Piagam Proyek

FASE 1: Intranet Karyawan

Ditulis oleh Carrie Voysey
30 Juli 2010

Pembukaan
Audit Komunikasi telah mengidentifikasi empat area yang bertindak sebagai penghalang komunikasi
internal yang baik di Perusahaan X dan dengan demikian menunjukkan peluang untuk perbaikan. Bidang-
bidang ini meliputi: ketepatan waktu penerimaan informasi, kualitas informasi, metode penyampaian dan
keterampilan komunikasi – khususnya dalam kelompok pengawas.

Salah satu strategi yang direkomendasikan untuk mengatasi hambatan dan memanfaatkan peluang untuk
meningkatkan komunikasi adalah membuat intranet Perusahaan X untuk karyawan. Piagam proyek ini
akan menguraikan proses penerapan TAHAP 1 alat ini.

Saat proyek Intranet Karyawan berlangsung, elemen TAHAP 2 akan diidentifikasi dan akan ditangani
dalam piagam proyek terpisah. TAHAP 2 juga akan berusaha untuk meningkatkan personalisasi
(misalnya dengan mengintegrasikan "dashboard" yang disesuaikan) dari Intranet Karyawan.

Tujuan/Justifikasi Proyek

Perusahaan X Kebutuhan/Kasus
Proyek Intranet Karyawan telah dibuat untuk meningkatkan interaksi dalam komunitas karyawan
Perusahaan X dan membantu mengirimkan dan menerima informasi berkualitas (jelas, ringkas,
informatif, dan transparan) secara tepat waktu. Intranet Karyawan akan menyediakan "toko serba ada"
untuk menyebarluaskan informasi internal yang tidak pantas dibagikan kepada masyarakat umum.

Tujuan Perusahaan X
Merupakan fakta yang diterima bahwa komunikasi karyawan yang efektif akan menginspirasi karyawan
untuk mengambil "kepemilikan" atas pekerjaan mereka; akan menciptakan pemahaman yang
sederhana dan penuh dan dengan demikian memungkinkan karyawan untuk menempatkan diri mereka
pada posisi pekerjaan orang lain; dan akan mengakui kepada individu bahwa posisi mereka dalam
organisasi itu berarti. Komunikasi karyawan yang efektif adalah bagian penting dari lingkungan kerja
yang sehat—sesuatu yang sangat penting bagi Perusahaan X.

Intranet Karyawan akan berusaha untuk meningkatkan dan melibatkan komunikasi karyawan di
Perusahaan X, sehingga mendukung nilai-nilai dan arah strategis Perusahaan X.

Deskripsi Proyek
Intranet Karyawan akan menyediakan platform online yang akan menawarkan konten interaktif, dinamis,
dan real-time ke seluruh komunitas Perusahaan X. Konten akan berasal dari semua bagian Perusahaan X
—manajemen, karyawan, sekolah, sumber daya manusia, dan departemen lainnya.

Itu akan dibangun dengan dukungan dari Departemen TI dan konten akan "diberi makan" oleh karyawan
dan supervisor. Departemen Komunikasi dan Pengembangan akan memainkan peran kunci dalam hal
mengunggah konten dan mendorong individu untuk menggunakan media tersebut.

Proyek ini akan berfokus pada TAHAP 1 pembuatan dan penerapan Intranet Karyawan Perusahaan X.
Piagam proyek tambahan akan dibuat untuk fase selanjutnya.

Tujuan Proyek dan Kriteria Keberhasilan

Tujuan yang saling mendukung tonggak dan hasil untuk proyek ini telah diidentifikasi. Untuk mencapai

1
Piagam Proyek untuk Intranet Karyawan – Juli 2010
Ditulis oleh Carrie Voysey
 keberhasilan proyek Intranet Karyawan, tujuan berikut harus dipenuhi dalam alokasi waktu dan
anggaran yang ditentukan:

• Mengembangkan fungsional dan produk berkualitas tinggi yang memenuhi tujuan Perusahaan
X
•Buat "pembelian" dari Komunitas karyawan Perusahaan X
•Mengembangkan metode mengukur keberhasilan (Google Analytics, pengujian kegunaan,
komentar, fokus
kelompok, dll)

Persyaratan
Proyek ini harus memenuhi daftar persyaratan berikut untuk mencapai kesuksesan:

• Intranet Karyawan harus diuji di lab TI sebelum diterapkan

• Intranet Karyawan harus diterapkan tanpa mengganggu operasi
• Departemen Komunikasi dan Pengembangan harus mendukung promosi Intranet Karyawan
melalui kampanye pemasaran internal
• Koordinator Komunikasi harus menyediakan sebagian besar konten untuk situs tersebut, atau
setidaknya berfungsi sebagai "pelayan" bagi karyawan dan penyelia untuk mengunggah konten.
• Kemajuan dan peluncuran proyek Intranet Karyawan harus dikomunikasikan kepada pemangku
kepentingan, tim proyek, dan komunitas karyawan Perusahaan X melalui sarana yang efektif
dan dengan bantuan Rencana Komunikasi yang komprehensif (akan dikembangkan oleh
Departemen Komunikasi dan Pengembangan).

Persyaratan tambahan dapat ditambahkan seperlunya, dengan persetujuan sponsor proyek/manajer

proyek dan konsultasi serta penilaian yang tepat dengan pemangku kepentingan dan perwakilan TI,
seiring berjalannya proyek.

Kendala
Kendala berikut berkaitan dengan proyek Intranet Karyawan:

• Semua karyawan harus memiliki akses (dalam hal alokasi waktu, perangkat keras, ID masuk
pribadi, dan perangkat lunak) ke portal Intranet Karyawan
• Semua perangkat keras dan perangkat lunak harus kompatibel dengan platform TI kami saat ini
• Semua perangkat keras dan perangkat lunak harus dibeli sesuai dengan anggaran yang
dialokasikan dan
linimasa
• Spesialis TI akan disediakan sebagai sumber daya untuk proyek ini
• Anggota departemen Komunikasi dan Pengembangan akan disediakan sebagai sumber daya
untuk proyek ini

Asumsi
Berikut ini adalah daftar asumsi. Setelah persetujuan dan penandatanganan dokumen ini, semua pihak
mengakui bahwa asumsi ini benar dan tepat:

• Proyek ini mendapat dukungan penuh dari:

Sponsor Proyek: John Doe
Manajer Proyek: Carrie Voysey
Pemangku Kepentingan: Lebih Banyak yang Dilakukan John
Tim Proyek: Terlebih lagi yang dilakukan John

• Tujuan proyek ini akan dikomunikasikan ke seluruh Perusahaan X sebelum penerapan

• Platform Intranet Karyawan akan dikembangkan dalam rangka Terminal 4
Pernyataan Ruang Lingkup Pendahuluan
Proyek Intranet Karyawan akan mencakup desain, pengujian, dan pengiriman sistem komunikasi intranet
baru ke seluruh organisasi. Semua sumber daya personel, perangkat keras dan perangkat lunak akan
dikelola oleh tim proyek. Semua pekerjaan proyek akan independen dari operasi harian dan berkelanjutan
2
Piagam Proyek untuk Intranet Karyawan – Juli 2010
Ditulis oleh Carrie Voysey
dan semua pengujian yang diperlukan akan dilakukan di laboratorium TI.

Pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek hingga dan termasuk jumlah yang dialokasikan
dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan
berakhir ketika TAHAP 1 telah diuji dan diterapkan dan karyawan memanfaatkan intranet sebagai sumber
informasi dan komunikasi utama mereka.

Risiko
Risiko berikut untuk proyek Intranet Karyawan telah diidentifikasi. Manajer proyek akan menentukan dan
menerapkan strategi mitigasi/penghindaran risiko yang diperlukan sebagaimana mestinya untuk
meminimalkan kemungkinan risiko ini:
• Potensi gangguan pada operasi selama penerapan seperti prioritas proyek dan situasi
krisis/darurat
• Kurangnya minat/kepercayaan karyawan terkait penggunaan intranet
• Penyalahgunaan intranet karyawan
• Pelanggaran keamanan seputar login dan status akun
• Perputaran dan ketersediaan anggota staf kunci untuk memberikan dukungan berkelanjutan untuk
proyek tersebut

Kiriman Proyek
Kiriman berikut harus dipenuhi setelah berhasil menyelesaikan proyek Intranet Karyawan.
Setiap perubahan pada kiriman ini harus disetujui oleh sponsor proyek dan manajer proyek.
• Solusi intranet yang diterapkan sepenuhnya (penyelesaian FASE 1 produk)
• Pedoman kebijakan/pelatihan untuk penggunaan Intranet Karyawan
• Dokumentasi teknis (daftar fitur/spesifikasi) TAHAP 1
• Daftar rekomendasi dan persyaratan untuk perluasan Intranet Karyawan di masa mendatang
• Login ID harus ada untuk setiap karyawan aktif

Jadwal Pencapaian Ringkasan

Jadwal Milestone Ringkasan proyek disajikan di bawah ini. Karena persyaratan ditentukan dengan lebih
jelas, jadwal ini dapat dimodifikasi. Setiap perubahan akan dikomunikasikan melalui rapat status proyek
oleh manajer proyek.

Saat proyek berlangsung, penambahan konten dan fitur akan diperlukan. Jika augmentasi ini tidak sesuai
dengan ruang lingkup dan jadwal proyek TAHAP 1, mereka akan dimasukkan ke dalam piagam proyek
TAHAP 2.

Jadwal Pencapaian Ringkasan

Pencapaian Proyek/Tanggal Target (TBD)
• Proyek dimulai
• Desain lengkap dari 5 fitur utama:
• SDM penting
• Forum staf
• Berita harian
• Daftar acara dan cakupan
• Pengelolaan blog
• Berikan contoh konten untuk 5 fitur utama (tercantum di atas)
• Pengembangan/fungsionalitas lengkap dari 5 fitur utama (tercantum di atas)
• Dapatkan perangkat keras dan perangkat lunak sesuai kebutuhan
• Terapkan login untuk karyawan
• Jalankan rencana pemasaran internal
• Kebijakan/pelatihan lengkap manual
• Solusi lengkap simulasi dan pengujian
• Dokumentasi teknis lengkap
• Terapkan Solusi
• Proyek Selesai

3
Piagam Proyek untuk Intranet Karyawan – Juli 2010
Ditulis oleh Carrie Voysey
Ringkasan Anggaran
Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya tambahan yang direncanakan
untuk operasi dan perkiraan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek yang berhasil. Anggaran ini
tidak termasuk biaya sumber daya personel.

Ringkasan Anggaran
Komponen Proyek/Biaya Komponen (TBD)
• Perangkat keras
• Perangkat Lunak dan Lisensi
• Jaminan pemasaran (pencetakan, hadiah, produksi video)
• Penelitian kelembagaan
Jumlah Total: TBD

Persyaratan Persetujuan Proyek

Sukses untuk proyek Intranet Karyawan akan dicapai ketika solusi intranet yang teruji sepenuhnya, dan
semua dokumentasi teknis, diterapkan sepenuhnya di seluruh Perusahaan X dalam batasan waktu dan
biaya yang ditunjukkan dalam piagam ini. Selain itu, ukuran keberhasilan ini harus menyertakan daftar
rekomendasi untuk pertimbangan di masa mendatang karena kami sepenuhnya mengantisipasi perlunya
solusi ini berkembang untuk mendorong karyawan berkomunikasi satu sama lain. Kesuksesan akan
ditentukan oleh Sponsor Proyek, John Doe, yang juga akan mengesahkan penyelesaian proyek.

Manajer proyek
Carrie Voysey ditunjuk sebagai Manajer Proyek selama durasi proyek Intranet Karyawan. Tanggung
jawab Carrie adalah mengelola semua tugas proyek, jadwal, dan komunikasi terkait proyek Intranet
Karyawan. Tim proyek, yang terdiri dari spesialis TI, Koordinator Pemasaran Kelembagaan, dan
perwakilan dari Sumber Daya Manusia, akan menjadi pendukung matriks. Carrie akan mengoordinasikan
semua kebutuhan sumber daya melalui Kepala Departemen TI dan Direktur Komunikasi dan
Pengembangan.

Kepala Departemen TI dan Direktur Komunikasi dan Pengembangan berwenang untuk menyetujui semua
pengeluaran anggaran hingga, dan termasuk, jumlah anggaran yang dialokasikan. Dana tambahan apa
pun harus diminta melalui Sponsor Proyek, John Doe. Carrie akan memberikan pembaruan bulanan
kepada Sponsor Proyek.

4
Piagam Proyek untuk Intranet Karyawan – Juli 2010
Ditulis oleh Carrie Voysey