Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Disusun Oleh:
2011
1
DAFTAR ISI
2
Daftar Gambar
3
DESKRIPSI SINGKAT 3 PERTEMUAN @ 3 JAM
Jumlah total pertemuan praktikum adalah tiga kali untuk masing-masing tiga jam. Masing-masing
pertemuan berisi pengecekan tugas tiap pertemuan, informasi tujuan praktikum, melakukan percobaan
langkah-langkah tiap modul program pada masing-masing pertemuan, analisa dan diskusi masing-masing
modul program.
Tiap akhir pertemuan dilakukan tes untuk menguji kemampuan hasil uji coba modul program berupa tes
lisan maupun tulisan.
2. Membuat contoh basis data yang berhubungan dengan obat minimal 10 rekaman
data
3. Menari contoh faktur pembelian barang (salinan atau asli) minimal 2 faktur untuk 3
PBF berbeda dari apotek sekitar
4. membuat contoh transaksi yang tidak berkaitan langsung dengan jual beli obat,
misalkan biaya pembuatan brosur, pembayaran listrik, perbaikan etalase dll.
Tujuan Praktikum
3. Dapat mengenal berbagai input dasar data transaksi umum dan mencoba
menerapkannya pada modul program
4. Dapat mengenal berbagai input data transaksi yang tidak umum dan mencoba
menerapkannya pada modul program
Modul program
2. INPUT PEMBELIAN
3. INPUT PENJUALAN
2. Buat daftar data yang diperlukan untuk dapat membuat cas flow harian
4. Cari dari apotek terdekat obat-obat apa saja yang paling sering terjual dan paling
lambat terjual minimal 5 item
5. Cari tahu dari apotek terdekat, hari apa biasanya mereka melunasi faktur
pembelian pada PBF
9. Buat contoh pengolahan data yang diperlukan untuk membuat neraca dan laporan
laba rugi
Tujuan Praktikum
Omzet
Rencana Pembayaran
Expired date
Arus barang
Data resep
5
3. Mampu menggunakan modul program untuk mengolah data yang telah diinput
Modul program
4. KONTROL PEMBAYARAN
Tugas
Tujuan Praktikum
Modul program
2. LAPORAN KEUANGAN
7
PERTEMUAN I PERKENALAN SISTEM BASIS DATA (DATABASE SYSTEM)
Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan
informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut
sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari
dalam ilmu informasi.
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas,
memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan
yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk
buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan.
Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya:
penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan
hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau
memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang
umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua
informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan di mana setiap tabel terdiri dari baris
dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini,
hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain
seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili
hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat
lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management
system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan
istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
Perangkat lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat
basis data aras tinggi (high level):
Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah
(low level), diantaranya:
Btrieve
Tsunami Record Manager
1. Filed/Table/Nama kolom
Merupakan nama dari kolom yang menunjukkan kelompok dari bagian data yang mempunyai
jenis yang sama atau spesifik
2. Record
Merupakan satu rangkaian rekaman data dalam satu baris basis data
Fiel
d
Record
9
Elemen data/Field Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa
kriteria penting, yaitu :
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
Prinsip utama Database adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan pada
saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut :
Kebanyakan pengelola basis data seperti apoteker yang mempunyai segudang data penting tidak mengenali
sifat-sifat basis data yang sederhana tapi sangat berpengaruh terhadap waktu dan keakuratan data bila
tidak diketahui. Sangat bermanfaat bila waktu apoteker dapat dihemat karena pengolahan data sudah
diserahkan pada komputer yang terkontrol sehingga apoteker dapat lebih fokus pada pelayanan. Untuk itu
cobalah pelajari dengan seksama sifat-sifat dasar basis data ini
10
2. MEMBUAT CONTOH DATABASE
Bukalah program database seperti Microsoft Access 2007 untuk membuat contoh database dengan
Field sebagai berikut:
1. Kode barang
2. Nama Barang
3. Satuan Beli
4. HNA
5. Satuan Jual
6. Harga Jual
7. Faktor Jual
8. Margin
9. Lokasi
Ikutilah petunjuk dari pengawas praktikum dan cobalah untuk mengisi data dengan minimal 10
rekaman data/record untuk kemudan mentranfer data tersebut kedalam beintuk Worksheet / Excell
dengan menggunakan fasilitas exsport
11
Doble Klik untuk entri fild baru
12
3. CONTOH – CONTOH INPUT DATA
A. INPUT PENJUALAN
13
Textbox pencarian obat
Informasi obat
Field Banyak
Textboxs billing register
Langkah – langkah
14
B. INPUT TRANSAKSI LAIN
15
Grid kosong untuk data
baru
Langkah – Langkah
16
PERTEMUAN II KONTROL DATA HASIL INPUTAN
Faktur yang telah diperoleh dari tugas pertemuan pertama dicermati dengan seksama item dan informasi
apa saja yang terdapat dalam faktur masing-masing PBF untuk kemudian dicari persamaan dan
perbedaannya. Cermati pula hal-hal yang sangat penting untuk difahami sesuai undang-undang yang
berlaku untuk menghindari pemalsuan PBF. Memahami informasi dari faktur adalah kunci kesuksesan dari
manajemen apotek.
Cobalah untuk mencari HNA dari faktur dan juga menghitung harga modal yang terdapat pada faktur untuk
masing-masing item obat.
Cobalah input data faktur tersebut dalam formulir input pembelian dibawah ini kemudian pelajari cara-cara
pengelolaan stok yang terdapat pada manajemen stok
1. INPUT PEMBELIAN
17
Komponen Suplayer/PBF Textbox pencarian obat
18
1. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” pada textbox pencarian nama
obat hingga muncul daftar obat, bila daftar obat berlum terdata maka akan muncul
peringatan untuk menambah data obat baru
2. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan
bawah pada keyboard untuk kemudian tekan tombol enter untuk kemudian kursor
akan secara otomatis pindah ke grid komponen faktur
3. Ketik data pada masing - masing grid komponen faktur sesuai dengan nama field
masing-masing kemudian tekan enter untuk pindah ke komponen berikutnya tanpa
menggunakan mouse (mouseless). Bila muncul pesan konfirmasi maka tekan Yes
atau Ok bila input data telahlengkap atau sesuai dan tekan No bila ingin
mengabaikannya dan meneruskan input ke komponen berikutnya
4. Bila data input komponen telah cukup tekan tombol Esc pada keyboard hingga
kursor akan otomatis beralih pada textbox pencarian nama obat dan ulangi prosedur
1-3 untuk dafar obat berikutnya yang tertera pada faktur
5. Bila semua data faktur telah selesai, lakukan pengecekan dengan mencocokkan total
nominal faktur dengan nominal yang tertera pada Textboxs Informasi Total Nominal
Faktur. Bila telah sama tekan tombol simpan hingga muncul pesan konfirmasi bulan
input data, tekan Ok hingga muncul konfirmasi untuk input faktur berikutnya. Pilih
Yes bila faktur berikutnya berasal dari suplayer yang sama namun berbeda nomor
nan No bila beda suplayer
19
2. KONTROL STOK HARIAN & BULANAN
20
Textbox Pencaria Barang
Tombol Expired
Date
21
Tombol Kembali Ke Daftar Barang Standar
1. Klik tombol Expired Date hingga muncul lis data pilihan waktu expired kemudian klik
tombol OK
2. Bila tidak muncul data pada Grid Data Barang berarti tidak obat yang expired untuk jangka
waktu yang dipilih
3. Tekan tombol Kembali (posisi yang sama dengan tombol Expired Date) untuk kembali ke
tampilan sebelumnya
23
4. KONTROL PEMBAYARAN
24
Gambar 15 Tampilan Pilihan Hari Pembayaran
25
Langkah-langkah
1. Klik tombol Faktur Belum Lunas (Gambar 8) hingga muncul tampilan seperti Gambar 9
2. Pilih tanggal rencana pelunasan pada Combobox Tanggal Rencana Pelunasan kemudian klik
tombol OK hingga muncul gambar 10
3. Ketik minimal tiga huruf bagian dari nama suplayer (awal, tengah atau akhir) seperti “ap.”
untuk mengelompokkan data faktur berdasarkan nama suplayer yang terdapat huruf “ap.”
Pada nama suplayer tersebut kemudian tekan enter
4. Bila daftar fakturnya ada maka secara otomatis akan terlihat informasi nominal faktur
beserta nominal tagihan dari suplyar yang dipilih
5. Klik pada Daftar Faktur Yang Telah Dikelompokkan dan lihat perubahan pada Daftar Isi
Faktur Yang Dipilih yang menunjukkan isi dari faktur yang dipilih berikut jumlah barang
dan nilai faktur yang dipilih
26
5. KONTROL PEMESANAN BARANG
27
Daftar Suplayer Sumber Obat Pesanan
Langkah-Langkah
1. Pilih combobox Daftar Suplayer Sumber Obat Pesanan hingga secara otomatis muncul
daftar obat yang harus dipesan degan ketentuan tertentu
2. Klik pada grid daftar obat untuk edit data yang belum sesuai
28
PERTEMUAN III LAPORAN BARANG MASUK PERHARI & PERBULAN
Seorang apoteker adalah seorang penanggung jawab yang harus senantiasa mengevaluasi hasil kinerja
apteknya. Laporan yang akurat tentusaja sangat dibutuhkan untuk dapat mengambil keputusan baik dalam
manajemen barang mapun dalam manajemen pelayanan. Cobalah buat daftar laporan yang dibutuhkan
untuk mengambil setiap kebijakan diapotek dengan beberapa formulir dari program dibawah ini!.
29
Gambar 21 Tampilan Pilihan Tahun Laporan
Langkah-Langkah
1. Tentukan pilihan jenis waktu laporan bulanan dengan memilih Laporan Bulanan (Gambar
19)
2. Pilih tahun dan bulan untuk kemudian klik tombol OK (Gambar 20 dan Gambar 21)
3. Tentukan jenis laporan yang tampil pada lis menu jenis laporan untuk kemudian tekan
tombol OK
4. Tampilan masing-masing laporan akan muncul sesuai jenis laporan sebelum di cetak
30
1. LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN
31
Gambar 26 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Faktur Masuk)
32
Gambar 28 Tampilan Pracetak Laporan Neraca Bulanan
33
2. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN
34
Tombol Untuk Menampilkan Laporan Pemesanan
Barang
35
3. LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR
36
Tombol Menu Pilihan Faktur Siap Cetak
Langkah-Langkah
37
4. LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA
38
Tombol Untuk Menampilkan Daftar Obat Expired
Langkah-Langkah
Kerucut dari tertatanya suatu manajemen apotek dengan baik dengan atau tanpa adanya
sebuah sitem informasi adalah untuk dapat memberikan dukungan penuh dalam memberikan
pelayanan iformasi pada konsumen terhadap obat yang mereka konsumsi. Dengan
keberadaan sistem informasi diharapkan para apoteker tidak lagi habis konsentrasinya untuk
mengurusi dan mengontrol manajemen apotek yang selama ini masih banyak dilakukan
dengan manual. Dengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para
apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care
yang realistis
40