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Jos Esteves Universitat Politcnica de Catalunya jesteves@lsi.upc.es Joan Pastor Universitat Internacional de Catalunya jap@unica.edu Josep Casanovas Universitat Politcnica de Catalunya josepk@fib.upc.es Resumen
Este artculo describe un proyecto de investigacin que se centra en el anlisis de los factores crticos de xito (FCE) en proyectos de implantacin de sistemas integrados ERP (Enterprise Resource Planning systems). A nivel mundial, muchas empresas estn implantado o han implantado recientemente sistemas ERP. Desgraciadamente, muchos proyectos ERP no han sido suficientemente efectivos y no han alcanzado muchos de los resultados esperados. Como el coste de un proyecto ERP es normalmente elevado, es crtico para una organizacin llevar a cabo estos proyectos con el mayor xito posible y obtener beneficios lo ms rpido posible. Este proyecto de investigacin pretende identificar los FCE a tener en consideracin en proyectos de implantacin de sistemas ERP. El proyecto se viene desarrollando mediante una estrategia de investigacin basada en la combinacin oportuna de diversos mtodos de investigacin. A travs de una perspectiva interpretativista y usando un esquema de investigacin multimtodo, este estudio examina los FCE y tambin define un conjunto de indicadores clave de rendimiento con objeto de facilitar la operacionalizacin y gestin de los FCE en cuestin. Palabras Clave: Enterprise Resource Planning systems, ERP, implantacin de sistemas integrados, gestin de proyectos, factores crticos de xito, indicadores clave de rendimiento, combinacin de mtodos de investigacin.
1 Introduccin
Un sistema integrado ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta muy poderosa. Segn Ribbers y Schoo [27], las implantaciones de los paquetes ERP pueden ser entendidas como procesos de cambio que pretenden hacer evolucionar la organizacin inicial hacia una organizacin mejorada, soportada por el nuevo
sistema de informacin (SI) integrado como el factor facilitador de ese cambio. Desgraciadamente, muchos proyectos de implantacin de ERP no han sido suficientemente efectivos y a menudo se han mostrado incapaces de obtener los resultados esperados [5]. Como el coste de un proyecto ERP es normalmente elevado, es crtico para una organizacin llevar a cabo estos proyectos con el mayor xito posible y obtener beneficios lo ms rpido posible. Pero, qu es lo que puede convertir a un proyecto de implantacin ERP en exitoso? Este documento presenta un proyecto de investigacin centrado en la fase de implantacin de un sistema ERP, especficamente centrado en la propuesta de los FCE asociados con los proyectos de implantacin ERP. A travs de una perspectiva de investigacin interpretativista y usando una estructura de investigacin multi-mtodo, este proyecto de investigacin pretende ayudar en el soporte de los proyectos de implantacin ERP a travs de la perspectiva de los FCE y sus indicadores clave de rendimiento (ICR). El documento esta organizado de la siguiente forma. Primero, presentamos una visin general sobre los sistemas ERP, definicin, visin histrica, importancia y motivacin. Debido al mbito de este proyecto, la fase de implantacin ERP se describe en detalle as como los problemas asociados. Despus, presentamos algunas consideraciones acerca del uso de la perspectiva de los FCE, en especial en los proyectos de implantacin ERP. Finalmente, presentamos el problema de investigacin, la metodologa de implantacin y las contribuciones esperadas.
AMR prev que en el ao 2003, el mercado de los ERP alcanzar los 66.6 billones de dlares [16] Ms del 60% de las 1,000 empresas Fortune han implantado sistemas ERP [33].
Davenport [5] ha caracterizado el fenmeno ERP como el desarrollo ms importante en el uso corporativo de tecnologa en los aos 90. A travs del uso de paquetes ERP como SAP, BAAN, PeopleSoft y Oracle, las empresas pretenden integrar el flujo de informacin entre los diferentes segmentos de sus negocios
mientras mejoran la eficiencia de sus operaciones. Tericamente, estos sistemas integrados proveen una gran funcionalidad adems de reducir los problemas asociados con el flujo de datos cuando se conectan con otros SI. Segn Ross y Vitale [31], las seis motivaciones ms comunes para implantar un ERP son: la necesidad de una plataforma nica, mejora de los procesos de negocio, mayor visibilidad de los datos, reduccin de los costes operacionales, mejora de la respuesta a clientes, y mejora del proceso de toma de decisiones estratgicas.
para complementar la planificacin estratgica de SI. El anlisis de FCE es un concepto til para identificar objetivos de rendimiento que deben satisfacer las nuevas inversiones en SI, pero este anlisis sufre de limitaciones que afectan a su valor. Muchas veces le falta una base terica, no existe un procedimiento aceptado globalmente para su aplicacin, y sus aplicaciones ad-hoc pueden originar resultados incompletos o tendenciosos [26]. Otro aspecto importante es que la mayora de los anlisis son descriptivos. Para cada FCE debe existir uno o ms Indicadores Clave de Rendimiento (ICR) que proveen la medida, y un standard para el rendimiento de los FCE. Los ICR ms efectivos son aquellos diseados de acuerdo con el proceso donde sern usados, de forma que faciliten una lectura comprensible y continua del rendimiento.
objetivos. A continuacin, describimos la metodologa de investigacin. Y finalmente presentamos las contribuciones esperadas para el estudio y trabajo posterior.
Cules son los FCE para una implantacin ERP? Los FCE deben ser analizados con respecto a las perspectivas organizacional y tecnolgica. Cul es la relevancia de cada FCE a lo largo de los estadios de implantacin de un ERP? Cules son los ICR relacionados con cada uno de los FCE? Estos ICR ayudarn en el control y seguimiento de los FCE.
Definicin de FCE relevantes para un proyecto de implantacin ERP con xito. Todos los estudios relacionados con FCE y implantaciones ERP estn basados en estudios de casos, por lo que primero hemos intentado unificar estos FCE en un modelo unificado. Generacin de un conjunto de ICR para ayudar en el seguimiento de los FCE. Usualmente, una vez definidos los FCE, cada proceso y departamento debe identificar los indicadores que pueden ser usados para medir su contribucin. Los ICR pueden ser usados para el anlisis de los FCE y as ayudar en el seguimiento de las implantaciones ERP. Desarrollo de una herramienta tipo un executive support system. Esta herramienta ser desarrollada usando algn lenguaje que posibilite la interaccin con diferentes tipos de datos, especialmente con herramientas vinculables a los propios sistemas ERP y estar basado en los FCE y los ICR creados.
mtodos no deben ser seleccionados porque sigan un determinado paradigma dominante, o porque el investigador crea en su valor intrnseco, independientemente del problema a estudiar. Al revs, teora y mtodos se justifican a travs de sus bases pragmticas como herramientas apropiadas para perseguir los objetivos de investigacin marcados. As, con objeto de alcanzar nuestros objetivos de investigacin, proponemos un esquema de investigacin (ver figura 1) que combina varios mtodos de investigacin, tanto cuantitativos como cualitativos, con predominio de los cualitativos. Mingers [22] define este tipo de investigacin como multi-mtodo. Segn Mingers [22] existe un cambio en el rea de investigacin de los SI hacia la combinacin de mtodos cuantitativos y cualitativos. Estos mtodos no deben ser vistos como polos extremos [37], dado que su combinacin introduce tanto capacidad enriquecida de prueba como contexto a la investigacin [19]. La recogida de diferentes tipos de datos a travs de diferentes mtodos a partir de diferentes fuentes provee una larga y variada cobertura que puede resultar en una imagen ms global de la unidad en anlisis que no sera posible de otra forma. El uso de mltiples mtodos aumenta la robustez de los resultados porque estos pueden resultar fortalecidos a travs de su mejor triangulacin la validacin cruzada obtenida cuando diferentes tipos y fuentes de datos convergen y son congruentes [19]. Nuestro proyecto de investigacin (ver figura 1) presenta las diferentes fases del proyecto, con los diversos mtodos de investigacin asignados y conectados en cada fase. Considerando las preguntas de investigacin y el contexto, en el pasado nos preguntamos a nosotros mismos qu mtodos de investigacin podran ser tiles para responder a esas preguntas. Los mtodos presentados en la figura 1 son los que hemos considerado como ms adecuados para este proyecto, al igual que la combinacin realizada. Somos conscientes que algunos mtodos pueden cambiar segn los resultados que obtendremos en cada fase de investigacin. Para desarrollar este proyecto de investigacin, decidimos adoptar el paradigma interpretativista. La perspectiva interpretativista asume que nuestro conocimiento de la realidad es obtenido nicamente a travs de constructores sociales como lenguaje, carcter consciente, compartir significados, documentos, herramientas y otros artefactos [20, p. 69]. La investigacin interpretativa no predefine ninguna variables dependientes o independientes y pretende explicar el fenmeno de investigacin a travs de los significados que las personas involucradas en el problema atribuyen [24]. Segn Aladwani [2, p. 267] la investigacin anterior en ERP puede ser descrita como factor research, lo que implica identificar los factores o variables que son crticas para implantar un ERP con xito. Aunque este tipo de investigacin tiene su valor para avanzar en nuestra comprensin del xito de las implantaciones ERP, creemos que adopta una visin esttica, lo que limita su utilidad en la explicacin de la dinmica del proceso de implantacin ERP. Aladwani [2] y Robey et al. [29] sugieren una perspectiva tipo process research, como una combinacin de metdos para mejorar los resultados globales de investigacin en el rea de ERP.
Usando esta perspectiva, la implantacin ERP puede ser concebida como una secuencia de eventos discretos que llevan a resultados con inters. Otra perspectiva es que una implantacin ERP puede ser concebida como una secuencia de estadios en en las que suceden actividades relacionadas [29]. Nuestro objetivo es usar tanto el factor research como el process research para estudiar los FCE en las implantaciones ERP.
Proyectos Implantacin ERP
4 - Goals/Questions/Metrics
Indicadores Clave de Rendimiento Indicadores Clave de Rendimiento 5 Estudio de Caso 6 - Grounded Theory 7 - Delphi Study Validacin Validacin
La primera fase de este esquema de investigacin ha consistido en una extensa revisin bibliogrfica del tema de los ERP. Basndonos en esta revisin bibliogrfica, en su momento presentamos una agenda de investigacin para el rea de los ERP [6] y una bibliografa anotada de las publicaciones ERP en las principales conferencias y revistas, a partir de la que pudimos establecer el estado del arte en el tema [9]. Las publicaciones recogidas fueron categorizadas a travs del ciclo de vida de un ERP. Adems, presentamos una serie de temas para futura investigacin en cada fase. Uno de esos temas fue el de la determinacin de los FCE en los proyectos de implantacin ERP. En los siguientes apartados
describimos cada mtodo o tcnica de investigacin que hemos usado, y su uso en nuestro esquema de investigacin.
modelos estructurales y que ha sido muy usada en varios estudios de investigacin. La clave conceptual del PLS es una combinacin iterativa de los principales componentes de anlisis relacionados en la medicin de constructores, adems del anlisis de caminos, permitiendo la construccin de un sistema de constructores [36]. PLS puede ser una poderosa herramienta de anlisis por las mnimas exigencias en trminos de escalas de medicin, tamao de las muestras y distribuciones residuales. Nosotros aplicamos la tcnica del PLS para establecer las relaciones entre los FCE. Desarrollamos una encuesta para recoger datos y actualmente estamos analizando las respuestas.
Esta perspectiva es apropiada para comprender los aspectos de implantacin de ERP porque el objetivo de investigacin es caracterizar los procesos de gestin y de tipo organizacional que restringen tales implantaciones; Genera competencias tiles a los investigadores;
Es muy apropiado comprender las interacciones entres los aspectos (como constructores tericos) y el contexto dentro de lo cual estos aspectos funcionan.
Actualmente, hemos desarrollado un estudio de caso en una PyME para validar nuestros FCE y las mtricas asociadas a cada FCE y estamos iniciando dos nuevos estudios de caso.
6 Conclusiones
Creemos que este proyecto de investigacin contribuye al rea de SI de diversas formas, de entre las que destacamos las siguientes contribuciones:
S
La primera contribucin ser la validacin y la mejora del modelo de FCE propuesto por Holland et al. (1999) y otros estudios relacionados con FCE en las implantaciones ERP. Hemos obtenido un modelo unificado de FCE en proyecto de implantacin ERP. Este estudio pretende desarrollar para cada FCE un conjunto de ICR dado que uno de los problemas importantes asociados con los FCE es la
dificultad en ponerlos en prctica debido a la falta de un mtodo efectivo y consistente para desarrollar el concepto de los FCE. Los ICR pueden originar un modelo a seguir en un proyecto de implantacin ERP y, de esa forma, facilitar la adecuada implantacin segn los objetivos de la organizacin. Finalmente, con los ICR se podr desarrollar una aplicacin informtica y tal vez la captura de datos para algunos ICR pueda ser parcialmente automatizada.
S
Uno de los objetivos de este estudio es capturar y consolidar el conocimiento acumulado en las organizaciones para mejorar la comprensin de los FCE en las implantaciones ERP. Como consecuencia, el estudio descubre una rica informacin cualitativa que puede ser usada por los equipos de proyectos de implantacin de ERPs para desarrollar otros proyectos estratgicos de SI y por los directivos para crear planes estratgicos de SI. Finalmente, la cooperacin y contribucin entre las universidades involucradas en el proyecto: Univ. Ploitcnica de Catalunya (UPC), Univ. Internacional de Catalunya (UIC), Univ. do Minho (UM) en Portugal y, Queensland University of Technology (QUT) en Australia, ayudar a mejorar la investigacin en esta rea compartiendo conocimiento, y promoviendo la cooperacin en futuros proyectos.
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