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Dipl.-Ing.

/ Architekt Thomas Riedel

Herzlich Willkommen zukünftige


Kolleginnen und Kollegen zur
Vorlesung „CAFM – Software“
Teil 4 – Ohne Moos nichts los
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CAFM - Systemansätze

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Historie der CAFM - Systeme

Ziel
Stand heute
Entwicklungsstufe

Ziel ist es ein integriertes CAFM - System


zu schaffen
Erste Schritte

CAD und Datenbank wurden gekoppelt – dabei hat die


Datenführerschaft entweder das CAD oder die DB

Es wurden CAD – Funktionen um Datenbankfunktion ergänzt

Erste CAFM – Systeme wurden aus CAD – Systemen entwickelt

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Heute unterscheidet man zwischen drei
Systemansätzen für CAFM - Software

Cad – System und relationale Datenbank sind


miteinander gekoppelt, wobei das Cad – System
die Führungsrolle hat [20%]
Datenbank und CAD – System sind gekoppelt, wobei
die Datenbank die Führungsrolle hat [70%]

Integration von CAD – System und Datenbank unter


einer einheitlichen Benutzeroberfläche

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Cad – System und relationale Datenbank sind
miteinander gekoppelt, wobei das Cad – System
die Führungsrolle hat

Vorteile: Nachteile:
Bidirektionale Bearbeitung CAD System als Basis für ein
FM – Module werden über die Informationssystem nicht geeignet
CAD – Oberfläche gesteuert Geringe Flexibilität
Anwender kann sich auf CAD CAD sehr dominant
konzentrieren
Datenbankabfragen über CAD
Gut geeignet für Planungsprozesse
Anbindung von weiteren Arbeitsplätze
über Schnittstellen

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CAD - Datenbank System

CAFM – SYSTEM
Benutzeroberfläche
FM - Module
Auswertungstools
Benutzeroberfläche

CAD - Applikationen

Benutzeroberfläche
FM - Module
FM - Module

CAD DB

FM - Module
Benutzeroberfläche

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Datenbank und CAD – System sind gekoppelt, wobei
die Datenbank die Führungsrolle hat

Vorteile:
Datenbankorientiertes System
Client/Server Architektur [Relationale DB]
Einheitliche Benutzeroberfläche
Hohes Maß an Funktionalität [Instandhaltung, Auftragswesen,...]
Anbindung von CAD über Schnittstellen

Nachteile:
Für Planungsaufgaben wenig geeignet
Eingeschränkter Datenaustausch zu CAD - Systemen

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Datenbank – CAD - System

CAFM – SYSTEM
Benutzeroberfläche
FM - Module
CAD - Applikationen
Benutzeroberfläche

Benutzeroberfläche
FM - Module
FM - Module

DB CAD

FM - Module
Benutzeroberfläche

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Integration von CAD – System und Datenbank unter
einer einheitlichen Benutzeroberfläche
Ein integriertes System vereint die Fähigkeiten von
CAD- und DB – orientierten Systemen

Die Entwicklung der Marktführer unter den


CAFM – Systemen geht in diese Richtung

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Ein integriertes System ist ein objektbezogenes
Informationssystem mit einer einheitlichen
Benutzeroberfläche, welches auf einer objekt-
orientierten Datenbank aufsetzt
Daten werden in einer einheitlichen Datenbasis verwaltet
Kommunikationsbasis wird eine Internettechnologie sein
Ein integriertes System wird das Network Computing nutzen
Das objektorientierte System wird Gegenstände der realen
Welt in Datenmodellen abbilden
Es erfolgt keine Trennung in alphanumerischer und grafischer
Datenhaltung [Änderungen an der Objektgrafik wirken sich
sofort in der Beschreibung eines Objekts durch alpha-
numerische Informationen aus
Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
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Integrierter System Ansatz

FM - Module
ERM
Internet
CAD
OODB Intranet
GLT / GA Recheninternes
Modell Extranet

Kommunikation Simulationen
Office - Anwendungen

Einheitliche Benutzeroberfläche

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Anforderungen an eine
CAFM - Lösung

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Welchen Anforderungen sollte
eine CAFM – Software heute
gerecht werden?

Leistungsfähigkeit

Modularer Aufbau

Offene Systemarchitektur

Benutzerfreundlich, hohe Akzeptanz


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Welchen Anforderungen sollte
eine CAFM – Software heute
gerecht werden?

Mehrplatzfähigkeit

Internetfähigkeit

Anpassung durch Customizing

Einsatz von Standards

CAFM - Funktionen
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Leistungsfähigkeit

• Zielgerichtete Bereitstellung von Informationen


• Leistungsstarke Datenbank
• Schnelle Reaktionszeiten bei Abfragen
• Simulations- und Variantendarstellung
• Einfache Ex- und Importfunktionen
• Integrierter Grafikeditor
• Unterstützung objektorientierter Darstellungsweise

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Modularer Aufbau
• Ausbaufähigkeit des Systems
• Zukunftsorientiert
• Anpassungsfähig an die Anforderungen
des Kunden
Modul ...
Modul Mietmanagement
Modul Telekommunikations- und Kabelmanagement
Modul Instandhaltungsmanagement
Modul Flächenmanagement
Datenbank [Auf Standard aufsetzen, wie
z. B. Oracle, MS SQL Server, Sybase,...]
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Offene Systemarchitektur

• Übernahmefähigkeit von Daten aus Drittsystemen


• Verfügbarkeit von Schnittstellen
• Grafische Schnittstellen [dxf, dwg]
• Datenbankschnittstellen [SQL]
• ERM – Schnittstellen [z.B. SAP/BAPI]
• Anbindung an Bürosoftware [Office, Lotus Notes,...]

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Benutzerfreundlich, hohe Akzeptanz

• Benutzeroberfläche im Windows – Standard


• Verwendung von bekannten Darstellungsformen
• Explorerverzeichnis
• Tabellendarstellungen
• Eingabe in vorgegebenen Masken
• Verfügbarkeit von grafischen Oberflächen
[z.B. grafisches Top – Down]
• Einfache Bedienbarkeit [WEB – Oberfläche,
Favoritenleiste, ...]
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Mehrplatzfähigkeit
• Rollenzuordnung innerhalb des Systems
• AP`s für Informationserzeuger und Verbraucher
• Verwendung von Grafikeditoren

Internetfähigkeit
• Arbeiten mit einer WEB – Oberfläche
• Abfragen über WEB
• Generierung und Veränderung von alph. Daten
• Weltweiter Zugriff, unabhängig vom Standort
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Anpassung durch Customizing
• Kleinere und mittlere Anpassungen können durch
den Anwender selbst durchgeführt werden
• Hohes Maß an Unabhängigkeit vom Anbieter
• Anpassungsfähigkeit an die Unternehmens-
prozesse durch den Anwender
• Verbreitung und Anwenderzahl im Markt
[Stichwort Weiterentwicklung und Zukunfts-
orientierung, Investitionssicherheit]
• Einsatz von Standards [Kriterium für Sicherheit
und Austauschbarkeit mit anderen Systemen]
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Einsatz von Standards
• Datenbanken [Oracle, MS SQL, Sybase, ...]
• Büroanwendungen [MS Office, Lotus Notes]
• Grafischen Anwendung [AutoCAD v. Autodesk]

Der Vorteil hierdurch:

• Größerer Zugriff auf Personalressourcen im


Arbeitsmarkt, welche im Umgang mit diesen
Produkten geschult sind
• Reduzierung der Schulungs- und Einarbeitungszeit
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CAFM - Funktionen

• Unterstützung von Planungsprozessen


• Verwaltungsorientierte Anwendungen für die
eingepflegten Objekte
• Prozessorientierte Anwendungen
• Unterstützung von Workflow - Technologien

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Kosten- und Nutzenanalyse
von CAFM - Systemen

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Eine Quantifizierung ist schwer durchzuführen

• Es fehlen verbindliche Basiszahlen


• „Weiche Faktoren“, wie verbesserte Arbeits-
abläufe, lassen sich in Zahlen nicht ausdrücken
• Einsparungseffekte treten erst im Laufe der
Zeit ein.
• Vergleichszahlen generieren sich erst nach
Ablauf von mehreren Wirtschaftsjahren

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Welche Kosten entstehen
Hardwarekosten
Softwarekosten
Consulting und Schulung
Betriebskosten [Up-Date, Support]
Datenbeschaffung
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Erstinvestitionskosten
Schulung
Consulting 5%
10%

Hardware
10%

Bestandserfassung

50%

Software
20%

Softwareanpassung
5% Quelle Benchmarking FSP

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Bewertungsraster für CAFM
Unterteilung der Qualifikation 50% sind Preis/Leistung

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Agieren Reagieren

Projektwelt
Der Lebenszyklus einer Immobilie
Betreiberwelt

Herstellkosten Unterhaltskosten
ca. 10 - 20 % der ca. 80 - 90 % der
Gesamtkosten Gesamtkosten
Die Betriebs- und Instandhaltungskosten übersteigen nach rund
7 Jahren die Herstellkosten

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Verteilung der Bewirtschaftungskosten

Technisches Infra- Kfm. Verwaltungs- Energie Miete


GM strukturelles GM management Kapital-
GM sonstiger dienste
Support

20% 25% 10% 25% 10% 10%

• Instandhaltung • Reinigung • Controlling/ • Bürodienste • Strom • AfA


• Instandsetzung • Winterdienste Steuerung • Logistik • Gas • Zinsen
• Betriebsprüfung • Bewachung/ • Vertrags- • Tele- • Öl • Steuern
• Haustechnik Pfortendienste • Objekt- kommunikation • Wasser • etc.
• Stördienst • Hausmeister • Flächen- • Soziale Dienste • etc.
• Leitwarte • etc. • Umzugs- • Sonderdienste
• etc. management • etc.

Quelle: Johnson Controls

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Kostensenkungspotentiale

Instand- Energie Ent-


Reinigung Leerstand Service
haltung Medien sorgung

> 25 % 5-15 % >10-15% > 10 %* > 45 % > 50 %

Kostensenkungspotential

* Quellen: Expertengespräche, Benchmarking, vglb.


Leistungserbringungen
Quelle: Daimler-Chrysler AG/
Dr.Michael Taeger&Partner (1998)

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Handaufmass
Neuaufmass:
• Grundlage: unvermasste bzw.
unbrauchbare oder fehlende Pläne
und/oder Abweichungen vor Ort
• Aufnahme der räumlichen Geometrie
• Dokumentation der ermittelten Maße

Prüfaufmass:
• Grundlage: vermasste oder teilvermasste
Pläne und Abweichungen vor Ort
• Überprüfung der Maßangaben im Plan
• Aufmass bei vom Plan abweichender
Raumgeometrie
Aufmass jeweils mittels Handlaser (Disto) im 2er-Team

Ziel: Herstellung von aktuellen CAD-Plänen


(Darstellung des Bestands)

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Grafische Datenbeschaffung

Art der Aufnahme Kosten in €/m² BGF


2 D Bestandserfassung 0,50 bis 1,50 €
2 1/2 D Bestandserfassung 1,00 bis 2,00 €
3 D Bestandserfassung 3,00 bis 8,00 €

2 D CAD - Konstruktion 0,50 bis 1,50 €


2 1/2 CAD - Konstruktion 1,00 bis 2,00 €
3 D CAD - Konstruktion 3,00 bis 8,00 €

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Alphan. Datenbeschaffung

Art der Aufnahme Kosten in €/m² BGF


Sammlung alpha. Attribute 0,10 € bis 1,00 €

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Daten - Matrix

Matrix für durchgängige Qualität


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Wovon sind die Kosten abhängig?

- Art der Aufnahme [Laser, Tachymetrie, ...]


- Datenqualtität [Datentiefe]
- Vorgaben [Neuaufmass, Abgleich, Basis CAD – Pläne,...]
- Zugangsmöglichkeiten [während des Betriebs,...]
- Zeitvorgaben [wie schnell sollen die Daten vorliegen?]
- Schwierigkeitsgrad [Rechtwinkelig oder Asymetrisch}
- Gebäudetyp [Rasterbau, Jugendstilvilla, Denkmal,...]
- Ausprägung der alphanumerischen Attribute
- ...

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Consulting und Schulung

• Strategische Beratung und Prozessanalysen


• Erstellung von Einführungskonzepten und Pflichtenheften
• Entwicklung individueller Softwareanpassungen und
Schnittstellen
• Mitarbeiterschulung im Softwarebereich
• FM – gerechte Neu- und Umbauplanung
• Begleitende FM – Betreuung bei Bauprojekten
• Installationskosten
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Betriebskosten [Up-Date, Support,...]

Hiezu gehören:

• die Pflege der Daten [inter oder extern]


• Ausbildung von Mitarbeitern
• Wartungsverträge [Hotline, UP – Dates]
• Ausbaukosten des Systems
• Zukauf korrespondierender Software
Werkzeuge [CAD, AVA, FM, DB]
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Einsparungspotentiale [Weiche und harte Faktoren]

Reduzierung der Bewirtschaftungskosten

Reduzierung von Prozessfehlern

Erhöhung der Produktivität

Verfügbarkeit verbindlicher Entscheidungsdaten

Optimierung der Planungsprozesse

Quelle USA, Teichholz]

0% 50% 100%

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Einsparungspotential
Verwaltungsarbeitsplatz mit durchschnittlich
12,00 m² Fläche und ca. 18,00 m² anteiligen
Nebenflächen

Nettomiete Büro 10,00 €/m²


Nebenkosten 2,00 €/m²
Allgemeine Verwaltung 0,80 €/m²
Einbauten 3,20 €/m²
Wartung und Betrieb 4,00 €/m²
Instandsetzungsmaßnahmen ü. 20 Jahre 5,00 €/m²
Arbeitsplatzeinrichtung 1,70 €/m²
Energiekosten 0,70 €/m²
Gesamtkosten pro m² Arbeitsplatz 27,40 €/m²
================================================

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Einsparungspotential

Jahreskosten eines Arbeitsplatzes

27,40 €/m²/Monat

822,00 €/m²/Monat bei 12 + 18 = 30 m²

9.864,00 €/Jahr
bei 30 m²/AP

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Einsparungspotential

Beispielberechnung bei 10.000 m²

Bei einem Immobilienbestand von 10.000 m² Bürofläche mit anteiligen


Nebenflächen, bei einer Laufzeit über 5 Jahre sieht die Kostenberechnung wie
folgt aus:

Kosten 10.000 m² x 27,40 €/m² = 274.000,00 €/Monat = 3.288.000,00 €/p.a.

Die Betriebskosten [ohne Miete und Nebenkosten] betragen


15,40 €/m². Hiervon ein Einsparungspotential in Höhe von 10%
durch die Einführung von FM = 15.400,00 €/Monat = 184.800,00 €/p.a.

Einsparungspotential auf 5 Jahre = 924.000,00 € in fünf Jahren

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Einführung von CAFM - Software

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Einführung eines CAFM - Systems

Einführung von CAFM – Systemen


heißt nicht neue Software
anschaffen!!!

Die Einführung erfolgt in aufein-


ander abgestimmte Phasen, wobei
jede Phase auf der vorausge-
gangenen aufbaut

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Analog zur Planung im Hochbau werden
auch bei der FM – Einführung die
wesentlichen Entscheidungen, sowie
die damit verbundenen Kosten, zu
Beginn der Einführungsphase vorgegeben!

Eine Korrektur im Nachgang ist


sehr schwer vorzunehmen!

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Voraussetzung ist:

Zielorientiertes und strukturiertes Arbeiten

Reaktion auf laufende Prozesse durch


Anpassung und Modellierung der Software

Der Anwender und seine Prozessabläufe


stehen im Mittelpunkt

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Think big, start and work small!

Einführung in Teilabschnitten
Pilotprojekt vorschalten
Externe FM – Berater einschalten zur
Vermeidung von Rückschlägen, Wieder-
holungsarbeiten, und Enttäuschungen
Vermeidung von Datenfriedhöfen

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Die Einführung von CAFM
ist eine Gratwanderung

Auf der einen Seite ist ein hohes Maß an


Individualität gefragt, auf der anderen Seite
soll ein Standard Basis jeglichen Schaffens
sein.

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Ein mögliches Einführungsszenario könnte
wie folgt aussehen:
Festlegung der gewünschten Ziele
Strategien zur Einführung und
Implementierung definieren

FM - Datenmodell

Nutzerprofile und Rollen festlegen

Termine und Teilziele fixieren

Schnittstellen zu Komplementärprodukten

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Ein mögliches Einführungsszenario könnte
wie folgt aussehen:

IT - Netzwerkumgebung

Auswahl der geeigneten CAFM - Software

Datenerhebung und Datenpflege

Prozesse festlegen

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Einführung von CAFM - Software

Weniger ist mehr – nicht zu viel am Anfang


umsetzen wollen – einen Stufenplan er-
stellen

In der Grobstruktur vier Phasen:


Findungsphase
Pilotphase
Akzeptanz und Erweiterung der FM - Prozesse
Ausbau des Systems

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Einführungsprozess Möglichkeiten abschätzen
Soll / Istvergeich. Wie ist es
Heute, wo wollen wir morgen
stehen
Abschlusstraining und
Dokumentation, Ziele definieren
weitergehende
Schulung und Beratung Chancen
Support Planung

Einführen Analyse

Roll out Produktivsystem Projektplan detailieren,


mit Realdaten, und Anforderungen
ergänzenden Daten. festlegen
Anwender und Entwicklung Design
Administrationsschulung,
Projektdolumentation Pilot
Anforderungen definieren,
Module auswählen. Daten
Testbetrieb, und Prozessmodelle
Anpassung, Erfahrungen an generieren Standards
Datenintegration einem Pilotprojekt definieren, Projektplan
Machen, und die aufstellen
Ergebnisse vorstellen

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Einführungsprozess

Nochmalige
Anwender / Kunde Überarbeit.

Nein

Entwickler
Organis.
Projekt Abschl. Bewußtsein
Fertig? Ja Unterst.
Gruppe Bewertung entwickeln
Supporters Struktur

Prozess Notwendige Auswahl d.


Lösungs Anbieter

Modell Anforderung
Analyse Bewertung Ziele u. Anf.
Dienstleister

Nein

Benefit
Erfolg Schulung /
Pilot Projekt Analyse Ja Implement.
Benefit? Support
ROI

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Grundlage bildet das FM - Datenmodell
Dieses Datenmodell besteht im Kern
aus drei Elementen:

Objekte Organisation Prozesse


In der Regel sind die eigenen Personalressourcen nicht
ausreichend um eine Bestandserfassung in einer endlichen
Zeit durchzuführen.
Gleiches gilt bei der Auswahl einer geeigeneten CAFM –
Software. Auch hier empfiehlt es sich entsprechende
fachliche externe Beratung ins Haus zu holen.
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Zur Erhöhung der Nutzerakzeptanz sollten
die Oberfläche der Software den verschiedenen
Nutzerrollen innerhalb der Unternehmung
gerecht werden

Geschäftsführung Produktion Haustechniker Personalabteilung Gebäudemanager ...

Dies erreicht man bei Verwendung bekannter


Oberflächen, bzw. mit WEB – basierenden
Anwendungen
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Konzeptionierung des CAFM - Systems

System-
Anwender- Anzahl Welche
arbeits- IT Umfeld
profil Lizenzen Module
plätze

Bei der Auswahl des Systems stehen die Anforderungen des


Nutzers im Vordergrund. Flexibilität und Offenheit sind grund-
legende Kriterien. Das System soll auf standardisierte Soft-
ware basieren, und zugreifen [DB, ERM, CAD, ...]

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Einführung von CAFM - Software

Schulung Die Datenaufnahme


Consulting 5%
10% und deren Pflege ist
der grundlegende
Hardware Faktor bei der Ein-
10%
Bestandserfassung führung einer CAFM
50%
Lösung.
Schon bei der Ein-
Software führung sind die
20% Prozedere der
Softwareanpassung Datenpflege und
5%
Aktualisierung durch
Workflows zu fixieren
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Datenerfassung

Die meisten Aufgaben lassen sich mit einer 2D – Darstellung


Im CAFM bewältigen. Ergänzung findet diese Darstellungs-
weise in einem Attribut, nämlich der lichten Raumhöhe. 3D
Darstellung hat seine stärken in der Produktionsplanung.

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Die Einführung eines CAFM – System
ist „CHEFSACHE“

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Die größten Gefahren bei der CAFM – Einführung sind:

Zu hohe Erwartungen Personalressourcen

Fehlende Akzeptanz Faktor Zeit

Mangelnde Organisation Faktor Kommunikation

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