Sie sind auf Seite 1von 32

Dipl.-Ing.

/ Architekt Thomas Riedel

Herzlich Willkommen zukünftige


Kolleginnen und Kollegen zur
Vorlesung „CAFM – Software“
Episode II – Wissen ist Macht
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

1
Einsatzgebiete von
CAFM - Werkzeugen
Verwaltungsorientierte Abläufe
Planungsorientierte Abläufe
Prozessorientierte Abläufe
Auswertung und Reportwesen

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

2
Wir unterscheiden Berichte
drei Funktionen

Verwaltungsorientiert

Kennzahlen

Analysen
Ablauforientiert Planungsorientiert

Auswertungen
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

3
Verwaltungsorientierte Planungsorientierte
Bereiche Bereiche
Ablauforientierte
Bereiche

Administration und Planungssysteme


Dispositionssystemen

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

4
Diese drei Bereiche stehen in keinem Fall für sich autark!
Die Übergänge sind fließend.

Basisdaten Planung Umsetzung


Instandhaltung Instandhaltung Instandhaltung

Ermittlung der Intervalle und Leistung abrufen,


Grundlagen Arbeiten festlegen Durchführung,
Kontrolle
VERWALTUNG PLANUNG ABLAUF
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

5
Am Beispiel Umzug

Grundlagen- Umzugs-
Umzug
ermittlung planung

Wer soll umziehen, Kosten, Varianten, Umzug physisch


Inventar, Transport, Personal,... durchführen
Flächenbedarf,...
VERWALTUNG PLANUNG ABLAUF

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

6
In allen drei Teilprozessen soll das CAFM – System unterstützen

Verwaltungsorientierte Anwendungen:
-Flächenmanagement
-Inventarverwaltung
-Anlagenverwaltung

Planungsorientierte Anwendungen:
-Raumplanung
-Instandhaltungsplanung
-Umzugsplanung

Ablauforientierte Anwendungen:
-Umzugsaufträge
-Instandhaltungsaufträge

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

7
Verwaltungsorientierte Anwendungen
dienen der Informationslieferung:

Informationen über Objekte wie

- Liegenschaften
- Gebäude
- Ebene
- Räume
- Inventar
- Mitarbeiter
- Anlagen
- Lieferanten
- ....

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

8
Hierbei sind die wichtigsten Funktionen eines CAFM – Systems
innerhalb der verwaltungsorientierten Abläufe:

- Datenbeschaffung

- Datenverarbeitung

- Datenübertragung

- Datenspeicherung

- Datenbereitstellung

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

9
Daten können sowohl in grafischer wie auch in
alphanumerischer Form vorliegen!

GEMEINSAME DATENBASIS

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

10
Eine einzige, zentrale Datenbank,
ermöglicht die redundanzfreie
Speicherung der Daten

Somit wird der Aufwand zur Pflege


und Aktualisierung minimiert.
Hierbei können die gleichen
Informationen sowohl grafisch,
als auch alphanumerisch vorliegen
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

11
Wir können bei der Speicherung von
alphanumerischen Daten zwischen
relationalen und objektorientierten
Datenbanken unterscheiden

Zeichnungen werden in
CAD – Systemen verwaltet

Auf Grund dieser Trennung ist die


bidirektionale Bearbeitung der Daten
von großer Bedeutung. Bei Veränderung
müssen die Daten auf beiden Seiten
automatisiert mitgeführt werden.

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

12
Datenbank allgemein

Jedes Objekt innerhalb eines CAFM – Systems


verfügt über eine eindeutige Kennung,
die so genannte Objekt – ID.

Diese Objekt – ID wird pro Objekt nur einmal


innerhalb des Systems generiert und vergeben.

Die Objekt – ID behält über den gesamten


Lebenszyklus ihre Gültigkeit

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

13
Relationale Datenbank

Die einzelnen Tabellen sind miteinander


verknüpft, entweder

hierarchisch [Eltern-Kind Beziehung], oder


netzwerkartig

Die meist genutzte standardisierte


Abfragesprache ist SQL
[Structured Query Language]

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

14
Objektorientierte Datenbank

Hierunter versteht man eine Datenbank,


deren Objekte im Sinne einer objekt-
orientierten Programmierung verfügbar
sind, d.h.

die Datenbank besteht aus einer Sammlung


von Objekten [Gebäude, Person, Inventar,...]
mit deren Attributen als Gesamteinheit.

Objekte können ineinander verschachtelt


Werden um Strukturen abbilden zu können

Eigenschaften von Objekten können an


untergeordnete Objekttypen „vererbt“
werden.
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

15
Bei der Einteilung der Daten können wir unterscheiden:

Stammdaten

Beinhalten Informationen über Objekte, die


sich selten, oder gar nicht verändern
z.B. Objektnummer, Objektbezeichnung,
Personaldaten [Namen, Anschrift] etc.

Bestands- und Bewegungsdaten

Im Umfeld von Änderungsdiensten spricht


man von Bestands- und Bewegungsdaten
Kontobestände, Lagerbestände, etc., bzw. Ver-
änderung von Daten im Tagesgeschäft durch
z.B. Umzug / Ausmusterung / Zukauf etc.

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

16
Definition:

Stamm- und Bestandsdaten beschreiben


einen Zustand

Bewegungsdaten beschreiben ein Ergebnis

Für verwaltungsorientierte Anwendungen


stehen die Stammdaten an erster Stelle,
daher spricht man auch im CAFM von der
STAMMDATENVERWALTUNG
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

17
Stammdaten
- sind zeitlich invariant
- sind statisch
- stehen oft für unterschiedliche Anwendungen zur Verfügung
- werden i.d. Regel langfristig gehalten
- liefern bei analytischen Auswertungen oft die relevanten
Kriterien [Liegenschaft, Standort, Gebäude, Ebene,...]
Bewegungsdaten
- sind dynamisch [zeitlich variant]
- werden meistens nur zeitlich begrenzt benötigt
- somit nur kurz oder mittelfristig gehalten
- werden von wenigen Anwendungen genutzt

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

18
Beispiel Stammdaten

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

19
Beispiel Bewegungsdaten [z.B. Anlagedaten]

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

20
Beispiele für verwaltungsorientierte Anwendungen sind:

- die Raumverwaltung
- die Vertragsverwaltung
- das Flächenmanagement
- die Betriebskostenverwaltung
- das Kabelmanagement
- die Dokumentenverwaltung
- die Verwaltung der SI – und Brandschutztechnik
- die Verwaltung der Flucht- und Rettungspläne
- die Verwaltung der Ver- und Entsorgungsmedien

Die Attribute [Eigenschaften] der verwaltungsorientierten


Daten von Objekten beziehen sich auf die Vergangenheit,
oder die Gegenwart, jedoch nicht auf die Zukunft.
Dieses dient zur eindeutigen Abgrenzung der verwaltungs-
orientierten Daten gegenüber Planungs- und Ablaufprozessen
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

21
Planungsorientierte Anwendungen dienen der
Unterstützung von CAFM - Planungsaufgaben:

Die Kernaufgabe computerunterstützter Planung ist

Informationen sammeln
Informationen verknüpfen
Informationen auswerten

Im Planungsprozess werden unter Einbeziehung


von Planungsmodellen unterschiedliche
Planungsvarianten bewertet und berechnet.

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

22
Das Merkmal einer Planung ist, dass die Ziele
immer zukunftsorientiert sind!

Jede Planung ist rational motiviert, d.h. sie be-


inhaltet immer einen methodisch – systematischen
Ansatz [das Gegenteil ist Improvisation]

Jede Planung besteht aus Alternativen, welche


ausgewertet und miteinander verglichen werden.
Planungsprozesse sind mittel-, bzw. langfristige
Ausblicke auf zukünftige Situationen.
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

23
Beispiele für planungsorientierte Anwendungen sind:

- die Raumplanung
- die Umzugsplanung
- die Budget- und Kostenplanung
- die Gebäudeplanung
- die Anlagenplanung
- die Produktionsplanung
- ...

Die computergestützte Planung ist in einigen Fällen


deutlich abzugrenzen von der kurzfristigen und
operativen Planung, für die ablauforientierte
Anwendungen verantwortlich zeichnen.

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

24
Ablauforientierte Anwendungen unterstützen die
Durchführung CAFM – relevanter Aufgaben
Innerhalb klar definierter Prozesse

Prozesse im CAFM lassen sich als Tätigkeits-, Aktivitäts-,


Handlungs-, und Aufgabenfolgen beschreiben, die in einem
logischen Zusammenhang stehen. [Definition nach Corsten, 1988]

Ein Prozess ist gekennzeichnet durch einen

Prozessanfang Prozessende

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

25
Ein Prozess ist eine wiederholbare Folge von

Meßbarem Input
Tätigkeiten Meßbarem Output

Meßbarer Wertschöpfung

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

26
Es existiert keine einheitliche Definition, was unter
FM – Prozessen oder FM – relevante Prozesse zu
verstehen ist.
Nachfolgend eine gängige Definitionen:
Ein FM – Prozess ist eine zusammenhängende, abge-
schlossene Folge von Tätigkeiten, die zur Erfüllung
einer Aufgabe im FM notwendig sind.

Unterstützt wird die Abwicklung der FM – Prozesse


durch den Einsatz von CAFM – Systemen.

Die Prozesse / Abläufe können unterschiedlich stark


automatisiert sein.
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

27
Je höher der Grad der Standardisierung ist, je mehr
können automatisierte Abläufe greifen!

Das Prozessmanagement setzt seinen Schwerpunkt


der Gestaltung auf wiederholende Aufgaben

Standardisierung

Strukturierung

Routine

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

28
Im CAFM sprich man von ablauforientierter
Prozessunterstützung durch die Software

Die Anforderungen an ablauforientierte Anwendungen


von FM – Prozessen sind

die Abbildungsgenauigkeit

die Anpassungsfähigkeit

die hohe Flexibilität


Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

29
Voraussetzung für die Erstellung
individueller Unternehmensprozesse

Ein CAFM – System sollte nach allen


Seiten offen sein wie eine Sandale

Der Anwender sollte leicht Anpassungen


auf seine individuellen Abläufe vornehmen
können.

Möglichkeit der Programmierung


durch den Systemadministrator

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

30
Beispiel Instandhaltung

Umfang, Intern, Ausführung Abnahme, Übergabe


Kosten, Extern, vor Ort Kontrolle, ERP System,
Intervall, Vertrag, Kosten, Archivieren,
Termin,... Budget,... Termin,... Abrechnen,...

Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag


erfassen vergeben bearbeiten kontrollieren abschliessen

wenn nicht ordnungsgemäß


abgeschlossen neu beauftragen

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

31
Beispiele für ablauforientierte Anwendungen sind:

- die Instandhaltung
- die Konferenzraumverwaltung
- das Hotelling
- die Umzugsdienste
- das Schließmanagement
- das Service – Helpdesk
- Fuhrparkmanagement
- ...

Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences

Fachbereich ZWELF Zentrale Wissenschaftliche Einrichtung für Logistik und Facility Management

32