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Printerumfrage11: Unternehmen brauchen keine Druckeradministratoren sondern Output-Manager

Unternehmen planen ihre Druckinfrastruktur selten strategisch; in der Regel reagieren IT-Abteilungen auf Nachfrage oder Kostensenkungsvorgaben. Selbst in groen Unternehmen gibt es kaum Druckerspezialisten. Anwender und ihre Bedrfnisse stehen bei Druckinfrastrukturmanahmen nicht sehr hoch im Kurs. Deshalb unterlaufen die Anwender diese hinterher hufig.
Bad Vilbel/Mnchen, im Mai 2011: Druckkosten senken - das ist zwar das erste Ziel in den ITAbteilungen, wenn es um die Druckinfrastruktur geht. Doch viele Manahmen verfehlen ihr Ziel. Denn eine strategische Planung, wie das Ziel erreicht werden soll, ist eher die Seltenheit. Zu diesem Ergebnis kommt die Printerumfrage11 von Dokulife Research & Consulting untersttzt von Brother International. So geben gerade mal 30% der an der Studie beteiligten IT-Mitarbeiter an, dass in ihren Unternehmen eine langfristig dokumentierte und vorab geplante Druckerstrategie verfolgt wird. 70% geben an, die Druckinfrastruktur kurzfristig und nachfrageorientiert zu managen. Selbst in groen Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern sieht es kaum besser aus. Auch hier geben nur 39% der Teilnehmer an, dass sie die Druckinfrastruktur strategisch planen. Ein Grund ist, dass in vielen Unternehmen offensichtlich niemand speziell fr die Druckinfrastruktur verantwortlich ist. Selbst in den greren Unternehmen mit 1.000 bis 5.000 Mitarbeitern geben noch 61% der Befragten IT-Mitarbeiter an, dass sich niemand speziell um die Drucker kmmert, sondern dass das alle gemeinsam machen. Nach welchen Gesichtspunkten werden also Infrastrukturmanahmen entschieden, wenn niemand dafr verantwortlich ist? Ganz oben in der Priorittenliste der IT-Abteilungen stehen niedrige Druckkosten und mglichst wenig Aufwand fr die IT-Abteilung. Grnde dafr sind, dass sich Hardware-, Toner- und externe Servicekosten einfach ermitteln lassen. Auch der Aufwand der IT-Mitarbeiter fr die Administration der Drucker lsst sich in weiten Teilen gut erfassen. Beide Prioritten lassen sich besonders einfach durch Konsolidieren umsetzen. Anwenderbedrfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Priorittenliste eher am unteren Ende. Der Ansatz, vorrangig durch Konsolidierung zu sparen, spiegelt sich direkt in den Ergebnissen der Printerumfrage11 wieder: ber die Hlfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den letzten 12 Monaten Arbeitsplatzgerte durch zentrale Etagengerte, beziehungsweise verschiedene Druckermodelle durch einheitliche Modelle ersetzt wurden. Diese Zentralisierungsmanahmen stehen jedoch im Widerspruch zu den Wnschen der Anwender, die sich in den vorangegangenen Printerumfragen stets arbeitsplatznahe Gerte gewnscht haben. Dies fhrt offensichtlich dazu, dass die durchgefhrten Manahmen nicht immer ihr Ziel treffen. Allein von den Befragten, die eine Druckerstrategie verfasst und umgesetzt haben, stellen 12% fest, dass zu viele Anwenderwnsche die Strategie ausgehebelt haben. Der Anteil gescheiterter Konsolidierungs-Strategien drfte laut Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife, sogar weit darber liegen. Viele gesparte Arbeitsplatzgerte werden nach einer Konsolidierung von Mitarbeitern wieder aus dem Bromaterialbudget der einzelnen Abteilungen beschafft. Die IT wei gar nichts von deren Existenz, da die Gerte meist lokal angeschlossen sind und Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft werden. Die Einsparstrategie durch Konsolidierung wird damit teilweise konterkariert.

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Fr Joel Trummheller, Business Unit Manager MPS & Solutions bei Brother, ist das keine berraschung: Seit Jahren sagen wir immer und immer wieder, dass weniger Gerte unterm Strich nicht unbedingt weniger kosten und die Mitarbeiterproduktivitt viel wichtiger ist als die Anzahl der Gerte. Andererseits kann Trummheller die Entscheidungen nachvollziehen. Die IT wird immer umfangreicher und komplexer. Da kann und will man seine Zeit nicht mit der Administration von Druckern verbringen gerade in kleineren Unternehmen, die nur wenige Mitarbeiter in der IT-Abteilung beschftigen. Doch bisher gab es kaum Mglichkeiten die Druckerbetreuung von Arbeitsplatzgerten fr kleinere Unternehmen als Dienstleistung einzukaufen. So genannte Managed Print Lsungen werden inzwischen von allen groen Herstellern in den unterschiedlichsten Ausprgungen fr alle Unternehmensgren angeboten. Groe Unternehmen kennen hnliche Modelle bereits aus Zeiten des Kopierers. Fr kleinere und kleinste Unternehmen sind solche Rundum-Sorglos-Konzepte hingegen neu. Eine der wichtigsten Erkenntnisse fr Oliver Jendro aus der Printerumfrage11 ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. Deren Aufgabe ist es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufllen. Fr solche simplen administrativen Arbeiten sind seiner Meinung nach Dienstleister hufig besser geeignet. Im Gegenzug fr die administrative Entlastung sollte sich der Output-Manager in Zukunft mit dem gesamten Prozess der Dokumentenerstellung befassen. Fr einen Output Manager steht nicht mehr nur die gedruckte Seite und deren Kosten sondern der gesamte Weg von der Erstellung bis zur Ausgabe eines Dokuments im Vordergrund das bedruckte Papier ist nur das letzte Teilstck dieses Prozesses. An der dritten Auflage der Studie haben insgesamt wieder mehr als 6.100 Personen aus Deutschland, sterreich und der Schweiz teilgenommen. Erstmals wurden diesmal nicht nur Anwender (ca. 5.000), sondern auch Mitarbeiter aus IT-Abteilungen (ca. 600), Bromaterialeinkufer (ca. 300) und Computerfachhndler (ca. 200) befragt. Eine Auswahl der wichtigsten Umfrageergebnisse sowie eine zusammenfassende Analyse fr Unternehmensentscheider knnen kostenlos unter www.brother.de/printerumfrage heruntergeladen werden.

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Pressekontakt
Dokulife Research & Consulting Oliver Jendro Schnstrae 98, 81543 Mnchen Tel. 089 / 45 47 78 52 E-Mail oliver.jendro@dokulife.de Brother International GmbH Theo Reinerth Im Rosengarten 14, 61118 Bad Vilbel Tel. 06101 / 805 1342 E-Mail: reinertht@brother.de

Einkufer

Hndler Berufl. Anwender

Private Nutzung

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(Alle Befragten)

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Was ist Ihnen bei der Druckinfrastruktur wichtig?

Geringe Druckkosten Geringe Stranflligkeit Leichte/Zentrale Ad i i i b k i L i h /Z l Administrierbarkeit Einfache Wartung Kurze Laufwege fr Anwender g Einheitliches Bedienkonzept fr Anwender Mglichst homogene Infrastruktur Die Marke/Der Hersteller Datenstromverschlsselung

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Printerumfrage11
Smartphone, Internet und Managed Print Services Drucken in Unternehmen im Jahr 2011.
UMFRAGEERGEBNISSE AUS DEUTSCHLAND, STERREICH UND DER SCHWEIZ ZUM THEMA DRUCKGERTENUTZUNG

Dokulife Consulting & Research Mit freundlicher Untersttzung von Brother International

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VORWORT: WARUM DIESE STUDIE DURCHGEFHRT WURDE Obwohl Jahr fr Jahr weltweit Millionen von Druckern, Multifunktions und Faxgerten verkauft werden, wei man recht wenig darber, wie diese Druckgerte eigentlich im Unternehmen oder zu Hause genutzt werden. Was drucken die Anwender besonders hufig und wie? Welche Funktionen werden hufig genutzt, welche nicht? Was ist IT Managern bei der Druckinfrastruktur besonders wichtig? Wie werden Druckgerte eigentlich in der Regel beschafft? Diese Fragen sollen mit der Printerumfrage11 beantwortet werden. Das Wissen ber die Druckgertenutzung basiert groteils auf indirekten Informationsquellen: auf Verkaufszahlen und auf Einzelerfahrungen. Die Printerumfrage11 reichert diese Informationen nun mit fundierten Studienergebnissen an ermittelt aus den Angaben von ber 6100 Nutzern, IT Managern und Einkufern von Druckgerten. Die Printerumfrage bietet IT Entscheidern die Mglichkeit, ber eine breit angelegte Marktforschung objektiv etwas ber die durchschnittliche Druckinfrastruktur, Beschaffungstrends und ganz allgemein ber die Gertenutzung zu erfahren. Die Printerumfrage ermglicht damit einen Einblick in das, was im deutschsprachigen Raum Standard in Sachen Druckinfrastruktur ist. Diese Informationen knnen IT Verantwortliche, Administratoren und Einkufer nutzen, um die eigene Druckinfrastruktur zu optimieren. Mit freundlichen Gren, Mit freundlichen Gren

Printerumfrage11: 6121 Studienteilnehmer aus Deutschland, sterreich und der Schweiz.

Theo Reinerth Unternehmenskommunikation Brother International GmbH

Oliver Jendro Senior Analyst Dokulife Consulting & Research

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INHALT Vorwort: Warum diese Studie durchgefhrt wurde ......................................................................1 Fakten zur Printerumfrage11 .........................................................................................................3 Regionale Unterschiede zwischen Deutschland, sterreich und der Schweiz ..............................4 Aktuelle Situation im Beruflichen Umfeld......................................................................................5 Beim Drucker hrt die Freunschaft auf: Anwender und IT Abteilung haben beim Thema Drucken unterschiedliche Bedrfnisse .......................................................................................5 Die IT Abteilungen steht unter Kostendruck Kostensparen bei der Druckinfrastruktur steht ganz oben auf der Agenda..............................................................................................................8 Noch immer Ist Output als Strategisches Thema in Unternehmen eine Seltenheit ......................9 Papierloses Bro noch in weiter Ferne ........................................................................................11 Papier Einkufer Erwarten steigendes Druckvolumen ................................................................11 Weitere Einflussfaktoren auf das Druckvolumen in Zukunft .......................................................14 Anstze wie man im unternehmen Output Kosten in den Griff bekommen kann......................15 Managed Print Services als Entlastung der IT ..............................................................................15 Auslagerung der geschftlichen Druckjobs auf den privaten Drucker.........................................16 Managed Print Services und der Handel ......................................................................................17 Weitere Interessante Printerumfrage ergebnisse .......................................................................18 Weitere Informationen ................................................................................................................18 ber Brother.................................................................................................................................19 ber Dokulife................................................................................................................................19

Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11

FAKTEN ZUR PRINTERUMFRAGE11 Die Printerumfrage findet bereits zum dritten Mal in Folge statt. Whrend Auf der Webseite die Printerumfrage08 (Durchfhrungszeitraum: 2008/2009) auf grundlegende Fragestellungen zur Druckgertenutzung fokussierte, befasst www.druckerumfrage.de sich die Printerumfrage10 (Durchfhrungszeitraum: 2009/2010) mit den beantworteten die Themen Zuverlssigkeit der Druckgerte und Zufriedenheit der Druckgertenutzer. Bei der Printerumfrage11 (Durchfhrungszeitraum Studienteilnehmer jeweils 2010/2011) standen aktuelle Themen wie Managed Print Services, De Mail mehr als 50 Fragen. und besonders die Differenzierung der Anforderungen der Nutzergruppen Einkufer, Hndler und IT Mitarbeiter im Vordergrund. An der Printerumfrage11 nahmen insgesamt 6121 Personen aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, sterreich und der Schweiz) teil. Die Printerumfrage wurde in den diversen IT Magazinen in Deutschland, der Schweiz und in sterreich sowie auf fachspezifischen Webseiten (Druckerchannel.de, zdnet.de etc.) zwei Monate lang beworben. Alle Teilnehmer hatten die Chance, eins von 50 verlosten DIN A3 Multifunktionsgerten von Brother zu gewinnen. Auf der Webseite www.druckerumfrage.de fllte jeder Studienteilnehmer mehr als 50 Fragen zur Nutzung von Druckern, Multifunktions und Faxgerten aus. Befragungszeitraum: 01.09.2010 15.01.2011 Die Befragten wurden in der Printerumfrage11 unterteilt in 3 Berufsgruppen: Hndler/Reseller, IT Manager und reine Anwender von Druckgerten. Es wurden der berufliche Status der Teilnehmer sowie die Unternehmensgre des Arbeitgebers abgefragt. Auch wurde zwischen privater und beruflicher Nutzung unterschieden. Die Teilnahme sowie die Beantwortung einzelner Fragen waren optional und freiwillig. Daher unterscheidet sich die Anzahl der antwortenden Teilnehmer von Frage zu Frage. Brother Deutschland bewarb und untersttzte die Printerumfrage11, nahm aber keinerlei Einfluss auf die Ergebnisse der Studie. Zur Lesart der Studienergebnisse: Die im Text und in der Grafik gezeigten Prozentangaben sind gerundet, zudem waren bei einigen Fragen Mehrfachantworten mglich.

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REGIONALE UNTERSCHIEDE ZWISCHEN DEUTSCHLAND, STERREICH UND DER SCHWEIZ Unterschiede zwischen den Lndern sterreich, Schweiz und Deutschland sind, besonders im beruflichen Umfeld, in den Umfrageergebnissen wenig ausgeprgt ein direkter Vergleich zwischen den Lndern ist daher hinfllig. Ein Grund hierfr: Die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen der Lnder spiegeln sich in der Printerumfrage kaum wider. In der Printerumfrage dominieren, bei jedem Land zu vergleichbaren Anteilen, besonders kleinere Unternehmen. Innerhalb der Unternehmensgren sind die Antworten sehr hnlich unabhngig von der Region. Zudem reduziert die deutlich kleinere Datenbasis der bevlkerungsrmeren Lnder Schweiz und sterreich besonders bei tiefergehenden Fragen die Validitt der Antworten. Es ist daher nicht sinnvoll, Prozentzahlen anzugeben, vielmehr sollte ein allgemeiner Trend abgeleitet werden. Tendenziell kann festgestellt werden, dass Managed Print Services derzeit in Deutschland sowohl im Handel als auch bei Unternehmen verbreiteter sind, als in den Nachbarlndern sterreich und Schweiz. Die Ansprche der IT Manager & Einkufer an Papier, Toner oder an die Druckinfrastruktur sind aber in allen drei Lndern hnlich.

Tendenziell kann festgestellt werden, dass Managed Print Services derzeit in Deutschland sowohl im Handel als auch bei Unternehmen verbreiteter sind, als in den Nachbarlndern sterreich und Schweiz.

Einfachere Fragen, die besonders viele Teilnehmer beantworteten, beispielsweise zum privaten Druckverhalten zu Hause, lassen eher Rckschlsse auf Unterschiede zwischen den Lndern zu. Signifikantester Unterschied: Dokumente, die zu Hause ausgedruckt werden. Schweizer erhalten ihre Telekommunikations Rechnung tendenziell eher auf Papier als Deutsche. Alle anderen Dokumentenarten, beispielsweise Tickets oder Kontoauszge, bringen die Schweizer hingegen hufiger zu Papier als Deutsche. Hier scheinen also die Telekommunikationsunternehmen unterschiedliche Strategien in den jeweiligen Mrkten zu verfolgen.

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AKTUELLE SITUATION IM BERUFLICHEN UMFELD BEIM DRUCKER HRT DIE FREUNSCHAFT AUF: ANWENDER UND IT ABTEILUNG HABEN BEIM THEMA DRUCKEN UNTERSCHIEDLICHE BEDRFNISSE Die Printerumfrage stellte in diesem Jahr neben dem Gertenutzer besonders zwei Berufsgruppen in den Fokus die IT Beauftragten in den jeweiligen Unternehmen und die Hndler, die Druckgerte verkaufen. Ein klares Ergebnis der Printerumfrage11: Fr IT Beauftragte stehen bei der Druckinfrastruktur ein mglichst geringer Arbeitsaufwand und geringe Betriebskosten im Vordergrund. Auf die Frage Was ist Ihnen bei der Druckinfrastruktur wichtig? antworteten die IT Spezialisten am hufigsten, dass ihnen geringe Seitenkosten am wichtigsten wren, gefolgt von geringer Stranflligkeit. An dritter Stelle stand die leichte und zentrale Administrierbarkeit, an vierter Position wurde die einfache Wartung genannt. Erst dann wurden die eigentlichen Bedrfnisse der Gertenutzer gelistet: die kurzen Laufwege fr Anwender und ein einheitliches Bedienkonzept.

Fragt man IT Beauftragte, sind vor allem Kostenersparnisse, geringe Stranflligkeit und zentrale Administration bei der Druckinfrastruktur wichtig. Aus dieser Rangfolge wird klar, dass IT Manager bei der Gestaltung der Infrastruktur nicht die Bedrfnisse der Gertenutzer in den Vordergrund stellen, sondern betriebswirtschaftliche und administrative.

Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Anwender, die ihre Druckgerte zur tagtglichen Arbeit nutzen wollen, haben naturgem andere Prioritten als der IT Administrator, der die Infrastruktur verwalten muss. So gaben in einer vorhergegangenen Befragung (Printerumfrage08) Anwender an, dass sie ein arbeitsplatznahes Gert einem zentralen System vorziehen. 72% der Angestellten wollten ein Multifunktionsgert direkt am Arbeitsplatz. Der Wunsch nach einem arbeitsplatznahen Gert spiegelt sich in der Anwenderbefragung in nahezu allen Antworten nieder. Selbst bei den Umwelteigenschaften eines Druckgerts: Die mit Abstand wichtigsten Umwelteigenschaften eines Gertes sind laut Anwendern der leise Druck und Emissionsarmut (Partikel, Staub, etc.). Die Antwort ist nicht verwunderlich, angesichts arbeitsplatznaher Gerte. Die Standortfrage ist also in jeder Druckinfrastrukturplanung immer auch der Konfliktpunkt zwischen IT Management und Gerteanwendern. Dies spiegeln die Umfrageergebnisse der Printerumfrage wider. Bercksichtigen Druckinfrastruktur Verantwortliche die Diskrepanz zwischen IT Management und Anwender nicht, wird eine nachhaltige Output Management Strategie scheitern mit teuren Konsequenzen. Natrlich funktioniert, zumindest kurzfristig, der bewhrte Top Down Ansatz, in dem man Anwender einfach vor vollendete Tatsachen stellt. Ob das allerdings der beste Ansatz ist, darf bezweifelt werden.

Umwelteigenschaften sind direkt mit dem nahen Standort der Gerte verknpft. Gerte sollen leise sein und mglichst keine Emissionen produzieren. (Quelle: Printerumfrage08) Die Praxis zeigt, dass IT Manager, die ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durchsetzen, unter dem Strich gesehen scheitern. Denn der Anwender versucht sich bei

Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 ungnstiger Infrastruktur mit eigenen Beschaffungen zu behelfen und durchkreuzt so die Sparplne der IT Abteilung. Der arbeitsplatznahe Drucker wird dann vom Anwender aus anderen Budgets beschafft, ohne Rcksprache mit der IT. Diese Erfahrung wird von den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 besttigt. Zwar sind 64% der IT Beauftragten, die ihre Druckinfrastruktur langfristig und aktiv geplant haben, mit ihrer Druckinfrastruktur zufrieden, aber 12% beklagen, dass zu viele Anwender mit Sonderwnschen die Strategie ausgehebelt haben. Die Dunkelziffer drfte noch deutlich hher liegen, denn in der Regel ist nicht genau bekannt, wie viele Druckgerte sich im Unternehmen befinden.

Bei 12% der IT Administratoren wird die Druckinfrastruktur Strategie durch Anwender ausgehebelt. 64% der Befragten sind hingegen mit Ihrer Druckinfrastruktur zufrieden. Daraus folgt: Wer Druckinfrastrukturen plant, muss mavoll vorgehen. Dem Anwenderwunsch jeder bekommt sein eigenes Multifunktionsgert am Arbeitsplatz stehen administrative Erwgungen und die Kosten/Nutzen Frage entgegen auf der anderen Seite ist die radikale Zentralisierung mit langen Laufwegen wenig sinnvoll. Solche Projekte werden immer wieder durch Eigenbeschaffungen der Anwender unterlaufen. Die Umfrageergebnisse der Printerumfrage11 zeigen, dass es einen deutlichen Interessenskonflikt zwischen den Anwendern und den IT Administratoren gibt. Dabei sind die Bedrfnisse beider Zielgruppen gleich: Beide mchten mglichst wenig Aufwand und Arbeitszeit fr den Druck von Dokumenten aufwenden mit unterschiedlichen Resultaten.

Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11

DIE IT ABTEILUNGEN STEHT UNTER KOSTENDRUCK KOSTENSPAREN BEI DER DRUCKINFRASTRUKTUR STEHT GANZ OBEN AUF DER AGENDA Egal ob Wirtschaftskrise oder Boom Zeit. Die IT Abteilungen sehen sich immer mehr dem Druck ausgesetzt, ihre Infrastruktur mglichst kosteneffizient zu planen und zu betreiben. Denn vor allem das Management will, dass Mitarbeiter hochproduktiv und effizient arbeiten und hat deswegen hohe Ansprche an die IT Infrastruktur. Da sich aber Effizienz nur schwer messen lsst, beschrnkt sich die Erfolgsmessung einer IT hufig an direkten Kostenersparnissen. Auch die Druckinfrastruktur, wenn auch bei weitem nicht so hufig wie beispielsweise die PC Client Infrastruktur, gert dabei in den Fokus der Sparbemhungen. Die Vorgaben des Top Managements spiegeln sich auch in den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 wider. Nicht die Steigerung der Mitarbeitereffizienz steht bei den IT Managern im Vordergrund, sondern Kostensenkung und einfache Administrierbarkeit.

Weniger ist mehr heit die Devise der IT Beauftragten bei der Druckinfrastruktur Optimierung. Konsolidierung und Vereinfachung sind die wichtigsten Manahmen. Gespart werden soll vor allem durch eine Manahme: Zentralisierung und Homogenisierung der Druckgertelandschaft im Unternehmen. Sprich: Man nimmt den Anwendern Ihre Druckgerte weg und legt das Druckvolumen von vielen kleinen Maschinen auf eine zentrale leistungsfhigere Maschine. Dies zeigen auch die Ergebnisse der Printerumfrage11: Die am

Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 hufigsten genannte Manahme bei der Umsetzung einer neuen Druckgerte Strategie war Druckermodelle durch ein einheitliches Druckgertemodell zu ersetzen, die zweite Manahme war die Arbeitsplatzgerte durch zentrale Etagengerte zu ersetzen. Durch die Reduktion der Anzahl der Gerte werden Kostenersparnisse erwartet: Je weniger Gerte beschafft werden, desto geringer die Anschaffungs und Betriebskosten, so die Annahme. Aber auch indirekte Ersparnisse werden dadurch erwartet beispielsweise durch einfachere Administration, die der IT Abteilung Arbeitszeit spart. Diese Manahmen stehen aber, wie oben schon geschildert, teilweise im direkten Gegensatz zum Wunsch der Anwender, mglichst geringe Laufwege durch ein arbeitsplatznahes Gert zu haben. Die Folgen sind absehbar. Der Drucker wird, folgt die Umsetzung primr den Bedrfnissen der IT, zum Streitfall zwischen Anwendern und IT Beauftragten. Denn Mitarbeiter betrachten das Druckgert als persnliches Arbeitsmittel zur besseren Produktivitt, der IT Administrator betrachtet das Gert primr als Kostenfaktor. NOCH IMMER IST OUTPUT ALS STRATEGISCHES THEMA IN UNTERNEHMEN EINE SELTENHEIT Jenseits der Kosten und Effizienzdiskussion lsst sich aber generell feststellen, dass sich viele Unternehmen noch gar nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckinfrastrukturen im Bro befassen.

Das Thema Druckinfrastruktur nicht langfristig angegangen sondern eher spontan.

Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Der berwiegende Teil der befragten IT Beauftragten befasst sich nicht langfristig mit dem Thema Druckinfrastruktur. Knapp 70% der befragten IT Mitarbeiter sagen, dass sie in ihrem Unternehmen eher eine kurzfristige und nachfrageorientierte Strategie in Sachen Druckinfrastruktur verfolgen. Wenn es eine langfristige Planung gibt, dann eher in sehr groen Unternehmen. 39% der IT Mitarbeiter von Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern sagten, dass sie eine langfristig dokumentierte, vorab geplante Strategie bei der Druckinfrastruktur verfolgen. Bei Unternehmen mit 11 50 Mitarbeitern sind es hingegen nur 16%. Damit bleibt fr einen Groteil der Unternehmen in Deutschland, sterreich und der Schweiz das Optimierungspotential einer strategisch geplanten Druckinfrastruktur noch ungenutzt. Grnde hierfr gibt es viele. Zum einen ist erfahrungsgem das Verwalten und Optimieren von Druckinfrastrukturen bei der IT nicht sehr beliebt, zum anderen gibt es fr diese Infrastruktur in den Unternehmen nur wenige Spezialisten oder nur unklare Verantwortlichkeiten. Selbst bei groen Unternehmen ist in der IT das Verwalten der Druckinfrastruktur eine Gemeinschaftsaufgabe auf die Frage Wie viele IT Mitarbeiter sind ausschlielich fr die Druckinfrastruktur zustndig? antworteten 61% der IT Mitarbeiter (Unternehmensgre 1001 5000): Keiner, das machen alle gemeinsam.

Drucker Management ist eine Gemeinschaftsaufgabe Spezialisten sind in der Unterzahl. 6% geben an, dass Sie die Betreuung der Infrastruktur komplett an einen Dienstleiter geben.

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11

PAPIERLOSES BRO NOCH IN WEITER FERNE Strategische Planung erfordert einen Blick in die Zukunft. Fr Output Strategien ist besonders der Ausblick auf das Druckvolumen interessant. Das papierlose Bro erlebt, zumindest in der Theorie, so etwas wie eine Renaissance. Durch iPad, Cloud Dienste, E Mail Signaturen und Facebook auf der einen Seite und stagnierenden Marktwachstum der Druckbranche auf der anderen Seite scheint das papierlose Bro kurz vor dem Durchbruch zu stehen. Doch die Ergebnisse der Printerumfrage lassen einen anderen Schluss zu. PAPIER EINKUFER ERWARTEN STEIGENDES DRUCKVOLUMEN Neben Personen, die sich im Unternehmen um die Infrastrukturen kmmern, befragte die Printerumfrage auch Personen, die nach eigener Angabe unter anderem Papier fr ihr Unternehmen einkaufen. Der Papiereinkauf ist deshalb wichtig, weil der Papierbedarf fr DIN A4 Papier in Unternehmen mit unstrukturierter Druckerlandschaft der zuverlssigste Indikator fr das Druckvolumen ist. Denn wer seine Druckkosten nicht berwacht, wie es viele Unternehmen tun, erfasst auch nicht, wie viele Seiten durch den jeweiligen Drucker rauschen. Nur der Papierverbrauch im Unternehmen gibt darber Auskunft.

Das papierlose Bro kommt wohl nicht von alleine: Papier Einkufer in Unternehmen prognostizieren einen gleichbleibenden oder steigenden Bedarf in den nchsten Jahren.

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Wer als Kostenverantwortlicher in Unternehmen darauf spekuliert, dass das papierlose Bro kurz vor dem Durchbruch steht und so das Druckvolumen von alleine sinkt, drfte ber die Antworten der befragten Papier Einkufer enttuscht sein. Auf die Frage Wie hat sich der Bedarf an Brokommunikationspapier (DIN4, fr Druckgerte) in den letzten 3 Jahren entwickelt? antworteten 60% der Befragten, dass der Bedarf an Papier gestiegen ist. Nur 36% gaben an, dass der Bedarf gesunken ist. Gefragt, wie sie den Papierbedarf in Zukunft sehen, antworteten 47% der Befragten, dass auch in Zukunft der Papierbedarf steigen wird, nur 20% gehen von einem sinkenden Bedarf im Unternehmen aus. Die Grnde hierfr arbeitet die Printerumfrage11 heraus: Es ist die schiere Menge und die leichte Verfgbarkeit von Dokumenten in elektronischer Form. Denn Anwender drucken elektronische Post (E Mail), PDFs, Text Dateien und HTML Webseiten aus wenn auch nur zu einem Bruchteil. Da aber die Menge an elektronischen Dateien teilweise exponentiell wchst, wchst auch das ausgedruckte Volumen, selbst wenn von der Gesamtmenge an verfgbaren Daten immer weniger auf Papier landet.

Gedruckt wird privat vorzugsweise zum Archivieren verstndlich, denn digitale Archivierungssysteme sind zu teuer und zu komplex fr den Privatgebrauch. Beispielsweise sind selbst erstellte Text Dateien das meistgedruckte Format: 89% der Befragten drucken die eigenen Texte hufig oder sehr hufig aus. Die Texte bleiben also keineswegs am Bildschirm sondern sie produzieren massenhaft Output. Aber auch andere elektronische Formate, die eigentlich das Papier ersetzen sollten, sorgen mit fr das

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Druckvolumen: Knapp 66% der Befragten gaben an, fr berufliche Zwecke hufig oder gar sehr hufig E Mails auszudrucken. An dritter Stelle folgen im beruflichen Umfeld Prsentationen als meistgedruckte Inhalte (44%) und an vierter Stelle Lieferscheine und Rechnungen (43%). DRUCKEN EINE ALTERSFRAGE ABER EINE PAPIERLOSE GENERATION IST NICHT IN SICHT Immer wieder wird von vielen Seiten angefhrt, dass elektronische Medien nur deswegen noch nicht den erwarteten Effekt bringen, nmlich Papier aus dem Bro zu verbannen, weil die derzeitigen Mitarbeiter den Umgang mit Papier einfach gewhnt sind die nachkommenden Generationen, die von Kindesbeinen an mit Internet und E Mail aufgewachsen sind, wrden automatisch fr papierlose Bros sorgen. Auch dieser These hat sich die Printerumfrage in der aktuellsten Ausgabe 2011 angenommen.

Von wegen papierlose iPad Generation: Auch junge Menschen drucken zu Hause. Es ist zu erwarten, dass zuknftige Mitarbeiter, die jetzt in den Arbeitsmarkt drngen, elektronische Medien anders nutzen, als Mitarbeiter, die demnchst aus dem Berufsleben ausscheiden. Die Akzeptanz von Social Networks und Cloud Diensten im Arbeitsalltag drfte weiterhin zunehmen. Arbeitspraktiken, wie auf dem Smartphone lngere Texte zu lesen und zu schreiben sowie im Internet zu surfen sind inzwischen Alltag, das war vor fnf Jahren noch exotisch. E Mail gilt bei Anwendern, die mit Echtzeit Chat aufgewachsen sind, eher zum langsamen Kommunikationsmittel, vom Briefeschreiben ganz zu schweigen. Doch eine

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Befragung der Anwender zum Druckverhalten im Rahmen der Printerumfrage11 ergab, dass auch junge Menschen hufig Papier bedrucken hufiger als vielleicht vermutet. So fragten die Marktforscher unter anderem, welche Art von Dokumente drucken Sie zu Hause fr private Zwecke. Die Frage zur privaten Nutzung bietet sich deswegen an, weil das berufliche Umfeld einen starken Einfluss auf das Druckverhalten von Anwendern haben kann im privaten Bereich lassen sich die persnlichen Druck Gewohnheiten strker herausarbeiten. Das Ergebnis: Die Unterschiede zwischen den Altersgruppen sind da, es gibt durchaus einen Trend, dass ltere Anwender privat eher den Drucker fr bestimmte Dokumententypen nutzen. Aber die Unterschiede sind nicht so gro, dass man von einem echten Umschwung im Nutzerverhalten sprechen knnte. Es kommt vielmehr auf die Dokumentenart an. So drucken alle Altersgruppen gleichermaen zu Hause selbst erstellte Textdokumente. Die grten Unterschiede zwischen den Altersgruppen gibt es beim Dokumententyp E Mails und Webseiten. Fr diese Dokumententypen nutzen junge Anwender (15 24 Jahre) den Drucker deutlich seltener als ltere (55 65). Bei den mittleren Altersgruppen (25 34, 35 44, 45 54 Jahre) weicht die Nutzung von Druckgerten nur unwesentlich voneinander ab. In diesen Altersgruppen nutzen beispielsweise bereinstimmend 66% der Befragten Drucker zu Hause, um E Mails auszudrucken. berraschend ist, dass mehr als die Hlfte (54%) der Befragten zwischen 15 24 Jahren ebenfalls E Mails auf dem Drucker zu Hause ausdrucken.

WEITERE EINFLUSSFAKTOREN AUF DAS DRUCKVOLUMEN IN ZUKUNFT Aus der Befragung lsst sich schlussfolgern, dass auch in nchster Zeit keine papierlose Generation in der Arbeitswelt fr ein papierloses Bro sorgen wird, auch wenn sich die Druckgewohnheiten verndern. Noch nicht absehbar ist die Frage, inwiefern sich neue IT Hardware auf die Druckgewohnheiten niederschlgt. Die Printerumfrage11 nahm sich auch diesem Thema kurz an und analysierte, wie das Smartphone sich auf das Druckverhalten niederschlgt. Zuerst muss man festhalten, dass Smartphones immer noch kein Standard im beruflichen Umfeld sind nur 25% der Befragten nutzen ein Smartphone fr berufliche Zwecke. Die Personen, die aber ein Smartphone nutzen, setzen dieses ein, um Dokumente fr berufliche Zwecke zu lesen. Besonders E Mails (90%) und PDFs (63 %) werden am Smartphone gelesen. Auf die Frage, ob die Befragten durch das Lesen von Dokumenten auf dem Smartphone weniger Dokumente ausdrucken antworteten aber 72% mit Nein. Nun haben Smartphones den Nachteil, dass das Lesen von Dokumenten aufgrund der geringen Bildschirmgre sehr unbequem ist erst Hardware wie das iPad oder andere Tablet Reader knnten einen signifikanten Einfluss auf das Druckvolumen haben. Allerdings ist die Verbreitung dieser Gerteklasse in Unternehmen noch viel zu gering, um berhaupt einen Trend abzusehen. Unter dem Strich kann davon ausgegangen werden, dass weder die neue Generation von Mitarbeitern noch die neue Generation an Hardware wirklich Einfluss auf das Druckvolumen im Bro haben werden. Die Printerumfrage zeigt auf, dass die Optimierung der Druckinfrastruktur

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 ein vielschichtiges Problem ist in einer komplexen Interessenslage. Einerseits erwarten Anwender die Druckmglichkeit immer und berall gerne direkt am Arbeitsplatz in Reichweite. Andererseits steigt der Druck auf die IT, Kosten zu sparen. Die ermittelten Trends wiederum deuten darauf hin, dass sich das steigende Druckvolumen nicht von alleine regelt weder mit der Einfhrung von elektronischen Alternativen noch mit dem Wandel des Anwenderverhaltens wird sich das Problem lsen. Das IT Management muss selbst handeln, um der Herausforderung Output Herr zu werden. ANSTZE WIE MAN IM UNTERNEHMEN OUTPUT KOSTEN IN DEN GRIFF BEKOMMEN KANN MANAGED PRINT SERVICES ALS ENTLASTUNG DER IT Eine Lsung fr den Interessenskonflikt zwischen Anwender und IT Manager knnte das inzwischen von allen Herstellern unterbreitete Angebot sein, das Managen der Druckinfrastruktur von der IT Abteilung zu einem Dienstleister auszulagern. Die IT wird ihre ungeliebte Infrastruktur los, behlt aber die Kontrolle. Der Hersteller oder ein Hndler bernehmen Wartung, Optimierung, Monitoring und Reporting fr die installierte Druckinfrastruktur im Unternehmen. Das Unternehmen zahlt dafr eine monatliche Pauschale und einen Preis fr den Verbrauch an Seiten und Tinte oder Toner. Der Gedanke dahinter, etwas auszulagern, worum sich das Unternehmen selbst nicht mehr kmmern will, ist in anderen Branchen schon verbreitet, sei es in der Kantine, bei der Gebudereinigung oder dem Managen einer geleasten Fahrzeugflotte. Bei der Druckinfrastruktur ist die Auslagerung hingegen eine kleine Revolution. Der Vorteil dieses managed Druckerinfrastruktur Betriebsmodells fr Unternehmen ist, dass die IT Abteilung sich nicht mehr direkt mit der Erhaltung und Betreuung der Infrastruktur qulen muss. Vielmehr steht bei der IT nur noch die Kosten und Dienstleisterberwachung auf der Agenda. Der gleichzeitige Vorteil fr die Mitarbeiter in den Unternehmen ist, dass sie eine moderne Infrastruktur erhalten, die, zumindest im Idealfall, auf die Bedrfnisse des Arbeitsprozesses abgestimmt ist. Dies ist in einem Managed Print Services Vertrag geregelt. Da die Gerte nicht mehr gekauft, sondern nur noch auf Zeit geleast werden, gibt es auch keine beralterte Druckinfrastruktur mehr. Sie wird sptestens zum Vertragsende modernisiert. Natrlich gibt es diese Managed Print Services (MPS) in diversen Ausprgungen und in unterschiedlichsten Leistungsausprgungen. Allerdings gibt es MPS noch nicht flchendeckend. Zwar hat jeder Hersteller MPS bereits im Programm, aber wie die Printerumfrage11 offenlegt, sind groe Teile der Hndler noch nicht so weit, MPS in ihr Angebot aufzunehmen. Hndler sind derzeit der Flaschenhals der Managed Print Services Strategie. Ein Groteil der Unternehmen im Raum D A CH (Deutschland, sterreich und Schweiz) lassen sich nur ber den indirekten Handel erreichen der MPS Direktvertrieb eines Herstellers kann sich erst ab einer gewissen Kundengre (Faustregel: mehr als 500 Gertestellpltze) direkt dem Endkunden widmen.

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Die Ursachen fr den Flaschenhals im Handel sind zahlreich. Einige davon legt die Printerumfrage11 offen. Die Hauptursache ist, dass die Begrifflichkeiten, verschuldet durch die uneinheitliche Kommunikation der Hardware Anbieter, bei den Hndlern nicht durchgehend angekommen sind. Nur 64% von 161 befragten Hndlern (Befragte aus dem IT Fachhandel, Brotechnik oder Sonstiges) kennen berhaupt die Abkrzung MPS.

AUSLAGERUNG DER GESCHFTLICHEN DRUCKJOBS AUF DEN PRIVATEN DRUCKER Eine Manahme der Druckkostensenkung in Unternehmen hat inzwischen deutliche Auswirkungen auf das Druckvolumen von privaten Anwendern. Die Printerumfrage11 spiegelt dies bei der Analyse der privaten Druckgewohnheiten (Druck am heimischen Druckgert) wider: Die Auslagerung professionellen Drucks an die Endanwender. Unternehmen, die beispielsweise ein eigenes Druckzentrum betreiben oder einen Dienstleister fr Drucksachen beschftigen, sollten sich mit diesem Trend auseinandersetzen und die durch elektronische Kundenkommunikation mglich werdende Einsparung prfen.

Unternehmen lagern den Druck ihrer Geschftspost zunehmend an Privathaushalte aus.

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Groe Unternehmen, allen voran Telekommunikationsunternehmen, lagern die Druckjobs an ihre Kunden aus. War es frher gang und gbe, dass Rechnungen per Brief monatlich beim Kunden eintreffen, mssen Kunden heutzutage fr Papierrechnungen einen Aufpreis zahlen oder die kostenlose PDF Rechnung whlen. Gleichzeitig bietet nahezu kein Unternehmen fr seine elektronisch erstellten Rechnungen eine Archivierungsmglichkeit an der Kunde muss sich darum selbst kmmern. Eine elektronische Archivierung ist wiederum nicht fr jeden problemlos zu handhaben ausdrucken und abheften ist einfacher. Dass Anwender hufig Rechnungen privat ausdrucken, belegt die Printerumfrage. So gaben 59% an, dass sie Telekommunikationsrechnungen selbst zu Papier bringen. Nur 14% erhalten die Rechnung fr Internet, Festnetz oder Handy noch auf Papier. Noch hufiger drucken sich die Anwender Behrdenformulare aus (66%) auch die ffentliche Hand verlagert ihre Druckjobs also in Richtung Privatanwender. Ebenfalls hufig gedruckt werden Zug oder Flugtickets (52%) oder Reservierungen und Eintrittskarten (52%). Die einzige Dokumentenart, die hufiger auf Papier zugestellt als vom Privatanwender ausgedruckt wird, sind Rechnungen von Strom , Gas , Wasser Unternehmen. Insgesamt sorgt diese Auslagerung vor allem dazu, dass der Massendruck abnimmt, der vorzugsweise in Hausdruckereien und groen Druckstraen erstellt wird. Auf das Office Druckvolumen hat dieser Trend allerdings keine Auswirkung, denn die Massenbriefe wurden und werden in der Regel nicht vom einzelnen Mitarbeiter im Bro auf dem Multifunktionsgert oder Drucker zu Papier gebracht. Anbieter von Druckgerten fr den Privatgebrauch drften ber den Trend der Verlagerung von Druckjobs in Richtung Privatanwender hingegen erfreut sein.

MANAGED PRINT SERVICES UND DER HANDEL Drucker und Kopierer an Kunden zu verkaufen, war lange Zeit ein sehr eintrgliches Geschft, gesegnet mit hohen Margen und einem fr die IT vergleichsweise wertstabilen Produkt. Doch die Ansprche des Markts ndern sich und es stehen dem Handel Vernderungen ins Haus. Nur verkaufen reicht nicht mehr die Kunden erwarten zunehmend Service und Dienstleistungen rund ums bedruckte Papier. Hinter dem Krzel MPS steht daher ein neue Art, mit Drucken Geld zu verdienen und diese Managed Print Services erfordern vom Handel neue Verkaufsprozesse und eine andere Verkaufsstrategie. Deswegen ist 2011 fr Drucker und Kopierer Reseller das Aufkommen von Managed Print Services eins der wichtigsten Themen. Die Printerumfrage11 befragte 210 Hndler aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, sterreich und die Schweiz). Bei der Befragung war die ganze Bandbreite des Handels vertreten von IT Dienstleistern (28%) ber Brofachhandel (22%) bis hin zu Systemhusern und IT Fachhandel (17%) bzw. Systemhaus (15%) sowie sonstigen Resellern (18%). Als Ihren wichtigsten Vertriebskanal gaben die Befragten den stationren Handel an, gefolgt vom Vertriebsauendienst und dem telefonischen Vertrieb und als Schlusslicht den Verkauf via Online Shop.

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Dokulife Consulting & Research Printerumfrage11 Zwar gibt es seit mehreren Jahren regelmig Berichterstattung ber Managed Print Services in Hndler Publikationen, doch der Begriff Managed Print Services setzt sich erst langsam durch. So kannten nur 64% der Befragten den Begriff Managed Print Services. Nur 31% der befragten Hndler verkaufen sogenannte Managed Services fr Druckinfrastrukturen. Managed Print Services sind also bei weiten noch nicht bei allen Hndlern angekommen. Die Grnde, keine MPS anzubieten, sind vielfltig. Meistgenannter Grund ist, dass der Hndler einen anderen Fachschwerpunkt setzt (55%), so dass MPS nicht ins Konzept passen. 35% der Befragten Hndler gaben an, dass sie schlichtweg keine MPS Fachkenntnisse besitzen und daher keine MPS anbieten. Fr 31% der Hndler, die keine MPS anbieten, sind Managed Print Services laut eigener Einschtzung nicht lukrativ genug. Dies knnte sich in Zukunft als fatale Fehleinschtzung erweisen denn MPS bedeuten auch immer eine lange Vertragslaufzeit mit dem Kunden. Wenn also die Konkurrenz die Kunden langfristig an sich bindet, haben Hndler ohne MPS in Zukunft das Nachsehen. WEITERE INTERESSANTE PRINTERUMFRAGE ERGEBNISSE 98% der Befragten verwenden zu Hause ein Druckgert Nur 7% der Befragten machen Fotos vorzugsweise mit dem Handy, 73% mit einer Kompaktkamera, 43% machen laut eigener Einschtzung 10 30 Fotos pro Monat 79% der Befragten kennen den Begriff E Postbrief aber nur 40% De Mail 61% nehmen vor dem Druck Einstellungen am Treiber vor, vorzugsweise Formateinstellungen und die Auswahl von Farb oder Schwarzweidruck (jeweils 81%)

WEITERE INFORMATIONEN Die hier vorgestellten Ergebnisse sind nur ein kleiner Ausschnitt aus den Studienresultaten. Wir senden Ihnen gerne auf Anfrage weitere Daten und Analysen zu. Zudem erhalten sie ber www.dokulife.de Zugriff auf die Printerumfrage08 und Printerumfrage10, die ebenfalls mit spannenden Einblicken in die Druckgertenutzung aufwarten.

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BER BROTHER Brother gehrt weltweit zu den fhrenden Anbietern von Output Lsungen, vom Laser Multifunktionsgert fr komplexe Profinetzwerke ber brillante Fotoprinter fr private Anwender bis zum Beschriftungssystem mit patentierten Bndern. Als besonders service und anwenderorientiertes Unternehmen setzt Brother traditionell auf die Zusammenfhrung von Entwicklung, Produktion und Vertrieb im eigenen Haus. So knnen sich wandelnde Kundenanforderungen schnell und przise in die Produktentwicklung einflieen. Auch die Brother Philosophie der einfachen und einheitlichen Bedienerfhrung und die Entwicklung von Produktfamilien mit einheitlichem Verbrauchsmaterial lassen sich so am besten realisieren. Und beim Thema Qualittssicherung spricht die Zuverlssigkeit der Brother Produkte fr sich. Brother (Schweiz) AG, Tfernstrasse 30, Postfach 5108, CH 5405 Baden Brother International GmbH, Zweigniederl. sterreich, Pfarrgasse 58, A 1230 Vienna Brother International GmbH, Im Rosengarten 14, D-61118 Bad Vilbel BER DOKULIFE Dokulife ist ein Beratungs und Marktforschungsunternehmen, das sich auf das Thema Output Management spezialisiert hat. Grnder von Dokulife ist Oliver Jendro, Journalist, Berater und Spezialist fr Output Management. Dokulife wird auf Projektbasis mit Spezialisten verstrkt. Wir beraten alle Unternehmensgren, vom Kleinunternehmen bis hin zum DAX Konzern. Oliver Jendro, Dokulife Tel. 089/45 47 78 52 E Mail oliver.jendro@dokulife.de

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