Procedură

Controlul documentelor și înregistrărilor

Numarul
Numarul de revizie: Data de eliberare:
documentului:
01-01 Proiect
Proprietar document: Aprobat de:
COORDONATOR SISTEME DE MANAGER AL CALITATII
CALITATE

1 Domeniul de aplicare
Această procedură este aplicabilă tuturor documentației interne ale Sistemului de
Management al Calității, precum și documentației externe/confidențiale relevante.

2. Responsabilitate
2.1. Coordonatorul sistemelor de calitate este responsabil să se asigure că această
procedură este implementată.
2.2. Toți angajații trebuie să cunoască conținutul acestei proceduri și să respecte cerințele.
2.3. Este responsabilitatea fiecărui manager/supervizor de departament să se asigure că
toate documentele/înregistrările rămân lizibile și ușor de identificat

3. Definiții
3.1 Document: O hârtie scrisă, tipărită sau electronică care poartă originalul, oficial sau legal
forma a ceva și poate fi folosit pentru a furniza dovezi sau informații decisive.
3.2 Înregistrare: O înregistrare oferă dovezi obiective că anumite tipuri de sisteme sunt
necesare
activitate a avut loc. Acesta este un formular completat.

4. Abrevieri
WI: Instrucție de lucru
SOP: Procedura standard de operare
QSC: Coordonator sisteme de calitate

5. General

6. Formate și numerotare
6.1 Caracterizare
 Fiecărui element din cadrul Sistemului de Management al Calității i-a fost alocat un
număr după cum urmează :
ELEMENT NR: ELEMENT
01 Controlul documentelor
02 Comunicare
03 Responsabilitatea managementului
04 Imbunatatire continua
05 Audit intern
06 Controlul neconformităților
07 Acțiune corectivă/preventivă
08 Siguranța alimentară
09 Sănătate și siguranță în muncă
10 De mediu
11 Material primit
12 Prelucrare
13 Produse finite
14 Inginerie
15 Asigurarea calității
16 Instruire
17 HR
18 Aprovizionarea pieței
20 Managementul continuității activității

Valabil pentru ziua tipăririi, ulterior documentul este NECONTROLAT 12/10/2023 15:37
Pagină1 de 6
 6.2 Numerotare

01-01 Se referă la prima procedură din elementul 01

01 - 01 - 01 WI / Prima instrucțiune de lucru sau Procedură de operare standard conform primei

SOP proceduri din Elementul 01
Notă: instrucțiunile de lucru sau procedura standard de operare sunt
diferențiate de WI și SOP
01 - 01 - 01 F1 Primul formular sub prima instrucțiune de lucru sau SOP în conformitate cu
prima procedură a elementului 01

01 - 01 - 01 WA1 Primul ajutor de lucru în conformitate cu prima instrucțiune de lucru sau SOP
în conformitate cu prima procedură a elementului 01

6.3 Formatare
 Toate procedurile de sistem vor fi formatate conform Procedura de control al
documentelor 01-01.
 Toate instrucțiunile de lucru și formatele SOP sunt disponibile și standardizate conform
șabloanelor goale.

7. Crearea/Modificarea unui document sau înregistrare

7.1 Orice angajat poate solicita crearea, modificarea sau modificarea unui
document/Înregistrare, dar numai Proprietarul Documentului îl poate autoriza.
7.2 Autorul unui document poate fi persoana cea mai implicată în domeniul de aplicare al
documentului sau proprietarul documentului.
7.3 Orice document/înregistrare nou poate fi utilizat timp de o lună în cadrul unei perioade
de „PROC” după aceea, acesta trebuie finalizat și transmis către QSC pentru revizuire.
7.4 Schimbarea documentului/înregistrării poate fi inițiată prin două metode:
Copiere pe hârtie - evidențiați numărul documentului, efectuați modificările
aplicabile pe document (atașați alte note). Solicitați documentul semnat de
proprietarul documentului și trimiteți-l la QSC.
Electronic – faceți modificări și ștergeri aplicabile în diferite culori. E-mail către
proprietarul documentului, care va redirecționa către QSC.
7.5 Managerul de calitate și QSC vor revizui modificările pentru a se asigura că
integritatea conformității nu este compromisă .

8. Aprobare și eliberare

8.1 Odată creat sau modificat, un document/înregistrare trebuie să fie aprobat de către
șeful de departament respectiv înainte de a putea fi emis de către QSC.
8.2 Aprobarile sunt furnizate prin e-mail.
8.3 QSC va salva e-mailurile de aprobare în k:/drive ca înregistrare oficială.
8.4 În urma aprobării oficiale, documentul este stocat în K:/Drive QMS Docshare.
8.5 QSC va actualiza registrul documentului principal.
8.6 Documentul vechi este mutat în dosarul învechit cu numărul de revizuire vechi inclus
în titlu.
8.7 QSC va emite documentul/înregistrarea nou/revizuit persoanelor respective prin e-
mail.
8.9 QSC va salva e-mailurile cu „problemă” în k:/drive QMS Docshare ca înregistrare oficială

Valabil pentru ziua tipăririi, ulterior documentul este NECONTROLAT 12/10/2023 15:37
Pagină2 de 6
 de aprobare.

8.10 Atunci când sunt emise documente/înregistrări noi sau revizuite, proprietarul este
responsabil
distrugerea copiilor învechite.

9. Revizuirea documentelor
 Toate procedurile/instrucțiunile de lucru/înregistrările vor fi revizuite în timpul
procesului procedurii de audit intern și se va face referire la documentația
relevantă.

10. Depozitarea și preluarea documentelor/înregistrărilor

10.1 Toată documentația sistemului, politicile, procedurile, instrucțiunile de lucru,

formularele și mijloacele de lucru
Poate fi disponibil cu ușurință în directorul de rețea al serverului – Group Dir/K/-
Docshare/Sistem de management al calității.
10.2 Toate documentele și înregistrările trebuie păstrate în siguranță și protejate împotriva
daunelor, pierderilor și însușirii necorespunzătoare .
10.3 Toate înregistrările sunt stocate într-o manieră prin care să fie ușor de identificat și
ușor de recuperat, fie pe hârtie, fie în format electronic
10.4 Departamentul va afișa o copie pe hârtie a „ Listă de afișare a
înregistrărilor/documentelor 01-02 F1 ” care descrie regăsirea ușoară a
înregistrărilor.

11. Distribuirea documentelor:

11.1 Un document poate fi tipărit de orice angajat, dar este valabil doar în ziua tipăririi,
ulterior documentul devine necontrolat. Acest lucru este notat în partea de jos a
fiecărei pagini a documentului.
11.2 Documentele care urmează să fie afișate sau păstrate mai mult de o zi pot fi
autorizate doar de șeful departamentului respectiv.
11.3 Fișierul de eliberare a documentelor trebuie completat de șeful departamentului
înainte ca un document să poată fi eliberat pentru afișare.
11.4 Toate procedurile, instrucțiunile de lucru, ajutoarele de lucru și SOP-urile care sunt
afișate vor conține o ștampilă „ COPIE CONTROLATĂ ” cu cerneală verde.
11.5 Toate documentele afișate vor fi înregistrate în Registrul de distribuție a
documentelor de către QSC.

12. Păstrarea/Dispunerea înregistrărilor

12.1 Perioadele minime de păstrare a înregistrărilor vor fi înregistrate pe lista Document

Master.
12.2 Înregistrările care sunt mai vechi decât perioada minimă de păstrare pot fi fie păstrate
în siguranță, fie mărunțite.
12.3 Înregistrările vor fi puse la dispoziție în scopuri de audit și inspecție.

13. Documente de origine externă

13.1. Documentele externe includ, dar nu se limitează la, permise, licențe, MSDS-uri,
COA-uri, cerințe legale, de exemplu acte, statut etc. Toate copiile tipărite de origine
externă vor fi înregistrate în Registrul documentelor externe . Furnizorii vor fi
responsabili pentru emiterea celei mai recente revizuiri a tuturor documentelor lor.

13.2. Media electronică

Fișierele computerizate de copiere de rezervă ale tuturor documentelor de calitate
recente ale revizuirii sunt păstrate într-un seif. Departamentul IT va face copii de
Valabil pentru ziua tipăririi, ulterior documentul este NECONTROLAT 12/10/2023 15:37
Pagină3 de 6
 siguranță ale fișierelor săptămânal. Accesul pentru editarea documentației sistemului
este controlat și accesibil numai de către Departamentul Calitate și Directorul de
producție. Departamentul IT se va asigura că protecția împotriva supratensiunii și a
virușilor este aplicată și menținută pe sistemele informatice ale companiei.

13.3 Specificații materiale

Aceste documente, fie în format hârtie, fie în format electronic, vor fi securizate în
birourile Managerilor respectivi. Pot fi generate ajutoare de lucru pentru a ajuta
producția și confirmarea conformității produsului.
Manuale tehnice de marcă: Biroul de guvernare
Specificații furnizor: Laboratorul de guvernare și bunuri de intrare

13.4 Controlul legislației

13.4.1 Sunt enumerate toate cerințele actuale ale legislației sud-africane și toate departamentele
șefii (Domeniul de expertiză) stabilesc cerințele aplicabile departamentului lor.
Acestea sunt evaluate în funcție de „nevoie” sau „mi place să ai”.
13.4.2 Un furnizor reputabil de legislație electronică va fi desemnat pentru a furniza cerințele
determinate de companie.
13.4.3 O listă a actelor și regulamentelor relevante va fi disponibilă pe Intranetul Brandhouse.
13.4.4 Produse de export – legislația este gestionată și comunicată de echipa de export cu sediul
în Cape Town.
13.4.5 Furnizorul de servicii va furniza actualizări și modificări în timpul perioadei de abonament
și o actualizare completă va fi furnizată anual.
13.4.6 Actualizările sau modificările vor fi încărcate pe intranet, iar managerul de guvernanță va
alerta afacerea cu privire la modificări sau actualizări.
13.4.7 Responsabilitatea pentru conformitate și comunicarea cu organele legislative este
împărțită în domenii de responsabilitate. Directorii companiei și Departamentul Juridic
sunt responsabili pentru a se asigura că afacerea este conformă.
13.4.8 Managerul de guvernare a aprovizionării este responsabil să se asigure că toată legislația
aplicabilă SHEQ este implementată.
13.4.9 La unitatea de producție, legislația și standardele vor fi rezumate pentru implementare
ușoară și analize de lacunele. Cerințele vor fi incluse în Materialul de instruire relevant.
13.4.10 Consecințele/Penalitățile pentru nerespectarea actelor relevante vor fi determinate
în momentul auditului specific, iar potențialul acestora va fi descris în secțiunile relevante
ale Sistemului de management al calității.

14. Registrul documentelor

14.1 Toate procedurile, instrucțiunile de lucru, ajutoarele de lucru și formularele vor fi

înregistrate pe o hartă/registru de documente pentru a recupera cu ușurință
documentele.
14.2 Toate documentele afișate vor fi înregistrate în Registrul de distribuție a
documentelor .
14.3 Toate documentele externe sunt înregistrate în Registrul Documentelor
Externe .

Valabil pentru ziua tipăririi, ulterior documentul este NECONTROLAT 12/10/2023 15:37
Pagină4 de 6
 FUXUL PROCESULUI DE CONTROL DOCUMENT/INREGISTRARE

DOCUMENTE
Politici
Proceduri
Instructiuni de lucru
Proceduri standard de operare
Ajutoare de lucru
Forme

DA Nou? NU

Creați document Editați documentul, QSC: Înregistrarea modificărilor sal

modificările evidențiate în
NU roșu NU

Document aprobat de Document aprobat de

HOD HOD

DA QSC: Înregistrarea aprobării a fost

Revizuirea și
Revizuirea sistemului de actualizarea sistemului
către QSC de către QSC

Document aprobat de
HOD
-
DA QSC: Înregistrarea aprobării a fost

Controlul documentului
de către QSC

Eliberarea documentului QSC: Înregistrarea problemei a fost

Valabil pentru ziua tipăririi,
de cătreulterior
QSC documentul este NECONTROLAT 12/10/2023 15:37
Pagină5 de 6
Referințe pentru documente și formulare

Documentu Perioada de
numele documentului Recuperare
l Nr. retentie

Registrul documentelor N/A

01-01 F2
principale
Procedura de Audit Intern 05-01 N/A
Registrul documentelor N/A
01-01 F1
externe
Registrul de distribuție a N/A
01-01 F3
documentelor
Formularul de eliberare a N/A
01-02 F1
documentului

Valabil pentru ziua tipăririi, ulterior documentul este NECONTROLAT 12/10/2023 15:37
Pagină6 de 6