CONTRA ORI A essa gegeeceemrereereseres 2015EE0050714 wm sa mm 80112 Bogota, D.C. Teniente Coronel Gabriel Alfredo Moreno Morales Comandante Batallén de Apoyo y Servicio para el Combate No. 6 “Francisco Antonio Zea” Km 5 Via Boquerén — Cantén Militar “Jaime Rooke’ Ibagué (Tolima) Asunto: SOLICITUD DE CONCEPTO SOBRE CAMBIO DE ORDENADOR DE. GASTO. Respetado Coronel Moreno: Esta oficina recibié su escrito radicado 2015ER0023578 del 06 de marzo de 2015, donde consulta: 1. 4Quién es el responsable del archivo hist6rico de la Contratacion? 2. {Qué funcionario es competente para subsanar novedades de cualquier requerimiento judicial y/o administrative respecto de un contrato con vigencia anterior, a la fecha en que se asume las funciones de ordenador de gasto por la nueva dependencia? 3. {Quién es el funcionario llamado a liquidar los contratos ejecutados en fecha anterior a la nueva competencia en funciones de ordenador de gasto de la nueva dependencia? ALCANCE DEL CONCEPTO. Los conceptos emitidos por la Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica, son orientaciones de caracter general que no comprenden la solucién directa de problemas especificos, ni el andlisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucién, ni tienen el caracter de fuente normativa y solo pueden ser utilizados para facilitar la interpretacién y aplicacion de las normas juridicas vigentes, en materia de control fiscal. Cavaia 9 No. 12 6 ~ 10 Pao 6 PBK. GATTOO0 Boga, D.C» Calamibia -ww conkalonagen gouaoCONTRALORIA | once GENERAL BELA REPUBLICA | JUNOIOA Teniente Coronel Gabriel Alfredo Moreno Morales Comandante Batallén de Apoyo y Servicio para el Combate No.6 “Francisco Antonio Zea” Pagina 2deS Por lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas “sobre interpretacion y aplicacion de las disposiciones legales relativas al campo de actuacién de la Contraloria General”, asi como las formuladas por las contralorias territoriales “respecto de Ia vigilancia de la gestién fiscal y las demas materias en que deban actuar en armonia con la Contraloria General’ y las presentadas por la ciudadania respecto de “la consultas de orden juridico que le sean formuladas a la Contraloria General de la Reptiblica™. En este orden, mediante su expedicién se busca “orientar a las dependencias de la Contraloria General de la Reptiblica en la correcta aplicacion de las normas que rigen para la vigilancia de la gestion fiscal” y “asesorar juridicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten” Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopcion de una doctrina e interpretacién juridica que comprometa la posicién institucional de la Coniraloria General de la Republica, porque de conformidad con lo dispuesto en el articulo 43, numeral 16:del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad sélo la tienen las posiciones juridicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s) Una vez sentada esta premisa la Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica se pronuncia sobre su consulta, asi: RESPONSABILIDAD DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA CONTRATACION. Para atender la inquietud planteada es necesario tener en cuenta varios aspectos relativos al tema archivistico que se encuentra regulado en nuestro ordenamiento juridico por la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", pues especificamente y en lo que se refiere a la responsabilidad del archivo existen disposiciones expresas: “ARTICULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores puiblicos. Los servidores puiblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregaran los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las ‘At 43, numeral 4 del Decreto Lay 267 ‘An. 43, numeral 5 dl Deseo Le) 267 ‘As 43; numeral 12 de Decreto Ley 267d 20, «xit43; mumeral U1 det Desreto Ley 267 de 200, ‘Art 43, umeral [4 dstDesreto Ley 267 de 200, «prt 4. OFICINA JURIOGA. Son ficiones gee Ofcns Juridica (..) 18. Coon Inerretacén uriica que corpromet a poston Eimportanea ambrion Sito proms © bn Carrera 9 No. 12 C ~ 10 Piso 8 PBX: 6477000 + Bogota, D.C. + Colombia + nw. contraloria.gov.co(@)CONTRALORIA ener GENERAL DE LA REPUBLICA | UAB Teniente Coronel Gabriel Alfredo Moreno Morales , Comandante Batallén de Apoyo y Servicio para el Combate No.6 “Francisco Antonio Zea” Pagina 3 des. normas y procedimientos que establezca e! Archivo General de la Nacién, sin que ello implique exoneracién de fa responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Adicionalmente, existe una regulacién expresa frente a las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivas de las entidades puiblicas: “ARTICULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de as entidades publicas. Los secretarios generales 0 (os funcionarios administrativos de igual 0 superior jerarquia, pertenecientes a las entidades publicas, a cuyo carga estén los archivos piiblicos, tendrén la obligacién de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacién de los documentos de archivo y serdn responsables de su organizacién y conservacién, asi como de la prestacion de los servicios archivisticos.(...)" Debemos acudir, ademas, a la definicién legal de archivo histérico, la cual se encuentra consignada en el articulo 23 de ta misma regulacién, donde se clasifican los archivos de acuerdo al ciclo vital del documento: “ARTICULO 23. Formacién de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: @) Archivo de gestién. Comprende toda la documentacién que es sometida a continua utilizacion y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten, Su circulacién o tramite se realiza para dar respuesta 0 solucién a Jos asuntos iniciados; b) Archivo central. En ei que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestion de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ©) Archivo historico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central ios documentos de archivo de conservacién permanente (...)" Por tal motivo, para efectos de determinar quién es el responsable del archivo histérico de la contratacién deberé remitirse a la normatividad trascrita. Carrera 9 No, 12 C = 10 Piso 8 PBX: 6477000 » Bogold, D. C. « Colombia - ww contraloria,gov.co@)CONTRALORTA cron Teniente Coronel Gabriel Alfredo Moreno Morales Comandante Batallén de Apoyo y Servicio para el Combate No.6 “Francisco Antonio Zea” Pagina 4 de 5, DEBER FUNCIONAL DEL ORDENADOR DE GASTO, Frente a las inquietudes planteadas que tienen que ver con las novedades de cualquier requerimiento judicial y/o administrativo respecto de un contrato cuando existe cambio de ordenador de gasto, resulta importante referirse al deber funcional que ostentan los servidores publicos respecto de las funciones a ellos asignadas, pues el funcionario sera responsable de sus actuaciones en la medida que sus funciones se lo exijan y permitan, quiere decir esto que el funcionario que ostente ta ordenacién de gasto sera responsable de sus actuaciones en el ejercicio de dicha potestad, io que implica que todos los actos llevados a cabo durante el periodo en que ejercié sus funciones deberan ajustarse a los preceptos legales que los rigen y por ello la responsabilidad fiscal, disciplinaria y penal sobre ellos recae en quien @jercié dichas facultades en cualquier tiempo. Una vez se asumen por otro funcionario o dependencia las funciones de ordenacién de gasto éste deberd asumir las diligencias en el estado en que se encuentran al momento en que se le hace entrega del cargo, pues el anterior ordenador no contaria ya con las facultades para intervenir dentro de su marco funcional En otras palabras, el anterior ordenador responde por los actos ejercidos durante Su ejercicio como tal y no puede asumir las funciones que actualmente no ostenta La Procuraduria General de la Nacién’ ha sentado su criterio frente a la importancia del deber funcional de los servidores publicos de la siguiente manera: ...) Alrespecto, cabe seftalar que el derecho disciplinario gira en torno ala conducta del servidor ptblico y de quien ejerce funciones publicas, en orden a lograr, de los primeros, que su actuar se adecue al catélogo de funciones, obligaciones y deberes que le demarcan los preceptos constitucionales, legales y reglamentarios que circunscriben el ejercicio del cargo respectivo. Tales regulaciones, obviamente, estan referidas a la gestion que dentro del engranaje administrative corresponde desarrollar a la entidad para ejecutar los fines, objetivos y servicios estatales, de tal manera que al establecerse la vinculacién con la entidad publica se genera una relacion de sujecion que e permite @ la administracién exigir de sus colaboradores un comportamiento determinado, regido por preceptos especificos. En ese orden de ideas, e! deber funcional al que se alude en ef nuevo estatuto no es otra cosa que el ejercicio de la funci6n publica y la manera como debe desempefiaria quien esté a cargo de la misma, supeditado siempre a unos cénones preestablecidos demarcados por las obligaciones que le atafien y la razon de ser de las mismas, uraduria General dois Nain Const No. 16% de 79.da may do 2002 Carrera 9 No. 12 © ~ 10 Piso 8 PBX. 6477000 « Bogota, D.C. Colombia wa conaoria poseMen (@ CONTRALORIA’ ovens (( \\QOD) Sentenat oe LA REPUBLICA | SADR Teniente Coronel Gabriel Alfredo Moreno Morales Comandante Batallén de Apoyo y Servicio para el Combate No.6 “Francisco Antonio Zea” Pagina 5 de fundadas en fines estatales. Asi pues, la responsabilidad frente a la potestad sancionadora de la administracién no puede derivarse sino del desconocimiento de esos parémetros, motivo por el cual, la falta disciplinaria la constituye ef incumplimiento de los deberes, la extralimitacién de funciones y derechos, la incursin en prohibiciones y la violacién al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos y conflictos de intereses, como la define el articulo 23 de la Ley 734 de 2002(...).” Finalmente y con respecto a la consulta que se refiere a quién es el funcionario llamado a liquidar los contratos cuando existe cambio de ordenador, deberemos aplicar la misma ldgica interpratativa, pues sdlo quien ostenta las funciones respectivas puede susoribir la liquidacion al momento en que esta se consolide, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal en la que pueda incurrir quien haya dejado de liquidar el contrato dentro de los términos establecidos en la Ley cuando estaba facultado para ello y tenia el deber de hacerlo. Cordial saludo CL JULIANA MARTINEZ BERMEO Directora Oficina Juridica Contralorfa General de la Republica Proyet: Ara Monsave Vloze bt careiaS No K: 6477000 - Boge, 6, G_» Colombia «wav conalowa pouco