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Carta Del Proyecto de Intranet para Empleados
Carta Del Proyecto de Intranet para Empleados
Preámbulo
La Auditoría de la Comunicación ha identificado cuatro áreas que actúan como barreras para una
comunicación interna excelente en la Empresa X y, por tanto, señalan oportunidades de mejora. Estas
áreas incluyen: la puntualidad en la recepción de la información, la calidad de la información, el método
de entrega y las habilidades de comunicación, especialmente dentro del grupo de supervisión.
Una de las estrategias recomendadas para superar las barreras y aprovechar las oportunidades de
mejora de la comunicación fue crear una intranet de la empresa X para los empleados. Esta carta de
proyecto esbozará el proceso de aplicación de la FASE 1 de esta herramienta.
A medida que avance el proyecto de Intranet para empleados, se identificarán los elementos de la FASE
2, que se abordarán en una carta de proyecto independiente. La FASE 2 también tratará de aumentar la
personalización (integrando un "tablero" personalizado, por ejemplo) de la Intranet de Empleados.
Empresa X Necesidad/Caso
El proyecto Intranet del Empleado se ha creado para mejorar la interacción dentro de la comunidad de
empleados de la Empresa X y para ayudar a transmitir y recibir información de calidad (clara, concisa,
informativa y transparente) en el momento oportuno. La Intranet del Empleado proporcionará una
"ventanilla única" para difundir información interna que no es apropiado compartir con el público en
general.
Objetivos de la empresa X
Es un hecho aceptado que las comunicaciones efectivas con los empleados inspirarán a los
empleados a tomar "propiedad" de su trabajo; crearán una comprensión simple y completa y así
permitirán a los empleados ponerse en los zapatos de los trabajos de otras personas; y reconocerán a
los individuos que sus posiciones en la organización son significativas. La comunicación eficaz con los
empleados es una parte importante de un entorno de trabajo saludable, algo muy importante para la
empresa X.
Una Intranet de Empleados tratará de mejorar y comprometer las comunicaciones de los empleados
de la Empresa X, apoyando así los valores y las orientaciones estratégicas de la Empresa X.
Se construirá con el apoyo del Departamento de TI y el contenido será "alimentado" por los empleados y
supervisores. El Departamento de Comunicación y Desarrollo desempeñará un papel clave a la hora de
subir contenidos y animar a los particulares a utilizar este medio.
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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey
Objetivos del proyecto y criterios de éxito
Se han identificado los objetivos que apoyan mutuamente los hitos y resultados de este proyecto. Para
que el proyecto de Intranet para empleados sea un éxito, deben alcanzarse los siguientes objetivos en
el plazo y con el presupuesto previstos:
Requisitos
Este proyecto debe cumplir la siguiente lista de requisitos para alcanzar el éxito:
Se podrán añadir requisitos adicionales según sea necesario, con la aprobación del patrocinador/gestor
del proyecto y la consulta y evaluación adecuadas con las partes interesadas y los representantes de TI,
a medida que avance el proyecto.
Restricciones
Las siguientes limitaciones afectan al proyecto Intranet para empleados:
• Todos los empleados deben tener acceso (en términos de tiempo asignado, hardware,
identificadores de inicio de sesión personales y software) al portal de la Intranet para
Empleados.
• Todo el hardware y software debe ser compatible con nuestras plataformas informáticas
actuales
• Todos los equipos y programas informáticos deben adquirirse de acuerdo con el presupuesto
asignado y
cronología
• Se proporcionarán especialistas en TI como recursos para este proyecto
• Los miembros del departamento de Comunicación y Desarrollo se proporcionarán como
recursos para este proyecto
Supuestos
A continuación figura una lista de supuestos. Con el acuerdo y la firma de este documento, todas las
partes reconocen que estos supuestos son ciertos y correctos:
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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey
Declaración preliminar sobre el ámbito de aplicación
El proyecto de Intranet para empleados incluirá el diseño, las pruebas y la entrega de un nuevo sistema
de comunicación por intranet en toda la organización. Todos los recursos de personal, hardware y
software serán gestionados por el equipo del proyecto. Todo el trabajo del proyecto será independiente
de las operaciones diarias y en curso, y todas las pruebas necesarias se realizarán en el laboratorio
informático.
La financiación del proyecto será gestionada por el director del proyecto hasta los importes asignados en
este documento, inclusive. Cualquier financiación adicional requiere la aprobación del patrocinador del
proyecto. Este proyecto concluirá cuando la FASE 1 haya sido probada e implantada y los empleados
utilicen la intranet como principal fuente de información y comunicación.
Riesgos
Se han identificado los siguientes riesgos para el proyecto de Intranet de Empleados. El director del
proyecto determinará y empleará las estrategias de mitigación/evitación de riesgos necesarias, según
proceda, para minimizar la probabilidad de que se produzcan estos riesgos:
• Posible interrupción de las operaciones durante el despliegue, como prioridad del proyecto y
situaciones de crisis/emergencia.
• Falta de interés/confianza de los empleados en el uso de la intranet
• Uso indebido de la intranet para empleados
• Brechas de seguridad en torno al inicio de sesión y el estado de las cuentas
• Rotación y disponibilidad de miembros clave del personal para prestar apoyo continuo al proyecto.
A medida que avance el proyecto, será necesario aumentar el contenido y las funciones. Si este aumento
no se ajusta al alcance y los plazos del proyecto de la FASE 1, se incorporarán a una carta de proyecto
de la FASE 2.
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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey
• Completar la política/formación manual
• Solución completasimulación y pruebas
• Documentación técnica completa
• Implantar la solución
• Proyecto finalizado
Jefe de proyecto
Carrie Voysey es nombrada Jefa de Proyecto para la duración del proyecto de la Intranet de Empleados.
La responsabilidad de Carrie es gestionar todas las tareas del proyecto, los plazos y la comunicación en
relación con el proyecto de la Intranet para empleados. El equipo del proyecto, formado por especialistas
en TI, el Coordinador de Marketing Institucional y un representante de Recursos Humanos, será el apoyo
de la matriz. Carrie coordinará todas las necesidades de recursos a través del Jefe del Departamento de
TI y el Director de Comunicaciones y Desarrollo.
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Carta del proyecto para la Intranet de los empleados - Julio de 2010
Escrito por Carrie Voysey