Pontifcia Universidade Catlica do Rio de Janeiro

Coordenao Central de Extenso Gerncia de Projetos de Software Professor: Jos Roberto Blaschek Caso Cooperativa de Alimentos 1. Introduo
A Cooperativa de Alimentos Amizade, criada em 13 de abril de 1985, uma organizao que fornece aos seus associados alimentos a preos reduzidos. Para atingir a esse objetivo a Cooperativa adquire alimentos, em grandes quantidades, de fazendeiros e atacadistas da regio. A Diretoria da Cooperativa est considerando a possibilidade de automatizar alguns processos administrativos, especialmente os que se referem compra e distribuio de alimentos e ao controle de pagamentos e recebimentos relativos s operaes de compra e venda de alimentos. A sede da Cooperativa situa-se a 90 km da cidade do Rio de Janeiro. A misso da Cooperativa Disponibilizar, para seus associados, gneros alimentcios com qualidade, variedade e preo melhores dos que so oferecidos pelo mercado da regio. Atualmente, quase todos os processos operacionais da Cooperativa so executados manualmente e no esto padronizados. Os colaboradores so, na sua maioria, de nvel mdio e no esto familiarizados com o uso de computadores. Tambm no h consenso, na Diretoria, de que um processo de automatizao trar benefcios significativos para o negcio. No entanto, Jos Eduardo, Presidente da Cooperativa, e muitos outros colaboradores so entusiastas da idia. Jos Eduardo uma pessoa informal e considerada por todos um excelente lder. Como cerca de 40% dos associados j acessam a Internet, Jos Eduardo considera a hiptese dos sistemas utilizarem a Web. A Cooperativa possui atualmente 8.300 associados, uma receita mdia mensal de R$ 800.000,00 e uma margem de lucro de 5%. Normalmente, o preo de venda dos gneros possui um overhead de 50% sobre o preo de custo. Por operar com uma pequena margem de lucro, o aumento da eficincia e eficcia um dos objetivos do projeto. Estudos recentes estimam que uma operao mais eficiente pode duplicar a margem de lucro da Cooperativa. O Presidente defende que a operao de computadores e o desenvolvimento e manuteno de sistemas de informao devem ser terceirizadas. No entanto, ele de opinio que a Cooperativa deve possuir uma equipe de informtica prpria, responsvel pela gesto dos contratos de terceirizao e definio da arquitetura de informaes da organizao. Na sua viso de negcio, a Cooperativa deveria possuir um sistema de informao capaz de gerenciar o relacionamento com os clientes, de controlar o desempenho da organizao e de apoiar decises tticas e estratgicas. A Cooperativa encontra-se organizada em 3 departamentos: Social, Finanas e Servios Gerais. H uma certa disputa poltica entre Luiz Antnio, Chefe do Departamento Social, e Ricardo Silva, Chefe do Departamento Financeiro. Roberto, Chefe do Departamento de Servios Gerais, uma pessoa conciliadora e

empreendedora. A Diretoria composta pelo Presidente, pelos Chefes de Departamentos e por dois associados. A Diretoria eleita pelos associados para um mandato de quatro anos, iniciado sempre no ms de janeiro. A atual assumiu o cargo h cerca de um ano. O Plano Estratgico da Cooperativa, para o ano corrente, prev um aumento da receita de cerca de 30%, expanso do quadro de associados em 10% e a melhoria da qualidade dos servios prestados, visando aumentar o ndice de aprovao da atual administrao, que de apenas 30%. Espera-se que, ao longo do ano, esse ndice ultrapasse os 50%. Para aumentar a receita e o lucro, a Cooperativa planeja aprimorar os processos de cobrana (o ndice de inadimplncia atual de cerca de 15%), realizar aquisies em condies mais vantajosas, diversificar a sua linha de fornecimento, aprimorar o seu sistema logstico de abastecimento e distribuio e manter alguns itens em estoque.

2. Descrio do Negcio
A Cooperativa funciona em ciclos semanais. Os associados podem enviar (ou entregar pessoalmente), de segunda a quinta-feira, listas de compras, utilizando o formulrio pr-impresso distribudo pela Cooperativa. Toda sexta-feira, o Departamento Social elabora uma relao contendo a demanda total de cada item. De posse dessas demandas ele negocia, junto aos fornecedores cadastrados, as condies de compra mais econmicas. Selecionados os fornecedores, so feitas as encomendas (inicialmente pelo telefone e posteriormente formalizadas atravs do envio de um pedido ao fornecedor). Dependendo do volume de itens a serem adquiridos, mais de um fornecedor pode fornecer um mesmo item. Esse fato faz com que o item possa ter mais de um preo. O Departamento Social nem sempre consegue adquirir todos os itens solicitados. Pedro o comprador mais experiente da Cooperativa e muito conservador. Bruno, seu auxiliar direto, muito inteligente e inovador e j domina os processos do Departamento Social. As encomendas so entregues Cooperativa no domingo pela manh, quando ento os pedidos so conferidos com a nota fiscal de cada fornecedor. Aps a conferncia, as notas fiscais so certificadas e as duplicatas permanecem arquivadas, aguardando pagamento, nos prazos anteriormente negociados. Ainda no domingo, em hora determinada pelo Departamento de Servios Gerais, tem incio a montagem das cestas de cada associado, com base nas listas de compras e nas notas fiscais. A prioridade de cada associado definida pela ordem de chegada de sua lista. As cestas so entregues na prpria Cooperativa, acompanhadas das Notas de Entrega. Raimundo o responsvel pelo recebimento dos gneros e montagem das cestas. Ele possui excelentes habilidades de comunicao, gil e muito respeitado por seus colegas. Os associados podem efetuar pedidos de compra para pagamento no final do ms, desde que estejam com todos os seus pagamentos em dia, inclusive mensalidades. Infelizmente, como alguns associados no saldaram seus dbitos, a Diretoria se viu forada a estabelecer, como condio bsica para aceitao de uma lista de compras, a quitao de todos os dbitos anteriores. Todas as operaes de pagamento e cobrana so efetuadas pelo Departamento Financeiro e so supervisionadas por Jos Humberto, contador experiente e rigoroso, mas desatualizado.

3. Esforo Anterior de Desenvolvimento de um Sistema de Informao

H cerca de 3 anos houve uma tentativa frustrada de desenvolvimento de um sistema de informao, patrocinada pelo Departamento Financeiro, o que contribuiu para aumentar a resistncia a um novo esforo de automatizao. Naquela ocasio, uma empresa contratada executou as fases de anlise, projeto e implementao do sistema, mas no consegui implant-lo. No entanto, o sistema foi considerado entregue, aceito e pago pela Cooperativa. Nos relatos de quem participou do projeto, pode-se deduzir que os requisitos do sistema no foram adequadamente elicitados. O sistema possua trs mdulos, destinados a apoiar as atividades de cada um dos departamentos. Para definir o escopo do projeto e as condies comerciais constantes da proposta, a empresa contratada realizou uma entrevista com cada um dos setores da Cooperativa. Por presso dos usurios, o custo inicial foi reduzido em 10% e o prazo de desenvolvimento de 1 ano para 8 meses. Os equipamentos adquiridos para o projeto, incluindo os servidores, chegaram com algum atraso, o que levou a equipe a tentar implantar o sistema em equipamentos sub dimensionados, ocasionando problemas de desempenho. Esses equipamentos esto sendo atualmente utilizados, basicamente, com processadores de textos e planilhas eletrnicas. O Departamento Social desenvolveu uma aplicao em Access, que apesar de muito utilizado, vem apresentando srios problemas em funo do volume de dados processados e da quantidade de usurios. justamente este Departamento que mais tem pressionado a Presidncia pelo desenvolvimento de um novo sistema. O projeto foi gerenciado por um dos analistas da equipe, que contava com mais dois analistas menos experientes e trs programadores. Apesar do insucesso, a Cooperativa considerava a equipe competente. O sistema foi desenvolvido nas instalaes da empresa contratada, situada no centro da cidade do Rio de Janeiro. No incio do projeto, ocorriam reunies de validao dos modelos conceituais do sistema, realizadas na Cooperativa. Com o andamento do projeto e o surgimento dos primeiros problemas, as reunies de validao foram sendo gradativamente substitudas por reunies de negociao e resoluo de conflitos. Em funo da falta de padronizao dos processos de negcio, as mudanas de requisitos foram freqentes e raramente conseguia-se chegar a um consenso entre os usurios. A documentao deste projeto restringiu-se ao cronograma, relatrios de entrevistas, diagrama de fluxos de dados, modelo conceitual de dados, dicionrio de dados e layout dos arquivos. Somente a ltima verso destes documentos encontra-se disponvel. O sistema foi desenvolvido em uma arquitetura cliente/servidor duas camadas, com banco de dados SQL Server e linguagem de programao Delphi. Na ocasio foram adquiridas licenas do banco de dados, que atualmente encontram-se sem uso e desatualizadas. Alm desse, no foi adquirido mais nenhum software para o projeto. O projeto foi paralisado aps ter consumido o triplo do oramento inicial e o dobro do prazo previsto. Nesta ocasio, o sistema encontrava-se instalado, vinha encontrando muita resistncia por parte dos usurios (julgavam que o sistema era de difcil uso) e estava sendo responsabilizado pela queda da qualidade das operaes da Cooperativa. Os pagamentos empresa contratada foram realizados no final das fases de levantamentos iniciais, anlise, projeto, implementao, entrega e aceite do sistema. Um outro fator que contribuiu para o insucesso do sistema foi o fato dos dados inicialmente carregados apresentarem um baixo ndice de qualidade. Atribui-se esse fato a um processo de preparao dos documentos de entrada de dados inadequado e a um processo de digitao feito em curto espao de tempo.