, an Mailempfnger und weitere Features, ersetzt.

An den Beratungspltzen und den Schaltern der 37 Geschftsstellen der Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg fallen tglich viele verschiedene Dokumentenarten an, die der Kunde unterschreiben muss. Mit einer digitalen Signatur kann nun alles, was heute noch ausgedruckt wird, morgen schon komplett elektronisch erledigt werden. Das war fr die Bank der Anlass, die Ratiodata, als Verbundpartner der rund 450 Volks- und Raiffeisenbanken innerhalb der GAD-Gruppe, mit der Einfhrung einer Lsung zur digitalen Signatur zu beauftragen. Wir setzen dabei auf die Systeme von signotec, die hinsichtlich Technik, Haptik und Bedienbarkeit im Wettbewerb sehr weit vorne liegen, sagt

Hasko Struck, Vertriebsmitarbeiter der Ratiodata IT-Lsungen & Services GmbH. Und Manuel Diessner, Mitarbeiter des IT-Managements und zustndiger Koordinator des Projekts in der Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg kommentiert: Die Lsung hat den Vorteil, dass sie sehr einfach zu konfigurieren ist. Und auch das groe, bedienungsfreundliche Display hat unsere Kunden berzeugt. Fr dieses Projekt whlte die Volksbank bewusst einen Partner mit groem Erfahrungsschatz in der Einfhrung der neuen Technologie aus. Ratiodata implementierte bereits mehr als 1.000 PenPads im Bankenumfeld und das erfolgreich. Die PenPads sind hier neben den Multifunktionsgerten und dem

bank21-Dokumenten-Management als Baustein einer Gesamtstrategie fr das Thema Output-Management und Geschftsprozessoptimierung zu betrachten. ber 100 Dokumentenarten stellt die Anwendung Elektronisches Formularwesen den Kundenberatern der Volksbank an ihren Arbeitspltzen zur Verfgung. Sie mussten bis vor kurzem zwecks Unterschrift am persnlichen Laserdrucker ausgegeben werden, wurden dann gesammelt, vom Kurier in die Zentrale gebracht und dort wieder eingescannt, um im bank21-Dokumenten-Management abgelegt zu werden tglich viele kleine Vorgnge, die Papier, Druckertoner, Versandkosten und vor allem Zeit kosteten.

Unterschriften-Pads

Davon wollten wir weg und haben deshalb mit der Integration der Signing Suite in das Elektronische Formularwesen begonnen, erklrt Manuel Diessner.

die Kunden heute ihre Unterschrift elektronisch auf dem Pad ein und der Mitarbeiter kann das derart signierte Dokument als TIFF anschlieend umgehend in das bank21-DokumentenManagement einspeisen. So wird die Prozesskette des digitalen Dokuments von der Erstellung bis hin zur Archivierung ohne Medienbruch realisiert. Fr den Kundenberater bedeutet das: Allein durch die schnelle bermittlung der zum Vorgang gehrenden Dokumente wird eine effizientere Bearbeitung mglich. Pilotbetrieb war die Geschftsstelle Nibelungenplatz in Braunschweig. Filialleiterin Sabrina Uhde beobachtet, dass vor allem ltere Kunden mit der Technik gut zurecht kommen vielleicht auch, weil sie beim elektronischen Unterschreiben noch an die unhandlichen Gerte gewohnt sind, die man zur Genge aus dem Paketzustelldienst kennt. Der ersten Lieferung von PenPads in anfnglich insgesamt drei Pilotfilialen folgte der Rollout auf alle weiteren Geschftsstellen. Die Einfhrung dieser modernen Technik lief reibungslos, sagt Manuel Diessner weiter, die Kunden nahmen die innovative Technik schnell an. Im zweiten Schritt hinzugekommen ist das Beleggeschft an der Kasse, wo nun auch die alten Nadeldrucker abgebaut und Ein- und Auszahlungsbelege, Schecks usw. ber das UnterschriftenPad signiert werden. Drei Viertel aller Schalter waren knapp ein halbes Jahr nach Projektstart mit der Signaturlsung ausgerstet. Geplant sind die Nutzung der Technik an den Notebooks der Auendienst-Vertriebsmitarbeiter sowie der Anschluss weiterer Dokumente und Dienste im Geschft mit

anderen Verbundpartnern, wo dann knftig auch Versicherungsvertrge, Fondkufe usw. digital signiert werden. Unser Ziel ist es, diese Technik fr smtliche Arbeitsablufe zu nutzen, erklrt abschlieend Andreas Rudek, Leiter IT-Management der Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg. Damit wollen wir die Medienbrche im Unternehmen auf ein Minimum reduzieren, um zuknftig mglichst gar nichts mehr ausdrucken zu mssen. Die so verschlankten Prozesse sparen nicht nur Kosten und Zeit, sondern leisten auch einen wesentlichen Beitrag fr eine bessere Umwelt.

Manuel Diessner, Projektkoordinator Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg

Die Suite setzt sich zusammen aus der SignoSign Software, welche die Unterschrift als elektronisches Dokument einfgt, und dem signotec PDF-Creator. Mit der handschriftlichen Signatur wird nicht nur ein einfaches Abbild der Unterschrift an die zu unterzeichnenden Dokumente angebracht, vielmehr werden die Unterschrift und ihre graphologischen Merkmale so mit den Dokumenten verbunden, dass eine Flschung zu identifizieren ist. Der Unterzeichner kann an Hand seiner graphologischen Parameter, die er beim Leisten der Unterschrift abgibt, authentifiziert werden. Eine nachtrgliche Kontrolle der Dokumente ist jederzeit mglich. Fr die Eingabe gibt es Unterschriften Pads desselben Herstellers. Mit 350 solcher Gerte vom Typ SigGemColor 5.7 wurden alle 37 Filialen der Volksbank beliefert; an jeden PC, der im Kundenkontakt verwendet wird, wurde ein Unterschriften-Pad angeschlossen. Am Beraterplatz geben

Andreas Rudek, Leiter IT-Management Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg

Unterschriften-Pads

ber die Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg.


Die Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg gehrt zu den grten Unternehmen des genossenschaftlichen Verbundes (Bilanzsumme 2009: 1,810 Mrd. ). Sie beschftigt 539 Mitarbeiter und bedient von 37 Geschftsstellen innerhalb des Geschftsgebietes Braunschweig, Gifhorn, Salzgitter und Wolfsburg aus rund 120.000 Kunden.

Ihr Ansprechpartner: Hasko Struck Telefon 0251 7000-3130 E-Mail hasko.struck@ratiodata.de

Ratiodata IT-Lsungen & Services GmbH


Gustav-Stresemann-Weg 29, 48155 Mnster Postfach 3029, 48016 Mnster Telefon 0251 7000-3210 Telefax 0251 7000-3201 Standorte in Mlheim-Krlich, Kln, Duisburg, Lindhorst und Frankfurt a. M. E-Mail info@ratiodata.de

www.ratiodata.de Stand: April 2010