LES ETATS DE RAPPROCHEMENT :

I. PRINCIPE
A une date donne (exemple : fin mars) le solde du compte Banque dans notre comptabilit est gnralement diffrent du solde de notre compte dans la comptabilit du banquier (solde qui apparat sur lextrait bancaire quil nous a envoy). En effet, par exemple, les chques que nous comptabilisons leur date dmission daprs le talon du chquier ne seront comptabiliss par le banquier que lorsquils seront encaisss par nos fournisseurs (avec compensation la Banque de France, ...) Dautres carts peuvent tre dus des oublis de lune ou lautre des parties, des diffrences de dates de comptabilisation, ou des erreurs... LETAT DE RAPPROCHEMENT est le document qui justifie lcart entre ces deux soldes : lcart total est expliqu par le dtail des oprations qui nont pas t enregistres (ou pas de la mme faon) par chacune des parties

II. BUT
En faisant apparatre les diffrences denregistrement entre notre comptabilit et les comptes du banquier, ltat de rapprochement permet de visualiser : - les erreurs de comptabilisation (ex : inversions de chiffres, critures oublies, oprations comptabilises deux fois, critures enregistres dans un mauvais compte bancaire, ...) - les anomalies dues au banquier (lui aussi peut parfois faire des erreurs denregistrement, ...) Ltat de rapprochement est donc lun des outils de vrification de notre comptabilit (que les erreurs soient dues une mauvaise prcomptabilisation ou une erreur de saisie) La ralisation rgulire et rapide de ltat de rapprochement rend lensemble de notre comptabilit plus fiable et jour (il vaut mieux sapercevoir rapidement quon amis un zro de trop sur le chque dun salari...) Ltat de rapprochement permet donc aussi de justifier la ralit des enregistrements comptables passs car toute diffrence avec le compte du banquier y est explique...

III. METHODE
Il sagit de dresser un tableau ou sera mentionne chaque opration expliquant une partie de lcart entre les deux soldes, une date donne.

Les tats de rapprochement

aroenver@hotmail.fr

A. Documents utiliser :
1. 2. 3. Le relev de compte du banquier (les extraits ou relevs bancaires) pour la priode, ex : du 1er au 31/3. Le compte banque (512...) dans notre comptabilit (grand livre) pour la mme priode, du 1er au 31/3 Ltat de rapprochement bancaire de la priode prcdente, ex. au 28/02 (document conserv dans le classeur de banque, avec les extraits bancaires, par exemple) car il permet dexpliquer lcart quil y avait dj au 1er mars.

B A N Q U E ZA I D E
Relev des oprations :
Date Solde au 28/02 : 7/3 10/3 10/3 13/3 13/3 16/3 Chque 76014086 Chque 76014088 Virement N 400231 Remise sur rayon Remise hors rayon Remise chque 226,40 12500,00 771,77 5860,20 2501,50 38640,00 Opration Dbit Crdit Solde dbit Solde crdit 198298,07 198071,67 185571,67 184799,90 190660,10 193161,60 231801,60 211299,60 172659,60 172635,68

18/3 Chque ZAIDE (512100) ETAT DE RAPPROCHEMENT BANQUE 22045080 20/3 impay

au

28/2 20502,00
38640,00 23,92

CHEZ NOUS Date

20/3

Frais sur impay (dont TVA : 3,92)

25/3 Negociation effet 23533,70 Dbit 196169,38 Opration Dbit Crdit Date Opration Crdit Solde compte 512200 au 28/2 76014091 29/3 Chque 194349,60 Solde extrait ZAIDE au 28/2 1000,00 198298,07 195169,38 18/2 Retrait DAB 200,00 5/2 Chq 225,40 31/3 Commission de mouvements (dont TVA : 4,10 )086 TONY 25,00 195144,38 27/2 Prlevt France Telecom 1040,52 25/2 Virement acompte paye 5000,00 Solde au 31/03 : 195144,38 28/2 Agios du mois sur dcouvert 36,41

193072,67

193072,67

B. Organisation du travail :
1/ Vrifier dabord que le solde du compte 512... en dbut de mois correspond bien au solde qui figurait sur ltat de rapprochement prcdent (il faut sassurer quune criture na pas t enregistre par mgarde en date du mois de fvrier... ou que les oprations manquantes nont pas fait lobjet de corrections sur fvrier...) 2/ En utilisant ltat de rapprochement de la priode prcdente, on regarde si les sommes qui navaient pas encore t comptabilises ( fin fvrier) par une partie ont maintenant t comptabilises (en mars) par cette mme partie.
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANQUE CHEZ NOUS Date Opration Solde compte 512200 au 18/2 Retrait DAB 27/2 Prlevt France Telecom 28/2 Agios du mois sur dcouvert Dbit 194349,60 Crdit 200,00 1040,52 36,41 193072,67 Date Opration Solde extrait ZAIDE au 5/2 Chq 086 TONY 25/2 Virement acompte paye Dbit 28/2 225,40 5000,00 Crdit 198298,07 ZAIDE (512100) au 28/2

28/2

193072,67

Est-ce que ces sommes ont t passes dans notre compta en mars ?

Est-ce que ces sommes ont t passes par notre banquier en mars ? Les tats de rapprochement aroenver@hotmail.fr

3/ Ensuite, on compare notre comptabilit de mars (compte 512...) avec celle du banquier (extrait de mars) et on pointe les oprations identiques, comptabilises pour le mme montant, au centime prs. ATTENTION : Pour le banquier, les critures sont enregistres dans le sens oppos au notre (notre extrait reprsente son compte client dans sa comptabilit) Pour pointer un chque mis, il faudra donc pointer une somme identique, au crdit dans notre compte 512..., et au dbit sur lextrait de notre banquier) Sil y a un cart (mme d1 centime) : ne pas pointer Si le montant est identique, mais dans la colonne dbit chez nous et dans la compta du banquier : lopration a t passe comme une recette par lun et comme une sortie dargent par lautre (inversion) : ne pas pointer ! Si la somme est identique, mais ne correspond pas la mme opration : ne pas pointer Une somme chez lun peut correspondre plusieurs lignes chez lautre (nominal moins frais, ou dtail dune remise de plusieurs chques, etc...) : pointer !
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANQUE ZAIDE (512100) CHEZ NOUS Date Opration Solde compte 512200 au 28/2 18/2 Retrait DAB 27/2 Prlevt France Telecom 28/2 Agios du mois sur dcouvert Dbit 194349,60 Crdit 200,00 1040,52 36,41 193072,67 Date Opration Solde extrait ZAIDE au 28/2 5/2 Chq 086 TONY 25/2 Virement acompte paye Dbit 225,40 5000,00 Crdit 198298,07 au 28/2

193072,67

B A N Q U E ZA I D E
Relev des oprations :
Date Solde au 28/02 : 7/3 10/3 10/3 13/3 13/3 16/3 18/3 20/3 20/3 25/3 29/3 31/3 Chque 76014086 Chque 76014088 Virement N 400231 Remise sur rayon Remise hors rayon Remise chque Chque 22045080 impay Frais sur impay (dont TVA : 3,92) Negociation effet Chque 76014091 Commission de mouvements (dont TVA : 4,10 ) Solde au 31/03 : 1000,00 25,00 195144,38 20502,00 38640,00 23,92 23533,70 226,40 12500,00 771,77 5860,20 2501,50 38640,00 Opration Dbit Crdit Solde dbit Solde crdit 198298,07 198071,67 185571,67 184799,90 190660,10 193161,60 231801,60 211299,60 172659,60 172635,68 196169,38 195169,38

Les tats 195144,38 de rapprochement

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NB : Dans lexemple, on a point en utilisant des lettres pour faciliter la comprhension... Pour des rapprochements relativement simples, il suffit de cocher les sommes, le lettrage des sommes ne devenant ncessaire que pour des dossiers compliqus avec des regroupements de sommes ... 4/ Mettre en vidence les sommes non pointes, en les entourant ou en les surlignant (on peut utiliser du crayon, ou une photocopie de lextrait bancaire, si le pointage risque dtre laborieux et quon risque de devoir recommencer cette opration ! ...) 5/ aprs le pointage, on cre le tableau dETAT DE RAPPROCHEMENT quon peut prsenter sur le modle suivant, avec 1 partie CHEZ NOUS qui reprsente notre solde actuel, plus les critures qui nous manquent et 1 partie CHEZ LE BANQUIER avec le solde de son extrait, plus les critures quil a oublies (ou plutt les oprations quil ne connat pas encore, comme les chques qui nont pas encore t remis en banque par nos fournisseurs...)
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANQUE CHEZ NOUS Date Opration Solde compte Dbit au Crdit au CHEZ LE BANQUIER Date Opration Solde extrait Dbit au Crdit

Solde rectifi :

Solde rectifi :

a)

Placer donc le solde de notre compte 512...(voir grand livre) CHEZ NOUS et le solde de lextrait bancaire CHEZ LE BANQUIER

Puisquon fait ltat de rapprochement dans cet exemple, au 31/3, ce sont les deux soldes au 31/3 quil faut indiquer, car cest la diffrence entre ceux-l que notre tat de rapprochement devra expliquer ! (Bien prendre le solde en fin dextrait mensuel, et non le solde initial ! ! !) b) Ajouter dans la partie CHEZ NOUS, les critures qui manquent dans notre comptabilit (celles quen principe, nous enregistrerons ensuite) cest dire les sommes comptabilises par le banquier (=sur son extrait) mais qui nont pas pu tre pointes (car nous ne les avions pas passes ! ! !) Positionner ces sommes du ct o nous devrons les passer : Si le banquier a comptabilis une somme au crdit=entre dargent sur le compte, nous devrons comptabiliser cette recette au dbit ! et vice-versa... c) De la mme faon, CHEZ LE BANQUIER, rajouter les critures qui se trouvent dans notre compte 512.. mais qui nont pas pu tre pointes car lui ne les avait pas comptabilises. (Rappel : si nous avons comptabilis une sortie dargent = au crdit, le banquier devra enregistrer cette mme dpense au dbit)

d) Il faut indiquer sur ltat de rapprochement toutes les informations notes au (6) e) Calculer le solde rectifi (ou nouveau solde ou solde thorique) en partant du solde trouv sur lextrait bancaire dun ct, et dans le compte 512... (ou la balance au 31/3) de lautre ct, et en ajoutant les mouvements dbiteurs ou crditeurs Si le pointage a t bien fait, et le tableau correctement remplis, on doit normalement trouver le mme solde au centime prs (dbiteur chez lun, crditeur chez lautre)

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6/ Le tableau dtat de rapprochement doit tre prcis : - Nom de la banque (+ N dans le plan comptable) - Date de ltat de rapprochement (=date de la fin de priode, exemple : 31/03/N) - Date de comptabilisation des critures en rapprochement - Libell prcis des critures en rapprochement Cest grce ces informations que lon pourra : - reprer des oprations qui nont pas t pointes alors quelles apparaissent de chaque ct (daprs les dates et les libells) - reprer des anomalies denregistrement (oprations comptabilises lenvers) grce au libell et au sens de lcriture. - reprer des anomalies anciennes . Exemple : lorsquun chque na pas t tir chez le banquier, le premier mois cest normal alors qu au bout de trois mois, cest peut tre quon sest tromp de compte bancaire ou que lcriture a t comptabilise deux fois, ... 7/ Daprs les informations figurant sur le tableau de rapprochement, voir (6), vrifier que le pointage est correct - Si une mme opration na pas t pointe, elle apparat alors de chaque cot (Chez nous, et chez le banquier), dans ce cas, il faut la pointer, la supprimer du tableau (= le refaire) et RECALCULER LE NOUVEAU SOLDE ! 8/ Daprs les mmes informations, dtecter les anomalies et faire les recherches qui simposent Exemples : Un chque tir il y a 3 mois, na toujours pas t comptabilis par le banquier

9/ Prparer et effectuer la saisie des critures utiles : Il sagit, en principe, des critures qui avaient t ajoutes dans la partie CHEZ NOUS mais attention tenir compte des carts de sommes qui ne doivent tre comptabilises que pour la diffrence (ou extournes avant nouvel enregistrement) Si le logiciel permet de saisir ces critures de rgularisation sur la priode de rapprochement (priode non clture), saisir ces critures la date relle de lopration (plutt qu la date du rapprochement, le 31/3), ou modifier les critures errones si elles sont encore provisoires (dans le brouillard). Indiquer le libell habituel de lcriture Si la priode de saisie est clture, comptabiliser lopration au plus prs de la date (ex : au 1/04 si mars est cltur) 10/ Si des rgularisations ont t enregistres sur la priode de rapprochement, il faut obligatoirement modifier ltat de rapprochement (refaire un tableau), en faisant disparatre les oprations corriges, et en indiquant le solde actuel du compte 512... (qui a forcment chang ! vrifiez sur la balance...) Calculer le nouveau solde rectifi ! 11/ Conserver ce tableau dfinitif, par exemple dans le classeur de banque avec lextrait de compte, Il faudra lutiliser pour raliser ltat de rapprochement du mois suivant. (ou de la dcade suivante !) 12/ faire les tats de rapprochements des autres comptes bancaires de lentreprise ! Il est dailleurs conseill de les faire avant de comptabiliser les critures de rgularisation car cela peut faire apparatre une erreur de numro de compte lors de lenregistrement dune opration (ex : remise de chques comptabilise la Banque du Panama au lieu de La BNP). IMPORTANT !!! 1- Sur le relev bancaire, si le solde est plac dans la colonne dbit cela signifie que le solde est dbiteur dans le cas contraire il est crditeur.

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