Manual de Procesos y Manual de Procesos y Manual de Procesos y Manual de Procesos y

Procedimientos Procedimientos Procedimientos Procedimientos

Versin 2 Versin 2 Versin 2 Versin 2

INVEMAR INVEMAR INVEMAR INVEMAR
2005 2005 2005 2005


2
1ABLA DL CON1LNIDO


1 CO^1RO D DOC|M^1O.................................................................................. 3
2 RC1RO D C.MO ............................................................................................ 3
PR^1.CO^.......................................................................................................... 4
1 O]11O D M.^|. ......................................................................................... 4
: PR^1.CO^ D ^11|1O ........................................................................... 4
5.1 VISIN .................................................................................................................. 4
5.2 MISIN.................................................................................................................. 5
5.3 POL1ICAS INS1I1UCIONALLS........................................................................ 5
6 C.D^. D 1.OR............................................................................................... 6
D^CO^ C.1........................................................................................... 7
.1 COMO D^1C.R |^ PROCO. .............................................................. 7
.2 Q| O^ O PROCDM^1O.................................................................. 8
. COMO RPR^1.^ O PROCO................................................... 8
1^1.]. ................................................................................................................... 9
|^1 D ^ORM.CO^ ................................................................................ 10
10 MOOC. P.R. D^O D PROCO Y PROCDM^1O .
1R.1 D D.CR.M. D |]O ........................................................................... 11
11 M.^]O Y CO^R1.CO^ D M.^|....................................................... 13
1 12 2 .C1|.Z.CO^ ..................................................................................................... 14

3
J CON1ROL DLL DOCUMLN1O

Versin: 2

Llabor:
ANDRLA CAROLINA VILLAR A\ALA
Proesional de Calidad.
Coordinacin de Planeacin, Laluacin y Calidad

Reis:
CARLOS AUGUS1O PINILLA GONZLLZ
Subdirector de Coordinacin de Inestigaciones

JLSS AN1ONIO GARA\ 1INOCO
Subdirector de Recursos y Apoyo a la Inestigacin.

Aprob:
lRANCISCO ARMANDO ARIAS ISAZA
Director.


2 RLGIS1RO DL CAMBIOS

NUMLRAL DLL
DOCUMLN1O
CAMBIO RLALIZADO
CAUSA DLL
CAMBIO
ILCHA
General
Cambio general en todo el
documento.
Reisin, ajuste y
actualizacin de los
procedimientos del
Instituto
15 - No - 2005



4
3 PRLSLN1ACIN

La Oicina de Planeacin, Laluacin y Calidad, considerando la importancia que tienen los
manuales de procesos y procedimientos para el Sistema de Calidad Institucional, al constituirse
en una herramienta gerencial que garantiza la organizacin y el desarrollo eiciente de la
gestin, se permite presentar los procesos y procedimientos generales del Instituto,
importantes para un desarrollo de las actiidades propias del la inestigacin de los recursos
marinos y costeros.

Cabe anotar que la conormacin de manuales por procesos, permite la racionalizacin,
simpliicacin y la participacin de arios programas, grupos y dependencias en su ejecucin,
posibilitando ijar la responsabilidad, ejecucin de unciones y puntos de control necesarios
para el ajuste y retroalimentacin de dichos procesos.

Lste Manual se presenta como un complemento al Manual de lunciones del INVLMAR y esta
basado en la poltica de mejoramiento continuo, bien sea por decisiones de la administracin o
situaciones legislatias, con miras a la optimizacin de procesos. Ln este orden de ideas, se
encuentra construido de manera tal que se puedan documentar todos los cambios realizados a
un mismo proceso y as, garantizar que siempre est debidamente actualizado.


4 OBJL1IVO DLL MANUAL

Lste manual deine los procesos y procedimientos precisando actiidades, responsabilidades y
autoridades relacionadas con la organizacin del Instituto con el propsito de cumplir con las
polticas, directias, objetios y normas.

S PRLSLN1ACIN DLL INS1I1U1O
Ll Instituto de Inestigaciones Marinas y Costeras "Jos Benito Vies de Andris",
INVLMAR, es una corporacin ciil cientica y tecnolgica, sin animo de lucro, sometida a las
reglas del derecho priado, inculada al Ministerio del Medio Ambiente, cuyo objeto principal
es brindar apoyo cientico y tcnico al Sistema Nacional Ambiental, realizar inestigacin
basica y aplicada de los recursos naturales renoables, el medio ambiente y los ecosistemas
costeros y oceanicos, y emitir conceptos tcnicos sobre la conseracin y el aproechamiento
sostenible de los recursos marinos.
S.J VISIN
Ser una institucin cientica de excelencia, reconocida a niel nacional e internacional por su
altsima calidad y liderazgo en sus actiidades de inestigacin basica y aplicada y su
compromiso con el aproechamiento sostenible de los recursos marinos y costeros.
INVLMAR debera estar integrado por un grupo humano comprometido, altamente caliicado,
con alores ticos que contribuyan al mejoramiento de la calidad de ida de los colombianos
5
S.2 MISIN
Realizar inestigacin basica y aplicada de los recursos naturales renoables y del medio
ambiente en los litorales y ecosistemas marinos y oceanicos de inters nacional con el in de
proporcionar el conocimiento cientico necesario para la ormulacin de polticas, la toma de
decisiones y la elaboracin de planes y proyectos que conduzcan al desarrollo de stas,
dirigidos al manejo sostenible de los recursos, a la recuperacin del medio ambiente marino y
costero y al mejoramiento de la calidad de ida de los colombianos, mediante el empleo
racional de la capacidad cientica del instituto y su articulacin con otras entidades pblicas y
priadas
S.3 POL1ICAS INS1I1UCIONALLS
1. La inestigacin sobre los recursos marinos se desarrollara desde una panoramica nacional
que responda en orma general a las necesidades de inormacin basica sobre los dierentes
aspectos de la biodiersidad, calidad, uso y aproechamiento de los recursos naturales marinos
y costeros.
2. Ll Instituto debe ampliar la cobertura geograica e intensiicar las inestigaciones cienticas
en el litoral pacico, de tal orma que permitan conocer tanto los recursos existentes y los
enmenos naturales que all se suscitan, como su estado actual.
3. La inestigacin se adelantara mediante la integracin horizontal entre programas, con el in
de generar el conocimiento amplio sobre los recursos marinos y costeros, comprensin sobre
el uncionamiento, procesos naturales, calidad y uso de los mismos.

4. Integracin entre proesionales e inestigadores de las distintas disciplinas acadmicas, de las
ciencias del mar y de las sociales, en el analisis y estudio de los dierentes elementos objeto de
la inestigacin, conducira a proeer no slo el conocimiento cientico sino los de naturaleza
social, que sustente la toma de decisiones, la gestin y manejo de los recursos.
5. Interaccin o participacin directa de las entidades con injerencia en la jurisdiccin costera
nacional en las inestigaciones del Instituto, de tal orma que permita aunar esuerzos que
conduzcan a mejorar su administracin y a contribuir eectiamente a la articulacin entre las
instituciones inculadas al Sistema Nacional Ambiental, SINA.
6. Ll proceso de inestigacin propendera por lograr el apoyo de la poblacin mediante el
suministro de inormacin til y su inculacin en tareas deriadas de la inestigacin
tendiente a mantener adecuadas condiciones de manejo sostenible de los recursos naturales
marinos, para su mejor calidad de ida.
6
. Se dara especial atencin a los lineamientos de poltica ambiental marina y costera en la
esera internacional, principalmente en los cuales existe una uerza inculante jurdica, con el
propsito de suministrar las bases cienticas, como insumos para las discusiones en el seno de
los distintos oros dentro del contexto mundial y coherencia con el establecimiento de
programas de manejo de los recursos naturales marinos y costeros en el ambito nacional.
6 CADLNA DLL VALOR

Ll objetio de la cadena del alor es identiicar las uentes de entaja competitia que se
encuentran en las actiidades basicas o primarias y las interrelaciones entre esas actiidades. La
creacin de alor en el INVLMAR comienza con la lormulacin de Proyectos de
inestigacin o consultora a partir de las necesidades que nuestros clientes identiican y solicita
a tras de conceptos y inaliza cuando se hace entrega de los resultados de las inestigaciones,
con la transerencia de conocimiento y en algunos casos, transerencia de tecnologa. 1al
como se presenta a continuacin:

FORMULACIN
DE
PROYECTOS

EJECUCIN DE
PROYECTOS


TRANSFERENCIA
DE
CONOCIMIENTO Y
TECNOLOGA

FORMULACIN
DE
PROYECTOS

NECESIDADES
DE:
MAVDT,
ENTIDADES DEL
SINA Y
COMUNIDAD


Elaboracin
de
propuestas de
investigacin

Evaluacin
de
propuestas
1. Logstica
2. Colecta de
datos
3. Anlisis de
datos
4. Elaboracin
de informes
Seguimiento
y
evaluacin
tcnica y
financiera
1. Generacin de
conocimiento

Apropiacin
social del
conocimiento
EJECUCIN DE PROYECTOS

TRANSFERENCIA
DE CONOCIMIENTO Y
TECNOLOGA
NECESIDADES
DEL MAVDT ,
ENTIDADES DEL
SINA Y
COMUNIDAD
SATISFECHAS

2. Fortalecimiento
de la capacidad
cientfica
7 DLIINICIONLS CLAVLS


Proceso Ls una serie de actiidades consecutias que a partir de unos recursos
,sicos, humanos, inancieros, tecnolgicos,, buscan producir un
resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o
externo.

Procedimiento Ls la orma como se desarrolla cada actiidad de un proceso y responde
a las siguientes preguntas:

Qu se hace
Quin lo hace
Cmo lo hace
Para qu lo hace
Dnde se hace

Anlisis de
procesos: Analiza la contribucin de cada actiidad al logro de los objetios e
identiica el area y el actor de xito como punto de aplicacin de los
controles.

Control: Ls toda accin que tiende a minimizar los riesgos, signiica analizar el
desempeno de las operaciones, eidenciando posibles desiaciones
rente al resultado esperado para la adopcin de medidas preentias.
Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad
razonable en el logro de los objetios.

Lficiencia: Lntendida como la maximizacin de los productos sobre los insumos,
ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten
menores recursos.

Lficacia: Ls el analisis de la oportunidad para lograr los resultados, as como, la
relacin que stos guardan con sus objetios y metas que sus
organismos de direccin les deinen en un periodo determinado.
.1 COMO D^1C.R |^ PROCO.

Depende del punto de ista, la Direccin tiene una isin macro, debe ijarse en las unciones
mas importantes para el Instituto: planiicacin, contabilidad, presupuesto, etc, mientras los
empleados, tienen una isin micro e identiicaran procesos mas sencillos que aectan su
quehacer diario.

8
Ls claro que debe establecerse una jerarqua que diida a un macroproceso en subprocesos, y
estos en microprocesos hasta integrar las dos perspectias.

.2 Q| O^ O PROCDM^1O.

Ls el conjunto o sucesin de pasos, ampliamente inculados y cronolgicamente dispuestos,
realizados y dirigidos a precisar la orma de hacer algo, incluyendo el qu, cmo y a quin
corresponde el desarrollo de la tarea.

Un procedimiento es la manera especica de eectuar una actiidad, unas acciones o trabajos
concretos que componen un proceso y la secuencia que debemos seguir en la ejecucin.
. COMO RPR^1.^ O PROCO.

La representacin graica del proceso o procedimiento, se conierte en un instrumento muy
importante para guiar su ejecucin en orma ordenada, busca mostrar en orma dinamica y
lgica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a
tras de los elementos como las actiidades, los documentos y las unidades administratias y
cargos que interienen en l.

Lxiste una serie de smbolos ya reconocidos para la implementacin de estos lujogramas, sin
embargo para la construccin del Manual de Procesos y Procedimientos del INVLMAR, se ha
tenido en cuenta la ormacin del personal que usara el manual. Ln su mayora no esta ,ni debe
estarlo, amiliarizado con estos smbolos, por lo tanto, se minimizan al maximo el uso de los
mismos, haciendo de este documento una herramienta clara y concisa de consulta para todo
empleado.

7.3.J Caracteristicas

Ll lujograma es una herramienta de representacin graica de gran importancia para el
leantamiento, analisis, diseno, mejoramiento y control de los procesos.

Lstandariza la representacin graica de los procesos de trabajo
Identiica con acilidad los aspectos mas releantes del trabajo
lacilita el analisis y mejoramiento de los procesos, propendiendo por la eliminacin de
tramites innecesarios, suprimiendo lo que no es esencial y simpliicando lo que s es.
Muestra la dinamica del trabajo y los responsables del mismo
lacilita la ejecucin del trabajo
Impide las improisaciones y sus consecuencias
Lita el deso o distorsin de las acciones del Instituto
Proee elementos que acilitan el control del trabajo


9
8 VLN1AJAS

Describe en orma sencilla el paso a paso de cada proceso y complementa la descripcin
literal, acilitando su consulta
Lngloba las acciones realizadas con el propsito de transormar la inormacin de entrada
en los resultados esperados
Veriica el desarrollo real del proceso y representa objetiamente aquello que ocurre
cotidianamente en la rutina normal de trabajo
lacilita la comprensin rapida del trabajo
Describe cualquier proceso, desde el mas simple hasta el mas complejo
Permite la isualizacin rapida e integrada de un proceso, acilitando el examen de los
pasos, la secuencia y las responsabilidades de los ejecutantes
Identiica rapida y acilmente los puntos dbiles y uertes del proceso
Propicia la isualizacin de la distribucin del trabajo entre los empleados y entre las
dependencias

8.J Clasificacin de los procesos

Una ez identiicados los procesos, ueron clasiicados con el propsito de determinar cuales
son los que eectiamente han de realizarse para el cumplimiento de los objetios del
INVLMAR, y de este modo deinir cuales de stos deben ser objeto de mejoramiento,
simpliicacin o supresin, a eectos de estandarizarlos y documentarlos para el mejoramiento
de la gestin.

Los procesos en el INVLMAR se clasiican en:

Planeacin: Son los procesos que determinan las acciones a seguir en el corto,
mediano y largo plazo, as como los mecanismos a tras de los cuales
se realizan ajustes a los planes o se redirecciona el uturo del Instituto.
Son responsabilidad de la Direccin y se ejecutan bajo sus
disposiciones.


Misionales: Son los procesos mas releantes que contribuyen directamente al
cumplimiento de la razn de ser del Instituto. Son responsabilidad de la
Direccin y se ejecutan por el cuerpo de inestigadores bajo las
disposiciones de la Direccin General.
lormulacin: Creacin y reisin de propuestas de
inestigacin de acuerdo a intereses institucionales.
10
Ljecucin: Salidas de campo, toma de datos, analisis de
datos y elaboracin de inormes.
Generacin y transerencia de conocimiento: Muestra de
productos ,libros, reistas, cartillas, ect, a una comunidad o
una sociedad.

Los de apoyo: Son aquellos que tienen por objeto el prestar apoyo a los procesos
misionales o tomar decisiones sobre planiicacin, control y mejoras en
las operaciones de la organizacin. Lntre otros estan:

1alento lumano: Seleccin, Bienestar Social y capacitacin.
linancieros: Contabilidad y Costos, Presupuesto, 1esorera,
Adquisicin de bienes y suministros, Almacn
Sericios Generales: Apoyo logstico en las actiidades
propias de la inestigacin.
Diulgacin de la inormacin interna y externamente.

Lvaluacin: Comprende los procesos que le permiten al Instituto eriicar la calidad
de los productos ,artculos, reistas, libros, cartillas y en general los
resultados de los proyectos de inestigacin, y reisar el cumplimiento
de los objetios, metas y planes trazados.


9 IULN1LS DL INIORMACIN

La inormacin expresada en el Manual de Procesos y Procedimientos es producto de los
cuestionarios diligenciados por los empleados del Instituto, el trabajo de inestigacin y analisis
de la Proesional de Calidad, y la normatiidad interna y externa aplicable a cada area si es el
caso. Cabe resaltar que los procedimientos presentan sugerencias susceptibles de cambio de
acuerdo con la disponibilidad de recursos.
11
10 SIMBOLOGA PARA LL DISLO DL PROCLSOS Y PROCLDIMILN1OS A
1RAVLS DL DIAGRAMAS DL ILUJO











































12
1LRMINAL: Indica la iniciacin y terminacin del proceso o procedimiento.

OPLRACIN: Describe la actiidad, tarea, procedimientos o procesos que debe
desarrollarse, Ljemplo, transcribir el documento, reisar texto, pasar un comprobante de un
sitio a otro.

OPLRACIN RLILRLNCIADA. Describe un conjunto de actiidades, tareas,
procedimientos o procesos reerenciados de otra operacin.

SLN1IDO DL CIRCULACIN DLL ILUJO DL 1RABAJO: Conecta los smbolos,
senala el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, deine de esta manera la secuencia
del proceso.

DLCISIN O AL1LRNA1IVA: Indica un punto dentro del lujo en que son posibles
caminos alternatios, dependiendo de una condicin dada: Ljemplo, esta correctamente
diligenciado, los documentos estan completos, La tendencia es suprimir cada ez mas este
smbolo dentro del proceso, considerando que ste se disena de manera positia.

CONLC1OR: Ls un smbolo que acilita la continuidad de las rutinas de trabajo, eitando la
interseccin de lneas. Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a tras de
letras o nmeros insertos en el smbolo

Ll conector puede asumir dos ormas:

De rutina: Representa una conexin o enlace de un paso del proceso o procedimiento
con otro dentro de la misma pagina o entre paginas. Ll smbolo llea inserto un
nmero.

De pgina: Representa una conexin o enlace en un paso de inal de pagina con otro
paso en el inicio de la pagina siguiente, donde contina el lujograma. Ll smbolo llea
inserta una letra mayscula.

INIORMACIN ALMACLNADA LN DISKL11L: Indica que el almacenamiento que
se hace de la inormacin o documento de salida se registra en diskette.

INIORMACIN ALMACLNADA LN MLDIO MAGNL1ICO: Cuando la manera de
almacenar inormacin es en medio magntico pero no se especica el tipo se utiliza este
smbolo.

INIORMACIN ALMACLNADA LN BASL DL DA1OS: Se reiere a inormacin
almacenada en el computador Ln bases de datos o tablas de la cual se extrae o actualiza
inormacin.

13
DOCUMLN1O: Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el proceso o
procedimiento y aporta inormacin para que ste se pueda desarrollar, . gr., una cuenta de
cobro, la cdula de ciudadana, una orden de compra, etc.

Ll nombre del documento debe aparecer en el smbolo. Ll documento solo se indica cuando
aparece por primera ez en el procedimiento para no recargar innecesariamente el lujograma.

MUL1IDOCUMLN1OS: Representa un conjunto de documentos que se requieren para el
proceso o procedimiento y aporta inormacin para que ste se pueda desarrollar.

ARCHIVO MANUAL: Representa el almacenamiento de inormacin en carpetas y archios
de trabajo.



JJ MANLJO Y CONSLRVACIN DLL MANUAL

Ll manual debe ser objeto de manipulacin cuidadosa con el in de garantizar un buen estado
de las hojas y de la totalidad del instructio.

Debe conserarse en un lugar libre de contaminacin por agentes sicos, qumicos o
biolgicos.

Para acilitar la identiicacin de cada uno de los procesos y procedimientos se asignaron
cdigos alanumricos a cada uno de ellos.
14
J J2 2 AC1UALIZACIN
Las reormas, correcciones, cambios o actualizaciones a que haya lugar, se registraran en el
ormato control de actualizaciones`, er cuadro 1. Ll registro se lleara de manera
cronolgica, incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo
aquellas que han perdido igencia, sin olidar las modiicaciones a los diagramas de lujo o
lujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento.
Cuadro J. Iormato control de actualizaciones

Vigente a
partir de:
dd,mm,aa
Instituto de
Investigaciones Marinas y
Costeras - INVLMAR
Santa Marta Pagina 1 de n

Dependencia que genera el
documento
Nombre del Proceso o
Procedimiento
Cdigo
lecha de registro Registro
nmero Da Mes Ano
Nombre del responsable de la
insercin
lirma
1
2
N