Procesos y sistemas administrativos

Ivn Mirson ltima edicin: 20 de agosto de 2011

Profesores
Jaime Perez Willie Gonzalo La Rosa

Bibliograa
Diseo y efectividad organizacional. Gilli, Juan Jos. Ediciones Macchi

NDICE

ndice
1. Clase Teorica: 11 de Agosto
1.1. Empresa . . . . . 1.1.1. Politicas . 1.1.2. Direccion 1.2. Talcott Parsons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2. Clase Teorica: 18 de Agosto

2.1. Apunte de Juanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. La orgranizacion como sistema . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Direccion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. Estilos de direccion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5. Vroom y Yetton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6. Estimulo y respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.7. Entornos de la organizacion . . . . . . . . . . . . . . . . 2.8. Partes de una empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9. Estructura de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10. Organigrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11. Escuelas de administracion . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.1. Escuela tradicional . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.2. Escuela de administracion general . . . . . . . . 2.11.3. Teoria de la organizacion . . . . . . . . . . . . . 2.11.4. Escuela Burocratica . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.5. Escuela de las relaciones humanas o conductista 2.11.6. Escuelas psicologicas . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.7. Escuela estructuralista . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.8. Teoria de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.11.9. Escuela operacional o empirica . . . . . . . . . . 2.11.10.Escuela de administracion . . . . . . . . . . . . . 2.12. APO: Administracion por objetivos . . . . . . . . . . . . 2.12.1. Puntos basicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12.2. Conceptos de centralizacion y descentralizacion .

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NDICE DE FIGURAS

ndice de guras
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ciclo de vida de un proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Partes que componen una organizacion . . . . . . . . . . . . . Estructura de los subsistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . Estructura de 4 niveles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipos de transicion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forma basica de la piramide de las necesidades jerarquicas . . Forma completa de la piramide de las necesidades jerarquicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 4 4 6 10 11

CLASE TEORICA: 11 DE AGOSTO

1. Clase Teorica: 11 de Agosto

Figura 1: Ciclo de vida de un proceso

1.1.

Empresa

RAE Unidad de organizacion dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacion de

servicios con nes lucrativos.

Diccionario Tributario Organizacion formada por recursos humanos, materiales, nancieros,

Figura 2: Partes que componen una organizacion

1.1.1. Politicas Mision La razon de la empresa, para que fue creada, debe ser: amplia, motivadora, concreta y
posible. Tambien llamada objeto social o estatuto.

Vision La imagen que la empresa quiere crear o lograr. 1.1.2. Direccion Objetivos Hacia donde van o se dirigen nuestras acciones. Fines o estrategias Son los caminos que debemos recorrer para cumplir los objetivos. Metas Pequeos pasos para lograr las estrategias o nes.

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1.2. Talcott Parsons

CLASE TEORICA: 11 DE AGOSTO

La organizacion es un sistema complejo, compuesto por varios subsistemas.

Figura 3: Estructura de los subsistemas

Figura 4: Estructura de 4 niveles

CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

2. Clase Teorica: 18 de Agosto

2.1. 2.2. Apunte de Juanma La orgranizacion como sistema

Autonomo es capaz de gobernar sus actos, mantenerse y autoorganizarse y controlarse. Adaptativo puede adecuarse a las contingencias ambientales por medio de cambios estructurales. Identidad posee atributos propios, tiene sus propias reglas de juego. Estabilidad predominan las fuerzas que mantienen unidos su subsistemas mediante relaciones. Especicidad generan
2.3. Direccion

Poner en marcha la organizacion y hacerla funcionar segun lo planeado. La manera de comunicarse es fundamental. Hay distintas formas de dirigirse al mismo.
2.4. Estilos de direccion

Autoritario
Concentrada Muy formal Limita la informacion a los subordinados, poca comunicacion No se escucha a los subordinados

Democratico o participativo
Participacion de subordinados Decide solo en problemas fundamentales Buena comunicacion Escucha, atiende y valora las opiniones

Pasivo o liberal (Laissez faire )

Se utiliza en grupos, donde se les da ciertas pautas y consejos Se controla a distancia Debe existir un buen liderazgo Pueden formar comites

Permisivo
Desinteres. Permite que el grupo haga lo que quieran, sin control

Diferencia entre jefe y lider

Carisma

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2.5. Vroom y Yetton

CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

Tipos de accionar del lider

Autocratico Consultivo Grupal
2.6. Estimulo y respuesta

(a) Transicion demasiado lenta

(b) Transicion insucientemente amortiguada

(c) Transicion insucientemente amortiguada

(d) Transicion rapida y sucientemente amortiguada

Figura 5: Tipos de transicion

2.7.

Entornos de la organizacion

Entorno inmediato
Accionistas Instituciones nancieras Competidores Proveedores Clientes Organizaciones estatales Organizaciones laborales

Entorno mediato
Publico en general Situacion internacional Situacion nacional

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2.8. Partes de una empresa

CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

Recursos materiales Recursos humanos Capital

2.9. Estructura de la empresa

Hay que coordinarlos Organizacion formal e informal

Formal Se puede identicar con los elementos visibles, esta documentada. Informal Se puede vincular con lo que no se ve. Con lo que no esta escrito, por ejemplo:
Las relaciones de poder Los intereses grupales Las alianzas interpersonales
2.10. Organigrama

Organigrama vertical
Representacion graca de la estructura de la empresa, mostrando la organizacion formal. Elementos:

Entegrama: representa el area o sector o el puesto (graf rectangulo) Tamao: la base es de dos veces la altura Linea continua vertical: mando Linea continua horizontal: apoyo Linea discontinua: Sta-asesoramiento Recuadro de un entegrama: forma de resaltarlo Linea punteada entre areas: Signica coordinacion
)

Simbolo de conector (

Organigrama circular
Se dibuja del centro hacia afuera El presidente/propietario esta en el centro

Organigrama semicircular Organigrama piramidal Organigrama horizontal

igual que el vertical, rotado 90

Afnor o escalar
Nivel mas importante, sobre la izquierda, arriba (como arbol de archivos)

Organigrama funcional
Dividir la empresa por funciones.

Organigrama con division por productos y por funciones dentro de cada division Organigrama con departamentalizacion por funciones y por clientes dentro del area comercial Organigrama por funciones, procesos, productos, area geograca

CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

Organigrama de estructura matricial que involucra a todas las areas funcionales Organigrama con departamento de calidad
Direccion de auditoria interna
2.11. Escuelas de administracion

Escuela de administracion cientica o tradicional General o racionalista Teoria de la organizacion Escuela burocratica Escuela de las relaciones humanas o conductista Escuela de psicologia Escuela Estructuralista Escuela de la teoria de sistemas Escuela operacional o empirica Escuela del pensamiento administrativo

2.11.1. Escuela tradicional Adam Smith

Planteo las causas de la riqueza de las naciones La riqueza procede del trabajo Smith basicamente Cooperacion y no individualismo Rendimiento maximo

Frank y Lillian Gilbreth (1917)

Estudio del movimiento

Frederick Taylor (1900)

Escuela de administracion cientica Estudio de metodos y tiempos

Henry Ford
Estandarizacion

Estandarizacion de las herramientas y materiales Henry Gantt Uso de regla de calculo Fichas de instrucciones para obreros Necesidad de capataces Incentivos de la produccion Control de tiempos Comienza una vision humanistica

Wilfredo Pareto
Curva del 20-80 El 80 % de la riqueza esta en manos del 20 %

Direccion cientica
Ciencia y no regla empirica Armonia y no discordia

CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

2.11.2. Escuela de administracion general Henri Fayol

Escuela de administracion general Racionalizacion de las empresas Division de las distintas areas
Tecnica: Todo lo que sea produccion Comercial: Todo lo que sea relaciona-

Resumiendo
Bases de la administracion

do a ventas Financiera: Manejo de fondos Seguridad: Proteccion de bienes Contable y administrativa

Prevision Organizacion Coordinacion Mando Control Principios de administracion

Taylor se dedico a la fabrica Fayol a la parte administrativa

2.11.3. Teoria de la organizacion James Mooney, Lyndall Urwick Comienzan a coordinar los sectores de la empresa para lograr
mayor organizacion. Primeras etapas de utilizacion de organigramas y de la estructura formal. asigna gran peso a la idea de departamentalizacion

Luther Gulick Manteniendo las ideas de Fayol hace gran hincapie en la division del trabajo, le POSDCORB Planning Organizing Stang Directing Coordinating Reporting Budgeting 2.11.4. Escuela Burocratica Max Weber
Administracion de burocracias con jerarquias muy estrictas Actividades y objetivos denidos por escrito Caracter formal de las comunicaciones Division del trabajo bien detallada

Planicar Organizar Crear equipos Dirigir Coordinar Informar Presupuestar

Estructura Se representa con una piramide de 3 niveles con:

Nivel superior: politico Nivel intermedio: Ejecutivo o directivo Nivel inferior: Tecnico u operativo

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CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

2.11.5. Escuela de las relaciones humanas o conductista Elton Mayo (1933) Western Electric (Hawthorne)
Estudios sobre mejoramiento ambiental
Iluminacion

Factor sicologico sobre los empleados

Formacion de un grupo especial

Manejo de los sentimientos o del grupo

Sentirse escuchados

Mary Parker Foller

Direccion, poder, conictos Coordinacion Liderazgo Plantea la fuerza del grupo

Chester Barnard Tiene una mezcla con la escuela de la teoria de la organizacion

Motivar y estimular a los subordinados Equilibrio con los propositos de los individuos

Abraham Maslow Desarrolla la piramide de las necesidades jerarquicas

Figura 6: Forma basica de la piramide de las necesidades jerarquicas

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CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

Figura 7: Forma completa de la piramide de las necesidades jerarquicas

Douglas McGregor Basado en los principios de Weber y de Maslow crea

La teoria de x e y
Teoria X

Teoria Y
La gente se motiva con el trabajo No necesita presiones Lograr los objetivos recompensa su ego

La gente preere el ocio Necesita que la fuercen Evita responsabilidades Necesita estar controlada

2.11.6. Escuelas psicologicas Frederick Herzberg

Motivacion Desmotivacion No motivacion Apuntan para arriba: (Motivacion, liderazgo participativo)
Trabajo variado Controlar su propio trabajo Bien remunerado

Apuntan para abajo: (Desmotivacion, liderazgo autoritario)

Presion continua Malas condiciones de trabajo Aislamiento

Kurt Lewin
El todo (el grupo) tiene propiedades diferentes a las de cada uno del grupo individualmente Manejo del liderazgo

George Strauss

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CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

Leonard Sayles

Teoria Z

A la gente le gusta sentirse importante La gente quiere se informada de lo que sucede en la empresa La gente quiere que se le tome en cuenta en el trabajo

despues de la segunda guerra mundial. La empresa es un sistema socio-tecnico

Modelo de Tavistock: Sicologia Organizacional Nace sobre estudios de grupos durante y

Tecnico: La tecnologia, los materiales, el territorio, el tiempo. Social: Los individuos, las relaciones sociales, las exigencias de la organizacion

2.11.7. Escuela estructuralista Alfred Chandler Otro seguidor de la teoria burocratica de Weber
Sociologia organizacional Interrelacionar las org. con el exterior Entorno o ambiente organizacional Sistema social Autoridad, comunicacion, estructura del comportamiento y formalizacion

2.11.8. Teoria de sistemas Ludwig Von Bertalany (1950) Daniel Katz y Robert Kahn Aplican a las empresas las ideas de sistemas
Denio los principales componentes de un sistema social: Papeles (conducta de los miembros) Normas (que prescriben y sancionan esas conductas) Valores (En que estan asentadas)

Russell Acko Asocia: Uno es libre de hacer algo solamente si controla las consecuencias de no
hacerlo

Peter Checkland Asocia la investigacion operacional con la administracion planeando la de-

nicion de la operational research society: La aplicacion de metodos de la ciencia a problemas complejos que surgen durante la direccion y administracion de grandes sistemas de maquinas, hombres y dinero

2.11.9. Escuela operacional o empirica Peter drucker APO Administracion por objetivos

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CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

Clasica los objetivos

A largo plazo o corto plazo Basicos (principales) o subordinados Particulares o generales Personales o colectivos

Padre del management moderno

Conducir la gerencia por resultados Ver la empresa como un todo Las areas de resultados:
Productos y servicios Mercados y canales de distribucion

2.11.10. Escuela de administracion Herbert Simon

Teoria de las decisiones Pensamiento administrativo Cuanto mas crece el negocio, mas complejo es elegir las decisiones Dicultad para obtener toda la informacion necesaria Intenta un nivel de ganancias razonable, en lugar de maximizar los benecios

Igor Anso
Administracion estrategica Cambia la direccion de que lograr: objetivos por que hacer: estrategias. Apunta a la planeacion estrategica
2.12. APO: Administracion por ob jetivos

Antes se miraban los medios para llegar a los nes Comienza a surgir la descentralizacion Ahora prioriza los resultados, justamente los objetivos

2.12.1. Puntos basicos

Denicion de objetivos principales, entre todo el plantel superior Establecer los objetivos para cada departamento o area Interrelacionar los objetivos de las areas Elaboracion de planes tacticos y operacionales, con enfasis en la medicion y control Evaluiacion continua de los planes y su ajuste Coordinacion e integracion de los directivos

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CLASE TEORICA: 18 DE AGOSTO

2.12.2. Conceptos de centralizacion y descentralizacion Centralizacion

Existe centralizacion dentro de una organizacion cuando gran parte de la autoridad esta distribuida entre muy pocas personas Limites muy estrechos en facultad de decisiones

Departamentalizacion
Division de trabajo en unidades semiautonomas Agrupamiento de actividades Especializacion Gulick menciona los factores fundamentales:
Propositos generales o comunes Procesos, similitud en los mismos Lugar o clientela

Descentralizacion
Existe un mayor grado de delegacion, sin que exista la necesidad de Departamentalizar Facultades de decision amplias

Para lograr una correcta descentralizacion Tipos de Departamentalizacion

Valor de las personas Capacidad para delegar Ecacia en las comunicaciones internas Adecuado sistema de control de gestion Funcional
Los que se basan en operaciones pri-

marias

Por producto o linea de producto

Puede incluir a varias de las demas

Funciones descentralizadas
Ventas Produccion Stocks Compras Desarrollo de nuevos productos

areas Por ejemplo: Produccion Ventas Administracion Compras Por servicio Territorial o geograca Por clientes

Funciones centralizadas
Control Gestion nanciera Decisiones estrategicas Fijacion de objetivos Decisiones de inversion Relaciones exteriores

Cronologica o por tiempos

Considerar que cada turno es un de-

partamento

Por equipo o procesos

Maquinas especiales Un horno